Tính cấp thiết của đề tài
Thông tin kế toán là yếu tố then chốt trong hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động toàn bộ tổ chức Việc tổ chức, xử lý và cung cấp dữ liệu kế toán cần phải chính xác, khoa học và hiệu quả Trong kinh doanh, thông tin được xem như nguồn sức mạnh, là công cụ thiết yếu giúp nhà quản trị điều hành và chỉ đạo các hoạt động Sự nắm bắt kịp thời và chính xác thông tin cho phép các nhà quản trị thực hiện công việc một cách hợp lý, từ đó đạt được mục tiêu tối ưu nhất cho doanh nghiệp.
Hệ thống ERP (Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp) giúp các doanh nghiệp quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả ERP tích hợp nhiều chức năng như lập kế hoạch, bán hàng, quản lý khách hàng, mua hàng, kiểm soát nhà cung ứng, tài chính kế toán và quản lý nhân sự vào một hệ thống duy nhất Tất cả dữ liệu trong ERP được liên kết chặt chẽ và lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu thống nhất, giúp biến thông tin tài chính từ tĩnh thành động, tạo điều kiện cho các nhà quản lý tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy để ra quyết định chính xác Ngoài ra, số liệu kế toán và báo cáo từ hệ thống ERP luôn có độ tin cậy cao, góp phần tăng cường niềm tin từ cổ đông và các đối tác bên ngoài doanh nghiệp.
Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức chuyên cung cấp dịch vụ vận tải đường bộ và đường thủy, cùng với các hoạt động hỗ trợ liên quan đến vận tải hàng siêu trường, siêu trọng Tuy nhiên, hiện tại, việc tổ chức thông tin và luân chuyển dữ liệu giữa các bộ phận trong công ty gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến công tác quản lý Các phần mềm chưa được tích hợp, dẫn đến việc lưu trữ chứng từ ở nhiều phòng ban khác nhau, làm hạn chế khả năng trao đổi thông tin giữa kế toán viên và các bộ phận chức năng Hệ quả là thông tin thu thập và xử lý trở nên chồng chéo, chậm trễ, giảm hiệu quả công tác kế toán và gây khó khăn trong việc đối chiếu số liệu, khiến báo cáo không đáp ứng kịp thời yêu cầu của nhà quản lý.
Xuất phát từ những vấn đề lý luận và thực tiễn, tác giả nghiên cứu đề tài "Tổ chức thông tin kế toán theo định hướng".
ERP t ạ i công ty C ổ ph ầ n V ậ n t ả i Đ a ph ươ ng th ứ c ” làm đề tài nghiên cứu của luận văn.
Mục tiêu nghiên cứu
Bài viết phân tích lý luận về hệ thống thông tin kế toán và hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP, đồng thời xem xét thực trạng tổ chức thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức Qua đó, bài viết xác định các vấn đề bất cập còn tồn tại trong công tác tổ chức thông tin kế toán tại công ty này.
Luận văn này tập trung vào việc xây dựng giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP tại Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức Nghiên cứu sẽ phân tích và cải tiến các chu trình quan trọng như chu trình bán hàng và thu tiền, chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình sản xuất, cũng như chu trình tài chính, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
Phương pháp nghiên cứu
Luận văn vận dụng cách tiếp cận mô tả, giải thích, lập luận logic
Phương pháp quan sát và phỏng vấn được sử dụng để đánh giá tình hình tổ chức thông tin kế toán tại Công ty cổ phần Vận tải Đa phương thức.
Phương pháp giải thích được sử dụng để phân tích thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong các chu trình kế toán tại Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức Qua đó, bài viết đánh giá những ưu điểm và bất cập trong công tác tổ chức thông tin kế toán của công ty.
Phương pháp lập luận logic được áp dụng để đề xuất giải pháp tối ưu hóa tổ chức thông tin kế toán theo hướng ERP tại Công ty cổ phần Vận tải Đa phương thức.
Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1 Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP trong doanh nghiệp
Chương 2 Thực trạng tổ chức thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức
Chương 3 Giải pháp tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP tại
Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.1.1.Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán Để có thể hiểu hệ thống thông tin kế toán là gì, trước hết cần phải hiểu các khái niệm như: thế nào là hệ thống, thế nào là hệ thống thông tin và thế nào là hệ thống thông tin quản lý
H ệ th ố ng là một tập hợp các bộ phận phụ thuộc lẫn nhau và cùng thực hiện một số mục tiêu nhất định
Hệ thống thông tin là một cấu trúc do con người thiết kế, bao gồm các thành phần máy tính nhằm thu thập, lưu trữ và quản lý dữ liệu, từ đó cung cấp thông tin đầu ra cho người sử dụng.
Hệ thống thông tin quản lý là công cụ hỗ trợ các chức năng hoạt động của tổ chức, giúp quá trình ra quyết định hiệu quả Hệ thống này cung cấp thông tin cần thiết cho các nhà quản lý trong việc lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động của đơn vị.
Hệ thống thông tin kế toán là phần thiết yếu trong hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp, bao gồm nguồn nhân lực, phương tiện và phương pháp kế toán được tổ chức một cách khoa học Nó có nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về việc huy động và sử dụng vốn, cũng như kết quả hoạt động kinh doanh trong từng thời kỳ Hai chức năng chính của hệ thống này là cung cấp thông tin và kiểm tra.
Theo mục tiêu và phương pháp, có hai loại hệ thống thông tin kế toán:
Hệ thống thông tin kế toán tài chính cung cấp thông tin tài chính quan trọng cho các bên ngoài, đảm bảo tuân thủ các quy định, chế độ và nguyên tắc kế toán hiện hành.
Hệ thống thông tin kế toán quản trị cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý nội bộ doanh nghiệp, giúp dự báo các sự kiện sắp xảy ra và đánh giá ảnh hưởng tài chính, kinh tế của những sự kiện đó đối với doanh nghiệp.
1.1.2.Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một cấu trúc phức tạp và đa dạng, bao gồm nhiều chức năng được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, có mối quan hệ chặt chẽ và cung cấp thông tin lẫn nhau để đảm bảo hoạt động hiệu quả Các hệ thống như thông tin tài chính, nhân sự, bán hàng và sản xuất không tách biệt mà thường chia sẻ nguồn lực, đồng thời liên kết chặt chẽ với hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán có nhiệm vụ xử lý dữ liệu từ các bộ phận này thành thông tin hữu ích, cung cấp lại cho các bộ phận để hỗ trợ thực hiện chức năng của mình.
Hệ thống thông tin kế toán, kết hợp với các hệ thống thông tin chức năng khác, hình thành một hệ thống thông tin quản lý toàn diện, đáp ứng nhu cầu quản trị doanh nghiệp Những thông tin này kết nối hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo doanh nghiệp vận hành hiệu quả và đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Hình 1.1: Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp
HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP)
Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) là giải pháp quản lý kinh doanh tích hợp, bao gồm các chức năng quan trọng như quản lý sản xuất, tài chính, kế toán, dịch vụ hậu cần và nguồn nhân lực ERP tổ chức và tích hợp quy trình hoạt động cùng với luồng thông tin, giúp tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực như nhân lực, vật tư, máy móc và tài chính Hệ thống ERP mang tính toàn cầu, cung cấp một gói giải pháp kinh doanh khép kín và đa dạng.
Hệ thống ERP tích hợp nhiều ứng dụng kinh doanh và công cụ quản lý, bao gồm kế toán tài chính, bán hàng, phân phối, quản lý vật liệu, nguồn nhân lực, kế hoạch sản xuất, chuỗi cung ứng và thông tin khách hàng.
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một giải pháp quản lý kinh doanh tích hợp, bao gồm phần mềm toàn diện giúp quản lý và kết nối tất cả các quy trình và chức năng trong một tổ chức, khi được triển khai thành công.
Hệ thống ERP là phần mềm tích hợp giúp doanh nghiệp tự động hóa và quản lý hiệu quả các quy trình kinh doanh, cho phép chia sẻ dữ liệu trong toàn bộ tổ chức Điều này tạo ra thông tin có sẵn trong thời gian thực, hỗ trợ các hoạt động doanh nghiệp một cách đồng bộ và hiệu quả.
Một hệ thống ERP không chỉ đơn thuần là sự tích hợp các quy trình khác nhau trong tổ chức, mà còn cần phải đáp ứng những đặc điểm quan trọng để trở thành một giải pháp ERP thực sự hiệu quả Những tính năng này đóng vai trò quyết định trong việc nâng cao hiệu suất và khả năng quản lý của doanh nghiệp.
Tính linh hoạt: Một hệ thống ERP phải có tính linh hoạt để đáp ứng các nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp
Hệ thống ERP cần có kiến trúc mở, cho phép các mô-đun được kết nối hoặc tách rời một cách linh hoạt mà không làm ảnh hưởng đến các mô-đun khác Điều này đảm bảo tính mở và khả năng mở rộng của hệ thống, giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh theo nhu cầu.
Tính toàn diện của hệ thống là khả năng hỗ trợ đa dạng chức năng và quy trình kinh doanh trong tổ chức, đồng thời phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau.
Vượt ra ngoài công ty, sự kết nối không chỉ bị giới hạn trong nội bộ tổ chức mà còn mở rộng đến các thực thể kinh doanh bên ngoài, tạo ra những mối quan hệ trực tuyến hỗ trợ lẫn nhau.
Phần mềm ERP có cấu trúc phân hệ độc lập nhưng có khả năng kết nối, giúp chia sẻ thông tin hiệu quả và hỗ trợ quyết định cho nhiều đối tượng Quy trình làm việc được thống nhất và trách nhiệm được xác định rõ ràng trong hệ thống ERP, tăng cường hiệu suất làm việc và quản lý.
Một hệ thống ERP cần phản ánh đầy đủ các quy trình kinh doanh cơ bản, bao gồm các chức năng như mua sắm và kiểm soát nhà cung cấp, quản lý bán hàng và khách hàng, kiểm soát hàng tồn kho, quản trị nhân sự, tài chính và kế toán, thiết kế sản phẩm, quản lý đơn hàng, hoạch định nguyên vật liệu, hoạch định và kế hoạch sản xuất, quản lý chất lượng, bảo trì và kho hàng.
ERP giúp doanh nghiệp dự đoán và quản lý hiệu quả các khả năng phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh Hệ thống này cho phép tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho từng đơn hàng dựa trên nhu cầu tổng thể, tiến độ và năng suất, từ đó đảm bảo đủ vật tư mà không gây tồn kho lớn, giúp tiết kiệm vốn Đồng thời, doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt các hạn mức tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu và lợi nhuận, cũng như tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công và máy móc để đáp ứng nhu cầu sản xuất một cách hiệu quả nhất.
ERP hỗ trợ lập kế hoạch cho các công việc và nghiệp vụ trong sản xuất kinh doanh, bao gồm hoạch định chính sách giá, chiết khấu và phương thức mua hàng, giúp tính toán phương án mua nguyên liệu và tối ưu hóa mô hình sản xuất Việc này giảm thiểu sai sót trong xử lý nghiệp vụ Ngoài ra, ERP còn tạo ra sự liên kết giữa các phòng ban và đơn vị thành viên trong công ty, hình thành quy trình và trình tự xử lý nghiệp vụ để tất cả thành viên tuân theo.
Hệ thống ERP, với khả năng tích hợp các module, giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động và cải thiện hiệu quả truyền thông Nhờ vào việc chỉ cần nhập dữ liệu đầu vào một lần cho tất cả các giao dịch liên quan, quy trình báo cáo trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Áp dụng hệ thống ERP trong quản lý doanh nghiệp giúp kiểm soát hiệu quả mọi nguồn lực, không phải là công cụ tạo ra doanh thu hàng năm, mà là chìa khóa để thu hồi lợi nhuận bị thất thoát bằng cách giảm thiểu rủi ro trong hoạt động Hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả làm việc và cải thiện khả năng ra quyết định.
Lợi ích về mặt hoạt động:
Giảm chi phí là một yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, bao gồm việc giảm chi phí nhân công trong các lĩnh vực dịch vụ khách hàng, tài chính, quản lý nguồn lực và dịch vụ công nghệ thông tin Bên cạnh đó, việc giảm chi phí lưu kho, chi phí hàng tồn và chi phí quản lý cũng góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, đồng thời giảm thiểu chi phí in ấn tài liệu và chứng từ liên quan.
TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP
1.3.1.Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Trong hệ thống ERP, cấu trúc tài khoản được thiết lập linh hoạt, giúp nhà quản lý dễ dàng truy cập thông tin tài chính đa chiều Doanh nghiệp có khả năng xây dựng hệ thống tài khoản riêng, ngoài những quy định của Bộ Tài Chính Việt Nam, để đáp ứng mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính Tính linh hoạt này cho phép các doanh nghiệp, bất kể quy mô, có thể tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính của mình.
Trong hệ thống ERP, kế toán không chỉ là điểm khởi đầu mà là kết quả của quy trình xử lý thông tin Mỗi thao tác trong quy trình sản xuất kinh doanh được ghi nhận qua bút toán kế toán, với các nghiệp vụ được phân chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau Để giữ cho bảng cân đối kế toán ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng tài khoản trung gian, giúp giao dịch không ảnh hưởng đến báo cáo tài chính Ngoài ra, số dư tài khoản trung gian còn hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra quy trình tác nghiệp, đảm bảo tính chặt chẽ trong quy trình và tuân thủ các quy định báo cáo tài chính hiện hành.
1.3.2.Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền
Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận các sự kiện liên quan đến việc bán hàng và thu tiền từ khách hàng Mục tiêu chính của chu trình này là đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận trong việc thực hiện bán hàng, theo dõi thanh toán và thu tiền từ khách hàng.
Chu trình doanh thu bao gồm nhiều chủ thể quan trọng như khách hàng, bộ phận bán hàng, giao hàng, vận chuyển, quản lý kho hàng, và các kế toán liên quan đến hàng tồn kho, thanh toán, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, cùng kế toán tổng hợp và ngân hàng Để đảm bảo hoạt động bán hàng diễn ra một cách đồng bộ và hiệu quả, cần có sự phối hợp chặt chẽ và khoa học giữa các bộ phận này.
Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền:
(1) Tiếp nhận, xử lí đơn đặt hàng và lập lệnh bán hàng,
(2) Chuẩn bị hàng, vận chuyển hàng và giao hàng cho khách hàng,
(3) Lập hóa đơn, theo dõi thanh toán và thu tiền
(4) Phân tích tình hình tiêu thụ
Hình 1.2 Sơ đồ dòng dữ liệu của chu trình bán hàng và thu tiền
1.3.3.Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua hàng và thanh toán là quá trình thiết yếu trong mọi doanh nghiệp, liên quan đến việc mua hàng và thanh toán cho nhà cung cấp Hai chức năng chính của chu trình này bao gồm mua hàng và thanh toán Việc xây dựng chu trình mua hàng và thanh toán một cách khoa học không chỉ nâng cao hiệu quả cung ứng mà còn đảm bảo kiểm soát và quản lý nội bộ tốt hơn Chu trình này bao gồm các phân hệ như mua hàng, nhận hàng, theo dõi thanh toán và chi tiền.
Chu trình mua hàng và thanh toán nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc mua sắm nguyên liệu, hàng hóa và dịch vụ từ nhà cung cấp Tài chính kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát hàng tồn kho, hạch toán chi tiết và tổng hợp giá trị hàng tồn kho, theo dõi các khoản phải trả cho nhà cung cấp, và cung cấp thông tin cần thiết liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán.
Quá trình cung ứng bao gồm nhiều chủ thể quan trọng như nhà cung cấp, bộ phận có nhu cầu, bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng, quản lý kho, kế toán hàng tồn kho, kế toán thanh toán, kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng, kế toán tổng hợp và ngân hàng Để đảm bảo hiệu quả trong chu trình mua hàng và thanh toán, việc phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận là cần thiết, thông qua việc chia sẻ thông tin xuyên suốt toàn bộ quy trình.
Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán:
Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình mua hàng và thanh toán gồm 4 nút xử lí tương ứng với 4 chức năng cơ bản của chu trình, đó là:
(1) Tiếp nhận yêu cầu mua hàng và xử lí đơn đặt hàng,
(2) Làm các thủ tục nhận hàng, nhập kho và bảo quản hàng hóa,
(3) Chấp nhận thanh toán, theo dõi công nợ và chi tiền thanh toán cho nhà cung cấp,
(4) Phân tích tình hình cung ứng và báo cáo
Hình 1.3 Sơ đồ dòng dữ liệu của chu trình mua hàng và thanh toán
1.3.4.Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình sản xuất
Chu trình sản xuất là quá trình chuyển đổi nguyên vật liệu, lao động, máy móc và các yếu tố đầu vào khác thành sản phẩm và dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình sản xuất là quá trình ghi chép và xử lý các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc sử dụng lao động, tiêu hao nguyên vật liệu và chi phí sản xuất chung, nhằm tạo ra sản phẩm và dịch vụ.
Tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán trong chu trình sản xuất nhằm:
Để tối ưu hóa quy trình sản xuất, cần đảm bảo chi phí nguyên vật liệu và các nguồn lực khác ở mức thấp nhất Việc khai thác tối đa năng lực sản xuất và tận dụng hiệu quả các nguồn lực sẽ giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình sản xuất.
- Xác định đầy đủ và chính xác chi phí, tính giá thành sản phẩm cho một đơn đặt hàng hoặc một đối tượng tính giá thành cụ thể
- Phân tích biến động chi phí phục vụ cho việc quản trị chi phí
Trong chu trình sản xuất, các chủ thể chính bao gồm bộ phận thiết kế sản phẩm, kế hoạch sản xuất, phân xưởng sản xuất, quản lý tồn kho nguyên vật liệu, quản lý nhân sự, kế toán chi phí, và giá thành sản phẩm.
Hình 1.4 Sơ đồ dòng dữ liệu của chu trình sản xuất
1.3.5.Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình tài chính
Chu trình tài chính bao gồm các hoạt động quan trọng như huy động vốn, đầu tư xây dựng và mua sắm tài sản cố định, bên cạnh các chu trình bán hàng, thu tiền, mua hàng và thanh toán, cũng như sản xuất Ngoài ra, hệ thống kế toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính cũng là phần không thể thiếu trong chu trình này.
Trong nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp có nhiều phương thức huy động vốn đa dạng, giúp khai thác nguồn vốn nhàn rỗi Việc xây dựng chính sách huy động vốn tối ưu không chỉ nâng cao hiệu quả tài chính mà còn giảm thiểu rủi ro liên quan Để đảm bảo thông tin về các nguồn huy động vốn được cung cấp kịp thời và chính xác, bộ phận kế toán cần theo dõi, ghi nhận, xử lý và báo cáo tất cả các nghiệp vụ huy động phát sinh theo từng nguồn vốn cụ thể.
Tổ chức thông tin trong hoạt động đầu tư tài sản cố định (TSCĐ) là rất quan trọng, vì TSCĐ được hình thành từ quá trình đầu tư của doanh nghiệp Đầu tư đóng vai trò quyết định trong sự phát triển và khả năng tăng trưởng của doanh nghiệp Kế toán trong quá trình chuẩn bị và triển khai dự án đầu tư bao gồm việc quản lý nguồn vốn, hạch toán chi phí đầu tư xây dựng cơ bản và quyết toán vốn đầu tư Điều này tập trung vào việc ghi nhận tất cả các chi phí thực tế phát sinh, bao gồm chi phí xây lắp, chi phí thiết bị và các chi phí khác.
Tổ chức thông tin trong hạch toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính:
Kết chuyển dữ liệu trên các tài khoản là một nội dung quan trọng trong hạch toán tổng hợp Quá trình này bao gồm việc kết chuyển các tài khoản chi phí và doanh thu, từ đó xác định kết quả trước khi tính toán các số dư cuối kỳ trên tài khoản phản ánh tài sản và nguồn vốn.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC
2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC Tên tiếng anh: MULTI MODAL TRANSPORT HOLDING COMPANY Tên giao dịch quốc tế: VIETRANSTIMEX
Trụ sở chính: 80-82 Bạch Đằng, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng Điện thoại: (0511)822318 – 821406
Email: hrd@vietranstimex.com.vn
Website: Http://www.vietranstimex.com.vn
Qua 30 n ă m xây d ự ng và tr ưở ng thành, Công ty tr ả i qua các th ờ i k ỳ :
Thời kỳ I (1976-1982) chứng kiến sự hình thành của Công ty Đại lý vận tải, trực thuộc Bộ Giao thông Vận tải Công ty chủ yếu hoạt động tại các tỉnh miền Trung và Tây Nguyên.
Thời kỳ II (1983-1988) đánh dấu sự chuyển biến quan trọng trong ngành vận tải khi Bộ Giao thông Vận tải ban hành quyết định số 1561/QĐ-TC vào ngày 21/08/1983 Quyết định này quy định việc chuyển giao các đại lý vận tải về dưới sự quản lý của Tổng cục Đường biển và đồng thời đổi tên thành Công ty Vận tải Đường biển II, trực thuộc Tổng cục Đường biển.
Thời kỳ III (1989-1995) đánh dấu sự chuyển đổi của nền kinh tế Việt Nam sang cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, dưới sự quản lý của Nhà nước Trong giai đoạn này, các công ty được Nhà nước cấp vốn khởi đầu với số tiền là 1.668.213.415 đồng để phát triển hoạt động kinh doanh.
Vào ngày 16/02/1989, theo quyết định số 2338/TCCB-LĐ, Công ty đã chính thức đổi tên thành Công ty vận tải II thuộc Bộ giao thông vận tải Để đáp ứng yêu cầu sản xuất trong thời kỳ mới, công ty đã từng bước củng cố bộ máy tổ chức và dây chuyền sản xuất, đồng thời đổi mới các phương thức làm việc Dựa trên đề nghị của Bộ giao thông vận tải, văn phòng chính phủ đã phát hành thông báo số 59/TB ngày 10/10/1993 và Quyết định số 385/TCCB-LĐ ngày 11/03/1993.
Bộ Giao thông Vận tải đã thành lập Công ty và cấp giấy phép số 104094 vào ngày 13/03/1993 bởi Sở Kế hoạch Đầu tư Quảng Nam - Đà Nẵng, cùng với quyết định số 1896 ngày 27/11/1995 về việc thành lập Tổng Công ty Dịch vụ Vận tải thuộc Bộ Giao thông Vận tải Năm 1992, Công ty vinh dự được Nhà nước trao tặng Huân chương Lao động hạng III.
- Thời kỳ thứ IV (1996 đến nay ):
Giai đoạn 1996-1997, Công ty dịch vụ vận tải II được thành lập theo quyết định 4896 QĐ/TCCB – TB ngày 25/11/1996 thuộc Bộ Giao thông Vận tải, chính thức hoạt động từ tháng 4/1996 và đổi tên thành Công ty dịch vụ vận tải Đà Nẵng Tuy nhiên, trong thời gian này, công ty hoạt động không hiệu quả và không phù hợp với điều kiện kinh tế Ngày 15/05/1997, Bộ Giao thông Vận tải ban hành quyết định số 1273/TCCB - TB, giải thể công ty và khôi phục tên cũ là Công ty dịch vụ vận tải II.
Giai đoạn từ 1998 đến 2010 đánh dấu sự chuyển mình quan trọng của Công ty dịch vụ vận tải II, khi Thủ tướng Chính phủ ban hành quyết định số 198/2003/QĐ-TTg vào ngày 24/09/2003, cho phép công ty hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con Sự phát triển mạnh mẽ của đất nước đã tạo điều kiện cho công ty từng bước hoàn thiện và nâng cao năng lực hoạt động của mình.
Từ năm 2010 đến nay, vào ngày 28 tháng 5 năm 2010, Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải đã ban hành quyết định số 1454/QĐ-BGTV, phê duyệt phương án chuyển đổi Công ty mẹ - Công ty Vận tải đa phương thức thành Công ty Cổ phần Vận tải đa phương thức.
2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ và mạng lưới kinh doanh của Công ty a Ch ứ c n ă ng
Công ty hoạt động với mục tiêu sử dụng và phát triển hiệu quả nguồn vốn Nhà nước, đáp ứng nhu cầu vận tải trong và ngoài nước Qua đó, công ty góp phần vào công cuộc đổi mới và phát triển kinh tế, hỗ trợ quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Kinh doanh vận tải bao gồm các hình thức đường bộ và đường thủy, cùng với các dịch vụ hỗ trợ vận tải hàng hóa thông thường, hàng xuất nhập khẩu, hàng quá cảnh, hàng siêu trường, hàng siêu trọng và thiết bị toàn bộ trong và ngoài nước.
Công ty hướng tới xây dựng và phát triển thành một tổ chức sản xuất kinh doanh đa ngành, với tiềm lực tài chính và công nghệ tiên tiến, đáp ứng nhu cầu vận tải cho các dự án công nghiệp Chúng tôi sẽ phát huy tối đa nguồn lực hiện có, mở rộng vốn và cơ sở vật chất, từ đó tối đa hóa lợi nhuận cho cổ đông và nâng cao giá trị Công ty Đồng thời, công ty cam kết cải thiện điều kiện làm việc, nâng cao thu nhập cho người lao động, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước và có trách nhiệm với xã hội.
-Công ty Vận tải đa phương thức 1, Chi nhánh Công ty Cổ phần Vận tải đa phương thức (tại Hà Nội)
- Công ty Cổ phần Vận tải đa phương thức, Công ty Vận tải đa phương thức 2, Công ty Vận tải đa phương thức 9, Chi nhánh Quảng Ngãi
-Công ty Vận tải đa phương thức 7, Chi nhánh Cần Thơ
2.1.3.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý a S ơ đồ t ổ ch ứ c b ộ máy qu ả n lý
Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý b Ch ứ c n ă ng, nhi ệ m v ụ c ủ a t ừ ng b ộ ph ậ n trong Công ty
Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là đại diện trực tiếp sở hữu phần vốn
Nhà Nước chịu trách nhiệm trước Bộ GTVT về mọi hoạt động của công ty, bao gồm việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật đối với người quản lý phần vốn của công ty tại các công ty con.
Ban kiểm soát: Ban kiểm soát chịu sự lãnh đạo trực tiếp của hội đồng quản trị, thực hiện các nghiệp vụ do hội đồng quản trị giao
Tổng giám đốc là người đại diện pháp nhân của công ty, được hội đồng quản trị trình Bộ trưởng Bộ GTVT bổ nhiệm hoặc thuê ngoài Người này chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và pháp luật về việc điều hành hoạt động của công ty, đồng thời nắm quyền điều hành cao nhất trong tổ chức.
Văn phòng Công ty đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hành chính, hỗ trợ và chỉ đạo các hoạt động liên quan đến sản xuất kinh doanh Nhiệm vụ của văn phòng bao gồm quản lý thi đua khen thưởng, phòng chống bão lụt, công tác đối ngoại, lưu trữ văn thư và các hoạt động hành chính quản trị khác.
Phòng Tài chính kế toán là bộ phận tư vấn chuyên sâu về thông tin tài chính, có nhiệm vụ theo dõi các giao dịch kinh tế phát sinh tại đơn vị và xác định kết quả kinh doanh của Công ty.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC
2.2.1.Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền
Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền được thể hiện qua lưu đồ:
Khi khách hàng có yêu cầu, Trung tâm tiếp thị sẽ lập Báo cáo thu nhận thông tin và phối hợp với phòng Kinh doanh để khảo sát sơ bộ Sau đó, phòng Tài chính – Kế toán sẽ kiểm tra tín dụng khách hàng và lập dự toán, báo giá để trình lãnh đạo phê duyệt Cuối cùng, Trung tâm tiếp thị tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng.
Sau khi ký kết hợp đồng, phòng Kinh doanh sẽ gửi phiếu yêu cầu để các đơn vị được giao khảo sát và lập phương án chi tiết cho việc bốc xếp và vận chuyển Các đơn vị này cần gửi kế hoạch huy động nhân lực về Công ty Vận tải Đa phương thức để được phê duyệt trước khi thực hiện Khi phương án chi tiết được duyệt, phòng Kinh doanh sẽ lập phiếu giao nhiệm vụ cho các đơn vị triển khai Các đơn vị thực hiện cần báo cáo tiến độ hàng tuần về phòng Kinh doanh, bao gồm quá trình và khối lượng công việc Sau khi hoàn thành công trình, các đơn vị sẽ bàn giao biên bản giao nhận hàng và các giấy tờ liên quan cho phòng Kinh doanh để tiến hành thanh toán với chủ hàng và lưu trữ hồ sơ.
Nghiệm thu thanh toán và thanh lý hợp đồng được thực hiện bởi Phòng Kinh doanh và các đơn vị liên quan Dựa vào biên bản giao nhận hàng, các bên tổ chức nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành theo từng đợt với chủ hàng, áp dụng đơn giá chuyển cho khách hàng Sau đó, các tài liệu này sẽ được chuyển đến phòng Tài chính – Kế toán để lập phiếu giá thực hiện tạm ứng và tiến hành thanh toán.
Sau khi hoàn thành công trình, các đơn vị thực hiện sẽ dựa vào khối lượng thực tế để tập hợp hóa đơn và chứng từ liên quan Phòng Kinh doanh sẽ kiểm tra và nghiệm thu trước khi chuyển cho phòng Tài chính – Kế toán để thanh toán Dựa trên biên bản nghiệm thu từng đợt, phòng Kinh doanh và đơn vị thực hiện sẽ lập Biên bản nghiệm thu tổng hợp, tiến hành thanh lý hợp đồng với chủ hàng theo đúng quy định Cuối cùng, tài liệu sẽ được chuyển cho phòng Tài chính – Kế toán để xuất hóa đơn và theo dõi công nợ, thực hiện thanh quyết toán với khách hàng.
Khi thực hiện chuyển khoản qua ngân hàng, kế toán cần nhận giấy báo Có từ ngân hàng để cập nhật dữ liệu vào chương trình Sau đó, giấy báo Có được chuyển cho kế toán thanh toán để theo dõi công nợ Kế toán thanh toán sẽ đối chiếu và kiểm tra số tiền phải thu từ khách hàng với số tiền thực tế đã thu được, đồng thời truy cập vào chương trình để xác định các hóa đơn đã được thanh toán.
Trong trường hợp thu tiền mặt, kế toán tiền sẽ cập nhật dữ liệu vào chương trình, in Phiếu thu và chuyển Phiếu thu sang Kế toán thanh toán Kế toán thanh toán sẽ sử dụng chương trình để đối chiếu và kiểm tra số tiền phải thu từ khách hàng so với số tiền đã thu được, đồng thời truy cập vào chương trình để xác định các hóa đơn đã được thanh toán.
Quy trình này sử dụng các dữ liệu đầu vào bao gồm: hợp đồng vận chuyển, biên bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành theo từng đợt, biên bản nghiệm thu tổng hợp, hóa đơn GTGT, giấy báo có và phiếu thu.
Dữ liệu đầu ra của quy trình bao gồm các báo cáo quan trọng như báo cáo bán hàng, báo cáo phải thu khách hàng, báo cáo tiền mặt và tiền gửi ngân hàng từ bộ phận kế toán.
Khi cần thông tin về tình hình công nợ khách hàng, Bộ phận trung tâm tiếp thị phải chờ báo cáo tín dụng từ phòng Tài chính – Kế toán, dẫn đến sự chậm trễ và ảnh hưởng đến việc đánh giá cũng như phản hồi thông tin cho khách hàng.
Tại Công ty, hợp đồng thường được thực hiện bởi các đơn vị phụ thuộc, dẫn đến việc các chứng từ phát sinh từ các đơn vị này được chuyển về trụ sở chính Tuy nhiên, việc đối chiếu số liệu giữa các phòng ban hiện vẫn thực hiện thủ công, dựa trên các báo cáo định kỳ do các bộ phận cung cấp cho nhau Điều này gây ra khó khăn trong công tác quản lý, đặc biệt là trong việc kiểm soát chi phí phát sinh tại công trình.
2.2.2.Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán
Các bước công việc trong chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty
Cổ phần Vận tải Đa phương thức được thể hiện như sau:
Quy trình mua v ậ t t ư , ph ụ tùng, nhiên li ệ u
Hình 2.4 Lưu đồ mô tả thực trạng quy trình mua vật tư, phụ tùng, nhiên liệu
Dựa trên nhu cầu sản xuất kinh doanh, các bộ phận cần lập yêu cầu mua vật tư và phụ tùng, ngoại trừ phương tiện Phòng Kỹ thuật – Vật tư hoặc đơn vị quản lý sẽ lập tờ trình gửi lãnh đạo Công ty phê duyệt Sau khi nhận yêu cầu, Phòng Kỹ thuật – Vật tư sẽ kiểm tra tình hình tồn kho và công nợ của các nhà cung cấp Khi việc mua hàng được thực hiện, Phòng Kỹ thuật – Vật tư cùng đơn vị sử dụng sẽ tiến hành kiểm tra và nghiệm thu Cuối cùng, Phòng Kỹ thuật – Vật tư sẽ tập hợp hồ sơ và chứng từ để chuyển cho phòng Tài chính – Kế toán để hạch toán, theo dõi công nợ và thực hiện thanh toán.
Quy trình thanh toán cho nhà cung c ấ p
Hình 2.5 Lưu đồ mô tả quy trình thanh toán cho nhà cung cấp
Thanh toán bằng tiền mặt
Kế toán vật tư tiếp nhận bộ chứng từ mua hàng từ Phòng Kỹ thuật và tiến hành kiểm tra tính hợp lý, đầy đủ của các thông tin và chữ ký Sau đó, kế toán TGNH sẽ đối chiếu và tính toán lại thông tin trước khi lập Phiếu Chi Cuối cùng, kế toán tiền nhập liệu vào hệ thống và chuyển bộ chứng từ cho kế toán thanh toán để theo dõi.
Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
Kế toán vật tư nhận bộ chứng từ mua hàng từ Phòng Kỹ thuật và tiến hành kiểm tra tính hợp lý, đầy đủ của thông tin cũng như các chữ ký Sau đó, kế toán TGNH sẽ đối chiếu và tính toán lại thông tin trước khi lập Ủy nhiệm chi Kế toán TGNH xin ký duyệt từ Kế toán trưởng và Tổng giám đốc kèm theo bộ chứng từ thanh toán Sau khi thực hiện chi trả cho Nhà cung cấp tại Ngân hàng, kế toán TGNH cập nhật thông tin vào phần mềm và chuyển bộ chứng từ cho kế toán thanh toán để theo dõi.
Dữ liệu đầu vào bao gồm các tài liệu quan trọng như giấy đề nghị mua vật tư, phụ tùng và thiết bị, đơn đặt hàng, danh sách nhà cung cấp, phiếu nghiệm thu – nhập kho, hóa đơn mua hàng, ủy nhiệm chi và phiếu chi Những tài liệu này là cần thiết để quản lý quy trình mua sắm hiệu quả và đảm bảo tính chính xác trong việc kiểm soát hàng hóa và tài chính.
- Dữ liệu đầu ra: Bảng tổng hợp nguyên vật liệu mua vào, Báo cáo công nợ phải trả
Những bất cập nhận thấy từ quy trình
Việc lưu trữ dữ liệu giữa các phòng ban không đồng bộ dẫn đến tình trạng trùng lắp và chồng chéo, gây lãng phí chi phí và giảm hiệu quả công việc Hơn nữa, việc kiểm tra và đối chiếu số liệu không được thực hiện thường xuyên, khiến cho số liệu tồn kho tại Phòng Tài chính – Kế toán thường không chính xác và không phản ánh đúng thực tế.
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC
Qua nghiên cứu thực trạng tổ chức thông tin kế toán tại Công ty cổ phần Vận tải Đa phương thức, tác giả nhận thấy rằng công tác tổ chức thông tin kế toán tại công ty này có nhiều ưu điểm nổi bật.
Để giảm thiểu rủi ro không thu hồi được nợ, doanh nghiệp cần xây dựng định mức tín dụng cho khách hàng, thường xuyên kiểm tra tín dụng và đánh giá khả năng thanh toán của họ trước khi ký kết hợp đồng.
-Hệ thống tài khoản kế toán được thiết kế khá tốt, chi tiết theo từng đối tượng cần quản lý
Công ty Cổ phần vận tải Đa phương thức đã chú trọng công tác đầu tư trong những năm qua, đảm bảo hệ thống phương tiện và thiết bị đồng bộ, phục vụ hiệu quả cho nhiệm vụ sản xuất.
Công ty tập trung mạnh mẽ vào việc đầu tư và huy động vốn, đồng thời xây dựng kế hoạch sử dụng tài sản cố định một cách hiệu quả Chúng tôi thực hiện các biện pháp huy động vốn một cách triệt để nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phân tích và đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc là cần thiết để hiểu rõ hiệu quả sử dụng nguồn vốn đầu tư Qua đó, chúng ta có thể rút ra những bài học kinh nghiệm quý giá, từ đó đưa ra chỉ đạo điều hành hợp lý cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm tiếp theo.
Mặc dù Công ty Cổ phần Vận tải đa phương thức đã đạt được nhiều ưu điểm trong công tác tổ chức thông tin kế toán, nhưng vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục.
Cơ sở dữ liệu kế toán hiện tại chưa được đồng nhất và không thể tích hợp với dữ liệu từ các bộ phận khác, dẫn đến việc thông tin không được cập nhật kịp thời Điều này gây ra sự chậm trễ và dễ xảy ra sai sót, tạo khó khăn trong công tác theo dõi và quản lý.
Các bộ mã hiện tại tại Công ty chưa được xây dựng một cách khoa học, dẫn đến kích cỡ của các bộ mã không đồng bộ và thiếu sự thống nhất giữa các phòng ban.
Các báo cáo tại Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu của nhà quản lý, đặc biệt trong việc quản lý chất lượng phương tiện và đảm bảo đầu xe luôn sẵn sàng thực hiện nhiệm vụ.
Công tác lập báo cáo hiện đang gặp khó khăn do chậm trễ và thiếu các phân tích về biến động chi phí so với dự toán cho từng công trình và hợp đồng Nguyên nhân chính là do cơ sở dữ liệu chưa được tích hợp, dẫn đến việc cần thông tin từ nhiều bộ phận và phòng ban để hoàn thiện báo cáo.
Chi phí sản xuất vẫn còn cao do việc sử dụng vật tư và thiết bị không hiệu quả Công tác quản lý vật tư kém dẫn đến lãng phí, chồng chéo và dư thừa, làm tăng giá thành sản phẩm.
Chi phí quản lý cao, đặc biệt là chi phí tiền lương và tài chính, làm tăng giá thành sản phẩm, gây khó khăn trong việc cạnh tranh với các đối thủ trong ngành.
-Việc thu hồi công nợ vẫn chưa đạt với yêu cầu đề ra
-Chứng từ được lưu trữ ở nhiều bộ phận, phòng ban gây chồng chéo nhau, tốn kém chi phí
Thông qua việc phân tích thực trạng tổ chức thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức, tác giả đã chỉ ra những hạn chế trong quy trình bán hàng, thu tiền, mua hàng, thanh toán, sản xuất và tài chính Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt hiện nay, hệ thống thông tin kế toán chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo và quản lý vật tư, kiểm soát chi phí Để khắc phục tình trạng này, việc tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP là giải pháp hiệu quả, giúp cải thiện tốc độ thông tin, kiểm soát vật tư và chi phí sản xuất, từ đó giảm giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ Hơn nữa, việc cung cấp báo cáo đáng tin cậy sẽ nâng cao vị thế của Công ty trong mắt cổ đông, nhân viên và khách hàng.
Các giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP sẽ được trình bày trong chương 3.
