Tính cấp thiết của đề tài/ Lý do chọn đề tài
Khi bước vào thế kỷ XXI, nền kinh tế thế giới và Việt Nam đang chứng kiến sự gia tăng nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa trong bối cảnh hội nhập toàn cầu Dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế trở thành một yếu tố không thể thiếu trong hoạt động này Kể từ khi gia nhập WTO, ngành dịch vụ giao nhận tại Việt Nam đã phát triển mạnh mẽ, với hơn 1.300 doanh nghiệp logistics hoạt động, bao gồm cả doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài Ngành này có tiềm năng lớn, với quy mô đạt từ 20 - 22 tỷ USD mỗi năm, chiếm gần 21% GDP của đất nước.
Mặc dù ngành giao nhận và logistics đang trở thành một phần quan trọng trong thương mại quốc tế, năng lực cạnh tranh của các công ty giao nhận tại Việt Nam vẫn còn yếu Thị trường ngày càng cạnh tranh gay gắt, với nhiều doanh nghiệp nhưng khối lượng công việc hạn chế, buộc các công ty phải áp dụng nhiều chiến lược cạnh tranh hơn để tồn tại Để phát triển bền vững, các doanh nghiệp cần nâng cao chất lượng dịch vụ và hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa của mình.
Trong quá trình thực tập tại phòng XNK của Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương, tôi nhận thấy tầm quan trọng của công tác giao nhận hàng hóa, đặc biệt là dịch vụ nhập khẩu, chiếm phần lớn doanh thu của công ty Kết hợp kiến thức học được ở trường và thời gian tìm hiểu tại công ty, tôi quyết định nghiên cứu quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu Đề tài nghiên cứu của tôi là “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương”.
Mục đích nghiên cứu
Bài viết này phân tích tình hình kinh doanh của Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương trong những năm gần đây để đánh giá hiệu quả hoạt động Nghiên cứu quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển giúp xác định những ưu điểm và hạn chế hiện tại Từ đó, đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình, giúp công ty nâng cao khả năng cạnh tranh trong môi trường kinh doanh khắc nghiệt.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu: Phương pháp phân tích thống kê, khảo sát thực tế và suy luận.
Kết cấu của ĐA/KLTN
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và các phụ lục, để tài gồm có 3 chương:
➢ Chương 1: Lý luận chung về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển
➢ Chương 2: Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương
Chương 3 trình bày các giải pháp và kiến nghị nhằm cải thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương Những biện pháp này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình logistics, nâng cao hiệu quả vận chuyển và giảm thiểu thời gian giao hàng, từ đó đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Tổng quan về giao nhận
1.1.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận
Vận chuyển hàng hóa quốc tế đóng vai trò quan trọng trong buôn bán quốc tế, giúp lưu thông hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Dịch vụ GN là một trong những giải pháp hiệu quả trong quá trình này.
Theo Điều 163 của Luật Thương mại Việt Nam 1997, dịch vụ giao nhận hàng hóa được định nghĩa là hành vi thương mại, trong đó người cung cấp dịch vụ nhận hàng từ người gửi, thực hiện việc vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục giấy tờ và các dịch vụ liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc các dịch vụ giao nhận khác, được gọi chung là khách hàng.
Theo quy tắc mẫu của FIATA, dịch vụ giao nhận bao gồm mọi hoạt động liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ này cũng bao gồm các hoạt động tư vấn liên quan, như xử lý vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
1.1.1.2 Đặc điểm về dịch vụ giao nhận
Là hàng hóa vô hình, dịch vụ không có tiêu chuẩn đánh giá chất lượng đồng nhất và không tạo ra sản phẩm vật chất Thay vào đó, dịch vụ chỉ làm thay đổi vị trí trong không gian mà không tác động tích cực đến sự phát triển của sản xuất.
Ngành này có tính thụ động cao, phụ thuộc chủ yếu vào nhu cầu của khách hàng cũng như các quy định và ràng buộc pháp luật từ chính phủ các quốc gia.
Hoạt động xuất nhập khẩu (XNK) thường mang tính thời vụ, phụ thuộc lớn vào lượng hàng hóa, do đó, hoạt động giao nhận (GN) cũng chịu ảnh hưởng từ tính chất này.
- Chất lượng dịch vụ phụ thuộc vào cơ sở quy mô và kinh nghiệm của người GN
1.1.1.3 Vai trò của dịch vụ giao nhận
Trong bối cảnh quốc tế hóa và sự gia tăng hợp tác thương mại giữa các quốc gia, GN ngày càng đóng vai trò quan trọng trong đời sống xã hội.
GN giúp hàng hóa lưu thông một cách nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm mà không cần sự hiện diện của người gửi và người nhận.
GN giúp tăng tốc độ quay vòng của phương tiện vận tải, tối ưu hóa dung tích và tải trọng, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng các công cụ và phương tiện hỗ trợ khác.
- GN làm giảm giá thành hàng hoá xuất NK
GN giúp các nhà xuất nhập khẩu giảm bớt chi phí không cần thiết, như chi phí xây dựng kho hàng và bến bãi, cũng như chi phí thuê từ người GN Ngoài ra, GN còn giúp giảm chi phí đào tạo nhân công, mang lại hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp.
1.1.1.4 Phân loại dịch vụ giao nhận
➢ Căn cứ vào phạm vi hoạt động: Giao nhận quốc tế và giao nhận nội địa
➢ Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh:
- Giao nhận thuần túy là hoạt động chỉ bao gồm thuần túy việc gửi hàng đi hoặc nhận hàng đến
- Giao nhận tổng hợp là hoạt động giao nhận bao gồm tất cả các hoạt động như xếp dỡ, bảo quản, vận chuyển, v.v…
Căn cứ vào phương tiện vận tải, việc giao nhận hàng hóa có thể được thực hiện qua nhiều hình thức khác nhau, bao gồm vận tải đường biển, hàng không, đường thủy, đường sắt, ô tô, bưu điện, và đường ống Ngoài ra, còn có các phương thức vận tải liên hợp và đa phương thức, giúp tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa.
➢ Căn cứ vào tính chất giao nhận:
- Giao nhận riêng là hoạt động do người kinh doanh XNK tự tổ chức, không sử dụng lao vụ của Freight Forwarder (Dịch vụ GN)
- Giao nhận chuyên nghiệp là hoạt động GN của các tổ chức công ty chuyên kinh doanh dịch vụ GN theo sự ủy thác của khách hàng
1.1.2.1 Khái niệm về người giao nhận
Người GN là những cá nhân hoặc tổ chức thực hiện các dịch vụ GN theo sự ủy thác từ khách hàng hoặc người chuyên chở Họ đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp các dịch vụ này, góp phần làm cho quá trình giao nhận hàng hóa trở nên hiệu quả hơn.
Người giao nhận (GN) có thể là chủ hàng khi họ tự thực hiện các công việc giao nhận cho hàng hóa của mình, hoặc là chủ tàu khi thay mặt chủ hàng thực hiện các dịch vụ giao nhận Ngoài ra, người GN cũng có thể là công ty xếp dỡ, kho hàng, hoặc những người chuyên nghiệp khác cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa.
Theo Liên đoàn quốc tế các Hiệp hội giao nhận FIATA, người giao nhận (Forwarder, Freightforwarder hay Forwarding agent) là cá nhân hoặc tổ chức chịu trách nhiệm sắp xếp vận chuyển hàng hóa theo hợp đồng ủy thác, hoạt động vì lợi ích của người ủy thác mà không trực tiếp thực hiện việc vận chuyển Họ cũng đảm nhiệm các công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận, bao gồm bảo quản, lưu kho, trung chuyển, làm thủ tục hải quan và kiểm hóa.
Theo Luật thương mại Việt Nam được Quốc Hội khóa IX thông qua vào ngày 10/05/1997, người giao nhận (GN) là những thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa Người giao nhận có thể là chủ hàng, chủ tàu, các công ty giao nhận hoặc bất kỳ thương nhân nào khác.
1.1.2.2 Vai trò của người giao nhận trong thương mại quốc tế
Cơ sở pháp lý và nguyên tắc giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container đường biển
➢ Các văn bản của Nhà nước
Nhà nước VN đã ban hành khá nhiều các văn bản, qui phạm pháp luật liên quan đến vận tải, GN như:
- Các văn bản qui định tàu bè nước ngoài ra vào các cảng quốc tế của VN
- Các văn bản qui định trách nhiệm GN hàng hóa của các đơn vị, DN
- Luật quốc gia điều chỉnh mối quan hệ phát sinh từ các hợp đồng mua bán, vận tải, bảo hiểm, GN, xếp dỡ
➢ Các luật lệ quốc tế
Các công ước (Convention), hiệp ước (Treaty), hiệp định (Agreement), nghị định thư (Protocol), quy chế (Status) và các định ước (Act)
Về buôn bán, vận tải, bảo hiểm, … mà việc GN bắt buộc phải phù hợp mới bảo vệ được quyền lợi của chủ hàng
➢ Các loại hợp đồng: Đây là những cơ sở pháp lý trong công tác GN
➢ Các tập quán thương mại và hàng hải và luật tập tục của mỗi nước
1.2.2 Nguyên tắc hàng hóa nhập khẩu bằng container đường biển
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc GN hàng hoá NK tại các cảng biển VN như sau:
Việc giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại các cảng biển được thực hiện dựa trên hợp đồng giữa chủ hàng và người được ủy thác, với sự phối hợp của cảng.
Đối với hàng hoá không qua cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác có thể làm việc trực tiếp với người vận tải (tàu) theo quy định mới từ năm 1991.
Chủ hàng hoặc người được ủy thác cần trực tiếp kết toán với người vận tải, đồng thời thỏa thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ và thanh toán các chi phí liên quan.
- Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện
Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thoả thuận với cảng và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng
- Khi được uỷ thác GN hàng hoá NK với tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hoá khi hàng đã ra khỏi kho bãi, cảng
Khi nhận hàng tại cảng, chủ hàng hoặc người được uỷ thác cần xuất trình chứng từ hợp lệ để xác định quyền nhận hàng Họ phải tiếp nhận liên tục hàng hoá được ghi trên chứng từ trong một khoảng thời gian nhất định.
Ví dụ: B/L gốc, giấy giới thiệu của cơ quan
- Việc GN có thể do cảng làm theo uỷ thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm
1.3 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển
1.3.1 Phương pháp gửi hàng nguyên container (FCL/FCL)
Phương pháp gửi hàng nguyên container FCL (Full Container Load) là hình thức vận chuyển trong đó người gửi và người nhận hàng chịu trách nhiệm đóng gói và dỡ hàng khỏi container Khi người gửi có khối lượng hàng đồng nhất đủ để lấp đầy một hoặc nhiều container, họ sẽ thuê container để gửi hàng một cách hiệu quả.
Hình 1.1 Quy trình nhận nguyên giao nguyên (FCL/FCL)
1.3.1.3 Trách nhiệm của người gửi hàng
Người gửi hàng FCL sẽ có trách nhiệm:
- Thuê và vận chuyển container rỗng về kho hoặc nơi chứa hàng của mình để đóng hàng
- Ðóng hàng vào container kể cả việc chất xếp, chèn lót hàng trong container
- Ðánh mã ký hiệu hàng và ký hiệu chuyên chở
- Làm thủ tục hải quan và niêm phong kẹp chì theo quy chế xuất khẩu
- Vận chuyển và giao container cho người chuyên chở tại bãi container (CY), đồng thời nhận B/L do người chuyên chở cấp
- Chịu các chi phí liên quan đến các thao tác nói trên
Việc đóng hàng vào container có thể thực hiện tại trạm đóng hàng hoặc bãi container của người chuyên chở Người gửi hàng cần vận chuyển hàng hóa của mình đến bãi container để thực hiện quá trình đóng hàng vào container.
1.3.1.4 Trách nhiệm của người chuyên chở
Người chuyên chở có những trách nhiệm sau:
- Phát hành B/L cho người gửi hàng
- Quản lý hàng chất xếp trong container từ khi nhận container tại bãi container (CY) cảng gửi đến khi giao hàng cho người nhận tại bãi container cảng đích
- Bốc container từ bãi container cảng gửi xuống tàu để chuyên chở, kể cả việc chất xếp container lên tàu
Chủ hàng đóng hàng vào container tại kho/bãi container và niêm phong kẹp chì
Vận chuyển container đến CY cảng đi, giao cho người chuyển chở
Người chuyên chở xếp container lên tàu, vận chuyển đến cảng đích
Người chuyên chở dỡ container khỏi tàu lên bãi container cảng đích
Giao container cho người nhận hàng có vận đơn hợp lệ
- Dỡ container khỏi tàu lên bãi container cảng đích
- Giao container cho người nhận có B/L hợp lệ tại bãi container
- Chịu mọi chi phí về thao tác nói trên
1.3.1.5 Trách nhiệm của người nhận hàng
Người nhận chở hàng ở cảng đích có trách nhiệm:
- Thu xếp giấy tờ NK và làm thủ tục hải quan cho lô hàng
- Xuất trình B/L hợp lệ với người chuyên chở để nhận hàng tại bãi container
- Vận chuyển container về kho bãi của mình, nhanh chóng rút hàng và hoàn trả container rỗng cho người chuyên chở (hoặc công ty cho thuê container)
- Chịu mọi chi phí liên quan đến thao tác kể trên, kể cả chi phí chuyên chở container đi về bãi chứa container
1.3.2 Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển
Hình 1.2 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển
(Nguồn: Nghiệp vụ GTVT và bảo hiểm trong ngoại thương – Phạm Mạnh Hiền)
- Tổ chức dỡ hàng nhanh để giải phóng tàu, giảm bớt tiền phạt do dỡ hàng chậm
- Nhận hàng, quyết toán với tàu đầy đủ (Sufficiency) và chính xác (Accurately)
Phát hiện sớm các tổn thất của hàng hóa là rất quan trọng, đồng thời cần lập đầy đủ các giấy tờ hợp lệ trong thời gian quy định Điều này giúp đảm bảo quyền lợi của bạn khi tiến hành khiếu nại các bên liên quan một cách hiệu quả.
1 Chuẩn bị để nhận hàng
- Mua bảo hiểm cho hàng hóa ngay sau khi nhận được thông báo giao hàng của ngươi bán (nếu mua hàng theo điều kiện FOB, CFR, FCA…)
Chuẩn bị để nhận hàng
Tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận tải
Lập các chứng từ pháp lý ban đầu để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng
- Lập các phương án giao và nhận hàng
- Chuẩn bị kho bãi, phương tiện vận chuyển, công nhân bốc xếp…
2 Tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận tải
➢ Làm thủ tục hàng NK
- Xin giấy phép NK (Import License) (nếu có)
- Làm thủ tục hải quan cho hàng NK và nộp thuế NK (nếu có)
➢ Hàng nhập nguyên container (FCL)
- Khi nhận được Notice of Arrival, người nhận mang B/L gốc, giấy giới thiệu đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O – Delivery Order)
Mang D/O đến Hải quan để thực hiện thủ tục, nộp thuế nhập khẩu và đăng ký kiểm hóa Chủ hàng có thể yêu cầu đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan, nhưng cần lưu ý phải trả vỏ container đúng hạn; nếu không sẽ bị phạt.
- Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang BCT văn phòng quản lý tàu để xác nhận D/O Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng
3 Lập các chứng từ pháp lý ban đầu để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng
- Lập biên bản kiểm tra sơ bộ - Survey Record
- Thư dự kháng – Letter of Indemnity/ Reservation (LOR)
- Biên bản hư hỏng đổ vỡ - Cargo Outturn Report (COR)
- Biên bản quyết toán nhận hàng với tàu – Report on receipt of Shortover landed Cargo and Outturn Report (CSC)
- Biên bản giám định – Survey Report/ Certificate of Survey
Sau khi nhận hàng, chủ hàng cần mời Vinacontrol hoặc giám định viên của bảo hiểm (nếu hàng có bảo hiểm) tiến hành giám định toàn bộ lô hàng Mục đích của việc này là xác định rõ số lượng hàng hóa bị tổn thất để làm cơ sở cho việc khiếu nại bồi thường Nội dung giám định phải cụ thể, chính xác và nêu rõ tình trạng cũng như mức độ tổn thất Chứng từ giám định sẽ được cấp bởi cơ quan giám định trong vòng 30 ngày kể từ ngày có yêu cầu.
- Thanh toán các chi phí liên quan đến công tác GN
Để tiến hành khiếu nại về tổn thất hàng hóa, bạn cần tập hợp các chứng từ cần thiết và theo dõi kết quả khiếu nại của mình với các cơ quan liên quan.
1.3.3 Các chứng từ có liên quan trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển
➢ Hợp đồng thương mại (Sale Contract)
Hợp đồng mua bán quốc tế, hay còn gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu, là thỏa thuận giữa các bên mua bán ở các quốc gia khác nhau Trong hợp đồng này, bên bán có trách nhiệm giao hàng, chuyển giao các chứng từ liên quan và quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua, trong khi bên mua phải thực hiện nghĩa vụ thanh toán tiền hàng và nhận hàng theo thỏa thuận.
➢ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng trong thanh toán, được phát hành bởi người bán để yêu cầu người mua thanh toán số tiền hàng hóa đã ghi Hóa đơn này chi tiết các đặc điểm của hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng theo quy định của Incoterm, cùng phương thức thanh toán và vận chuyển hàng hóa.
➢ Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L)
Chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển là tài liệu do người vận chuyển lập, ký và cấp cho người gửi hàng Trong đó, người vận chuyển xác nhận đã nhận hàng để vận chuyển bằng tàu biển và cam kết giao hàng tại cảng đích với chất lượng và số lượng đúng như biên nhận.
➢ Bản kê khai chi tiết hàng hóa (Packing List – PL)
Là bản kê khai tất cả hàng hóa trong kiện hàng và được kí phát bởi người bán
➢ Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)
Là một chứng từ quan trọng trong XNK Nó cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào
➢ Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)
Là giấy thông báo chi tiết của Hãng tàu, Đại lý hãng tàu hay một công ty
Logistics cung cấp thông tin chi tiết về lịch trình vận chuyển, bao gồm cảng khởi hành và cảng đến, thời gian xuất phát và thời gian dự kiến đến, cùng với số lượng và chủng loại hàng hóa.
Khi nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài, bạn cần xác định loại hàng là FCL hay LCL, cùng với số lượng và trọng lượng của lô hàng, bao gồm trọng lượng hàng và số khối Ngoài ra, thông tin về tên tàu và số chuyến cũng rất quan trọng để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY
Giới thiệu sơ lược Công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương
Trong bối cảnh Việt Nam hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế toàn cầu, dịch vụ giao nhận (GN) ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế Nhu cầu xuất nhập khẩu (XNK) của các doanh nghiệp ngày càng gia tăng, nhưng nhiều đơn vị vẫn thiếu kinh nghiệm trong thủ tục XNK Do đó, sự ra đời của các công ty dịch vụ GN trở thành nhu cầu thiết yếu Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương là một trong những công ty được thành lập để đáp ứng nhu cầu này.
Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương, thành lập ngày 26/03/2013, hoạt động độc lập và có tư cách pháp nhân theo quy định của nhà nước, được cấp Giấy phép kinh doanh số 0312204859 bởi Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh Là một doanh nghiệp trẻ, Đông Phương sở hữu đội ngũ nhân viên năng động và chuyên nghiệp, cùng với ban lãnh đạo dày dạn kinh nghiệm trong ngành, hứa hẹn mang lại nhiều tiềm năng phát triển.
- Tên giao dịch Tiếng Việt: Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương
- Tên giao dịch quốc tế: ORIENT CARGO SERVICE COMPANY LIMITED
- Địa chỉ trụ sở chính: 24 Văn Chung, Phường 13, Quận Tân Bình, TP HCM
- Địa chỉ VPĐD: 62 Đường số 5, Phường 17, Quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh
- Đại diện pháp luật (Giám đốc): Nguyễn Xuân Tưởng
Sau hơn bốn năm phát triển, Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương vẫn là một doanh nghiệp non trẻ, đối mặt với nhiều thách thức Tuy nhiên, với mục tiêu cung cấp giải pháp tối ưu và gia tăng giá trị cho khách hàng, ban lãnh đạo cùng tập thể nhân viên đang nỗ lực không ngừng để hoàn thành sứ mệnh, nâng cao hiệu quả kinh doanh và khẳng định vị thế trên thị trường.
2.1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động
- Dịch vụ khai hải quan điện tử
- Hoạt động uỷ thác XNK
- Dịch vụ vận tải và GN hàng hóa XNK:
Vận chuyển đường biển là hoạt động chủ yếu của công ty, đóng góp khối lượng dịch vụ lớn hàng năm Đây không chỉ là mảng kinh doanh chính mà còn mang lại lợi nhuận và hiệu quả kinh tế cao cho công ty.
Vận chuyển đường hàng không, mặc dù còn mới mẻ so với vận tải biển, nhưng đang dần phát triển với khối lượng vận chuyển gia tăng Hiện tại, các công ty chủ yếu cung cấp dịch vụ giao nhận theo yêu cầu của khách hàng.
Tổng số lao động của công ty: 14 người
Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương
(Nguồn: Giám đốc – Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương)
Qua hình 2.1, ta thấy cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế theo cấu trúc
Mô hình "trực tuyến" đã được nhiều doanh nghiệp Việt Nam áp dụng thành công, với sự phân chia rõ ràng giữa các phòng ban, giúp xác định quyền hạn và trách nhiệm của lãnh đạo và nhân viên Cấu trúc này tối ưu hóa khả năng chuyên môn của từng cá nhân, đồng thời cho phép giám đốc theo dõi mọi hoạt động trong công ty một cách hiệu quả.
2.1.3.3 Chức năng – nhiệm vụ các phòng ban
Giám đốc công ty là người đại diện pháp luật, chịu trách nhiệm về hoạt động thương mại và nghĩa vụ với Nhà nước Họ trực tiếp điều hành và quyết định các hoạt động kinh doanh, quản lý tài chính, cũng như thực hiện giao dịch và đàm phán với khách hàng để ký kết hợp đồng.
Phòng kế toán đảm nhận trách nhiệm quản lý thu chi của công ty, thực hiện báo cáo số liệu định kỳ và theo dõi việc chi tạm ứng cho nhân viên hoàn thành công việc.
➢ Phòng kinh doanh: Lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và hoạch định chiến lược Marketing, tìm kiếm khách hàng; Tư vấn, giải đáp thắc mắc cho
GIAO NHẬN khách hàng là nghiệp vụ quan trọng, cung cấp cho giám đốc thông tin cần thiết về khách hàng, bao gồm phản hồi trong quá trình thực hiện hợp đồng và tình hình cạnh tranh trên thị trường.
Bộ phận chứng từ có nhiệm vụ nhận và kiểm tra báo cáo chứng từ (BCT) từ khách hàng, thực hiện khai quan điện tử, lập bộ hồ sơ khai quan, và chuẩn bị các chứng từ liên quan để hỗ trợ bộ phận GN Ngoài ra, bộ phận này cũng thường xuyên theo dõi và cập nhật những thay đổi trong chính sách Nhà nước cùng các văn bản pháp luật mới nhất liên quan đến lĩnh vực xuất nhập khẩu (XNK).
Bộ phận giao nhận đóng vai trò quan trọng trong quá trình thông quan hàng hóa, chịu trách nhiệm theo dõi và cập nhật tình hình tại các cảng Họ phối hợp chặt chẽ với bộ phận chứng từ để giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh, đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả.
2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2014 – 2016
Chỉ sau hơn 4 năm hoạt động, công ty đã nỗ lực hết mình để cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, đồng thời tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận Nhân viên công ty luôn làm việc chăm chỉ, đạt được kết quả khả quan, được minh chứng qua báo cáo kết quả kinh doanh giai đoạn 2014 – 2016.
Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương giai đoạn 2014 – 2016
(Đơn vị tính: Triệu đồng, %)
Giá trị tuyệt đối % Doanh thu thuần 1.836 2.538 3.195 702 38,2 657 25,9
Hình 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2014 - 2016
Trong những năm đầu hoạt động, công ty đã đạt được một số thành công đáng kể, như thể hiện qua bảng 2.1 và hình 2.2.
➢ Về doanh thu, tăng đều qua các năm, cụ thể như sau:
Năm 2014, công ty mới thành lập gặp nhiều khó khăn và dịch vụ chưa phát triển toàn diện, nhưng đã thành công trong việc tìm kiếm khách hàng Sau một năm hoạt động, doanh thu công ty đạt 1.836 triệu đồng.
Năm 2015, doanh thu của công ty đạt 702 triệu đồng, tăng 38,2% so với năm 2014 Đến năm 2016, công ty đã khẳng định được vị thế của mình với doanh thu tăng lên 657 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ 25,9% so với năm 2015.
Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương
Hình 2.3 Quy trình giao nhận hàng hóa NK nguyên container bằng đường biển tại Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương
Quy trình giao nhận hàng hóa NK nguyên container bằng đường biển tại Công
Quy trình giao nhận hàng hóa NK nguyên container bằng đường biển tại Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương bao gồm 7 bước, tuy nhiên, thực chất là 4 bước lớn với các bước nhỏ hơn Điều này giúp chúng ta hiểu rõ hơn về quy trình giao nhận Để minh họa cụ thể, tôi sẽ sử dụng một hợp đồng gần đây của công ty để làm rõ quy trình, bắt đầu từ việc đàm phán và ký kết hợp đồng dịch vụ.
Nhận và kiểm tra tính pháp lý BCT
Khai hải quan điện tử
Chuẩn bị hồ sơ khai quan Đăng ký mở tờ khai hải quan tại cảng
Giao hàng cho khách hàng
Quyết toán và bàn giao BCT cho khách hàng
Cuối tháng 4, Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Việt Nhật đã liên hệ với Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương nhằm sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa.
NK đối với mặt hàng nồi áp suất điện NK từ Trung Quốc về VN tại cảng Cát Lái,
TP HCM với số lượng 1 container loại 20 feet
2.2.1 Đàm phán và ký kết hợp đồng dịch vụ
Khi các công ty cần nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài nhưng thiếu kinh nghiệm về thủ tục hải quan, họ thường tìm đến các công ty giao nhận chuyên nghiệp Nhân viên kinh doanh sẽ tiếp nhận nhu cầu của khách hàng, báo giá sơ bộ và cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng cho giám đốc Tùy thuộc vào loại hàng, số lượng container và độ khó của lô hàng, giám đốc sẽ thương thảo để đưa ra mức giá chính thức cho khách hàng mới Sau khi hai bên thống nhất các điều khoản hợp đồng, họ sẽ ký kết “Hợp đồng dịch vụ giao nhận”, cam kết thực hiện đúng nội dung và trách nhiệm theo quy định pháp luật, đây cũng là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp Nếu quá trình thương thảo diễn ra thuận lợi, hai bên có thể gia hạn hợp đồng dịch vụ trong một năm, có hiệu lực cho tất cả các giao dịch trong thời gian ký kết.
2.2.2 Nhận và kiểm tra tính pháp lý BCT Đây là giai đoạn rất quan trọng trong quá trình Phần lớn khách hàng của công ty chọn phương thức thanh toán bằng điện chuyển tiền (TT), nên BCT được gửi tới người NK thông qua các công ty chuyển phát nhanh Do đó chứng từ không thông qua ngân hàng kiểm tra như phương thức thanh toán L/C và hay gặp phải những sai sót mà khi làm thủ tục hải quan mới phát hiện Chính vì điều này, nhân viên bộ phận chứng từ phải đảm bảo mọi thông tin trên BCT ăn khớp với nhau, đặc biệt là với hợp đồng NVCT phải kiểm tra thật tỉ mỉ, điều này sẽ giúp công ty tiết kiệm thời gian cũng như
Công ty Cổ Phần Công Nghệ Việt Nhật là khách hàng thân thiết, do đó giá dịch vụ sẽ được thỏa thuận theo hợp đồng (Số hợp đồng: DP-04012017) ký kết vào ngày 04/01/2017 Nhân viên kinh doanh sẽ thông báo cho nhân viên giao nhận địa chỉ khách hàng để tiến hành lấy báo cáo chi phí Nếu trong quá trình kiểm tra phát hiện sai sót, nhân viên cần thông báo ngay cho khách hàng để có sự điều chỉnh kịp thời.
Sau khi kiểm tra, đối chiếu với các nội dung trong B/L, hóa đơn thương mại, bản kê khai chi tiết hàng hóa về tính hợp nhất
Phương thức thanh toán bằng điện chuyển tiền yêu cầu nhân viên kiểm tra kỹ chứng từ Nhân viên giao nhận cần đến Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Việt Nhật, địa chỉ 79 Cầu Xây 2, phường Tân Phú, Quận 9 để nhận biên bản chứng từ (BCT) BCT của khách hàng thường bao gồm các chứng từ và chi tiết quan trọng cần lưu ý.
Hợp đồng thương mại (Sale Contract): Khi kiểm tra hợp đồng, cần chú ý các điều khoản như:
- The Seller: FOSHAN SHUNDE KAITAO IMPORT AND EXPORT CO.,LTD
- The Buyer: CONG TY CO PHAN CONG NGHE VIET NHAT
- Hợp đồng số (No): HB-GB-170316
- Tên hàng (Commodity): ELECTRIC PRESSURE COOKER
- Trị giá hợp đồng: 9,201.60 USD
- Điều kiện giao hàng: FOB SHENZHEN
- Cảng đi (Port of Shipment): SHENZEN PORT, CHINA
- Cảng đến (Port of Destination): HO CHI MINH CITY, VIETNAM
- Phương thức thanh toán (Payment): Before loading
- Chữ ký / đóng dấu của người đại diện 2 bên
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Trên hóa đơn cần chú ý kiểm tra các nội dung sau:
- Số hóa đơn: HB0420 – Ngày lập hóa đơn: 20/04/2017
- Cảng đến: HO CHI MINH CITY, VIETNAM
- Phương thức thanh toán: Before loading
- Chữ ký / đóng dấu của người đại diện 2 bên
Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L): Cần chú ý nội dung:
- Shipper: FOSHAN SHUNDE KAITAO IMPORT AND EXPORT CO.,LTD
- Consignee: CONG TY CO PHAN CONG NGHE VIET NHAT – 79 CAU XAY
- Notify party: SAME AS CONSIGNEE
- Cảng dỡ: CATLAI, HOCHIMINH, VIETNAM
- Số container/ số seal: MSKU7571136/ CN5376670
- Nơi và ngày cấp, chữ ký của người cấp: SHENZHEN – Apr.22.2017 – SHANGHAI WINDOWS LOGISTICS CO., LTD AS CARRIER
- Cách trả cước: FREIGHT COLLECT
Trong trường hợp này, B/L là House B/L do Forwarder bên Trung Quốc cấp với đại diện Forwarder, đại lý GN bên VN là Công ty Cổ phần VinaFreight
Bản kê khai chi tiết hàng hóa (Packing List – PL):
- Tên và địa chỉ người XK: FOSHAN SHUNDE KAITAO IMPORT AND EXPORT CO.,LTD – 4F, NO.18 NORTH RONGGUI DADAO, DONGFENG, RONGGUI, SHUNDAE, FOSHAN
- Tên và địa chỉ người NK: CONG TY CO PHAN CONG NGHE VIET NHAT – 79 CAU XAY 2, P.TAN PHU, Q.9, TP.HCM
- Tên hàng – số lượng – số kiện – trọng lượng cả bì – trọng lượng tịnh – thể tích: 6 LITERS MECHANICAL TYPE ELECTRIC PRESSURE COOKER –
700 PCS – 360 CTNS – 4320.00 KGS – 4,015.00 KGS – 28.80 CBM
- Chữ ký / đóng dấu của người đại diện 2 bên
Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Việt Nhật đã cung cấp cho NVGN các chứng từ cần thiết Bên cạnh đó, tùy thuộc vào đặc điểm của từng lô hàng, có thể có thêm một số chứng từ bổ sung đi kèm.
- Tín dụng chứng từ (LC)
- Đơn bảo hiểm (Insurance Policy)
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Hàng hóa được
NK từ Trung Quốc nên mẫu C/O sử dụng là form E Kiểm tra tính đồng nhất các thông tin trên C/O
- Tên và địa chỉ người XK: FOSHAN SHUNDE KAITAO IMPORT AND EXPORT CO.,LTD – 4F, NO.18 NORTH RONGGUI DADAO, DONGFENG, RONGGUI, SHUNDAE, FOSHAN
- Tên và địa chỉ người NK: CONG TY CO PHAN CONG NGHE VIET NHAT – 79 CAU XAY 2, P.TAN PHU, Q.9, TP.HCM
- Cảng dỡ: CATLAI, HOCHIMINH, VIETNAM
- Số và loại kiện – mô tả hàng hóa – mã HS: 360 CTNS - 6 LITERS MECHANICAL TYPE ELECTRIC PRESSURE COOKER – HS CODE: 8516.60
- Số lượng – trị giá hóa đơn: 700 PCS – 9201.60 USD
- Số – ngày lập hóa đơn: HB0420 – 20/04/2017
Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) do Công ty Cổ phần VinaFreight phát hành:
- Shipper: FOSHAN SHUNDE KAITAO IMPORT AND EXPORT CO.,LTD
- Cảng dỡ: CATLAI, HOCHIMINH, VIETNAM
- Số container/ số seal: MSKU7571136/ CN5376670
- Bản khai lược hàng hóa (Cargo Manifest)
- Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)
- Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật
Để đảm bảo quy trình giao nhận hàng hóa diễn ra thuận lợi, nhân viên kiểm tra cần kiểm tra kỹ lưỡng tính chính xác và hợp lệ của giấy chứng nhận khử trùng ngay khi nhận báo cáo kiểm tra (BCT) Nếu phát hiện sai sót, nhân viên sẽ thông báo cho phòng kinh doanh để liên hệ với khách hàng thực hiện bổ sung và sửa chữa các chứng từ cần thiết.
2.2.3 Khai hải quan điện tử
Trước khi tiến hành khai báo hải quan điện tử, NVCT cần xác định được mã HS và thuế suất của hàng hóa
Khi khách hàng cung cấp mã HS, cần kiểm tra tính chính xác của mã đó và tư vấn lại nếu không đúng Nếu khách hàng không cung cấp mã HS, nhân viên kinh doanh phải thu thập thông tin chi tiết về hàng hóa để thông báo cho bộ phận chứng từ và nhân viên kiểm tra để tìm mã HS phù hợp Việc xác định mã HS dựa vào thông tin hàng hóa cụ thể.
- Tài liệu kỹ thuật, thành phần, cấu tạo, tính chất lý–hóa, công dụng,… của hàng
Sáu quy tắc tổng quát được quy định trong Phụ lục II của Thông tư số 103/2015/TT-BTC, ban hành ngày 01 tháng 7 năm 2015 của Bộ Tài chính, nhằm phân loại hàng hóa theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu VN Các quy tắc này dựa trên Hệ thống hài hoà mô tả và mã hoá hàng hoá (HS) của Tổ chức Hải quan thế giới, giúp đảm bảo tính nhất quán và chính xác trong việc phân loại hàng hóa.
Danh mục hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu của Việt Nam được quy định tại Phụ lục I của Thông tư số 103/2015/TT-BTC, ban hành ngày 01 tháng 7 năm 2015 bởi Bộ Tài chính, bao gồm tên hàng bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh.
Sau khi kiểm tra chứng từ của Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Việt Nhật và xác nhận rằng các nội dung trên chứng từ hoàn toàn đồng nhất và không có sai sót, nhân viên đã tiến hành khai hải quan điện tử.
Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Việt Nhật là khách hàng thường xuyên nhập khẩu nồi áp suất điện, do đó mã HS cho mặt hàng này đã được xác định rõ ràng là 8516.60.90.
Sau khi xác định mã HS của hàng hóa, nhân viên cần xem xét xuất xứ, điều kiện vận chuyển và tham khảo mức thuế suất để tính toán thuế phù hợp.
NK hàng hóa được xác định theo mã số HS tại Biểu thuế nhập khẩu theo Nghị định 122/2016/NĐ-CP ngày 01/9/2016 Để tra cứu mức thuế suất, bạn có thể truy cập mục “Tra cứu CSDL Danh mục - Biểu thuế - Phân loại – HS” trên Cổng thông tin điện tử Hải quan.
Đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển của Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu (NK) được chia thành các giai đoạn cụ thể, mỗi giai đoạn được giao cho bộ phận chuyên trách, giúp công việc diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
- Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban giúp công việc trở nên trôi chảy và suôn sẻ
- Đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình, luôn dành hết tâm huyết để hoàn thành công việc
- Tạo lập uy tín và xây dựng mối quan hệ thân thiết với các khách hàng thường xuyên và các đối tác trung thành
2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1 Hạn chế về trình độ chuyên môn và nghiệp vụ
Trình độ chuyên môn của nhân viên còn hạn chế, với đội ngũ còn non trẻ Kiến thức chủ yếu được hình thành từ việc học các chuyên ngành liên quan, cùng với kinh nghiệm tích lũy từ công việc thực tế và sự hỗ trợ từ đồng nghiệp.
Khách hàng của công ty thường là những đối tác trung thành, chỉ sử dụng một số mặt hàng nhất định, dẫn đến việc nhân viên quen thuộc với nghiệp vụ liên quan đến các mặt hàng này Khi tiếp nhận mặt hàng mới, nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu thường gặp khó khăn trong các giai đoạn như áp mã HS, khai hải quan và ưu đãi thuế quan Hơn nữa, phần lớn khách hàng của công ty đều sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa.
Việc NK nguyên container bằng đường biển khiến cho quá trình xuất hàng, đặc biệt là hàng lẻ LCL và hàng đường không, gặp nhiều khó khăn Nhân viên giao nhận vận tải (NVGN) thường lúng túng và mất thời gian để thích nghi với quy trình làm hàng mới tại cảng.
2.3.2.2 Hạn chế trong quá trình kiểm tra và chuẩn bị chứng từ
Sai sót trong kiểm tra và chuẩn bị chứng từ vẫn còn tồn tại, dẫn đến việc công ty phải chịu nhiều thời gian và chi phí phát sinh Khi chứng từ có lỗi, nhân viên cần từ 1 đến 2 ngày để xử lý, điều này có thể làm chậm trễ kế hoạch dự kiến và gây ra chi phí lưu kho tăng cao.
Nguyên nhân chính dẫn đến sai sót trong quy trình làm việc là do nguồn lực của công ty còn hạn chế, khiến nhân viên cần phải xử lý nhiều hợp đồng từ các mặt hàng khác nhau cùng một lúc, dễ gây nhầm lẫn Hơn nữa, trong quá trình bổ sung hồ sơ, nhân viên có thể nhập sai thông tin như số Invoice hoặc số B/L, dẫn đến việc cán bộ chi cục phát hiện lỗi và yêu cầu trả lại báo cáo Điều này làm mất thêm một ngày để chỉnh sửa văn bản và xin mộc hoặc chữ ký từ công ty khách hàng.
2.3.2.3 Hạn chế về hoạt động Marketing, tìm kiếm khách hàng
Hoạt động marketing và tìm kiếm khách hàng của công ty chưa đạt hiệu quả mong muốn, với sự thiếu chú trọng và nhiều hạn chế so với các công ty giao nhận khác Phòng kinh doanh chưa phát huy tốt khả năng trong việc tìm kiếm khách hàng, đồng thời kỹ năng đàm phán thương lượng còn yếu kém.
Khách hàng mới của công ty thường đến từ mối quan hệ do giám đốc thiết lập hoặc từ sự giới thiệu của các đối tác trung thành Mặc dù tìm kiếm khách hàng qua internet là một phương pháp phổ biến, nhưng việc này trở nên kém hiệu quả khi có quá nhiều công ty dịch vụ lớn nhỏ, gây khó khăn trong việc thu hút sự chú ý của khách hàng.
2.3.2.4 Hạn chế về vấn đề xoay vòng vốn
Thiếu hụt vốn và vấn đề xoay vòng vốn là những yếu tố quan trọng mà công ty cần xem xét, vì chúng ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình giao nhận Tình trạng này có thể gây gián đoạn cho toàn bộ quy trình, dẫn đến chi phí phát sinh và lãng phí thời gian.
Công ty nhỏ với vốn điều lệ hạn chế dẫn đến thiếu hụt vốn trong việc thanh toán cước phí và chi phí cho khách hàng, gây gián đoạn trong quá trình giao nhận, đặc biệt vào mùa cao điểm Mặc dù các đối tác trung thành thông cảm với khó khăn trong việc xoay vòng vốn và thường ứng trước tiền dịch vụ, nhưng khách hàng mới thường chỉ thanh toán sau khi hàng hóa được thông quan.
2.3.2.5 Hạn chế về vấn đề quản lý thời gian
Thời gian làm việc với hãng tàu và thời gian thực hiện thủ tục Hải quan mất nhiều thời gian chờ đợi, hiệu quả công việc không cao
Quy trình làm thủ tục và giao dịch tại Việt Nam vẫn còn chậm chạp, đặc biệt trong mùa cao điểm giao nhận, khi nhân viên giao nhận (NVGN) có thể mất gần một ngày chỉ để chờ lấy D/O, cược container hoặc đóng phí Trong thời gian chờ đợi, họ không thể thực hiện công việc khác vì nếu bỏ qua số thứ tự, nhân viên hãng tàu sẽ không xử lý, dẫn đến khối lượng công việc tăng nhưng năng suất lại không hiệu quả Hơn nữa, làm thủ tục hải quan là một trong những công việc tốn nhiều thời gian nhất của NVGN.
2.3.2.6 Hạn chế về vấn đề phát sinh chi phí cao
Chi phí sản xuất hàng hóa, chi phí đào tạo nhân viên và chi phí phát sinh do sai sót của nhân viên có thể dẫn đến tổn thất tài chính, đôi khi khiến hợp đồng không mang lại lợi nhuận hoặc chỉ có lợi nhuận rất thấp.
Khi nhận một lô hàng mới, nhân viên bộ phận XNK cần dự báo khối lượng công việc và thời gian hoàn thành Tuy nhiên, sự chậm trễ có thể xảy ra do yếu tố khách quan như thời tiết hoặc chủ quan như sai sót chứng từ, dẫn đến kế hoạch bị trì hoãn và phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi mà công ty phải gánh chịu Đặc biệt, nhiều lô hàng chỉ bao gồm một container với lợi nhuận thấp hoặc không có lợi nhuận, nhưng để xây dựng mối quan hệ và uy tín, công ty vẫn phải chi trả các khoản bù lỗ.
Chương 2 của bài viết được chia thành ba phần chính, trong đó phần đầu tiên giới thiệu tổng quát về Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương, bao gồm quy mô và cơ cấu tổ chức của công ty Ngoài ra, phần này cũng cung cấp đánh giá sơ bộ về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong ba năm từ 2014.
Công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương, sau hơn 4 năm hoạt động, đã đạt được những bước khởi đầu hiệu quả dù còn non trẻ và thiếu kinh nghiệm trong thị trường giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Sự quyết tâm của lãnh đạo cùng với sự nhiệt tình của nhân viên đã giúp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng Để cải thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển, giám đốc đã thiết lập một quy trình gồm 7 giai đoạn, từ “Đàm phán và ký kết hợp đồng” đến “Quyết toán và bàn giao BCT cho khách hàng”, với sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban Qua phân tích thực tế, quy trình này cho thấy nhiều ưu điểm phù hợp với yêu cầu của thị trường, tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
