Đặc điểm chung về tổ chức và hoạt động của các ngân hàng thương mại có ảnh hưởng đến tổ chức hạch toán kế toán và kiểm soát nội bộ
mại có ảnh hưởng đến tổ chức hạch toán kế toán và kiểm soát nội bộ
Ngành ngân hàng khác biệt với các lĩnh vực kinh tế khác, chủ yếu thực hiện các nghiệp vụ nhận gửi, cho vay và cung cấp dịch vụ thanh toán Hệ thống ngân hàng toàn cầu được phân chia thành hai cấp: Ngân hàng trung ương (cấp 1) và ngân hàng trung gian (cấp 2) Ngân hàng trung ương, như Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNN), có chức năng độc quyền phát hành tiền và quản lý các hoạt động tiền tệ, tín dụng nhằm phát triển và ổn định kinh tế NHNN là cơ quan của Chính phủ, do Thống đốc và Phó Thống đốc lãnh đạo, chịu trách nhiệm về các vấn đề ngân hàng quốc gia Hệ thống NHNN được tổ chức tập trung với trụ sở chính tại Hà Nội và các chi nhánh tại các tỉnh, thành phố, thực hiện chức năng ngân hàng trung ương trong khu vực Nguồn vốn chủ yếu của NHNN bao gồm tiền gửi từ các ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng, vốn vay từ các tổ chức này và nguồn vốn phát hành.
Ngân hàng trung gian đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế, không phát hành tiền mà chỉ thực hiện chức năng trung gian tín dụng và thanh toán Chúng kết nối Ngân hàng trung ương với nền kinh tế và tạo cầu nối giữa những người có vốn và người cần vốn Tại Việt Nam, ngân hàng trung gian bao gồm các ngân hàng thương mại (NHTM) và các ngân hàng khác như Ngân hàng Phát triển và Ngân hàng Chính sách.
Các tổ chức tín dụng (TCTD) có vai trò quan trọng trong xã hội, với các ngân hàng trung gian hoạt động theo những mục tiêu khác nhau Ngân hàng thương mại (NHTM) chủ yếu hướng đến lợi nhuận, trong khi NHTM còn có nhiệm vụ phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội thông qua việc tập trung vốn cho các lĩnh vực thiết yếu Ngân hàng Chính sách - Xã hội không vì lợi nhuận mà tập trung vào việc thực hiện các chính sách kinh tế - xã hội của quốc gia Các TCTD hợp tác được thành lập dựa trên nguyên tắc tự nguyện với mục tiêu hỗ trợ lẫn nhau trong sản xuất và kinh doanh Nguồn vốn của các ngân hàng trung gian chủ yếu đến từ tiền gửi của tổ chức kinh tế và dân cư, cùng với các hình thức huy động khác như phát hành chứng khoán và vay từ Ngân hàng Nhà nước Cơ cấu quản lý của các ngân hàng này bao gồm Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và bộ máy điều hành với các chi nhánh hoạt động tại nhiều tỉnh, thành phố.
Mặc dù ngân hàng cấp 1 và ngân hàng cấp 2 có sự khác biệt, nhưng cả hai loại ngân hàng đều chia sẻ những đặc điểm chung quan trọng ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ và tổ chức hạch toán kế toán.
Hoạt động của ngân hàng không chỉ ảnh hưởng đến chính ngân hàng mà còn tác động lớn đến nền kinh tế thông qua các quan hệ tiền tệ, tín dụng và thanh toán Những chỉ tiêu thông tin kế toán ngân hàng cung cấp là rất quan trọng để quản lý và điều hành nền kinh tế Do đó, ngành ngân hàng cần xây dựng một chế độ kế toán phù hợp để phản ánh đầy đủ hoạt động của ngân hàng cũng như tình hình kinh tế Với sự đa dạng trong hoạt động, khối lượng và chủng loại chứng từ kế toán rất lớn, đòi hỏi công tác kiểm soát, đặc biệt là kiểm soát nội bộ, cần được chú trọng để đảm bảo thông tin kế toán chính xác và trung thực.
Hoạt động của ngân hàng đã dẫn đến việc tập trung một khối lượng lớn vốn tiền tệ, thường xuyên biến động Do đó, tổ chức hạch toán kế toán ngân hàng cần đảm bảo độ chính xác và kịp thời cao để đáp ứng yêu cầu của ngân hàng và nền kinh tế Trong khi các doanh nghiệp có thể ghi sổ kế toán sau khi phát sinh nghiệp vụ, ngân hàng phải thực hiện công việc này ngay lập tức Khi tiếp nhận chứng từ, nhân viên kế toán kiểm soát tính hợp lệ của chứng từ và ghi nhận ngay vào sổ kế toán, giúp kiểm soát số dư tài khoản tín dụng và chuẩn bị cho các giao dịch mới Như vậy, quy trình hạch toán tại ngân hàng yêu cầu sự đồng thời giữa kiểm soát và ghi sổ ngay khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Các đặc điểm tổ chức bộ máy và hoạt động của ngân hàng ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ và tổ chức hạch toán kế toán, tạo ra những đặc trưng riêng cho các ngân hàng thương mại (NHTM) Điều này sẽ được làm rõ hơn trong phần tiếp theo về kiểm soát nội bộ và hạch toán kế toán tại NHTM.
Đặc điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các ngân hàng thương mại
Hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng bao gồm các yếu tố quan trọng như môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin kế toán và các thủ tục kiểm soát Những yếu tố này đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch của hoạt động ngân hàng.
Thứ nhất, môi trường kiểm soát của NHTM cũng chịu tác động của các nhân tố bên trong đơn vị.
Tại ngân hàng thương mại (NHTM), hội đồng quản trị là cơ quan chịu trách nhiệm cao nhất, có nhiệm vụ phê duyệt và xem xét định kỳ các chiến lược kinh doanh cùng các chính sách quan trọng Hội đồng quản trị cũng nắm bắt các rủi ro chính và xác định mức độ chấp nhận rủi ro, đồng thời phê duyệt cơ cấu tổ chức của ngân hàng Ban lãnh đạo ngân hàng thực thi các chiến lược và chính sách đã được phê duyệt, đồng thời xây dựng quy trình để nhận diện, theo dõi và kiểm soát rủi ro Cơ cấu tổ chức thống nhất từ trung ương đến các chi nhánh giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Ngành ngân hàng nổi bật với chính sách nhân sự xuất sắc, bao gồm quy trình tuyển dụng hợp lý và mức lương hấp dẫn, thu hút nhân tài chất lượng cao Chính sách đào tạo và tập huấn thường xuyên được chú trọng, giúp ngân hàng xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và có năng lực Hơn nữa, chế độ khen thưởng và kỷ luật kết hợp với đãi ngộ vật chất đã khuyến khích tinh thần làm việc hăng say, tối ưu hóa hiệu suất công việc của nhân viên.
Ngành ngân hàng, với đặc thù kinh doanh tiền tệ, đòi hỏi sự chú trọng đặc biệt vào công tác kế hoạch Ngoài các kế hoạch tài chính như thu chi quỹ, đầu tư tài sản cố định, huy động và sử dụng vốn, kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực cũng cần được xem xét kỹ lưỡng Điều này góp phần tạo nên đội ngũ nhân viên ngân hàng chuyên nghiệp và hiện đại, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong lĩnh vực kinh tế.
Ủy ban kiểm soát tại các ngân hàng thương mại (NHTM) hoạt động độc lập với bộ máy điều hành, trực thuộc hội đồng quản trị và có trách nhiệm giám sát toàn bộ hoạt động của ngân hàng Nhiệm vụ của ban kiểm soát bao gồm việc kiểm tra và giám sát việc thực hiện các chủ trương, chính sách và quy định trong hoạt động của ngân hàng Mục tiêu là nâng cao hiệu quả hoạt động, đảm bảo an toàn cho tài sản nhà nước và tài sản của ngân hàng, đồng thời báo cáo kết quả kiểm tra và kiến nghị các biện pháp xử lý cho hội đồng quản trị.
Ngân hàng Nhà nước (NHNN) hoạt động dưới sự giám sát của Chính phủ, trong khi các ngân hàng trung gian phải tuân thủ chỉ đạo và giám sát của NHNN theo quy định tổ chức và hoạt động Bên cạnh đó, các ngân hàng cũng cần tuân thủ các chế độ tài chính và kế toán do NHNN hoặc Bộ Tài chính ban hành, đồng thời phải chịu sự kiểm tra và thanh tra tài chính từ Chính phủ cũng như sự giám sát của NHNN và các bộ, ngành chức năng khác theo quy định pháp luật.
Môi trường pháp lý liên quan đến lĩnh vực tín dụng chịu tác động từ nhiều luật như Luật Các TCTD, Luật NHNN Việt Nam, và các luật về thuế, đầu tư, xây dựng, đất đai Ngoài ra, chính sách tiền tệ, tín dụng và đầu tư phát triển của Nhà nước cũng ảnh hưởng đến hoạt động tín dụng trong từng giai đoạn.
Thứ hai, hệ thống thông tin kế toán trong các NHTM
Các ngân hàng thương mại (NHTM) đóng vai trò quan trọng trong việc phục vụ nền kinh tế thông qua chức năng kinh doanh và tạo vốn khả dụng Đặc điểm này yêu cầu ngành ngân hàng phải xây dựng một hệ thống tài khoản kế toán riêng biệt, thay vì sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất áp dụng cho toàn bộ nền kinh tế, nhằm đáp ứng tốt hơn các hoạt động kinh doanh và nhu cầu của khách hàng.
Chế độ hạch toán của từng cấp ngân hàng là khác nhau, song nhiệm vụ chính của kế toán ngân hàng là:
Đầu tiên, cần ghi nhận và phản ánh một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến hoạt động nguồn vốn và sử dụng vốn của ngân hàng, tuân thủ theo Luật Kế toán cùng các chế độ, quy định kế toán ngân hàng hiện hành.
Phân loại nghiệp vụ và tổng hợp số liệu là những hoạt động quan trọng nhằm cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời Điều này hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý và điều hành hoạt động của ngân hàng.
Giám sát quá trình sử dụng vốn là cần thiết để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, đồng thời góp phần tăng cường kỷ luật tài chính và củng cố chế độ hạch toán kinh tế trong toàn bộ nền kinh tế.
Bốn là, tổ chức giao dịch phục vụ hàng hóa một cách khoa học, văn minh, cung cấp các dịch vụ thanh toán nhanh chóng, kịp thời.
Thứ ba, các thủ tục kiểm soát
Tổ chức hạch toán kế toán với hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương2 1 2 Đặc điểm cơ cấu tổ chức tại Chi nhánh Ngân hàng NHNo & PTNT Bắc Hà Nội
Các đơn vị cần ban hành quy chế làm việc cho lãnh đạo, quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng cán bộ trong việc điều hành và xử lý công việc Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm ủy quyền và phân cấp, đảm bảo kiểm soát toàn diện hoạt động của đơn vị.
Ban lãnh đạo cần thường xuyên và kịp thời phổ biến các văn bản chế độ của Nhà nước liên quan đến hoạt động ngân hàng, cùng với các quy chế và quy trình, đến toàn bộ cán bộ và nhân viên trong đơn vị.
Trong việc phân công nhiệm vụ, cần đảm bảo rằng mọi công việc đều được thực hiện bởi một cá nhân cụ thể và có người kiểm tra lại Mỗi cá nhân phải tự kiểm soát và chịu trách nhiệm về công việc được giao để đảm bảo hiệu quả và chất lượng công việc.
Bốn là, lãnh đạo từng cấp phải đánh giá đúng mức độ rủi ro của từng nghiệp vụ để đề ra các biện pháp phù hợp.
1.2.3 Tổ chức hạch toán kế toán với hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại
1.2.3.1 Yêu cầu của tổ chức hạch toán kế toán tại ngân hàng thương mại
Tổ chức hạch toán kế toán tại ngân hàng là quá trình áp dụng Luật Kế toán cùng với các chuẩn mực và chế độ kế toán để phù hợp với điều kiện tổ chức hoạt động của ngân hàng Điều này bao gồm việc cân nhắc trình độ quản lý và nghiệp vụ cụ thể của từng đơn vị trong ngân hàng.
Tổ chức hạch toán kế toán hiệu quả tại ngân hàng không chỉ giúp quản lý tài chính vĩ mô mà còn đảm bảo ngân hàng kiểm soát chặt chẽ tài sản của mình cũng như của khách hàng Điều này góp phần ngăn ngừa các hành vi gây thiệt hại cho tài sản của ngân hàng.
Tổ chức hạch toán kế toán tại ngân hàng khoa học và hợp lý cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:
Tổ chức hạch toán kế toán trong ngân hàng cần thu thập và hệ thống hóa thông tin về tất cả hoạt động kinh tế và tài chính Điều này nhằm cung cấp thông tin kế toán đáng tin cậy cho quản lý hoạt động tiền tệ, dịch vụ ngân hàng và quản trị ngân hàng, đồng thời đáp ứng nhu cầu thông tin của các đối tượng bên ngoài ngân hàng.
Tổ chức hạch toán kế toán cần phải tương thích với quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh của ngân hàng, đồng thời phù hợp với phân cấp quản lý của đơn vị.
Tổ chức hạch toán kế toán trong ngân hàng cần phải tương thích với trình độ và khả năng của đội ngũ cán bộ kế toán, cũng như các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ tính toán và ghi chép của đơn vị.
Thứ tư, tổ chức hạch toán kế toán phải phù hợp với chế độ kế toán ngân hàng hiện hành.
Việc tổ chức hạch toán kế toán theo các yêu cầu đã nêu sẽ giúp ngân hàng thực hiện nhiệm vụ kế toán một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí Bài viết này sẽ trình bày những nội dung chính về tổ chức hạch toán kế toán, đồng thời nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tăng cường kiểm soát nội bộ tại ngân hàng.
1.2.3.2 Nội dung của tổ chức hạch toán kế toán với việc tăng cường kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng
Tổ chức hạch toán kế toán trong các ngân hàng thương mại (NHTM) có những đặc thù riêng so với các ngành kinh tế khác, nhưng vẫn bao gồm các nội dung chính như tổ chức theo giai đoạn và áp dụng các phương pháp kế toán cho từng phần hành Các công việc này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính của ngân hàng.
Thứ nhất, tổ chức bộ sổ kế toán phù hợp với hệ thống phương pháp kế toán Cụ thể:
Hệ thống chứng từ kế toán ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc xác minh tính pháp lý của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính tại ngân hàng Các chứng từ này có khối lượng lớn, đa dạng và cần được kiểm soát chặt chẽ về tính hợp lệ và chính xác trước khi hạch toán Quá trình luân chuyển chứng từ được quy định rõ ràng từ khâu tiếp nhận đến lưu trữ, nhằm đảm bảo thông tin được xử lý kịp thời và chính xác Đồng thời, hệ thống tài khoản và sổ kế toán tổng hợp tại ngân hàng là công cụ quan trọng để ghi chép hoạt động nguồn vốn Ngân hàng Nhà nước và các ngân hàng thương mại áp dụng các hệ thống tài khoản kế toán riêng, được ban hành theo các quyết định cụ thể nhằm đảm bảo tính nhất quán và chính xác trong việc quản lý tài chính.
Hệ thống tài khoản (TK) mà các ngân hàng áp dụng bao gồm TK nội bảng và TK ngoại bảng, được phân thành TK tổng hợp và TK chi tiết NHNN quy định hệ thống TK tổng hợp từ cấp I đến cấp III, trong khi các ngân hàng trung gian có thể tự quy định TK cấp IV, cấp V và các TK chi tiết phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ NHNN quản lý TK cấp III để đảm bảo thống nhất trong báo cáo, lập bảng cân đối thống kê tiền tệ và bảng cân đối thanh toán quốc tế Việc quy định hệ thống TK kế toán cùng với ứng dụng công nghệ tin học đã giúp cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết nhanh chóng, chính xác, hỗ trợ đạt được hiệu quả hoạt động và mục tiêu thông tin trong hệ thống kiểm soát nội bộ của các ngân hàng thương mại.
Hạch toán tổng hợp là phương pháp tập hợp số liệu từ hạch toán chi tiết theo các chỉ tiêu tài khoản tổng hợp, nhằm cung cấp thông tin kinh tế tổng hợp cho việc quản lý và kiểm tra hạch toán chi tiết trong ngân hàng Các sổ sách liên quan bao gồm nhật ký chứng từ, bảng kết hợp tài khoản, sổ cái và bảng cân đối tài khoản hàng ngày Trong điều kiện công nghệ kế toán hiện đại, kế toán tổng hợp có thể thực hiện đồng thời, với dữ liệu được nhập vào máy tính, từ đó tạo ra sổ kế toán tổng hợp và chi tiết thông qua hệ thống xử lý Mối quan hệ giữa thông tin tổng hợp và chi tiết trong ngân hàng đảm bảo tính chính xác, cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý và kiểm soát nội bộ từ chi tiết đến tổng hợp một cách đầy đủ và chính xác.
Sơ đồ 1.1: Tổ chức hạch toán kế toán tại một ngân hàng
1 Căn cứ chứng từ vào sổ hạch toán phân tích (sổ phụ)
2 Căn cứ chứng từ sau khi vào sổ phụ để lập nhật ký chứng từ.
3 Cuối ngày khóa sổ phụ để lập bảng kết hợp TK cấp I
4 Đối chiếu số liệu giữa nhật ký chứng từ và bảng kết hợp TK
5 Căn cứ bảng kết hợp TK để vào sổ tổng hợp.
6 Căn cứ sổ tổng hợp để lập bảng cân đối TK ngày.
7 Cuối tháng cộng doanh số hoạt động trong tháng để lên kết hợp TK tháng.
8 Căn cứ bảng kết hợp TK tháng để lên cân đối TK tháng.
Ba là, tổ chức hệ thống sổ kế toán chi tiết chi phí và lãi suất vay Hạch toán chi tiết là phương pháp kế toán phản ánh tường tận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phân loại theo từng loại vốn, tài sản, nghiệp vụ và khách hàng Các sổ kế toán trong hình thức này bao gồm sổ chi tiết thông thường, giúp quản lý và theo dõi hiệu quả tài chính một cách chính xác.
TK tiền gửi, TK cho vay; sổ chi tiết nhật ký nghiệp vụ; dùng chứng từ như một sổ chi tiết (thẻ thanh toán, sổ tiết kiệm).
Hệ thống báo cáo kế toán của ngân hàng bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo quản trị, trong đó báo cáo tài chính tổng hợp số liệu từ sổ kế toán để phản ánh tình hình sử dụng vốn, cho vay, thu hồi nợ và kết quả hoạt động Các ngân hàng hiện nay sử dụng máy vi tính để tổ chức hạch toán, do đó, ngoài báo cáo giấy, họ còn gửi file dữ liệu cho Ngân hàng Nhà nước (NHNN) qua mạng hoặc đĩa mềm Các báo cáo tài chính định kỳ bao gồm bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính Để thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tiền tệ và hoạt động ngân hàng, các ngân hàng cũng cần lập báo cáo thống kê cung cấp thông tin cho NHNN theo quy định.
