CHƯƠNG 3.RA QUYẾT ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ
8. Phương pháp ra quyết định
Để ra được các quyết định các nhà quản trị phải hiểu tại sao phải ra quyết định, quyết định dựa vào đâu, quyết định ra làm gì....Điểm xuất phát của nó là các tin tức, các phản ảnh... đó là các thông tin.
8.1. Khái niệm thông tin trong quản trị Có nhiều quan niệm khác nhau về thông tin
- Các nhà thống kê gọi thông tin là độ đo sự giảm tính bất định khi thực hiện một biến cố nào đó.
- Các nhà kỹ thuật coi thông tin là bất kỳ một thông báo nào được tạo thành bởi một số lượng dấu hiệu nhất định. Đó là tất cả các thông báo, các tài liệu, các số liệu, các chỉ tiêu...
- Các nhà quản lý thông tin là những thông báo, số liệu có nội dung, có giá trị dùng làm nguyên liệu cho việc ra quyết định.
+ Thông tin luôn luôn là quá trình định hướng, phản ảnh mối quan hệ qua lại giữa người tạo ra tin và người sử dụng tin. Không có người sử dụng tin thì không có khái niệm thông tin.
+ Tài liệu, số liệu được chia 3 loại:
* Tài liệu, số liệu có ích cho ra quyết định là thông tin.
* Tài liệu, số liệu dùng để ra quyết định sau này là thông tin dự trũ
* Tài liệu, số liệu không liên quan đến việc ra quyết định là tư liệu, số liệu thừa, không phải thông tin.
Thông tin là những tin tức mới, được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một vấn đề nào đó trong quản trị .
8.2. Vai trò của thông tin trong quản trị
8.2.1. Thông tin là đối tượng lao động của cán bộ quản trị nói chung và người lãnh đạo nói riêng.
Là đối tượng lao động khi cán bộ quản trị khai thác nó để quản trị kinh doanh, trong đó thông tin thực hiện phản ánh trạng thái của đối tượng quản trị rất cần thiết.
Có 3 loại thông tin mà các nhà quản trị kinh doanh phải quan tâm:
- Thông tin ở đầu vào
- Thông tin ngược từ đầu ra - Thông tin từ môi trường
8.2.2. Thông tin là công cụ của các nhà quản trị
Các nhà quản trị dùng thông tin để tác động lên các đối tượng quản trị
- Là căn cứ để tiến hành xây dựng chiến lược, các kế hoạch của doanh nghiệp.
- Thông tin là cơ sở để hạch toán kinh tế
- Thông tin tác động trực tiếp vào các khâu của quá trình sản xuất
Thông tin từ bên ngoài
Thông tin thực hiện Thông tin quyết định
Đầu vào K
L X Đầu ra
Hình 3.2. Mối liên hệ thông tin của doanh nghiệp
Các nhà quản trị chỉ có thể tác động chính xác và hiệu quả cao đến đối tượng khi có đầy đủ thông tin về các yếu tố sản xuất, về các đối tượng...
Thông tin với tư cách là sự phản ảnh khách quan của các quá trình vật chất, là hình thức liên hệ thường xuyên giữa các chủ thể quản trị với các đối tượng quản trị.
Trong quản lý kinh tế, mọi cơ quan và cán bộ quản lý đều gắn liền với nhau bằng dòng tin. Các dòng tin đó hợp thành mạng lưới thông tin thống nhất, mà đầu ra thông tin từ cơ quan này là đầu vào thông tin của cơ quan kia. Mỗi cơ quan quản lý là một đầu mối trong mạng lưới thông tin thống nhất, mà ở mỗí đầu mối đó nhận được các dòng tin của các nguồn khác nhau, đồng thời lại truyền đi các dòng tin cho các đầu mối khác. Các dòng tin trong hệ thống thông tin đan chéo lẫn nhau.
Ngày nay, trong thời đại bùng nổ thông tin, mạng lưới thông tin toàn cầu trên mạng intelet là điều kiện cho các cơ quan, các nhà quản trị khai thác thông tin.
Những nhân tố làm tăng vai trò thông tin trong quản trị kinh doanh
- Sự bùng nổ về thông tin, yêu cầu có phương pháp khoa học để thu thập xử lý một khối lượng thông tin lớn.
- Sự ra đời của máy tính điện tử, tin học, lý thuyết thông tin...
8.3. Đặc điểm của thông tin trong quản trị .
- Thông tin không phải vật chất nhưng không tồn tại ngoài vật mang tin ( tài liệu, sách báo, ti vi, máy tính, vv...).
Chủ thể quản trị kinh doanh
Đối tượng quản trị
- Mỗi người, mỗi doanh nghiệp đều có thể trở thành một trung tâm nhận và phát tin.
8.4. Phân loại thông tin và các yêu cầu với thông tin trong quản trị 8.4.1. Phân loại thông tin
8.4.1.1. Theo quan hệ với một hệ thống cho trước.
- Thông tin bên ngoài do cấp trên đưa đến doanh nghiệp.
+ Các văn bản pháp chế
+ Các chỉ thị, mệnh lệnh của cơ quan cấp trên
+ Các văn bản hướng dẫn về kiểm tra, thanh tra, định mức,...
- Thông tin bên trong. Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp + Số liệu kế toán.
+ Số liệu tài chính + Số liệu thống kê +....
8.4.1.2. Theo chức năng - Thông tin chỉ đạo
- Thông tin thực hiện
8.4.1.3. Theo cách truyền tin.
- Thông tin theo các báo cáo định kỳ.
- Thông tin có tính báo cáo đột xuất.
8.4.1.4. Theo phương thức thu nhận và sử lý - Thông tin khoa học kỹ thuật
- Thông tin thu trực tiếp quá trình sản xuất . 8.4.1.5. Theo hướng chuyển động
- Thông tin chiều dọc - Thông tin chiều ngang - Thông tin lên
- Thông tin xuống
8.4.1.6. Theo số lần gia công.
- Thông tin sơ cấp - Thông tin thứ cấp.
8.4.2. Yêu cầu đối với thông tin 8.4.2.1. Hệ thống và độc lập 8.4.2.2. Đầy đủ.
8.4.2.3. Chính xác.
8.4.2.4. Kịp thời và linh hoạt 8.4.2.5. Cô đọng và lôgíc 8.4.2.6. Tính kinh tế
8.5. Ra quyết định trong trường hợp có đủ thông tin ( sử dụng công cụ toán kinh tế)
- Mô hình thống kê: Dự đoán kinh tế, lý thuyết xác suất và thống kê, lý thuyết chọn mẫu, ....
- Các mô hình tối ưu: toán quy hoạch, lý thuyết đồ thị, sơ đồ mạng, lý thuyết trò chơi,...
- Phương pháp điểm hoà vốn Bảng quyết định
Thông qua bảng quyết định xí nghiệp tìm ra các lựa chọn phù hợp.
Có 3 chỉ tiêu để ra lựa chọn :
1) Maximax. Lựa chọn tối ưu trong cách lựa chọn đã cho kết quả tối đa.
Trước tiên ta đi tìm kết quả tối đa bên trong mỗi cách lựa chọn, sau đó rút ra cách lựa chọn nào có số lớn nhất.
2) Maximin. Chọn ra trong số các cách lựa chọn có kết quả tối thiểu, lấy ra cái tối đa. Trước tiên ta đi tìm kết quả tối thiểu bên trong mỗi cách lựa chọn, sau đó rút ra cách lựa chọn nào có số lớn nhất.
3) May rủi ngang nhau. Chỉ tiêu này giúp ta tìm ra kết quả trung bình lớn nhất trong các cách lựa chọn.
Ví dụ: Dùng bảng quyết định
Đơn vị: tỷ đồng
Trạng thái tự nhiên Tối Tối Trung
Cách lựa chọn
Thị trường thuận lợi
Thị trường không thuận
lợi
đa Theo dòng
thiểu Theo dòng
bình Theo dòng Xây dựng phân
xưởng lớn
2 - 1,8 2 - 1,8 0,1
Xây dựng phân xưởng nhỏ
1 - 0,2 1 - 0,2 0,4
Không làm gì cả 0 0 0 0 0
Theo bảng trên, quyết định theo Maximax là xây dựng phân xưởng lớn. Theo Maximin là không xây dựng. Theo May rủi ngang nhau xây dụng phân xưởng nhỏ
8.6. Ra quyết định khi có ít thông tin - Phương pháp chuyên gia
- Phương pháp so sánh.
8.7. Trường hợp có rất ít hoặc không có thông tin
+ Là quyết định theo xác suất. Có nhiều trạng thái tự nhiên, mỗi trạng thái có một xác suất riêng. Nếu số liệu trong bảng quyết định có các giá trị có điều kiện và xác suất phân bố cho mỗi trạng thái tự nhiên thì ta có thể xác định giá trị mong đợi bằng tiền (EMV).
EMV = (tiền thanh toán ở trạng thái tự nhiên thứ nhất) x ( xác suất của trạng thái tự nhiên thứ nhất)
+ (tiền thanh toán ở trạng thái tự nhiên thứ hai) x ( xác suất của trạng thái tự nhiên thứ hai)
+ . . .
+ (tiền thanh toán ở trạng thái tự nhiên cuối cùng) x ( xác suất của trạng thái tự nhiên cuối cùng).
Thí dụ ở bảng quyết định trên các trang thái tự nhiên có xác suất 0,50, khi đó EMV như sau:
Đơn vị: tỷ đồng Trạng thái tự nhiên
Cách lựa chọn
Thị trường thuận
lợi
Thị trường không thuận lợi
EMV
Xây dựng phân xưởng lớn (A1)
2 - 1,8 0,5 x 2+ 0,5 x -
1,8 = 0,1 Xây dựng
phân xưởng nhỏ (A2)
1 - 0,2 0,5 x 1+ 0,5 x -
0,2 = 0,4 Không làm
gì cả(A3)
0 0 0,5 x 0 +0,5 x
0 = 0 Vậy ở đây lựa chọn A2 Xây dựng phân xưởng nhỏ.