Bố cục bài báo cáo
Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung của bài báo cáo này bao gồm 3 chương:
• Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế (Trans Wagon).
• Chương 2: Tình hình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế.
• Chương 3: Kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH LIÊN VẬN QUỐC TẾ (TRANS WAGON)
Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế 3 1 Sơ lược về công ty TNHH Liên Vận Quốc tế
1.1.1 Sơ lược về công ty TNHH Liên Vận Quốc tế
- Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH LIÊN VẬN QUỐC TẾ
- Tên giao dịch: TRANS WAGON INTERNATIONAL CO.,LTD
- Tên ngắn gọn: TRANS WAGON
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài nhà nước.
- Văn phòng chính: Tầng 3, 29- 31 Đinh Bộ Lĩnh, phường 24, quận Bình Thạnh, thành phố Hồ Chí Minh.
Hình 1.1: Logo của Trans Wagon
Nguồn: Website của công ty
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Vào đầu thập niên 90, sự bùng nổ của đội tàu buôn và quá trình container hóa toàn cầu đã thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của ngành hàng hải Việt Nam Để đáp ứng xu hướng này, công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế đã được thành lập, trước đây là văn phòng đại diện của công ty vận tải Wagon Shipping Agency Co có trụ sở tại Đài Loan Hiện nay, công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế tiếp tục đóng góp vào sự phát triển của ngành hàng hải trong nước.
Tế hoạt động như một doanh nghiệp tư nhân độc lập, có tư cách pháp nhân và con dấu riêng Doanh nghiệp này có quyền mở tài khoản ngân hàng, vay vốn ngân hàng và đồng thời là đại lý cho công ty mẹ Wagon Shipping Agency Co tại thành phố Hồ Chí Minh.
Trans Wagon, mặc dù mới thành lập hơn 15 năm, nhưng thực tế đã có mặt trên thị trường giao nhận tại Việt Nam hơn 20 năm, hoạt động với tư cách là văn phòng đại diện cho Wagon Shipping Agency Co trước đó.
Trans Wagon, hoạt động từ năm 1991, đã xây dựng uy tín vững chắc với phương châm "Chuẩn xác trong giao nhận, nhanh chóng trong vận chuyển, hiệu quả với phương thức vận chuyển đa dạng và giá cả hợp lý" Đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp, cùng với sự quản lý nhạy bén và trang thiết bị hiện đại, đã giúp công ty đáp ứng cao nhất yêu cầu của khách hàng Trans Wagon cam kết "Chạy đua cùng thời gian, đồng hành cùng khách hàng", từ đó giành được sự tin tưởng và chỗ đứng vững chắc trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận.
Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp
Với tính chất của một công ty giao nhận kho vận ngoại thưong, công ty Trans Wagon hoạt động trên các lĩnh vực sau đây:
- Thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng các phưong thức vận tải biển, vận tải hàng không và vận tải đa phưong thức.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ thu gom hàng lẻ, chia lẻ, bảo quản và đóng gói hàng hóa Ngoài ra, chúng tôi còn thực hiện đánh ký mã hiệu, phân loại hàng hóa, sửa chữa bao bì, làm thủ tục hải quan và mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất nhập khẩu theo sự ủy thác của khách hàng.
- Nhận làm đại lý vận tải, giao nhận hàng hóa, đại lý lưu cước, gom hàng các hãng tàu, hãng hàng không và các hãng giao nhận khác.
- Kinh doanh xuất nhập khẩu và ủy thác xuất nhập khẩu những mặt hàng mà cơ quan có thẩm quyền cho phép.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn vận tải và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, cùng với thông tin thị trường, đáp ứng nhu cầu của các tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước.
Liên doanh và liên kết với cá nhân, tổ chức kinh tế trong và ngoài nước nhằm đầu tư và phát triển dịch vụ giao nhận vận tải, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh tế đối ngoại.
Để đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp luật, chính sách và chế độ quản lý kinh tế của nhà nước, đồng thời thực hiện đúng các chính sách đối ngoại Ngoài ra, việc tổ chức kinh doanh phải phù hợp với ngành nghề đã đăng ký với Bộ Công Thương.
Chúng tôi cung cấp giải pháp Giao nhận - Vận tải toàn diện cùng dịch vụ hải quan chuyên nghiệp, đảm bảo chi phí thấp nhất và thời gian nhanh nhất Với phương châm "Uy tín chất lượng hàng đầu", chúng tôi cam kết mang đến sự hài lòng tối đa cho khách hàng.
Lắng nghe và phân tích nhu cầu của từng khách hàng là bước quan trọng để hiểu rõ mong muốn của họ Bằng cách áp dụng kinh nghiệm, kỹ năng và tư duy sáng tạo, chúng ta có thể tối ưu hóa giải pháp đáp ứng những nhu cầu đó một cách hiệu quả nhất.
- Luôn luôn đổi mới và không ngừng học hỏi để nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp
1.3.1 Sơ đồ tổ chức hoạt động công ty
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức hoạt động của công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
Nguồn: Bộ phận Nhân sự
Bộ phận Nhân sự Bộ phận
1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
1.3.2.1, Chức năng của Ban Giám đốc
Ban giám đốc có vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành công ty, đảm bảo các hoạt động được thực hiện theo đúng đường lối của Đảng và tuân thủ pháp luật Họ cũng có trách nhiệm hoạch định và tổ chức các hoạt động, đồng thời kiểm tra để nâng cao đời sống cho cán bộ, công nhân viên trong công ty.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật, các cơ quan quản lý Nhà nước và hoạt động của công ty.
- Đưa ra quyết định đúng đắn về chủ trương, phương hướng và chiến lược thực hiện.
- Trực tiếp chịu trách nhiệm, thường xuyên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty với công ty mẹ tại nước ngoài.
- Trực tiếp chỉ đạo các phòng ban.
- Tham mưu trợ lý cho giám đốc, giúp giám đốc đề ra kế hoạch, xây dựng các phương án, chiến lược kinh doanh và theo dõi việc thực hiện.
Khi Giám đốc vắng mặt, việc điều hành công ty cần được thực hiện liên tục nhằm đảm bảo mọi hoạt động không bị gián đoạn Cần theo dõi sát sao và hướng dẫn nhân viên về các nghiệp vụ chuyên môn để duy trì hiệu suất làm việc và đạt được mục tiêu chung của công ty.
1.3.2.2 Chức năng của các bộ phận
* Bộ phận Kinh doanh (Sales):
- Theo dõi, liên lạc, khai thác thông tin thị trường từ những khách hàng truyền thống bằng cách gặp gỡ trực tiếp hay liên lạc qua điện thoại.
- Đánh giá và tiềm kiếm những khách hàng tiềm năng.
- Đàm phán giá cả, ký kết hợp đồng với khách hàng.
- Thường xuyên liên hệ và theo dõi khách hàng chỉ định truyền thống.
Sắp xếp nhận đặt hàng và gửi xác nhận đặt hàng cho khách hàng là bước quan trọng để xuất hàng theo yêu cầu của đại lý nước ngoài Sau đó, thông tin sẽ được chuyển cho bộ phận chứng từ để thực hiện các thủ tục cần thiết.
- Báo cáo tình hình xuất hàng cho đại lý nước ngoài và công ty mẹ.
- Phân tích, đánh giá và xây dựng bảng giá hàng lẻ dựa trên giá chuyển tải từ đại lý ở cảng chuyển tải.
- Đánh giá tiềm năng, tính khả thi trong việc mở thêm dịch vụ mới sau khi tổng hợp thông tin thị trường.
- Đàm phán giá cả với các hãng tàu khác.
- Chào giá cho khách hàng nội địa và đại lý nước ngoài.
- Lập và cấp Bill of Lading (B/L), các chứng từ liên quan khác cho khách hàng.
- Gởi chứng từ cho đại lý nước ngoài (nơi hàng hóa sẽ tới).
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác của chứng từ.
- Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán và các chứng từ kế toán thông qua các nghiệp vụ kinh tế.
- Theo dõi và quản lí công nợ qua báo cáo của kế toán công nợ.
- Theo dõi và tính toán giá thành sản xuất thực tế theo từng sản phẩm.
Thực hiện toàn bộ quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, bao gồm chuẩn bị chứng từ như C/O, B/L, D/O, và hoàn tất thủ tục hải quan để xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài hoặc nhập hàng về kho của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ.
- Trực tiếp thực hiện và hoàn thành hợp đồng giao nhận của công ty.
- Giải quyết mọi vướng mắc của khách hàng một cách nhanh gọn và dứt điểm cho từng lô hàng.
- Tổ chức các hoạt động công ty về nội quy, chính sách công ty.
- Nghiên cứu và đưa ra các kế hoạch nhân sự cho phù hợp với chiến lược phát triển công ty trong tương lai.
Các bộ phận trong công ty có mối quan hệ chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau, tạo ra sự liên kết liền mạch trong các quy trình Điều này giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận vận tải, đặc biệt trong bối cảnh thị trường đang ngày càng cạnh tranh gay gắt.
Tình hình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp
1.4.1 Cơ cấu các loại hình kinh doanh
Bảng 1.1: Cơ cấu các loại hình kinh doanh của công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế trong các năm 2018-2020
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 Tốc độ tăng trưởng năm 2019 so với 2018 (%)
Tốc độ tăng trưởng năm 2020 so với 2019 (%)
Giao nhận bằng đường biển
Giao nhận bằng đường hàng không
Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2018, 2019, 2020 của công ty
Biểu đồ 1.1: Cơ cấu các loại hình kinh doanh của Trans Wagon
Theo bảng 1.1, công ty hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực giao nhận hàng hóa đường biển, giao nhận hàng hóa đường hàng không, nhận ủy thác xuất- nhập khẩu và tư vấn xuất- nhập khẩu Doanh thu từ các dịch vụ này đã có sự biến động qua từng năm trong giai đoạn 2018-2020.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển luôn là nguồn doanh thu chính, với doanh thu năm 2019 đạt gần 17,5 tỉ VNĐ, tăng 13,94% so với năm 2018 Mặc dù doanh thu năm 2020 giảm 28,11% so với năm 2019, tương ứng hơn 5 tỉ VNĐ, nhưng vẫn chiếm tỉ trọng lớn trong hoạt động kinh doanh của công ty, với 41,31% vào năm 2018, 36,84% năm 2019 và 34,29% năm 2020.
- Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không có sự biến động qua mỗi năm nhưng không đáng kể, cụ thể: từ 10,965 tỉ VNĐ năm 2018 tăng lên 11,560
Cơ cấu các loại hình kinh doanh của công ty
Giao nhận hàng hóa bằng đường biển
Trong giai đoạn 2018-2020, doanh thu của loại hình dịch vụ này đã có sự biến động đáng kể Năm 2019, doanh thu đạt 5,43% so với năm trước, tương ứng gần 1 tỉ VNĐ, nhưng đến năm 2020, doanh thu giảm 14,94% so với năm 2019, tương đương gần 3 tỉ VNĐ Dịch vụ này được công ty chú trọng và giữ vị trí thứ hai về tỷ trọng trong cơ cấu các loại hình dịch vụ, với tỷ lệ lần lượt là 32,20% vào năm 2018, 30,67% vào năm 2019 và 27,06% vào năm 2020.
Trong 3 năm qua, hoạt động nhận ủy thác xuất- nhập khẩu đã ghi nhận những biến động nhẹ về doanh thu, tuy nhiên vẫn giữ vững vị trí thứ 3 trong cơ cấu dịch vụ.
Trong giai đoạn 2018 đến 2020, dịch vụ Trans Wagon đóng góp lần lượt 15,40%, 17,36% và 15,60% vào cơ cấu doanh thu của công ty Doanh thu từ dịch vụ này đạt 8,240 tỉ VNĐ vào năm 2019, tăng 43,98% so với năm 2018, tương đương với mức tăng hơn 2,5 tỉ VNĐ Tuy nhiên, vào năm 2020, doanh thu giảm 37,80% so với năm 2019, tương ứng với mức giảm hơn 3,1 tỉ VNĐ.
Công ty cũng cung cấp dịch vụ tư vấn xuất nhập khẩu và một số loại hình dịch vụ khác, tuy nhiên, những dịch vụ này chỉ chiếm tỉ trọng nhỏ trong cơ cấu kinh doanh của công ty do hoạt động chưa nhiều, doanh thu không ổn định và giá trị thấp so với tổng doanh thu.
Cơ cấu dịch vụ của Trans Wagon vẫn giữ nguyên trong giai đoạn 2018-2020, mặc dù doanh thu của các loại hình dịch vụ này có sự biến động.
Công ty cam kết thực hiện chiến lược đã đề ra, tập trung vào các dịch vụ cốt lõi như giao nhận hàng hóa qua đường biển và đường hàng không.
- 1.4.2 Kết quả kinh doanh của công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
- Bảng 1.2: Báo cáo kết quả kinh doanh công ty TNHH Liên Vận Quốc Te các năm
- Chỉ tiêu - Đơn vị - Năm
- Tăng giảm về doanh thu
- Tăng giảm về lợi nhuận sau thuế
- Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh- Bộ phận kế toán
- KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA TRANS
- Biểu đồ 1.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của Trans Wagon năm 2018- 2020
- Nhận xét : Bảng 1.2 đã thể hiện rõ doanh thu và lợi nhuận của công ty TNHH
Vận Quốc Tế biến động qua các năm 2018- 2020 Cụ thể như sau:
Doanh thu của công ty đã trải qua những biến động đáng kể trong giai đoạn 2018-2020 Cụ thể, năm 2019 ghi nhận mức tăng trưởng ấn tượng 27,75% so với năm 2018, tương ứng với mức tăng hơn 10,3 tỉ VNĐ Tuy nhiên, trong năm 2020, doanh thu của công ty lại giảm 22,77% so với năm 2019, tương ứng với mức giảm hơn 10,8 tỉ VNĐ.
Lợi nhuận sau thuế của công ty đã có sự tăng trưởng đáng kể từ năm 2018 đến 2019, cụ thể năm 2018 đạt hơn 20,7 tỉ VNĐ, trong khi năm 2019 tăng lên gần 24 tỉ VNĐ, tương ứng với mức tăng hơn 3 tỉ VNĐ, đạt 15,01%.
2020 giảm so với năm 2019 là 25,55% tương ứng giảm 6 tỉ VNĐ.
Chiến lược kinh doanh hợp lý của công ty đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp cận và giao tiếp với khách hàng, từ đó hình thành nhiều mối quan hệ đối tác tiềm năng và lâu dài, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Trans Wagon Tuy nhiên, vào năm 2020, đại dịch Covid-19 đã làm phức tạp hóa các hoạt động xuất nhập khẩu tại các cửa khẩu, dẫn đến việc vận tải giảm sút do dịch vụ thông quan bị cản trở, cùng với đó là sự ảnh hưởng nặng nề đến dịch vụ kho bãi và cước phí, làm giảm doanh thu và lợi nhuận của công ty.
■ Năm 2018 ■ Năm 2019 ■ Năm 2020 nhuận của công ty giảm đáng kể.
Định hướng phát triển của doanh nghiệp
Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch dịch vụ kinh doanh của công ty theo quy chế hiện hành là rất quan trọng để đạt được mục tiêu và chức năng của công ty.
Thông qua các liên doanh và liên kết trong và ngoài nước, chúng tôi thực hiện giao nhận và chuyên chở hàng hóa bằng những phương tiện tiên tiến, hợp lý và an toàn.
Công ty cam kết cải tiến các luồng và tuyến vận tải, nâng cao hiệu quả chuyên chở và chuyển tải hàng hóa, đồng thời tối ưu hóa quy trình lưu kho và lưu bãi Chúng tôi đảm bảo giao nhận hàng hóa an toàn trong phạm vi trách nhiệm của mình.
Nghiên cứu thị trường dịch vụ kho vận và giao nhận là cần thiết để đề xuất cải tiến biểu giá cước của các tổ chức vận tải theo quy chế hiện hành Việc này nhằm đảm bảo quyền lợi cho các bên khi ký kết hợp đồng, thu hút khách hàng và củng cố uy tín của công ty trên thị trường.
Chương 1 của bài viết đã tổng quan đầy đủ về công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế, bao gồm cơ cấu tổ chức, hoạt động và vai trò của từng phòng ban trong sự phát triển của công ty Công ty chuyên về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường biển và hàng không, cũng như nhận ủy thác xuất nhập khẩu theo yêu cầu khách hàng Mặc dù doanh thu và lợi nhuận của Trans Wagon có sự biến động qua các năm, ban lãnh đạo vẫn duy trì được sự ổn định nhờ vào việc phát triển các thế mạnh trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa nhập khẩu và tối ưu hóa hiệu quả từ nguồn lực hiện có.
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH LIÊN VẬN QUỐC TẾ
Sơ đồ nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
- CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN
- NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY
TNHH LIÊN VẬN QUỐC TẾ 2.1 Sơ đồ nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
Sơ đồ tổ chức quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Trans Wagon bao gồm 08 bước, minh họa rõ ràng cho nghiệp vụ giao nhận một lô hàng cụ thể theo hợp đồng dịch vụ mà công ty đã ký kết.
Tiếp nhận thông tin từ khách hàng
Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Xin duyệt lệnh và nhận container rỗng Đóng hàng và chuyển hàng ra nơi tập kết
- Sơ đồ 2.2: Nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
TNHH Liên Vận Quốc Te
- Nguồn: Bộ phận giao nhận Trans Wagon
Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Trans Wagon được hình thành từ bốn nhân tố chính: khách hàng (công ty TNHH Dệt Bao Tay Hi-Tech), bộ phận kinh doanh, bộ phận giao nhận và bộ phận chứng từ Bên cạnh đó, còn có các yếu tố phụ trợ bên ngoài như cơ quan hải quan, hãng tàu YANG MING và đại lý nước ngoài, tất cả những nhân tố này tương tác với nhau để hoàn thiện quy trình từ khâu tiếp xúc, tìm hiểu nguồn hàng cần vận chuyển cho đến khâu thanh toán và lưu trữ hồ sơ.
- ❖ Thông tin sơ lược về lô hàng xuất khẩu:
- Nhà xuất khẩu: Công ty TNHH Dệt May Bao Tay Hi- Tech
- Địa chỉ: Số 2559, QL 14, ấp 7, xã Tân Thành, thành phố Đồng Xoài, tỉnh Bình Phước.
- Nhà nhập khẩu: WOONCHANG CO.,LTD
- Địa chỉ: 8-813, SONGNIM- DONG, DONG- GU, INCHEON
- Tên mặt hàng: COATED COTTON GLOVE (5.5)
- Số hóa đơn thương mại: XK253
- Trị giá lô hàng: 19.350 USD
- Điều kiện giao hàng: CFR
- Cảng bốc hàng: HO CHI MINH PORT, VIETNAM
- Cảng dỡ hàng: INCHEON, KOREA
2.2 Giải thích các bước trong nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
2.2.1 Tiếp nhận thông tin từ khách hàng
Sau khi hoàn tất hợp đồng dịch vụ giữa Trans Wagon và công ty TNHH Dệt Bao Tay Hi-Tech, nhân viên kinh doanh sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin cần thiết để tiến hành giao dịch Họ sẽ thỏa thuận với khách hàng về phương thức, thời gian và địa điểm giao nhận hàng hóa, đảm bảo mọi thông tin được tiếp nhận đầy đủ và chính xác.
Thông tin nhà xuất khẩu bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại và mã số thuế Ngoài ra, cần cung cấp thông tin về kho của nhà xuất khẩu và các thông tin khác liên quan để thực hiện thủ tục xuất khẩu cũng như các thủ tục cần thiết khác.
- Thông tin nhà nhập khẩu: Tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế,
- Địa điểm lô hàng: Tên mặt hàng, số lượng, quy cách đóng gói, thời gian đóng hàng, địa điểm đóng hàng.
Khi lựa chọn container vận chuyển, công ty sẽ tư vấn dựa trên loại hàng và số lượng hàng của khách hàng Đối với hàng tươi sống như rau quả, sẽ sử dụng container lạnh 20’ hoặc 40’ Reefer, trong khi hàng bách hóa hoặc nông sản sẽ chọn container khô như 20’ Dry Freight Container, 40’ Dry Freight Container hoặc 40’ High Cube Container cho hàng cồng kềnh Ngoài ra, cần tuân thủ các quy định của nước nhập khẩu, ví dụ như hàng thực phẩm yêu cầu giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm, và hàng gỗ cần được khử trùng Nếu khách hàng có nhu cầu, Trans Wagon sẽ cung cấp dịch vụ mang container đến kho, đóng gói, phân loại và xếp hàng vào container.
Cảng đi và cảng đến là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến giá cước vận chuyển Khoảng cách giữa hai cảng càng ngắn, thời gian vận chuyển càng rút ngắn, thì cước phí sẽ thấp hơn Ngược lại, nếu khoảng cách và thời gian vận chuyển tăng lên, cước phí sẽ cao hơn.
Khi lựa chọn dịch vụ vận chuyển hàng hóa, nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng về các hãng tàu uy tín phù hợp với nhu cầu và cảng đến Đối với những khách hàng quen thuộc với một hãng tàu cụ thể, công ty sẽ cung cấp báo giá cước để đáp ứng yêu cầu của họ.
- Thời gian dự kiến xuất hàng: Để công ty tìm một lịch trình tàu chạy phù hợp.
Trans Wagon đã xây dựng mối quan hệ lâu dài với nhiều khách hàng, giúp quá trình tiếp nhận thông tin từ khách hàng thân thiết diễn ra nhanh chóng và hiệu quả nhờ vào việc lưu trữ thông tin sau mỗi giao dịch thành công Đối với khách hàng mới, công ty cũng không gặp khó khăn trong việc tiếp nhận thông tin, nhờ vào đội ngũ nhân viên kinh doanh được đào tạo bài bản để đáp ứng các yêu cầu đa dạng Tuy nhiên, việc tiếp cận khách hàng mới còn hạn chế do phần lớn khách hàng được chỉ định từ công ty mẹ.
2.2.2 Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
2.2.2.1 Hỏi giá và chào giá cho khách hàng
Dựa vào thông tin từ khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với các hãng tàu để tìm hiểu giá cả và lịch trình phù hợp, vì mỗi hãng tàu như HANJIN, OOCL, và ZIM LINE đều có lịch trình và tuyến đường riêng biệt, đặc biệt là trên các tuyến đi Châu Âu.
Mỹ Trong khi đó, hãng tàu TS LINE, WANHAI, EVERGREEN, NYK lại có thế mạnh trên các tuyến đi Châu Á.
Nhân viên kinh doanh sẽ dựa vào bảng giá của các hãng tàu để tính toán chi phí và đưa ra báo giá cho khách hàng Tất cả các giao dịch liên quan đến giá cả và lịch trình tàu cần được lưu trữ để có thể đối chứng khi cần thiết.
Khi khách hàng chấp nhận giá cước và lịch trình tàu chạy, họ sẽ gửi yêu cầu đặt chỗ (Booking Request) cho bộ phận kinh doanh Booking Request này xác nhận thông tin hàng hóa như người gửi, người nhận, tên hàng, trọng lượng, loại container, địa điểm đóng hàng (tại kho người gửi hay bãi container của cảng), cảng hạ container để thông quan xuất khẩu, cảng đến (nước nhập khẩu), ngày tàu chạy, và thời gian miễn phí tại cảng đi và cảng đến.
2.2.2.2 Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Bộ phận kinh doanh sẽ dựa trên yêu cầu đặt chỗ từ khách hàng để gửi đến hãng tàu thực hiện việc đặt chỗ Sau khi đặt chỗ, hãng tàu sẽ xác nhận thành công bằng cách gửi Booking Confirmation, hay còn gọi là Lệnh cấp container rỗng, chứa đựng các thông tin cần thiết.
- Loại hàng: General cargo, NOS or mixed consignment
- Load Mode/ Discharge Mode: CY/CY
- Nơi cấp Container: G-fortune (Thu Duc) depot
- Nơi hạ bãi: CAT LAI PORT TERMINAL
- Closing time (Giờ cắt máng): Trước 09:00 ngày 06/04/2021
Sau khi nhận được xác nhận đặt chỗ, nhân viên kinh doanh sẽ gửi thông tin cho khách hàng để họ chuẩn bị đóng hàng và thực hiện thủ tục thông quan xuất khẩu Nếu khách hàng sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan và vận chuyển nội địa của công ty, họ cần gửi Lệnh cấp container rỗng, thông tin chi tiết về lô hàng bao tay xuất khẩu và thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận Nhân viên giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để đưa container rỗng đến địa điểm đóng hàng, sau đó vận chuyển ra cảng hoặc đưa hàng vào container tại cảng, và cuối cùng thực hiện thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu.
Nhân viên kinh doanh sẽ tạo phiếu đặt hàng Booking Profile để ghi lại thông tin cơ bản về lô hàng và chuyển cho bộ phận giao nhận để theo dõi Phiếu Booking Profile bao gồm các thông tin cần thiết về lô hàng.
- Tên người gửi hàng (công ty xuất khẩu), người phụ trách, số điện thoại/ fax
- Cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy
- Điều khoản thanh toán cước: trả cước (freight prepaid) hay trả sau (freight collect)
- Giá mua, giá bán, các phụ phí liên quan
- Nhận xét: Với các mối quan hệ lâu năm với nhiều hãng tàu quốc tế như
Bộ phận kinh doanh của Trans Wagon đã làm việc hiệu quả trong việc lựa chọn hãng tàu và lịch trình đường biển phù hợp cho xuất khẩu hàng hóa, bao gồm các hãng tàu lớn như YANG MING, EVERGREEN, APL, HEUNG-A, KMTC, và các hãng nội địa như ASX ALPHALINER, Biển Đông, Đông Đô, GEMADEPT, VINAFCO, và VINALINES.
2.2.3 Xin duyệt Lệnh cấp Container rỗng và nhận Container rỗng tại cảng để đóng hàng
Đánh giá
Công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển một cách chặt chẽ với các giai đoạn rõ ràng Mỗi bộ phận được phân chia công việc cụ thể, hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành đơn hàng Sự thành công này đến từ việc quản lý hiệu quả và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận.
Thương hiệu Trans Wagon ngày càng được khách hàng, hãng tàu và các công ty giao nhận biết đến và tín nhiệm, góp phần nâng cao uy tín của công ty Nhờ đó, nhiều hãng tàu quốc tế đã ký kết hợp đồng vận tải với Trans Wagon, giúp thị trường vận tải của công ty không ngừng mở rộng.
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển đã được cải tiến linh hoạt, giúp tăng tốc độ và tính chuyên nghiệp trong dịch vụ Công ty cam kết nâng cao khả năng cạnh tranh và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng thông qua việc cung cấp các dịch vụ đa dạng và chất lượng ngày càng cao.
Ban giám đốc của công ty có trình độ quản lý và điều hành cao, cùng với đội ngũ nhân viên giao nhận giàu kinh nghiệm và chuyên môn vững vàng Hầu hết nhân viên được đào tạo chuyên sâu và thực hành đầy đủ, giúp họ am hiểu tất cả các khâu trong quá trình giao nhận, từ việc tìm kiếm khách hàng đến đàm phán với hãng tàu và giao nhận hàng hóa, tất cả đều được thực hiện một cách chuyên nghiệp.
Công ty áp dụng công nghệ thông tin để quản lý và xử lý công việc một cách hiệu quả, sử dụng hộp thư Outlook cho các phòng ban, giúp theo dõi tiến độ công việc dễ dàng Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc hỗ trợ lẫn nhau mà còn nâng cao hiệu suất trong quá trình xử lý đơn hàng.
Mặc dù công tác tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất bằng đường biển tại công ty Trans Wagon có nhiều ưu điểm, nhưng vẫn tồn tại một số nhược điểm cần được khắc phục và cải thiện để nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Khả năng ứng biến chưa linh hoạt:
Do sự thay đổi liên tục của các chính sách xuất nhập khẩu và vận tải từ nhà nước, đội ngũ nhân viên chưa kịp nắm bắt đầy đủ thông tin, dẫn đến việc chậm trễ trong quá trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận.
Đôi khi, đội ngũ nhân viên gặp khó khăn trong việc xử lý sự cố và sai sót trong quá trình thực hiện công việc, do bên cạnh những cán bộ nòng cốt giàu kinh nghiệm, vẫn có những nhân viên trẻ tuổi với năng lực hạn chế và thiếu kinh nghiệm thực tế, cần phải học hỏi thêm.
Trong nhiều trường hợp, các hãng tàu được Trans Wagon thuê để chuyển hàng gặp phải sự chậm trễ do nhiều lý do khác nhau, dẫn đến việc giao hàng không đúng kế hoạch cho người nhận Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hợp đồng của các nhà xuất khẩu mà còn tác động tiêu cực đến uy tín của Trans Wagon, dù trách nhiệm chính không thuộc về công ty.
Chất lượng dịch vụ khách hàng đang gặp khó khăn do khối lượng công việc tăng cao trong các mùa cao điểm Nhiều nhân viên phải đảm nhận các nhiệm vụ của nhau, dẫn đến việc tư vấn và giải quyết thắc mắc, khiếu nại của khách hàng chưa được thực hiện một cách thỏa đáng.
- Thụ động trong việc tìm kiếm khách hàng mới:
Việc tìm kiếm khách hàng hiện tại còn thụ động, chủ yếu do khách hàng được chỉ định từ công ty mẹ Wagon Shipping Agency Co Nỗ lực tiếp cận khách hàng mới và tiềm năng cũng như nghiên cứu thị trường chưa được chú trọng, vì bộ phận kinh doanh đảm nhận công tác marketing nhưng hiệu quả chưa cao do khối lượng công việc quá tải Để thâm nhập vào thị trường lớn mạnh và phục vụ những khách hàng khó tính, cần phải đầu tư nghiêm túc vào nghiên cứu thị trường.
Công ty hiện chưa có website chính thức, đang sử dụng trang web của công ty mẹ tại Đài Loan, dẫn đến việc tương tác với khách hàng chưa hiệu quả Khách hàng gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin chi tiết và liên hệ để được tư vấn, do thiếu thông tin về công ty con tại Việt Nam trên website.
Chương 2 của bài viết đã phân tích chi tiết quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu qua đường biển tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế, với việc tác giả tập trung vào thực tiễn nghiệp vụ này.
Trong quá trình kiến tập tại công ty, tôi đã quan sát 33 vụ việc cụ thể để phân tích từng giai đoạn Qua đó, tôi rút ra được những đánh giá về ưu điểm và nhược điểm còn tồn tại Những phân tích này sẽ là cơ sở để tôi đưa ra các kiến nghị trong chương tiếp theo.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ
Cơ sở đề xuất giải pháp
Qua quá trình nghiên cứu lý thuyết và thực tiễn về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế, tác giả nhận thấy tầm quan trọng của giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đối với doanh nghiệp và thương mại quốc tế Dựa trên những đánh giá này, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, góp phần thúc đẩy hoạt động thương mại diễn ra thuận lợi hơn.
Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
3.2.1 Cải thiện chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng của công ty
Trong ngành dịch vụ, giao tiếp đóng vai trò then chốt trong việc truyền tải sản phẩm đến tay khách hàng Thái độ và cách tiếp cận của nhân viên không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng mà còn phản ánh chất lượng dịch vụ tổng thể của công ty.
- > Nội dung giải pháp đề xuất giúp Trans Wagon cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng:
Để nâng cao chất lượng dịch vụ, công ty cần thành lập một Bộ phận Chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp Nhân viên trong bộ phận này phải có tinh thần trách nhiệm cao, thể hiện sự nhiệt tình và chu đáo trong công việc Họ cần sẵn sàng lắng nghe và giải đáp mọi thắc mắc, cũng như tiếp nhận ý kiến và phàn nàn từ khách hàng Điều này sẽ giúp khách hàng cảm thấy yên tâm và hài lòng khi sử dụng dịch vụ của công ty.
Công ty cần chủ động thu thập ý kiến và thông tin từ khách hàng về dịch vụ của mình Việc kiểm tra và đánh giá các phản hồi này sẽ giúp công ty đề ra các chính sách cải thiện một cách kịp thời và khách quan Qua đó, những khâu dịch vụ chưa đạt yêu cầu và còn gặp vướng mắc sẽ được chú trọng và có biện pháp khắc phục phù hợp.
Chăm sóc khách hàng hiệu quả không chỉ giúp duy trì nhóm khách hàng hiện tại mà còn tạo thói quen tiêu dùng và xây dựng cộng đồng khách hàng trung thành Khi khách hàng hài lòng, doanh nghiệp sẽ dễ dàng phát triển và mở rộng mối quan hệ với họ.
Một sợi dây vô hình đã được tạo ra để giữ chân khách hàng, củng cố vị thế của công ty trong lĩnh vực giao nhận cả trong nước và quốc tế, đồng thời trở thành một chiến lược kinh doanh hiệu quả.
3.2.2 Đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt và xu hướng hội nhập quốc tế, ngành dịch vụ Logistics Việt Nam cần phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao với kỹ năng, kiến thức chuyên môn và trình độ tiếng Anh chuyên ngành Để tạo lợi thế cạnh tranh, các công ty cần đầu tư vào đội ngũ cán bộ có năng lực và nhạy bén Không chỉ các chuyên gia kinh tế hay kỹ thuật, mà cả nhân viên cũng cần nắm vững hoạt động kinh doanh dịch vụ và biết cách đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng.
- > Nội dung giải pháp đề xuất giúp công ty nâng cao tay nghề cho nhân viên:
Để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, cần thường xuyên bồi dưỡng và đào tạo kiến thức chuyên môn cũng như kỹ năng cho cán bộ công nhân viên Ngoài ra, hỗ trợ cán bộ có năng lực tham gia các khóa học nước ngoài giúp nâng cao trình độ chuyên môn Bên cạnh đó, cần bố trí nhân viên tham gia triển lãm quốc tế và thực hiện các nghiệp vụ như mua bảo hiểm hàng hóa, xử lý hàng hóa xuất nhập khẩu và giải quyết tranh chấp.
Để nâng cao năng suất lao động và hiệu quả làm việc, cần tăng cường ý thức cạnh tranh cho cán bộ công nhân viên Đồng thời, việc cung cấp mức lương và thưởng hấp dẫn sẽ giúp thu hút nhân lực có chuyên môn giỏi và giàu kinh nghiệm.
Công ty chú trọng phát triển nguồn nhân lực trẻ, vì họ có lợi thế tiếp cận tri thức mới và nhạy bén với ngoại ngữ cũng như công nghệ thông tin Để thu hút nhân tài, công ty sẽ tuyển chọn và đầu tư vào sinh viên chuyên ngành ngoại thương, thương mại, vận tải biển, và quản trị kinh doanh thông qua việc tổ chức ngày hội việc làm tại các trường đại học, buổi tham quan thực tế tại công ty, và chương trình thực tập sinh nhằm đào tạo những nhân viên tiềm năng.
Mặc dù công ty phải đầu tư vào chi phí đào tạo thực tập sinh và nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên, nhưng hàng năm, công ty có thể thu được lợi ích đáng kể từ việc nâng cao năng lực và hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên.
Số lượng nhân lực dồi dào và chất lượng cao lên tới 37 người mang lại tiềm năng lớn cho sự phát triển thương hiệu của công ty Đặc biệt, việc tuyển dụng chính thức các thực tập sinh giúp tiết kiệm chi phí đào tạo lại, từ đó tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả làm việc.
3.2.3 Nâng cấp cơ sở vật ch ất kỹ thuật
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động logistics của doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn hạn chế, chủ yếu tập trung vào khai báo hải quan và GPS Chỉ một số ít công ty áp dụng hệ thống tự động hóa cho kho hàng và trung tâm phân phối Để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp cần trang bị thiết bị hiện đại tương đương với các đối thủ cạnh tranh Do đó, Trans Wagon cần nâng cấp phương tiện và trang thiết bị để cải thiện dịch vụ giao nhận và vận chuyển, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh trong tương lai.
- > Nội dung giải pháp đề xuất giúp công ty nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật:
Công ty nên áp dụng hệ thống quản lý phương tiện vận tải và kho hàng như ESys hoặc Logistech 247 để nâng cao hiệu quả vận hành Những hệ thống tiên tiến này giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình chuyên chở, đồng thời thể hiện sự chuyên môn hóa với công nghệ cao, từ đó nâng tầm vị thế cạnh tranh với các Forwarder trong nước và quốc tế.
Tùy thuộc vào khả năng tài chính, công ty có thể lựa chọn đầu tư vào việc sửa chữa hoặc mua sắm trang thiết bị hiện đại Điều này không chỉ giúp rút ngắn thời gian giao nhận mà còn đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
- Hình 3.2: Hệ thống quản lý ESys và Logistech 247
- Nguồn: Tác giả tổng hợp
- Việc đầu tư có hiệu quả, từng bước hiện đại hoá cơ sở vật chất trang bị kỹ thuật của
39 công ty sẽ dễ dàng kiểm soát hơn trong khâu vận chuyển, kho bãi góp phần nâng cao
- chất lượng dịch vụ giao nhận quốc tế, phát triển dịch vụ của công ty ngang tầm quốc tế và ngày càng hoàn thiện.
3.2.4 Mở rộng thị trường và tìm kiếm khách hàng mới
Sự cạnh tranh trong lĩnh vực dịch vụ Logistics tại Việt Nam đang ngày càng trở nên khốc liệt, đặc biệt với sự tham gia của các công ty Logistics nước ngoài Để phát triển bền vững, các doanh nghiệp cần khai thác và mở rộng thị trường, đồng thời tìm kiếm khách hàng mới nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh.
- > Nội dung giải pháp đề xuất giúp Trans Wagon mở rộng thị trường và tìm kiếm khách hàng mới:
