Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, Việt Nam đang trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ, đặc biệt trong lĩnh vực kinh tế Một dấu mốc quan trọng trong quá trình này là việc Việt Nam chính thức trở thành thành viên thứ 150 của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) Sự kiện này mở ra cơ hội cho Việt Nam tham gia sâu rộng và mạnh mẽ hơn vào thương mại quốc tế và hội nhập toàn cầu.
Sự phát triển mạnh mẽ của kinh tế Việt Nam và giao lưu kinh tế quốc tế mở ra cơ hội lớn cho ngành giao nhận vận tải Nền kinh tế Việt Nam liên tục tăng trưởng cao và ổn định, cùng với kim ngạch xuất khẩu tăng mạnh, tạo điều kiện thuận lợi cho ngành vận tải phát triển hơn nữa trong tương lai.
Kể từ khi Việt Nam thực hiện công cuộc đổi mới, ngành giao nhận vận tải, đặc biệt là vận tải biển, đã trở thành một yếu tố quan trọng trong sự phát triển kinh tế của đất nước Hiện nay, nhiều doanh nghiệp giao nhận vận tải đã ra đời với quy mô đa dạng, mặc dù còn mới mẻ so với lịch sử lâu dài của ngành trên thế giới, nhưng các doanh nghiệp Việt Nam đang chứng tỏ sự phát triển nhanh chóng và ổn định của mình.
Trước tình hình khó khăn, Công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt đã nỗ lực hoàn thiện và củng cố hoạt động kinh doanh Để tồn tại và phát triển bền vững, công ty cần đánh giá lại tình hình và đề ra các giải pháp thực tế nhằm nâng cao lợi thế hiện có và giảm thiểu bất cập Vì vậy, tôi đã chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt” để nghiên cứu.
Mục tiêu nghiên cứu
Tổng kết lý luận về giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Phân tích thực trạng về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thống kê so sánh: nhận số liệu từ công ty, thống kê các chỉ tiêu lại, so sánh và phân tích số liệu
Phương pháp chuyên gia: tham khảo ý kiến của giáo viên hướng dẫn, và các anh chị trực tiếp thực hiện nghiệp vụ.
Kết cấu của bài khóa luận tốt nghiệp
Nội dung nghiên cứu gồm 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển
Chương 2: Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt
Chương 3: Giải pháp và kiến nghị
LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Tổng quan về nghiệp vụ giao nhận
1.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận
Theo quy tắc mẫu của FIATA, dịch vụ giao nhận được định nghĩa là mọi loại dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, nó còn bao gồm các dịch vụ tư vấn liên quan, như hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo Luật thương mại Việt Nam, giao nhận hàng hoá được định nghĩa là hành vi thương mại, trong đó dịch vụ giao nhận hàng hoá thực hiện việc nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, và thực hiện các thủ tục giấy tờ cần thiết để giao hàng đến tay người nhận Hành động này được thực hiện theo sự uỷ thác của chủ hàng, người vận tải hoặc các bên giao nhận khác.
1.1.2 Đặc điểm của dịch vụ giao nhận:
Phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố bên ngoài như các đơn vị nguồn hàng, các đơn vị vận chuyển, các đơn vị nhận hàng
Mang tính thời vụ do chịu ảnh hưởng của tính thời vụ trong hoạt động XNK
Mang đặc điểm của dịch vụ vận tải
1.1.3 Vai trò của dịch vụ giao nhận
1.1.3.1 Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu:
Giảm thiểu rủi ro cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển là một trong những lợi ích quan trọng của việc thuê người giao nhận Với kinh nghiệm và kiến thức phong phú, người giao nhận có khả năng lựa chọn phương tiện vận chuyển phù hợp, đảm bảo an toàn và hiệu quả cho hàng hóa.
Tiết kiệm được thời gian và chi phí phát sinh cho chủ hàng Giúp giảm nhân sự cho doanh nghiệp
Khi hàng hóa cần chuyển tải dọc đường, người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm thực hiện điều này mà không cần sự hiện diện của nhân viên công ty tại địa điểm chuyển tải Họ có thể đại diện cho doanh nghiệp (nếu được ủy quyền) để tiến hành các thủ tục khiếu nại với nhà vận chuyển hoặc cơ quan bảo hiểm khi hàng hóa bị tổn thất.
Để doanh nghiệp ghi chứng từ hợp lý và áp dụng mã thuế cho hàng hóa chịu thuế, cần đảm bảo số thuế phải nộp là hợp lý và ở mức tối thiểu.
1.1.3.2 Đối với nền kinh tế thế giới:
1.1.3.2.1 Thúc đẩy mậu dịch thế giới phát triển:
Quá trình phân công lao động ngày càng sâu sắc dẫn đến sự gia tăng phụ thuộc lẫn nhau giữa các quốc gia trong nền kinh tế toàn cầu, từ đó thúc đẩy sự phát triển và tăng trưởng của quan hệ thương mại quốc tế.
Giao nhận vận tải đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối mậu dịch quốc tế, góp phần thúc đẩy sự phát triển và tăng trưởng của thương mại toàn cầu Khoảng cách vận chuyển và chi phí không còn là rào cản cho quá trình lưu thông hàng hóa.
Vận tải đa phương thức, với vai trò điều hành của các tổ chức giao nhận, đã mang lại hiệu quả lớn cho thương mại toàn cầu Việc đơn giản hóa thủ tục hải quan và các quy trình hành chính không chỉ giảm chi phí và tăng sức cạnh tranh cho hàng hóa xuất nhập khẩu mà còn rút ngắn thời gian và đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.
1.1.3.2.2 Góp phần rút ngắn khoảng cách về trình độ phát triển của các quốc gia trong nền kinh tế thế giới:
Giao nhận vận tải đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trường thuận lợi cho mậu dịch toàn cầu, giúp các quốc gia khai thác lợi thế so sánh và tiếp nhận nguồn lực từ bên ngoài Sự phát triển của lĩnh vực này không chỉ thúc đẩy lực lượng sản xuất trong nước mà còn tác động gián tiếp đến trình độ phát triển kinh tế của quốc gia Khi dịch vụ giao nhận vận tải được nâng cao, thời gian lưu thông hàng hóa sẽ được rút ngắn, từ đó tận dụng tốt hơn các cơ hội kinh doanh quốc tế.
1.1.4 Phân loại dịch vụ giao nhận
1.1.4.1 Căn cứ vào phạm vi hoạt động
1.1.4.1.1 Giao nhận nội địa (giao nhận truyền thống)
Chủ hàng thực hiện các nghiệp vụ theo nhiệm vụ trong hợp đồng, tổ chức vận chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ và ngược lại Họ cũng đảm nhiệm việc xếp dỡ hàng hóa lên xuống các phương tiện vận tải tại các đầu mối.
Để bảo vệ hàng hóa của chủ hàng, việc lập các chứng từ liên quan đến giao nhận hàng hóa vận chuyển là rất quan trọng Đồng thời, cần theo dõi và giải quyết các khiếu nại phát sinh trong quá trình giao nhận vận tải, cũng như thanh toán các chi phí liên quan đến giao nhận hàng hóa.
Người giao nhận hàng hóa thường thay mặt chủ hàng để quản lý quy trình vận tải, trừ khi người giao hàng hoặc người nhận hàng muốn tự thực hiện các thủ tục và chứng từ Họ có thể cung cấp dịch vụ trực tiếp hoặc thông qua đại lý và các hợp đồng phụ.
1.1.4.2 Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh
Giao nhận thuần túy chỉ tập trung vào việc gửi và nhận hàng, trong khi giao nhận tổng hợp bao gồm nhiều hoạt động khác nhau như xếp dỡ, bảo quản và chuyển chở hàng hóa.
1.1.4.3 Căn cứ vào phương tiện vận tải
Bao gồm các phương tiện vận tải sau: Đường biển, Đường hàng không, Đường thuỷ, Đường sắt, Đường ôtô, Đường bưu điện, Đường ống, Đường liên hợp vận tải
1.1.5 Khái niệm về người giao nhận
Người giao nhận, hay còn gọi là A Freight Forwarder, là những chuyên gia cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa Trước đây, họ chỉ đóng vai trò là đại lý hoa hồng, thực hiện các công việc như bốc dỡ hàng, lưu kho, làm thủ tục giấy tờ và sắp xếp vận chuyển trong nước cho người nhập khẩu Ngoài ra, họ còn nhận thanh toán tiền hàng cho khách hàng của mình, góp phần quan trọng vào chuỗi cung ứng và logistics.
Người giao nhận hàng hóa có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty bốc dỡ, kho hàng, hoặc bất kỳ cá nhân nào có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận chuyên nghiệp.
1.1.6 Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận Điều 167 luật Thương mại Việt Nam quy định người giao nhận có những quyền và nghĩa vụ sau đây :
Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý
Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển
Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa nguyên bao, nguyên kiện, nguyên bó, nguyên hầm, bao gồm cả giao nhận kẹp chì Dịch vụ của chúng tôi đảm bảo giao nhận theo số lượng, trọng lượng hoặc thể tích, cũng như theo mớn nước và nguyên container.
1.2.2 Nguyên tắc giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển:
Người nhận hàng có thể là chủ hàng hay đại diện, đại lý giao nhận Ở phương thức này có 4 nguyên tắc xảy ra :
Có chứng từ hợp lệ để nhận hàng, thanh toán mọi chi phí cho cảng
Phải nhận hàng liên tục trong một thời gian ấn định (do thoả thuận giữa cảng và người nhận hàng)
Hàng phải có ký mã hiệu, trừ trường hợp hàng trần, hàng rời, giao nhận theo tập quán thương mại quốc tế
Nếu bao kiện vẫn nguyên vẹn và còn seal, chì, cảng sẽ không chịu trách nhiệm về tình trạng hàng hóa bên trong, bao gồm cả việc hư hỏng hay thiếu hụt.
1.2.3 Phương thức vận chuyển hàng hóa bằng đường biển
Vận tải đường biển, một trong những phương thức vận chuyển cổ xưa nhất, đã phát triển mạnh mẽ cùng với sự ra đời của sản xuất Tư bản chủ nghĩa, thúc đẩy quan hệ buôn bán quốc tế và gia tăng lưu lượng hàng hóa giữa các quốc gia Phương thức này nổi bật với những ưu thế kinh tế kỹ thuật, như khả năng vận chuyển khối lượng lớn hàng hóa với chi phí thấp và hiệu quả cao.
Cước phí vận chuyển đường biển thấp
Vận chuyển hàng hóa lớn và khổng lồ là một ưu điểm nổi bật, phù hợp cho hầu hết các loại hàng hóa trong thương mại quốc tế Đặc biệt, phương thức này rất hiệu quả đối với các loại hàng rời có giá trị thấp.
Trong phương thức vận tải bằng đường biển các tuyến đường hàng hải được hình thành một cách tự nhiên
Với phương thức vận tải bằng container ngày càng trở nên thuận lợi, an toàn, nhanh gọn
Phương thức vận tải bằng đường biển cũng có những bất lợi sau :
Tốc độ tàu rất chậm so với các phương tiện vận tải khác
Nó phụ thuộc nhiều vào điều kiện khí hậu, thời tiết, các loại tàu biển thường gặp rất nhiều rủi ro như : mắc cạn, đắm, cháy, mất tích…
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
1.3.1 Sơ đồ giao nhận hàng hóa nhập khẩu
Sơ đồ 1.1: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu (Nguồn: Vận tải và Bảo hiểm – TH.S Hà Minh Hiếu)
1.3.2 Phân tích sơ bộ quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển
Bước 1: Nhận chứng từ từ nhà xuất khẩu
The company receives a set of documents from the exporter, which includes the Sales Invoice, Packing List, Bill of Lading, and Certificate of Analysis.
Bước 2: kiểm tra bộ chứng từ a) Vận đơn đường biển (B/L)
Kiểm tra những thông tin sau:
Số vận đơn, Tên người gởi, tên người nhận, Xem vận đơn thuộc loại nào, Cảng xếp hàng, Cảng dỡ hàng, Tên hàng hóa, Số lượng, khối lượng
B1: Nhận bộ chứng từ từ khách hàng
Kiểm tra bộ chứng từ
• Lấy D/O ở hàng tàu Làm thủ tục Hải
Tính thuế Nhận hàng tại cảng
Thanh lý Hải Quan Giao hàng cho khách hàng B9
Quyết toán và trả hồ sơ cho khách hàng o Đối chiếu với thông tin trên hợp đồng b) Hóa đơn (Invoice):
Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch, các thông tin quan trọng cần có trong hóa đơn bao gồm: tên và địa chỉ người gửi, tên và địa chỉ người nhận, số và ngày hóa đơn, điều khoản thanh toán, tên hàng, số lượng, khối lượng, giá đơn vị, giá trị bảo hiểm, và tổng giá lô hàng, tất cả đều phải được đối chiếu với hợp đồng Ngoài ra, phiếu đóng gói (packing list) cũng là một tài liệu không thể thiếu trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Tên người gởi, Tên người nhận, Điều khoản thanh toán, Tên hàng, Số lượng, Khối lượng, Bao bì o Đối chiếu với hợp đồng
Số và ngày hóa đơn o Đối chiếu trên Hóa đơn (Invoice)
Cảng xếp hàng, Cảng dở hàng o Đối chiếu với Vận đơn (B/L)
Người ký tên phải là người gởi không d) Tài liệu kỹ thuật (Certificate of Analysis):
Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng, cần kiểm tra các thông tin quan trọng như tên người nhận, tên hàng, số lượng, khối lượng và thành phần hóa học của hàng hóa Những thông tin này phải được đối chiếu với các điều khoản về quy cách và chất lượng (Specification/quality) đã được ghi rõ trong hợp đồng.
Muốn xin được D/O cần có giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu (nếu hãng tàu yêu cầu) và vận đơn đường biển bản gốc Đóng phí nhận D/O
Sau khi nhận D/O phải kiểm tra và đối chiếu với Vận đơn những thông tin sau:
Để theo dõi đơn hàng, bạn cần các thông tin quan trọng như số vận đơn, nơi xuất phát và nơi đến Ngoài ra, số kiện hàng và trọng lượng cũng rất cần thiết Đừng quên ghi rõ tên và địa chỉ của người gửi cũng như người nhận hàng Thông tin về số hiệu chuyến tàu và thời gian tàu đến sẽ giúp bạn nắm bắt tình hình Cuối cùng, hãy lưu ý đến tình trạng hàng hóa và tên người liên hệ từ hãng tàu để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.
Bước 3: làm thủ tục Hải Quan
Truyền tờ khai Hải quan Vnaccs/Vcis
Cách tính thuế nhập khẩu:
Trị giá tính thuế nhập khẩu = (Trị giá nguyên tệ + phí vận chuyển) * Tỷ giá hiện hành
Tiền thuế nhập khẩu = Trị giá tính thuế nhập khẩu * mức thuế
Giá trị tính thuế GTGT = Trị giá tính thuế nhập khẩu + tiền thuế nhập khẩu
Tiền thuế GTGT = Giá trị tính thuế GTGT * Mức thuế GTGT
Tổng tiền tính thuế = Tiền thuế nhập khẩu + Thuế GTGT (Hoặc thuế TTĐB) + Thu khác (nếu có)
Bước 5: nhận hàng tại cảng
Vào kho xuất trình D/O và tờ khai Hải Quan đã đóng dấu được phép thông quan để nhận phiếu xuất kho
Nộp phí lưu kho, lưu bãi
Cầm phiếu xuất kho vô kho nhận hàng
Kiểm tra hồ sơ nếu là hàng hóa phân luồng vàng
Tờ khai hải quan: 2 bản chính, Purchase order: 1 bản sao, Sales invoice: 1 bản chính, 1 bản sao, Airway bill: 1 bản sao, Packing list
Bước 6: Kiểm tra hàng hóa
Nội dung kiểm tra hàng hoá bao gồm việc xác minh tên hàng, mã số, số lượng, trọng lượng, chủng loại, chất lượng và xuất xứ Đồng thời, cần đối chiếu sự phù hợp giữa thực tế hàng hoá và hợp đồng đã ký kết để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ.
Bước 7: Thanh lý Hải Quan
Sau khi kiểm tra hàng hóa và xác nhận không có vấn đề gì, cần tiến hành thanh lý Hải quan dựa vào tờ khai Hải Quan và nộp đầy đủ các khoản phí liên quan.
Bước 8: Đem hàng về công ty
Rút hàng tại kho cảng biển: thuê xe, công nhân bốc xếp rút hàng tại kho rồi đưa về bãi hàng công ty
1.3.3 Trình tự giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại cảng
1.3.3.1 Đối với hàng hóa dạng rời phải lưu kho, lưu bãi
Cảng nhận hàng từ tàu bao gồm các công việc :
Trước khi tiến hành dỡ hàng từ tàu, các đại lý hoặc tàu phải cung cấp cho cảng Manifest (bảng lược khai hàng hóa) và sơ đồ hầm tàu Điều này giúp cảng thực hiện các thủ tục cần thiết và sắp xếp phương tiện dỡ hàng một cách hiệu quả.
Cảng và đại diện tàu thực hiện kiểm tra tình trạng hầm tàu; nếu phát hiện hầm ẩm ướt và hàng hóa bị hư hỏng, mất mát, hai bên phải lập biên bản ký xác nhận Trong trường hợp tàu từ chối ký, cơ quan giám định sẽ được mời để lập biên bản mới và tiến hành dỡ hàng.
Việc dỡ hàng từ tàu hoặc cảng bằng cần cẩu và xếp lên phương tiện vận tải để đưa về kho, bãi là một quy trình quan trọng Trong quá trình này, đại diện của tàu và cán bộ giao nhận cảng sẽ thực hiện kiểm đếm, phân loại hàng hóa, đồng thời kiểm tra tình trạng hàng hóa và ghi chép vào bảng Tally sheet.
Hàng sẽ được xếp lên xe để vận chuyển về kho theo phiếu vận chuyển có ghi rõ số lượng, loại hàng, số B/L
Cuối mỗi ca và xếp xong hàng, cảng và đại diện tàu phải đối chiếu số lượng hàng hóa giao nhận và cùng ký vào Tally sheet
The port and vessel sign the cargo receipt report (ROROC) to confirm the actual quantity of goods delivered, comparing it against the Manifest and Bill of Lading (B/L).
Trong quá trình giao nhận hàng hóa, cần lập các giấy tờ quan trọng như biên bản đỗ vỡ hàng (COR – Cargo outturn report) để ghi nhận tình trạng hàng bị hư hỏng, và xác nhận hàng thiếu (CSC – Certificate of shortlanded cargo) trong trường hợp tàu giao thiếu hàng.
Cảng giao hàng cho người nhập khẩu:
Khi nhận thông báo tàu đến, người nhập khẩu cần mang theo vận đơn gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O - Delivery Order) Hãng tàu hoặc đại lý sẽ giữ lại vận đơn gốc và trao lệnh giao hàng cho người nhập khẩu.
3 bản D/O cho người nhập khẩu
Người nhập khẩu đóng phí lưu kho phí xếp dỡ và lấy biên lai
Người nhập khẩu cần mang theo biên lai nộp phí, ba bản D/O, hóa đơn (Invoice) và danh sách đóng gói (Packing list) đến văn phòng quản lý tàu để ký xác nhận D/O và xác định vị trí hàng hóa Tại đây, họ sẽ lưu lại một bản D/O.
Người nhập khẩu mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho Bộ phận này giữ 1 D/O và lưu 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng
Người nhập khẩu tiến hành làm thủ tục hải quan (nộp 1 D/O)
Sau khi hải quan xác nhận “Hoàn thành thủ tục hải quan” người nhập khẩu có thể mang hàng ra khỏi cảng và chở hàng về kho riêng
1.3.3.2 Đối với hàng không lưu kho, lưu bãi tại cảng
Khi người nhập khẩu sở hữu khối lượng hàng lớn, chiếm toàn bộ không gian trong hầm tàu hoặc hàng rời, họ có thể thực hiện việc giao nhận trực tiếp với tàu.
Trước khi nhận hàng, người nhập khẩu phải hoàn tất các thủ tục Hải quan và trao cho cảng B/L, D/O
Sau khi đối chiếu Manifest, cảng sẽ lập hóa đơn cước phí dỡ hàng và cấp lệnh giao thẳng Chủ hàng cần trình lệnh này cho cán bộ giao nhận tại tàu để nhận hàng.
Chuyên chở hàng hóa xuất nhập khẩu bằng container
1.4.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Giai đoạn bắt đầu áp dụng vận chuyển hàng hóa bằng container Mới đầu tại một xí nghiệp đường sắt của Mỹ (1921)
Giai đoạn tiếp tục thử nghiệm và hoàn thiện phương thức vận chuyển hàng hóa container
Tại giai đoạn này áp dụng rộng rãi chuyên chở container theo tiêu chuẩn ISO
Giai đoạn phát triển sâu rộng của hệ thống vận tải container và việc sử dụng container lớn đang diễn ra tại hầu hết các cảng biển toàn cầu.
1.4.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật của hệ thống vận tải container
Bảng 1.1 Một số ký hiệu container của các hãng tàu trên thế giới
STT Ký hiệu container Hãng tàu vận tải Quốc gia
1 MAEU Maersk Shipping Line Đan Mạch
2 CGMU; CGTU CMA-CGM Shipping Line Pháp
3 CCLU; COSU China Shipping Line Trung Quốc
4 APZU; APLU; NOSU APL Shipping Line Mỹ
5 HLCU Hapag – Loy Shipping Line Đức
6 MOLU MOL Shipping Line Nhật
7 NYKU NYK Shipping Line Hàn Quốc
8 HJCU Hanjin Shipping Line Đài Loan
9 WHLU Wanhai Shipping Line Đài Loan
10 EMCU; EISU Evergreen Shipping Line Đài Loan
11 REGU RCL Shipping Line Đài Loan
12 YMLU Yanming Shipping Line Đài Loan
13 SITU SITC Shipping Line Thái Lan
(Nguồn: Vận tải và Bảo hiểm - Th.s Hà Minh Hiếu)
Container là một công cụ vận tải có đặc điểm sau:
Có hình dạng cố định, bền chắc, sử dụng nhiều lần
Có cấu tạo đặc biệt thuận tiện cho xếp và dỡ hàng cũng như thích hợp và thuận tiện chuyên chở bằng các phương tiện vận tải
Có dung tích lớn, chứa hàng lớn và ổn định
Bảng 1.2 Phân loại dung tích container
Trọng lượng gộp tối đa
Ký hiệu Mm Feet Mm feet Mm Feet Mm Feet
(Nguồn: Vận tải và Bảo hiểm - Th.s Hà Minh Hiếu)
Phân loại container theo dung tích:
Phân loại container theo hình thức, kiểu dáng:
Container kín (Close container), Container mở mái (Open container), Container khung (Frame container), Container phẳng (Flat container), Container có bánh lăn (Rolling container), Container bồn (Tank Container)
Phân loại container theo công dụng
Nhóm 1: Container chở hàng bách hóa
Nhóm 2: Container chở hàng rời (Dry Bulk/Bulker freight container)
Nhóm 3: Container bảo ôn/ nóng/ lạnh (Thermal insulated/ Heated/ Refrigerated/ Reefer container)
Nhóm 4: Container thùng chứa (Tank container): Dùng để chở hàng hóa nguy hiểm và hàng đóng rời (thực phẩm lỏng như dầu ăn, hóa chất,…) Nhóm 5: Các container đặc biệt ( Special container), container chở súc vật sống (Cattle Container)
1.4.2.2 Công cụ vận chuyển container
Container có thể được vận chuyển linh hoạt qua nhiều phương tiện khác nhau, bao gồm tàu biển, máy bay, tàu hỏa, ô tô và phương tiện thủy nội địa như xà lan Lựa chọn phương tiện phù hợp phụ thuộc vào hình dạng hàng hóa và khoảng cách di chuyển.
1.4.2.3 Cảng, bến bãi và công cụ xếp dỡ container
Cảng biển chuyên dụng và bán chuyên dụng cho container, sân bay, nhà ga, cảng sông, ICD và Depot là những cơ sở hạ tầng quan trọng trong logistics Cẩu giàn (Gantry Crane) di chuyển dọc cầu tàu và cẩu khung di chuyển trên bánh lốp hoạt động trong CY đóng vai trò quan trọng trong việc bốc dỡ hàng hóa Xe chụp nâng hạ container (Reach Stacker) cũng góp phần không nhỏ trong việc nâng cao hiệu quả vận chuyển và lưu trữ hàng hóa tại các cảng và kho bãi.
1.4.3 Lợi ích trong việc vận tải hàng hóa bằng container
Bảo vệ hàng hóa là rất quan trọng để giảm thiểu tình trạng mất cắp, hư hỏng, ẩm ướt và nhiễm bẩn Việc này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí bao bì mà còn giảm thời gian kiểm đếm hàng Đồng thời, nó cũng tăng tốc độ chuyển tải hàng hóa, giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển và phí bảo hiểm.
Dịch vụ vận chuyển hàng hóa cửa đến cửa (door to door) không chỉ thúc đẩy hoạt động mua bán phát triển mà còn đơn giản hóa thủ tục trung gian trong quá trình vận chuyển nội địa, giúp tiết kiệm chi phí điều hành trong quá trình lưu thông.
1.4.3.2 Đối với người chuyên chở
Giảm thời gian xếp dỡ và tăng vòng quay tàu giúp tối ưu hóa trọng tải và dung tích, từ đó giảm thiểu khiếu nại của chủ hàng về tổn thất hàng hóa Điều này không chỉ hạ giá thành vận tải mà còn tạo thuận lợi cho việc chuyển tải và vận chuyển đa phương thức.
1.4.3.3 Đối với người gom hàng
Sử dụng container để thu gom, chia lẻ hàng, giảm tranh chấp khiếu nại
Cơ giới hóa trong ngành giao thông vận tải giúp tăng năng suất xếp dỡ hàng hóa, đồng thời giảm chi phí vận tải và hạ giá thành sản phẩm Việc hiện đại hóa cơ sở vật chất kỹ thuật không chỉ tạo ra nhiều công ăn việc làm mới mà còn thúc đẩy việc áp dụng vận tải đa phương thức, nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn ngành.
1.4.4 Nghiệp vụ chuyên chở hàng hóa xuất nhập khẩu bằng container 1.4.4.1 Kỹ thuật đóng hàng vào container
Sơ đồ 1.2: Các bước trong kỹ thuật đóng hàng vào contaner (Nguồn: Vận tải và Bảo hiểm – Th.s Hà Minh Hiếu)
1.4.4.2 Phương pháp nhận hàng bằng container
1.4.4.2.1 Phương pháp nhận nguyên giao nguyên (FCL/FCL)
Hàng nguyên (full container load - FCL) là hình thức xếp hàng trong đó người gửi hàng có đủ khối lượng hàng đồng nhất để lấp đầy một hoặc nhiều container Trong trường hợp này, họ sẽ thuê một hoặc nhiều container để vận chuyển hàng hóa.
Nhận nguyên giao nguyên: người chuyên chở nhận nguyên từ người gởi hàng (Shipper) ở nơi đi và giao nguyên cho người nhận ở nơi đến
1.4.4.2.1.2 Phương pháp, quy trình FCL/FCL
Sơ đồ 1.3 Quy trình nhận nguyên giao nguyên (FCL/FCL) (Nguồn: Vận tải và Bảo hiểm – Th.s Hà Minh Hiếu)
Bước 4: Chất xếp, chèn lót hàng hóa chắc chắn trong container
Bước 3: Xác định cân, đo, đong, đếm hàng hóa để tận dụng tối đa dung tích contanier
Bước 2: Xác định và kiểm tra kiểu loại container trước khi đóng hàng
Bước 1: Xác định nguồn hàng đóng vào container phù hợp
B5: Người chuyên chở giao container cho người nhận hàng/ công ty giao nhận tại CY cảng đến
B4: Tại cảng đến, người chuyên chở bằng chi phí của mình dỡ container ra khỏi tàu, vận chuyển đến cảng đến
B3: Người chuyên chở, bằng chi phí của mình, xếp container lên tàu, vận chuyển đến cảng đến
Chủ hàng hoặc công ty giao nhận vận chuyển container đến cảng CY để giao cho người vận chuyển, chờ xếp hàng lên tàu Trước đó, chủ hàng đã đóng hàng vào container tại kho riêng hoặc bãi container, và container được niêm phong kẹp chì để đảm bảo an toàn.
1.4.4.2.1.3 Trách nhiệm của người gởi hàng
Vận tải hàng hóa từ kho hoặc nơi chứa đến cảng CY là bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu Quá trình này bao gồm việc đóng hàng vào container, ghi ký mã hiệu lên bao bì, và niêm phong container theo quy định của Hải quan Người xuất khẩu sẽ chịu mọi chi phí liên quan và nhận Bill of Lading để xác nhận quá trình vận chuyển.
1.4.4.2.1.4 Trách nhiệm của người chuyên chở
Hóa đơn vận chuyển hàng hóa (Bill of Lading) được phát hành để quản lý và bảo quản hàng hóa trong container Quá trình này bao gồm việc xếp container từ bãi chứa tại cảng lên tàu và dỡ container từ tàu xuống bãi chứa tại cảng đến Container sẽ được giao cho người nhận khi có vận đơn hoặc lệnh giao hàng hợp pháp Tất cả chi phí liên quan đến việc xếp dỡ container lên và xuống tàu đều do bên vận chuyển chịu trách nhiệm.
1.4.4.2.1.5 Trách nhiệm của người nhận hàng (Consignee)
Để nhập khẩu hàng hóa, cần xin giấy phép và thực hiện thủ tục Hải quan cho lô hàng Đồng thời, phải xuất trình Bill of Lading hợp lệ cho người chuyên chở và kiểm tra tình trạng bên ngoài của container so với thông tin trong B/L.
Nhanh chóng lấy hàng ra khỏi container tại cảng hoặc kho để trả lại container rỗng cho người vận chuyển, đồng thời chịu các chi phí liên quan đến các bước này.
1.4.4.2.2 Phương pháp nhận lẻ, giao lẻ (LCL/LCL)
Hàng lẻ - Less than container load (LCL): lô hàng của một người gởi hàng, khối lượng nhỏ không đủ đóng trong một container
Nhận lẻ, giao lẻ (LCL/LCL): người chuyên chở nhận lẻ từ người gởi hàng và giao lẻ cho người nhận
1.4.4.2.2.2 Phương pháp, quy trình LCL/LCL
Sơ đồ 1.4 quy trình nhận lẻ, giao lẻ (LCL/LCL) (Nguồn: Vận tải và Bảo hiểm – Th.s Hà Minh Hiếu)
B5: Đại lý của người gom hàng dỡ hàng ra khỏi container, giao cho các người nhận hàng lẻ trên cở sở xuất trình House B/L
B4: Người chuyên chở dỡ container ra khỏi tàu, giao nguyên container cho đại lý của người gom hàng tại cảng đến
B3: Người vận chuyển xếp container lên tàu, cấp Master B/L và vận chuyển đến đích
B2: Đóng nhiều lô hàng lẻ vào một container, niêm phong kẹp chì Sau đó gởi nguyên container cho người vận chuyển
B1: Người gom hàng nhận nhiều lô hàng của nhiều chủ hàng lẻ gởi cho nhiều người nhận lẻ tại CFS, cấp HBL (yêu cầu trình hàng) gom hàng
1.4.4.2.2.3 Trách nhiệm của người gởi hàng:
Vận chuyển hàng từ kho trong nội địa, giao cho người gom hàng tại CFS cảng đi và chịu chi phí
Chuyển giao các chứng từ liên quan đến thương mại, vận tải và thủ tục xuất nhập khẩu cho người gom hàng khi CFS là kho thường Nếu CFS là kho ngoại quan, cần hoàn tất thủ tục xuất khẩu.
Thanh toán cước phí nếu điều kiện thương mai trả trước (Prepaid)
1.4.4.2.2.4 Trách nhiệm của người vận chuyển hàng lẻ
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY
Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt
Kinh tế Việt Nam đang chuyển mình từ cơ chế thị trường tập trung sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà nước, tạo điều kiện cho sự phát triển mạnh mẽ Trong bối cảnh này, ngành dịch vụ giao nhận vận tải ngày càng trở nên quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế, đặc biệt khi nhiều doanh nghiệp có nhu cầu xuất nhập khẩu nhưng thiếu kinh nghiệm trong thủ tục Để đáp ứng nhu cầu này, Công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt được thành lập vào ngày 17 tháng 10 năm 2005, theo quy định số 4102033969/2006/QĐ-BTC của UBND TP.HCM, với tên giao dịch DAI QUOC VIET CO., LTD, chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận và vận tải.
Số đăng kí kinh doanh 4102033969
Đăng ký lần đầu ngày 17/10/2005/ Đăng ký lần thứ 2 ngày 18/10/2006
Cục thuế Tp HCM đã đăng ký thuế ngày 20/10/2006
Tên công ty: CÔNG TY TNHH HÀNG HẢI ĐẠI QUỐC VIỆT
Tên giao dịch: DAI QUOC VIET CO.,LTD
Trụ sở chính: 607-609 Nguyễn Kiệm – Q.Phú Nhuận – Tp Hồ Chí Minh
Email: daiquocviet.scanwell@gmail.com
2.1.1.1 Loại hình doanh nghiệp và quy mô
Loại hình tổ chức : Công Ty TNHH Tư Nhân
Loại hình cơ sở: Doanh nghiệp đơn (Là Doanh nghiệp độc lập chỉ hoạt động tại một địa điểm duy nhất không có đơn vị phụ thuộc)
Công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt là một pháp nhân độc lập theo quy định của pháp luật Việt Nam, sở hữu con dấu riêng và tài sản độc lập Công ty có quyền mở tài khoản tại kho bạc nhà nước cũng như các ngân hàng trong và ngoài nước Với điều lệ tổ chức và hoạt động rõ ràng, công ty tự chịu trách nhiệm tài chính hữu hạn đối với các khoản nợ trong phạm vi vốn điều lệ Kết quả kinh doanh được hạch toán độc lập, công ty có bảng cân đối kế toán riêng và thực hiện lập các quỹ theo quy định của luật công ty.
2.1.1.3 Mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của công ty
Công ty được thành lập với mục tiêu tối ưu hóa việc sử dụng vốn để phát triển kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận, kho vận và các lĩnh vực liên quan Chúng tôi cam kết thu lợi nhuận tối đa, tạo ra việc làm ổn định cho người lao động, đồng thời đóng góp tích cực vào ngân sách nhà nước và phát triển bền vững cho công ty.
Dịch vụ khai thuê hải quan
Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
Thực hiện chức năng đại lý hãng tàu và hãng hàng không
Vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng xe tải và container
Nhận ủy thác hàng hóa xuất nhập khẩu
Bảo tồn và phát triển nguồn vốn là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn Việc tăng cường duy trì đầu tư vào cơ sở vật chất sẽ tạo ra nền tảng vững chắc và bền lâu cho sự phát triển của công ty.
Đẩy mạnh chiến lược marketing để tìm kiếm khách hàng, tăng cường hợp tác với công ty trong nước và ngoài nước để khai thác dịch vụ
Duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo niềm tin và uy tín cho khách hàng
Thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ đối với Đảng và Nhà nước, đồng thời tuân thủ các chính sách quản lý kinh tế, xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại của Nhà nước là trách nhiệm quan trọng của mỗi cá nhân và tổ chức.
Chủ động trong việc giao dịch và ký kết hợp đồng vận chuyển hàng hóa, cũng như hợp đồng giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu với các doanh nghiệp cả trong và ngoài nước là một yếu tố quan trọng.
Được tham gia hội chợ triển lãm, tìm hiểu nhu cầu thị trường, quảng bá hàng hóa, các hoạt động dịch vụ trong và ngoài nước
Các tổ chức và cá nhân có quyền khởi kiện tại cơ quan tố tụng và pháp luật khi có hành vi vi phạm hợp đồng kinh tế hoặc xâm phạm lợi ích của công ty.
Doanh nghiệp có thể vay vốn từ các ngân hàng trong và ngoài nước, cũng như huy động các nguồn vốn khác để đầu tư và phát triển sản xuất kinh doanh, tuân thủ theo các quy định của pháp luật hiện hành.
Vận tải nội địa: vận tải nội địa, đại lý vận tải quốc tế bằng đường biển và hàng không…
Dịch vụ giao nhận: giao nhận hàng hoá nội địa, dịch vụ thủ tục hàng hoá XNK, hàng chuyển cửa khẩu…
Các dịch vụ do đại lý cung cấp bao gồm: liên lạc với hãng tàu, thông báo cho khách hàng…
2.1.1.3.6 Ngành sản xuất kinh doanh chính:
Thương mại dịch vụ vận tải, Kinh doanh vận tải bằng ô tô, đường thủy Dịch vụ khai thuê hải quan Dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu
2.1.2 Cơ cấu tổ chức công ty
2.1.2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty
Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức công ty TNHH hàng hải Đại Quốc Việt (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt)
2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
Người đứng đầu công ty có trách nhiệm điều hành và ra quyết định cho mọi hoạt động kinh doanh, đồng thời đại diện cho công ty trước pháp luật về những quyết định đó.
Chỉ đạo và phân công công việc cho nhân viên công ty, đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban, đồng thời quản lý các khoản dư liên quan đến việc mua sắm tài sản cố định.
Kiểm tra và quản lý tình hình tài chính của công ty, trực tiếp đàm phán với khách hàng và ký hợp đồng
Họ là những người lãnh đạo trực tiếp, chỉ đạo các hoạt động của phòng kinh doanh và phòng điều hành xuất nhập khẩu, đồng thời đảm nhiệm vị trí trưởng phòng cho cả hai lĩnh vực này.
Ngoài ra, phó giám đốc cũng trực tiếp làm những lô hàng đặc biệt, những lúc nhiều hàng…
2.1.2.2.3 Các phòng ban 2.1.2.2.3.1 Phòng kinh doanh
Bộ phận kinh doanh: o Xây dựng kế hoạch kinh doanh của công ty
Phó giám đốc kinh doanh
Bộ phận chăm sóc khách hàng
Phòng marketing Phó giám đốc điều hành XNK
Thủ kho đóng vai trò quan trọng trong việc đàm phán và ký kết hợp đồng dịch vụ giao nhận – vận tải với các đối tác, đồng thời lập báo cáo về kết quả hoạt động kinh doanh Họ cũng thực hiện thống kê và đánh giá hiệu quả kinh doanh, báo cáo tình hình hoạt động và đề xuất phương hướng phát triển phù hợp với nhu cầu và tình hình thị trường hiện tại.
Bộ phận chăm sóc khách hàng chuyên tư vấn về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, đồng thời sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng trước, trong và sau quá trình giao dịch.
Theo dõi và quản lý nguồn vốn là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm hạch toán cho bộ phận kinh doanh và kiểm soát các hoạt động thu chi từ sản xuất và cung ứng dịch vụ giao nhận vận tải Ngoài ra, cần lập báo cáo tài chính định kỳ để trình bày cho giám đốc.
Tổ chức ghi chép và tổng hợp số liệu liên quan đến số lượng lao động, thời gian làm việc và kết quả lao động Điều này bao gồm việc tính toán lương, bảo hiểm xã hội, các khoản phụ cấp và trợ cấp, cũng như phân bổ tiền lương cho từng đối tượng lao động.
Nắm công nợ khách hàng – thu hồi công nợ
Quản lý công nợ của nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu
Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt
container (FCL) bằng đường biển tại công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt
2.2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty:
Sơ đồ 2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển thực tế tại công ty (Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt)
2.2.2 Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt
Trực tiếp quản lý và phê duyệt: giám đốc công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt ông Huỳnh Văn Báu
Phòng tìm kiếm khách hàng: phòng kinh doanh – chị Nguyễn Kim Thảo
Phòng tham gia tiến hành công việc bao gồm phòng xuất nhập khẩu và phòng kế toán Bộ phận chứng từ do anh Nguyễn Tấn Phát đảm nhiệm, trong khi bộ phận giao nhận do anh Lâm Quốc Thuận Thiên phụ trách Nhân viên kế toán là chị Trương Thị Hiển.
2.2.2.1 Kí kết hợp đồng dịch vụ:
Khách hàng B1 Phòng kinh doanh
Nhận và kiểm tra chứng từ
Kiểm tra hàng B8 Thanh lý
Giao hàng cho khách hàng
Công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt chuyên ký hợp đồng vận chuyển hàng hóa với chủ hàng và người vận tải, đặc biệt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu Đối với khách hàng quen thuộc, lãnh đạo hai bên sẽ ký kết hợp đồng dịch vụ có hiệu lực trong một năm, áp dụng cho tất cả giao dịch xuất nhập khẩu trong thời gian đó Hợp đồng sẽ tiếp tục có hiệu lực cho đến khi khách hàng chấm dứt ủy quyền bằng văn bản, tùy thuộc vào điều kiện nào xảy ra trước.
Trong giai đoạn đầu của quy trình, chị Nguyễn Kim Thảo từ phòng kinh doanh sẽ liên lạc và tiếp nhận nhu cầu nhập khẩu từ khách hàng, sau đó sẽ tiến hành xem xét và báo giá.
Khi hai bên đồng ý với báo giá, bước tiếp theo là ký kết hợp đồng dịch vụ Hợp đồng này do chị Nguyễn Kim Thảo, nhân viên phòng kinh doanh, soạn thảo và bao gồm các điều khoản cơ bản, thể hiện rõ quyền và nghĩa vụ của các bên Hợp đồng dịch vụ này là hợp đồng ủy thác nhập khẩu, áp dụng các nguyên tắc đã được thiết lập trong thời gian dài.
2.2.2.2 Nhận, kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi ký hợp đồng dịch vụ trong vòng một năm, nếu khách hàng có nhu cầu nhập khẩu, họ cần gửi cho phòng xuất nhập khẩu của công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt một bộ hồ sơ qua email Hồ sơ này phải bao gồm các chứng từ cần thiết để thực hiện quy trình nhập khẩu.
Bill of Lading (1 original), Packing List (1 orginal), Comercial Invoice (1 orginal), Purchase Order (1 orginal), Certificate of Analysis (1 orginal)
Ngoài những chứng từ cơ bản nêu trên thì phần lớn bộ chứng từ cần có giấy chứng nhận xuất xứ C/O rõ ràng
Khi nhận bộ chứng từ, anh Phát sẽ chuyển cho anh Thiên - nhân viên giao nhận, để ký xác nhận cho chủ hàng về số lượng chứng từ, bao gồm số bản gốc và bản sao, cũng như ngày tháng năm liên quan.
Nhân viên giao nhận sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ một cách nhanh chóng và chính xác Công việc này bao gồm việc kiểm tra B/L (vận đơn đường biển) để đảm bảo thông tin khớp với P/O (hợp đồng), bao gồm tên công ty xuất khẩu, tên công ty nhập khẩu, cảng xếp/dỡ hàng, ngày giao hàng, nơi giao hàng và tên hàng Ngoài ra, nhân viên cũng sẽ kiểm tra INVOICE (hóa đơn thương mại) để đảm bảo tính chính xác của các thông tin liên quan.
Với hợp đồng những thông tin sau: Số hợp đồng, Ngày ký kết hợp đồng, Giá/ đơn vị sản phẩm, Tổng giá trị lô hàng, Điều khoản thanh toán
Để đảm bảo tính chính xác trong quy trình kiểm tra hàng hóa, cần đối chiếu thông tin trên B/L như trọng lượng tổng (Gross weight), trọng lượng net (Net weight) và tên hàng với thông tin trên P/L Cần xác minh hợp đồng P/O bao gồm số hợp đồng, tên người xuất khẩu, tên người nhập khẩu, ngày ký kết, tên hàng, số lượng hàng, giá trị lô hàng, phương thức giao hàng và phương thức thanh toán Các thông tin này cũng phải được đối chiếu với B/L, hóa đơn và phiếu đóng gói Ngoài ra, cần kiểm tra COA để xác nhận tên hàng, số hợp đồng, ngày ký kết và thành phần cấu tạo hàng hóa Cuối cùng, kiểm tra C/O để xác định loại C/O, quyền lợi ưu đãi thuế quan, nơi xuất xứ, tên hàng và số lượng hàng.
Khi xảy ra sự cố với bộ chứng từ, nhân viên chứng từ Nguyễn Tấn Phát cần ngay lập tức thông báo cho khách hàng để thực hiện việc chỉnh sửa và bổ sung kịp thời, thông qua việc gửi email cho phòng xuất nhập khẩu của công ty khách hàng Trong trường hợp lỗi do đại lý không bổ sung kịp thời, mọi chi phí phát sinh sẽ do đại lý hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Nếu tất cả thông tin trên chứng từ đều chính xác, nhân viên giao nhận Lâm Quốc Thuận Thiên cần in các bản sao của chứng từ với những nhận xét cần thiết Chủ hàng có thể đóng dấu "sao y bản chính" và dấu của doanh nghiệp để xác nhận.
Chịu trách nhiệm lấy D/O: nhân viên giao nhận – anh Lâm Quốc Thuận Thiên
Trước 1 đến 2 ngày trước khi tàu dự kiến đến, công ty khách hàng sẽ nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu Sau đó, thông báo này được chuyển đến phòng xuất nhập khẩu của công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt.
Sau khi nhận được giấy báo hàng đến, anh Lâm Quốc Thuận Thiên sẽ xin ứng tiền để thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình Chi phí ứng tiền sẽ liên quan đến cược hư hỏng, và số tiền ứng sẽ được xác định theo quy định hiện hành.
Nhân viên giao nhận Lâm Quốc Thuận Thiên cần mang theo các chứng từ thiết yếu đến đại lý hãng tàu để đổi lấy D/O Các tài liệu bao gồm giấy giới thiệu có thông tin cá nhân của ông Lâm Quốc Thuận Thiên, số CMND 311694554 cấp ngày 30/03/1998 tại Tiền Giang, cùng với B/L gốc (nếu có), chứng minh nhân dân và giấy thông báo hàng đến.
Giấy giới thiệu do chủ hàng cấp có đóng dấu đỏ của công ty, tên, chức vụ người cấp và chứng minh thư
Để thực hiện việc đổi B/L gốc lấy D/O hoặc B/L surrended theo yêu cầu của N/A tại hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu, nhân viên giao nhận, anh Lâm Quốc Thuận Thiên, chỉ cần mang N/A và giấy giới thiệu để nhận D/O đối với những lô hàng sử dụng B/L surrended.
Sau khi xuất trình các chứng từ tại quầy Inbound, nhân viên đại lý hãng tàu sẽ thông báo số tiền cần thanh toán, được ghi rõ trong A/N Số tiền này bao gồm các khoản phí như DO (Phí chứng từ) với đơn giá USD/1 bộ chứng từ, CIC (Phí phụ trội hàng nhập) với đơn giá USD/1 container tùy dung tích, THC (Phí xếp dỡ) cũng với đơn giá USD/1 container tùy dung tích, và CLEAN FEE (Phí vệ sinh container) với đơn giá USD/1 container tùy dung tích.
Tổng cộng = phí DO + phí CIC + phí THC + phí CLEAN FEE
Thuế suất GTGT = 10% x Tổng cộng
Tổng cộng tiền thanh toán = Tổng cộng + thuế xuất GTGT
