CHƯƠNG 7 CHỨC NĂNG KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ
1. Kiểm tra và các nguyên tắc kiểm tra
1.1. Khái niệm kiểm tra
Kiểm tra là quá trình xem xét, đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo cho các mục tiêu, kế hoạch của doanh nghiệp được hoàn thành một cách có hiệu quả.
Theo tiếng Anh, Kiểm tra: Inspection hay Check còn Kiểm soát: Control. Theo từ điển tiếng Việt, Kiểm tra là “Xem xét tình hình thực tế để xem xét đánh giá, nhận xét”, ví dụ như: kiểm tra sổ sách, làm bài kiểm tra, kiểm tra sức khỏe, …; còn Kiểm soát là
“xem xét để phát hiện, ngăn chặn những gì trái với qui định”, và kiểm soát cũng còn nghĩa khác là đặt trong phạm vi quyền hành của ai quản lý, ví dụ: vùng do đối phương kiểm soát, ngân hàng kiểm soát việc sử dụng vốn đối với khách hàng vay, … Như vậy, Kiểm tra và Kiểm soát là hai từ riêng, nghĩa của chúng không hoàn toàn giống nhau.
Song chúng có nhiều điểm tương đồng.
Xem về phương diện quản trị, kiểm tra - kiểm soát là việc đo lường kết quả thực tế so sánh với tiêu chuẩn qui định nhằm phát hiện những sai lệch để điều chỉnh nếu chủ thể quản trị thấy cần thiết.
- Đo lường: là sự cân, đong, đo, đếm, nhìn thấy, nghe thấy cảm nhận được kết quả họạt động trong thực tế, tùy theo đối tượng kiểm tra – kiểm soát mà chọn phương pháp và công cụ kiểm tra thích hợp, chẳng hạn ta muốn biết số lượng một xe gạo cần phải dùng phương pháp cân, muốn biết chiều dài một cây vải cần phải đo, muốn biết bao nhiêu chiếc ti vi cần phải đếm, còn muốn biết chất lượng một bài giảng của một giảng viên thì phải thông qua phương pháp nghe, nhìn, cảm nhận đúng hay sai, hay hoặc dở, …
- Tiêu chuẩn: là những gì đã ấn định trước đó, ví dụ như kế hoạch, nhiệm vụ được giao, thể lệ, chế độ qui định, … là cái chuẩn để đối chiếu, so sánh…
- Sai lệch: là những gì mà kết quả thực tế khác với tiêu chuẩn qui định. Có thể kết quả thực tế lớn hơn tiêu chuẩn qui định hoặc ngược lại, muốn biết trạng thái nào là tốt thì còn phụ thuộc trạng thái mà chủ thể mong đợi, ví dụ doanh thu, lợi nhuận bao giờ cũng mong muốn thực hiện đạt và vượt kế hoạch, còn chi phí giá thành thì ngược lại, …
II. Ý NGHĨA CỦA KIỂM TRA – KIỂM SOÁT TRONG QUẢN TRỊ
Kiểm soát là một chức năng cuối cùng của quá trình quản trị: Hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm tra – kiểm soát, nhưng chúng không phải là chức năng thứ yếu mà
ngược lại chúng là một chức năng quan trọng, nó có ý nghĩa to lớn trong quá trình quản trò.
1- Thông qua kiểm tra – kiểm soát mà nhà quản trị nắm bắt được tiến trình thực hiện các kế hoạch, mục tiêu, nhiệm vụ. Từ đó có sự điều chỉnh kịp thời nếu có sai sót tránh những tổn thất lớn hơn.
2- Nhờ có kiểm tra – kiểm soát mà xác định tính đúng đắn các khâu hoạch định, tổ chức, điều khiển và ngay chính bản thân nó.
3- Kiểm soát là một biện pháp thúc đẩy đối tượng đạt đến mục tiêu của tổ chức.
Nói đến sự cần thiết của kiểm soát trong công tác lãnh đạo, Lênin đã dạy rằng
“Lãnh đạo mà không kiểm soát coi như không lãnh đạo”. “Việc kiểm soát trong quản lý kinh tế cũng tựa như sinh tố. Muốn khỏe mạnh bạn phải dùng một liều lượng nào đó mỗi ngày – RICHARD S. SLOMA” (trích: “Lời vàng cho các nhà kinh doanh” – Nhà xuất bản trẻ năm 1994)
Để nâng cao chất lượng hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong quản trị cần phải thực hiện một tiến trình chặt chẽ.
Như vậy, một hệ thống kiểm tra sẽ phải bao gồm những con người, phương pháp, công cụ để thực hiện các nhiệm vụ cơ bản:giám sát sự hoạt động, đo lường kết quả hoạt động và điều chỉnh những sai lệch có thể xảy ra.
Trong thực tế, kiểm tra còn thâm nhập sâu rộng hơn các chức năng khác của quản trị. Kiểm tra giúp những nhà quản trị xem xét hiệu quả các hoạt động lập kế hoạch, tổ chức và điều hành. Sẽ rất sai lầm nếu cho rằng trách nhiệm và quyền hạn kiểm tra chỉ thuộc về các nhà quản trị cao cấp hay chỉ thuộc về bộ máy quản trị.
Mặc dù quy mô của công tác kiểm tra thay đổi theo cấp bậc của các nhà quản trị, họ đều có trách nhiệm đối với việc thực thi kế hoạch và do đó kiểm tra là chức năng quản trị cơ bản ở mọi cấp. Với việc mở rộng dân chủ trong các doanh nghiệp, những người làm công cũng được trao quyền kiểm tra những hoạt động nhất định.
1.2. Nội dung kiểm tra
Bản chất của kiểm tra trong quản trị kinh doanh là phải xác định và sửa chữa được những sai lệch trong hoạt động của doanh nghiệp so với những mục tiêu, kế hoạch đã đề ra.
Sản xuất Marketing Quản trị nhân sự
Tài chính kế toán -Khối lượng sản
phẩm
-Doanh số - Năng suất lao động - Chi phí sản xuất
-Chất lượng sản phẩm
- Chi phí bán hàng
- Mối quan hệ giữa những người lao động
- Dự trữ -Chi phí cho sản
phẩm
- Chi phí cho quảng cáo
- Số ngày vắng mặt không có lý do
- Lợi nhuận - Mức độ hoàn
thành công việc của các cá nhân
- Việc thực hiện chỉ tiêu bán hàng đối với từng nhân viên
- Phát triển lực lượng quản trị viên
- Lưu chuyển tiền tệ
Bảng 7.1. Một số điểm kiểm tra thiết yếu trong một số lĩnh vực quan trọng của doanh nghiệp
Việc thiết lập hệ thống kiểm tra có khả năng cung cấp đầy đủ thông tin phản hồi về mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp một cách nhanh chóng, kịp thời là công việc rất khó khăn. Các nhà quản trị luôn phải đối mặt với những câu hỏi: Cần kiểm tra cái gì? Các cuộc kiểm tra cần tiến hành thường xuyên đến mức nào? Trong hoạt động của doanh nghiệp sai lệch xảy ra ở những đâu sẽ có thể gây tổn hại nghiệm trọng đến hiệu quả cuối cùng của hệ thống?Tuy nhiên, để có thể tự mình tìm ra các điểm thiết yếu trong kiểm tra, nhà quản trị nên tự đặt ra cho mình các câu hỏi sau đây:
1. Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất mục tiêu của đơn vị mình?
2. Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu?
3. Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất sự sai lệch?
4. Những điểm nào là điểm cho nhà quản trị biết ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại?
5. Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất?
6. Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu thập thông tin cần thiết mà không phải quá tốn kém.
1.3. Vai trò của kiểm tra
1.3.1. Những yếu tố tạo nên sự cần thiết của kiểm tra
Có rất nhiều nguyên nhân làm cho kiểm tra trở thành chức năng tất yếu của quản trị kinh doanh. Theo H.Fayol: “Trong kinh doanh, kiểm tra là việc kiểm chứng xem mọi việc có được thực hiện theo như kế hoạch đã được vạch ra, theo những chỉ thị, những nguyên tắc đã được ấn định hay không. Nó có nhiệm vụ vạch ra
những khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự vi phạm. Nó đối phó với mọi sự gồm có sự vật, con người và hành động” (1).
Như vậy, một trong những nguyên nhân cơ bản làm cho công tác kiểm tra trở nên cần thiết là vì những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không được thực hiện như ý muốn. Các nhà quản trị cũng như cấp dưới của họ đều có thể mắc sai lầm và hệ thống kiểm tra cho phép phát hiện sửa chữa các sai lầm đó trước khi chúng trở nên nghiệm trọng để mọi hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra.
Kiểm tra tạo ra chất lượng tốt hơn cho hoạt động. Quản trị chất lượng ngày nay dẫn đến sự phát triển của kiểm tra và cũng làm thay đổi nhiều quan điểm, thái độ và cách thức để đạt tới kiểm tra có hiệu quả. Nhờ kiểm tra, những sai lầm trong hoạt động được phát hiện và sửa chữa kịp thời. Các nhà quản trị và nhân viên đều bị kiểm tra và được trao quyền kiểm tra nên luôn tự hoàn thiện chính mình.
Kiểm tra giúp doanh nghiệp theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường.
Thay đổi là thuộc tính tất yếu của mô trường: các thị trường luôn biến động; các đối thủ cạnh tranh liên tục giới thiệu những sản phẩm và dịch vụ mới để thu hút khách hàng; các vật liệu mới được phát hiện, các công nghệ mới được ra đời; các kế hoạch, chính sách và pháp luật mới của Nhà nước được ban hành. Chức năng kiểm tra giúp các nhà quản trị có được những phản ứng thích hợp trước các vấn đề và cơ hội bằng cách giúp họ phát hiện kịp thời những thay đổi đang và sẽ ảnh hưởng đến sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.
1.3.2. Mức độ cần thiết của kiểm tra
Thuật ngữ kiểm tra thường làm cho ta không thoải mái vì nó hình như liên quan tới việc ngăn cản quyền tự do hành động của mỗi cá nhân. Vào thời đại mà tính hợp pháp của quyền lực bị đặt nhiều câu hỏi và xu thế hướng tới quyền tự do sáng tạo cho các cá nhân đang được đẩy mạnh, khái niệm kiểm tra làm cho nhiều người khó chịu. Mặc dù vậy, kiểm tra là cần thiết đối với mọi hệ thống. Nhờ sự phát triển của các kỹ thuật tin học, các phương pháp kiểm tra đã trở nên chính xác và tinh vi hơn, các nhà quản trị luôn phải đối mặt với yêu cầu giải quyết mâu thuẫn giữa sự cần thiết phải nâng cao quyền tự chủ của các cá nhân với sự cần thiết của kiểm tra.
Rõ ràng sự kiểm tra quá mức sẽ có hại đối với doanh nghiệp cũng như với các cá nhân vì nó gây ra bầu không khí căng thẳng, thiếu tin tưởng lẫn nhau trong tập thể, hạn chế và thậm chí làm triệt tiêu khả năng sáng tạo của con người. Nhưng nếu kiểm tra lỏng lẻo, doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng rối loạn, không biết mình đang và sẽ ở đâu và như vậy không thể hoạt động có hiệu quả. Mức độ kiểm tra bị coi là quá mức hay có hại là khác nhau đối với các tình huống khác nhau. chẳng
hạn, một công ty quảng cáo có thể sẽ cần một hệ thống kiểm tra chặt chẽ hơn viện nghiên cứu triển khai. Hoàn cảnh kinh tế cũng có thể ảnh hưởng tới mức độ kiểm tra được các thành viên của doanh nghiệp chấp hành. Trong giai đoạn khó khăn khủng hoảng phần lớn mọi người sẽ bằng lòng với sự kiểm tra chặt chẽ nhưng khi doanh nghiệp đang làm ăn phát đạt thì sự kiểm tra như vậy lại bị coi là không phù hợp. Sự kiểm tra quá mức còn gây tác hại cho doanh nghiệp vì tiêu tốn nhiều nguồn lực mà lợi ích thu được thì có thể không phù hợp với chi phí. Đồng thời cần phải lưu ý rằng việc giảm mức độ kiểm tra không đồng nghĩa với việc tăng quyền tự chủ của các cá nhân. Trong thực tế, lúc đó họ còn mất đi quyền tự chủ vì không thể tiến hành dự báo được và phải phụ thuộc vào hành động của người khác. Hơn nữa, việc thiếu một hệ thống kiểm tra có hiệu quả có thể buộc các nhà quản trị phải giám sát cấp dưới của mình chặt chẽ hơn và như vậy quyền tự chủ của những người này sẽ bị giảm đi.
Như vậy, nhiệm vụ của các nhà quản trị khi thiết lập hệ thống kiểm tra là xác định sự cân đối tốt nhất giữa kiểm tra và quyền tự do của các cá nhân; giữa chi phí cho kiểm tra và lợi ích do hệ thống này đem lại cho doanh nghiệp.
III. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA – KIỂM SOÁT
1- Từ công tác thực tế.
Từ thực tế, xây dựng kế
hoạch kiểm tra – kieồm
soát
Đo lường kết quả thực
teá
So sánh tiêu chuaồn qui
ủũnh
Xác định mức độ sai
leọch
Tổ chức thực hiện ủieàu chổnh
Lập kế hoạch điều
chổnh
Tìm nguyeân nhaân sai
leọch Các hoạt
động điều chổnh, hướng tới sự
mong đợi
(1) (2) (3) (4)
(8) (7) (6) (5)
Mọi hoạt động kiểm tra – kiểm soát phải xuất phát tình hình thực tế, vì thực tế cho phép chúng ta xác định được đối tượng, vùng (nơi) trọng yếu cần kiểm tra kiểm soát, xác định nội dung, phương pháp, công cụ kiểm tra – kiểm soát, …; từ đó có kế hoạch kiểm tra – kiểm soát mang tính khả thi và hữu hiệu; thể hiện đầy đủ các ý nghĩa của chức năng kiểm tra – kiểm soát trong quá trình quản trị.
2- Đo lường kết quả công tác thực tế. Là khâu “cân, đong, đo, đếm” kết quả thực tế để đối chiếu với tiêu chuẩn qui định. Chất lượng công tác kiểm tra – kiểm soát phụ thuộc phần lớn vào chất lượng đo lường. Để nâng cao chất lượng đo lường cần chú ý đến các công cụ đo lường.
3- So sánh với tiêu chuẩn “Chuẩn” qui định.
Tiêu chuẩn là cái gì đó được ấn định từ trước, là cái “mẫu” cần đạt được, chẳng hạn như nhiệm vụ, kế hoạch được giao, chế độ, nội qui qui định, bản thiết kế được lập, … được làm “chuẩn” để so sánh.
4- Xác định mức độ sai lệch.
Khi lấy kết quả thực tế so sánh với tiêu chuẩn qui định, chúng ta xác định được sai lệch. Sự sai lệch này có thể phát sinh theo hai chiều hướng khác nhau, hoặc thực tế lớn hơn “chuẩn” hoặc nhỏ hơn “chuẩn” qui định. Chiều hướng nào được xem là hiện tượng tốt hay không tốt còn tùy thuộc vào chỉ tiêu so sánh, nếu lợi nhuận thực tế lớn hơn kế hoạch thì đó là hiện tượng tốt, ngược lại giá thành sản phẩm lớn hơn kế hoạch được xem là hiện tượng không tốt.
5- Tỡm nguyeõn nhaõn sai leọch.
Sau khi xỏc định được mức độ sai lệùch chỳng ta phải tỡm cỏc nguyờn nhõn gõy ra sự sai lệch đó. Đây là tiền đề cần thiết cho việc lập kế hoạch điểu chỉnh.
6- Lập kế hoạch điều chỉnh.
Là việc xác định người (bộ phận) thực hiện những công việc điều chỉnh, đối tượng cần điều chỉnh và thời gian cũng như các các biện pháp điều chỉnh. Kế hoạch điều chỉnh được lập càng chi tiết, cụ thể bao nhiêu thì hiệu quả hoạt động điều chỉnh càng cao bấy nhieâu.
7- Tổ chức điều chỉnh.
Là công việc sắp xếp, bố trí những bộ phận và cá nhân thực hiện việc điều chỉnh;
qui định quyền hạn, trách nhiệm, quyền lợi của các bên tham gia trong quá trình điều chỉnh; thiết lập các mối quan hệ công việc giữa các bộ phận và cá nhân, ...
8- Các hoạt động điều chỉnh hướng tới sự mong đợi.
http://www.ebook.edu.vn 92
Là bước cuối cùng của tiến trình kiểm tra – kiểm soát. Bao gồm những công việc cụ thể của hoạt động điều chỉnh. Các hoạt động cụ thể này tác động trực tiếp đến đối tượng cần điều chỉnh để hướng chúng đi đến những trạng thái mà người quản trị mong đợi.
1.4. Bản chất của kiểm tra
1.4.1. Kiểm tra là một hệ thống phản hồi
Về cơ bản, cơ chế kiểm tra trong quản trị được xây dựng theo nguyên tắc của hệ thống phản hồi thường thấy trong các hệ thống vật lý và sinh học.
Hình 7.1- Vòng liên hệ ngược của kiểm tra
Có thể thấy rõ điều này khi xem xét quá trình liên hệ ngược trong kiểm tra được mô tả ở hình 7.1.
Hệ thống này thể hiện một cách toàn diện nội dung của kiểm tra. Các nhà quản trị tiến hành đo lường kết quả thực tế, so sánh các kết quả đo lường này với các tiêu chuẩn, xác định và phân tích các sai lệch.
1.4.2. Kiểm tra là một hệ thống dự báo
Sau đó, để thực hiện những điều chỉnh cần thiết, họ phải đưa ra một chương trình cho hoạt động điều chỉnh và thực hiện chương trình này nhằm đi tới kết quả mong muốn
Các hệ thống phản hồi đơn giản đo lường đầu ra của quá trình, rồi đưa vào hệ thống hoặc đầu vào của hệ thống những tác động điều chỉnh để thu được kết quả mong muốn tại chu kỳ sau. Bản chất của hệ thống đó được miêu tả trên hình 7.2.
Kết quả mong
muốn
Kết quả thực
tế
Đo lường kết quả thực tế
So sánh với các tiêu chuẩn
Thực hiện điều chỉnh
Xây dựng chương
trình điều chỉnh
Phân tích nguyên
nhân của sai lệch
Xác định các
sai lệch
Các giá trị mong muốn của đầu ra (các tiêu chuẩn) Đầu vào
Quá trình thực hiện
Đầu ra