Bố cục bài báo cáo
Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung của bài báo cáo này bao gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế (Trans Wagon).
Chương 2: Tình hình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế.
Chương 3: Kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH LIÊN VẬN QUỐC TẾ (TRANS WAGON)
Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế 3 1 Sơ lược về công ty TNHH Liên Vận Quốc tế
1.1.1 Sơ lược về công ty TNHH Liên Vận Quốc tế
- Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH LIÊN VẬN QUỐC TẾ
- Tên giao dịch: TRANS WAGON INTERNATIONAL CO.,LTD
- Tên ngắn gọn: TRANS WAGON
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài nhà nước.
- Văn phòng chính: Tầng 3, 29- 31 Đinh Bộ Lĩnh, phường 24, quận Bình Thạnh, thành phố Hồ Chí Minh.
Hình 1.1: Logo của Trans Wagon
Nguồn: Website của công ty
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Vào đầu thập niên 90, sự bùng nổ của đội tàu buôn và quá trình container hóa toàn cầu đã thúc đẩy ngành hàng hải Việt Nam phát triển mạnh mẽ Để đáp ứng xu thế này, công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế đã được thành lập, trước đây là văn phòng đại diện của công ty vận tải Wagon Shipping Agency Co có trụ sở tại Đài Loan.
Tế hoạt động như một doanh nghiệp tư nhân với đầy đủ tư cách pháp nhân, độc lập và có con dấu riêng Doanh nghiệp này có quyền mở tài khoản ngân hàng, vay vốn ngân hàng và đồng thời giữ vai trò đại lý cho công ty mẹ Wagon Shipping Agency Co tại thành phố Hồ Chí Minh.
Trans Wagon, mặc dù mới thành lập hơn 15 năm, nhưng đã có mặt trên thị trường giao nhận tại Việt Nam hơn 20 năm, hoạt động trước đó với tư cách là văn phòng đại diện cho Wagon Shipping Agency Co.
Trong suốt 10 năm hoạt động từ năm 1991, Trans Wagon đã xây dựng uy tín vững chắc với phương châm "Chuẩn xác trong giao nhận, nhanh chóng trong vận chuyển, hiệu quả với phương thức vận chuyển đa dạng và giá cả hợp lý" Công ty cam kết đáp ứng yêu cầu cao nhất của khách hàng, đồng hành cùng họ trong từng bước đi và "Chạy đua cùng thời gian" Với đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, tinh thần trách nhiệm cao cùng trang thiết bị hiện đại, Trans Wagon đã khẳng định vị thế trong ngành dịch vụ giao nhận và nhận được sự tin tưởng từ khách hàng.
Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp
Với tính chất của một công ty giao nhận kho vận ngoại thương, công ty Trans Wagon hoạt động trên các lĩnh vực sau đây:
- Thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng các phương thức vận tải biển, vận tải hàng không và vận tải đa phương thức
Chúng tôi cung cấp dịch vụ thu gom hàng lẻ, chia lẻ, bảo quản và đóng gói hàng hóa, đồng thời đánh ký mã hiệu và phân loại hàng hóa một cách chuyên nghiệp Ngoài ra, chúng tôi còn sửa chữa bao bì, thực hiện thủ tục hải quan và mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất nhập khẩu theo sự ủy thác của khách hàng.
- Nhận làm đại lý vận tải, giao nhận hàng hóa, đại lý lưu cước, gom hàng các hãng tàu, hãng hàng không và các hãng giao nhận khác
- Kinh doanh xuất nhập khẩu và ủy thác xuất nhập khẩu những mặt hàng mà cơ quan có thẩm quyền cho phép.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn vận tải và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, đáp ứng nhu cầu của các tổ chức và cá nhân cả trong nước và quốc tế Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp thông tin thị trường chi tiết để hỗ trợ khách hàng trong các quyết định kinh doanh.
Liên doanh và liên kết với cá nhân, tổ chức kinh tế trong và ngoài nước nhằm đầu tư và phát triển dịch vụ giao nhận vận tải, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh tế đối ngoại.
Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp luật, chính sách và chế độ quản lý kinh tế của nhà nước liên quan đến xuất nhập khẩu, cũng như chính sách đối ngoại Đồng thời, tổ chức hoạt động kinh doanh phù hợp với ngành nghề đã đăng ký với Bộ Công Thương.
Chúng tôi cung cấp giải pháp Giao nhận - Vận tải toàn diện và dịch vụ hải quan chuyên nghiệp với chi phí cạnh tranh nhất và thời gian nhanh chóng Với phương châm "Uy tín chất lượng hàng đầu", chúng tôi cam kết mang đến sự hài lòng tối đa cho khách hàng.
Lắng nghe và phân tích nhu cầu của từng khách hàng là rất quan trọng Bằng cách áp dụng kinh nghiệm, kỹ năng và tư duy của mình, chúng ta có thể tối ưu hóa việc giải quyết những nhu cầu đó, từ đó mang lại sự hài lòng cao nhất cho khách hàng.
- Luôn luôn đổi mới và không ngừng học hỏi để nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp
1.3.1 Sơ đồ tổ chức hoạt động công ty
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức hoạt động của công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
Nguồn: Bộ phận Nhân sự
1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
1.3.2.1 Chức năng của Ban Giám đốc
Ban giám đốc có vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành công ty, đảm bảo các hoạt động được thực hiện theo đúng đường lối của Đảng và luật pháp nhà nước Họ còn có trách nhiệm hoạch định, tổ chức và kiểm tra các hoạt động nhằm nâng cao đời sống cho cán bộ, công nhân viên trong công ty.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật, các cơ quan quản lý Nhà nước và hoạt động của công ty.
- Đưa ra quyết định đúng đắn về chủ trương, phương hướng và chiến lược thực hiện.
- Trực tiếp chịu trách nhiệm, thường xuyên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty với công ty mẹ tại nước ngoài.
- Trực tiếp chỉ đạo các phòng ban
- Tham mưu trợ lý cho giám đốc, giúp giám đốc đề ra kế hoạch, xây dựng các phương án, chiến lược kinh doanh và theo dõi việc thực hiện.
Khi Giám đốc vắng mặt, việc điều hành công ty cần được duy trì liên tục để đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn Trong thời gian này, cần theo dõi và hướng dẫn nhân viên về nghiệp vụ chuyên môn để đảm bảo mọi quy trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
1.3.2.2 Chức năng của các bộ phận
Bộ phận Kinh doanh (Sales):
- Theo dõi, liên lạc, khai thác thông tin thị trường từ những khách hàng truyền thống bằng cách gặp gỡ trực tiếp hay liên lạc qua điện thoại.
- Đánh giá và tiềm kiếm những khách hàng tiềm năng.
- Đàm phán giá cả, ký kết hợp đồng với khách hàng.
- Thường xuyên liên hệ và theo dõi khách hàng chỉ định truyền thống.
Sắp xếp nhận đặt hàng và gửi xác nhận đặt hàng cho khách hàng là bước quan trọng để xuất hàng theo chỉ định của đại lý nước ngoài Đồng thời, thông tin cũng cần được chuyển cho bộ phận chứng từ để thực hiện các thủ tục chứng từ liên quan.
- Báo cáo tình hình xuất hàng cho đại lý nước ngoài và công ty mẹ.
- Phân tích, đánh giá và xây dựng bảng giá hàng lẻ dựa trên giá chuyển tải từ đại lý ở cảng chuyển tải.
- Đánh giá tiềm năng, tính khả thi trong việc mở thêm dịch vụ mới sau khi tổng hợp thông tin thị trường.
- Đàm phán giá cả với các hãng tàu khác.
- Chào giá cho khách hàng nội địa và đại lý nước ngoài.
- Lập và cấp Bill of Lading (B/L), các chứng từ liên quan khác cho khách hàng.
- Gởi chứng từ cho đại lý nước ngoài (nơi hàng hóa sẽ tới).
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác của chứng từ
- Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán và các chứng từ kế toán thông qua các nghiệp vụ kinh tế.
- Theo dõi và quản lí công nợ qua báo cáo của kế toán công nợ.
- Theo dõi và tính toán giá thành sản xuất thực tế theo từng sản phẩm.
Thực hiện toàn bộ quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, bao gồm việc chuẩn bị chứng từ như C/O, B/L, D/O và hoàn tất thủ tục hải quan, từ khi khởi đầu đến khi hàng hóa được xuất đi hoặc nhập về kho của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ.
- Trực tiếp thực hiện và hoàn thành hợp đồng giao nhận của công ty.
- Giải quyết mọi vướng mắc của khách hàng một cách nhanh gọn và dứt điểm cho từng lô hàng
- Tổ chức các hoạt động công ty về nội quy, chính sách công ty.
- Nghiên cứu và đưa ra các kế hoạch nhân sự cho phù hợp với chiến lược phát triển công ty trong tương lai.
Các bộ phận trong công ty có mối quan hệ chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau, giúp các quy trình diễn ra liền mạch Điều này góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận vận tải, đặc biệt trong bối cảnh thị trường đang cạnh tranh khốc liệt hiện nay.
Tình hình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp
1.4.1 Cơ cấu các loại hình kinh doanh
Bảng 1.1: Cơ cấu các loại hình kinh doanh của công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế trong các năm 2018-2020
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 Tốc độ trưởng tăng năm 2019 so với 2018 (%)
Tốc độ trưởng tăng năm 2020 so với 2019 (%)
(triệu thu đồng) trọng Tỉ (%)
Doanh (triệu thu đồng) trọng Tỉ (%)
Doanh (triệu thu đồng) trọng Tỉ (%)
Giao nhận đường bằng biển
Giao nhận đường bằng không hàng
Các dịch vụ khác 2.534,8 6,82 4.896,57 10,31 3.769 11,55 93,17 -43,45 Tổng cộng 37.160,83 100 47.474,0
Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2018, 2019, 2020 của công ty
Giao nhận hàng hóa bằng đường biển
Giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không
Nhận ủy thác Xuất- nhập khẩu
Tư vấn Xuất- Nhập khẩu Các dịch vụ khác 2,000.00 0.00
20,000.00 Cơ cấu các loại hình kinh doanh của công ty
Biểu đồ 1.1: Cơ cấu các loại hình kinh doanh của Trans Wagon
Theo bảng 1.1, công ty hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực giao nhận hàng hóa bằng đường biển, giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không, nhận ủy thác xuất- nhập khẩu và tư vấn xuất- nhập khẩu Doanh thu từ các dịch vụ này đã có sự biến động qua từng năm trong giai đoạn 2018-2020.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển luôn là nguồn doanh thu chủ yếu, với doanh thu năm 2019 đạt gần 17,5 tỉ VNĐ, tăng 13,94% so với năm 2018 Mặc dù doanh thu năm 2020 giảm 28,11% so với năm trước đó, tương ứng với hơn 5 tỉ VNĐ, dịch vụ này vẫn chiếm tỉ trọng lớn trong hoạt động kinh doanh của công ty, với 41,31% vào năm 2018, 36,84% năm 2019 và 34,29% năm 2020.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không đã trải qua những biến động nhẹ qua các năm, với doanh thu tăng từ 10,965 tỉ VNĐ năm 2018 lên 11,560 tỉ VNĐ năm 2019, tương ứng với mức tăng 5,43% Tuy nhiên, vào năm 2020, doanh thu giảm 14,94% so với năm trước đó, tương đương gần 3 tỉ VNĐ Mặc dù là dịch vụ thứ yếu, nó vẫn được công ty chú trọng, chiếm tỉ trọng 32,20% năm 2018, 30,67% năm 2019 và 27,06% năm 2020 trong cơ cấu dịch vụ của công ty.
Trong ba năm qua, doanh thu từ dịch vụ ủy thác xuất-nhập khẩu của Trans Wagon đã có những biến động nhẹ, nhưng vẫn duy trì vị trí thứ ba trong cơ cấu dịch vụ của công ty với tỷ trọng lần lượt là 15,40%, 17,36% và 15,60% trong các năm 2018, 2019 và 2020 Doanh thu của dịch vụ này đạt 8,240 tỷ VNĐ vào năm 2019, tăng 43,98% so với năm 2018, tương đương với mức tăng hơn 2,5 tỷ VNĐ Tuy nhiên, đến năm 2020, doanh thu giảm 37,80% so với năm 2019, tương ứng với mức giảm hơn 3,1 tỷ VNĐ.
Công ty cũng cung cấp dịch vụ tư vấn xuất nhập khẩu và các dịch vụ khác, tuy nhiên, những dịch vụ này chỉ chiếm tỉ trọng nhỏ trong cơ cấu kinh doanh Do các hoạt động này chưa phát triển nhiều, doanh thu từ chúng không ổn định và có giá trị thấp so với tổng doanh thu của công ty.
Cơ cấu dịch vụ của Trans Wagon giữ nguyên trong giai đoạn 2018-2020, mặc dù doanh thu của các loại hình dịch vụ này đã có sự biến động.
Công ty kiên định thực hiện chiến lược đã đề ra, tập trung vào các dịch vụ cốt lõi như giao nhận hàng hóa qua đường biển và đường hàng không.
1.4.2 Kết quả kinh doanh của công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
Bảng 1.2: Báo cáo kết quả kinh doanh công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế các năm
2018-2020 Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Tăng giảm về doanh thu % - 27,75 -31,23
Lợi nhuận sau thuế Triệu đồng 20.713,27 23.820,53 17.735,19
Tăng giảm về lợi nhuận sau thuế % - 15,01 -25,55
Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh- Bộ phận kế toán
Doanh thu Lợi nhuận sau thuế 0.00
KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA TRANS
Biểu đồ 1.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của Trans Wagon năm 2018- 2020
Nhận xét : Bảng 1.2 đã thể hiện rõ doanh thu và lợi nhuận của công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế biến động qua các năm 2018- 2020 Cụ thể như sau:
Doanh thu của công ty trong năm 2019 đạt mức tăng trưởng 27,75% so với năm 2018, tương ứng với mức tăng hơn 10,3 tỷ VNĐ Tuy nhiên, trong năm 2020, doanh thu đã giảm 22,77% so với năm 2019, tương đương với sự sụt giảm hơn 10,8 tỷ VNĐ.
Năm 2018, lợi nhuận sau thuế đạt hơn 20,7 tỉ VNĐ, trong khi năm 2019 đã tăng lên gần 24 tỉ VNĐ, tương ứng với mức tăng hơn 3 tỉ VNĐ, tức 15,01%.
2020 giảm so với năm 2019 là 25,55% tương ứng giảm 6 tỉ VNĐ.
Chiến lược kinh doanh hợp lý đã giúp công ty tiếp cận khách hàng hiệu quả, tạo ra nhiều mối quan hệ đối tác tiềm năng và lâu dài, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của Trans Wagon Tuy nhiên, vào năm 2020, đại dịch Covid-19 đã làm phức tạp hóa hoạt động xuất nhập khẩu, khiến vận tải giảm sút do dịch vụ thông quan bị cản trở Điều này đã ảnh hưởng nghiêm trọng đến dịch vụ kho bãi và cước phí, dẫn đến sự sụt giảm đáng kể trong doanh thu và lợi nhuận của công ty.
Định hướng phát triển của doanh nghiệp
Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các dịch vụ kinh doanh theo quy chế hiện hành là rất quan trọng để đạt được mục tiêu và chức năng của công ty.
Công ty thực hiện giao nhận hàng hóa và đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong phạm vi trách nhiệm của mình thông qua các liên doanh và liên kết trong và ngoài nước Chúng tôi cải tiến quy trình chuyên chở, chuyển tải, lưu kho và lưu bãi, nhằm tối ưu hóa các luồng và tuyến vận tải.
Nghiên cứu thị trường dịch vụ kho vận và giao nhận là cần thiết để đề xuất cải tiến biểu giá cước của các tổ chức vận tải theo quy chế hiện hành Việc này nhằm đảm bảo quyền lợi cho các bên khi ký kết hợp đồng, từ đó thu hút khách hàng và củng cố uy tín của công ty trên thị trường.
Chương 1 của bài viết đã tổng quan đầy đủ về công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế, bao gồm cơ cấu tổ chức, cách thức hoạt động và vai trò của từng phòng ban trong sự phát triển của công ty Công ty chuyên về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường biển và hàng không, đồng thời nhận ủy thác xuất nhập khẩu theo yêu cầu khách hàng Mặc dù doanh thu và lợi nhuận của Trans Wagon có sự biến động qua các năm, ban lãnh đạo vẫn duy trì kiểm soát nhờ vào việc phát triển các thế mạnh trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa nhập khẩu và tối ưu hóa hiệu quả công việc từ nguồn lực hiện có.
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH LIÊN VẬN QUỐC TẾ …………………………………………………………………….12 2.1 Sơ đồ nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
Tiếp nhận thông tin từ khách hàng
Sau khi hoàn tất hợp đồng dịch vụ giữa Trans Wagon và công ty TNHH Dệt Bao Tay Hi-Tech, nhân viên kinh doanh sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin cần thiết để thực hiện giao dịch Họ sẽ thỏa thuận với khách hàng về phương thức, thời gian và địa điểm giao nhận hàng hóa Các thông tin này là cơ sở để tiến hành công việc một cách hiệu quả.
Thông tin nhà xuất khẩu bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế và kho của nhà xuất khẩu Ngoài ra, cần cung cấp một số thông tin khác để thực hiện thủ tục xuất khẩu và các thủ tục liên quan nếu có.
- Thông tin nhà nhập khẩu: Tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, …
- Địa điểm lô hàng: Tên mặt hàng, số lượng, quy cách đóng gói, thời gian đóng hàng, địa điểm đóng hàng…
Khi lựa chọn container vận chuyển, công ty sẽ tư vấn cho khách hàng dựa trên loại hàng hóa và số lượng hàng Đối với hàng tươi sống như rau quả, cần sử dụng container lạnh như 20’ Reefer hoặc 40’ Reefer Container, trong khi hàng bách hóa hoặc nông sản sẽ phù hợp với container khô như 20’ Dry Freight Container, 40’ Dry Freight Container hoặc 40’ High Cube Container cho hàng cồng kềnh Ngoài ra, công ty cũng chú ý đến các quy định của nước nhập khẩu như giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm cho hàng thực phẩm và yêu cầu khử trùng cho hàng gỗ Nếu khách hàng cần, Trans Wagon sẽ cung cấp dịch vụ mang container đến kho, đóng gói, phân loại và xếp hàng vào container cho khách.
Cảng đi và cảng đến là yếu tố quan trọng quyết định giá cước vận chuyển Khoảng cách giữa hai cảng càng ngắn, thời gian vận chuyển càng ít thì cước phí sẽ thấp hơn, và ngược lại, khoảng cách xa sẽ dẫn đến chi phí cao hơn.
Khi khách hàng cần vận chuyển hàng hóa đến cảng, nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho họ chọn dịch vụ của hãng tàu uy tín với mức giá cước hợp lý Đối với những khách hàng quen thuộc với một hãng tàu cụ thể, công ty sẽ xem xét và báo giá cước cho họ theo yêu cầu.
Trans Wagon đã xây dựng mối quan hệ lâu dài với nhiều khách hàng, giúp việc tiếp nhận thông tin từ khách hàng thân thiết trở nên nhanh chóng và hiệu quả nhờ vào việc lưu trữ thông tin sau mỗi giao dịch Đối với khách hàng mới, quy trình tiếp nhận thông tin cũng diễn ra thuận lợi nhờ vào sự đào tạo kỹ lưỡng của nhân viên kinh doanh, giúp họ đáp ứng tốt các yêu cầu từ đối tác Tuy nhiên, việc tiếp cận khách hàng mới vẫn còn hạn chế do phần lớn khách hàng được chỉ định từ công ty mẹ.
Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
2.2.2.1 Hỏi giá và chào giá cho khách hàng
Dựa trên thông tin từ khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với các hãng tàu để tìm hiểu giá cả và lịch trình phù hợp, vì mỗi hãng tàu như HANJIN, OOCL, ZIM LINE có ưu thế riêng trên các tuyến đường, đặc biệt là các tuyến đi Châu Âu.
Mỹ Trong khi đó, hãng tàu TS LINE, WANHAI, EVERGREEN, NYK lại có thế mạnh trên các tuyến đi Châu Á.
Nhân viên kinh doanh dựa trên bảng giá của các hãng tàu để tính toán chi phí và gửi báo giá cho khách hàng Tất cả các giao dịch liên quan đến giá cả và lịch trình tàu cần được lưu trữ để có thể đối chiếu khi cần thiết.
Khi khách hàng chấp nhận giá cước và lịch trình tàu chạy, họ sẽ gửi yêu cầu đặt chỗ (Booking Request) đến bộ phận kinh doanh Booking Request này sẽ xác nhận các thông tin quan trọng liên quan đến hàng hóa, bao gồm người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, địa điểm đóng hàng (tại kho người gửi hoặc bãi container của cảng), cảng hạ container để thông quan xuất khẩu, cảng đến (nước nhập khẩu), ngày tàu chạy, và thời gian miễn phí tại cảng đi và cảng đến.
2.2.2.2 Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Bộ phận kinh doanh sẽ dựa vào yêu cầu đặt chỗ của khách hàng để tiến hành đặt chỗ với hãng tàu Sau khi đặt chỗ, hãng tàu sẽ gửi xác nhận đặt chỗ thành công cho bộ phận kinh doanh dưới dạng Booking Confirmation, hay còn gọi là Lệnh cấp container rỗng, bao gồm các thông tin cần thiết.
- Loại hàng: General cargo, NOS or mixed consignment
- Load Mode/ Discharge Mode: CY/CY
- Nơi cấp Container: G-fortune (Thu Duc) depot
- Nơi hạ bãi: CAT LAI PORT TERMINAL
- Closing time (Giờ cắt máng): Trước 09:00 ngày 06/04/2021
Sau khi nhận được xác nhận đặt chỗ, nhân viên kinh doanh sẽ gửi thông tin cho khách hàng để họ chuẩn bị đóng hàng và thực hiện thủ tục thông quan xuất khẩu Nếu khách hàng sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan và vận chuyển nội địa của công ty, họ cần gửi Lệnh cấp container rỗng, thông tin chi tiết về lô hàng bao tay xuất khẩu và thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận Nhân viên giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa container rỗng đến nơi đóng hàng, cũng như vận chuyển ra cảng hoặc đến nơi đóng hàng ở cảng Cuối cùng, công ty sẽ tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu.
Nhân viên kinh doanh sẽ tạo phiếu đặt hàng Booking Profile để ghi lại thông tin cơ bản về lô hàng và chuyển cho bộ phận giao nhận để theo dõi Các thông tin cần có trong Booking Profile bao gồm:
- Tên người gửi hàng (công ty xuất khẩu), người phụ trách, số điện thoại/ fax
- Cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy
- Điều khoản thanh toán cước: trả cước (freight prepaid) hay trả sau (freight collect)
- Giá mua, giá bán, các phụ phí liên quan…
Nhận xét: Với các mối quan hệ lâu năm với nhiều hãng tàu quốc tế như MAERSK,
Bộ phận kinh doanh của Trans Wagon đã làm việc hiệu quả với các hãng tàu như YANG MING, EVERGREEN, APL, HEUNG-A, KMTC, cũng như các hãng tàu nội địa như ASX ALPHALINER, Biển Đông, Đông Đô, GEMADEPT, VINAFCO, và VINALINES, để lựa chọn hãng tàu và lịch trình đường biển phù hợp cho việc xuất khẩu hàng hóa.
Xin duyệt Lệnh cấp container rỗng và nhận container rỗng tại cảng để đóng hàng
Hiện nay, nhiều hãng tàu đã kết hợp Lệnh cấp container rỗng và Booking Note thành một chứng từ duy nhất nhằm giảm chi phí và đơn giản hóa quy trình Một số hãng tàu như ZIM, MAERSK, CM, COSCO duyệt lệnh qua email, trong khi các hãng như YANGMING, TS LINE, PACIFIC LINES thực hiện duyệt tại văn phòng Ngoài ra, một số hãng tàu như EVERGREEN, WANHAI, NYK, PIL không yêu cầu duyệt lệnh, cho phép khách hàng mang booking xuống cảng để lấy container Thông tin chi tiết sẽ được ghi chú trên Booking.
Trường hợp duyệt lệnh qua mail:
Nhân viên giao nhận Trans Wagon sẽ gửi email cho hãng tàu sau khi nhận được xác nhận đặt chỗ, yêu cầu duyệt lệnh cấp container rỗng để đóng hàng Email cần bao gồm các thông tin quan trọng như số booking, tên Shipper, ngày lấy container, nhiệt độ cài đặt và độ thông gió Sau khi xem xét, hãng tàu sẽ phê duyệt và gửi Lệnh cấp container rỗng (Empty Release Order), trong đó ghi rõ địa điểm giao container rỗng, số container và số seal.
Trường hợp duyệt lệnh tại văn phòng:
Nhân viên giao nhận sẽ mang Lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu YANG MING tại cảng Cát Lái để thực hiện việc đổi lệnh lấy container Tại đây, phòng điều độ sẽ cung cấp cho nhân viên giao nhận bộ hồ sơ cần thiết, bao gồm: Packing list container, seal tàu, vị trí cấp container và lệnh cấp container có chữ ký của điều độ cảng, xác nhận cho phép lấy container rỗng.
Sau khi lệnh được phê duyệt, nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ cho tài xế kéo container Tài xế cần đến bãi chỉ định của hãng tàu để xuất trình Lệnh cấp container rỗng đã được duyệt, thanh toán phí nâng container cho phòng thương vụ bãi và nhận container rỗng để vận chuyển đến kho của nhà xuất khẩu Đội xe đầu kéo Trans Wagon cần lưu ý các quy trình khi nhận container.
Khi nhận container vào ban đêm hoặc chủ nhật, cần phải đăng ký trước với văn phòng hãng tàu để có thể thực hiện việc đổi Lệnh cấp container sớm trong giờ làm việc thông thường.
- Bàn giao kỹ vệ sinh và điều kiện của container trước khi xe về kho riêng.
- Khi nhận seal từ hãng tàu phải lưu giữ seal đó cẩn thận, không được làm mất.
- Bảo quản tốt container tránh để rơi vào trường hợp mất container.
Không nên chủ quan trong việc kiểm tra container, vì việc nhận nhầm container cũ, hư hỏng hoặc bị thủng có thể dẫn đến chi phí phát sinh khi phải đổi lại Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tài chính mà còn tác động tiêu cực đến chất lượng dịch vụ của công ty đối với khách hàng Để đảm bảo chất lượng, cần thực hiện các bước kiểm tra container một cách cẩn thận.
Kiểm tra bên ngoài container là bước quan trọng để đảm bảo an toàn trong vận chuyển Cần quan sát kỹ lưỡng các dấu hiệu như cào xước, hư hỏng, khe nứt và lỗ thủng Đặc biệt, phần mái và nóc lắp ghép của container thường bị bỏ sót nhưng lại là những yếu tố trọng yếu liên quan đến sự an toàn của hàng hóa.
Kiểm tra bên trong container là bước quan trọng để đảm bảo độ kín nước Cần khép kín container và quan sát từ bên trong ra ngoài để phát hiện các tia sáng lọt qua, giúp nhận diện các lỗ thùng hoặc khe nứt Đồng thời, cần kiểm tra kỹ lưỡng các đinh tán, rive để phát hiện hư hỏng hoặc tình trạng nhô lên Ngoài ra, cũng nên xem xét tấm bọc phủ và các thiết bị như lỗ thông gió, ống dẫn hơi lạnh để đảm bảo chúng hoạt động tốt.
Kiểm tra cửa container là bước quan trọng để đảm bảo hoạt động an toàn Cần xem xét kỹ lưỡng tình trạng đóng mở của cánh cửa và chốt đệm, nhằm đảm bảo rằng cửa mở dễ dàng, niêm phong chắc chắn và kín, ngăn chặn nước xâm nhập vào bên trong.
• Kiểm tra thông số kỹ thuật của container:
Trọng lượng tối đa hay trọng tải toàn phần của container (Maximum Gross Weight) là tổng trọng lượng của container khi đã được chứa đầy hàng hóa đến giới hạn an toàn cho phép, bao gồm cả trọng lượng tối đa cho phép và trọng lượng của vỏ container.
Trọng tải tịnh của container, hay còn gọi là Maximum Payload, là trọng lượng tối đa hàng hóa được phép chứa trong container Trọng tải này bao gồm trọng lượng của hàng hóa, bao bì, pallet, và các vật liệu dùng để chèn lót, chống đỡ hàng hóa bên trong container.
- Trọng lượng của vỏ container (Tare Weight) tùy thuộc vào vật liệu sử dụng để chế tạo container.
Trước khi đóng hàng vào container lạnh, việc kiểm tra tấm chắn gió (hay còn gọi là tấm hướng gió air baffle plate) là rất quan trọng Tấm chắn gió là thiết bị thiết yếu giúp container lạnh hoạt động hiệu quả; nếu thiếu tấm chắn này, container có thể không hoạt động tốt và hàng hóa có nguy cơ bị hỏng Để đảm bảo hàng hóa được bảo vệ trong suốt quá trình vận chuyển, cần kiểm tra tấm chắn gió bên trong container rỗng trước khi đưa về kho và trước khi đóng hàng tại kho.
Nhân viên của Trans Wagon thực hiện quy trình nhận container rỗng một cách cẩn thận, kiểm tra kỹ lưỡng để tránh bồi thường cho những hư hại không hợp lý và bảo vệ chất lượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển Tuy nhiên, sự khác biệt trong thói quen sử dụng chứng từ giữa các hãng tàu có thể gây nhầm lẫn cho những nhân viên giao nhận thiếu kinh nghiệm.
Đóng hàng và chuyển hàng ra nơi tập kết
Sau khi kiểm tra kỹ lưỡng, đội xe đầu kéo sẽ đưa container về kho để đóng hàng Nhân viên giao nhận Trans Wagon cần chú ý đến các quy định của hãng tàu, đặc biệt là thời gian lưu container tại bãi tập kết và trong kho, nhằm tránh những sai lầm do không hiểu rõ quy định Việc nắm rõ thông tin này rất quan trọng trong quá trình nhận và chứa hàng cho đến khi trả container Sau khi hoàn tất việc đóng hàng, container sẽ được vận chuyển đến cảng để chờ xếp hàng, theo thông tin trên Booking Confirmation, và cần đóng phí hạ container cho cảng vụ trên Export.
Công ty hiện chưa sở hữu đầy đủ phương tiện vận tải cần thiết để chuyển hàng hóa từ kho của khách hàng đến cảng, dẫn đến việc phải thuê xe từ doanh nghiệp khác, điều này làm gia tăng chi phí vận chuyển.
Thông quan hàng xuất
2.2.5.1 Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ khai báo hải quan
Trước khi giao hàng, công ty TNHH Dệt May Bao Tay Hi-Tech cần kiểm tra chất lượng, số lượng và trọng lượng của hàng hóa, cũng như thực hiện kiểm dịch nếu cần, để nhận các giấy chứng nhận bổ sung vào bộ chứng từ Trong quá trình đóng và hạ hàng tại cảng, bộ phận chứng từ sẽ nhắc nhở khách hàng cung cấp các tài liệu cần thiết cho thủ tục thông quan xuất khẩu, bao gồm thông tin về điều kiện và phương thức giao hàng, cùng giá trị lô hàng.
- Hợp đồng mua bán hàng hóa (Sales Contract): 01 bản chính và 01 bản sao
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 01 bản chính và 01 bản sao
- Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List): 01 bản chính và 01 bản sao
- Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): 01 bản chính
Sau khi nhận đủ bộ chứng từ từ khách hàng qua email, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra toàn bộ thông tin để lập hồ sơ hải quan Nếu phát hiện sai sót hoặc thông tin không hợp lý, nhân viên sẽ liên hệ với khách hàng để chỉnh sửa cho đồng bộ với các chứng từ khác Đây là một bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu, vì bất kỳ sai sót nào trong bộ chứng từ đều có thể dẫn đến việc khai báo hải quan gặp khó khăn, rơi vào luồng vàng hoặc luồng đỏ Việc kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên từng chứng từ là vô cùng cần thiết.
Hợp đồng mua bán hàng hóa cần được kiểm tra kỹ lưỡng về số hợp đồng, ngày ký kết, tên và địa chỉ của bên mua và bên bán, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, cũng như thông tin chi tiết về hàng hóa để xác định mã HS chính xác.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Kiểm tra số, ngày trên hóa đơn, điều kiện giao hàng, đơn giá, trị giá…
• Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List): Kiểm tra trọng lượng, thể tích, số kiện, cách đóng gói, ngày xuất phiếu đóng gói…
Giấy giới thiệu của công ty chủ hàng là tài liệu quan trọng trong quá trình kiểm tra chéo số liệu giữa các chứng từ Cần xác minh tính chính xác của đơn giá trong hợp đồng so với hóa đơn thương mại, cũng như lượng hàng hóa giữa hợp đồng và bảng kê chi tiết hàng hóa để đảm bảo sự nhất quán và minh bạch trong giao dịch.
Dựa vào thông tin hàng hóa từ khách hàng, bộ phận chứng từ sẽ tra cứu mã HS để xác định mức thuế áp dụng cho lô hàng Đồng thời, nhân viên phụ trách cần kiểm tra xem hàng hóa có vi phạm pháp luật hay không, bao gồm hàng giả, hàng cấm, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, hàng nhập lậu và hàng không đạt tiêu chuẩn theo quy định pháp luật.
2.2.5.2 Lên tờ khai hải quan điện tử
Nhân viên chứng từ sẽ sử dụng phần mềm ECUS5 – VNACCS để thực hiện khai báo hải quan điện tử Họ cần nhập đầy đủ các chỉ tiêu của tờ khai điện tử theo đúng hướng dẫn của Thông tư 38/2015/TT-BTC của Bộ Tài Chính Sau khi hoàn tất việc điền thông tin, nhân viên sẽ tiến hành khai chính thức và nhận kết quả phân luồng.
Bước 1: Đăng nhập phần mềm ECUS– VNACCS (xem Phụ lục hình 2.3)
Sau khi đăng nhập vào hệ thống, nhân viên cần chọn mục Tờ khai hải quan ở góc trái màn hình và sau đó nhấn vào Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA) tại văn phòng công ty.
Bước 3: Điền các thông tin vào mục Thông tin chung
Sau khi chọn mục đăng ký mới tờ khai xuất khẩu, hộp thoại đăng ký sẽ xuất hiện và nhân viên khai báo cần điền thông tin vào các ô trống Các hướng dẫn sẽ hiện lên ở góc trái dưới hộp thoại khi mỗi ô được điền Các ô có dấu * màu đỏ là bắt buộc và không được để trống Khi nhấp vào bất kỳ ô chỉ tiêu nào, hướng dẫn nhập liệu tương ứng sẽ hiển thị Thông tin khai báo phải chính xác như trên bộ chứng từ (xem Phụ lục hình 2.5, 2.6, 2.7, 2.8)
Trong bước 4, bạn cần nhập thông tin về địa điểm xếp hàng cùng với danh sách container Lưu ý rằng một tờ khai xuất có thể chứa tối đa 50 số container khác nhau (xem Phụ lục hình 2.9).
Trong bước 5, nhân viên khai báo hải quan cần điền thông tin chính xác vào mục danh sách hàng, bao gồm tên hàng hóa, số lượng và trọng lượng Việc tra cứu mã HS đúng cho từng mặt hàng là rất quan trọng để áp dụng mức thuế suất chính xác Để nhập chi tiết hàng hóa nhập khẩu, nhấn F4; nếu muốn khai báo bằng dữ liệu từ file Excel, nhấn F6; để xóa một dòng hàng, nhấn F5; và để sao chép một dòng hàng, nhấn F8 (xem Phụ lục hình 2.10)
Sau khi khai xong, nhấn nút “Ghi” để lưu lại thông tin.
Bước 6: Truyền tờ khai hải quan và tiếp nhận kết quả phân luồng
Sau khi hoàn thành việc điền thông tin, nhân viên sẽ tiến hành khai báo trước thông tin tờ khai (EDA), hệ thống sẽ thông báo khai báo thành công và cấp số tờ khai Tiếp theo, cần kiểm tra lại các thông tin quan trọng như mã loại hình, mã chi cục hải quan và mã địa điểm lưu kho chờ thông quan, sau đó chọn “Khai chính thức tờ khai EDC” Sau khi kiểm tra thông tin, sẽ có hai phương án xảy ra.
1) Nếu thông tin do hệ thống trả về được nhân viên chứng từ kiểm tra thấy thiếu sót cần sửa đổi bổ sung thì sử dụng mã nghiệp vụ 1 (ED để gọi lại thông tin khai báo của tờ khai và sửa đổi sau đó tiếp nghiệp vụ EDA lại cho đến khi thông tin chính xác).
2) Nếu các thông tin hệ thống trả về đã chính xác, nhân viên sẽ chọn tiếp mã nghiệp vụ 3 (khai chính thức tờ khai EDC) để đăng ký tờ khai chính thức này với hải quan,
Tiếp theo, nhấn vào nghiệp vụ 4 để nhận kết quả phân luồng, thông báo tiền thuế và chấp nhận thông quan cho tờ khai.
Hệ thống sẽ phân loại kiểm tra theo 3 mức độ:
Luồng xanh cho phép miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và hàng hóa thực tế Cán bộ hải quan sẽ chuyển hồ sơ cho lãnh đạo chi cục để duyệt và đóng dấu thông quan lên tờ khai xuất khẩu, xác nhận đã hoàn tất thủ tục hải quan.
Luồng vàng: Hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ.
Phát hành vận đơn (Bill of Lading)
Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ hàng xuất cho bộ phận chứng từ, nơi sẽ phát hành vận đơn cho khách hàng Bộ phận chứng từ có nhiệm vụ theo dõi lô hàng nhằm lập chứng từ hàng xuất Công việc cụ thể của nhân viên chứng từ bao gồm việc quản lý và xử lý các tài liệu liên quan đến hàng hóa xuất khẩu.
- Liên lạc với khách hàng để kiểm tra xem lô hàng xuất khẩu đã hoàn tất thủ tục xuất hàng hay chưa.
- Lấy số container báo cho hãng tàu để họ cập nhật sắp xếp container lên tàu
- Yêu cầu người gửi hàng cung cấp thông tin để phát hành vận đơn.
Sau khi thu thập đầy đủ thông tin, vận đơn hàng xuất (House Bill of Lading) sẽ được phát hành cho người gửi hàng, kèm theo bản vận đơn nháp để khách hàng kiểm tra nhằm tránh sai sót Nhân viên cũng sẽ gửi thông tin SI và VGM cho hãng tàu dựa trên thông tin hàng hóa mà nhà xuất khẩu cung cấp, cùng với số container và số seal do hãng tàu cấp, trước thời hạn quy định để hãng tàu phát hành vận đơn chính (Master Bill of Lading) cho công ty TNHH Liên Vận Quốc.
Khi nhận được Master Bill of Lading từ hãng tàu, nhân viên chứng từ cần kiểm tra và đối chiếu với House Bill of Lading Nếu phát hiện sự khác biệt, họ sẽ liên hệ với các bên liên quan để thực hiện chỉnh sửa kịp thời.
Thủ tục cấp và nhận Bill of Lading diễn ra một cách đơn giản và hiệu quả Nhân viên của hãng tàu làm việc chuyên nghiệp và nhanh chóng, giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi Đội ngũ nhân viên chứng từ của công ty đã thực hiện công việc cẩn thận, nhằm hạn chế các sai sót không mong muốn trong quy trình này.
Gửi chứng từ cho đại lí nước ngoài
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất, nhân viên chứng từ sẽ gửi thông báo mô tả lô hàng vận chuyển, bao gồm thông tin về Shipper/Consignee, tên tàu/số chuyến, cảng đi/cảng đến, ETD/ETA, số vận đơn và loại vận đơn (Surrendered, Original, Seaway Bill, …) Thông báo cũng kèm theo hợp đồng, hóa đơn, và packing list để đại lý theo dõi lô hàng tại cảng đến, cùng với bản sao Master Bill of Lading và House Bill of Lading.
Việc gửi bộ chứng từ lô hàng xuất khẩu qua email hoặc fax cho đại lý nước ngoài giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho công ty Tuy nhiên, sự chênh lệch múi giờ giữa Trans Wagon và đại lý nước ngoài có thể gây khó khăn trong việc trao đổi thông tin và thời gian làm việc giữa hai bên.
Lập chứng từ kết toán và lưu hồ sơ
2.2.8.1 Lập chứng từ kết toán
Dựa vào Booking Profile, nếu cước phí là trả trước (Freight prepaid), nhân viên chứng từ sẽ lập Debit Note gửi khách hàng và chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi thu công nợ Chỉ khi người gửi hàng thanh toán cước phí và các khoản phí liên quan như THC, Bill fee, Seal fee, thì nhân viên chứng từ mới cấp phát vận đơn Ngược lại, trong trường hợp cước phí trả sau (Freight collect), nhân viên chứng từ sẽ lập Debit Note thu cước người nhận hàng gửi đại lý tại cảng để thu hộ, trong khi người gửi hàng chỉ cần đóng phụ phí tại Việt Nam và nhận vận đơn.
Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan, người giao nhận cần kiểm tra và sắp xếp các chứng từ thành một bộ hoàn chỉnh để trả lại cho khách hàng, đồng thời công ty cũng lưu giữ một bản để phòng trường hợp tranh chấp Kèm theo đó là hai bản Debit Note: một cho khách hàng và một cho công ty, ghi rõ các khoản phí đã nộp, phí dịch vụ vận chuyển và các chi phí khác Cuối cùng, giám đốc sẽ ký và đóng dấu vào giấy báo nợ để nhân viên giao nhận thực hiện quyết toán với khách hàng.
Trong thời gian 15 ngày kể từ ngày gửi, nếu khách hàng không có khiếu nại, điều này được xem như đã chấp thuận và công ty sẽ tiến hành quyết toán theo thỏa thuận trong hợp đồng.
Nhân viên đã thực hiện tốt việc cung cấp đầy đủ chứng từ cho khách hàng Tuy nhiên, một số khách hàng vẫn gặp khó khăn trong việc thanh toán đúng hạn Hiện tại, công ty chưa có bộ phận Chăm sóc khách hàng để hỗ trợ và trao đổi về sự hài lòng của khách hàng sau khi sử dụng dịch vụ.
Đánh giá
Công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế thực hiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển một cách chặt chẽ, với các giai đoạn rõ ràng và phân chia công việc cụ thể cho từng bộ phận Sự phối hợp hỗ trợ lẫn nhau giữa các bộ phận là yếu tố quan trọng góp phần vào thành công của quá trình này.
Thương hiệu Trans Wagon ngày càng được khách hàng, các hãng tàu và công ty giao nhận biết đến, nâng cao uy tín trong ngành Nhờ đó, nhiều hãng tàu quốc tế đã ký kết hợp đồng vận tải với công ty, giúp thị trường vận tải của Trans Wagon không ngừng mở rộng.
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển đã được cải thiện linh hoạt, giúp hoạt động diễn ra nhanh chóng và chuyên nghiệp Công ty không ngừng nâng cao khả năng cạnh tranh và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng thông qua việc cung cấp dịch vụ đa dạng và chất lượng ngày càng cao.
Ban giám đốc công ty có trình độ quản lý và điều hành cao, cùng với đội ngũ nhân viên giao nhận giàu kinh nghiệm, đảm bảo thực hiện nghiệp vụ một cách chuyên nghiệp Phần lớn nhân viên được đào tạo chuyên sâu và thực hành đầy đủ, giúp họ am hiểu tất cả các khâu trong quá trình giao nhận, từ tìm kiếm khách hàng đến đàm phán với hãng tàu và giao nhận hàng hóa.
… đều được thực hiện một cách chuyên nghiệp.
Công ty áp dụng công nghệ thông tin để quản lý và xử lý công việc một cách hiệu quả, sử dụng hộp thư Outlook cho các phòng ban với địa chỉ email riêng, giúp theo dõi tiến độ công việc thuận tiện và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình xử lý đơn hàng.
Mặc dù công tác tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất bằng đường biển tại công ty Trans Wagon có nhiều ưu điểm, nhưng vẫn tồn tại một số nhược điểm cần được khắc phục và cải thiện.
Do sự thay đổi liên tục của các chính sách xuất nhập khẩu và vận tải từ nhà nước, đội ngũ nhân viên chưa kịp nắm bắt đầy đủ thông tin, dẫn đến chậm trễ trong quá trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận.
Trong quá trình thực hiện công việc, đôi khi gặp khó khăn trong việc xử lý sự cố và sai sót do đội ngũ nhân viên còn thiếu kinh nghiệm Mặc dù có sự hỗ trợ từ những cán bộ nòng cốt dày dạn kinh nghiệm, nhưng vẫn cần tạo điều kiện cho nhân viên trẻ học hỏi và phát triển kỹ năng thực tế để nâng cao hiệu quả công việc.
Trans Wagon thường xuyên hợp tác với các hãng tàu để chuyển hàng, tuy nhiên, việc giao hàng có thể bị chậm trễ do nhiều lý do khác nhau, gây ảnh hưởng đến kế hoạch giao nhận của các nhà xuất khẩu Mặc dù sự chậm trễ này không thuộc trách nhiệm của Trans Wagon, nhưng nó vẫn tác động tiêu cực đến uy tín của công ty.
Chất lượng dịch vụ khách hàng hiện đang gặp khó khăn do lượng công việc tăng cao vào mùa cao điểm, khiến nhiều nhân viên phải đảm nhận các nhiệm vụ thay thế cho nhau Điều này dẫn đến việc tư vấn và giải đáp thắc mắc, khiếu nại của khách hàng không được thực hiện đầy đủ và thỏa đáng.
- Thụ động trong việc tìm kiếm khách hàng mới:
Việc tìm kiếm khách hàng của công ty hiện tại còn thụ động, chủ yếu dựa vào khách hàng được chỉ định từ công ty mẹ Wagon Shipping Agency Co Sự thiếu hụt trong việc tiếp cận khách hàng mới và nghiên cứu thị trường là do công tác marketing được giao cho bộ phận kinh doanh, nhưng hiệu quả không cao do khối lượng công việc quá tải Để thâm nhập vào thị trường lớn mạnh và phục vụ những khách hàng khó tính, cần đầu tư nhiều hơn vào nghiên cứu thị trường.
Công ty hiện chưa sở hữu website chính thức, mà đang sử dụng trang web của công ty mẹ tại Đài Loan Điều này dẫn đến việc tương tác với khách hàng hạn chế, khiến họ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin chi tiết và liên hệ để được tư vấn, do thiếu thông tin về công ty con tại Việt Nam trên trang web.
Chương 2 đã trình bày chi tiết về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế, dựa trên những quan sát thực tế trong quá trình kiến tập Tác giả đã phân tích từng giai đoạn cụ thể của quy trình, từ đó đưa ra những đánh giá về ưu điểm và nhược điểm hiện có Những phân tích này sẽ là cơ sở để tác giả đưa ra các kiến nghị trong chương tiếp theo.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ
Cơ sở đề xuất giải pháp
Qua nghiên cứu lý thuyết và thực tiễn về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế, tác giả nhận thấy tầm quan trọng của giao nhận hàng hóa trong thương mại quốc tế Để cải thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp.
Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
3.2.1 Cải thiện chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng của công ty
Trong ngành dịch vụ, giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải sản phẩm đến khách hàng Thái độ và cách tiếp cận của nhân viên đối với khách hàng không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách mà còn phản ánh chất lượng dịch vụ của toàn bộ công ty.
Nội dung giải pháp đề xuất giúp Trans Wagon cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng:
Để nâng cao chất lượng dịch vụ, công ty cần bổ sung một Bộ phận Chăm sóc khách hàng Nhân viên trong bộ phận này phải có ý thức làm việc và tinh thần trách nhiệm cao, thể hiện sự nhiệt tình và chu đáo Họ cần duy trì phong cách làm việc chuyên nghiệp, gần gũi, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và lắng nghe ý kiến cũng như phàn nàn từ khách hàng Chỉ khi đó, khách hàng mới cảm thấy yên tâm và hài lòng khi sử dụng dịch vụ của công ty.
Công ty cần thường xuyên thu thập ý kiến và thông tin từ khách hàng về dịch vụ của mình Việc kiểm tra và đánh giá các phản hồi này sẽ giúp đề ra chính sách cải thiện kịp thời và khách quan Nhờ đó, những khâu dịch vụ chưa đạt yêu cầu và còn nhiều vướng mắc trong quy trình sẽ được chú trọng và có biện pháp khắc phục phù hợp.
Chăm sóc khách hàng hiệu quả không chỉ giúp duy trì nhóm khách hàng hiện tại mà còn hình thành thói quen và xây dựng cộng đồng khách hàng trung thành Điều này tạo ra một sợi dây vô hình giữ chân khách hàng, củng cố vị thế của công ty trong thị trường giao nhận cả trong nước và quốc tế, đồng thời trở thành một chiến lược kinh doanh thành công.
3.2.2 Đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt và xu hướng hội nhập quốc tế, ngành dịch vụ Logistics Việt Nam cần phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao với kỹ năng, kiến thức chuyên môn và trình độ tiếng Anh vững vàng Để tạo lợi thế cạnh tranh, các công ty phải đầu tư vào đội ngũ cán bộ có năng lực và nhạy bén hơn đối thủ Không chỉ các chuyên gia kinh tế và kỹ thuật, mà cả nhân viên cũng cần nắm vững các hoạt động kinh doanh dịch vụ và biết cách đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Nội dung giải pháp đề xuất giúp công ty nâng cao tay nghề cho nhân viên:
Để nâng cao chất lượng dịch vụ, cần thường xuyên bồi dưỡng và đào tạo kiến thức chuyên môn cũng như kỹ năng cho cán bộ công nhân viên Hỗ trợ tài chính cho những nhân viên có năng lực tham gia các khóa học ở nước ngoài sẽ giúp nâng cao trình độ chuyên môn Đồng thời, việc cử nhân viên tham gia triển lãm quốc tế và thực hiện các nghiệp vụ như mua bảo hiểm hàng hóa, nhập khẩu và giải quyết tranh chấp cũng rất quan trọng.
Nâng cao ý thức cạnh tranh trong đội ngũ cán bộ công nhân viên là yếu tố then chốt để tăng năng suất lao động và hiệu quả làm việc Đồng thời, việc áp dụng chính sách lương và thưởng hấp dẫn sẽ giúp thu hút nhân lực có chuyên môn giỏi và kinh nghiệm phong phú.
Để phát triển nguồn nhân lực trẻ, công ty cần chú trọng đến việc tuyển chọn và đầu tư vào sinh viên các chuyên ngành như ngoại thương, thương mại, vận tải biển và quản trị kinh doanh Những sinh viên này có lợi thế tiếp cận tri thức mới, nhạy bén với ngoại ngữ và công nghệ thông tin Công ty có thể tổ chức ngày hội việc làm tại các trường đại học, buổi tham quan thực tế tại công ty hoặc tuyển thực tập sinh nhằm đào tạo những nhân viên tiềm năng cho tương lai.
Mặc dù công ty phải đầu tư chi phí cho các khóa đào tạo thực tập sinh và nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên, nhưng lợi ích lâu dài là có được nguồn nhân lực dồi dào, chất lượng cao với tiềm năng lớn, góp phần nâng cao thương hiệu công ty Đặc biệt, công ty sẽ không phải tốn thêm chi phí đào tạo lại cho các thực tập sinh được tuyển dụng chính thức.
3.2.3 Nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực Logistics của các doanh nghiệp trong nước hiện còn hạn chế, chủ yếu tập trung vào khai báo hải quan và GPS Chỉ một số ít công ty áp dụng hệ thống tự động hóa cho kho hàng và trung tâm phân phối Để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư vào trang thiết bị hiện đại, tương đương với các đối thủ cạnh tranh Do đó, Trans Wagon cần nâng cấp phương tiện và thiết bị nhằm cải thiện dịch vụ giao nhận và vận chuyển, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh trong tương lai.
Nội dung giải pháp đề xuất giúp công ty nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật:
Công ty nên áp dụng hệ thống quản lý phương tiện vận tải và kho hàng như ESys hoặc Logistech 247 để nâng cao hiệu quả điều hành Những hệ thống tiên tiến này giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển, đồng thời thể hiện sự chuyên môn hóa với công nghệ cao Việc này không chỉ tăng cường uy tín của công ty mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh với các Forwarder trong nước và quốc tế.
Tùy thuộc vào khả năng tài chính, công ty có thể lựa chọn đầu tư vào việc sửa chữa hoặc mua sắm trang thiết bị hiện đại Điều này không chỉ giúp giảm thiểu thời gian giao nhận mà còn đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
Hình 3.2: Hệ thống quản lý ESys và Logistech 247
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Đầu tư hiệu quả và hiện đại hóa cơ sở vật chất kỹ thuật sẽ giúp công ty kiểm soát tốt hơn quy trình vận chuyển và kho bãi Điều này không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận quốc tế mà còn phát triển dịch vụ của công ty đạt tiêu chuẩn quốc tế và ngày càng hoàn thiện hơn.
3.2.4 Mở rộng thị trường và tìm kiếm khách hàng mới
Cạnh tranh trong lĩnh vực dịch vụ Logistics tại Việt Nam đang gia tăng mạnh mẽ, đặc biệt là với sự tham gia của các công ty nước ngoài Để phát triển bền vững, các công ty Logistics trong nước cần tập trung vào việc khai thác và mở rộng thị trường, đồng thời tìm kiếm khách hàng mới.
Nội dung giải pháp đề xuất giúp Trans Wagon mở rộng thị trường và tìm kiếm khách hàng mới:
Tổ chức thu thập thông tin một cách khoa học là cần thiết để khai thác hiệu quả khả năng của doanh nghiệp Cần thu thập dữ liệu về khách hàng, bao gồm những khách hàng có khả năng vận chuyển bằng đường biển, sản lượng hàng tháng và hãng giao nhận hiện tại Những thông tin này giúp xây dựng chiến lược phù hợp và khai thác nguồn hàng trong tương lai Sau khi thu thập, doanh nghiệp nên phân loại khách hàng thành các nhóm như khách hàng tiềm năng, khách hàng đang theo dõi và khách hàng đã sử dụng dịch vụ để quản lý và phục vụ tốt hơn.
