CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU NGUYÊN LIỆU SẢN XUẤT THỨC ĂN GIA SÚC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT PHÁP PROCONCO GIAI ĐOẠN
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU NGUYÊN LIỆU SẢN XUẤT THỨC ĂN GIA SÚC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT PHÁP PROCONCO
3.2.1. Tăng cường đào tạo nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ
Sự thành công hay thất bại của bất cứ doanh nghiệp nào cũng bắt nguồn từ nguyên nhân đầu tiên và căn bản nhất đó là nhân sự và cơ cấu nhân sự. Các phòng ban hiện nay có đội ngũ cán bộ tương đối hoàn chỉnh chất lượng cao, hầu hết đã qua đào tạo đại học chính quy, hoặc tại chức về nghiệp vụ và ngoại ngữ.
Tuy nhiên hoạt động XNK không đơn thuần yêu cầu đội ngũ cán bộ về trình độ cao mà còn có các yếu tố khác như kinh nghiệm, khả năng giao tiếp cũng như sự phản xạ nhạy bén trước các biến động của thị trường. Dù muốn hay không thì các cán bộ có kinh nghiệm thực tế thì lại hạn chế về trình độ ngoại ngữ, còn các nhân viên trẻ thì lại thiếu kinh nghiệm thực tế. Đứng trước yêu cầu khách quan của hoạt động nhập khẩu nguyên liệu công ty nhận thấy rằng yêu cầu nâng cao chất lượng và hiệu quả làm việc của đội ngũ cán bộ XNK là hết sức cần thiết.
Trước nhiệm vụ đó công ty phải thường xuyên đào tạo và đào tạo lại cán bộ cho phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ mới, vấn đề đào tạo được thực hiện trên hai góc độ chính qui và phi chính qui. Thực hiện nâng cao nghiệp vụ XNK là quá trình đào tạo phi chính quy, cán bộ có kinh nghiệm thực tế trợ giúp hướng dẫn cho các cán bộ trẻ. Công ty có thể tiến hành mở các lớp tập huấn ngắn hạn về nghiệp vụ để ngày càng nâng cao nghiệp vụ và cập nhật những sự thay đổi đã diễn ra. Vì thị trường nước ngoài luôn luôn biến động, bên cạnh đó các chủ trương chính sách của nhà nước về ngoại thương cũng không phải là cố định.
Điều này đòi hỏi công ty phải luôn luôn bổ xung các nguồn sách báo, tài liệu cập nhật các nguồn thông tin.
Xây dựng một cơ cấu nhân sự hợp lý phát huy được tính năng động sáng tạo của mỗi cá nhân cũng như khai thác có hiệu quả nguồn lực chất xám của đội ngũ hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu. Thực hiện giải pháp này phải bố trí đúng người đúng việc. Tiến hành sát hạch kiểm tra trình độ cán bộ kinh doanh thường xuyên về nghiệp vụ chuyên môn.
3.2.2. Nâng cao chất lượng quản lý dự trữ nguyên liệu
Công ty cần nghiên cứu dự báo nhu cầu thức ăn gia súc của thị trường cũng như đơn đặt hàng của các đại lý một cách cụ thể. Từ đó có các phân tích tính toán định mức tiêu hao nguyên liệu cũng như lượng nguyên liệu cần vào các thời điểm cụ trong năm trước khi thu mua nguyên liệu; để đảm bảo cung ứng cho sản phẩm kinh doanh mà ít tốn kém chi phí.
Sau khi đã xác định được lượng nguyên liệu cần mua và số lượng của nó thì nhiệm vụ tiếp theo là lựa chọn nguồn cung ứng tốt nhất (về giá cả cũng như chất lượng). Hiện nay công ty công ty sử dụng nguyên liệu nhập khẩu là chủ yếu, điều này làm cho công ty phải chịu giá thành khá cao và chi phí lớn do đó giá thành mặt hàng cao. Trong những năm tới, một mặt công ty vừa phải mở
rộng tìm kiếm thêm những thị trường nhập khẩu mới vì đây là nơi cung cấp nguyên liệu chủ yếu cho công ty; mặt khác công ty cần tìm kiếm thêm thị trường trong nước, bởi thị trường trong nước có ý nghĩa lâu dài do chi phí thấp và thời gian nhập hàng nhanh và kịp thời hơn nhiều so với nguyên liệu nhập khẩu do phải vận chuyển nhập khẩu.
Công ty cần thường xuyên theo dõi kiểm kê đánh giá, quản lý và bảo đảm điều kiện tốt nhất đối với nguyên liệu tồn kho để có biện pháp kịp thời đặc biệt trong trường hợp nguyên liệu bị thiếu hụt hoặc hư hỏng không đảm bảo chất lượng để có kể hoạch mua thêm bên cạnh đó là đựa ra các biện pháp chế tài nhằm hạn chế và chấm dứt tình trạng đó.Bên cạnh đó là phải giám định chất lượng, số lượng và quy cách nguyên liệu nhập khẩu trước khi nhập kho, do vậy công ty phải có bộ phận chuyên trách đảm nhận công việc này, đó là một đội ngũ cán bộ kỹ thuật và quản lý có trình độ chuyên môn cao và tinh thần trách nhiệm cao.
3.2.3. Thực hiện phòng ngừa rủi ro ngoại hối
Hoạt động nhập khẩu của công ty cần đến một lượng ngoại tệ rất lớn, điều này dẫn tới tình trạng công ty thường gặp phải tình trạng rủi ro tổn thất vốn do biến động tỷ giá gọi là rủi ro ngoại hối gây ra. Để hạn chế giảm thiểu những rủi ro này, công ty có thể sử dụng các gói nghiệp vụ phòng chống rủi ro của các ngân hàng đưa ra. Các loại nghiệp vụ phòng chống rủi ro mà PROCONCO có thể sử dụng: hợp đồng kỳ hạn, hợp đồng tương lai và hợp đồng giao dịch quyền lựa chọn.
- Hợp đồng kỳ hạn: Nghiệp vụ này có thể giúp cho công ty đáp ứng được nhu cầu ngoại tệ của mình tại một thời điểm nào đó đã được xác định mặt khác nó còn giúp công ty hạn chế được rủi ro khi dự báo được sự biến động tỷ giá bất lợi cho việc kinh doanh của công ty. Công ty mua kỳ hạn các ngoại tệ tại thời điểm hiện tại và được kết thúc vào kỳ hạn củ thể trong tương lai.
- Hợp đồng tương lai: đây là một công cụ phòng chống rủi ro hối đoái ngày nay được sử dụng rộng rãi. Công ty có thể sử dụng vào mục đích bảo hiểm phòng ngừa rủi ro, những hợp đồng này được thực hiện sàn giao dịch thuộc sở giao dịch của sở giao dịch tiền tệ tương lai. Tuy nhiên hợp đồng tương lai thích hợp hơn cho các nhà đầu cơ hơn là nhà nhập khẩu như PROCONCO.
- Hợp đồng giao dịch quyền chọn: khi lựa chọn nghiệp vụ nay công ty sẽ được quyền lựa chọn chứ không phải nghĩa vụ khi mua một ngoại tệ khác tại một tỷ giá cố dịnh đã được thỏa thuận trước, trong một khoảng thời gian nhát định. Khi công ty mua hợp đồng sẽ phải trả một khoản phí mua quyền chọn, sau khi mua hợp đồng công ty sẽ có quyền thực hiện hợp đồng nếu có lợi và quyền hủy hợp đồng nếu bất lợi.
3.2.4. Tăng cường thu thập và nắm bắt thông tin về thị trường nguyên liệu thế giới
Hệ thống thông tin thị trường cũng như xử lý thông tin thị trường chính là hoạt động nghiên cứu các biến động của thị trường từ đó đưa ra các quyết định phù hợp. Nghiên cứu thị trường là hoạt động rất cần thiết và có ý nghĩa thiết thực đối với hoạt động nhập khẩu nguyên liệu của công ty. Thông qua nghiên cứu thị trường công ty sẽ nắm bắt được các thông tin như: tình hình cung cầu của thị trường, cơ cấu chủng loại mà thị trường cung ứng, mức giá và khả năng biến động, tỷ giá hối đoái, lãi xuất tiền vay ...trên cơ sở đó đưa ra những quyết định đúng đắn và kịp thời nhằm bảo đảm cho hoạt động nhập khẩu được an toàn và khai thác được cơ hội có thể có.
Công ty cổ phần Việt Pháp PROCONCO có quan hệ với nhiều công ty cung cấp nguyên liệu dùng cho hoạt động sản xuất thức ăn gia súc trên thế giới đã có hoặc chưa có văn phòng đại diện tại Việt Nam. Công ty đã giao cho phòng xuất nhập khẩu chuyên trách về công tác nghiên cứu thị trường. Tuy nhiên công tác nghiên cứu thị trường còn được tiến hành ở mức độ chung chung, khái quát về các bạn hàng và các thị trường cung cấp nguyên liệu dùng để sản xuất thức ăn gia súc. Vì vậy trong thời gian tới công ty cần đẩy mạnh hơn nữa công tác nghiên cứu thị trường bằng hai phương pháp :
Công ty nên đầu tư và trang bị cho các phòng xuất nhập khẩu hệ thống trang bị hiện đại để cập nhật và xử lý thông tin thị trường. Vấn đề đầu tư trang thiết bị hiện đại là hoàn toàn khả thi. Hiện tại trên thị trường cũng như điều kiện khoa học kỹ thuật cho phép hệ thống trang thiết bị gọn nhẹ, tương đối rẻ và đủ mạnh để xử lý thông tin một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Công ty cần phải triển khai tổ chức hoạt động thu thập và xử lý thông tin thị trường một cách cụ thể mà trong đó việc tổ chức và hoàn thiện bộ máy thu thập và xử lý thông tin thị trường, xây dựng chiến lược thu thập xử lý thông tin.
Cụ thể công ty cần phải có những cán bộ chuyên sâu có chuyên môn nghiệp vụ giỏi, có khả năng phân tích và đưa ra những nhận định chính xác. Trên cơ sở đó lập kế hoạch về nhu cầu làm cơ sở cho kế hoạch nhập khẩu, đồng thời công ty cần phải xác lập mạng lưới cộng tác viên rộng khắp với nhiệm vụ cung cấp thông tin cho phòng nghiên cứu, có thể áp dụng hình thức trao đổi thông tin và
tận dụng khai thác nguồn thông tin từ các vụ, cục chuyên trách của Bộ Công Thương. Đồng thời công ty cần đa dạng hoá hình thức và cách thức thu thập thông tin từ bạn hàng và khách hàng, cho tới việc thiết lập mối quan hệ mật thiết với Cục xúc tiến thương mại (Bộ Công Thương) hay với các tổ chức nghiên cứu thị trường ở trong và ngoài nước.
Đối với hoạt động nhập khẩu nguyên liệu dùng sản xuất, chế biến thức ăn gia súc của công ty việc nghiên cứu thị trường có ý nghĩa rất lớn. Bởi vì như chúng ta đã biết thị trường nguyên liệu thức ăn gia súc có nhiều yếu tố ảnh hưởng và làm cho giá cả của nó cũng biến động theo, nếu công ty không nắm bắt được các thông tin đó thì sẽ có thể nhập khẩu quá nhiều hoặc quá ít nguyên liệu. Hiện nay thị trường nhập khẩu chủ yếu của công ty vẫn là các thị trường truyền thống bao gồm Ấn Độ, Brazil, Argentina, Pêru; bên cạnh đó công ty đang cố gắng mở rộng hoạt động nhập khẩu sang một số thị trường khác. Tuy nhiên trong kinh doanh cần phải lựa chọn một số đối tác chính, lâu dài để vạch kế hoạch nhập khẩu. Tăng cường thu thập các thông tin về chính sách thương mại của các nước bạn hàng, tình hình sản xuất nguyên liệu thức ăn gia súc hiện tại cũng như dự đoán trong tương lai của các nước đó. Nếu công ty nắm bắt đầy đủ các thông tin đó thì sẽ điều chỉnh được khối lượng nhập khẩu vừa đủ, phù hợp với tình hình cung cầu trên thị trường, tránh được tình trạng làm ăn thua lỗ.
3.2.5. Lựa chọn và mở rộng mạng lưới bạn hàng
Hoạt động nhập khẩu phải gắn chặt với thị trường nước ngoài vì vậy việc thiết lập được mạng lưới bạn hàng cung cấp rộng khắp là rất quan trọng trong việc tạo nguồn hàng ổn định và chất lượng. Đứng trước yêu cầu tạo nền tảng vững trắc cho sự phát triển lâu dài ban lãnh đạo công ty cổ phần Việt Pháp PROCONCO xác định: công ty chỉ có thể tăng trưởng và phát triển nếu tạo dựng cho mình một hệ thống bạn hàng vững chắc, uy tín. Muốn vậy công ty cần phải có các chính sách và giải pháp để mở rộng mối quan hệ với bạn hàng, khai thác tốt các bạn hàng hiện nay, bên cạnh đó tạo dựng cho mình một hệ thống bạn hàng trọng điểm và tập trung nỗ lực vào bạn hàng đó.
Trước hết trong ngắn hạn công ty cần duy trì và khai thác chiều rộng và chiều sâu có hiệu quả bạn hàng hiện tại. Trong thời gian tới thị trường nguyên liệu dùng cho hoạt động sản xuất thức ăn gia súc sẽ tiếp tục tăng trưởng mạnh.
Các giải pháp cụ thể mà công ty cần phải tiến hành với bạn hàng là dự đoán được xu hướng phát triển của thị trường cung cấp nguyên liệu dùng sản xuất thức ăn gia súc, thiết lập mối quan hệ rộng khắp đối với các nhà cung cấp ở mỗi nước bạn hàng, thường xuyên cập nhật thông tin về năng lực sản xuất, sức mạnh tài chính, quy mô và khả năng cung ứng của mỗi nhà cung cấp. Mỗi thông tin về nhà cung cấp là một sự trợ giúp quý giá cho công ty trong vấn đề xây dựng hợp
đồng nhập khẩu nguyên liệu từ các nước bạn hàng đó. Phòng xuất nhập khẩu có thể chi tiết hoá các thông tin về nhà cung cấp theo danh mục mặt hàng, theo vùng lãnh thổ hoặc theo nhà cung cấp. Trong giai đoạn hiện nay cần hoàn chỉnh các thông tin về các nhà cung cấp ở các nước Ấn Độ, Argentina, Brazil, Pêru bởi đây là các bạn hàng có tỷ trọng lớn trong nguồn nguyên liệu nhập khẩu của công ty.
Từng bước mở rộng danh mục nhà cung cấp nguyên liệu trong thời gian tới. Xúc tiến thăm dò thị trường, tập hợp các thông tin về thị trường nguyên liệu ở các nước Hoa Kỳ, Mexico, Chile,… vì đây là những thị trường xuất khẩu ngô, khô đậu tương và bột cá, (ba loại nguyên liệu dùng để sản xuất thức ăn gia súc mà công ty nhập khẩu nhiều nhất) lớn trên thế giới. Tiến tới nhập khẩu nguyên liệu từ thị trường này thông qua việc thiết lập các mối quan hệ trực tiếp và gián tiếp. Việc mở rộng thị trường cung cấp nguyên liệu là rất quan trọng, tạo cho công ty có nguồn hàng ổn định và có thể tự do lựa chọn nhà cung cấp nguyên liệu chất lượng, giá cả phù hợp.
Bên cạnh yêu cầu khách quan cần phải mở rộng thị trường nhập khẩu nguyên liệu dùng để sản xuất thức ăn gia súc thì việc thiết lập và tạo lập một mối quan hệ với các bạn hàng mới và nhà cung cấp truyền thống. Tính chất đặc thù của nguyên liệu nhập khẩu khiến cho “ bạn hàng truyền thống” trở thành một tiêu chí hết sức quan trọng, phòng xuất nhập khẩu phải đứng trên mục tiêu hiệu quả kinh tế và chất lượng cao để xây dựng một hệ thống bạn hàng truyền thống. Muốn vậy phải cập nhật thông tin đầy đủ về nhà cung cấp đó, thiết lập các mối quan hệ thân thiết với các cá nhân cụ thể của hãng cung cấp đó (như giám đốc tiếp thị, giám đốc thị trường) hoặc là chính uy tín của công ty đối với họ. Trong thời gian qua công ty chủ yếu nhập nguyên liệu từ Ấn Độ, Argentina, Brazil, Pêru . Nhìn chung đây là những đối tác rất tốt làm ăn có uy tín, chất lượng nguyên liệu rất đảm bảo. Đó là nguồn hàng ổn định lâu dài của công ty vì vậy công ty cần phải chú trọng vào thị trường naỳ để cho hoạt động nhập khẩu nguyên liệu diễn ra thuận lợi và dễ dàng hơn.
Trong nền kinh tế thị trường, sự khắc nghiệt của nó không cho phép một doanh nghiệp chỉ bó hẹp trong phạm vi kinh doanh trong một thị trường nhất định với một số bạn hàng nhất định. Bạn hàng truyền thống có thể chấm dứt quan hệ làm ăn với ta khi lợi ích của họ không được đảm bảo hoặc khi có những đối tác đem lại cho họ nhiều lợi ích hơn. Do đó, công ty cổ phần Việt Pháp PROCONCO cũng như các công ty khác luôn phải tìm kiếm và quan hệ với các bạn hàng, khách hàng mới nhằm đảm bảo lợi ích và sự tồn tại cho mình dùa trên việc: giao hàng đúng hẹn, đúng số lượng, chất lượng, mẫu mã, chào giá hợp lý, giảm giá cho khách hàng lần đầu tiên ký hợp đồng, giao hàng tận nơi cho khách...
3.2.6. Nâng cao hiệu quả giao dịch, đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu
Giao dịch, đàm phán là một khâu rất quan trọng nếu không muốn nói là quan trọng nhất của thương vụ. Đàm phán giúp các bên tìm hiểu, thảo luận thấu đáo vấn đề nhằm đưa đến ký kết hợp đồng nhưng việc giao dịch này thường chiếm nhiều thời gian, chi phí hội họp cao. Trong việc kinh doanh nhập khẩu nguyên liệu sản xuất thức ăn gia súc, người tham gia kinh doanh phải có kiến thức về nghiệp vụ ngoại thương, kiến thức và kinh nghiệm kinh doanh mặt hàng nguyên liệu dùng cho quá trình sản xuất thức ăn gia súc của công ty. Đặc biệt trong giao dịch đàm phán với đối tác nước ngoài, người kinh doanh phải có kinh nghiệm và nghệ thuật giao tiếp. Người tham gia đàm phán phải có bản lĩnh, nắm vững các qui tắc trong đàm phán, luật pháp quốc gia và quốc tế...
Trong việc thoả thuận các điều khoản hợp đồng, công ty cũng từng bước dành quyền thuê tàu và mua bảo hiểm. Hiện nay hầu hết các hợp đồng đều được lập theo hình thức bên nước ngoài lập, gửi cho PROCONCO xem xét và ký vào hợp đồng, giá nhập khẩu theo điều kiện CIF, vì vậy công ty không dành được quyền thuê tàu và mua bảo hiểm, các điều khoản này hoàn toàn không có lợi đối với công ty. Bởi vậy, công ty cần phải cử cán bộ thông thạo ngoại ngữ lập và kiểm tra các điều khoản của hợp đồng. Trong quá trình đàm phán công ty cần tạo ra sự cạnh tranh, gây áp lực, nêu ra mục tiêu cao, không bộc lộ suy nghĩ của mình, tránh việc thoả thuận nhanh chóng.
Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thương được ký kết, PROCONCO với tư cách là một bên ký kết phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Công ty phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật trong nước và quốc tế về hoạt động nhập khẩu và giải quyết vướng mắc phát sinh một cách nhanh chóng nhằm tránh rủi ro khiếu nại dẫn đến giảm lợi nhuận cũng như uy tín với khách hàng.
3.2.7. Tối thiểu hoá các chi phí để tăng lợi nhuận
Trong kinh doanh, bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng lấy lợi nhuận, an toàn và vị thế trên thương trường làm mục tiêu chính cho hoạt động kinh doanh của mình. Trong đó mục tiêu lợi nhuận là mục tiêu quan trọng nhất, nó là điều kiện cho sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp. Muốn có lợi nhuận cao, doanh nghiệp phải đầu tư tiền của, công sức vào kinh doanh và phải xây dựng cho mình một chiến lược kinh doanh cụ thể, phù hợp với hoàn cảnh trong từng giai đoạn của công ty. Hay nói cách khác là doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản chi phí để đầu tư cho hoạt động kinh doanh sao cho doanh thu mà doanh nghiệp đạt được phải bù đắp được chi phí đã bỏ ra và có lãi để tiếp tục hoạt động kinh doanh. Mà chi phí luôn tỷ lệ nghịch với hiệu quả. Vì vậy, muốn nâng cao hiệu quả kinh doanh đối với một công ty mà nguyên liệu dùng để sản xuất đóng vai