Chương 4 ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ ĐỘI NGŨ CHUYÊN VIÊN ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ ĐỘI NGŨ CHUYÊN VIÊN
4.3. Giải pháp Quản lý đội ngũ chuyên viên tại Đại học Quốc gia Hà Nội
4.3.1. Nâng cao nhận thức về vai trò của Quản lý đội ngũ chuyên viên cho các nhà quản lý tại ĐHQGHN
Để có thể tạo ra sự chuyển biến căn bản trong kết quả hoạt động của ĐHQGHN nói chung và các đơn vị trực thuộc nói riêng thì trước hết phải thống nhất và nâng cao nhận thức của các nhà quản lý về bản chất và vai trò của quản lý đội ngũ chuyên viên trong trường đại học. Cần phải tổ chức hội thảo, trao đổi và thăm quan các điển hình thực tế để thống nhất một số điểm chính sau đây:
Một là, sứ mệnh và chiến lƣợc của ĐHQGHN đòi hỏi phải áp dụng quản lý đội ngũ chuyên viên khác biệt, độc đáo.
Hai là, quản lý đội ngũ chuyên viên là trách nhiệm của mọi nhà quản lý, trong đó vai trò, trách nhiệm của: Đối tác chiến lược, tham mưu; Xây dựng chiến lược (Tuyển dụng, Đào tạo, Sử dụng, Tiền lương, Thưởng, Cơ chế,…); Ban hành chính sách, Quy định, Quy trình, Luật lệ (Sổ tay nhân viên, giảng viên, …); Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS); Đào tạo kỹ năng (NS) và Hỗ trợ kỹ thuật;
Coaching (Đảm bảo chính sách, Quy định, Quy trình đƣợc thực thi, và theo đúng pháp luật); Các dịch vụ truyền thống (Hợp đồng lao động, hồ sơ cá nhân, tính lương, thưởng…)
Ba là, có thể áp dụng các mô hình đổi mới về quản lý đội ngũ chuyên viên để đi trước một bước trong đổi mới hoạt động của các đơn vị. Trong các biện pháp để giúp một đơn vị đạt đƣợc thành công mục tiêu, kế hoạch, các nhà lãnh đạo có thể áp dụng nhiều biện pháp, cách thức đổi mới khác nhau nhƣ đổi mới cơ chế quản lý tài chính, ứng dụng sự phát triển của công nghệ thông tin, KH-CN….
67
4.3.2. Xây dựng các văn bản hướng dẫn về Quản lý đội ngũ chuyên viên ở ĐHQGHN
Đây có thể coi là giải pháp chiến lược nhằm hướng tới việc xây dựng mô hình quản lý đội ngũ chuyên viên ở ĐHQGHN. Trong bối cảnh hiện nay, ĐHQGHN chủ yếu vẫn dựa vào các văn bản pháp quy (Luật, Nghị định, Thông tƣ và các Văn bản khác) của Nhà nước và Chính phủ trong việc điều hành công tác cán bộ ở ĐHQGHN. Một số văn bản do ĐHQGHN hoặc các đơn vị ban hành mới chỉ có phạm vi áp dụng nhỏ, chƣa tác động đến ”tầm tổng thể, hệ thống” trong toàn ĐHQGHN. Bên cạnh đó, các văn bản này cũng chƣa xuyên xuốt, kết nối đƣợc các chính sách của Nhà nước cũng như các chính sách riêng của ĐHQGHN và của đơn vị. Điều này, ở chiều top-down (từ trên xuống) gây nên khó khăn và thực trạng thiếu thông tin cho các nhà lãnh đạo, quản lý (kể cả cán bộ chuyên trách về quản lý cán bộ) trong công tác nhân sự tại đơn vị mình; còn ở chiều ngƣợc lại bottom – up (từ dưới lên) làm cho cán bộ, viên chức trong toàn ĐHQGHN không am hiểu, nhận thức đầy đủ về chính sách, quyền lợi, trách nhiệm của mình trong quá trình làm việc cho ĐHQGHN, qua đó, giảm khả năng đóng góp, cống hiến của từng cán bộ, viên chức cho sứ mệnh chung của ĐHQGHN.
4.3.3. Đổi mới công tác tuyển dụng chuyên viên Nguồn tuyển dụng:
+ Nguồn ứng viên có thể là các sinh viên giỏi, xuất sắc tốt nghiệp từ các đại học uy tín khác trong cả nước, đặc biệt là các ứng viên được đào tạo tại các chuyên ngành ĐHQGHN chƣa có hoặc chƣa mạnh. Đối với nguồn ứng viên này, nếu chƣa đạt chuẩn theo quy định của ĐHQGHN thì có thể ký hợp đồng lao động tạo nguồn để tuyển dụng chính thức về sau.
+ Nguồn ứng viên là các cán bộ có nhiều kinh nghiệm đang công tác tại các tổ chức công lập, các trường đại học khác. Nguồn ứng viên này cần được ĐHQGHN và các đơn vị xem xét kỹ lƣỡng và coi nhƣ là một nguồn ứng viên có thể đáp ứng ngay nhu cầu nguồn nhân lực trình độ cao tại ĐHQGHN.
68
+ Nguồn ứng viên là những người tốt nghiệp sau đại học tại các trường đại học uy tín trên thế giới: Đây là nguồn ứng viên có chất lƣợng cao, đạt chuẩn quốc tế, không cần phải đầu tƣ nguồn lực để đào tạo, bồi dƣỡng.
- Cách thức tiếp cận nguồn tuyển dụng: Trong một số đợt tuyển dụng tại ĐHQGHN những năm gần đây, nhiều khi số lƣợng hồ sơ ứng tuyển còn ít hơn số chỉ tiêu tuyển dụng. Trước đây, việc tuyển dụng tại ĐHQGHN theo quy trình tuyển dụng của Nhà nước thì cách thức tiếp cận, thông tin nguồn tuyển dụng duy nhất chỉ là đăng báo và dán thông báo. Cách thức này đã cho thấy sự thiếu hiệu quả, dẫn đến việc thường xuyên không tuyển đủ người theo yêu cầu. Đề xuất ĐHQGHN cần sớm nghiên cứu và đƣa vào áp dụng một số cách thức tiếp cận nguồn tuyển dụng hiện đại được nhiều tổ chức, trường đại học trong nước cũng như trên thế giới áp dụng rộng rãi hiện nay:
+ Sử dụng hình thức thuê công ty cung ứng nguồn nhân lực: Hiện nay, trong cả nước, có rất nhiều công ty cung ứng nguồn nhân lực như Vietnamworks, career link.... Đây là những công ty chuyên nghiệp về kết nối ứng viên với các nhà tuyển dụng, hoạt động hiệu quả, theo mô hình các nước tiên tiến. Các tổ chức, doanh nghiệp và nhiều trường đại học (trong đó có cả một số đơn vị thuộc ĐHQGHN) đã thường xuyên sử dụng hình thức này để tuyển ứng viên và đã thu được hiệu quả nhất định. ĐHQGHN cần nghiên cứu hình thức này và đƣa vào quy định về quy trình tuyển dụng của ĐHQGHN.
+ Headhunting: Headhunting là hình thức ”săn đầu người”, nhà tuyển dụng chủ động tìm kiếm, thu hút, mời đón ứng viên có trình độ xuất sắc về công tác, làm việc. Hình thức này đặc biệt hữu hiệu và quan trọng đối với các vị trí quản lý cấp trung trở lên, hoặc đối với các vị trí đòi hỏi trình độ chuyên môn, kiến thức cao. Để tạo ra khung pháp lý cho đơn vị chủ động thu hút nguồn cán bộ trình độ xuất sắc, ĐHQGHN cần sớm đƣa hình thức headhunting vào trong quy định tại quy trình tuyển dụng.
Xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng cần phải khả đo, có thể bao gồm các tiêu chuẩn cụ thể sau đây:
- Về bằng cấp (trong đó quy định rõ về xếp loại, nơi đào tạo, điểm trung bình trung...);
69 - Về chứng chỉ;
- Về trình độ tiếng Anh;
- Về trình độ Tin học;
- Về hiểu biết về giáo dục đại học và ĐHQGHN;
- Về kỹ năng, tố chất nghề nghiệp....
Ngoài ra, mỗi đơn vị cũng cần bổ sung các tiêu chuẩn tuyển dụng riêng đối với từng ngạch chuyên viên để phù hợp với tình hình thực tế, chiến lƣợc phát triển của đơn vị; đồng thời, đối với mỗi vị trí tuyển dụng cần phải có tiêu chuẩn tuyển dụng chi tiết kèm theo.
4.3.4. Về sử dụng và quản lý cán bộ
Sử dụng và quản lý đội ngũ chuyên viên là nội dung phức tạp nhất, quan trọng nhất trong quản lý nguồn nhân lực. Vì nếu sử dụng và quản lý không đúng cách thì dù có tuyển đƣợc cán bộ có trình độ cao cũng không phát huy đƣợc khả năng, sở trường, kiến thức, tâm huyết, tiềm năng của cán bộ; qua đó giảm thiểu hiệu quả công tác và kết quả đóng góp cho tổ chức; điều này lại càng đặc biệt đáng lưu ý đối với đội ngũ cán bộ khoa học là những người có trình độ chuyên môn cao và có đặc thù nghề nghiệp khác biệt với các ngành, nghề khác. Tác giả đề xuất ĐHQGHN cần sớm ban hành văn bản, quy định cụ thể, chi tiết về công tác sử dụng và quản lý cán bộ, trong đó đặc biệt lưu ý một số nguyên tắc sau đây:
- Sử dụng với tỷ lệ hợp lý giữa nguồn nhân lực cơ hữu với nguồn nhân lực bán thời gian nhằm tận dụng tối đa các nguồn lực trong và ngoài ĐHQGHN.
- Liên thông, liên kết trong việc sử dụng nguồn nhân lực: sử dụng nguồn nhân lực dùng chung và tận dụng nguồn nhân lực chất lƣợng cao để hỗ trợ cho các đơn vị mới thành lập hoặc cần bổ sung nguồn lực từ các ngành
- Bố trí và giao nhiệm vụ cho chuyên viên: ĐHQGHN vẫn chỉ đƣợc giao nhiệm vụ thông qua những văn bản, quy định chung của Nhà nước: pháp lệnh cán bộ, công chức, quy định về tiêu chuẩn ngạch, quy định về chức năng nhiệm vụ của đơn vị.... Các văn bản này chƣa quy định cụ thể trách nhiệm, chức năng, quyền hạn, mối quan hệ trong công tác tới từng cán bộ, viên chức. Điều này dẫn đến việc cán
70
bộ, viên chức không ý thức đƣợc đầy đủ chức trách, nhiệm vụ của mình trong việc thực hiện công vụ. Học tập mô hình QTNNL tại các trường đại học tiên tiến trên thế giới, nhóm nghiên cứu đề xuất ĐHQGHN cần sớm đƣa quy định về việc bố trí và giao nhiệm vụ cho CBVC thông qua bản mô tả công việc theo nguyên tắc: nếu không có bản mô tả công việc thì không tồn tại vị trí công tác và định biên nhân sự đi kèm.
- Tạo cơ chế cung cấp thông tin và hỗ trợ phát triển sự nghiệp cho cán bộ, chuyên viên.
4.3.5. Về chế độ, chính sách cho chuyên viên
Nhƣ đã phân tích ở mục trên chế độ, chính sách đối với CBCV bao gồm đãi ngộ tài chính và đãi ngộ phi tài chính. Cho đến nay, ĐHQGHN chủ yếu tuân thủ theo các quy định, hướng dẫn chung của Nhà nước bao gồm: trả lương theo thang bảng lương nhà nước, nâng lương theo chế độ thường xuyên hoặc trước hạn, bình bầu thi đua, khen thưởng. Với vị trí pháp lý là đơn vị sự nghiệp công lập, ĐHQGHN vẫn phải tuân theo các quy định của Nhà nước; tuy vậy, với quyền tự chủ và chủ động cao của ĐHQGHN, tác giả đề nghị ĐHQGHN ban hành các quy định về chế độ, chính sách bổ sung hoặc tích hợp các chế độ, chính sách của Nhà nước để thực sự tạo ra một cơ chế về chế độ, chính sách khuyến khích cán bộ, viên chức phát huy hết khả năng, sở trường, năng lực, tâm huyết làm việc và đóng góp cho sứ mệnh của ĐHQGHN; trong đó, nhóm nghiên cứu đặc biệt lưu ý một số điểm sau:
Đánh giá chuyên viên định kỳ hàng năm học làm căn cứ để khen thưởng, kỷ luật, trả thu nhập tăng thêm, quy hoạch đào tạo - bồi dƣỡng, phát triển, sắp xếp lại công việc.
- Nguyên tắc đánh giá:
+ Phải đảm bảo tính dân chủ, công khai, minh bạch;
+ Vừa đảm bảo cho viên chức được đánh giá thông suốt về tư tưởng, thống nhất về nhận thức để tự giác, quyết tâm thực hiện, vừa phải làm tốt việc động viên khuyến khích tính tự giác của viên chức, đồng thời đảm bảo tính nghiêm túc chấp
71
hành quyết định của Giám đốc, thủ trưởng đơn vị về việc sử dụng kết quả đánh giá làm căn cứ để khen thưởng, kỷ luật, trả thu nhập tăng thêm, quy hoạch đào tạo – bồi dƣỡng, phát triển, sắp xếp lại công việc;
+ Chuyên viên có quyền được trình bày, bảo lưu ý kiến tự đánh giá nhưng phải chấp hành ý kiến kết luận của lãnh đạo đơn vị;
+ Việc đánh giá viên chức biệt phái do đơn vị sử dụng viên chức thực hiện.
Văn bản đánh giá viên chức biệt phái đƣợc gửi về cơ quan, đơn vị cử biệt phái để lưu vào hồ sơ cá nhân;
+ Tài liệu đánh giá viên chức được lưu giữ trong hồ sơ viên chức.
- Tiêu chí đánh giá:
+ Về chấp hành chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước;
+ Về ý thức tổ chức, chấp hành kỷ luật, nội quy, quy chế của cơ quan, Đoàn thể;
+ Về phẩm chất đạo đức, tinh thần làm việc, quan hệ với đồng nghiệp;
+ Về năng lực, trình độ chuyên môn và kết quả công tác;
+ Mỗi tiêu chí đánh giá có thể chia nhỏ thành các tiêu chí nhỏ hơn;
+ Các tiêu chí đánh giá phải đƣợc lƣợng hóa và đo đếm đƣợc.
- Quy trình đánh giá:
+ Chuyên viên tự nhận xét công tác dựa trên nội dung đánh giá đã đƣợc ban hành;
+ Tập thể nơi viên chức làm việc tham gia góp ý và ghi phiếu phân loại;
+ Người đứng đầu đơn vị sử dụng trực tiếp đánh giá chuyên viên và tham khảo ý kiến góp ý và phân loại của tập thể để tổng hợp và xếp loại chuyên viên;
+ Thông báo ý kiến đánh giá đến từng Chuyên viên.
72 4.3.6. Một số đề xuất và kiến nghị khác
4.3.6.1. Tiếp tục tham khảo những mô hình phát triển nguồn nhân lực tiên tiến trên thế giới để học tập, vận dụng vào trường hợp cụ thể
Việc lựa chọn, nghiên cứu mô hình phát triển nguồn cho phép nghiên cứu đƣợc bản chất, triết lý và tính logic hệ thống của “công nghệ gốc” vận dụng thành công nghệ chuẩn - không bị “biến dạng” nhƣ khi lấy công nghệ thứ cấp để nghiên cứu. Khi tiếp cận các mô hình mẫu, cần tập trung nghiên cứu điểm mạnh của từng mô hình, rồi chọn trọng tâm để học tập, sau đó khai thác triệt để thế mạnh, ƣu điểm của từng mô hình cho phù hợp với điều kiện của Việt Nam và ĐHQGHN.
Quản lý chuyên viên online, dựa trên các tiến bộ về công nghệ thông tin là giải pháp mà hầu như tất cả các tổ chức, tập đoàn, trường đại học tiên tiến trên thế giới đều đã và đang áp dụng vì phương pháp này không những tiết kiệm chi phí, nhân lực mà còn giúp Ban lãnh đạo quản lý tốt nguồn lực tri thức tại đơn vị mình.
Trong những năm qua, ĐHQGHN đã bước đầu áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý điều hành; tuy vậy, việc quản lý cán bộ trên mạng mới dừng ở mức quản lý hồ sơ, công văn, thông tin cán bộ; việc “online” hóa các dịch vụ khác nhƣ cử cán bộ đi nước ngoài, tham dự các khóa ĐT-BD, xin tài trợ NCKH… và các hoạt động khác liên quan đến công tác cán bộ cần đƣợc sớm áp dụng và triển khai rộng rãi trong toàn ĐHQGHN.
4.3.6.2. Xây dựng sổ tay chuyên viên
Tất cả các tập đoàn, tổ chức, trường ĐH uy tín trên thế giới đều sử dụng sổ tay nhân viên nhƣ là một cách truyền thông tin hiệu quả nhất, giúp nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới có thể hiểu đƣợc rõ về sứ mệnh, nhiệm vụ của đơn vị mình cũng như quyền hạn, trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền lợi mà mình được hưởng. Sổ tay chuyên viên có thể đƣợc in để phát cho nhân viên nhƣng cũng có thể đƣợc biên tập và lưu hành qua mạng nhằm tiết kiệm chi phí.
4.3.6.3. Áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý đội ngũ chuyên viên
Quản lý cán bộ online, dựa trên các tiến bộ về công nghệ thông tin là giải pháp mà hầu như tất cả các tổ chức, tập đoàn, trường đại học tiên tiến trên thế giới
73
đều đã và đang áp dụng vì phương pháp này không những tiết kiệm chi phí, nhân lực mà còn giúp Ban lãnh đạo quản lý tốt nguồn lực tri thức tại đơn vị mình. Trong những năm qua, ĐHQGHN đã bước đầu áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý điều hành; tuy vậy, việc quản lý cán bộ trên mạng mới dừng ở mức quản lý hồ sơ, công văn, thông tin cán bộ; việc “online” hóa các dịch vụ khác nhƣ cử cán bộ đi nước ngoài, tham dự các khóa ĐT-BD, xin tài trợ NCKH… và các hoạt động khác liên quan đến công tác cán bộ cần đƣợc sớm áp dụng và triển khai rộng rãi trong toàn ĐHQGHN.
74