TỔNG QUAN VỀ CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU ĐÃ ĐƯỢC CÔNG BỐ LIÊN
Hiện nay, nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán và chu trình doanh thu còn hạn chế so với kế toán tài chính và kiểm toán Bài luận văn của Phạm Lê Hoài (2012) đã áp dụng các phương pháp phân tích hệ thống và quan sát tổng thể để tìm hiểu cách quản lý trong doanh nghiệp Tác giả sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu và mô hình để mô tả quá trình tổ chức thông tin chu trình doanh thu, chỉ ra những hạn chế như việc chưa thống nhất phần mềm hỗ trợ và quy trình xử lý đơn hàng còn thủ công Từ đó, tác giả đề xuất giải pháp như sử dụng lệnh bán hàng trong quy trình xuất hàng, áp dụng ERP và xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cụ thể nhằm cải tiến hệ thống thông tin kế toán Những giải pháp này giúp hoàn thành mục tiêu nghiên cứu là khảo sát và đề xuất tổ chức hệ thống thông tin kế toán cho chu trình bán hàng và thu tiền trong điều kiện tin học hóa.
Bài viết của Thạc Sỹ Nguyễn Văn Liêm, với tiêu đề “Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Dược Danapha”, được đăng trên tạp chí công thương vào ngày 20/02/2017, đã chỉ ra những vấn đề quan trọng liên quan đến quy trình kế toán tại công ty.
Thị Phương Thúy 4 chỉ ra rằng hầu hết các công ty dược phẩm gặp khó khăn trong việc luân chuyển chứng từ kế toán Để đáp ứng yêu cầu quản lý thông tin chính xác và kịp thời, hệ thống thông tin kế toán cần được cải tiến và hoàn thiện quy trình quản lý Tại Công ty Dược Danapha, việc xây dựng chu trình doanh thu còn hạn chế và chưa có văn bản quy định thống nhất, dẫn đến sai sót trong thực hiện Để khắc phục, tác giả đã đề xuất quy trình luân chuyển chứng từ kế toán gồm 10 bước cụ thể, xác định rõ trách nhiệm cho từng giai đoạn Bài viết nhấn mạnh vai trò quan trọng của hệ thống thông tin kế toán trong hoạt động bán hàng và thu tiền, với hy vọng quy trình mới sẽ nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác kế toán tại công ty.
Để hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần xi măng Vicem Hải Vân, tác giả Nguyễn Thị Mai (2015) đã áp dụng các phương pháp như quan sát và thu thập tài liệu để nghiên cứu quy trình quản lý và kế toán tại công ty Qua đó, tác giả đã phát hiện nhiều vấn đề như việc ký hợp đồng trước khi kiểm tra hàng tồn kho và dư nợ, cùng với việc tổ chức dữ liệu và mã hóa chưa hợp lý Để khắc phục, tác giả đề xuất thiết kế lại biểu mẫu, bổ sung hạn mức tín dụng và xây dựng lại danh mục khách hàng, đồng thời hoàn thiện quy trình bán hàng và thu tiền bằng cách thu thập thông tin khách hàng và kiểm kê hàng tồn kho trước khi ký hợp đồng.
Bài luận của Bùi Đức Huy (2013) nghiên cứu chu trình doanh thu của công ty, tập trung vào các yếu tố hình thành hệ thống kiểm soát nội bộ và thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng - thu tiền Tác giả sử dụng phương pháp thu thập tài liệu, phỏng vấn trực tiếp nhân viên và phân tích số liệu để đánh giá thực trạng hệ thống Từ đó, bài luận đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện quản lý, bao gồm việc công khai quy trình trong đội ngũ cán bộ, xây dựng chế độ khen thưởng và kỷ luật hợp lý, cũng như nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng công nghệ thông tin cho nhân viên Quan trọng hơn, cần thiết lập một phòng ban kiểm soát nội bộ độc lập, có năng lực và trách nhiệm để giám sát hiệu quả hoạt động của công ty.
Nguyễn Thị Thủy (2013) tại Trường Đại Học Kinh Tế Huế đã nghiên cứu về “Kiểm soát nội bộ và chu trình bán hàng - thu tiền” với mục tiêu hệ thống hóa lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ Nghiên cứu áp dụng nhiều phương pháp như nghiên cứu tài liệu, phỏng vấn trực tiếp nhân viên, quan sát trong thực tập và thu thập, phân tích dữ liệu để đánh giá ưu điểm và hạn chế trong quy trình này Từ đó, tác giả đề xuất các giải pháp cải thiện, như tăng cường kiểm soát trong hoạt động thu tiền và thay đổi phương thức thanh toán, nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng - thu tiền.
Tác giả Nguyễn Hồng Hoàng Nhi (2015) trong khoá luận tốt nghiệp đã nghiên cứu kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Kế toán và Kiểm toán Phương Nam Bài báo cáo sử dụng phương pháp phân tích và tổng hợp dữ liệu từ đơn vị thực tập, cùng với quan sát thực tế và phỏng vấn nhân viên Tác giả chỉ ra những vấn đề như công ty không có hội đồng quản trị và ban kiểm soát, việc nhận diện rủi ro dựa trên cảm nhận cá nhân, thiếu hệ thống sao lưu dữ liệu và không có kênh tiếp nhận ý kiến khách hàng Để cải thiện, tác giả đề xuất thành lập bộ phận kiểm soát độc lập, sao lưu dữ liệu, khảo sát thị hiếu khách hàng và thiết lập đường dây nóng hỗ trợ khách hàng.
Bài viết "Kiểm soát nội bộ và quá trình thu tiền" của Lê Thanh Hằng và Dương Công Hiệp, đăng trên tạp chí tài chính ngày 08/02/2019, phân tích các vấn đề liên quan đến kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng thu tiền Tác giả nêu rõ các bước công việc và rủi ro gian lận phổ biến, đồng thời đề xuất quy tắc kiểm soát nội bộ như phân chia trách nhiệm, phê duyệt thủ tục, kiểm soát chứng từ, gửi báo cáo hàng tháng và bảo đảm an toàn tài sản Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả không chỉ nâng cao hiệu suất tiêu thụ của doanh nghiệp mà còn yêu cầu các nhà quản lý thiết lập chính sách và thủ tục phù hợp, cũng như biện pháp kiểm soát nhân viên để thực hiện tốt nhất các quy định đó Điều này sẽ tối ưu hóa tác dụng của hệ thống kiểm soát nội bộ, góp phần vào sự phát triển bền vững của hoạt động sản xuất kinh doanh.
Bài viết "Nội dung và các rủi ro chủ yếu của chu trình kế toán doanh thu tại các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán" của Ths Nguyễn Thị Khánh Phương và PGS.TS Nguyễn Hữu Ánh phân tích các rủi ro trong bốn hoạt động chính của chu trình doanh thu gồm: nhận và xử lý đơn đặt hàng, giao hàng, lập hóa đơn và theo dõi các khoản phải thu, cùng với thu tiền Tác giả đề xuất hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh, kết hợp công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu suất Bài viết cũng nhấn mạnh sự cần thiết có các thủ tục kiểm soát nội bộ để giảm thiểu rủi ro như ghi nhận doanh thu không chính xác, lỗi hóa đơn, và mất mát tài sản Hệ thống thông tin kế toán cần được thiết kế phù hợp giữa dữ liệu bên ngoài và bên trong doanh nghiệp để thuận lợi cho việc sử dụng.
PHÂN TÍCH CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU VÀ XÁC ĐỊNH KHE HỎNG NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI
NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI
Các nghiên cứu được trình bày trong phần 1.1 có cấu trúc tương đồng, bắt đầu từ việc nêu cơ sở lý thuyết, tiếp theo là phân tích tình hình thực tế tại doanh nghiệp, và cuối cùng đưa ra nhận xét cùng các kiến nghị giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề tồn tại Nội dung chính mà các tác giả tập trung vào là tổ chức và thực hiện các hoạt động trong chu trình doanh thu tại đơn vị nghiên cứu Hầu hết các tác giả áp dụng phương pháp so sánh để làm nổi bật sự khác biệt giữa lý thuyết và thực tiễn mà doanh nghiệp đang áp dụng, từ đó đưa ra những nhận xét có giá trị, như trong luận văn của tác giả Phạm Lê Hoài (2012) và bài báo của Thạc sỹ Nguyễn Văn Liêm.
Mỗi tác giả sẽ áp dụng các phương pháp nghiên cứu khác nhau để thu thập và khai thác thông tin, tùy thuộc vào mục tiêu cụ thể của họ Chẳng hạn, Phạm Lê Hoài (2012) sử dụng phương pháp phân tích hệ thống để khảo sát mối quan hệ giữa chu trình doanh thu và các chu trình khác trong hệ thống thông tin kế toán Trong khi đó, Nguyễn Thị Mai (2015) áp dụng phương pháp quan sát và nghiên cứu tài liệu nhằm tìm hiểu cách tổ chức và quản lý tại doanh nghiệp Do những hạn chế riêng của từng doanh nghiệp, các biện pháp nghiên cứu cũng sẽ khác nhau, ví dụ như một số doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc mã hóa thông tin, trong khi đó, Nguyễn Hồng Hoàng Nhi (2015) đã chỉ ra những yếu kém trong quản lý và kiểm soát dữ liệu tại công ty.
Dựa trên phân tích tài liệu nghiên cứu trước đó, nhóm tác giả xác định nội dung nghiên cứu tập trung vào việc phân tích đặc điểm tổ chức hoạt động chu trình doanh thu và hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH Hansae Tây Ninh Bài luận áp dụng các phương pháp nghiên cứu tài liệu để xây dựng cơ sở lý luận, phương pháp quan sát phỏng vấn nhằm tìm hiểu quy trình bán hàng và thu tiền thực tế tại công ty, cùng với phương pháp so sánh, phân tích và tổng hợp để đối chiếu lý thuyết với thực tiễn, từ đó đưa ra các kiến nghị hợp lý.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU
CÁC KHÁI NIỆM, ĐỊNH NGHĨA
Hệ thống thông tin
2.1.1.1 Định nghĩa hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin bao gồm các nguồn lực và phương pháp nhằm thu thập, xử lý và truyền tải dữ liệu, hỗ trợ người dùng trong việc ra quyết định chính xác và đạt được mục tiêu đã đề ra.
2.1.1.2 Các thành phần của hệ thống thông tin
Theo giáo trình môn Hệ thống Thông tin Kế toán 3 của Trường Đại học Công Nghiệp TPHCM, các thành phần của hệ thống thông tin kế toán có thể được nhìn nhận từ nhiều góc độ khác nhau.
Hệ thống thông tin bao gồm các thành phần quan trọng trong quy trình xử lý thông tin, trong đó dữ liệu đầu vào đóng vai trò then chốt Dữ liệu đầu vào bao gồm những nội dung cần thiết được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, cùng với các phương thức thu thập dữ liệu hiệu quả nhằm đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin.
_ Thành phần xử lý: gồm các quá trình, bộ phận thực hiện hoạt động xử lý các nội dung dữ liệu đầu vào
Thành phần lưu trữ giữ vai trò quan trọng trong việc lưu trữ dữ liệu đầu vào và thông tin được tạo ra từ các quá trình xử lý, nhằm phục vụ cho quá trình xử lý tiếp theo và cung cấp thông tin hữu ích sau này.
_ Thông tin đầu ra: thông tin và phương thức cung cấp thông tin được tạo ra từ hệ thống cho các đối tượng sử dụng
Kiểm soát và phản hồi là quá trình quan trọng trong việc quản lý hệ thống thông tin, bao gồm việc thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu Điều này giúp xác định và phản hồi kịp thời các sai sót cũng như hạn chế của sản phẩm, từ đó khắc phục và sửa chữa để nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống.
Hệ thống thông tin theo cấu trúc vật lý bao gồm các thành phần thiết yếu như cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, trong đó có máy tính, thiết bị thông tin và thiết bị liên kết mạng Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả của hệ thống thông tin.
Phần mềm máy tính và hệ điều hành là những ứng dụng quan trọng giúp xử lý dữ liệu hiệu quả Các thủ tục và hướng dẫn sử dụng bao gồm cả phương pháp thủ công lẫn hỗ trợ từ máy tính, đảm bảo người dùng có thể thực hiện công việc một cách thuận tiện và chính xác.
_ Người sử dụng hệ thống: người điều hành hệ thống và thực hiện các chức năng khác
Dữ liệu về tổ chức và quy trình kinh doanh của tổ chức là yếu tố quan trọng trong việc quản lý hiệu quả Hệ thống kiểm soát nội bộ cùng với các biện pháp bảo vệ đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo an toàn dữ liệu trong hệ thống thông tin, giúp ngăn chặn rủi ro và bảo vệ thông tin nhạy cảm khỏi các mối đe dọa.
2.1.1.3 Phân loại hệ thống thông tin
Theo tài liệu giảng dạy môn HTTTKT3 của Trường Đại học Công Nghiệp TPHCM, hệ thống thông tin được phân chia thành hai nhóm chính.
• Phân loại hệ thống thông tin theo cấp độ quản lý _ Hệ thống xử lý nghiệp vụ
_ Hệ thống thông tin quản lý _ Hệ thống hỗ trợ ra quyết định _ Hệ thống hỗ trợ điều hành
Hệ thống thông tin có thể được phân loại theo chức năng thành bốn loại chính: hệ thống thông tin tiếp thị - bán hàng, hỗ trợ quản lý các hoạt động tiếp thị và bán sản phẩm; hệ thống thông tin quản lý sản xuất, giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất; hệ thống thông tin tài chính - kế toán, đảm bảo quản lý tài chính và kế toán hiệu quả; và hệ thống thông tin quản lý nhân lực, phục vụ cho việc quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức.
Hệ thống thông tin kế toán
2.1.2.1 Định nghĩa hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống quan trọng trong việc thu thập, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu kế toán và tài chính Nó cung cấp thông tin hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định tại các cấp độ khác nhau Trong các phân hệ của hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò thiết yếu trong việc cung cấp thông tin cần thiết cho các quyết định kinh doanh.
2.1.2.2 Phân loại hệ thống thông tin kế toán
Theo tài liệu giảng dạy môn Hệ thống thông tin kế toán 3 của Trường Đại học Công Nghiệp TPHCM, hệ thống thông tin kế toán được phân chia thành hai nhóm chính.
• Phân loại hệ thống thông tin kế toán theo đặc điểm thông tin cung cấp:
Hệ thống thông tin kế toán tài chính cung cấp thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài, được ghi nhận và xử lý theo các quy định, chế độ, nguyên tắc và chuẩn mực kế toán hiện hành Hệ thống này còn được gọi là hệ thống xử lý nghiệp vụ.
Hệ thống thông tin kế toán quản trị cung cấp thông tin thiết yếu cho quản lý nội bộ doanh nghiệp, giúp dự báo các sự kiện tương lai và đánh giá ảnh hưởng tài chính của chúng Đồng thời, hệ thống này hỗ trợ quản lý trong việc thực hiện các mục tiêu tài chính của tổ chức.
• Phân loại hệ thống thông tin kế toán theo phương thức xử lý:
Hệ thống thông tin kế toán thủ công là phương pháp mà tất cả các quy trình thu thập, xử lý và lập báo cáo đều được thực hiện bằng tay Tất cả các dữ liệu đều được ghi chép thủ công, tạo ra sự phụ thuộc vào con người trong việc quản lý thông tin kế toán.
_ Hệ thống thông tin kế toán bán thủ công: có sự ứng dụng và hỗ trợ nhất định của máy tính và công nghệ thông tin
Hệ thống thông tin kế toán hiện đại dựa trên phần mềm máy tính, cho phép thực hiện các quy trình thu thập, xử lý và lập báo cáo một cách hiệu quả Tất cả các hoạt động này đều được vận hành trên nền tảng máy tính, giúp tối ưu hóa quy trình kế toán và nâng cao độ chính xác trong quản lý tài chính.
2.1.2.3 Các thành phần hệ thống thống thông tin kế toán
Sơ đồ 2.1: Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán (Nguồn: Sách Hệ thống thông tin kế toán 3 - Trường Đại học Công nghiệp TPHCM)
_ Dữ liệu đầu vào: Hệ thống chứng từ, các đối tượng kế toán, hệ thống các đối tượng quản lý
_ Hệ thống xử lý: bao gồm các thành phần cơ bản:
• Quy trình luân chuyển chứng từ và thực hiện các quá trình kinh doanh
• Hình thức ghi sổ hay cách thức nhập liệu, khai báo, cập nhật dữ liệu
• Quy định về phân tích, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh
Bộ máy xử lý thông tin kế toán bao gồm mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận và phòng ban, nhằm thu thập và luân chuyển thông tin hiệu quả Sự tổ chức công việc trong bộ máy kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và kịp thời của dữ liệu kế toán.
_ Hệ thống lưu trữ: thông qua các phương thức:
• Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán trong hình thức kế toán thủ công
• Các tập tin, bảng tính lưu trữ dữ liệu trong môi trường máy tính
Kiểm soát trong hệ thống kế toán bao gồm các quy định, thủ tục và chính sách được thiết lập nhằm quản lý hiệu quả quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin.
_ Hệ thống thông tin đầu ra: sổ sách, báo cáo, thông tin cung cấp cho các đối tượng có liên quan.
2.1.2.4 Vai trò của hệ thống thống thông tin kế toán
Gia tăng chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ trong khi giảm chi phí là mục tiêu quan trọng, đồng thời nâng cao hiệu quả chuỗi giá trị bằng cách cung cấp thông tin kịp thời và có giá trị Điều này cũng giúp tăng cường kiểm soát nội bộ, từ đó cải thiện quản lý chuỗi giá trị một cách hiệu quả hơn.
_Gia tăng đưa ra quyết định_ Gia tăng cạnh tranh doanh nghiệp và hợp tác
Chu trình doanh thu
Theo giáo trình môn HTTTKT3 của Trường Đại học Công Nghiệp TPHCM, chu trình doanh thu được định nghĩa là tập hợp các hoạt động kinh doanh và xử lý thông tin, bắt đầu từ quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ cho đến khi nhận được tiền thanh toán từ khách hàng.
Chu trình doanh thu không chỉ liên quan đến việc xử lý và tương tác với khách hàng mà còn kết nối với các chu trình khác trong doanh nghiệp.
Chu trình quản lý nhân sự và tiền lương dựa trên dữ liệu kết quả kinh doanh của từng nhân viên để tính toán lương và thưởng cho người lao động Ngoài ra, thông tin từ bộ phận bán hàng cũng hỗ trợ trong việc xác định nhu cầu nhân sự và lập kế hoạch tuyển dụng khi cần thiết.
Để xác định lượng hàng cần mua hoặc lên kế hoạch sản xuất nhằm đáp ứng kịp thời và đầy đủ nhu cầu của khách hàng, việc sử dụng thông tin về các giao dịch bán hàng là rất cần thiết trong chu trình chi phí và chu trình sản xuất.
Hệ thống xử lý sổ sách và lập báo cáo tổng hợp thông tin từ các hoạt động trong chu trình doanh thu, nhằm tạo ra các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị đáp ứng nhu cầu của người sử dụng.
Chu trình doanh thu là yếu tố quan trọng trong việc quản lý và thực hiện giao dịch hàng hóa, dịch vụ với khách hàng, giúp tối ưu hóa quy trình và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo sử dụng
2.1.4.1 Hệ thống chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu a) Các hoá đơn vận chuyển
Chứng từ vận chuyển do bộ phận cung cấp dịch vụ lập và được chuyển cho doanh nghiệp sau khi hoàn thành dịch vụ để tiến hành thanh toán Chứng từ ghi có, hay còn gọi là hóa đơn âm, được sử dụng để điều chỉnh giảm tài khoản phải thu khách hàng trong các trường hợp như hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán hoặc xóa nợ khó đòi Đây cũng là căn cứ cho các nghiệp vụ điều chỉnh do ghi sổ sai, và một liên của chứng từ này sẽ được giao cho người mua khi có hàng trả lại hoặc giảm giá Cuối cùng, đơn đặt hàng của khách cũng là một chứng từ quan trọng trong quy trình giao dịch.
Đơn đặt hàng là chứng từ do người mua lập và gửi cho doanh nghiệp, bao gồm các thông tin quan trọng như tên chứng từ, ngày và số chứng từ, thông tin khách hàng, cũng như chi tiết về hàng hoá hoặc dịch vụ yêu cầu Đơn cũng cần ghi rõ thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, bảo hiểm và các điều kiện giao nhận nếu có.
Giấy báo thanh toán là chứng từ mà doanh nghiệp sử dụng để yêu cầu người mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán, thay vì gửi hoá đơn bán hàng Chứng từ này sẽ bao gồm thông tin về thời hạn thanh toán mà doanh nghiệp quy định.
Chứng từ bán hàng chứa thông tin về loại hàng, số lượng, đơn vị tính, giá tiền và điều kiện thanh toán, xác định quyền sở hữu hàng hóa đã chuyển cho người mua cùng nghĩa vụ thanh toán của họ đối với doanh nghiệp Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, chứng từ này có thể được lập thành nhiều bản, bao gồm bản gửi khách hàng, chuyển cho kế toán phải thu và lưu trữ tại bộ phận lập hóa đơn.
Lệnh bán hàng được lập bởi bộ phận bán hàng trong doanh nghiệp, dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng và cần ghi rõ số đơn đặt hàng làm căn cứ Ngoài ra, phiếu đóng gói, phiếu đóng kiện và phiếu xuất kho cũng được lập bởi bộ phận kho, dựa trên lệnh bán hàng đã được phê duyệt, và phải ghi thêm số lệnh bán hàng tương ứng Cuối cùng, phiếu vận chuyển và phiếu giao hàng do bộ phận giao hàng thực hiện, đảm bảo thông tin đầy đủ và chính xác.
Các chứng từ như phiếu giao hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển, phiếu thu, giấy báo có, ủy nhiệm thu và séc thanh toán được lập để xác nhận việc giao hàng cho khách và chấp nhận thanh toán Những tài liệu này không chỉ giúp theo dõi quá trình giao nhận mà còn ghi nhận số lệnh bán hàng, đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch thương mại.
Các chứng từ này xác nhận rằng khách hàng đã thanh toán các khoản nợ cho doanh nghiệp Một trong những chứng từ quan trọng là phiếu nhập kho, được lập khi doanh nghiệp nhận lại hàng hóa.
2.4.1.2 Các loại sổ thường sử dụng
Tùy thuộc vào hình thức kế toán và nhu cầu sử dụng của từng công ty, sẽ có các mẫu sổ kế toán khác nhau Đối với chu trình doanh thu, hệ thống sổ sách kế toán cần tuân thủ theo quy định tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC, ban hành ngày 22/12/2014 bởi Bộ Tài chính.
2.4.1.3 Các báo cáo kế toán
Ngoài các báo cáo kế toán theo quy định hiện hành, mỗi đơn vị cần thiết kế các mẫu báo cáo khác nhau để đáp ứng các yêu cầu quản lý và đặc thù riêng, từ đó cung cấp thông tin chi tiết phù hợp.
Báo cáo chi tiết giúp cung cấp thông tin chính xác hơn cho các chu trình, đặc biệt là chu trình doanh thu Trong chu trình doanh thu, thường có các loại báo cáo được phân loại theo từng nhóm chỉ tiêu khác nhau.
- Báo cáo doanh thu theo mặt hàng.
- Báo cáo doanh thu theo khách hàng.
- Báo cáo doanh thu theo nhân viên.
- Báo cáo lãi gộp từng mặt hàng.
- Báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ.
CÁC HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU
Hoạt động nhận đặt hàng
2.2.1.1 Các hoạt động xử lý trong hoạt động nhận đặt hàng
Hoạt động đầu tiên cho chu trình doanh thu là hoạt động nhận đặt hàng Hoạt động này gồm 3 bước:
_ Nhận đặt hàng từ khách hàng Các công việc cần thực hiện là kiểm tra tính chính xác của đơn hàng và kiểm tra thông tin về khách hàng
Kiểm tra và xét duyệt tín dụng cho khách hàng
Doanh nghiệp cần xác định các điều khoản tín dụng và chính sách liên quan đến hàng bán bị trả lại hoặc bảo hành để phục vụ khách hàng mới và cũ, đồng thời xem xét lịch sử thanh toán của khách hàng cũ Đối với những khách hàng cũ có công nợ vượt quá mức tín dụng cho phép, doanh nghiệp cần có biện pháp xử lý phù hợp.
+ Đề nghị khách hàng thanh toán khoản nợ trước đó rồi mới tiếp tục xem xét tiến hành việc mua bán
+ Đề nghị giảm số lượng đặt mua xuống dưới mức tín dụng cho phép + Không chấp nhận hủy bỏ đơn đặt hàng
Kiểm tra hàng tồn kho là bước quan trọng trước khi ký kết hợp đồng, nhằm đảm bảo số lượng hàng hóa đủ để đáp ứng nhu cầu khách hàng Nếu hàng không đủ, doanh nghiệp có thể sản xuất thêm hoặc mua hàng bổ sung Dựa trên kết quả kiểm tra, doanh nghiệp quyết định chấp nhận hay từ chối đơn hàng của khách Nếu chấp nhận, yêu cầu sẽ được chuyển đến bộ phận lập lệnh bán hàng.
• Sơ đồ hoạt động nhận và xử lý đặt hàng
(Nguồn: Tài liệu giảng dạy môn HTTTKT3 - Th.S Nguyễn Thị Phương Thúy)
Nhận yêu cầu đặt hàng từ khách hàng và tiến hành kiểm tra tín dụng, bao gồm công nợ và hồ sơ khách hàng Sau đó, thực hiện kiểm tra hàng tồn kho và chuyển thông tin đến các bộ phận liên quan để đánh giá khả năng chấp nhận đơn đặt hàng.
2.2.1.2 Tổ chức kế toán ghi nhận cho hoạt động nhận đặt hàng
• Lưu đồ luân chuyển chứng từ trong hoạt động nhận đặt hàng
(Nguồn: Tài liệu giảng dạy môn HTTTKT3 - Th.S Nguyễn Thị Phương Thúy)
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, họ sẽ liên hệ với bộ phận bán hàng để lập đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế Bộ phận bán hàng sẽ tạo lệnh bán hàng gồm 6 liên, trong đó liên 3 và liên 4 được chuyển đến bộ phận tín dụng để xác nhận Sau khi xác nhận tín dụng, lệnh bán hàng sẽ được gửi đến kho hàng Các liên còn lại chỉ được chuyển đi sau khi có sự xác nhận, với liên 1 và liên 2 lần lượt chuyển đến bộ phận lập hóa đơn và giao hàng, trong khi liên 5 được lưu tại bộ phận bán hàng cùng với đơn đặt hàng.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra công nợ khách hàng, đồng thời cung cấp thông tin về khả năng tín dụng và lịch sử giao dịch của khách hàng Những thông tin này rất cần thiết cho các bộ phận liên quan trong quá trình ra quyết định.
KHÁCH HÀNG BP BÁN HÀNG BP TÍN DỤNG
Lưu đô 2.1: Lưu đô chứng từ trong hoạt động nhận và xử lý đơn đặt hàng
• Sổ sách và báo cáo sử dụng
- Sổ chi tiết công nợ khách hàng
- Sổ chi tiết hàng tồn kho
• Bút toán định khoản Ở hoạt động này không có bút toán ghi nhận
Các hoạt động xuất kho, giao hàng
2.2.2.1 Các hoạt động xử lý trong hoạt động xuất kho, giao hàng
Hoạt động này bao gồm việc xuất kho, giao hàng và cung cấp dịch vụ cho khách hàng, đồng thời xác nhận nội dung thực hiện của quá trình cung cấp hàng hóa và dịch vụ Nó giúp đưa ra các quyết định quan trọng và thông tin cần thiết về phương thức giao hàng, có thể là tự vận chuyển hoặc thuê ngoài Quy trình này được chia thành 2 bước chính.
• Sơ đồ hoạt động xuất kho và giao hàng
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hoạt động xuất kho và giao hàng (Nguồn: Tài liệu giảng dạy môn HTTTKT3 - Th.S Nguyễn Thị Phương Thúy)
Sau khi xử lý đơn hàng, doanh nghiệp sẽ xuất kho, đóng gói hàng hóa và giao cho khách hàng Đồng thời, họ cũng chuyển giao các chứng từ và thông tin liên quan như đơn đặt hàng và hồ sơ giao hàng đến bộ phận vận chuyển và bộ phận lập hóa đơn để tiến hành lập hóa đơn, theo dõi công nợ và quá trình giao hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.
2.2.2.2 Tổ chức kế toán ghi nhận cho hoạt động xuất kho, giao hàng
• Lưu đồ luân chuyển chứng từ trong hoạt động xuất kho, giao hàng
(Nguồn: Tài liệu giảng dạy môn HTTTKT3 - Th.S Nguyễn Thị Phương Thúy)
Khi nhận được liên 3 và liên 4 của lệnh bán hàng từ bộ phận bán hàng, nhân viên kho cập nhật số liệu xuất kho và có ký xác nhận Tiếp theo, bộ phận kho chuyển liên 3 của lệnh bán hàng đến bộ phận giao hàng và lưu liên 4 Dựa vào liên 2 lệnh bán hàng và liên 3 từ kho, nhân viên giao hàng lập giấy gửi hàng gồm 3 liên, trong đó liên 2 sẽ được gửi cùng hàng hóa đến khách hàng Đồng thời, bộ phận giao hàng chuyển liên 1 của giấy gửi hàng và liên 3 của lệnh bán hàng đến bộ phận lập hóa đơn, trong khi liên 3 của giấy gửi hàng và liên 2 của lệnh bán hàng được lưu giữ lại.
Trong quá trình hoạt động, kế toán cần theo dõi đơn hàng và quản lý kho hiệu quả Điều này bao gồm việc lập các chứng từ liên quan để hoàn tất thủ tục xuất kho và giao hàng cho khách hàng.
• Sổ sách và báo cáo sử dụng
- Sổ chi tiết hàng tồn kho
• Bút toán định khoản Ở hoạt động này không có bút toán ghi nhận
Hoạt động xuất hóa đơn và theo dõi công nợ
2.2.3.1 Các hoạt động xử lý trong hoạt động xuất hóa đơn và theo dõi công nợ
Hoạt động này nhằm ghi nhận và quản lý nghiệp vụ bán hàng cũng như cung cấp dịch vụ cho khách hàng, giúp xác nhận và theo dõi quá trình này một cách hiệu quả Quy trình bao gồm hai bước chính để đảm bảo đánh giá chính xác hoạt động bán hàng và dịch vụ.
_ Lập hóa đơn _ Cập nhật tài khoản phải thu khách hàng
• Sơ đồ hoạt động xuất hóa đơn và theo dõi công nợ
(Nguồn: Tài liệu giảng dạy môn HTTTKT3 - Th.S Nguyễn Thị Phương Thúy)
Nhận thông tin và chứng từ từ các bộ phận khác, lập hóa đơn cho khách hàng và lưu trữ các thông tin liên quan Theo dõi công nợ, ghi sổ và lập báo cáo định kỳ.
2.2.3.2 Tổ chức kế toán ghi nhận cho hoạt động xuất hóa đơn và theo dõi công nợ
• Lưu đồ luân chuyển chứng từ trong hoạt động xuất hóa đơn và theo dõi công nợ
(Nguồn: Tài liệu giảng dạy môn HTTTKT3 - Th.S Nguyễn Thị Phương Thúy)
Nhân viên kế toán nhận các chứng từ như lệnh bán hàng liên 1, 3 và giấy gửi hàng liên 1 từ bộ phận bán hàng và giao hàng Sau đó, họ lập hóa đơn gồm 3 liên: liên 1 dùng để ghi nhật ký bán hàng, liên 2 gửi cho khách hàng, và liên 3 chuyển cho kế toán phải thu Nhật ký bán hàng được chuyển cho kế toán tổng hợp, trong khi các chứng từ còn lại được lưu trữ tại bộ phận lập hóa đơn.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ, cũng như theo dõi và cập nhật tài khoản phải thu của khách hàng Ngoài ra, kế toán còn thực hiện lập hóa đơn để ghi nhận các nghiệp vụ liên quan.
Theo chuẩn mực số 14, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được ghi nhận theo các điều kiện cụ thể, cùng với doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia Tuy nhiên, trong nghiên cứu này, nhóm tác giả chỉ tập trung vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Doanh thu bán hàng chỉ được ghi nhận khi doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích liên quan đến quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
(b) Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;
(c) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng họ đã hoặc sẽ nhận được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng, đồng thời xác định rõ ràng các chi phí liên quan đến giao dịch này.
Doanh thu từ giao dịch cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả của giao dịch được xác định một cách đáng tin cậy Nếu giao dịch liên quan đến nhiều kỳ, doanh thu sẽ được ghi nhận trong kỳ dựa trên phần công việc đã hoàn thành tính đến ngày lập Bảng Cân đối kế toán Kết quả của giao dịch sẽ được xác định khi thỏa mãn đủ bốn điều kiện nhất định.
(a) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ, xác định phần công việc đã hoàn thành tại thời điểm lập Bảng Cân đối kế toán, và xác định chi phí phát sinh cũng như chi phí cần thiết để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ.
• Sổ sách và báo cáo sử dụng
- SÔ chi tiết công nợ
- SÔ chi tiết hàng tồn kho
- Ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Nợ TK 111, 112: TÔng tiền (trường hợp thanh toán ngay)
Nợ TK 131: TÔng tiền (trường hợp bán chịu)
Có TK 511: TÔng giá bán chưa thuế
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
Nợ TK 632: Gía vốn hàng bán
> Phương thức xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá
Khi hàng hóa bị trả lại hoặc giảm giá do hư hỏng, giảm tuổi thọ hoặc không đạt chất lượng, bộ phận tiếp nhận sẽ kiểm tra hàng hóa và lập biên bản ghi rõ số lượng và mặt hàng bị trả lại Một liên biên bản sẽ được gửi kèm với hàng hóa về kho, nơi bộ phận kho sẽ kiểm tra, đối chiếu và lập phiếu nhận hàng Một liên phiếu nhận hàng sẽ được lưu tại kho, trong khi liên khác sẽ chuyển cho kế toán để ghi nhận nghiệp vụ phát sinh Đối với nợ phải thu, doanh nghiệp cần trích lập dự phòng nợ khó đòi theo thông tư 200, và khi xác định nợ không thể thu hồi, kế toán sẽ thực hiện xóa nợ theo quy định pháp luật và chế độ kế toán hiện hành.
Nợ TK 5211: Chiết khấu thương mại
Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Có TK 111,112: TÔng tiền (trường hợp thanh toán ngay)
Có TK 131: TÔng tiền (trường hợp bán chịu)Hàng bán bị trả lại
Có TK 632: Giá vốn hàng bán
Nợ TK 5212: Hàng bán bị trả lại (giá chưa thuế)
Nợ TK 3331: Thuế GTGT hàng bán trả lại
Có TK 111,112: Tổng tiền (trường hợp thanh toán ngay)
Có TK 131: Tổng tiền (trường hợp bán chịu)
Nợ TK 5213: Giảm giá hàng bán
Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Có TK 111,112: Tổng tiền (trường hợp thanh toán ngay)
Có TK 131: Tổng tiền (trường hợp bán chịu)
Hoạt động thu tiền
2.2.4.1 Các hoạt động xử lý trong hoạt động thu tiền
Hoạt động thu tiền gồm 3 bước:
_ Nhận giấy báo trả tiền của khách hàng _ Gửi tiền vào ngân hàng
_ Cập nhật khoản thanh toán khách hàng
• Sơ đồ hoạt động thu tiền
(Nguồn: Tài liệu giảng dạy môn HTTTKT 3 -Th.S Nguyễn Thị Phương Thúy)
Khi khách hàng thực hiện thanh toán công nợ, cần lập chứng từ thanh toán và gửi tiền vào ngân hàng Đồng thời, ghi nhận giao dịch vào sổ tài khoản thanh toán của khách hàng Cuối cùng, tiến hành ghi sổ và lập các báo cáo liên quan.
2.2.4.2 Tổ chức kế toán ghi nhận cho hoạt động thu tiền
• Lưu đồ luân chuyển chứng từ hoạt động thu tiền
Lưu đồ 2.4: Lưu đồ chứng từ trong hoạt động thu tiền
(Nguồn: Tài liệu giảng dạy môn HTTTKT3 - Th.S Nguyễn Thị Phương Thúy)
Kế toán phải thu cần nhận được liên 3 của hóa đơn trước khi tiến hành ghi sổ chi tiết Nhật ký bán hàng sẽ được kế toán tổng hợp sử dụng để ghi sổ cái.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc thu tiền từ khách hàng và lập các chứng từ liên quan để lưu trữ Ngoài ra, kế toán còn thực hiện việc ghi giảm công nợ nếu có, đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
• Sổ sách và báo cáo sử dụng
- Sổ chi tiết Ngân hàng
KẾ TOÁN PHẢI THU KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Nợ TK 111, 112: Tổng tiền thanh toán
Có TK 131: Phải thu khách hàng
CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU
Khái niệm
Kiểm soát nội bộ là một quy trình do ban giám đốc, nhà quản lý và nhân viên thực hiện, nhằm đảm bảo đạt được ba mục tiêu quan trọng.
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy
- Các luật lệ và qui định được tuân thủ
- Mọi hoạt động trong đơn vị đều hữu hiệu và hiệu qủa
KSNB là các chính sách và phương pháp được xây dựng để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo tuân thủ các chính sách, quy trình đã được thiết lập.
Môi trường kiểm soát là nền tảng văn hóa của tổ chức, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của tất cả các thành viên Nó đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng nguyên tắc và cơ cấu hoạt động cho bốn bộ phận còn lại của hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB).
Quá trình quản trị rủi ro bao gồm việc nhận dạng và phân tích các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu Quy trình này bao gồm các bước: xác định mục tiêu, nhận diện rủi ro, đánh giá mức độ rủi ro và triển khai các hoạt động quản lý để kiểm soát rủi ro hiệu quả.
Kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo thực hiện các chỉ thị của nhà quản lý, đồng thời là các hành động cần thiết để đối phó với rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu của tổ chức Hoạt động kiểm soát bao gồm việc phân chia trách nhiệm, kiểm soát thông tin, bảo vệ tài sản và thực hiện phân tích rà soát.
Để thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị, việc hình thành các báo cáo cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ là điều kiện thiết yếu, bao gồm cả các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB theo thời gian Giám sát bao gồm: giám sát thường xuyên và giám sát định kì.
2.3.1.3 Mục tiêu Đối với BCTC: KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành Đối với tính tuân thủ: KSNB cần hướng mọi thành viên vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của doanh nghiệp Đối với những mục tiêu hiện hữu và hợp lý: giúp doanh nghiệp bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh
Các hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu
Không để một cá nhân đảm nhiệm nhiều khâu trong một quy trình là yêu cầu thiết yếu để đảm bảo kiểm soát hiệu quả Khi một cá nhân nắm giữ nhiều khâu liên kết với nhau, sẽ dễ dẫn đến tình trạng thiếu minh bạch và rủi ro trong quản lý.
Nhiều doanh nghiệp hiện nay, nhằm tiết kiệm chi phí và giảm nguồn nhân lực, đã cho phép việc kiêm nhiệm vai trò của Giảng viên Hướng dẫn (GVHD) như ThS Nguyễn đã chỉ ra Điều này dẫn đến tình trạng không rõ ràng về trách nhiệm và chất lượng hướng dẫn, khiến cho việc đánh giá hiệu quả công việc trở nên khó khăn.
Thị Phương Thúy 33 nhấn mạnh rằng trong chu trình doanh thu, việc kiêm nhiệm có thể chấp nhận ở một số khâu, nhưng cần tránh ở những vị trí nhạy cảm Cụ thể, nhân viên không nên vừa ký kết hợp đồng vừa xét duyệt bán hàng, vì điều này có thể dẫn đến xung đột lợi ích, như việc họ có thể ưu ái bán hàng cho người quen để thu lợi cá nhân.
Kiểm soát vật chất là một yếu tố quan trọng trong việc bảo vệ hệ thống thông tin của doanh nghiệp Doanh nghiệp cần thực hiện kiểm soát tại các hệ thống máy chủ lưu trữ dữ liệu và các thiết bị máy tính khác để đảm bảo an toàn Bên cạnh đó, việc trang bị các thiết bị hỗ trợ nhằm phòng chống rủi ro hư hại hoặc hủy hoại máy tính cũng cần được chú trọng.
Theo dõi và cập nhật dữ liệu khi có sự thay đổi trong công tác nhân viên là rất quan trọng để bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp khỏi những rủi ro tiềm ẩn.
_ Kiểm soát vận hành máy tính Thực hiện việc kiểm soát các vấn đề liên quan đến máy tính như:
+ Mô hình tổ chức hệ thống máy tính + Quy định về mật khẩu
+ Quy định về sử dụng máy tính, các thiết bị máy tính và các tài nguyên trên máy tính
Để đảm bảo hiệu suất tối ưu cho hệ thống máy tính, việc thực hiện các cài đặt thiết lập cần thiết là rất quan trọng Điều này bao gồm việc thiết lập và kiểm soát hệ thống thư điện tử, quản lý trang web của doanh nghiệp, cũng như giám sát truy cập Internet Những biện pháp này không chỉ giúp bảo mật thông tin mà còn nâng cao hiệu quả làm việc trong tổ chức.
2.3.2.2 Kiểm soát xử lý các nghiệp vụ kinh tế
• Hoạt động nhận đặt hàng Đây là hoạt động kiểm soát đầu tiên trong chu trình doanh thu Ở hoạt động này thường xảy ra các rủi ro như:
+ Nhận đặt hàng từ những khách hàng không đảm bảo tính pháp lý + Bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán
Để phòng ngừa rủi ro, doanh nghiệp cần tránh chấp nhận đơn hàng mà không có khả năng thực hiện Thay vào đó, họ nên triển khai các hoạt động kiểm soát hiệu quả nhằm đảm bảo khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Để tối ưu hóa hiệu quả công việc và tránh tình trạng chồng chéo, mỗi nhà quản lý cần phân chia trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận Phòng kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm về việc bán hàng, trong khi kế toán đảm nhiệm việc kiểm tra hạn mức tín dụng Bộ phận kho sẽ theo dõi hàng tồn kho, và bộ phận giao hàng sẽ quản lý và thúc đẩy hoạt động giao hàng Việc phân chia này giúp tiết kiệm nhân lực và thời gian, nâng cao hiệu suất làm việc.
Để xây dựng quy trình hợp lý, cần thực hiện các bước kiểm tra đặt hàng, kiểm tra hàng tồn kho trước khi chấp nhận bán hàng, và kiểm tra tài chính cũng như tín dụng của khách hàng để duyệt lệnh bán hàng.
Thường xuyên kiểm tra và cập nhật chính xác số lượng hàng tồn kho là rất quan trọng, đồng thời cần thực hiện theo dõi công nợ khách hàng đối với các giao dịch bán chịu.
Hoạt động xuất kho và giao hàng thường gặp nhiều rủi ro, bao gồm việc xuất kho và giao hàng sai số lượng hoặc sản phẩm, địa chỉ khách hàng không chính xác, thời gian giao hàng bị chậm trễ, và hàng hóa có thể bị thất lạc trong quá trình vận chuyển.
Để phòng ngừa rủi ro trong hoạt động kho hàng, cần phân chia trách nhiệm rõ ràng, thiết lập chứng từ đầy đủ và đánh số theo bảng giá Ngoài ra, việc kiểm tra và ký duyệt trước khi giao hàng cho khách là rất quan trọng, cùng với việc thực hiện kiểm kê hàng hóa xuất kho định kỳ.
Hoạt động xuất hóa đơn và theo dõi công nợ có thể gặp nhiều rủi ro như quên lập hóa đơn, ghi sai thông tin, lập trùng hoặc hóa đơn khống, và không chuyển dữ liệu kịp thời Để hạn chế những rủi ro này, hóa đơn cần được lập từ lệnh bán hàng, phiếu xuất kho và giấy giao hàng, đồng thời ghi số tham chiếu đến phiếu giao hàng hoặc mã số đơn đặt hàng và đánh số hóa đơn Việc kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa trước khi giao hàng cũng rất quan trọng.
Hoạt động thu tiền thường gặp nhiều rủi ro như ăn cắp tiền mặt, ghi chép sai hoặc chậm thông tin thanh toán của khách hàng Để giảm thiểu những thất thoát này, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp như tách biệt chức năng ghi chép thu tiền và ghi sổ sách, sử dụng hóa đơn khi giao hàng, theo dõi hàng tồn kho, kiểm kho định kỳ, khuyến khích thanh toán qua chuyển khoản, và kiểm tra định kỳ số tiền mặt tại quỹ so với tổng tiền ghi chép.
Kiểm soát ứng dụng bao gồm các hoạt động được thiết kế để ngăn chặn, phát hiện và khắc phục sai sót cũng như gian lận trong quy trình xử lý nghiệp vụ.
Kiểm soát ứng dụng bao gồm ba hoạt động: kiểm soát đầu vào, kiểm soát xử lý và kiểm soát kết quả xử lý. a/ Kiểm soát đầu vào
Hoạt động này nhằm ngăn ngừa và phát hiện những sai sót trong quá trình nhập liệu đảm bảo dữ liệu đầu vào được nhập một cách chính xác.
Kiểm soát nguồn dữ liệu
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HANSAE
Giới thiệu tổng quan về công ty
- Tên: Công ty TNHHHansae Tây Ninh
- Địa chỉ: Đường số 4, khu chế xuất và công nghiệp Linh Trung 3, xã
An Tịnh, Trảng Bàng, Tây Ninh
- Chủ sở hữu: Lee Seong Hun
- Tên giám đốc: Lee Seong Hun
- Ngành nghề chính: May trang phục
- Loại hình công ty: Công ty cổ phần
- Tổng số công nhân viên và người lao động: 500
- Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp trong năm tài chính có ảnh hưởng Báo cáo tài chính
3.1.1.1 Quá trình hình thành của công ty
Công ty Hansae, được thành lập vào ngày 16/11/1982 tại Hàn Quốc, có trụ sở chính tại Yeouido-dong, Seoul Với nguồn tài chính mạnh mẽ và hoạt động kinh doanh hiệu quả, Hansae đã mở rộng ra nhiều quốc gia trên thế giới Hiện nay, công ty sở hữu các chi nhánh tại Mỹ, Indonesia, Myanmar, Nicaragua, Guatemala và ba chi nhánh tại Việt Nam.
Công ty TNHH Hansae Tây Ninh, được thành lập vào năm 2004 với giấy phép kinh doanh số 452023000025, đã chính thức hoạt động từ ngày 22/04/2005 Sau 14 năm hoạt động, đây là chi nhánh thứ hai của Hansae tại Việt Nam, ra đời sau chi nhánh đầu tiên ở Củ Chi, nơi đã hoạt động hơn 4 năm.
3.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Công ty đã quyết định thành lập chi nhánh tại Việt Nam nhằm khai thác nguồn nhân công dồi dào và giá cả hợp lý Điều này không chỉ giúp công ty phát triển mà còn tạo ra nhiều cơ hội việc làm, góp phần giảm tỷ lệ thất nghiệp tại nước ta.
Công ty Hansae Tây Ninh chuyên gia công các loại quần áo như áo thun, áo khoác và quần tây, với khách hàng chủ yếu là Công ty Hansae tại Hàn Quốc Hoạt động này không chỉ góp phần tăng tỉ trọng xuất nhập khẩu của Việt Nam mà còn thúc đẩy phát triển kinh tế và ngân sách Nhà nước thông qua các nghĩa vụ mà công ty thực hiện.
Châm ngôn của công ty là mang lại chất lượng tốt nhất cho khách hàng, đảm bảo sản phẩm luôn hoàn thiện và đạt tiêu chuẩn cao nhất Với nguồn nhân công dồi dào và trang thiết bị hiện đại, công ty cam kết đáp ứng đầy đủ cả về số lượng lẫn chất lượng hàng hóa Bên cạnh đó, công ty cũng chú trọng đến quyền lợi của nhân viên thông qua các chế độ ưu đãi và chính sách hỗ trợ, nhằm tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và thoải mái cho tất cả công nhân viên.
Cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty
3.1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty (Nguồn: Kế toán thanh toán tại công ty cung cấp)
3.1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ
Giám đốc là người đứng đầu công ty, có trách nhiệm quan sát và đánh giá hoạt động của các phòng ban Ông trực tiếp làm việc với khách hàng và ra quyết định về các kế hoạch, phương án hoạt động của công ty Ngoài ra, giám đốc còn chịu trách nhiệm pháp lý đối với các vấn đề phát sinh trong công ty.
Phòng Kế toán có vai trò quan trọng trong việc hạch toán và thống kê kế toán, đảm bảo phản ánh chính xác tình hình tài chính của công ty Phòng cũng hỗ trợ giám đốc trong các công tác kế toán, lập báo cáo tài chính hằng năm và xử lý các vấn đề thuế Ngoài ra, phòng kiểm soát nguồn vốn cho các hoạt động và dự án, đồng thời theo dõi sổ sách, chứng từ và các nghiệp vụ phát sinh để báo cáo kịp thời khi cần thiết.
Phòng Kế toán sử dụng giấy tờ và chứng từ từ các phòng ban để xử lý nghiệp vụ tài chính, lập báo cáo và quyết toán các vấn đề tài chính của công ty.
Phòng Nhân sự có trách nhiệm trong việc tuyển dụng, phát triển nguồn nhân lực và đào tạo nhân viên mới Đồng thời, phòng cũng đảm bảo sự phân phối công việc hợp lý giữa các phòng ban, thực hiện đúng vai trò và vị trí của từng nhân viên, nhằm tránh chồng chéo công việc và nâng cao hiệu quả làm việc.
Phòng Doanh Kinh đóng vai trò quan trọng trong việc đề xuất các quy định công ty và hỗ trợ Giám đốc trong quản lý nhân sự Đây là cầu nối thiết yếu giữa nhân viên và ban quản lý, đồng thời cung cấp sự hỗ trợ cần thiết cho các phòng ban khác liên quan đến mảng nhân sự.
Phòng Nhân sự có nhiệm vụ quản lý nhân viên và lập bảng chấm công, sau đó chuyển giao cho phòng Kế toán Điều này giúp Kế toán đánh giá chính xác mức lương, thưởng và theo dõi các khoản công nợ của nhân viên.
Phòng Xuất nhập khẩu có trách nhiệm lập và triển khai kế hoạch nhận và xuất hàng nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất của công ty Bên cạnh đó, phòng còn thực hiện và giám sát việc mở tờ khai để đảm bảo nhận và xuất hàng đúng thời hạn, đồng thời lập và triển khai các báo cáo theo yêu cầu của luật hải quan.
Nhân viên trong phòng có trách nhiệm đề xuất ý tưởng sáng tạo để nâng cao chất lượng công việc Đồng thời, phòng cũng phải chuyển giao chứng từ và tờ khai hải quan cho phòng Kế toán, giúp họ thực hiện hạch toán và kiểm soát số lượng xuất nhập khẩu hàng tháng.
Phòng Thẩm định có trách nhiệm đề xuất quy trình phát triển sản phẩm phù hợp với yêu cầu công ty, đồng thời cung cấp biểu mẫu và hướng dẫn cho công nhân thực hiện gia công Bộ phận này cũng kiểm tra việc thực hiện quy trình tại các xưởng và của công nhân Ngoài ra, phòng còn thực hiện kiểm tra lấy mẫu sản phẩm chuẩn bị xuất khẩu để đảm bảo chất lượng, nhằm giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra.
Phòng Kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối khách hàng với công ty, đồng thời tham mưu cho lãnh đạo về chiến lược kinh doanh Phòng này có trách nhiệm xây dựng kế hoạch và chiến lược kinh doanh theo tháng, quý và năm, cũng như lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị và máy móc phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh Họ cũng thường xuyên báo cáo về tình hình chiến lược, đề xuất các phương án thay thế và cách hợp tác với khách hàng, đồng thời có quyền nghiên cứu và đề xuất các chiến lược kinh doanh mới cho lãnh đạo.
Cơ cấu tổ chức phòng kế toán tại công ty
3.1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ phận kế toán
Sơ đồ 3.2: Cơ cấu tổ chức bộ phận kế toán (Nguồn: Kế toán thanh toán tại công ty cung cấp)
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, với một phòng kế toán duy nhất tại đơn vị chính, trong khi các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế toán riêng.
Kế toán trưởng là người đứng đầu Phòng Kế toán Tài chính, có trách nhiệm hỗ trợ Giám đốc trong lĩnh vực kế toán tài chính và tổ chức triển khai các chỉ đạo của Giám đốc Họ đảm bảo tính hợp lý và hợp pháp của các chứng từ tài chính, lập Báo cáo tài chính và Báo cáo thuế, đồng thời giải quyết các vấn đề liên quan đến thuế và nộp thuế cho cơ quan Nhà nước Ngoài ra, kế toán trưởng còn thống kê tình hình tài chính thường xuyên để báo cáo kịp thời và chính xác cho Giám đốc và ban lãnh đạo khi cần thiết.
Kế toán tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa chi tiết và tổng hợp trong đơn vị, kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh, và lập báo cáo tổng hợp cùng với bảng cân đối kế toán Khi Kế toán trưởng vắng mặt, kế toán tổng hợp sẽ thay mặt điều hành hoạt động của Phòng Tài chính kế toán và báo cáo lại cho Kế toán trưởng Bên cạnh đó, kế toán tổng hợp cũng đảm nhận vai trò của kế toán doanh thu.
Công việc của kế toán thuế bao gồm lập và nộp tờ khai thuế môn bài cho cơ quan thuế, cùng với việc tập hợp hóa đơn và chứng từ hàng ngày để theo dõi và hạch toán Cuối tháng, kế toán cần lập báo cáo thuế GTGT, thuế Xuất nhập khẩu, thuế TNCN và nộp tiền thuế (nếu có) Hàng quý, kế toán thực hiện báo cáo thuế tháng và báo cáo quý cho thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN, cũng như báo cáo sử dụng hóa đơn Cuối năm, kế toán lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế cho tháng cuối năm, báo cáo thuế TNDN quý IV và báo cáo quyết toán thuế TNCN.
Thủ quỹ có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến thu, chi tiền mặt theo quy định của công ty, đảm bảo mọi khoản thu chi được kiểm tra kỹ lưỡng với các chứng từ gốc Công việc bao gồm việc kiểm tra nội dung, ngày tháng và chữ ký trên Phiếu Thu, Phiếu Chi, cũng như xác nhận số tiền chính xác trước khi thực hiện nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt Thủ quỹ phải ký vào Phiếu Thu hoặc Chi và cung cấp cho khách hàng một liên kèm theo chứng từ gốc Bên cạnh đó, thủ quỹ phải lưu giữ tiền mặt an toàn trong két, không được để ở nhiều nơi hoặc mang ra khỏi cơ sở, và không được để tiền cá nhân trong két Tiền mặt tồn quỹ cần được sắp xếp theo loại giấy bạc và được kiểm tra vào cuối ngày Cuối ngày, thủ quỹ phải in Sổ quỹ, lấy chữ ký đầy đủ, cùng với kế toán kiểm kê quỹ và đối chiếu sổ sách, sau đó khóa sổ và niêm phong két trước khi rời khỏi cơ sở.
Kế toán thanh toán đảm nhiệm việc lập và kiểm tra phiếu thu, phiếu chi để xác định thực thu thực chi, từ đó cập nhật vào sổ quỹ thu chi hàng ngày Ngoài ra, họ còn rà soát các nghiệp vụ liên quan đến tiền và thường xuyên kiểm tra số tiền hiện có tại quỹ Các loại chứng từ phổ biến bao gồm phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy báo nợ và giấy báo có.
Kế toán lương có vai trò quan trọng trong việc theo dõi bảng chấm công của nhân viên và xây dựng bảng tính lương, bao gồm các khoản tiền lương, tiền thưởng, và phụ cấp cho người lao động Ngoài ra, họ còn quản lý mức tạm ứng lương và theo dõi các khoản thu nhập cũng như giảm trừ để quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho toàn thể nhân viên vào cuối tháng, sau đó nộp cho cơ quan Nhà nước Các chứng từ thường được sử dụng trong quá trình này bao gồm bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, và hợp đồng lao động.
Kế toán công nợ có vai trò quan trọng trong việc kiểm tra nội dung và điều khoản thanh toán của hợp đồng, theo dõi công nợ của từng khách hàng Họ kiểm tra chi tiết công nợ theo từng chứng từ phát sinh, hạn thanh toán, và số tiền quá hạn, đồng thời thông báo cho bộ phận bán hàng và cán bộ thu nợ Ngoài ra, kế toán cũng theo dõi công nợ của các nhà cung cấp, kiểm tra các chứng từ liên quan và thông báo cho bộ phận mua hàng Đặc biệt, họ còn đôn đốc và tham gia thu hồi các khoản công nợ khó đòi, nợ lâu và các khoản trả trước cho nhà cung cấp đã quá hạn.
■ Kế toán tài sản cố định
Kế toán chịu trách nhiệm ghi chép và phản ánh chính xác số lượng, giá trị của tài sản cố định hữu hình (TSCĐHH) trong toàn đơn vị và từng bộ phận, nhằm cung cấp thông tin cho việc kiểm tra và giám sát bảo quản, bảo dưỡng TSCĐHH cũng như kế hoạch đầu tư đổi mới Họ cũng tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐHH vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức hao mòn và quy định hiện hành Ngoài ra, kế toán tham gia lập kế hoạch và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐHH, giám sát chi phí và kết quả sửa chữa, đồng thời phản ánh kịp thời tình hình xây dựng, nâng cấp, hoặc thanh lý TSCĐHH, đảm bảo quản lý hiệu quả tài sản.
Kế toán kho đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và phản ánh chính xác số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của nguyên vật liệu nhập kho Họ cũng có trách nhiệm tổng hợp và báo cáo đầy đủ về số lượng và giá trị nguyên vật liệu xuất kho, đồng thời kiểm tra việc tuân thủ các định mức tiêu hao và tình hình hàng tồn kho của công ty Ngoài ra, kế toán kho cần phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu cho các đối tượng chi phí sản xuất - kinh doanh, tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho, cũng như phát hiện kịp thời tình trạng nguyên vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng hoặc kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, giảm thiểu thiệt hại có thể xảy ra.
Kế toán chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất phù hợp với đặc thù doanh nghiệp và yêu cầu quản lý Nó tổ chức hạch toán các tài khoản kế toán để ghi nhận chi phí sản xuất theo phương pháp kế toán hàng tồn kho đã chọn, đồng thời đánh giá khối lượng sản phẩm dở dang một cách khoa học và hợp lý, giúp thực hiện tính giá thành hiệu quả.
Tổ chức công tác kế toán tại công ty
• Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
Công ty sử dụng phần mềm MISA để thực hiện kế toán trên máy vi tính, áp dụng hệ thống sổ sách theo mẫu Nhật ký chung.
Sơ đồ 3.3: Hình thức ghi nhận kế toán áp dụng tại công ty (Nguồn: Kế toán thanh toán tại công ty cung cấp)
Chú thích Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kì:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra ◄ -►
Mỗi ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra, các nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung Sau đó, số liệu từ sổ Nhật ký chung sẽ được chuyển vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán tương ứng Nếu đơn vị có sổ, thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh cũng sẽ được ghi đồng thời vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, quý hoặc năm, cần cộng số liệu từ Sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu, số liệu trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết phải khớp nhau để lập Báo cáo tài chính Nguyên tắc quan trọng là Tổng số phát sinh Nợ và Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Có trên sổ Nhật ký chung, sau khi loại trừ số trùng lặp từ các sổ Nhật ký đặc biệt trong cùng kỳ.
So với hình thức kế toán Nhật ký chung theo quy định, hiện nay, phương pháp ghi sổ tại công ty đã có sự khác biệt, do công ty không thực hiện việc ghi nhận sổ nhật ký đặc biệt.
• Hình thức kế toán tại công ty
Sơ đồ 3.4: Hình thức kế toán áp dụng tại công ty (Nguồn: Kế toán thanh toán tại công ty cung cấp)
• Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp
Kỳ kế toán năm bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam
Chế độ kế toán áp dụng: Kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo thông tư
Hình thức kế toán áp dụng: Nhật kí chung
• Phương pháp kế toán hàng tồn kho
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá bình quân gia quyềnPhương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kì: Theo giá bình quân gia quyền
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho (Kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kì):
Phương pháp khấu hao TSCĐ đang áp dụng: Khấu hao đường thẳng
Chi phí đi vay sẽ được ghi nhận là chi phí tài chính hoặc vốn hóa khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định.
Phương pháp phân bổ chi phí đi vay: Phương pháp đường thẳng
• Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả
Chi phí phải trả: Được ghi nhận theo chuẩn mực kế toán số 16- “Chi phí đi vay”, các khoản trích
Chi phí sửa chữa lớn được xác định theo kế hoạch sửa chữa hàng năm, trong khi chi phí bảo hành sản phẩm sẽ được ghi nhận sau khi sản phẩm được giao và có hiệu lực bảo hành.
Ghi nhận các khoản chi phí trả trước: Được thực hiện theo chuẩn mực số 05- “Bất động sản đầu tư”
• Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận các khoản dự phòng phải trả
Nguyên tắc ghi nhận dự phòng phải trả: Theo chuẩn mực số 18- “Các khoản dự phòng, tài sản và nợ tiềm tàng”
Phương pháp ghi nhận dự phòng phải trả: Cuối niên độ kế toán, các khoản phải trả được lập thêm
• Nguyên tắc ghi nhận doanh thu
Nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng bao gồm doanh thu từ cung cấp dịch vụ và doanh thu từ hoạt động tài chính, được thực hiện theo chuẩn mực số 14 Các khoản thu thương mại sẽ được ghi nhận khi xác định doanh thu, đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn kế toán hiện hành.
• Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỉ giá
Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỉ giá ghi nhận theo điều 52 của TT 200
• Các khoản thuế phải nộp của doanh nghiệp
Thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, thuế môn bài, thuế xuất nhập khẩu
Công ty áp dụng Hệ thống tài khoản theo Thông tư 200 trong chế độ kế toán doanh nghiệp, và do đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã mở tài khoản chi tiết cho từng đối tượng.
• Hệ thống chứng từ, sổ sách
Công ty thực hiện theo thông tư 200 nên các chứng từ sổ sách sử dụng bao gồm:
- Chỉ tiêu lao động, tiền lương: Bảng chấm công, Bảng lương,
- Chỉ tiêu hàng tồn kho: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,Biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản kiểm kê
- Chỉ tiêu tiền tệ: Phiếu thu/chi Giấy đề nghị tạm ứng, biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt, biên bản thanh toán tạm ứng,
- Chỉ tiêu tài sản cố định: biên bản kiểm kê tài sản cố định, bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định
- Các chứng từ khác: hóa đơn GTGT, Phiếu kế toán
Hệ thống sổ sách của công ty bao gồm nhiều loại sổ quan trọng như sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết nguyên vật liệu và sổ kho.
Các sổ sách chứng từ được kế toán tổng hợp và sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh, giúp dễ dàng kiểm tra và quản lý, đồng thời đảm bảo việc lưu trữ tài liệu đúng quy định kế toán.
• Hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo tình hình tài chính: Mẫu số B01a - DNN;
Báo cáo hết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 - DNN;
Bản thuyết minh Báo cáo tài chính: Mẫu số B09 - DNN.