Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Một số luận văn cao học đã bảo vệ thành công
Bùi Thu Hà (2008) đã thực hiện luận văn thạc sĩ về Lưu trữ học tại Thư viện Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, nghiên cứu về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của UBND tỉnh Phú Thọ.
Lê Thanh Hùng (2014) đã thực hiện luận văn thạc sỹ về tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm lưu trữ Thành phố Đà Nẵng Luận văn này hiện đang được lưu giữ tại Thư viện Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội.
Hoàng Thị Hương Giang (2014) đã thực hiện luận văn thạc sỹ về tổ chức khoa học tài liệu tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản thuộc Bộ Tài nguyên Môi trường Luận văn này hiện được lưu trữ tại Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội.
- Nguyễn Thị Thu (2015), Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ địa chính của Sở
Tài nguyên và Môi trường tỉnh Lâm Đồng, lưu tại Thư viện Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội.
Một số công trình nghiên cứu khác có liên quan
- Vương Đình Quyền, Trao đổi ý kiến về thuật ngữ phân loại tài liệu và hệ thống hóa tài liệu, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 1/1982
Nguyễn Thị Minh Tâm đã phân tích thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ địa chính – nhà đất tại Thành phố Hồ Chí Minh trong bài viết của mình, đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 40/2006 Bài viết nêu rõ những khó khăn và thách thức hiện tại trong việc quản lý tài liệu, đồng thời đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả lưu trữ và bảo quản thông tin địa chính.
Nguyễn Thị Thủy và tác giả Hoàng Văn Thụ đã nghiên cứu về việc quản lý nguồn tài liệu tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện ở các tỉnh phía Nam Bài viết mang tên "Quản lý nguồn tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện ở các tỉnh phía Nam - thực trạng và giải pháp" được đăng trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7 năm 2023 Nghiên cứu này không chỉ chỉ ra những vấn đề hiện tại trong quản lý tài liệu mà còn đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ và quản lý thông tin.
Nguyễn Anh Thư và tác giả Đặng Thị Bích Luận đã nghiên cứu thực tiễn quản lý tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ tại một số bộ, ngành Bài viết của họ, đăng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 7 năm 2017, cũng đưa ra một số đề xuất nhằm cải thiện quy trình này.
Nguyễn Liên Hương đã trình bày những vấn đề quan trọng liên quan đến việc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ và tài liệu chuyên ngành trong hội thảo "Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ chuyên ngành - Những vấn đề đặt ra" tại Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước năm 2017 Việc xác định thời hạn bảo quản phù hợp là cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong công tác lưu trữ.
Các nghiên cứu và bài viết đã chỉ ra rằng các tác giả đã khám phá nhiều khía cạnh của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ cấp huyện, đồng thời nhấn mạnh đặc thù của tài liệu chuyên ngành Những công trình này cũng đề cập đến việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại một số cơ quan và địa phương cụ thể Đây là nguồn tư liệu quý giá cho đề tài nghiên cứu, và tác giả đã kế thừa một số nghiên cứu đã được công bố trong quá trình viết luận văn.
Đến nay, chưa có nghiên cứu nào công bố về việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế ở thành phố Hồ Chí Minh, do đó, đề tài này hoàn toàn mới và không bị trùng lắp.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu
- Nêu rõ cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý về công tác lưu trữ và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Khảo sát thực tế tại một số Chi cục Thuế ở TP Hồ Chí Minh cho thấy tình hình tổ chức quản lý và khoa học tài liệu còn nhiều bất cập Việc sắp xếp và lưu trữ tài liệu chưa được thực hiện một cách hiệu quả, dẫn đến khó khăn trong việc truy xuất thông tin Cần cải thiện quy trình quản lý tài liệu để nâng cao hiệu quả công việc và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân.
Dựa trên nghiên cứu và khảo sát, chúng tôi đề xuất các biện pháp thống nhất nhằm xây dựng một phương án tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ có thể áp dụng chung tại các Chi cục Thuế khu vực, quận, huyện ở Thành phố Hồ Chí Minh trong tương lai.
Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu cơ sở lý luận, căn cứ pháp lý về tổ chức tài liệu lưu trữ
- Khảo sát thực tế, phân tích đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế trên địa bàn Thành phố HCM
Để nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa học tài liệu Thuế, cần đề xuất các biện pháp cụ thể và khả thi Những biện pháp này sẽ giúp cải thiện hiệu quả trong việc quản lý và sử dụng tài liệu, đồng thời đảm bảo tính chính xác và cập nhật của thông tin thuế Việc áp dụng công nghệ thông tin và xây dựng hệ thống lưu trữ khoa học cũng là những yếu tố quan trọng trong việc nâng cao chất lượng công tác này.
Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện nghiên cứu đề tài này, tôi đã áp dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin cùng với các phương pháp của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử.
Các phương pháp nghiên cứu cụ thể:
- Phương pháp khảo sát thực tế, điều tra xã hội học:
Trong quá trình khảo sát thực tế tại các Chi cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh, tôi đã tham gia vào các đợt kiểm tra cùng Đoàn kiểm tra của Văn phòng Cục Thuế về công tác Văn thư - Lưu trữ Tôi tập trung quan sát và thống kê số lượng, hiện trạng, cũng như việc bảo quản và tra cứu thông tin hồ sơ tài liệu của các công chức thuế Bên cạnh đó, tôi đã phỏng vấn trực tiếp một số công chức phụ trách lưu trữ và các công chức làm việc tại các Đội thuế về cách thức lưu giữ, thống kê, bảo quản và tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ Việc khảo sát này đã giúp tôi có cái nhìn toàn diện và thực tế hơn về công tác lưu trữ tại các Chi cục Thuế.
Phương pháp này được áp dụng nhằm phân tích sự khác biệt giữa lý luận và quy định của Nhà nước với thực tiễn tổ chức tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế ở Thành phố Hồ Chí Minh Đồng thời, nghiên cứu cũng so sánh các Chi cục Thuế về cơ cấu tổ chức, điều kiện cơ sở vật chất, số lượng hồ sơ tài liệu, và cách thức quản lý tài liệu lưu trữ, từ đó rút ra những đặc điểm chung và riêng của từng Chi cục Thuế.
Tôi đã tiến hành so sánh dữ liệu khảo sát thực tế với các báo cáo của các Chi cục Thuế để đánh giá mức độ chính xác, từ đó đưa ra những nhận định rõ ràng và đáng tin cậy hơn.
- Phương pháp thống kê, tổng hợp:
Thống kê các tiêu chí liên quan đến nhân sự làm văn thư, lưu trữ, số lượng tài liệu lưu trữ tại các kho và phòng làm việc của các Đội, tình trạng vật lý và trang thiết bị trong kho là rất quan trọng Việc khảo sát thực tế kết hợp với các báo cáo về công tác Văn thư - Lưu trữ của các Chi cục Thuế trong những năm qua giúp tổng hợp thông tin một cách hiệu quả Dữ liệu thu thập được sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về thực trạng, ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân, từ đó làm cơ sở để đề xuất các giải pháp phù hợp.
Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Luận văn thành công sẽ góp phần quan trọng vào lý luận lưu trữ học, đặc biệt trong nghiên cứu tổ chức khoa học tài liệu chuyên ngành thuế.
Luận văn này nhằm giải quyết các vấn đề liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu tại các Chi cục Thuế ở thành phố Hồ Chí Minh, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và phục vụ công tác thu thuế.
Luận văn này không chỉ là tài liệu tham khảo quý giá cho các cơ quan chuyên ngành thuế mà còn hữu ích cho học viên và sinh viên ngành Lưu trữ học, cùng những ai quan tâm đến lĩnh vực này.
Chúng tôi thực hiện đề tài “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh” với mong muốn nghiên cứu như một nhiệm vụ cần thiết cho học viên Cao học chuyên ngành lưu trữ Đề tài này cũng thể hiện trách nhiệm của công chức lưu trữ sau khi được tuyển dụng vào ngành Thuế Việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hiệu quả sẽ tạo tiền đề và cơ sở cho việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ liên quan.
Bố cục của luận văn
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Phụ lục, nội dung luận văn được kết cấu thành 03 chương gồm:
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Chương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh
Chương 3: Các giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo, công chức tại các Chi cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh, lãnh đạo Văn phòng Cục Thuế Thành phố, Ban cán sự lớp Cao học lưu trữ k2, và đặc biệt là TS Nguyễn Liên Hương, người đã định hướng và hỗ trợ tôi hoàn thành luận văn này.
Do hạn chế về thời gian và trình độ cá nhân, luận văn này không thể tránh khỏi một số thiếu sót Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ các thầy cô, bạn bè và đồng nghiệp để hoàn thiện hơn TP.Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 7 năm 2020.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Cơ sở lý luận
1.1.1 Một số khái niệm liên quan:
Văn bản chuyên ngành được hình thành trong quá trình thực hiện các hoạt động chuyên môn và nghiệp vụ của một lĩnh vực cụ thể Những văn bản này thường do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành quy định.
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân Những tài liệu này được bảo quản trong các kho lưu trữ nhằm phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, nghiên cứu khoa học, cũng như hỗ trợ hoạt động quản lý lãnh đạo của toàn xã hội.
- Tài liệu lưu trữ chuyên ngành:
Tài liệu lưu trữ chuyên ngành là văn bản được tạo ra trong quá trình thực hiện các hoạt động chuyên môn của một lĩnh vực, theo quy định của người đứng đầu cơ quan quản lý Những tài liệu này có giá trị quan trọng và được lưu giữ để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của ngành cũng như đáp ứng các nhu cầu chính đáng khác.
- Hồ sơ và hồ sơ chuyên ngành:
Hồ sơ là tập hợp các tài liệu và văn bản liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, được hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
Từ những khái đã nêu ở trên, có thể tổng hợp và đưa ra khái niệm về hồ sơ chuyên môn ngành thuế như sau:
Hồ sơ chuyên ngành thuế bao gồm các văn bản và tài liệu phản ánh hoạt động chuyên môn của cơ quan thuế Những tài liệu này được hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết các công việc theo chức năng và nhiệm vụ được quy định trong các văn bản pháp quy.
Ví dụ: hồ sơ đăng ký thuế, khai thuế, hoàn thuế, miễn thuế, giảm thuế, xoá nợ tiền thuế, xoá nợ tiền phạt
- Khái niệm về tổ chức khoa học tài liệu:
Khoa học có nhiều định nghĩa khác nhau, nhưng trong bối cảnh tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, chúng ta xem xét thuật ngữ “khoa học” như một tính từ Theo từ điển Việt-Việt, tính từ này có nghĩa là “có tính chất khoa học hay thuộc về khoa học” Khoa học gắn liền với sự ngăn nắp, trật tự, logic và hợp lý, dựa trên các nguyên tắc, quy trình và giải pháp cụ thể khi thực hiện một công việc.
Tổ chức khoa học tài liệu bao gồm các bước nghiệp vụ cơ bản trong công tác lưu trữ, như phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học Mục tiêu của quá trình này là nhằm phục vụ việc tra cứu tài liệu một cách thuận lợi, nhanh chóng và chính xác.
1.1.2 Nội dung cơ bản của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ:
Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ bao gồm các hoạt động như thu thập và bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, cũng như xây dựng các công cụ tra cứu tài liệu Bên cạnh đó, còn có những công tác bổ trợ khác liên quan đến các ngành khoa học, kỹ thuật và tin học.
1.1.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu:
Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn gốc và thành phần tài liệu cần nộp lưu vào cơ quan lưu trữ quốc gia, đồng thời lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quy định của Nhà nước.
Bổ sung tài liệu là quá trình xác định và tìm kiếm các tài liệu còn thiếu hoặc chưa hoàn chỉnh trong hồ sơ và phông lưu trữ, nhằm hoàn thiện hệ thống lưu trữ của cơ quan và Phông Lưu trữ Quốc gia theo quy định hiện hành của Nhà nước.
Phân loại tài liệu lưu trữ dựa trên các đặc trưng phổ biến nhằm chia chúng thành các khối, nhóm hoặc đơn vị khác nhau để quản lý và sử dụng hiệu quả Mục đích của việc phân loại tài liệu bao gồm việc tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao khả năng truy cập thông tin.
Phân loại tài liệu trong các Phông lưu trữ giúp tổ chức và sắp xếp tài liệu một cách khoa học Việc này tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tìm kiếm tài liệu, đồng thời nâng cao hiệu quả trong công tác lưu trữ.
Phân loại tài liệu là yếu tố quan trọng giúp dễ dàng tra cứu và khai thác thông tin Nhờ vào việc phân loại khoa học, người dùng có thể tìm kiếm tài liệu theo phông, khối, nhóm hoặc theo các vấn đề quan tâm một cách thuận lợi.
1.1.2.3 Xác định giá trị tài liệu:
Xác định giá trị tài liệu dựa trên nguyên tắc và tiêu chuẩn của lưu trữ học, nhằm quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân Giá trị của tài liệu được đánh giá dựa trên các khía cạnh chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học lịch sử và các giá trị khác.
Để bảo quản các tài liệu có giá trị trong Phông Lưu trữ Quốc gia, cần lựa chọn kỹ lưỡng và loại bỏ những tài liệu không còn giá trị để tiêu hủy Công tác xác định giá trị tài liệu bao gồm nhiều nội dung cụ thể nhằm đạt được mục tiêu này.
- Vận dụng những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn để xác định giá trị của từng tài liệu hoặc các tài liệu trong một hồ sơ
- Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu (gồm những loại có thời hạn vĩnh viễn và loại có thời hạn cụ thể)
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CHI CỤC THUẾ TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH
Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế
Quyết định số 110/QĐ-BTC ngày 14 tháng 01 năm 2019 của Bộ Tài chính quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế tại các quận, huyện, thị xã, thành phố và Chi cục Thuế khu vực trực thuộc Cục Thuế tỉnh, thành phố.
1 Chi cục Thuế ở các quận, huyện, thị xã, thành phố; Chi cục Thuế khu vực (gọi chung là Chi cục Thuế) là tổ chức trực thuộc Cục Thuế cấp tỉnh, có chức năng tổ chức thực hiện công tác quản lý thuế, phí, lệ phí, các khoản thu khác của ngân sách nhà nước (sau đây gọi chung là thuế) thuộc phạm vi nhiệm vụ của cơ quan thuế quản lý thu trên địa bàn theo quy định của pháp luật
2 Chi cục Thuế có tư cách pháp nhân, con dấu riêng, được mờ tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của pháp luật
2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn:
Chi cục Thuế thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm theo quy định của Luật Quản lý thuế cùng các luật thuế và quy định pháp luật liên quan Các nhiệm vụ cụ thể của Chi cục bao gồm việc quản lý thuế, thực hiện kiểm tra, thanh tra thuế, và hỗ trợ người nộp thuế trong việc tuân thủ nghĩa vụ thuế.
1 Tổ chức triển khai thực hiện thống nhất các văn bản quy phạm pháp luật về thuế, quản lý thuế và các văn bản quy định của pháp luật khác có liên quan; quy trình, biện pháp nghiệp vụ quản lý thuế trên địa bàn
2 Tổ chức thực hiện dự toán thu thuế hàng năm được giao; tổng họp, phân tích, đánh giá công tác quản lý thuế; tham mưu với cấp ủy, chính quyền địa phưong về công tác lập và chấp hành dự toán thu ngân sách nhà nước, về công tác quản lý thuế trên địa bàn; chủ trì và phối hợp chặt chẽ với các ngành, cơ quan, đơn vị liên quan để thực hiện nhiệm vụ được giao
3 Tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền, hướng dẫn, giải thích chính sách thuế của Nhà nước; hỗ trợ người nộp thuế trên địa bàn thực hiện nghĩa vụ nộp thuế theo đúng quy định của pháp luật
4 Kiến nghị với Cục trưởng Cục Thuế những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật về thuế, các quy trình chuyên môn nghiệp vụ, các quy định quản lý nội bộ và những vấn đề vượt quá thẩm quyền giải quyết của Chi cục Thuế
5 Tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý thuế đối với người nộp thuế thuộc phạm vi quản lý của Chi cục Thuế: đãng ký thuế; khai thuế; tính thuế; thông báo thuế; nộp thuế; hoàn thuế; khấu trừ thuế; miễn thuế, giảm thuế; xoá nợ tiền thuế, tiền phạt; kế toán thuế đối với người nộp thuế; đôn đốc người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ thuế đầy đủ, kịp thời vào ngân sách nhà nước
Quyết định số 110/QĐ-BTC ngày 14 tháng 01 năm 2019 của Bộ Tài chính quy định 21 nhiệm vụ cơ bản của các Chi cục Thuế, bao gồm chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế tại quận, huyện, thị xã, thành phố và khu vực trực thuộc Cục Thuế tỉnh, thành phố trên toàn quốc Cục Thuế sẽ dựa vào các quy định này để tổ chức bộ máy thu thuế phù hợp với thực tế tại mỗi Chi cục Thuế.
Cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế bao gồm Ban lãnh đạo và các Đội thuế, được quy định tại Quyết định số 110/QĐ-BTC ngày 14 tháng 01 năm 2019 của Bộ Tài chính Quyết định này nêu rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu trúc tổ chức của Chi cục Thuế ở các quận, huyện, thị xã, thành phố, cũng như Chi cục Thuế khu vực thuộc Cục Thuế tỉnh, thành phố.
1 Cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế được tổ chức như sau: a) Chi cục Thuế có số thu trên 1000 tỷ đồng/năm (không kể thu từ dầu và thu từ đất); quản lý trên 5000 doanh nghiệp được tổ chức các Đội sau:
- Đội Tuyên truyền - Hỗ trợ người nộp thuế
- Đội Kê khai - Kê toán thuê - Tin học
- Đội Kiểm tra nội bộ
- Đội Quản lý nợ và Cưỡng chế nợ thuế
- Đội Tổng hợp - Nghiệp vụ - Dự toán - Pháp chế
- Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ - Quản trị - Ấn chỉ
- Đội Trước bạ và thu khác
- Không quá 03 Đội Kiểm tra thuế
Mỗi xã, phường hoặc liên xã phường không được phép có quá 08 Đội Quản lý thuế, và số lượng này phải phù hợp với số Đội Quản lý thuế hiện có của đơn vị Ngoài ra, Chi cục Thuế cần đạt mức thu từ 300 tỷ đồng đến 1000 tỷ đồng mỗi năm.
Quản lý từ 5000 doanh nghiệp trở xuống hoặc đáp ứng một trong hai tiêu chí theo điểm a, khoản này sẽ được tổ chức thành các Đội, không bao gồm thu từ dầu và thu từ đắt.
- Đội Tuyên truyền - Hỗ trợ người nộp thuế - Trước bạ - Thu khác
- Đội Kê khai - Kế toán thuế - Tin học - Nghiệp vụ - Dự toán - Pháp chế
- Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ - Quản trị - Ấn chỉ
- Không quá 02 Đội Kiểm tra thuế (bao gồm thực hiện nhiệm vụ Quản lý nợ và Cưỡng chế nợ thuế)
Mỗi Chi cục Thuế không được phép thành lập quá 06 Đội Quản lý thuế tại các xã, phường hoặc liên xã, phường, đồng thời phải đảm bảo số lượng này không vượt quá số Đội Quản lý thuế hiện có tại đơn vị Đối với các Chi cục Thuế có mức thu từ 50 tỷ đồng/năm đến dưới 300 tỷ đồng/năm, việc quản lý thuế cần được tổ chức hợp lý và hiệu quả.
(không kể thu từ dầu và thu từ đất) được tổ chức các Đội sau:
- Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ - Quản trị - Ấn chỉ
- Đội Nghiệp vụ Quản lý thuế (Tuyên truyền - Hỗ trợ - Nghiệp vụ
- Dự toán - Kê khai - Kê toán thuế - Tin học - Trước bạ và thu khác
- Đội Kiếm tra thuế (bao gồm thực hiện nhiệm vụ Quản lý nợ và Cưỡng chế nợ thuế)
Mỗi đơn vị chỉ được thành lập tối đa 03 Đội Quản lý thuế tại cấp xã, phường hoặc liên xã, phường, và số lượng này không được vượt quá số Đội Quản lý thuế hiện có Đối với các Chi cục Thuế có tổng số thu dưới 50 tỷ đồng mỗi năm (không bao gồm thu từ dầu và thu từ đất), sẽ được tổ chức thành 02 Đội Quản lý thuế.
- Đội Tổng hợp (Hành chính - Nhân sự - Tài vụ - Quản trị - Ấn chỉ - Nghiệp vụ - Dự toán)
Thành phần tài liệu chủ yếu tại các Chi cục Thuế trên địa bàn TP Hồ Chí Minh
Theo Quyết định số 110/QĐ-BTC ngày 14 tháng 01 năm 2019 của Bộ Tài Chính, Chi Cục Thuế quận, huyện, thị xã, thành phố và Chi Cục Thuế khu vực trực thuộc Cục Thuế tỉnh, thành phố có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng Tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các Chi Cục Thuế bao gồm tài liệu hành chính và tài liệu chuyên môn liên quan đến thuế.
Tài liệu hành chính, tổ chức, quản trị và tài vụ là những thành phần thiết yếu trong các cơ quan nhà nước, phản ánh quá trình hình thành, phát triển, cơ cấu tổ chức và nhân sự, cũng như tình hình và kết quả hoạt động của cơ quan.
- Các tập lưu hồ sơ công văn đi, đến tại Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ- Ấn chỉ và các Đội thuế khác
Tài liệu về Tổ chức cán bộ và Lao động tiền lương bao gồm các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn từ Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế, cùng với các văn bản do Cục Thuế ban hành liên quan đến công tác này.
Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương trong Cục Thuế, Chi cục Thuế
- Đề án quy hoạch cán bộ của Chi cục Thuế
- Các văn bản về chỉ tiêu biên chế và báo cáo tình hình thực hiện chỉ tiêu biên chế hàng năm của Chi cục Thuế
- Hồ sơ xây dựng chức danh và tiêu chuẩn nghiệp vụ công chức của Chi cục Thuế
- Các hồ sơ nhân sự trong Chi cục Thuế
Tài liệu liên quan đến lao động tiền lương bao gồm kế hoạch và báo cáo hàng năm về công tác lao động tiền lương, hồ sơ nâng lương hàng năm của Chi cục Thuế, cùng với các văn bản trao đổi về công tác này.
Tài liệu đào tạo và bồi dưỡng bao gồm kế hoạch và quy hoạch cho cán bộ, hồ sơ các lớp đào tạo cùng kết quả học tập, quyết định công nhận kết quả học tập, và hồ sơ tập huấn các chuyên đề liên quan đến ngành thuế.
Nội dung tài liệu nghiên cứu chính sách thuế và khoa học bao gồm các đề án cải cách thuế qua từng thời kỳ, báo cáo về công tác cải cách thuế của Chi cục Thuế, và hồ sơ hội nghị tổng kết về công tác cải cách thuế.
Tài liệu về thanh tra và kiểm tra bao gồm các văn bản chỉ đạo liên quan đến công tác thanh tra, kiểm tra, cũng như việc giải quyết khiếu nại và tố cáo Ngoài ra, hồ sơ thanh tra nội bộ của Chi cục Thuế và hồ sơ thanh tra đối tượng nộp thuế cũng là những phần quan trọng Bên cạnh đó, báo cáo hàng năm về công tác thanh tra của Chi cục Thuế và hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo cũng cần được lưu giữ đầy đủ.
Tài liệu về tài chính kế toán bao gồm các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn công tác tài chính, kế toán; hồ sơ xây dựng chế độ quy định về tài chính kế toán; các chứng từ kế toán, sổ kế toán; báo cáo tài chính quý và năm; báo cáo dự toán hàng năm cùng với báo cáo quyết toán hàng năm; và hồ sơ tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra tài chính kế toán của Chi cục Thuế.
Tài liệu về quản trị văn phòng bao gồm kế hoạch và báo cáo liên quan đến công tác quản trị, cũng như các văn bản hướng dẫn về xây dựng và sửa chữa công trình của cơ quan Ngoài ra, hồ sơ mua sắm trang thiết bị cũng là một phần quan trọng trong quá trình quản lý, đảm bảo hiệu quả và đáp ứng nhu cầu sử dụng của tổ chức.
Tài liệu liên quan đến Đảng, Công đoàn và Đoàn Thanh niên bao gồm các thông tin về công tác của Đảng, hoạt động của Công đoàn và chương trình của Đoàn Thanh niên Ngoài ra, các kế hoạch công tác hàng năm của chi bộ Đảng và Đoàn cũng được trình bày rõ ràng, giúp tăng cường hiệu quả hoạt động và sự phối hợp giữa các tổ chức.
Khối lượng tài liệu không lớn nhưng số lượng văn bản đơn lẻ lại phong phú và đa dạng Các loại tài liệu này có giá trị và thời hạn bảo quản khác nhau, bao gồm hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, lâu dài (70 năm), 50 năm (tập lưu công văn đi), và ngắn hạn chỉ một tuần (như báo cáo, kế hoạch ngày).
2.2.2 Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành Thuế
Các Chi cục Thuế có nhiệm vụ quản lý thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác cho ngân sách nhà nước Họ thực hiện dự toán thu thuế hàng năm, đồng thời tổng hợp, phân tích và đánh giá công tác quản lý thuế Bên cạnh đó, các Chi cục cũng tổ chức tuyên truyền, hướng dẫn và giải thích chính sách thuế của Nhà nước, hỗ trợ người nộp thuế trong việc thực hiện nghĩa vụ nộp thuế theo quy định pháp luật, và kiểm tra việc chấp hành luật thuế của các doanh nghiệp, cá nhân trong khu vực quản lý.
Trong quá trình hoạt động, các Chi cục Thuế đã hình thành nhiều loại hồ sơ và tài liệu chuyên môn quan trọng Những tài liệu này được lưu giữ và bảo quản cẩn thận để phục vụ cho việc khai thác thông tin trong công tác quản lý Các tài liệu này được phân loại thành nhiều nhóm khác nhau, phản ánh sự đa dạng và tính chất chuyên môn của hoạt động thuế.
Nhóm hồ sơ quản lý thuế bao gồm các tài liệu quan trọng như hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp, hồ sơ khai thuế, hồ sơ đăng ký thuế, hồ sơ theo dõi thuế, hồ sơ quyết toán thuế, hồ sơ miễn giảm thuế, hồ sơ hoàn thuế, hồ sơ kiểm tra sau khi hoàn thuế, và hồ sơ hoàn thuế theo Hiệp định Quốc tế về thuế.
Nhóm hồ sơ thuế liên quan đến trước bạ nhà đất bao gồm các tài liệu như hồ sơ chuyển quyền sử dụng đất, khai thuế nhà, đất, và khai tiền sử dụng đất nông nghiệp Ngoài ra, còn có hồ sơ khai tiền thuê đất, hồ sơ duyệt bộ sử dụng đất nông nghiệp, cùng với hồ sơ miễn giảm thuế cho hộ chính sách và hộ nghèo Đây là khối tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, nhưng hiện nay, nhiều Chi cục Thuế chưa áp dụng chế độ bảo quản phù hợp, dẫn đến nguy cơ giảm tuổi thọ của tài liệu.
Đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ chuyên môn ngành Thuế
2.3.1 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ chuyên ngành thuế:
Ngành thuế tạo ra nhiều hồ sơ và tài liệu đặc thù, bao gồm hóa đơn, ấn chỉ và các tài liệu liên quan đến thuế tiêu thụ đặc biệt Ngoài ra, còn có hồ sơ quản lý thuế, tài liệu doanh nghiệp, thông tin về thuế chuyển nhượng quyền sử dụng đất, lệ phí trước bạ nhà đất, cùng với tờ khai trước bạ ôtô, xe máy và tàu thuyền.
Hoạt động hành chính hàng ngày và nghiệp vụ chuyên ngành thuế bao gồm tuyên truyền hỗ trợ chính sách thuế, ấn định và quản lý thuế, cũng như giải quyết khiếu nại Sau khi hoàn tất công việc theo quy định hiện hành, các tài liệu liên quan sẽ được lập hồ sơ và bảo quản trong kho lưu trữ, phục vụ cho việc khai thác và sử dụng thông tin sau này.
2.3.2 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ chuyên ngành thuế:
Có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý thuế tại địa phương, phản ánh tình hình thu thuế và nội dung các nghiệp vụ có liên quan
Quản lý nguồn thu của nhà nước tại địa phương là trách nhiệm chính của cơ quan thuế và các cơ quan liên quan Dựa trên hồ sơ lưu trữ, các cơ quan này theo dõi và đánh giá tình hình nộp thuế của các đối tượng nộp thuế, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong việc thu ngân sách.
Dựa trên hồ sơ lưu trữ, các nhà quản lý có thể đánh giá quá trình thực hiện công vụ của công chức thuế, đảm bảo tính minh bạch và phát hiện các vi phạm trong hoạt động thanh tra, kiểm tra công vụ và công chức.
Tất cả hồ sơ và tài liệu được hình thành trong hoạt động của các Chi cục Thuế đều phản ánh rõ nét sự lãnh đạo, chỉ đạo và quản lý điều hành trong quá trình thực hiện chức năng và nhiệm vụ của các Chi cục này.
Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại các Chi cục Thuế
Việc nghiên cứu và khảo sát vấn đề này là rất cần thiết, bởi nó có ảnh hưởng đáng kể đến công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
2.4.1 Phổ biến và triển khai các quy định của Nhà nước, Bộ, ngành về công tác lưu trữ:
Công tác phổ biến các văn bản cấp trên về văn thư và lưu trữ được thực hiện thông qua các hướng dẫn từ Phòng Hành chính - Lưu trữ Cục Thuế, hiện nay là Văn phòng Cục Thuế.
Tất cả văn bản hướng dẫn từ Cục Thuế sẽ được gửi đến các Chi cục Thuế, và lãnh đạo Chi cục sẽ chuyển giao (bản giấy hoặc file điện tử) cho lãnh đạo Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ- Ấn chỉ để triển khai thực hiện Thông tin sẽ được phổ biến tới các công chức thông qua lãnh đạo các Đội hoặc gửi qua email Tuy nhiên, nhiều công chức khi nhận email và thông tin liên quan đến văn thư, lưu trữ thường có tâm lý nghĩ rằng đó không phải là nhiệm vụ của mình.
Cục Thuế chỉ ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ khi nhận được chỉ đạo từ cấp trên hoặc các cơ quan chuyên môn, dẫn đến tình trạng các Chi cục Thuế thiếu sự chủ động và rõ ràng trong việc thực hiện công tác lưu trữ.
Việc phổ biến và triển khai các văn bản từ cấp trên liên quan đến công tác lưu trữ thường mang tính hình thức và không được công chức chú ý nhiều như công tác văn thư Điều này có thể do công tác văn thư gắn liền với công việc hàng ngày của công chức, bao gồm soạn thảo, ban hành và phát hành văn bản Ngược lại, công tác lưu trữ chỉ được quan tâm khi có yêu cầu từ lãnh đạo về việc giao nộp hồ sơ tài liệu để chuyển về lưu kho.
Văn bản chỉ đạo từ cấp trên về công tác lưu trữ thường mang tính chung chung, thiếu sự hướng dẫn cụ thể cho từng chi cục Mỗi Chi cục Thuế có quy mô, tình hình biên chế và cơ sở vật chất khác nhau, do đó, để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hiệu quả, cần có các giải pháp và mức độ tác động phù hợp.
Công chức phụ trách lưu trữ tại các Chi cục Thuế mong muốn lãnh đạo cấp trên chú trọng hơn đến việc phổ biến và triển khai các văn bản liên quan đến nghiệp vụ lưu trữ Việc này sẽ giúp từng công chức tại các Đội nâng cao hiệu quả trong công tác lập hồ sơ hiện hành, từ đó góp phần chuẩn hóa công tác lưu trữ trong tương lai.
2.4.2 Tổ chức bộ máy, nhân sự làm lưu trữ cơ quan
Nhân sự làm công tác lưu trữ thường là nhân viên thuộc Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ- Ấn chỉ, đội ngũ này đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ quan trọng trong Chi cục Thuế như quản lý nhân sự, chế độ chính sách, tài chính tài vụ, và quản lý cơ sở vật chất Tuy nhiên, do chính sách tinh giảm biên chế của nhà nước, những nhân sự thuộc các bộ phận tham mưu như Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ- Ấn chỉ thường nằm trong danh sách tinh giảm.
Công tác tuyển dụng của Tổng cục Thuế diễn ra chỉ hai năm một lần, gây khó khăn trong việc bổ sung nhân sự cho công tác lưu trữ tại Cục Thuế và các Chi cục Thuế quận, huyện Yêu cầu tuyển dụng cao về trình độ ngoại ngữ và công nghệ thông tin, cùng với tần suất tuyển dụng thưa thớt, thậm chí có thời kỳ tạm ngừng, đã dẫn đến tình trạng nhiều Chi cục Thuế phải gửi công văn xin bổ sung nhân sự nhưng vẫn chưa được đáp ứng.
Nhân sự làm công tác lưu trữ chuyên trách tại 22 Chi cục Thuế khu vực/quận/huyện hiện còn hạn chế Mặc dù một số Chi cục như Quận 1, 6, 10 đã có nhân sự có trình độ chuyên môn về văn thư lưu trữ, nhưng họ lại phải kiêm nhiệm công tác văn thư, chiếm hầu hết thời gian làm việc với các nhiệm vụ như quản lý văn bản đi, đến và đóng dấu Điều này dẫn đến việc quản lý tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ bị bỏ ngỏ, khi các Đội phải tự quản lý và tra tìm tài liệu của mình khi cần thiết.
Một số Chi cục Thuế, như Chi cục Thuế Quận 1, đã trải qua nhiều lần chỉnh lý do khối lượng tài liệu lưu trữ lớn Để quản lý hiệu quả, đơn vị này đã phân công cán bộ chuyên trách cho công tác lưu trữ Tuy nhiên, công chức phụ trách chỉ thực hiện được các công việc hàng ngày như tiếp nhận và tra tìm tài liệu, mà chưa hoàn thành tốt nhiệm vụ hướng dẫn nộp lưu và tiếp nhận tài liệu theo quy định hàng năm.
- Thống kê sơ bộ số lượng nhân sự phụ trách công tác lưu trữ tại 12 Chi cục Thuế quận, huyện:
Tên Chi cục Số lượng người phụ trách công tác lưu trữ
Trình độ đào tạo
1 Chi cục Thuế quận 1 02 Đúng chuyên ngành
Phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác
2 Chi cục Thuế Quận 2 01 Không đúng chuyên ngành
Nhân viên quản lý tài sản phụ trách
3 Chi cục Thuế Quận 3 01 Không đúng chuyên ngành
Văn thư kiêm quản lý các kho lưu trữ
4 Chi cục Thuế Quận 4 01 Không đúng chuyên ngành
Văn thư kiêm quản lý các kho lưu trữ
5 Chi cục Thuế Quận 5 01 Không đúng chuyên ngành
Nhân viên quản lý tài sản phụ trách
6 Chi cục Thuế Quận 6 01 Đúng chuyên ngành
Văn thư kiêm quản lý các kho lưu trữ
7 Chi cục Thuế Quận 8 01 Không đúng chuyên ngành
Văn thư khiêm quản lý các kho
8 Chi cục Thuế Quận 9 01 Không đúng chuyên ngành
Văn thư khiêm quản lý các kho
9 Chi cục Thuế Quận 10 02 Đúng chuyên Văn thư kiêm lưu
Theo thống kê sơ bộ, nhân sự phụ trách công tác lưu trữ tại các Chi cục Thuế hầu như không đủ Mặc dù một số Chi cục đã được phân bổ nhân sự, nhưng họ vẫn chưa được bố trí để tập trung vào công tác lưu trữ Các công chức phụ trách lưu trữ còn phải đảm nhận nhiều công việc khác như photo tài liệu, scan văn bản và giao hồ sơ Tại Chi cục Thuế Quận 1, nhiều nhân viên khuyết tật phải nhờ đồng nghiệp hỗ trợ trong việc di chuyển, khiến cho công việc lưu trữ trở nên khó khăn hơn Do đó, nhân viên phụ trách lưu trữ tại đây gặp nhiều vất vả trong công việc hàng ngày, nhưng không thực sự liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu.
Hiện tại, công tác lưu trữ tại các Chi cục Thuế đang gặp khó khăn do thiếu nhân sự và nguồn kinh phí Việc thiếu quan tâm đến công tác nhân sự tại Tổng cục Thuế đã làm cho việc tổ chức khoa học tài liệu trở nên phức tạp hơn Mặc dù tài liệu được bổ sung hàng năm, nhưng không có kinh phí để xây dựng kho lưu trữ Các tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn và các tài liệu có thời hạn cụ thể đang bị lưu trữ chung trong điều kiện không đảm bảo Do đó, nhu cầu về nhân sự cho công tác lưu trữ tại các Chi cục đang trở nên cấp bách hơn bao giờ hết.
2.4.3 Đầu tư kinh phí và cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ tại các Chi cục Thuế trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh:
2.4.3.1 Về kinh phí cho công tác chỉnh lý:
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một quá trình phức tạp và tốn thời gian, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên, bao gồm cả người thực hiện chỉnh lý và người sở hữu tài liệu Để đảm bảo hiệu quả, cần có sự quản lý nhất quán từ trưởng đoàn hoặc trưởng nhóm dựa trên phương án phân loại tài liệu đã được thiết lập trước đó.
Kinh phí cho công tác chỉnh lý thường rất lớn do những đặc trưng đặc thù, tuy nhiên, lãnh đạo các cấp vẫn cần phải đưa ra các phương án hiệu quả để giải quyết vấn đề tài chính trong ngành trữ.
10 Chi cục Thuế Quận 11 01 Không đúng chuyên ngành
Nhân viên quản lý tài sản phụ trách
11 Chi cục Thuế khu vực
03 công chức tại trụ sở Quận 7 và 01công chức tại một cửa Nhà Bè
12 Chi cục Thuế khu vực
Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế trên địa bàn TP Hồ Chí Minh
2.5.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Đối với lưu trữ của các Chi cục Thuế, nguồn thu thập bổ sung chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của các Đội quản lý thuế và các Đội tham mưu trực thuộc Đây là nguồn thu quan trọng và thường xuyên của lưu trữ cơ quan với một số nhóm tài liệu như sau:
- Văn thư Chi cục Thuế: nộp lưu các tập lưu văn bản đi của cơ quan khi kết thúc năm văn thư
Các đơn vị trực thuộc Chi cục Thuế, bao gồm các Đội thuế, chịu trách nhiệm hình thành hồ sơ công việc phản ánh chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình trong quá trình hoạt động Theo quy định tại Luật Lưu trữ, các hồ sơ chuyên môn này sẽ được giao nộp vào lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
Đến nay, công tác thu thập tài liệu lưu trữ của các Đội vẫn chưa được thực hiện hiệu quả Tài liệu giao nộp chủ yếu ở dạng bó gói, lộn xộn và chưa được lập hồ sơ đầy đủ Hệ quả là, hồ sơ và tài liệu khi nộp vào lưu trữ thường chỉ được đóng vào thùng carton hoặc bao tải, gây khó khăn trong việc quản lý và tra cứu.
Một số Chi cục Thuế chưa thực hiện lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, và cán bộ lưu trữ cũng chưa lập “Biên bản giao nhận tài liệu” Hầu hết tài liệu chỉ được thống kê theo số lượng thùng, bao tải và Đội nào mà không lập danh sách chi tiết theo quy định.
Nhiều Chi cục Thuế gặp khó khăn trong việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ do thiếu kho chứa tài liệu Tuy nhiên, một số Chi cục như Quận 1 và Quận 7 đã có kho lưu trữ và cán bộ phụ trách, giúp cải thiện quy trình thu thập hồ sơ và tài liệu, đảm bảo thực hiện đúng quy định về thủ tục giao nộp hồ sơ Khi tiến hành giao nhận hồ sơ, cả bên giao và bên nhận cần thực hiện các công việc cụ thể để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của tài liệu.
Kiểm tra và đối chiếu số lượng hồ sơ đã lập với biên bản giao nhận là cần thiết để xác định tính đầy đủ của tài liệu nộp vào kho lưu trữ.
Sau khi kiểm tra và xác định số lượng tài liệu nộp vào kho lưu trữ, cần thực hiện việc kiểm tra từng hồ sơ Việc này bao gồm đối chiếu với bảng thống kê trong tờ danh mục hồ sơ để xác định sự thống nhất giữa tài liệu có trong hồ sơ và mục lục hồ sơ.
Thông qua việc kiểm tra và đối chiếu, chúng ta có thể xác định số lượng hồ sơ thiếu hoặc thừa Bên nhận và bên giao sẽ cùng nhau lập hồ sơ giao nhận tài liệu thực tế.
+ Biên bản giao nhận hồ sơ tài liệu;
+ Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu
Biên bản giao nhận và danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được lập thành 02 bản: đội giao tài liệu giữ 01 bản, lưu trữ cơ quan giữ 01 bản
Tài liệu lưu trữ nhập kho, bất kể nguồn gốc hay phương thức, đều được ghi chép vào sổ nhập tài liệu lưu trữ hiện hành của cán bộ lưu trữ Trong quá trình này, tài liệu nhập sẽ được đánh số thứ tự và thống kê số lượng tài liệu một cách rõ ràng.
Mẫu sổ thu thập tài liệu:
Số lượng tài liệu Đặc điểm tình hình tài liệu
Tên đội giao nhận tài liệu
Ký nhận của bên giao tài liệu
1 20/03/2020 Tờ khai, báo cáo tài chính
Bỏ bìa ba dây, đóng thùng Đội KKKTT-
Khi giao nộp tài liệu vào lưu trữ, các đội hồ sơ cần đảm bảo lập đầy đủ và đúng quy định để thực hiện thủ tục giao nộp theo quy định hiện hành Đối với những đội chưa hoàn thiện hồ sơ, tài liệu sẽ được gửi vào kho lưu trữ tạm thời mà không lập mục lục, chỉ thống kê theo thùng, hộp Việc khai thác tài liệu từ kho tạm gặp khó khăn nếu xảy ra mất mát, do tài liệu không được quản lý theo cách khoa học Nếu các đội lập hồ sơ đầy đủ, cán bộ lưu trữ sẽ hỗ trợ tra cứu và cung cấp tài liệu, giúp quá trình cung cấp thông tin diễn ra nhanh chóng và hiệu quả Hầu hết các đơn vị thực hiện giao nộp tài liệu trực tiếp cho cán bộ lưu trữ tại đơn vị, nhưng một số công chức và lãnh đạo Đội thuế lại không giao nộp tài liệu vào kho chung vì lo ngại về sự an toàn và độ tin cậy của kho lưu trữ.
Nhiều chi cục thuế đang gặp khó khăn do diện tích làm việc hạn chế, dẫn đến việc không thể bố trí kho lưu trữ tài liệu Điều này khiến cho việc thu thập và lưu trữ tài liệu trong những năm gần đây không đầy đủ Một số chi cục có thực hiện việc giao nộp tài liệu, nhưng chủ yếu diễn ra trong các trường hợp sửa chữa, chuyển giao trụ sở hoặc khi khối lượng tài liệu tại phòng làm việc đã vượt quá khả năng lưu trữ.
Việc thu thập hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các Chi cục Thuế ở TP HCM chưa được thực hiện đầy đủ và đúng thời hạn theo quy định Hiện tại, chỉ khoảng 10-20% các chi cục thực hiện giao nộp hồ sơ mới, và quy trình cũng chưa hoàn toàn tuân thủ các yêu cầu Tài liệu nộp lưu thường chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh, mà chủ yếu được lưu trữ trong các file cứng và các cặp 3 dây theo từng sự vụ hoặc theo tên người nộp thuế.
2.5.2 Phân loại tài liệu lưu trữ:
Thời gian qua, công tác lưu trữ tại các Chi cục Thuế gặp khó khăn do thiếu nhân sự và chuyên môn, cùng với sự quan tâm hạn chế từ lãnh đạo Việc phân loại hồ sơ chưa được thực hiện hiệu quả, mặc dù một số Chi cục đã được phê duyệt kinh phí để chỉnh lý tài liệu Tuy nhiên, công tác chỉnh lý chỉ diễn ra một phần và chưa có Chi cục nào hoàn thành chỉnh lý toàn bộ phông do khối lượng tài liệu lớn và phức tạp.
Khối tài liệu của Đội Trước bạ, đặc biệt là tài liệu liên quan đến nhà đất, thường được giữ lại mà không chỉnh lý, do được lưu giữ theo quy chuẩn riêng của nhân viên tại Đội Tài liệu này được tiếp nhận hàng ngày và công tác tra cứu hồ sơ cho người nộp thuế diễn ra liên tục Do đó, lãnh đạo Chi cục Thuế ngần ngại khi giao khối tài liệu này cho các đơn vị chỉnh lý bên ngoài, lo ngại về việc gián đoạn công việc hàng ngày cũng như nguy cơ thất lạc tài liệu quan trọng, vốn có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
Theo khảo sát thực tế, các Chi cục thuế đã tiến hành phân loại tài liệu bằng cách lưu trữ theo các Đội tại các khu vực riêng trong kho tạm hoặc các kho nhỏ do các Đội tự quản lý Cách làm này giúp bảo đảm tài liệu của các Đội không bị xáo trộn, từ đó thuận lợi cho công tác tra cứu hiện tại cũng như cho việc thu thập, phân loại và chỉnh lý hồ sơ trong tương lai.
Nhận xét và đánh giá
- Còn nhiều Chi cục Thuế chưa được cấp kinh phí chỉnh lý (Quận 2, Quận 4,
Trong những năm qua, các quận như Quận 6, Thủ Đức, Củ Chi, Nhà Bè và Cần Giờ đã có những điều chỉnh nhất định, trong khi các quận khác như Quận 1, Quận 5, Quận 8, Tân Bình, Bình Tân và Bình Thạnh cũng đã nhận thức được tầm quan trọng của hồ sơ công việc mà họ thụ lý Đặc biệt, công chức đã chú trọng đến hồ sơ của doanh nghiệp và hộ kinh doanh mà họ quản lý Mỗi công chức đều có phương pháp riêng để sắp xếp và lưu giữ hồ sơ, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công việc hàng ngày.
Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ- Ấn chỉ thuộc Chi cục Thuế đã khéo léo sử dụng các cơ sở vật chất hiện có như tủ, kệ, hộp và bìa để bảo quản hồ sơ, đồng thời thiết lập các kho tạm để lưu giữ hồ sơ, nhằm tránh tình trạng mất mát và thất lạc.
Công chức tại các Đội thuộc Chi cục Thuế thường tuân thủ nghiêm túc việc giao nộp hồ sơ tài liệu đúng hạn hoặc khi có yêu cầu từ cấp trên Họ cũng thực hiện tốt công tác lưu giữ và bảo quản hồ sơ trong giai đoạn văn thư.
Lãnh đạo Chi cục Thuế và Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ- Ấn chỉ đang chú trọng hơn đến công tác lưu trữ Nhiều đơn vị đã gửi văn bản đề nghị cấp kinh phí để chỉnh lý và yêu cầu bổ sung nhân sự cho công tác lưu trữ.
Mặc dù còn nhiều thách thức, Chi cục Thuế đã tổ chức kho tàng và cơ sở vật chất để bảo quản an toàn các tài liệu lưu trữ Công chức ngày càng nhận thức rõ hơn về giá trị của hồ sơ và tài liệu được tạo ra trong quá trình công tác.
Mô hình và phương pháp lưu trữ tài liệu tại các Chi cục Thuế quận, huyện hiện chưa đạt yêu cầu khoa học, thiếu sự quan tâm đúng mức từ các cá nhân và tổ chức quản lý tài liệu, cũng như sự chú ý của lãnh đạo ngành Thuế trong thời gian qua.
Khảo sát thực tế tại các Chi cục Thuế cho thấy vấn đề kho tàng lưu giữ tài liệu đang trở thành một thách thức cấp bách cần giải quyết Diện tích kho tàng hạn chế, tài liệu chất đống ra lối đi và sảnh chờ, trong khi nhiều Chi cục đã tận dụng mọi không gian trống để làm kho Kho tàng không chỉ nhỏ mà còn phân tán, khiến khoảng 50% các Chi cục phải thuê kho ngoài hoặc sử dụng các trụ sở nhà nước chưa được thu hồi để lưu trữ Điều này tạo ra khó khăn lớn cho lãnh đạo trong việc quản lý, thống kê và tra cứu tài liệu khi cần thiết.
Hồ sơ lưu trữ tại các Chi cục Thuế đang gặp tình trạng quá tải, mặc dù một số lĩnh vực đã áp dụng liên thông qua mạng và thực hiện kê khai thuế online Tuy nhiên, số lượng tài liệu phát sinh mới vẫn còn nhiều, dẫn đến áp lực cho kho tàng luôn ở mức cao.
Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ - Ấn chỉ thuộc Chi cục Thuế đang gặp khó khăn trong công tác lưu trữ, khi mà nhiều nghiệp vụ như thu thập tài liệu, thống kê, phân loại và xác định giá trị tài liệu chưa được thực hiện hoặc thực hiện không đúng quy định Điều này ảnh hưởng đến việc bảo quản hồ sơ tài liệu có giá trị và khai thác, sử dụng thông tin tài liệu một cách hiệu quả.
Nghiệp vụ thu thập hồ sơ không được lên kế hoạch hàng năm mà diễn ra như một hình thức tiếp nhận từ các đội để chuyển đến các khu vực hoặc kho đã có sẵn Khi tài liệu tại phòng làm việc của các đội quá tải, đội sẽ đóng gói trong thùng carton hoặc bao tải, ghi và dán thông tin cần thiết bên ngoài, sau đó đề xuất lãnh đạo cục di chuyển đến kho lưu giữ Hồ sơ, tài liệu được bốc xếp về kho sẽ được phân loại theo khu vực của từng đội.
Công tác kiểm tra và hướng dẫn cho các cơ quan chuyên môn và nhà nước cấp trên tại TP Hồ Chí Minh chưa được thực hiện thường xuyên Chi cục Văn thư - Lưu trữ chỉ mới kiểm tra ở cấp sở, ngành và UBND quận, huyện, mà chưa chú trọng đến việc hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tại các Chi cục Thuế Cục Thuế TP cũng chưa nhận được sự hỗ trợ cần thiết trong vấn đề này.
Hồ Chí Minh đã gặp khó khăn trong việc kiểm tra và hướng dẫn do bộ phận lưu trữ thuộc Văn phòng Cục thiếu nhân sự, khi nhiều người đã về hưu hoặc chuyển công tác mà chưa có ai thay thế.
Hiện nay, các khối tài liệu chủ yếu tại các Đội chưa có cá nhân hay tổ chức cụ thể nào chịu trách nhiệm tổ chức khoa học, dẫn đến việc bảo quản và khai thác tài liệu gặp nhiều khó khăn Tình trạng thiếu nhân sự, kinh phí và cơ sở vật chất đã khiến cho công tác này bị bỏ ngỏ Mặc dù lãnh đạo các Chi cục Thuế rất quan tâm đến vấn đề này, nhưng họ vẫn phải tập trung vào các công tác chuyên môn như thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, đốc thu ngân sách và hỗ trợ người nộp thuế.
Trước thực trạng tổ chức quản lý và khoa học tài liệu hiện nay, người nghiên cứu mong muốn tìm hiểu, đánh giá và đề xuất giải pháp cải thiện Vấn đề này mang tính chủ quan, cho thấy lãnh đạo và công chức tại các Chi cục Thuế có thể chủ động nâng cao hiệu quả công tác, mặc dù vẫn chịu ảnh hưởng từ tổ chức quản lý của Chi cục và các cơ quan nhà nước cấp trên.
Áp lực từ dự toán thu hàng năm mà cấp trên giao cho các Chi cục Thuế đã ảnh hưởng đến tư duy lãnh đạo qua các thời kỳ Nhiệm vụ chính của ngành thuế là đảm bảo thu đúng và đủ dự toán hàng năm Tuy nhiên, việc Tổng cục Thuế không cấp kinh phí cho việc chỉnh lý tài liệu đã gây khó khăn trong công tác lưu trữ hồ sơ.