TỔNG QUAN VỀ HIỆU QUẢ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Khái niệm và mục tiêu của Hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1.1 Khái niệm Hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là quy trình do Ban quản trị, Ban giám đốc và các cá nhân trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu của đơn vị KSNB giúp đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, đồng thời tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan Thuật ngữ "kiểm soát" đề cập đến các khía cạnh của một hoặc nhiều thành phần trong KSNB.
Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm bốn nội dung cơ bản: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu Quá trình đề cập đến các bước thực hiện kiểm soát, con người là nguồn lực tham gia vào hệ thống, đảm bảo hợp lý liên quan đến việc đạt được sự hiệu quả và hiệu suất, trong khi mục tiêu xác định những gì hệ thống hướng tới.
KSNB là một quá trình kiểm soát bao gồm chuỗi hoạt động diễn ra ở tất cả các bộ phận trong đơn vị, được kết hợp thành một thể thống nhất Quá trình này đóng vai trò quan trọng trong việc giúp đơn vị đạt được các mục tiêu đề ra.
KSNB không chỉ là các chính sách, luật lệ hay biểu mẫu, mà còn bao gồm sự tham gia của con người trong tổ chức, như HĐQT, các nhà quản lý và nhân viên Những cá nhân này đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát và vận hành chúng một cách hiệu quả.
KSNB đảm bảo một mức độ tin cậy hợp lý về việc thực hiện các mục tiêu, nhưng không thể cam kết chắc chắn Điều này là do trong quá trình vận hành hệ thống kiểm soát, có thể xảy ra các yếu kém do sai sót của con người, dẫn đến việc không đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Theo VAS 315, kiểm toán viên cần xác định và đánh giá rủi ro sai sót trọng yếu bằng cách hiểu rõ đơn vị được kiểm toán và môi trường hoạt động của nó Mặc dù các rủi ro có thể được nhận diện đầy đủ, nhưng nếu chi phí kiểm soát quá cao, các thủ tục kiểm soát rủi ro có thể không được áp dụng.
❖Các mục tiêu của đơn vị:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
1.1.1.2 Mục tiêu của Hệ thống kiểm soát nội bộ
KSNB được thiết kế và duy trì để xử lý các rủi ro kinh doanh đã xác định, nhằm đảm bảo rằng đơn vị có thể đạt được các mục tiêu đề ra.
❖ Độ tin cậy của quy trình lập và trình bày báo cáo tài chính
Thông tin kinh tế do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là yếu tố then chốt trong việc ra quyết định của nhà quản lý Do đó, cần đảm bảo quy trình lập và trình bày báo cáo tài chính có độ tin cậy cao, nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và đáng tin cậy về hoạt động của đơn vị, đồng thời phản ánh đầy đủ và khách quan các khía cạnh quan trọng của hoạt động kinh tế tài chính.
❖ Hiệu quả và hiệu suất hoạt động
Bảo vệ tài sản của đơn vị là rất quan trọng, bao gồm cả tài sản hữu hình và vô hình, để ngăn chặn việc đánh cắp, lợi dụng hoặc hư hại Điều này cũng áp dụng cho các tài sản phi vật chất như hệ thống sổ sách kế toán và tài liệu quan trọng Hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ giúp bảo vệ tài sản mà còn đảm bảo hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý của doanh nghiệp Các quy trình kiểm soát được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết, giảm lãng phí và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực Đồng thời, nhà quản lý có thể đánh giá kết quả hoạt động thông qua cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát, từ đó nâng cao khả năng điều hành và quản lý doanh nghiệp.
Việc tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành là yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Hệ thống kiểm soát nội bộ cần được thiết kế để đảm bảo rằng các quyết định và chế độ pháp lý được thực hiện đúng mức Cụ thể, doanh nghiệp phải duy trì và tuân thủ các chính sách liên quan, đồng thời ngăn chặn, phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm và gian lận Ngoài ra, việc ghi chép kế toán phải đầy đủ, chính xác, và báo cáo tài chính cần được lập một cách trung thực và khách quan.
Chức năng và nhiệm vụ của Hệ thống kiểm soát nội bộ
V Giúp cho việc quản lý hoạt động của các đơn vị một cách có hiệu quả.
Đảm bảo rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng quy trình là rất quan trọng, đồng thời cần giám sát hiệu quả của các chế độ và quyết định này để nâng cao hiệu suất quản lý.
V Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết.
V Ngăn chặn, phát hiện kịp thời các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận của đơn vị.
V Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh.
V Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan.
V Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
Các bộ phận cấu thành của Hệ thống kiểm soát nội bộ
KSNB được chia thành 5 cấu phần:
- Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị;
- Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày BCTC, bao gồm các quy trình kinh doanh có liên quan, và trao đổi thông tin;
- Các hoạt động kiểm soát;
- Giám sát các kiểm soát.
Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong quản trị và quản lý, thể hiện qua quan điểm, nhận thức và hành động của Ban quản trị và Ban giám đốc về kiểm soát nội bộ (KSNB) Nó không chỉ định hình đặc điểm chung của đơn vị mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến ý thức của từng thành viên về công tác kiểm soát, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Các yếu tố của môi trường kiểm soát:
Tính chính trực và các giá trị đạo đức là yếu tố quyết định đến hiệu quả thiết kế, vận hành và giám sát các kiểm soát trong tổ chức Hiệu quả của các kiểm soát phụ thuộc vào đạo đức và tính chính trực của những người thực hiện chúng Để thực thi những giá trị này, Ban giám đốc cần có biện pháp loại bỏ động cơ xúi giục hành động không trung thực, bất hợp pháp hoặc phi đạo đức Việc truyền đạt chính sách về tính chính trực và các giá trị đạo đức nên được thực hiện qua các chuẩn mực hành vi, quy tắc đạo đức và gương mẫu từ lãnh đạo.
❖ Cam kết về năng lực
Ban giám đốc cần xem xét các mức độ năng lực phù hợp cho từng nhiệm vụ cụ thể, đồng thời xác định các kỹ năng và kiến thức cần thiết tương ứng để đảm bảo hiệu quả công việc.
❖ Sự tham gia của Ban quản trị
Ban quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành nhận thức về kiểm soát trong đơn vị Để phát huy hiệu quả, Ban quản trị cần hoạt động độc lập với Ban giám đốc, đồng thời sở hữu kinh nghiệm và vị thế phù hợp Ngoài trách nhiệm chính, Ban quản trị còn phải giám sát thiết kế và hiệu quả của các thủ tục báo cáo sai phạm cũng như quy trình kiểm soát nội bộ (KSNB) của đơn vị.
❖ Triết lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc
Cách tiếp cận trong quản lý và chấp nhận rủi ro kinh doanh, quan điểm về việc lập và trình bày báo cáo tài chính, cũng như cách xử lý thông tin, công việc kế toán và nhân sự đều phản ánh sự chuyên nghiệp và trách nhiệm trong hoạt động doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức là khung nền tảng cho việc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đánh giá các hoạt động của đơn vị nhằm đạt được mục tiêu đề ra Việc thiết lập một cơ cấu tổ chức hợp lý bao gồm việc xem xét các vấn đề quan trọng về quyền hạn, trách nhiệm và kênh báo cáo phù hợp Độ phù hợp của cơ cấu tổ chức còn phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị.
❖ Phân công quyền hạn và trách nhiệm
Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức là rất quan trọng, bao gồm việc thiết lập hệ thống báo cáo và phân chia nhiệm vụ giữa các cấp Điều này không chỉ dựa trên các chính sách và thông lệ phổ biến mà còn cần đến sự hiểu biết, kinh nghiệm của nhân sự chủ chốt cùng với các nguồn lực sẵn có Hơn nữa, cần có các chính sách trao đổi thông tin để tất cả nhân viên nhận thức rõ mục tiêu của đơn vị, hiểu rõ mối liên hệ giữa hành động của từng cá nhân và cách thức đóng góp vào các mục tiêu chung, cũng như ý thức được trách nhiệm của mình trong công việc.
❖ Các chính sách và thông lệ về nhân sự
Các chính sách và thực tiễn liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và thăng tiến nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự Những chính sách này không chỉ định hướng cho hoạt động lương thưởng mà còn đề cập đến các biện pháp khắc phục sai sót, phản ánh nhận thức về kiểm soát trong tổ chức.
1.1.3.2 Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị
Quy trình đánh giá rủi ro là cơ sở quan trọng giúp Ban giám đốc xác định các rủi ro cần quản lý Việc áp dụng quy trình đánh giá rủi ro phù hợp với hoàn cảnh, bản chất, quy mô và mức độ phức tạp của đơn vị sẽ hỗ trợ kiểm toán viên (KTV) trong việc phát hiện các rủi ro có sai sót trọng yếu.
Nhận biết và đánh giá rủi ro là bước quan trọng đầu tiên trong việc quản lý rủi ro, giúp xác định và thiết kế các thủ tục kiểm soát phù hợp Để thực hiện điều này, cần phân tích các rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị, xây dựng mô hình quản trị rủi ro phù hợp và thiết lập cơ chế hợp lý để xử lý các rủi ro.
1.1.3.3 Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày BCTC
Hệ thống thông tin phục vụ cho việc lập và trình bày báo cáo tài chính (BCTC) bao gồm các quy trình kinh doanh liên quan và việc trao đổi thông tin cần thiết.
Gồm các thủ tục và tài liệu được thiết kế và xây dựng để:
Tạo lập, ghi chép và xử lý các giao dịch tài chính của đơn vị là rất quan trọng, đồng thời cần báo cáo chính xác để duy trì trách nhiệm đối với tài sản, nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu.
- Giải quyết các giao dịch đã bị xử lý sai;
- Xử lý và giải thích cho những cách thức có thể khống chế hoặc bỏ qua các kiểm soát;
- Chuyển dữ liệu từ hệ thống xử lý giao dịch sang Sổ cái;
- Thu thập thông tin liên quan đến BCTC về các sự việc và các điều kiện khác ngoài các giao dịch phát sinh;
Đảm bảo rằng tất cả thông tin cần thiết để thuyết minh theo quy định về lập và trình bày báo cáo tài chính (BCTC) đã được thu thập, ghi chép, xử lý, tóm tắt và trình bày một cách phù hợp trên BCTC.
❖ Các bút toán ghi sổ
Hệ thống thông tin trong một đơn vị thường bao gồm các bút toán ghi sổ thông dụng, được sử dụng lặp đi lặp lại để ghi nhận các giao dịch.
Trong quá trình lập và trình bày báo cáo tài chính (BCTC), các đơn vị cần sử dụng các bút toán không thông dụng để ghi nhận những giao dịch không thường xuyên, giao dịch bất thường hoặc thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
❖ Các quy trình kinh doanh có liên quan
Những hạn chế cố hữu của Hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ (KSNB) chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho đơn vị trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính (BCTC), nhưng hiệu quả của nó bị ảnh hưởng bởi những hạn chế vốn có Những hạn chế này bao gồm khả năng con người mắc sai lầm trong quyết định và sự thất bại của KSNB do lỗi của con người, chẳng hạn như sai sót trong thiết kế hoặc điều chỉnh kiểm soát Hơn nữa, một số kiểm soát có thể không hoạt động hiệu quả nếu thông tin thu thập phục vụ KSNB không được sử dụng đúng cách, do người chịu trách nhiệm không hiểu rõ mục đích của thông tin hoặc không thực hiện các hành động thích hợp.
Các kiểm soát có thể bị vô hiệu hóa do sự thông đồng giữa nhiều người hoặc bị Ban giám đốc khống chế Chẳng hạn, Ban giám đốc có thể thiết lập “thỏa thuận phụ” với khách hàng để thay đổi điều khoản trong hợp đồng bán hàng, dẫn đến việc ghi nhận doanh thu không chính xác Hơn nữa, chức năng của phần mềm máy tính dùng để phát hiện và báo cáo các giao dịch vượt hạn mức tín dụng cũng có thể bị khống chế hoặc vô hiệu hóa.
Khi thiết kế và thực hiện các kiểm soát, Ban giám đốc cần đánh giá phạm vi và mức độ kiểm soát dựa trên rủi ro mà họ sẵn sàng chấp nhận, đồng thời cần lưu ý đến khả năng lạm dụng quyền hạn của những người thực hiện kiểm soát nội bộ.
Công tác kiểm soát nội bộ (KSNB) chủ yếu tập trung vào việc xử lý các sai phạm và rủi ro thông thường, điều này dẫn đến việc khó phát hiện các sai phạm bất thường hoặc đột xuất.
Ngoài ra, do có sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát có khả năng không còn thích hợp và do đó không còn được áp dụng.
1.2 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG
Những đặc điểm của Ngân hàng thương mại có ảnh hưởng tới việc thiết kế và vận hành của Hệ thống kiểm soát nội bộ
thiết kế và vận hành của Hệ thống kiểm soát nội bộ
1.2.1.1 Khái niệm về Ngân hàng thương mại
TCTD là tổ chức thực hiện các hoạt động ngân hàng, bao gồm ngân hàng, tổ chức tín dụng phi ngân hàng, tổ chức tài chính vi mô và quỹ tín dụng nhân dân.
“Ngân hàng là loại hình TCTD có thể được thực hiện tất cả các hoạt động
(1) Theo Khoản 1 - Điều 4 - Luật các TCTD 2010.
(2) Theo Khoản 2 - Điều 4 - Luật các TCTD 2010.
“NHTM là loại hình ngân hàng được thực hiện tất cả các hoạt động ngân hàng và các hoạt động kinh doanh khác nhằm mục tiêu lợi nhuận.” (1
1.2.1.2 Các nghiệp vụ cơ bản của NHTM
Nghiệp vụ tài sản có là quá trình sử dụng vốn của ngân hàng thương mại (NHTM) nhằm đảm bảo an toàn và tối ưu hóa lợi nhuận Nội dung của nghiệp vụ này tập trung vào việc quản lý và đầu tư vào các tài sản có giá trị, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của ngân hàng.
Nghiệp vụ ngân quỹ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các khoản vốn của ngân hàng, nhằm đảm bảo an toàn cho khả năng thanh toán và tuân thủ các quy định về dự trữ bắt buộc từ Ngân hàng Trung ương.
Nghiệp vụ cho vay đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra lợi nhuận cho các ngân hàng thương mại (NHTM), bao gồm các khoản đầu tư sinh lời thông qua cho vay ngắn hạn và trung, dài hạn, góp phần thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế.
Nghiệp vụ đầu tư tài chính của các ngân hàng thương mại (NHTM) bao gồm việc sử dụng vốn của mình để tham gia vào các hoạt động như hùn vốn, góp vốn và kinh doanh chứng khoán trên thị trường.
Ngân hàng cung cấp nhiều dịch vụ đa dạng như kinh doanh ngoại tệ, vàng bạc, kim khí và đá quý, cùng với các dịch vụ tư vấn và ngân quỹ Ngoài ra, ngân hàng còn thực hiện nghiệp vụ ủy thác, đại lý và cung cấp các dịch vụ bảo quản tài sản quý giá, giấy tờ có giá, cho thuê két Những hoạt động này đã mang lại lợi nhuận đáng kể cho ngân hàng.
❖ Nghiệp vụ tài sản nợ và vốn tự có của NHTM
Nghiệp vụ thuộc tài sản nợ phản ánh nguồn vốn của ngân hàng, bao gồm:
S Nghiệp vụ huy động vốn:
Nghiệp vụ huy động vốn của ngân hàng thương mại (NHTM) là quá trình thu hút nguồn vốn nhàn rỗi từ các thành phần kinh tế trong xã hội, dựa trên uy tín và các hoạt động kinh doanh của ngân hàng Qua đó, NHTM không chỉ tạo ra nguồn vốn kinh doanh cho bản thân mà còn góp phần ổn định nền kinh tế.
Theo Khoản 3, Điều 4 của Luật các Tổ chức tín dụng 2010, ngân hàng có trách nhiệm huy động vốn và sử dụng hiệu quả số vốn đã huy động để đầu tư vào kinh doanh Đồng thời, ngân hàng cũng thu hút các khoản tiền nhàn rỗi từ cá nhân và hộ gia đình gửi vào với mục đích nhận lãi suất.
Nghiệp vụ phát hành giấy tờ có giá của các ngân hàng thương mại (NHTM) được sử dụng để thu hút vốn dài hạn, từ đó đảm bảo khả năng đầu tư vào nền kinh tế Hơn nữa, nghiệp vụ này còn hỗ trợ ngân hàng trong việc quản lý và tối ưu hóa nguồn vốn, góp phần phát triển kinh tế bền vững.
NHTM tăng cường tính ổn định vốn trong hoạt động kinh doanh của mình.
Nghiệp vụ đi vay của ngân hàng bao gồm việc vay từ các Tổ chức Tín dụng (TCTD) trên thị trường tiền tệ và vay từ Ngân hàng Trung ương thông qua các hình thức tái chiết khấu hoặc vay có đảm bảo Mục tiêu của các hoạt động này là nhằm tạo sự cân đối trong việc điều hành vốn, đặc biệt khi ngân hàng không thể tự cân đối nguồn vốn từ việc khai thác tại chỗ.
Nghiệp vụ huy động vốn bao gồm việc làm đại lý hoặc ủy thác vốn cho tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước Các ngân hàng có thể sử dụng nguồn vốn nhàn rỗi từ các khoản tiền gửi của khách hàng để phục vụ hoạt động kinh doanh Để mở rộng nghiệp vụ này, các ngân hàng thương mại cần tập trung phát triển dịch vụ và nâng cao uy tín của mình.
V Vốn tự có của NHTM
Vốn tự có của ngân hàng thương mại (NHTM) là vốn thuộc sở hữu riêng, thường xuyên gia tăng từ kết quả hoạt động kinh doanh của ngân hàng Khoản vốn này không chỉ đóng góp đáng kể vào tổng vốn hoạt động mà còn nâng cao vị thế cạnh tranh của NHTM trên thị trường.
(1) Theo Luật Ngân hàng Nhà nước.
Ngân hàng thương mại (NHTM) hoạt động trong lĩnh vực tiền tệ với mục tiêu lợi nhuận, nhưng cũng phải đối mặt với mức độ rủi ro cao Sự tồn tại của NHTM phụ thuộc vào lòng tin của khách hàng và có sự ảnh hưởng dây chuyền giữa các ngân hàng Do đó, việc điều hành ngân hàng cần phải thận trọng để tránh gây thiệt hại cho nền kinh tế xã hội Tiền tệ, đối tượng kinh doanh chính của ngân hàng, là công cụ quan trọng mà Nhà nước sử dụng để quản lý vĩ mô nền kinh tế, ảnh hưởng đến sự phát triển và suy thoái của nền kinh tế, vì vậy được kiểm soát rất chặt chẽ.
❖ Những đặc điểm của hoạt động ngân hàng ảnh hưởng đến việc thiết kế và vận hành Hệ thống kiểm soát nội bộ
Xét về hoạt động nghiệp vụ ngân hàng, các đặc điểm của hoạt động này có tác động lớn đến việc thiết kế và vận hành Hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) Những yếu tố như tính chất giao dịch, quy trình hoạt động và rủi ro tiềm ẩn trong ngân hàng đều cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo Hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu quản lý rủi ro.
Ngân hàng thương mại (NHTM) thường xuyên thực hiện nhiều giao dịch bằng tiền mặt và chứng từ có giá, điều này làm tăng rủi ro về thất thoát tài sản và gian lận trong việc bảo quản tài sản cũng như thực hiện giao dịch Để đối phó với những rủi ro này, các ngân hàng thường thiết lập quy trình hoạt động và kế toán thống nhất, nhằm hạn chế quyền hạn cá nhân và duy trì Hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả.
Mục tiêu/Chức năng của Hệ thống Kiểm soát nội bộ trong NHTM
❖ Mục tiêu kết quả hoạt động
Mục tiêu của hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB) là nâng cao hiệu quả và hiệu lực của ngân hàng trong việc sử dụng tài sản và nguồn lực, đồng thời bảo vệ ngân hàng khỏi các rủi ro và thiệt hại Quá trình KSNB đảm bảo rằng nhân sự trong tổ chức làm việc hướng tới mục tiêu chung với tính hiệu quả và liêm chính, tránh tình trạng vượt ngân sách hoặc phát sinh chi phí không mong muốn Ngoài ra, KSNB cũng cần cân nhắc lợi ích của khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên, đặt lợi ích của họ lên trước lợi ích riêng của ngân hàng.
Mục tiêu chính của việc chuẩn bị báo cáo là cung cấp thông tin kịp thời, tin cậy và liên quan cho quá trình ra quyết định Điều này bao gồm việc chuẩn bị các báo cáo tài chính (BCTC) và các thuyết minh cần thiết cho cổ đông, giám sát viên và các bên thứ ba liên quan Thông tin từ ban Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị và cổ đông phải đảm bảo chất lượng và tính trung thực, giúp người sử dụng ra quyết định chính xác Thuật ngữ “đáng tin cậy” trong BCTC đề cập đến việc trình bày thông tin một cách trung thực và hợp lý, dựa trên các nguyên tắc kế toán được công nhận rộng rãi.
Mục tiêu tuân thủ của ngân hàng là đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh đều tuân theo các quy định, luật lệ và yêu cầu giám sát hiện hành Việc thực hiện mục tiêu này rất quan trọng để bảo vệ danh tiếng và quyền lợi kinh doanh của ngân hàng.
Mô hình Hệ thống kiểm soát nội bộ trong các NHTM
Các ngân hàng cần xác định mô hình tổ chức KSNB phù hợp với chiến lược phát triển và đặc thù của mình, có thể là tập trung hoặc phân tán KSNB phải tham gia vào quy trình nghiệp vụ hàng ngày để phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro Để đạt được điều này, ngân hàng cần trao quyền cho các chuyên viên và kiểm soát viên nội bộ, đồng thời họ cũng cần rèn luyện bản lĩnh và trách nhiệm nhằm đảm bảo an toàn cho ngân hàng.
Mô hình KSNB gắn với mô hình tổ chức của NHTM là tập trung hay phân tán.
Mô hình tập trung trong ngân hàng tập trung quyền lực tại Hội sở, nơi Hội đồng quản trị và Ban lãnh đạo đưa ra quyết định và chính sách, tạo sự thống nhất từ Hội sở đến các chi nhánh, giúp KSNB thông suốt Ngược lại, mô hình phân tán cho phép các chi nhánh có quyền tự quyết trong hoạt động kinh doanh, với việc phân cấp quản lý và phân phối nguồn vốn riêng, qua đó khuyến khích tính sáng tạo Tuy nhiên, mô hình phân tán cũng có nhược điểm là làm giảm tính đồng nhất trong hệ thống và gây ảnh hưởng từ các chi nhánh đến KSNB.
Nhiều ngân hàng hiện nay đang áp dụng mô hình tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) theo hướng thống nhất từ trên xuống dưới Tuy nhiên, việc chỉ đặt KSNB tại Hội sở dẫn đến khó khăn trong việc kiểm tra các chi nhánh do khoảng cách địa lý Để khắc phục vấn đề này, các ngân hàng đã triển khai việc bố trí kiểm soát viên nội bộ tại các chi nhánh, mặc dù biên chế vẫn thuộc Hội sở Mô hình này đã cho thấy hiệu quả nhất định, giúp KSNB độc lập và theo dõi công việc của các chi nhánh một cách hiệu quả hơn.
Hiện nay, các ngân hàng đang chuyển hướng xây dựng hệ thống phê duyệt tín dụng tập trung, dẫn đến việc bố trí kiểm soát nội bộ (KSNB) trong lĩnh vực tín dụng tại các chi nhánh trở nên không cần thiết Thay vào đó, chỉ cần bố trí lực lượng kiểm soát sau để thực hiện việc kiểm tra chứng từ kế toán.
Mô hình Kiểm soát nội bộ (KSNB) thuộc hội sở và chi nhánh đang trong quá trình hoàn thiện và cần được thảo luận thêm Sự thay đổi trong chức năng và cơ cấu của các đơn vị KSNB, đặc biệt là kiểm soát sau, thường xuyên diễn ra khi có sự chuyển đổi từ khối này sang khối khác hoặc từ trung tâm này sang trung tâm khác.
1.3 HIỆU QUẢ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NHTM
1.3.1 Quan niệm về hiệu quả của Hệ thống kiểm soát nội bộ trong NHTM
Hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ (KSNB) bao gồm các hoạt động, biện pháp và chính sách nhằm đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra Hệ thống này không chỉ tập trung vào các con số tăng trưởng mà còn giám sát cách thức hoạt động của nhân viên, chính sách và các phòng ban trong tổ chức Việc duy trì và cải thiện KSNB sẽ giúp tổ chức hoàn thành kế hoạch đề ra và giảm thiểu tối đa nguy cơ thất thoát tài sản.
Hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) trong Ngân hàng Thương mại (NHTM) đóng vai trò quan trọng trong việc giúp ngân hàng đạt được các mục tiêu chiến lược Hệ thống này không chỉ tối ưu hóa việc sử dụng tài sản và nguồn lực, mà còn bảo vệ ngân hàng khỏi các rủi ro và thiệt hại Đồng thời, KSNB đảm bảo tính tin cậy, đầy đủ và kịp thời của thông tin tài chính cũng như thông tin quản lý, đồng thời tuân thủ các quy định và luật lệ hiện hành.
Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của Hệ thống kiểm soát nội bộ trong NHTM 18 1.3.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới hiệu quả của Hệ thống kiểm soát nội bộ trong NHTM
1.3.2.1 Các chỉ tiêu định lượng
Chỉ tiêu định lượng để đánh giá hiệu quả KSNB trong NHTM chính là hiệu quả và hiệu suất hoạt động của ngân hàng.
Hệ số tài chính là công cụ quan trọng trong việc đánh giá và phân tích hiệu quả hoạt động của các ngân hàng thương mại (NHTM), được áp dụng rộng rãi tại cả cấp ngành và cấp quản lý của Chính phủ.
Các hệ số tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích và so sánh hiệu suất giữa các chi nhánh và ngân hàng khác nhau, đồng thời giúp theo dõi xu hướng biến động của các biến số theo thời gian Những tỷ số này bao gồm các chỉ số phản ánh khả năng sinh lợi, hiệu quả hoạt động và rủi ro tài chính của ngân hàng, từ đó cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của tổ chức.
❖ Nhóm chỉ tiêu phản ánh khả năng sinh lời
Các chỉ tiêu phản ánh khả năng sinh lời và hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh bao gồm thu lãi biên ròng (NIM), thu ngoài lãi biên ròng (NOM), thu nhập hoạt động biên, hệ số thu nhập trên cổ phiếu (EPS), thu nhập ròng trên tổng tài sản (ROA) và thu nhập ròng trên tổng vốn chủ sở hữu (ROE) Những chỉ tiêu này thường được áp dụng theo thông lệ quốc tế để đánh giá hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.
Để tối đa hóa lợi nhuận, các ngân hàng thương mại (NHTM) thường cải thiện hiệu quả hoạt động bằng cách giảm chi phí, tăng năng suất lao động thông qua tự động hóa và nâng cao trình độ nhân viên Do đó, các chỉ số phản ánh hiệu quả hoạt động của ngân hàng và năng suất lao động của nhân viên bao gồm những tiêu chí quan trọng sau đây.
Tỷ lệ tổng chi phí hoạt động trên tổng thu từ hoạt động là một chỉ số quan trọng, phản ánh mối quan hệ giữa chi phí đầu vào và doanh thu đầu ra của ngân hàng Chỉ số này cho thấy khả năng của ngân hàng trong việc bù đắp chi phí hoạt động, từ đó đánh giá hiệu quả tài chính của ngân hàng.
V Năng suất lao động (Thu nhập hoạt động/Số nhân viên làm việc đầy đủ thời gian): phản ánh hiệu quả sử dụng lao động của ngân hàng.
Tỷ lệ tổng thu hoạt động so với tổng tài sản là chỉ số quan trọng phản ánh hiệu quả sử dụng tài sản của ngân hàng Hệ số này cao cho thấy ngân hàng đã phân bổ tài sản và danh mục đầu tư một cách hợp lý, từ đó góp phần nâng cao lợi nhuận.
❖ Nhóm chỉ tiêu phản ánh rủi ro tài chính
Trong bối cảnh nền kinh tế biến động, các ngân hàng thương mại (NHTM) không chỉ chú trọng vào việc nâng cao giá trị cổ phiếu và khả năng sinh lời, mà còn phải kiểm soát chặt chẽ các rủi ro như rủi ro tín dụng, rủi ro thanh khoản, rủi ro lãi suất, rủi ro phá sản và rủi ro thu nhập Việc này giúp các nhà quản trị ngân hàng tập trung vào việc đo lường và quản lý rủi ro hiệu quả hơn trong hoạt động của ngân hàng.
Tỷ lệ nợ xấu, được tính bằng nợ xấu chia cho tổng cho vay và cho thuê, là một chỉ tiêu quan trọng phản ánh chất lượng tín dụng Tỷ lệ này càng thấp, chất lượng tín dụng càng cao, cho thấy khả năng thu hồi nợ tốt và quản lý rủi ro hiệu quả.
Tỷ lệ cho vay (Cho vay ròng/Tổng tài sản) phản ánh mức độ tài sản được phân bổ vào các loại tài sản kém thanh khoản Tỷ lệ này cho thấy việc gia tăng sử dụng vốn vay có thể dẫn đến rủi ro thanh khoản, đặc biệt khi nhu cầu rút tiền của công chúng tăng cao và chất lượng các khoản cho vay giảm sút.
V Tỷ lệ đòn bẩy tài chính (Tổng tài sản/Tổng vốn chủ sở hữu): chỉ tiêu này phản
❖ Các chỉ tiêu đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh ngân hàng
Tỷ lệ an toàn vốn tối thiểu là một chỉ tiêu quan trọng trong quản lý tài chính, giúp đảm bảo sự ổn định của hệ thống ngân hàng Giới hạn tín dụng đối với khách hàng cần được xác định rõ ràng để giảm thiểu rủi ro tín dụng Đồng thời, tỷ lệ tối đa của nguồn vốn sử dụng để cho vay trung và dài hạn cũng cần được quy định nhằm duy trì sự cân đối trong hoạt động cho vay của ngân hàng.
Số lượng và chất lượng các cuộc kiểm toán nội bộ (KTNB) là yếu tố quan trọng để đánh giá hiệu quả của KTNB, từ đó phản ánh khả năng của kiểm soát nội bộ (KSNB).
1.3.2.2 Các chỉ tiêu định tính Để đánh giá hiệu quả của Hệ thống KSNB thì các NHTM căn cứ vào các hiệu quả mà KSNB mang lại cho ngân hàng.
❖ Độ tin cậy, kịp thời và đầy đủ của các thông tin tài chính và thông tin quản lý
Hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) hiệu quả là yếu tố then chốt trong việc đánh giá tính chính xác của thông tin ngân hàng cung cấp Sự quản trị và điều hành của Ban lãnh đạo, cùng với các quy trình kinh doanh và hạch toán rõ ràng, kịp thời, sẽ đảm bảo ghi chép kế toán chính xác và đầy đủ về các nghiệp vụ Hệ thống KSNB không chỉ giúp lập báo cáo tài chính kịp thời và hợp lệ, mà còn đảm bảo thông tin được truyền đạt đúng cấp và đúng nơi cần thiết Tính hiệu quả của hệ thống KSNB càng cao, độ tin cậy và tính chính xác của thông tin ngân hàng cung cấp càng được nâng cao.
❖ Sự an toàn trong hoạt động của ngân hàng
Hệ thống KSNB đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các ngân hàng theo dõi liên tục các hoạt động kinh doanh, từ đó phát hiện kịp thời các vấn đề và đề ra biện pháp giải quyết hiệu quả Ngoài ra, KSNB còn giúp ngăn chặn và phát hiện sớm các sai phạm, gian lận trong các hoạt động và bộ phận của ngân hàng, đồng thời bảo vệ tài sản và thông tin khỏi việc lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
❖ Sự tuân thủ các quy định, cơ chế, chính sách
KSNB đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát các ngân hàng, đảm bảo tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành Điều này không chỉ giúp quản lý hoạt động của các đơn vị một cách hiệu quả mà còn đảm bảo rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng quy trình Hơn nữa, KSNB còn theo dõi mức hiệu quả của các chế độ và quyết định nhằm nâng cao chất lượng quản lý trong ngành ngân hàng.
1.3.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới hiệu quả của Hệ thống kiểm soát nội bộ trong
1.3.3.1 Các nhân tố bên trong ngân hàng
