NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ
Khái niệm, đặc điểm và giá trị pháp lý của hợp pháp hóa lãnh sự
1.1.1 Khái niệm của hợp pháp hóa lãnh sự
Theo Từ điển từ và ngữ Việt Nam, "hợp pháp" được định nghĩa là đúng với pháp luật và không trái với các quy định pháp lý Cụm từ này cũng có thể được hiểu là thích đáng theo quy định của pháp luật Đại từ điển Tiếng Việt bổ sung rằng "hợp pháp" có nghĩa là phù hợp với phép tắc và đúng theo luật lệ quốc gia Thuật ngữ "hợp pháp hóa" liên quan đến việc công nhận tính hợp pháp của một hành động hoặc tình huống nào đó.
“làm cho trở nên hợp pháp” 4 Những từ điển này không có định nghĩa cụ thể như thế nào là hợp pháp hóa lãnh sự (“ HPHLS ”)
Theo Từ điển giải thích thuật ngữ Luật học, HPHLS là chứng nhận chữ ký và con dấu trên giấy tờ tài liệu chính thức do cơ quan, tổ chức trong khu vực lãnh sự tại nước tiếp nhận lập hoặc công chứng để sử dụng tại Việt Nam Đồng thời, HPHLS cũng áp dụng cho giấy tờ, tài liệu chính thức do cơ quan, tổ chức Việt Nam lập hoặc công chứng để sử dụng trong khu vực lãnh sự ở nước tiếp nhận HPHLS chứng thực sự phù hợp về hình thức văn bản của những giấy tờ, tài liệu đó với pháp luật của nước lập văn bản.
HPHLS là quá trình chứng nhận chữ ký và con dấu trên các giấy tờ, tài liệu chính thức được lập hoặc công chứng bởi cơ quan đại diện nước ngoài, nhằm sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
HPHLS là quá trình chứng thực sự phù hợp về hình thức của giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức Việt Nam lập hoặc công chứng để sử dụng ở nước ngoài Tác giả cho rằng việc giới hạn cơ quan, tổ chức chỉ trong “khu vực lãnh sự” của nước tiếp nhận là chưa đầy đủ, vì HPHLS có thể được thực hiện cả trong và ngoài khu vực lãnh sự.
1 Nguyễn Lân (2006), Từ điển từ và ngữ Việt Nam, Nxb Tổng Hợp TP.HCM, tr 886
2 Đào Duy Anh (2005), Hán Việt từ điển, Nxb Văn hóa thông tin, tr.320
3 Nguyễn Như Ý (Chủ biên) (2013), Đại từ điển tiếng Việt (tái bản lần thứ 13), Nxb Đại học quốc gia
4 Nguyễn Như Ý (Chủ biên) (2013), Đại từ điển tiếng Việt (tái bản lần thứ 13), Nxb Đại học quốc gia
5 Trường Đại học Luật Hà Nội (1999), Từ điển giải thích thuật ngữ Luật học, Nxb Công an nhân dân, tr
6 Theo điểm b khoản 1 Điều 1 của Công ước Viên ngày 24/4/1963 về quan hệ lãnh sự (Công ước Viên năm
1963 về quan hệ lãnh sự) thì “khu vực lãnh sự” có nghĩa là khu vực dành cho một cơ quan lãnh sự để thực hiện chức năng lãnh sự
Trong một quốc gia, giấy tờ được cấp phát không cần xác thực nguồn gốc theo quy tắc "acta probant sese ipsa" Tuy nhiên, trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay, các mối quan hệ giữa cá nhân, tổ chức và quốc gia ngày càng phức tạp, dẫn đến sự phát triển đa dạng trong các lĩnh vực như dân sự, hôn nhân, lao động, kinh doanh và thương mại quốc tế Khi giấy tờ của cá nhân, tổ chức nước ngoài được sử dụng tại một quốc gia khác, chúng cần phải được xác minh nguồn gốc do sự không chắc chắn về chức danh và thẩm quyền của người ký Điều này cũng nhằm ngăn chặn việc sử dụng giấy tờ giả mạo, từ đó các quốc gia yêu cầu giấy tờ nước ngoài phải được xác thực bởi các cơ quan có thẩm quyền Đây là lý do hình thành thủ tục HPHLS.
Trong bối cảnh toàn cầu hóa, nhu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự (HPHLS) ngày càng tăng cao, với các loại giấy tờ và tài liệu được quy định khác nhau tùy theo từng quốc gia HPHLS không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn thể hiện quyền chủ quyền của mỗi quốc gia đối với giấy tờ, tài liệu nước ngoài Do đó, việc yêu cầu hoặc miễn trừ HPHLS có thể được hiểu khác nhau giữa các quốc gia, đặc biệt khi tham gia vào các điều ước quốc tế đa phương hoặc song phương liên quan đến HPHLS.
Theo quy định pháp luật Trung Quốc, 8 HPHLS liên quan đến việc xác nhận tính xác thực của con dấu hoặc chữ ký cuối cùng trên các chứng thư công chứng có liên quan đến nước ngoài, cũng như các chứng chỉ và tài liệu khác được cấp tại Trung Quốc.
7 Yvon Loussouarn (1960), Explanatory Report on the Hague Convention of 5 October 1961 Abolishing the
Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents, offprint from the Acts and Documents of the
Ninth Session of the Hague Conference on Private International Law, tome II, Legalisation, tr.2; Nic Copeland (2013), Free movement of public documents, Library of the European Parliament., tr.4
Nghị định số 02 của Bộ Ngoại giao Trung Quốc năm 2015 quy định 8 điều về các phương thức hợp pháp hóa lãnh sự Các phương thức này áp dụng cho giấy tờ do các quốc gia khác cấp, thực hiện bởi các cơ quan hợp pháp hóa lãnh sự (HPHLS) của cá nhân, pháp nhân hoặc tổ chức HPHLS được phân chia thành hai loại: hợp pháp hóa giấy tờ của Trung Quốc và hợp pháp hóa giấy tờ của nước ngoài.
Theo pháp luật Ukraine, HPHLS bao gồm 10 bước, trong đó có việc xác định và chứng nhận tính xác thực của chữ ký, chức danh người ký, và con dấu đã được xác minh bởi cơ quan có thẩm quyền của nước tiếp nhận HPHLS còn là quá trình xác nhận giá trị của các giấy tờ, tài liệu chính thức do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia xuất xứ ban hành.
Theo pháp luật Nam Phi, 12 HPHLS đề cập đến việc sử dụng các tài liệu chính thức có hiệu lực tại nước này bên ngoài lãnh thổ thông qua việc đóng dấu, dán tem và ký chứng nhận Apostille Điều này áp dụng tại các quốc gia ký kết Công ước La Hay ngày 05/10/1961, nhằm miễn hợp pháp hóa giấy tờ công của nước ngoài, hoặc thông qua Giấy chứng nhận xác thực tại các quốc gia không tham gia Công ước Apostille.
Hợp pháp hóa là quy trình chứng nhận chữ ký và con dấu trên tài liệu chính thức Cộng hòa Nam Phi, là thành viên của Công ước Apostille, miễn hợp pháp hóa cho giấy tờ công của nước ngoài, do đó, quy định pháp luật về hợp pháp hóa tại quốc gia này có nhiều điểm tương đồng với Công ước.
Theo Công ước Apostille, HPHLS là thủ tục xác thực chữ ký, chức vụ của người ký và con dấu trên giấy tờ bởi viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự Quy trình HPHLS đảm bảo rằng giấy tờ được công nhận hợp pháp tại quốc gia tiếp nhận, thông qua việc xác thực bởi các cơ quan có thẩm quyền Công ước này quy định rõ ràng thẩm quyền HPHLS thuộc về các viên chức ngoại giao và lãnh sự, nhằm tạo ra một hệ thống xác thực đáng tin cậy cho các tài liệu quốc tế.
9 Điều 6, Nghị định số 02 của Bộ Ngoại giao Trung Quốc về các phương thức hợp pháp hóa lãnh sự 2015
10 Điều 54, Hiến chương lãnh sự U-crai-na 1994
11 Oleksandra Prykhodko (2015), A Role of the Public Authorities in the Procedure for Apostilization or Consular Legalization, Law Review of Kyiv University of Law, No 4, tr.404-407
12 Quy tắc số 63 trong Bộ Quy tắc của Tòa án tối cao Nam Phi 1982
Công ước Apostille quy định 13 điều, trong đó quyền xác nhận bao gồm: (i) tính xác thực của chữ ký trên tài liệu công; (ii) thẩm quyền của người ký tài liệu; và (iii) danh tính của con dấu hoặc tem trên tài liệu đó.
Theo pháp luật Việt Nam, khái niệm "HPHLS" lần đầu tiên được đề cập trong Thông tư số 1413-NG/TT của Bộ Ngoại giao vào ngày 31/7/1995 HPHLS được định nghĩa là việc chứng nhận chữ ký và con dấu trên các tài liệu chính thức do cơ quan, tổ chức trong khu vực lãnh sự ở nước tiếp nhận lập hoặc công chứng để sử dụng tại Việt Nam, cũng như các tài liệu do cơ quan, tổ chức Việt Nam lập hoặc công chứng để sử dụng trong khu vực lãnh sự ở nước tiếp nhận Đồng thời, HPHLS cũng chứng thực sự phù hợp về hình thức văn bản của những tài liệu đó với pháp luật của nước lập văn bản.
Tác giả nhấn mạnh rằng quy định về HPHLS là một bước tiến quan trọng, lần đầu tiên được công nhận và pháp lý hóa trong văn bản quy phạm pháp luật của BNG Tuy nhiên, HPHLS không thể tách biệt với chứng nhận lãnh sự (CNLS), và các cơ quan có thẩm quyền HPHLS chỉ giới hạn bởi viên chức lãnh sự và viên chức ngoại giao Theo tác giả, các quy định về thủ tục HPHLS trong Thông tư hiện tại vẫn chưa rõ ràng và dễ hiểu, do sự kết hợp giữa HPHLS và CNLS mà không có sự phân biệt cụ thể Việc bổ sung quy định riêng cho CNLS sẽ giúp đơn giản hóa quy trình cho cả cơ quan yêu cầu HPHLS hoặc CNLS và các cơ quan có thẩm quyền thực hiện các thủ tục này.
Khái niệm pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự và vị trí của pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự trong hệ thống pháp luật quốc gia
về hợp pháp hóa lãnh sự trong hệ thống pháp luật quốc gia
1.2.1 Khái niệm pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự
Toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế hiện nay là xu hướng tất yếu mà các quốc gia không thể tránh khỏi, dẫn đến sự gia tăng và phức tạp trong các quan hệ dân sự, thương mại, lao động, và hôn nhân gia đình giữa các nước Hầu hết các giao dịch quốc tế đều yêu cầu văn bản được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của mỗi quốc gia, và để sử dụng văn bản đó ở một quốc gia khác, cần phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự (HPHLS) Pháp luật đóng vai trò quan trọng trong việc điều chỉnh các quan hệ xã hội và ảnh hưởng đến nền kinh tế, giúp phát triển các yếu tố xã hội theo ý chí của nhà nước Sự tồn tại của nhà nước không thể thiếu pháp luật, và các chức năng của nhà nước được thực hiện chủ yếu thông qua hình thức pháp lý.
Để điều chỉnh các quan hệ xã hội phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục HPHLS, nhà nước cần sử dụng công cụ pháp luật như một phương tiện thể chế hóa chính sách của Đảng và quản lý nhà nước Pháp luật không chỉ quy định nghĩa vụ bắt buộc đối với các chủ thể mà còn giúp quản lý mọi mặt của đời sống xã hội, đảm bảo quyền và nghĩa vụ của nhân dân, đồng thời duy trì sự ổn định cho các quá trình kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội Trong chế độ pháp quyền, pháp luật đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập khuôn khổ và quy tắc hành vi, bảo vệ chủ quyền quốc gia đối với giấy tờ, tài liệu nước ngoài, và cụ thể hóa các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước thành các quy tắc xử sự bắt buộc.
Pháp luật về HPHLS là tập hợp các quy phạm pháp luật điều chỉnh các quan hệ xã hội phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục HPHLS, nhằm chứng nhận con dấu, chữ ký, và chức danh trên các giấy tờ, tài liệu do cơ quan nước ngoài lập, cấp hoặc xác nhận, để đảm bảo rằng các giấy tờ, tài liệu này được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
1.2.2 Vị trí của pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự trong hệ thống pháp luật quốc gia
Pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự là một phần của pháp luật quốc gia, nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội phát sinh trong hoạt động hợp pháp hóa lãnh sự.
Giáo trình "Nhà nước và pháp luật đại cương" do Nguyễn Cửu Việt chủ biên, được xuất bản bởi Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội vào năm 2000, cung cấp kiến thức cơ bản về nhà nước và pháp luật Tài liệu này là nguồn tham khảo quan trọng cho sinh viên Khoa Luật Đại học Quốc gia Hà Nội, với nội dung phong phú và thiết thực.
31 Hồ Thanh Hớn (2018), “Vai trò của pháp luật trong giữ gìn, phát huy giá trị văn hóa truyền thống”, Tạp chí
Pháp luật điều chỉnh các quan hệ xã hội cơ bản và quan trọng nhất trong xã hội nhằm hướng chúng phát triển theo ý chí của nhà nước, phù hợp với lợi ích chung Đối tượng điều chỉnh của pháp luật tập trung vào việc quy định thủ tục HPHLS thông qua các quy phạm pháp luật liên quan đến điều kiện, quy trình và thẩm quyền thực hiện HPHLS.
Pháp luật đóng vai trò quan trọng trong việc điều chỉnh các quan hệ xã hội, giúp các chủ thể tham gia đạt được lợi ích cao nhất và thực hiện ý thức tự do Nó đảm bảo sự công bằng và bình đẳng giữa các cá nhân, cơ quan và tổ chức Khi các quy định về hoạt động HPHLS được cụ thể hóa trong pháp luật, các chủ thể dễ dàng nhận biết cách thức xử sự và thực hiện thủ tục liên quan Đối với các cơ quan có thẩm quyền, quy định thủ tục HPHLS rõ ràng và gọn nhẹ sẽ nâng cao tính linh hoạt và hiệu quả trong hoạt động của họ Vì vậy, các quy phạm pháp luật về HPHLS có vai trò thiết yếu trong việc điều chỉnh các quan hệ xã hội trong quá trình giải quyết thủ tục này.
Thứ hai , pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự là công cụ để thể hiện chính sách đối ngoại của nhà nước
Trong bối cảnh hội nhập quốc tế, nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự (HPHLS) của cá nhân, cơ quan và tổ chức ngày càng gia tăng HPHLS là thủ tục hành chính nhằm xác nhận giá trị và tính xác thực của giấy tờ, tài liệu công nước ngoài, cũng như kiểm tra chữ ký và tư cách của người ký Quy định về HPHLS thể hiện chủ quyền quốc gia đối với tài liệu nước ngoài, đồng thời thông qua hệ thống pháp luật và cơ quan nhà nước có thẩm quyền, quốc gia thực hiện các hoạt động nhằm ổn định chính trị, phát triển kinh tế và tăng cường hợp tác quốc tế.
Việc ký kết các ĐUQT với quy định rút gọn hoặc xóa bỏ thủ tục HPHLS sẽ thúc đẩy quan hệ dân sự và thương mại, đồng thời tăng cường hỗ trợ tư pháp giữa các quốc gia Quy định miễn HPHLS đối với giấy tờ, tài liệu nước ngoài có ý nghĩa quan trọng cho các cơ quan có thẩm quyền trong hoạt động ủy thác tư pháp, góp phần vào chính sách đối ngoại của nhà nước.
Giáo trình "Lý luận chung về Nhà nước và pháp luật" do Vũ Trọng Lâm chủ biên (2020) nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan có thẩm quyền trong việc tống đạt giấy tờ và thu thập chứng cứ ở nước ngoài Việc này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công tác pháp lý mà còn góp phần tăng cường sự hợp tác quốc tế trong lĩnh vực pháp luật.
Các giấy tờ, tài liệu từ các quốc gia có quan hệ ngoại giao tốt với Việt Nam có thể được miễn HPHLS, bao gồm tài liệu theo điều ước quốc tế mà cả hai bên đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại Ngoài ra, giấy tờ được chuyển giao qua đường ngoại giao giữa các cơ quan có thẩm quyền cũng được xem xét miễn Ngược lại, những tài liệu giả mạo, cấp sai thẩm quyền, không có chữ ký hoặc con dấu gốc, hoặc có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam sẽ không được thực hiện HPHLS.
Phân biệt hợp pháp hóa lãnh sự với chứng nhận lãnh sự, công chứng, chứng thực
1.3.1 Phân biệt hợp pháp hóa lãnh sự với chứng nhận lãnh sự
Chứng nhận, theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học, có nghĩa là xác nhận sự thật Tuy nhiên, khái niệm CNLS (Chứng nhận lãnh sự) không được giải thích rõ ràng trong các từ điển CNLS có thể hiểu là việc chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên các giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia cấp, nhằm đảm bảo tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại quốc gia tiếp nhận Chẳng hạn, tài liệu bằng tiếng Tây Ban Nha do cơ quan có thẩm quyền của Tây Ban Nha cấp cần được Bộ Ngoại giao Tây Ban Nha hoặc Lãnh sự quán Tây Ban Nha tại TP.HCM thực hiện CNLS để được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
Theo khoản 1 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, chứng nhận lãnh sự (CNLS) là quá trình mà cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam xác nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên các giấy tờ, tài liệu để chúng được công nhận và sử dụng ở nước ngoài CNLS được thực hiện tại các cơ quan có chức năng như Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ TP.HCM, các cơ quan được ủy quyền, hoặc tại cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam.
33 Viện Ngôn ngữ học (2006), Từ điển Tiếng Việt, Nxb Đà Nẵng, tr 192
34 Nguyễn Như Ý (Chủ biên) (2013), Đại từ điển tiếng Việt (tái bản lần thứ 13), Nxb Đại học quốc gia
Cơ quan lãnh sự Việt Nam tại TP.HCM, tr 657, có nhiệm vụ quan trọng trong việc cấp phát các giấy tờ và tài liệu cần thiết để đảm bảo chúng được công nhận và sử dụng hợp pháp tại nước ngoài.
Trình tự thực hiện công chứng lãnh sự (CNLS) và hợp pháp hóa lãnh sự (HPHLS) bao gồm việc HPHLS được thực hiện sau khi tài liệu đã được CNLS Tài liệu này cần được Bộ Ngoại giao (BNG), cơ quan đại diện ngoại giao (CQĐDNG), Cục quản lý lãnh sự (CQLS) hoặc cơ quan khác được ủy quyền chứng nhận chữ ký, chức danh và con dấu của người hoặc cơ quan có thẩm quyền Ví dụ, ông T.D muốn HPHLS thư xác nhận kinh nghiệm làm giám đốc điều hành tại Công ty ITX A.P.E.M từ ngày 09/10/2017 đến 08/10/2019 để sử dụng tại Việt Nam Thư xác nhận này được công chứng và dịch sang tiếng Anh tại Văn phòng công chứng Shanghai Huangpu, sau đó được CNLS tại BNG Trung Quốc Cuối cùng, ông T.D đã thực hiện HPHLS thư xác nhận này tại Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Thượng Hải.
Theo tác giả, CNLS và HPHLS có mối liên hệ chặt chẽ, với quy trình thực hiện theo thủ tục nghiêm ngặt CNLS do cơ quan có thẩm quyền quốc gia cấp giấy tờ chứng nhận chữ ký, chức danh và con dấu của người có thẩm quyền Tiếp theo, cơ quan HPHLS của quốc gia tiếp nhận tài liệu này để xác nhận tính xác thực của chữ ký, chức danh và con dấu CNLS được thực hiện trước HPHLS nhằm đảm bảo rằng các thông tin trên giấy tờ là chính xác, giúp loại trừ nguy cơ giả mạo từ cơ quan HPHLS khi tiếp nhận tài liệu từ quốc gia khác.
CNLS và HPHLS là hai thủ tục có nhiều điểm tương đồng, theo khảo sát xã hội học, 38,1% cán bộ, công chức cho rằng chúng giống nhau hoàn toàn về bản chất, chỉ khác nhau về tên gọi.
CNLS và HPHLS là hai thủ tục hành chính có chức năng chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên các giấy tờ, tài liệu, tuy nhiên không bao gồm việc chứng nhận nội dung của các tài liệu đó.
35 Xem mẫu chữ ký và con dấu tại Phụ lục 3
Các cơ quan có thẩm quyền không chịu trách nhiệm về các thiếu sót liên quan đến nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu được xác nhận.
CNLS và HPHLS là các thủ tục do cơ quan có thẩm quyền thực hiện, bao gồm BNG, CQĐDNG, CQLS hoặc các cơ quan được ủy quyền Các thủ tục này có chức năng chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh của các chủ thể có thẩm quyền trên các giấy tờ liên quan.
Thời hạn giải quyết của cả CNLS và HPHLS là 01 ngày làm việc, tính từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ đầy đủ Nếu hồ sơ bao gồm từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên, thời gian giải quyết có thể kéo dài nhưng không vượt quá 05 ngày làm việc.
Kết quả khảo sát cho thấy, trong số các cán bộ, công chức được hỏi, có 61,9% (26/42 người) cho rằng hai thủ tục CNLS và HPHLS là hoàn toàn khác nhau Điều này cho thấy sự khác biệt rõ ràng giữa CNLS và HPHLS.
Một là, về bản chất của CNLS và HPHLS
CNLS là chứng nhận tài liệu do các cơ quan ở Việt Nam cấp, nhằm công nhận và sử dụng tài liệu ở nước ngoài, trong khi HPHLS là chứng nhận tài liệu nước ngoài để được công nhận tại Việt Nam Hai thủ tục này hoàn toàn khác nhau về bản chất và mục đích Ví dụ, bảng điểm của bà N.T.K.C từ Trường Đại học N.N.H.N được chứng thực bởi Phòng Tư pháp Quận 4, sau đó được CNLS tại Sở Ngoại Vụ TP.HCM để sử dụng tại Qatar Sau khi CNLS, tài liệu cần được HPHLS tại CQĐDNG của Qatar tại Việt Nam Do đó, trước khi sử dụng tại Qatar, bà N.T.K.C đã thực hiện HPHLS tại Đại Sứ quán Qatar tại Hà Nội.
Hai là, về thủ tục CNLS và HPHLS
Hai hoạt động CNLS và HPHLS có mục đích khác nhau: CNLS giúp giấy tờ do cơ quan Việt Nam cấp được sử dụng ở nước ngoài, trong khi HPHLS cho phép giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp được sử dụng tại Việt Nam Thủ tục của hai hoạt động này cũng khác biệt, với hồ sơ cơ bản bao gồm tờ khai và giấy tờ tùy thân Đặc biệt, HPHLS yêu cầu bổ sung bản dịch giấy tờ, trong khi CNLS không cần dịch thuật cho giấy tờ do Việt Nam cấp Trước khi nộp hồ sơ HPHLS, giấy tờ cần được cơ quan có thẩm quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài xác nhận.
Ba là, về cơ sở thực hiện CNLS và HPHLS
CNLS được thực hiện bằng cách đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trên tài liệu với mẫu đã được thông báo cho BNG hoặc xác nhận tính xác thực từ cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam Pháp luật quy định CNLS chỉ áp dụng cho giấy tờ do một số cơ quan, tổ chức lập, công chứng hoặc chứng thực Trong trường hợp cần kiểm tra tính xác thực, BNG có quyền yêu cầu các cơ quan liên quan xác minh HPHLS được thực hiện dựa trên việc đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài với mẫu đã được thông báo cho BNG Việt Nam Nếu mẫu chưa được thông báo hoặc cần kiểm tra, BNG cũng có quyền yêu cầu xác minh từ cơ quan nước ngoài.
Theo tác giả, HPHLS và CNLS có nhiều điểm tương đồng nhưng cũng có sự khác biệt quan trọng cần được phân biệt Thông thường, trước khi thực hiện HPHLS, cần phải hoàn thành CNLS Hai quy trình này có mối liên hệ chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau Kết quả khảo sát 42 cán bộ, công chức cho thấy vẫn còn sự nhầm lẫn trong việc phân biệt hai thủ tục này.
1.3.2 Phân biệt hợp pháp hóa lãnh sự với công chứng, chứng thực
