Khái quát về dịch vụ giao nhận
Khái niệm
Theo Luật Thương mại năm 2005, điều 233, dịch vụ Logistics được định nghĩa là hoạt động thương mại trong đó thương nhân thực hiện một hoặc nhiều công việc như nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục hải quan, và tư vấn khách hàng Các dịch vụ này bao gồm đóng gói, ghi mã ký hiệu, giao hàng, và các dịch vụ liên quan khác theo thỏa thuận với khách hàng để nhận thù lao.
Giao nhận vận tải là hoạt động thiết yếu trong quá trình lưu thông phân phối, đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối sản xuất với tiêu thụ, hai yếu tố chính của chu trình tái sản xuất xã hội.
Giao nhận vận tải đóng vai trò quan trọng trong việc vận chuyển sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, hoàn thành quá trình lưu thông phân phối Điều này đảm bảo rằng phân phối vật chất được thực hiện hiệu quả, sau khi các thủ tục thương mại đã được hoàn tất.
Giao nhận là một phần không thể tách rời trong quá trình vận tải, bao gồm các hoạt động như tập kết hàng hóa, vận chuyển, xếp dỡ, lưu kho, chuyển tải, đóng gói và thực hiện các thủ tục chứng từ liên quan.
Theo quy tắc mẫu của FIATA, dịch vụ giao nhận hàng hóa bao gồm các công việc liên quan đến quá trình vận tải, nhằm mục đích di chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận.
Vai trò
Trong bối cảnh quốc tế hóa và sự gia tăng giao lưu thương mại giữa các quốc gia, vai trò của giao nhận ngày càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Giao nhận hàng hóa giúp tối ưu hóa quá trình lưu thông, đảm bảo sự nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm, mà không cần sự hiện diện của người gửi hay người nhận trong các hoạt động giao dịch.
Giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc tăng tốc độ quay vòng của các phương tiện vận tải, công cụ vận tải và các thiết bị hỗ trợ khác.
Giao nhận làm giảm giá thành hàng hóa xuất nhập khẩu
Giao nhận hàng hóa giúp các nhà xuất nhập khẩu tiết kiệm chi phí không cần thiết, bao gồm chi phí xây dựng kho bãi hoặc thuê kho của đơn vị giao nhận, đồng thời giảm thiểu chi phí đào tạo nhân công.
Phạm vi các dịch vụ giao nhận
1.1.3.1: Thay mặt người gửi hàng (người xuất khẩu)
Theo những chỉ dẫn của người gửi hàng, người giao nhận sẽ:
- Chọn tuyến đường, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp, lưu cước với người chuyuên chở đã chọn lọc
- Nhận hàng và cấp chứng từ thích hợp như: giấy chứng nhận hàng của người giao nhận, giấy chứng nhận chuyên chở của người giao nhận
Nghiên cứu các điều khoản trong tín dụng thư và các quy định của chính phủ liên quan đến giao nhận hàng hóa tại nước xuất khẩu, nước nhập khẩu và các nước quá cảnh là rất quan trọng Đồng thời, cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết để đảm bảo quá trình giao nhận diễn ra suôn sẻ và tuân thủ đúng luật lệ.
Đóng gói hàng hóa cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố như tuyến đường, phương thức vận tải, bản chất của hàng hóa và các quy định pháp lý liên quan tại nước xuất khẩu, nước quá cảnh và nước nhận hàng.
- Lo liệu việc lưu kho hàng hóa nếu cần
- Lưu ý người gửi hàng cần phải mua bảo hiểm và nếu người gửi hàng yêu cầu thì mua bảo hiểm cho hàng
- Vận chuyển hàng hóa đến cảng, lo liệu khai báo hải quan, lo các thủ tục chứng từ liên quan và giao hàng cho người chuyên chở
- Lo liệu giao dịch ngoại hối
- Thanh toán phí và những phí khác bao gồm cả tiền cước
- Nhận vận đơn đã ký của người chuyên chở, giao cho người gửi hàng
- Thu xếp việc chuyển tải trên đường
Giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa đến tay người nhận thông qua việc thiết lập mối liên hệ chặt chẽ giữa người chuyên chở và đại lý giao nhận tại nước ngoài là rất quan trọng.
- Ghi nhận những tổn thất của hàng hóa
- Giúp đỡ người gửi hàng tiến hành khiếu nại người chuyên chở về nhưng tổn thất của hàng hóa
1.1.3.2: Thay mặt người nhận hàng
Theo những chỉ dẫn giao hàng của người nhập khẩu người giao nhận sẽ:
- Thay mặt người nhận hàng giám sát việc vận chuyển hàng hóa từ khi người nhận hàng lo liệu vận tài hàng
- Nhận và kiểm tra tất cả chứng từ liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa
- Nhận hàng cùa người chuyên chở và thanh toán cước
- Thu xếp việc khai báo hải quan và trả lệ phí thức và những chi phí khác cho hải quan và những nhà đương cục khác
- Thu xếp việc lưu kho quá cảnh
- Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận hàng
- Nếu cẩn giúp đỡ người nhận hàng tiến hành khiếu nại đối với người chuyên chở những tổn thất của hàng hóa nếu có
- Giúp người giao nhận hàng trong việc lưu kho và phân phối.
Khái quát về người giao nhận
Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận
Điều 167 luật thương mại quy định người giao nhận có những quyền và nghĩa vụ sau đây:
- Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập khác Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình theo hợp đồng
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng, có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng cần thông báo ngay cho khách hàng.
Sau khi ký hợp đồng, nếu không thể thực hiện theo hướng dẫn của khách hàng, cần ngay lập tức thông báo cho khách hàng để nhận được chỉ dẫn bổ sung.
- Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng không thoả thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng.
Trách nhiệm của người giao nhận
1.2.2.1 Người giao nhận là đại lý
Trước đây, người giao nhận không đảm nhiệm vai trò của người chuyên chở mà chỉ hoạt động như cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở Họ đóng vai trò như đại lý, ủy thác từ chủ hàng hoặc người chuyên chở để thực hiện các công việc như nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan và lưu kho, tất cả dựa trên hợp đồng ủy thác.
Tùy thuộc vào chức năng của người giao nhận, họ cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ theo hợp đồng đã ký và sẽ chịu trách nhiệm về các vấn đề phát sinh.
- Giao hàng không đúng chỉ dẫn
- Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hóa mặc dù đã có hướng dẫn
- Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan
- Chở hàng đến sai quy định
- Giao hàng cho hàng không phải là người nhận
- Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng
- Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế
1.2.2.2 Người giao nhận là người chuyên chở
Ngày nay, người giao nhận thường đảm nhận vai trò là người chuyên chở, ký kết hợp đồng vận tải với chủ hàng và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa Nếu người giao nhận ký hợp đồng mà không trực tiếp thực hiện việc chuyên chở, họ sẽ được xem như là người thầu chuyên chở Ngược lại, nếu họ trực tiếp thực hiện việc vận chuyển, họ chính là người chuyên chở thực tế.
Người chuyên chở tiết kiệm giấy tờ, chi phí và thời gian nhờ vào việc không phải xử lý các lô hàng lẻ Họ tối ưu hóa khả năng chuyên chở bằng cách gom hàng và đóng đầy các container, sau đó giao nguyên các container.
Người gom hàng sẽ chịu trách nhiệm thu cước từ các chủ hàng lẻ và trực tiếp thanh toán cho người chuyên chở, coi như họ là chủ hàng của toàn bộ lô hàng, giúp đảm bảo không bị thất thu tiền cước.
Vai trò của người giao nhận
Khi mới ra đời, người giao nhận chỉ hoạt động trong nước, chủ yếu thực hiện thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu Dần dần, họ mở rộng dịch vụ sang cả hàng xuất khẩu và đảm nhận việc vận chuyển hàng trong thương mại quốc tế, cũng như lưu cước với các hãng tàu theo ủy thác từ người xuất khẩu hoặc nhập khẩu, tùy thuộc vào hợp đồng mua bán.
Dựa trên sự cho phép của nhà nước, người giao nhận có thể đại diện cho người xuất khẩu và nhập khẩu để thực hiện việc khai báo và làm thủ tục hải quan, hoạt động như một môi giới hải quan.
Người kinh doanh vận tải đa phương thức
Khi người vận tải cung cấp dịch vụ vận tải trọn gói từ cửa đến cửa, họ đóng vai trò là người vận tải đa phương thức (MTO) MTO không chỉ là người chuyên chở mà còn chịu trách nhiệm về hàng hóa trong toàn bộ quá trình vận tải.
Trong ngành vận tải hàng hóa bằng container, dịch vụ gom hàng đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển đổi lô hàng lẻ (LCL) thành lô hàng nguyên (FCL), giúp tối ưu hóa sức chứa của container và giảm chi phí vận tải Người gom hàng có thể hoạt động như một người chuyên chở hoặc chỉ đơn thuần là đại lý trong quá trình này.
Ngoài các dịch vụ chính, người giao nhận còn cung cấp nhiều dịch vụ bổ sung theo yêu cầu của khách hàng, bao gồm dịch vụ gom hàng, tư vấn về thị trường mới, phân tích tình hình cạnh tranh, xây dựng chiến lược xuất khẩu và hướng dẫn về các điều kiện giao hàng phù hợp.
Mối quan hệ của người giao nhận và các bên liên quan
Do tính chất nghề nghiệp và quy mô hoạt động trên phạm vi thế giới người giao nhận có mối quan hệ khá rộng:
Trong nước, quan hệ giữa các chủ hàng, người gửi hàng và người nhận hàng rất đa dạng, bao gồm các tổ chức bên thứ ba như chuyên chở đường bộ, đường sông, đường sắt, cũng như các dịch vụ bốc xếp, đóng gói, lưu kho Ngoài ra, còn có các tổ chức bảo hiểm, kiểm nghiệm, ngân hàng thanh toán, hải quan cảng vụ, ngân hàng kết nối, cơ quan thương mại, cơ quan giao thông vận tải, cơ quan lãnh sự nước ngoài và phòng thương mại.
Người giao nhận hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc vận chuyển, nhận ủy thác từ chủ hàng để quản lý quá trình vận chuyển qua nhiều giai đoạn Họ phải tuân thủ các quy định và kiểm tra từ nhiều cơ quan chức năng, do đó cần phối hợp chặt chẽ với nhiều bên liên quan để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và hiệu quả.
Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Cơ sở pháp lý
Hoạt động giao nhận hàng hóa được thực hiện dựa trên các quy định pháp luật và công ước quốc tế liên quan, cùng với các tập quán thương mại hàng hải và hợp đồng thương mại, tạo thành cơ sở pháp lý vững chắc cho quá trình này.
Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu phải dựa trên cơ sở pháp lý như các quy phạm pháp luật quốc tế và của Việt Nam:
- Các công ước về vận đơn, vận tải Các công ước quốc tế về hợp đồng mua bán hàng hóa 19/6/2001
- Công ước Vienne 1980 về buốn bán quốc tế và hợp đồng ngoại thương
- Công ước quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vận đơn đường biển được ký kết tại Bruney ngày 25/8/1924
- Công ước Liên Hợp Quốc về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển ký tại Hamburg ngày 31/3/1978
- Luật hàng hải Việt Nam
- Luật hải quan Việt Nam
- Luật thuế xuất nhập khẩu 2005 có hiệu lực ngày 1/1/2006 quy định căn cứ tính thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu
- Luật hải quan Việt Nam ngày 19/6/2001
Nghị định 154/2005/NĐ-CP ban hành ngày 15 tháng 12 năm 2005 quy định chi tiết một số điều của Luật Hải quan, tập trung vào thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu trong thương mại hàng hóa Nghị định này nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu, nâng cao hiệu quả quản lý hải quan và đảm bảo tính minh bạch trong quy trình thông quan hàng hóa.
Quy định 1951/QĐ-BTC ban hành ngày 19/12/2005 của Bộ Tài chính quy định quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu trong thương mại Quy định này nhằm tạo ra một khung pháp lý rõ ràng, giúp các doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hải quan một cách hiệu quả và minh bạch, từ đó thúc đẩy hoạt động thương mại quốc tế.
- Quy định 928/QĐ-TCHQ ngày 25/5/2006 về việc ban hành quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu tại chỗ
Thông tư 128/2014 TT-BTC, ban hành ngày 10/9/2013 bởi Bộ Tài chính, quy định chi tiết về quy trình hải quan, kiểm tra và giám sát hải quan, cũng như các quy định liên quan đến thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu.
Incoterms, do ICC phát hành, giúp giải thích các điều kiện thương mại và phân định rõ ràng rủi ro cũng như chi phí chuyển giao giữa các bên Hiện nay, Incoterms 2000 và 2010 là hai phiên bản được sử dụng phổ biến nhất.
- Luật thương mại 2005 có hiệu lực vào ngày 1/1/2006 gồm có 9 chương, 326 điều quy định 6 nguyên tắc trong hoat động thương mại hàng hóa:
• Bình đẳng trước pháp luật của thương nhân trong hoa65t động mua bán hàng hóa
• Bảo vệ lợi ích của người tiêu dùng
• Tự do, tự nguyện thỏa thuận trong hợp đồng thương mại
• Hợp đồng mua bán hàng hóa phải được thể hiện bằng văn bản, lời nói, hành vi
• Hàng hóa lưu thông trong và ngoài nước phải có nhãn mác và kí mã hiệu, mã vạch
• Bên bán phải cung cấp đầy đủ chứng từ cho bên mua trước thời gian thỏa thuận trong hợp đồng mua bán hàng hóa
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại các cảng biển Việt Nam như sau:
Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại các cảng biển được thực hiện dựa trên hợp đồng giữa chủ hàng và người được ủy thác, đảm bảo quy trình diễn ra hiệu quả và đúng quy định.
Đối với hàng hóa không qua cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác có thể giao nhận trực tiếp với người vận tải Trong trường hợp này, họ phải kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ cần thỏa thuận với cảng về địa điểm dỡ hàng cùng các chi phí liên quan.
• Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện
• Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thỏa thuận với cảng và trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng
• Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi cảng, bãi
Khi nhận hàng tại cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác cần xuất trình các chứng từ hợp lệ để xác định quyền nhận hàng Họ cũng phải đảm bảo nhận liên tục các hàng hóa được ghi trong chứng từ trong một khoảng thời gian nhất định.
• Việc giao nhận có thể do cảng làm theo ủy thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm
Ký kết hợp đồng giao nhận với cảng trong trường hợp hàng qua cảng
Tiến hành giao nhận hàng hóa có thể thực hiện trong hai trường hợp: một là khi hàng hóa không qua cảng, và hai là khi hàng hóa xuất nhập khẩu được giao nhận tại cảng.
Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển bảo quản, lưu kho hàng hóa với cảng Cung cấp cho cảng những thông tin về hàng hóa và tàu
Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để giao nhận hàng hóa Đối với hàng xuất khẩu, gồm các chứng từ:
Lược khai hàng hóa (cargo manifest) là tài liệu được lập sau khi có vận đơn cho toàn bộ tàu, do đại lý tàu biển thực hiện Tài liệu này cần được cung cấp ít nhất 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu.
Sơ đồ xếp hàng do thuyền phó phụ trách sẽ được cung cấp 8 giờ trước khi bốc hàng xuống tàu Đối với hàng nhập khẩu, cần chuẩn bị các chứng từ liên quan.
- Vận đơn đường biển trong trường hợp ủy thác cho cảng nhận hàng
Các chứng từ này đều phải cung cấp trước 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu
Theo dõi quá trình giao nhận để giài quyết các vần đề phát sinh
Trong quá trình giao nhận hàng hóa, việc lập các chứng từ cần thiết là rất quan trọng Những chứng từ này sẽ tạo cơ sở vững chắc cho việc khiếu nại đối với các bên liên quan và đảm bảo thanh toán các chi phí phát sinh cho cảng.
1.3.2 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển
Sơ đồ 1.1 Quy trình giao nhận hàng hóa
(Nguồn: Giáo trình nghiệp vụ ngoại thương trường Đại học Công Nghệ Thành Phố
Hồ Chí Minh) 1.3.3 Các nhân tố tác động
Phạm vi hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển liên quan đến nhiều quốc gia, do đó, môi trường pháp luật cần được hiểu là hệ thống luật pháp không chỉ của quốc gia xuất xứ hàng hóa mà còn của các quốc gia liên quan đến quá trình vận chuyển.
Kiểm tra bộ chứng từ
Làm thủ tục hải quan
Thủ tục giao nhận hàng
Quyết toán và bàn giao hồ sơ quốc gia hàng hóa liên quan đến việc tuân thủ luật pháp quốc tế Mọi thay đổi trong môi trường pháp lý, như ban hành hoặc phê duyệt các thông tư, nghị định, luật quốc gia và công ước quốc tế, không chỉ định rõ khái niệm và phạm vi hoạt động mà còn quy định nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền hạn của các bên liên quan trong lĩnh vực giao nhận Chẳng hạn, Nghị định số 187/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành luật thương mại về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế và các hoạt động đại lý, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài.
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị máy móc không đầy đủ gây khó khăn cho quá trình giao nhận hàng hóa Để xây dựng cơ sở hạ tầng hiện đại, người giao nhận cần một lượng vốn đầu tư lớn, nhưng không phải lúc nào họ cũng có khả năng tài chính dồi dào Do đó, với nguồn tài chính hạn hẹp, người giao nhận cần tính toán kỹ lưỡng để xây dựng cơ sở vật chất một cách hiệu quả, bên cạnh việc xem xét thuê hoặc liên doanh với các doanh nghiệp khác sở hữu máy móc và trang thiết bị chuyên dụng.
Trình độ người tổ chức điều hành, tham gia quy trình
Các nhân tố tác động
Phạm vi hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển liên quan đến nhiều quốc gia, do đó, môi trường pháp luật cần được hiểu là hệ thống luật pháp không chỉ của quốc gia xuất khẩu mà còn của quốc gia nhập khẩu.
Kiểm tra bộ chứng từ
Làm thủ tục hải quan
Thủ tục giao nhận hàng
Quyết toán và bàn giao hồ sơ quốc gia liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu phải tuân thủ luật pháp quốc tế Mọi thay đổi trong môi trường pháp lý, như ban hành hoặc phê duyệt các thông tư, nghị định và công ước quốc tế, không chỉ định nghĩa và xác định phạm vi hoạt động mà còn quy định rõ ràng nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền hạn của các bên tham gia trong lĩnh vực giao nhận Cụ thể, Nghị định số 187/2013/NĐ-CP quy định chi tiết việc thực hiện luật thương mại liên quan đến mua bán hàng hóa quốc tế và các hoạt động đại lý, gia công, và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài.
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị máy móc không đầy đủ gây khó khăn cho quá trình giao nhận hàng hóa Để xây dựng cơ sở hạ tầng và sở hữu trang thiết bị hiện đại, người giao nhận cần một lượng vốn đầu tư lớn, nhưng không phải lúc nào họ cũng có khả năng tài chính dồi dào Do đó, với nguồn tài chính hạn hẹp, người giao nhận cần tính toán kỹ lưỡng để xây dựng cơ sở vật chất hiệu quả, đồng thời xem xét việc thuê hoặc liên doanh với các doanh nghiệp khác sở hữu máy móc và trang thiết bị chuyên dụng.
Trình độ người tổ chức điều hành, tham gia quy trình
Trình độ của người tổ chức điều hành và những người tham gia trực tiếp trong quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả của quy trình này.
Quy trình giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng và hiệu quả phụ thuộc vào trình độ và kinh nghiệm của những người tham gia Những cá nhân am hiểu về lĩnh vực này sẽ xử lý thông tin một cách nhanh nhất, đồng thời đảm bảo chất lượng hàng hóa nhờ vào kinh nghiệm làm việc với nhiều loại hàng khác nhau.
Trình độ của người tham gia quy trình là yếu tố quan trọng hàng đầu, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quy trình nghiệp vụ giao nhận, đồng thời góp phần xây dựng uy tín và niềm tin từ phía khách hàng.
Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, máy móc
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận hàng xuất nhập khẩu bao gồm văn phòng, kho hàng, và các phương tiện bốc dỡ, bảo quản hàng hóa Để tham gia vào hoạt động giao nhận hàng hóa qua đường biển, người giao nhận cần sở hữu cơ sở hạ tầng hiện đại cùng với máy móc và thiết bị tiên tiến nhằm phục vụ cho việc gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa hiệu quả.
Với sự tiến bộ vượt bậc của công nghệ thông tin, ngành giao nhận hiện nay có khả năng quản lý hiệu quả mọi hoạt động và thông tin liên quan đến khách hàng cũng như hàng hóa thông qua hệ thống máy tính và truyền dữ liệu điện tử Nhờ vào cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện đại, người giao nhận ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, đồng thời duy trì mối quan hệ bền vững và lâu dài.
Hoạt động giao nhận hàng hóa trên biển chịu ảnh hưởng lớn từ khí hậu và thời tiết Khi thời tiết thuận lợi, quá trình giao nhận diễn ra an toàn và nhanh chóng Ngược lại, thiên tai như động đất, bão, lũ lụt và sóng thần có thể gây hư hỏng nặng nề cho hàng hóa, dẫn đến tổn thất cao Thời tiết thay đổi thất thường cũng làm chậm tiến độ giao hàng, ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
Khủng hoảng kinh tế tác động mạnh mẽ đến nền kinh tế quốc gia, dẫn đến sự giảm sút nhanh chóng trong cơ hội xuất khẩu hàng hóa Khi kinh tế gặp khó khăn, nhu cầu mua sắm giảm, gây ra tình trạng tồn kho sản phẩm và ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp.
Chương 1 đã giới thiệu quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, bao gồm các khái niệm, đặc điểm và quy trình chung Để hiểu rõ hơn về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu, chúng ta sẽ chuyển sang chương 2, nơi sẽ phân tích thực trạng giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Vận tải Phúc Tâm.
GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ PHÚC TÂM 2.1: Tổng quan về công ty
Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ Phúc Tâm, được thành lập vào ngày 14/10/2001, mang giấy phép kinh doanh số 41030011867 Công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, có tư cách pháp nhân, được phép sử dụng con dấu riêng và mở tài khoản ngân hàng theo quy định của Nhà nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam.
Công ty Phúc Tâm là công ty cổ phần hoạt động trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu
Tên giao dịch trong nước : Công ty Cổ phần Vận Tải và Dịch vụ Phúc Tâm
Tên giao dịch đối ngoại : PT Trans &Services JSC
Trụ sở : 75 Hồ Văn Huê_quận Phú Nhuận _Tp Hồ Chí Minh Điện thoại : (08)39974002_03_04_05
Email : pttrans@hcm.fpt.vn
Công ty Phúc Tâm được thành lập trong môi trường cạnh tranh gay gắt của ngành dịch vụ giao nhận và vận chuyển trong nền kinh tế thị trường Đối mặt với nhiều thách thức, Phúc Tâm phải vượt qua sức ép lớn từ các doanh nghiệp trong và ngoài nước có tiềm lực kinh tế mạnh mẽ.
Sau hơn 10 năm hoạt động và phát triển, công ty đã xây dựng được niềm tin vững chắc với khách hàng thông qua việc hiểu rõ thị trường và áp dụng các chiến lược kinh doanh hiệu quả Nhờ đó, công ty đã giải quyết thành công các vấn đề ùn tắc trong kinh doanh và từng bước khẳng định được tên tuổi Hiện nay, công ty đã đi vào quỹ đạo ổn định, hòa nhập vào thế giới vận tải và mở rộng quy mô hoạt động.
Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu
Công ty chuyên cung cấp về các dịch vụ:
- Dịch vụ gom hàng lẻ từ TP HCM đi hơn 2000 địa điểm trên thế giới và ngược lại
- Dịch vụ vận chuyển hàng container từ Việt Nam đi các nước trên thế giới và ngược lại
- Dịch vụ khai báo hải quan, dịch vụ đóng kiện, giao hàng tận nơi và giao hàng công trình
- Dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển, đường hàng không
- Dịch vụ chuyển phát nhanh
Công ty DV-VT Phúc Tâm hoạt động với phương châm "Sự thành công của quý khách chính là sự thành công của chúng tôi", cam kết không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ nhằm tăng cường sức mạnh cạnh tranh và tối ưu hóa lợi nhuận.
- Chủ động đề xuất ra nhiều chiến lược dài hạn nhằm sử dụng hiệu quả các khoản đầu tư mở rộng mạng lưới kinh doanh…
Tìm kiếm đối tác trong và ngoài nước để hợp tác kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ đại lý, ủy thác giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu là một chiến lược quan trọng nhằm mở rộng thị trường và nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Tạo uy tín, lòng tin nơi khách hàng nhằm xây dựng thương hiệu dịch vụ có chất lượng
- Giảm chi phí thất thoát đến mức thấp nhất để có mức giá cạnh tranh tăng lợi nhuận
- Xây dựng môi trường làm việc khoa học, đoàn kết, năng động, hiện đại và hiệu quả
Bảo tồn và phát triển nguồn vốn là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn Việc tăng cường duy trì đầu tư vào cơ sở vật chất sẽ tạo nền tảng vững chắc và lâu dài cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Đẩy mạnh chiến lược marketing nhằm tìm kiếm nhu cầu xuất nhập khẩu từ khách hàng truyền thống và tiềm năng, qua đó xây dựng phương án đáp ứng hiệu quả nhu cầu của khách hàng.
- Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên bằng cách tiếp cận nhanh chóng sự biến động của thị trường dịch vụ giao nhận trong và ngoài nước
- Luôn quan tâm chăm lo giải quyết những vấn đề liên quan đến môi trường làm việc của công ty
- Thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ đối với Đảng và Nhà nước.
Cơ cấu tổ chức
Công ty Phúc Tâm được tổ chức thành 5 phòng ban với các chức năng riêng biệt, tạo nên một cơ cấu chặt chẽ Hệ thống quản trị của công ty hoạt động nhanh chóng, chính xác và hiệu quả, phù hợp với ngành nghề kinh doanh của mình.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
Hội đồng quản trị, được bầu ra bởi đại hội cổ đông, là cơ quan quản lý cao nhất của công ty giữa hai kỳ đại hội Cơ quan này có trách nhiệm đối với nhà nước và cổ đông, đảm bảo sự phát triển bền vững và minh bạch trong hoạt động của công ty.
Giám đốc là người đại diện pháp lý cho công ty, được bầu bởi hội đồng quản trị Người này có trách nhiệm quản lý và sắp xếp bộ máy tổ chức, điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh, ký kết hợp đồng với các hãng tàu và lập phương án kinh doanh nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của công ty.
Phòng kế toán có nhiệm vụ theo dõi và cân đối nguồn vốn, thực hiện hoạch toán cho bộ phận kinh doanh, đồng thời quản lý các hoạt động thu chi từ kết quả sản xuất và cung ứng dịch vụ giao nhận vận tải Ngoài ra, phòng cũng lập báo cáo tài chính cho từng thời kỳ để trình bày trước giám đốc.
Phòng chứng từ chịu trách nhiệm lập các chứng từ cần thiết cho tổng lô hàng và các tài liệu khác theo yêu cầu của khách hàng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa Ngoài ra, phòng còn thực hiện việc lưu trữ hồ sơ chứng từ và duy trì liên lạc thường xuyên với hãng tàu qua email để cập nhật tình hình vận chuyển các lô hàng, đồng thời thông báo kịp thời cho người gửi hàng.
Phòng Marketing đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm khách hàng mới và giới thiệu về lĩnh vực hoạt động cùng các quyền lợi mà khách hàng sẽ nhận được khi sử dụng dịch vụ của Công ty Đồng thời, việc chăm sóc và duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại cũng rất cần thiết để họ trở thành những khách hàng trung thành.
Phòng Operation chịu trách nhiệm giao hàng từ kho chủ hàng ra cảng cho hàng xuất khẩu và nhận hàng từ cảng về kho cho hàng nhập khẩu Đồng thời, phòng cũng thực hiện thủ tục hải quan cho từng lô hàng xuất nhập khẩu, quản lý việc đóng hàng vào container tại bãi container (CY) hoặc Trạm đóng hàng lẻ (CFS) Sau khi hoàn tất, container sẽ được vận chuyển ra cảng hoặc ICD, giao cho hãng tàu và lấy các chứng từ cần thiết.
Bộ phận kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý số lượng hàng hóa của tổng chủ hàng Họ có trách nhiệm bảo quản, sắp xếp và đóng gói hàng hóa một cách phù hợp và kịp thời, nhằm đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa ra cảng và giao đến tay người nhận diễn ra suôn sẻ.
Thực trạng giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng dường biển tại công ty Phúc Tâm
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ chung cho quy trình nhận một lô hàng nhập khẩu
(Nguồn: Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Phúc Tâm) 2.2.1 Tiếp nhận hồ sơ khách hàng:
Sau khi ký hợp đồng dịch vụ, công ty sẽ nhận bộ chứng từ liên quan Nhân viên giao nhận sẽ giám sát quá trình tiếp nhận chứng từ và lập biên bản xác nhận chứng từ đã nhận, bao gồm các thông tin cần thiết.
- Giấy giới thiệu của công ty
- Hợp đồng thương mại – Purchase Contract – 01 bản sao
- Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice – 01 bản chính + 01 bản sao
- Bản kê chi tiết hàng hóa – Packing list – 01 bản chính + 01 bản sao
- Vận dơn đường biển – Bill of Lading (B/L) – 01 bản chính + 01 bản sao
- Giấy thông báo hàng đến – 01 bản chính
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa – Certificate of Origin (C/O) – 01 bản chính (nếu có)
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh – 01 bản sao
Tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng
Kiểm tra bộ chứng từ
Chuẩn bị hồ sơ khai Hải quan
Làm thủ tục Hải quan
Thủ tục nhận hàng tại cảng
Chuyên chở hàng về nhà máy
Quyết toán, bàn giao hồ sơ
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế - 01 bản sao
Tùy thuộc vào tính chất và loại hình nhập khẩu của từng lô hàng, nhân viên giao nhận cần thu thập thêm một số chứng từ khác ngoài những chứng từ cơ bản đã được quy định.
- Hợp đồng nhập khẩu ủy thác (nếu nhập khẩu ủy thác) – 01 bản sao
- Giấy chứng nhận kiểm dịch – 01 bản chính (nếu có)
- Giấy chứng nhận chất lượng – 01 bản chính + 01 bản sao (nếu có)
- Văn bản cho phép của Ban quản lý hoặc Bộ Thương mại (đối với hàng thuộc diện cấm nhập có điều kiện) – 01 bản chính + 01 bản sao
Một trong những nhược điểm của công ty là sự phối hợp giữa nhân viên chứng từ và khách hàng chưa nhịp nhàng, đặc biệt trong việc ký nhận và gửi chứng từ Thường thì, việc gửi email yêu cầu chứng từ đến khách hàng diễn ra gần với thời gian làm thủ tục thông quan và xin chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) Điều này, cùng với việc không liên lạc trước khi đến ký chứng từ, có thể dẫn đến tình huống sếp đi công tác mà không có người ủy quyền ký thay, gây ra chậm trễ và khó khăn trong quá trình thông quan và giao nhận hàng hóa.
2.2.2 Kiểm tra bộ chứng từ:
Sau khi nhận đầy đủ bộ chứng từ công ty sẽ giao cho nhân viên giao nhận các bộ chứng từ sau:
- 01 bản Hợp đồng thương mại
- 01 bản Hóa đơn thương mại
- 02 bản B/L (01 bản có chứng nhận của PT Trans, 01 bản có chứng nhận của đại lý hãng tàu ở Việt Nam chứng minh việc chuyển tải)
Bản Giấy báo hàng đến là bước quan trọng trong quy trình kiểm tra hàng hóa Nhân viên được giao nhiệm vụ sẽ xác minh tính hợp lệ và đầy đủ của tài liệu này, bao gồm bốn chứng từ chính: hợp đồng, hóa đơn, Packing list và B/L Việc kiểm tra cần đảm bảo các thông tin như số hợp đồng, số vận đơn và tên hàng phải khớp nhau.
Nhược điểm của công ty là sự bất cẩn của nhân viên, dẫn đến việc không phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai sót trong chứng từ Điều này có thể gây ra nhiều khó khăn trong quá trình đăng ký tờ khai.
Để nhận lệnh giao hàng tại các đại lý hãng tàu hoặc các đại lý công ty cung cấp dịch vụ Logistics, bạn cần chuẩn bị các chứng từ cần thiết.
- Vận tải đơn gốc (nếu có) hoặc vận tải đơn có đóng dấu Surrendered
- Giấy giới thiệu do khách hàng
- Giấy thông báo hàng đến (Notify of Arrival)
Tuy nhiên trên thực tế nếu sử dụng vận đơn Surendered thì chỉ cần có giấy giới thiệu là đủ
Nhân viên thu ngân tại quầy bộ phận hàng nhập tiếp nhận các chứng từ và căn cứ vào D/O để lập hóa đơn thu phí local charge, bao gồm các khoản như D/O, phí vệ sinh container, CFS (nếu có) và phí Handing (nếu có) Sau khi thanh toán, nhân viên giao nhận sẽ ký xác nhận vào bản D/O lưu của hãng tàu, và đại lý hãng tàu sẽ cung cấp các tài liệu cần thiết.
- 01 bản sao Bill có đóng dấu của hãng tàu
Trường hợp Lệnh được lấy tại công ty đại lý làm dịch vụ Logistic thì nhân viên giao nhận phải lấy:
- 04 bản D/O (của đại lý hãng tàu)
- 04 bản D/O ( của đại lý làm dịch vụ Logistic)
- 01 bản sao Bill có đóng dấu đại lý làm dịch vụ Logistic
Khi nhận D/O cho hàng nguyên container, khách hàng cần yêu cầu hãng tàu đóng dấu giao thẳng hoặc đóng dấu rút ruột, tùy theo nhu cầu rút ruột hàng tại cảng hoặc giao thẳng Nếu có nhu cầu mượn container, hãy làm giấy mượn container và nhận giấy hạ rỗng.
Khi nhận lệnh giao hàng, nhân viên giao nhận cần kiểm tra các thông tin quan trọng như tên công ty nhận hàng, tên hàng, số kiện, trọng lượng, số khối, tên tàu, số chuyến, số B/L, số container và số Seal trên D/O và B/L để đảm bảo tính chính xác Đồng thời, cần xác định thời hạn cho phép lưu bãi trong bao nhiêu ngày Nếu phát hiện sai sót, nhân viên cần yêu cầu bên phát hành D/O sửa chữa và đóng dấu "Correct" hoặc phát hành D/O mới.
Nhược điểm của công ty là yêu cầu thông tin phải chính xác tuyệt đối, dẫn đến việc nhân viên giao nhận có thể bỏ sót một số lỗi Hậu quả là cảng không giao hàng cho doanh nghiệp, gây trì trệ trong sản xuất, tốn thời gian để chứng minh, và phát sinh phí lưu kho, lưu bãi.
2.2.4 Chuẩn bị hồ sơ khai hải quan
Nhân viên giao nhận sẽ tiến hành khai Hải quan điện tử dựa trên các chứng từ cần thiết sau :
- Hợp đồng ngoại thương (Contract)
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
- Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
- Bản kê chi tiết hàng hóa (Packing list)
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of original)
Nhược điểm của công ty là thông tin trên bộ chứng từ không đồng nhất, với sai lệch về điều kiện giao hàng, số lượng, trọng lượng và các lỗi chính tả Điều này yêu cầu người khai hải quan phải kiểm tra kỹ lưỡng và thông báo cho các bên liên quan để điều chỉnh trước khi khai hải quan Tuy nhiên, do phần lớn nhân viên là người trẻ thiếu kinh nghiệm, việc xử lý các tình huống này diễn ra chậm chạp, dẫn đến phát sinh chi phí không cần thiết và kéo dài thời gian bổ sung, làm chậm quá trình thông quan hàng hóa.
2.2.5 Khai báo hải quan điện tử
Doanh nghiệp cần tải phần mềm Hải quan điện tử ECUS VNACCS/VCIS từ phần mềm Thái Sơn để thực hiện khai báo hải quan Nhân viên giao nhận sẽ truy cập vào phần mềm này để đăng ký tờ khai, sử dụng thông tin từ B/L, hợp đồng, Invoice và Packing list để điền vào các mục cần thiết Để khai báo hải quan điện tử thành công, doanh nghiệp phải đăng ký thông tin và chữ ký số với Hải quan Nếu không thực hiện đầy đủ hai điều kiện này, tờ khai của doanh nghiệp sẽ không được Hải quan tiếp nhận.
Nhược điểm của công ty là khai sai các tiêu chí trên phần mềm VNACCS, dẫn đến việc thông quan hàng hóa bị chậm trễ Mặc dù một số tiêu chí có thể được chỉnh sửa bổ sung, nhưng có những tiêu chí không thể thay đổi mà cần phải khai lại tờ khai mới Đặc biệt, nếu tờ khai đã được đóng thuế, việc điều chỉnh thuế sẽ mất rất nhiều thời gian.
2.2.6 Làm thủ tục hải quan
Chuẩn bị hồ sơ hải quan Bộ hồ sơ hải quan bao gồm:
- Phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ hải quan – 01 bản chính
- Giấy giới thiệu của doanh nghiệp – 02 bản chính
- Tờ khai hàng hóa nhập khẩu – 02 bản chính
- Hợp đồng ngoại thương – 01 bản sao
- Hóa đơn thương mại – 01 bản chính + 01 bản sao
Trong trường hợp cụ thể bộ chứng từ hải quan cần bổ sung các chứng từ sau:
- Giấy đăng ký kiểm dịch thực vật – 01 bản sao
- Giấy phép nhập khẩu – 01 bản chính hoặc 01 bản sao có xuất trình bản chính
- Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật liên quan – 01 bản chính Làm thủ tục hải quan:
- Nhân viên giao nhận sẽ khai điện tử hàng hóa cho chi cục hải quan
- Điền đầy đủ thông tin vào tờ khai điện tử giống như tờ khai hàng hóa nhập khẩu
- Sau đó gửi những thông tin mới khai báo cho hải quan
- Lấy phản hồi từ hải quan
- Chi cục hải quan sẽ phản hồi lại bằng cách sẽ đưa cho với số của tờ khai
- Nhân viên giao nhận sẽ điền số tờ khai này vào bộ hồ sơ nộp cho hải quan tại chi cục hải quan
- Bàn giao hồ sơ hải quan, xác định thuế
Nhân viên giao nhận sẽ nộp bộ chứng từ tại cơ quan hải quan để đăng ký tờ khai hàng nhập Sau khi tiếp nhận, nhân viên hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ và xác minh mã số thuế của công ty, nhằm đảm bảo không có hành vi cưỡng chế thuế hoặc vi phạm quy định về thủ tục hải quan theo thông tin toàn quốc.
Nếu doanh nghiệp chưa thanh toán thuế cũ thì máy sẽ xác định ở mức 2 hoặc
Trước khi nộp hồ sơ đăng ký tờ khai, cán bộ giao nhận cần xin “Bản tra cứu nợ thuế” từ hải quan để kiểm tra tình trạng nợ thuế của doanh nghiệp Nếu còn nợ thuế, doanh nghiệp phải hoàn tất việc chi trả, tránh gây khó khăn trong quá trình thông quan và giảm nguy cơ hàng hóa bị kiểm tra nghiêm ngặt hoặc xếp vào luồng vàng, đỏ Nếu công ty đã nộp thuế nhưng hệ thống chưa cập nhật, cần xuất trình chứng từ chứng minh việc nộp thuế để tiếp tục mở tờ khai.