Bố cục bài báo cáo
Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung của bài báo cáo này bao gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế (Trans Wagon).
Chương 2: Tình hình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế.
Chương 3: Kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH LIÊN VẬN QUỐC TẾ (TRANS WAGON)
Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế 3 1 Sơ lược về công ty TNHH Liên Vận Quốc tế
1.1.1 Sơ lược về công ty TNHH Liên Vận Quốc tế
- Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH LIÊN VẬN QUỐC TẾ
- Tên giao dịch: TRANS WAGON INTERNATIONAL CO.,LTD
- Tên ngắn gọn: TRANS WAGON
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài nhà nước.
- Văn phòng chính: Tầng 3, 29- 31 Đinh Bộ Lĩnh, phường 24, quận Bình Thạnh, thành phố Hồ Chí Minh.
Hình 1.1: Logo của Trans Wagon
Nguồn: Website của công ty
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Vào đầu thập niên 90, sự phát triển mạnh mẽ của đội tàu buôn và quá trình container hóa toàn cầu đã thúc đẩy ngành hàng hải Việt Nam cần phải phát triển tương xứng Trước xu hướng này, công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế được thành lập, trước đây là văn phòng đại diện của công ty vận tải Wagon Shipping Agency Co có trụ sở tại Đài Loan Hiện nay, công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong ngành hàng hải Việt Nam.
Tế hoạt động như một doanh nghiệp tư nhân với tư cách pháp nhân đầy đủ, độc lập và có con dấu riêng Doanh nghiệp này có quyền mở tài khoản ngân hàng, vay vốn ngân hàng và đồng thời là đại lý cho công ty mẹ Wagon Shipping Agency Co tại thành phố Hồ Chí Minh.
Trans Wagon, mặc dù chỉ mới thành lập hơn 15 năm, nhưng thực tế đã có mặt trên thị trường giao nhận tại Việt Nam hơn 20 năm, nhờ vào thời gian hoạt động trước đó với tư cách là văn phòng đại diện cho Wagon Shipping Agency Co.
Trong suốt 10 năm hoạt động từ năm 1991, Trans Wagon đã xây dựng uy tín vững chắc bằng cách thực hiện phương châm "Chuẩn xác trong giao nhận, nhanh chóng trong vận chuyển, hiệu quả với phương thức vận chuyển đa dạng và giá cả hợp lý" Công ty cam kết đáp ứng yêu cầu cao nhất của khách hàng với khẩu hiệu "Chạy đua cùng thời gian, đồng hành cùng khách hàng" Nhờ vào sự quản lý nhạy bén, đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản và trang thiết bị hiện đại, Trans Wagon đã khẳng định được vị thế trong ngành dịch vụ giao nhận và giành được sự tin tưởng từ phía khách hàng.
Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp
Với tính chất của một công ty giao nhận kho vận ngoại thương, công ty Trans Wagon hoạt động trên các lĩnh vực sau đây:
- Thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng các phương thức vận tải biển, vận tải hàng không và vận tải đa phương thức
Chúng tôi cung cấp dịch vụ thu gom hàng lẻ và chia lẻ, bao gồm bảo quản, đóng gói, đánh ký mã hiệu, phân loại hàng hóa, sửa chữa bao bì, làm thủ tục hải quan và mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất nhập khẩu theo sự ủy thác của khách hàng.
- Nhận làm đại lý vận tải, giao nhận hàng hóa, đại lý lưu cước, gom hàng các hãng tàu, hãng hàng không và các hãng giao nhận khác
- Kinh doanh xuất nhập khẩu và ủy thác xuất nhập khẩu những mặt hàng mà cơ quan có thẩm quyền cho phép.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn vận tải và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, đồng thời cung cấp thông tin thị trường theo yêu cầu của các tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước.
Liên doanh và liên kết với các cá nhân, tổ chức kinh tế trong và ngoài nước là chiến lược quan trọng nhằm đầu tư và phát triển dịch vụ giao nhận vận tải Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả các hoạt động kinh tế đối ngoại mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững trong ngành logistics.
Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật và chính sách quản lý kinh tế của nhà nước liên quan đến xuất nhập khẩu, cũng như chính sách đối ngoại Đồng thời, tổ chức kinh doanh phải hoạt động đúng theo ngành nghề đã đăng ký với Bộ Công Thương.
Chúng tôi cung cấp giải pháp Giao nhận - Vận tải toàn diện và dịch vụ hải quan chuyên nghiệp, đảm bảo chi phí thấp nhất và thời gian nhanh nhất Với phương châm "Uy tín chất lượng hàng đầu", chúng tôi cam kết mang đến sự hài lòng cho khách hàng.
Lắng nghe và phân tích nhu cầu riêng biệt của từng khách hàng là rất quan trọng Bằng cách áp dụng kinh nghiệm, kỹ năng và tư duy sáng tạo, chúng ta có thể tối ưu hóa giải pháp để đáp ứng tốt nhất những nhu cầu đó.
- Luôn luôn đổi mới và không ngừng học hỏi để nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp
1.3.1 Sơ đồ tổ chức hoạt động công ty
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức hoạt động của công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
Nguồn: Bộ phận Nhân sự
1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
1.3.2.1 Chức năng của Ban Giám đốc
Ban giám đốc có vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành công ty, đảm bảo hoạt động theo đúng đường lối của Đảng và tuân thủ pháp luật Họ cũng chịu trách nhiệm hoạch định, tổ chức và kiểm tra các hoạt động nhằm nâng cao đời sống cho cán bộ, công nhân viên trong công ty.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật, các cơ quan quản lý Nhà nước và hoạt động của công ty.
- Đưa ra quyết định đúng đắn về chủ trương, phương hướng và chiến lược thực hiện.
- Trực tiếp chịu trách nhiệm, thường xuyên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty với công ty mẹ tại nước ngoài.
- Trực tiếp chỉ đạo các phòng ban
- Tham mưu trợ lý cho giám đốc, giúp giám đốc đề ra kế hoạch, xây dựng các phương án, chiến lược kinh doanh và theo dõi việc thực hiện.
Khi Giám đốc vắng mặt, việc điều hành công ty cần được duy trì liên tục để đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn Điều này bao gồm việc theo dõi và hướng dẫn nhân viên về nghiệp vụ chuyên môn, giúp họ thực hiện công việc một cách hiệu quả và đúng quy trình.
1.3.2.2 Chức năng của các bộ phận
Bộ phận Kinh doanh (Sales):
- Theo dõi, liên lạc, khai thác thông tin thị trường từ những khách hàng truyền thống bằng cách gặp gỡ trực tiếp hay liên lạc qua điện thoại.
- Đánh giá và tiềm kiếm những khách hàng tiềm năng.
- Đàm phán giá cả, ký kết hợp đồng với khách hàng.
- Thường xuyên liên hệ và theo dõi khách hàng chỉ định truyền thống.
Chúng tôi sẽ sắp xếp nhận đặt hàng và gửi xác nhận đặt hàng cho khách hàng Sau đó, hàng hóa sẽ được xuất theo chỉ định của đại lý nước ngoài, đồng thời thông tin sẽ được chuyển đến bộ phận chứng từ để thực hiện các thủ tục cần thiết.
- Báo cáo tình hình xuất hàng cho đại lý nước ngoài và công ty mẹ.
- Phân tích, đánh giá và xây dựng bảng giá hàng lẻ dựa trên giá chuyển tải từ đại lý ở cảng chuyển tải.
- Đánh giá tiềm năng, tính khả thi trong việc mở thêm dịch vụ mới sau khi tổng hợp thông tin thị trường.
- Đàm phán giá cả với các hãng tàu khác.
- Chào giá cho khách hàng nội địa và đại lý nước ngoài.
- Lập và cấp Bill of Lading (B/L), các chứng từ liên quan khác cho khách hàng.
- Gởi chứng từ cho đại lý nước ngoài (nơi hàng hóa sẽ tới).
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác của chứng từ
- Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán và các chứng từ kế toán thông qua các nghiệp vụ kinh tế.
- Theo dõi và quản lí công nợ qua báo cáo của kế toán công nợ.
- Theo dõi và tính toán giá thành sản xuất thực tế theo từng sản phẩm.
Thực hiện toàn bộ quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, bao gồm việc chuẩn bị các chứng từ cần thiết như C/O, B/L, D/O và hoàn tất thủ tục xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa vào kho của doanh nghiệp.
- Trực tiếp thực hiện và hoàn thành hợp đồng giao nhận của công ty.
- Giải quyết mọi vướng mắc của khách hàng một cách nhanh gọn và dứt điểm cho từng lô hàng
- Tổ chức các hoạt động công ty về nội quy, chính sách công ty.
- Nghiên cứu và đưa ra các kế hoạch nhân sự cho phù hợp với chiến lược phát triển công ty trong tương lai.
Các bộ phận trong công ty có mối quan hệ chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau, đảm bảo các quy trình diễn ra liền mạch Điều này giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận vận tải, đặc biệt trong bối cảnh thị trường đang cạnh tranh gay gắt hiện nay.
Tình hình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp
1.4.1 Cơ cấu các loại hình kinh doanh
Bảng 1.1: Cơ cấu các loại hình kinh doanh của công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế trong các năm 2018-2020
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 Tốc độ trưởng tăng năm 2019 so với 2018 (%)
Tốc độ trưởng tăng năm 2020 so với 2019 (%)
(triệu thu đồng) trọng Tỉ (%)
Doanh (triệu thu đồng) trọng Tỉ (%)
Doanh (triệu thu đồng) trọng Tỉ (%)
Giao nhận đường bằng biển
Giao nhận đường bằng không hàng
Các dịch vụ khác 2.534,8 6,82 4.896,57 10,31 3.769 11,55 93,17 -43,45 Tổng cộng 37.160,83 100 47.474,0
Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2018, 2019, 2020 của công ty
Giao nhận hàng hóa bằng đường biển
Giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không
Nhận ủy thác Xuất- nhập khẩu
Tư vấn Xuất- Nhập khẩu Các dịch vụ khác 2,000.00 0.00
20,000.00 Cơ cấu các loại hình kinh doanh của công ty
Biểu đồ 1.1: Cơ cấu các loại hình kinh doanh của Trans Wagon
Bảng 1.1 cho thấy các lĩnh vực kinh doanh chính của công ty bao gồm giao nhận hàng hóa bằng đường biển, giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không, nhận ủy thác xuất- nhập khẩu và tư vấn xuất- nhập khẩu Doanh thu của các dịch vụ này đã có sự biến động qua từng năm trong giai đoạn 2018-2020.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển đã luôn dẫn đầu về doanh thu trong nhiều năm, với doanh thu đạt gần 17,5 tỉ VNĐ vào năm 2019, tăng 13,94% so với năm 2018 Mặc dù doanh thu năm 2020 giảm 28,11% so với năm trước, tương ứng hơn 5 tỉ VNĐ, nhưng dịch vụ này vẫn chiếm tỉ trọng lớn trong hoạt động kinh doanh của công ty, với 41,31% vào năm 2018, 36,84% năm 2019 và 34,29% năm 2020.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không đã có sự biến động nhẹ qua các năm, với doanh thu từ 10,965 tỉ VNĐ năm 2018 tăng lên 11,560 tỉ VNĐ vào năm 2019, tương ứng với mức tăng 5,43% Tuy nhiên, vào năm 2020, doanh thu giảm 14,94% so với năm trước, giảm gần 3 tỉ VNĐ Dịch vụ này được công ty chú trọng và đứng thứ 2 về tỉ trọng trong cơ cấu dịch vụ, với tỉ lệ lần lượt là 32,20% (2018), 30,67% (2019) và 27,06% (2020).
Trong ba năm qua, doanh thu từ dịch vụ ủy thác xuất-nhập khẩu của Trans Wagon đã có những biến động nhẹ, nhưng vẫn duy trì vị trí thứ 3 trong cơ cấu dịch vụ, chiếm lần lượt 15,40%, 17,36% và 15,60% trong các năm 2018, 2019 và 2020 Doanh thu của dịch vụ này đạt 8,240 tỉ VNĐ vào năm 2019, tăng 43,98% so với năm 2018, tương ứng với mức tăng hơn 2,5 tỉ VNĐ Tuy nhiên, vào năm 2020, doanh thu giảm 37,80% so với năm 2019, tương đương với mức giảm hơn 3,1 tỉ VNĐ.
Công ty cũng cung cấp dịch vụ tư vấn xuất- nhập khẩu và các loại hình dịch vụ khác, tuy nhiên, tỉ trọng của chúng trong cơ cấu dịch vụ kinh doanh còn thấp Các hoạt động này chưa phát triển mạnh mẽ, doanh thu không ổn định và chỉ chiếm một phần nhỏ trong tổng doanh thu của công ty.
Cơ cấu dịch vụ của Trans Wagon giữ nguyên trong giai đoạn 2018-2020, mặc dù doanh thu các loại hình dịch vụ này có sự biến động.
Công ty luôn kiên định với chiến lược đã đề ra, tập trung vào các dịch vụ chủ chốt như giao nhận hàng hóa qua đường biển và đường hàng không.
1.4.2 Kết quả kinh doanh của công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
Bảng 1.2: Báo cáo kết quả kinh doanh công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế các năm
2018-2020 Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Tăng giảm về doanh thu % - 27,75 -31,23
Lợi nhuận sau thuế Triệu đồng 20.713,27 23.820,53 17.735,19
Tăng giảm về lợi nhuận sau thuế % - 15,01 -25,55
Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh- Bộ phận kế toán
Doanh thu Lợi nhuận sau thuế 0.00
KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA TRANS
Biểu đồ 1.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của Trans Wagon năm 2018- 2020
Nhận xét : Bảng 1.2 đã thể hiện rõ doanh thu và lợi nhuận của công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế biến động qua các năm 2018- 2020 Cụ thể như sau:
Doanh thu của công ty đã ghi nhận sự tăng trưởng 27,75% trong năm 2019 so với năm 2018, tương ứng với mức tăng hơn 10,3 tỉ VNĐ Tuy nhiên, trong năm 2020, doanh thu đã giảm 22,77% so với năm 2019, tương đương với mức giảm hơn 10,8 tỉ VNĐ.
Lợi nhuận sau thuế của công ty trong năm 2018 chỉ đạt hơn 20,7 tỷ VNĐ, nhưng đã tăng lên gần 24 tỷ VNĐ vào năm 2019, tương ứng với mức tăng hơn 3 tỷ VNĐ, đạt 15,01% Sự tăng trưởng này cho thấy hiệu quả kinh doanh đang được cải thiện đáng kể.
2020 giảm so với năm 2019 là 25,55% tương ứng giảm 6 tỉ VNĐ.
Chiến lược kinh doanh hợp lý đã giúp công ty tiếp cận khách hàng hiệu quả, tạo ra nhiều đối tác tiềm năng và duy trì mối quan hệ lâu dài, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của Trans Wagon Tuy nhiên, đại dịch Covid-19 vào năm 2020 đã làm phức tạp hóa hoạt động xuất nhập khẩu, khiến vận tải giảm sút do cản trở trong dịch vụ thông quan, ảnh hưởng nặng nề đến dịch vụ kho bãi và cước phí, dẫn đến sự sụt giảm đáng kể trong doanh thu và lợi nhuận của công ty.
Định hướng phát triển của doanh nghiệp
Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các dịch vụ kinh doanh theo quy định hiện hành là rất quan trọng để đạt được mục tiêu và chức năng của công ty.
Công ty thực hiện giao nhận và chuyên chở hàng hóa thông qua các liên doanh, liên kết trong và ngoài nước, sử dụng các phương tiện tiên tiến và hợp lý Chúng tôi cải tiến quy trình chuyên chở, chuyển tải, lưu kho và giao nhận hàng hóa, đồng thời đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong phạm vi trách nhiệm của mình.
Nghiên cứu thị trường dịch vụ kho vận và giao nhận là cần thiết để đề xuất cải tiến biểu giá cước của các tổ chức vận tải theo quy chế hiện hành Điều này giúp bảo đảm quyền lợi cho các bên khi ký kết hợp đồng, từ đó thu hút khách hàng và nâng cao uy tín của công ty trên thị trường.
Chương 1 cung cấp cái nhìn tổng quan về công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế, bao gồm cơ cấu tổ chức, hoạt động và vai trò của từng phòng ban trong sự phát triển của công ty Công ty chuyên giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường biển và hàng không, đồng thời nhận ủy thác xuất nhập khẩu theo yêu cầu khách hàng Mặc dù doanh thu và lợi nhuận có sự biến động qua các năm, ban lãnh đạo vẫn duy trì kiểm soát hiệu quả nhờ vào việc phát triển các thế mạnh trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa nhập khẩu và tối ưu hóa nguồn lực sẵn có.
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH LIÊN VẬN QUỐC TẾ
Sơ đồ nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH
LIÊN VẬN QUỐC TẾ 2.1 Sơ đồ nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
Sơ đồ tổ chức quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Trans Wagon bao gồm 08 bước cụ thể, minh họa cho nghiệp vụ giao nhận một lô hàng theo hợp đồng dịch vụ mà công ty đã ký kết.
Tiếp nhận thông tin từ
Xin duyệt lệnh và nhận
Liên hệ với hãng tàu để Đóng hàng và chuyển hàng
Sơ đồ 2.2: Nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH
Nguồn: Bộ phận giao nhận Trans Wagon
Tham gia vào nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Trans Wagon bao gồm bốn nhân tố cơ bản: khách hàng (công ty TNHH Dệt Bao Tay Hi-Tech), bộ phận kinh doanh, bộ phận giao nhận và bộ phận chứng từ Ngoài ra, còn có các nhân tố phụ trợ bên ngoài như cơ quan hải quan, hãng tàu YANG MING và đại lý nước ngoài Các nhân tố này tương tác với nhau để phát triển quy trình từ khâu tiếp xúc, tìm hiểu nguồn hàng cần vận chuyển đến khâu thanh toán và lưu hồ sơ.
Thông tin sơ lược về lô hàng xuất khẩu:
- Nhà xuất khẩu: Công ty TNHH Dệt May Bao Tay Hi- Tech Địa chỉ: Số 2559, QL 14, ấp 7, xã Tân Thành, thành phố Đồng Xoài, tỉnh Bình Phước.
- Nhà nhập khẩu: WOONCHANG CO.,LTD Địa chỉ: 8-813, SONGNIM- DONG, DONG- GU, INCHEON
- Tên mặt hàng: COATED COTTON GLOVE (5.5)
- Số hóa đơn thương mại: XK253
- Trị giá lô hàng: 19.350 USD
- Điều kiện giao hàng: CFR
- Cảng bốc hàng: HO CHI MINH PORT, VIETNAM
- Cảng dỡ hàng: INCHEON, KOREA
Lập chứng từ kết toán và lưu hồ sơ
Gửi chứng từ cho đại lí nước ngoài
2.2 Giải thích các bước trong nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
2.2.1 Tiếp nhận thông tin từ khách hàng
Sau khi hoàn tất thủ tục hợp đồng dịch vụ giữa Trans Wagon và công ty TNHH Dệt Bao Tay Hi-Tech, nhân viên kinh doanh sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin cần thiết để tiến hành giao dịch Họ sẽ thỏa thuận với khách hàng về phương thức, thời gian và địa điểm giao nhận hàng hóa Những thông tin này rất quan trọng để đảm bảo quá trình giao dịch diễn ra suôn sẻ.
Thông tin cần thiết về nhà xuất khẩu bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, kho hàng của nhà xuất khẩu, cùng với một số thông tin khác để thực hiện thủ tục xuất khẩu và các quy trình liên quan nếu có.
- Thông tin nhà nhập khẩu: Tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, …
- Địa điểm lô hàng: Tên mặt hàng, số lượng, quy cách đóng gói, thời gian đóng hàng, địa điểm đóng hàng…
Khi lựa chọn loại container phù hợp cho hàng hóa, công ty sẽ tư vấn dựa trên loại hàng và số lượng Đối với hàng tươi sống như rau quả, container lạnh 20’ Reefer hoặc 40’ Reefer sẽ được chọn, trong khi hàng bách hóa hoặc nông sản sẽ sử dụng container khô như 20’ Dry Freight Container, 40’ Dry Freight Container hoặc 40’ High Cube Container cho hàng cồng kềnh Ngoài ra, công ty cũng sẽ xem xét các quy định của nước nhập khẩu, như giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm cho hàng thực phẩm hay yêu cầu khử trùng cho hàng gỗ Nếu khách hàng cần, Trans Wagon sẽ cung cấp dịch vụ mang container đến kho, đóng gói, phân loại và xếp hàng vào container cho khách.
Cảng đi và cảng đến là yếu tố quan trọng quyết định giá cước vận chuyển; khoảng cách vận chuyển càng ngắn và thời gian càng nhanh thì cước phí sẽ thấp hơn, ngược lại, khoảng cách xa sẽ làm tăng chi phí.
Khi lựa chọn dịch vụ vận chuyển hàng hóa, khách hàng nên được tư vấn để chọn hãng tàu uy tín phù hợp với nhu cầu và cảng đến Nhân viên kinh doanh sẽ cung cấp thông tin về giá cước hợp lý, đồng thời, đối với những khách hàng quen thuộc với một hãng tàu cụ thể, công ty sẽ xem xét và báo giá cước cho họ.
Trans Wagon đã xây dựng mối quan hệ bền vững với nhiều khách hàng qua thời gian dài hoạt động, giúp việc tiếp nhận thông tin từ khách hàng thân thiết trở nên nhanh chóng và hiệu quả nhờ vào việc lưu trữ dữ liệu sau mỗi giao dịch thành công Đối với khách hàng mới, quy trình tiếp nhận thông tin cũng diễn ra thuận lợi nhờ vào đội ngũ nhân viên kinh doanh được đào tạo bài bản để đáp ứng các yêu cầu đa dạng Tuy nhiên, việc tiếp cận khách hàng mới vẫn còn hạn chế do phần lớn khách hàng của công ty được chỉ định từ công ty mẹ.
2.2.2 Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
2.2.2.1 Hỏi giá và chào giá cho khách hàng
Dựa trên thông tin khách hàng cung cấp, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với các hãng tàu như HANJIN, OOCL, ZIM LINE để tìm hiểu giá cả và lịch trình phù hợp Mỗi hãng tàu có lịch trình và tuyến chạy riêng, đồng thời sở hữu thế mạnh đặc trưng trên các tuyến đường, đặc biệt là các tuyến đi Châu Âu.
Mỹ Trong khi đó, hãng tàu TS LINE, WANHAI, EVERGREEN, NYK lại có thế mạnh trên các tuyến đi Châu Á.
Nhân viên kinh doanh dựa vào bảng giá của các hãng tàu để tính toán chi phí và đưa ra báo giá cho khách hàng Tất cả các giao dịch liên quan đến giá cả và lịch trình tàu cần được lưu trữ để có thể đối chứng khi cần thiết.
Khi khách hàng chấp nhận giá cước và lịch trình tàu chạy, họ sẽ gửi yêu cầu đặt chỗ (Booking Request) cho bộ phận kinh doanh Booking Request này xác nhận thông tin hàng hóa bao gồm người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, địa điểm đóng hàng (tại kho người gửi hay bãi container cảng), cảng hạ container để thông quan xuất khẩu, cảng đến (nước nhập khẩu), ngày tàu chạy, và thời gian miễn phí tại cảng đi và cảng đến.
2.2.2.2 Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Bộ phận kinh doanh sẽ dựa trên yêu cầu đặt chỗ của khách hàng để gửi thông tin đến hãng tàu và thực hiện việc đặt chỗ Hãng tàu sẽ xác nhận đặt chỗ thành công bằng cách gửi lại cho bộ phận kinh doanh một xác nhận đặt chỗ, hay còn gọi là Lệnh cấp container rỗng, trong đó chứa đựng các thông tin cần thiết.
- Loại hàng: General cargo, NOS or mixed consignment
- Load Mode/ Discharge Mode: CY/CY
- Nơi cấp Container: G-fortune (Thu Duc) depot
- Nơi hạ bãi: CAT LAI PORT TERMINAL
- Closing time (Giờ cắt máng): Trước 09:00 ngày 06/04/2021
Sau khi nhận được xác nhận đặt chỗ, nhân viên kinh doanh sẽ gửi thông tin cho khách hàng để họ chuẩn bị đóng hàng và thực hiện thủ tục thông quan xuất khẩu Nếu khách hàng sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan và vận chuyển nội địa của công ty, họ cần gửi Lệnh cấp container rỗng cùng thông tin chi tiết về lô hàng bao tay xuất khẩu và thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận Nhân viên giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp để đưa container rỗng đến nơi đóng hàng, sau đó vận chuyển ra cảng hoặc đến nơi đóng hàng tại cảng Cuối cùng, công ty sẽ thực hiện thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu.
Nhân viên kinh doanh sẽ tạo phiếu đặt hàng Booking Profile để ghi chép thông tin cơ bản về lô hàng và chuyển cho bộ phận giao nhận để theo dõi Thông tin trong Booking Profile bao gồm các chi tiết quan trọng về lô hàng.
- Tên người gửi hàng (công ty xuất khẩu), người phụ trách, số điện thoại/ fax
- Cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy
- Điều khoản thanh toán cước: trả cước (freight prepaid) hay trả sau (freight collect)
- Giá mua, giá bán, các phụ phí liên quan…
Nhận xét: Với các mối quan hệ lâu năm với nhiều hãng tàu quốc tế như MAERSK,
Bộ phận kinh doanh của Trans Wagon đã hợp tác hiệu quả với các hãng tàu như YANG MING, EVERGREEN, APL, HEUNG-A, KMTC và các hãng nội địa như ASX ALPHALINER, Biển Đông, Đông Đô, GEMADEPT, VINAFCO, VINALINES để lựa chọn hãng tàu và lịch trình đường biển phù hợp cho việc xuất khẩu hàng hóa.
2.2.3 Xin duyệt Lệnh cấp container rỗng và nhận container rỗng tại cảng để đóng hàng
Đánh giá
Công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế thực hiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển một cách chặt chẽ với các giai đoạn rõ ràng Mỗi bộ phận được phân công cụ thể, hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành đơn hàng một cách hiệu quả Sự thành công này phụ thuộc vào sự phối hợp và trách nhiệm của từng thành viên trong tổ chức.
Thương hiệu Trans Wagon ngày càng được khách hàng, các hãng tàu và công ty giao nhận tin tưởng, nâng cao uy tín trong ngành Sự tín nhiệm này đã dẫn đến việc nhiều hãng tàu quốc tế ký kết hợp đồng vận tải với công ty, giúp mở rộng thị trường vận tải của Trans Wagon một cách liên tục.
Việc cải tiến quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu giúp nâng cao tốc độ và tính chuyên nghiệp trong dịch vụ giao nhận hàng hóa đường biển Công ty không ngừng nâng cao khả năng cạnh tranh và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng thông qua việc cung cấp dịch vụ đa dạng và chất lượng.
Ban giám đốc công ty có trình độ quản lý và điều hành cao, cùng với đội ngũ nhân viên giao nhận giàu kinh nghiệm và chuyên môn vững vàng Hầu hết nhân viên đều được đào tạo chuyên sâu và thực hành đầy đủ, giúp họ hiểu rõ từng khâu trong quá trình giao nhận, từ việc tìm kiếm khách hàng đến đàm phán với hãng tàu và giao nhận hàng hóa.
… đều được thực hiện một cách chuyên nghiệp.
Công ty áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý công việc, nâng cao hiệu quả và hiệu năng Sử dụng hộp thư Outlook cho các phòng ban, công ty tạo ra địa chỉ email riêng, giúp theo dõi tiến độ công việc dễ dàng và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình xử lý đơn hàng.
Mặc dù công tác tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất bằng đường biển tại công ty Trans Wagon có nhiều ưu điểm, nhưng vẫn tồn tại một số nhược điểm cần được khắc phục và cải thiện.
- Khả năng ứng biến chưa linh hoạt:
Do sự thay đổi liên tục của các chính sách xuất nhập khẩu và vận tải từ nhà nước, đội ngũ nhân viên chưa kịp nắm bắt đầy đủ thông tin, dẫn đến sự chậm trễ trong quá trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận.
Trong quá trình thực hiện công việc, đôi khi đội ngũ nhân viên gặp khó khăn trong việc xử lý các sự cố và sai sót Điều này xảy ra do bên cạnh những cán bộ nòng cốt giàu kinh nghiệm, vẫn có những nhân viên trẻ tuổi với năng lực hạn chế và thiếu kinh nghiệm thực tế, cần nhiều thời gian để học hỏi và phát triển.
Nhiều trường hợp, các hãng tàu được Trans Wagon thuê để vận chuyển hàng hóa gặp phải sự chậm trễ, dẫn đến việc giao hàng không đúng thời gian cho người nhận Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hợp đồng của các nhà xuất khẩu mà còn tác động tiêu cực đến uy tín của Trans Wagon, mặc dù sự chậm trễ này không nằm trong trách nhiệm của công ty.
Chất lượng dịch vụ khách hàng hiện đang bị ảnh hưởng do khối lượng công việc tăng cao trong các mùa cao điểm Nhiều nhân viên phải đảm nhận các nhiệm vụ thay thế cho nhau, dẫn đến việc tư vấn và giải đáp thắc mắc, khiếu nại của khách hàng không được thực hiện kịp thời và thỏa đáng.
- Thụ động trong việc tìm kiếm khách hàng mới:
Việc tìm kiếm khách hàng của công ty hiện còn thụ động, chủ yếu do khách hàng được chỉ định từ công ty mẹ Wagon Shipping Agency Co Công tác tiếp cận khách hàng mới và tiềm năng chưa được chú trọng, trong khi nghiên cứu thị trường còn hạn chế Mặc dù bộ phận kinh doanh đảm nhận vai trò marketing, nhưng hiệu quả công việc không cao do khối lượng công việc quá tải Để thâm nhập vào thị trường lớn mạnh và phục vụ những khách hàng khó tính, công ty cần đầu tư nghiêm túc vào nghiên cứu thị trường.
Công ty hiện chưa có website chính thức, đang sử dụng trang web của công ty mẹ tại Đài Loan, dẫn đến việc tương tác với khách hàng hạn chế Khách hàng gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin chi tiết và liên hệ để được tư vấn do thiếu thông tin về công ty con tại Việt Nam trên website.
Chương 2 của bài viết đã trình bày chi tiết về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế Tác giả đã dựa trên thực tế quan sát trong quá trình kiến tập để mô tả rõ ràng từng giai đoạn của nghiệp vụ Từ đó, tác giả đã phân tích và đánh giá các ưu điểm cũng như nhược điểm còn tồn tại trong quy trình Những kết quả này sẽ là cơ sở để tác giả đưa ra các kiến nghị trong chương tiếp theo.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ
Cơ sở đề xuất giải pháp
Qua quá trình nghiên cứu lý thuyết và thực tiễn về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế, tác giả nhận thấy tầm quan trọng của giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đối với doanh nghiệp và hoạt động thương mại quốc tế Dựa trên những đánh giá đó, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, từ đó nâng cao hiệu quả và thuận lợi cho hoạt động thương mại.
Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
3.2.1 Cải thiện chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng của công ty
Trong ngành dịch vụ, giao tiếp đóng vai trò thiết yếu trong việc truyền tải sản phẩm đến khách hàng Thái độ và cách tiếp cận của nhân viên không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng mà còn phản ánh chất lượng dịch vụ của toàn công ty.
Nội dung giải pháp đề xuất giúp Trans Wagon cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng:
Để nâng cao chất lượng dịch vụ, công ty cần thành lập một Bộ phận Chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp Nhân viên trong bộ phận này phải có ý thức làm việc và tinh thần trách nhiệm cao, đồng thời thể hiện sự nhiệt tình và chu đáo Họ cần có phong cách làm việc gần gũi, sẵn sàng lắng nghe và giải đáp mọi thắc mắc cũng như tiếp nhận ý kiến, phàn nàn từ khách hàng Điều này sẽ giúp khách hàng cảm thấy yên tâm và hài lòng khi sử dụng dịch vụ của công ty.
Công ty cần chủ động thu thập thông tin và ý kiến từ khách hàng về dịch vụ của mình Việc kiểm tra và đánh giá các phản hồi sẽ giúp đề ra các chính sách cải thiện kịp thời và khách quan Nhờ đó, những khâu dịch vụ chưa đạt yêu cầu và còn vướng mắc trong quy trình sẽ được chú trọng và có biện pháp khắc phục hiệu quả.
Chăm sóc khách hàng hiệu quả không chỉ giúp duy trì nhóm khách hàng hiện tại mà còn hình thành thói quen và xây dựng cộng đồng khách hàng trung thành Khi khách hàng hài lòng, doanh nghiệp tạo ra một sợi dây vô hình giữ chân họ, củng cố vị thế trên thị trường giao nhận cả trong nước lẫn quốc tế, qua đó trở thành một chiến lược kinh doanh thành công.
3.2.2 Đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt và xu thế hội nhập quốc tế, ngành dịch vụ Logistics Việt Nam cần phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao về kỹ năng, kiến thức chuyên môn và trình độ tiếng Anh chuyên ngành Để tạo lợi thế cạnh tranh, các công ty cần đầu tư vào đội ngũ cán bộ có năng lực và nhạy bén hơn đối thủ Không chỉ các chuyên gia kinh tế và kỹ thuật, mà cả nhân viên cũng cần nắm vững các hoạt động kinh doanh dịch vụ và biết cách đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Nội dung giải pháp đề xuất giúp công ty nâng cao tay nghề cho nhân viên:
Để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, cần thường xuyên bồi dưỡng và đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên Đồng thời, tài trợ cho những nhân viên có năng lực tham gia các khóa học ở nước ngoài nhằm cải thiện kỹ năng và trình độ chuyên môn Ngoài ra, cần bố trí nhân viên tham gia các triển lãm quốc tế và thực hiện các nghiệp vụ như mua bảo hiểm hàng hóa, xuất nhập khẩu và giải quyết tranh chấp.
Nâng cao ý thức cạnh tranh trong đội ngũ cán bộ công nhân viên là yếu tố quan trọng để cải thiện năng suất lao động và hiệu quả công việc Đồng thời, việc thiết lập mức lương và thưởng hấp dẫn sẽ giúp thu hút nhân lực có chuyên môn giỏi và kinh nghiệm phong phú.
Công ty chú trọng phát triển nguồn nhân lực trẻ, vì họ có lợi thế tiếp cận tri thức mới và nhạy bén với ngoại ngữ, công nghệ thông tin Để thu hút nhân tài, công ty sẽ tuyển chọn và đầu tư vào sinh viên chuyên ngành ngoại thương, thương mại, vận tải biển và quản trị kinh doanh thông qua việc tổ chức ngày hội việc làm, buổi tham quan thực tế tại công ty, và chương trình tuyển thực tập sinh nhằm đào tạo những nhân viên tiềm năng.
Mặc dù công ty phải đầu tư chi phí cho các khóa đào tạo thực tập sinh và nâng cao kỹ năng cho nhân viên, nhưng điều này mang lại lợi ích lâu dài với nguồn nhân lực chất lượng cao, có tiềm năng lớn trong tương lai Điều này không chỉ giúp nâng cao thương hiệu công ty mà còn tiết kiệm chi phí đào tạo lại cho các thực tập sinh được tuyển dụng chính thức.
3.2.3 Nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động Logistics của doanh nghiệp Việt Nam hiện còn hạn chế, chủ yếu tập trung vào khai báo hải quan và GPS Chỉ một số ít công ty áp dụng hệ thống tự động hóa cho kho hàng và trung tâm phân phối Để nâng cao hiệu quả quản lý, doanh nghiệp cần đầu tư vào trang thiết bị hiện đại, tương đương với các đối thủ cạnh tranh Do đó, Trans Wagon cần nâng cấp phương tiện và trang thiết bị để cải thiện dịch vụ giao nhận và vận chuyển, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh trong tương lai.
Nội dung giải pháp đề xuất giúp công ty nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật:
Công ty nên áp dụng hệ thống quản lý phương tiện vận tải và kho hàng như ESys hoặc Logistech 247 để nâng cao hiệu quả điều hành Những hệ thống tiên tiến này giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển, đồng thời thể hiện sự chuyên môn hóa và ứng dụng công nghệ cao, từ đó nâng tầm vị thế cạnh tranh với các Forwarder trong nước và quốc tế.
Tùy thuộc vào khả năng tài chính, công ty có thể đầu tư vào việc sửa chữa hoặc mua sắm trang thiết bị hiện đại Điều này giúp giảm thiểu thời gian giao nhận và đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
Hình 3.2: Hệ thống quản lý ESys và Logistech 247
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Đầu tư hiệu quả và hiện đại hóa cơ sở vật chất trang bị kỹ thuật sẽ giúp công ty dễ dàng kiểm soát quy trình vận chuyển và kho bãi, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận quốc tế Điều này không chỉ phát triển dịch vụ của công ty mà còn giúp nâng tầm vị thế cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
3.2.4 Mở rộng thị trường và tìm kiếm khách hàng mới
Sự cạnh tranh trong ngành dịch vụ Logistics tại Việt Nam ngày càng trở nên khốc liệt, đặc biệt với sự tham gia của các công ty Logistics nước ngoài Để phát triển bền vững, các doanh nghiệp cần chủ động khai thác và mở rộng thị trường, đồng thời tìm kiếm khách hàng mới.
Nội dung giải pháp đề xuất giúp Trans Wagon mở rộng thị trường và tìm kiếm khách hàng mới:
Tổ chức thu thập thông tin một cách khoa học giúp khai thác hiệu quả khả năng của doanh nghiệp Cần thu thập thông tin về khách hàng như khả năng vận chuyển bằng đường biển, sản lượng hàng tháng và hãng giao nhận đang sử dụng để xây dựng chiến lược phù hợp Sau đó, lập hồ sơ khách hàng cụ thể bằng cách phân loại thành khách hàng tiềm năng, khách hàng đang theo dõi và khách hàng đã sử dụng dịch vụ, từ đó tối ưu hóa nguồn hàng cho thời gian tới.
