1.2 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.2.2 Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương
Để quản lý lao động về mặt số lượng các doanh nghiệp sử dụng danh sách lao động, để hạch toán tiền lương cho người lao động bao gồm các chứng từ:
- Mẫu số 01-LĐTL: Bảng chấm công - Mẫu số 02-LĐTL: Bảng thanh toán lương
- Mẫu số 03- LĐTL: Phiếu nghĩ dưỡng bảo hiểm xã hội - Mẫu số 04-LĐTL: Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội.
- Mẫu số 05- LĐTL: Bảng thanh toán tiền thưởng
- Mẫu 06- LĐTL: Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành.
- Mẫu 07- LĐTL: Phiếu báo làm thêm giờ
- Mẫu 08- LĐTL: Hợp đồng lao động khoán sản phẩm - Giấy đi đường
- Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
- Biên bản thanh lý, nghiệm thu hợp đồng giao khoán - Bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương
- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
Các chứng từ trên có thể làm căn cứ ghi sổ kế toán trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi vào sổ kế toán. Tùy vào chế độ kế toán mà từng doanh nghiệp áp dụng để có các mẫu chứng từ phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình.
1.2.2.2. Sổ sách kế toán, tài khoản sử dụng 1.2.2.2.1 Sổ sách kế toán
Theo hình thức nhật ký chung:
- Sổ nhật ký đặc biệt - Sổ nhật ký chung
- Sổ kế toán chi tiết TK 338 - Sổ cái tài khoản 334, 338 - Bảng cân đối tài khoản - Bảng tổng hợp chi tiết - Báo cáo tài chính…
1.2.2.2.2 Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 334 “ Phải trả người lao động ”
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
• Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 334
Nợ TK 334 Có - Các khoản khấu trừ vào tiền công,
tiền lương của CNV
- Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho CNV
- Kết chuyển tiền lương công nhân viên chức chưa lĩnh
Tiền lương, tiền công và các lương của khoản khác còn phải trả cho CNV chức
Dư nợ (nếu có): số trả thừa cho CNV chức
Dư có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả CNV chức Tài khoản 334 có 22 TK cấp 2:
+ Tài khoản 3341-Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.
+ Tài khoản 3348-Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngời công nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng (nếu có) có tính chất về tiền công và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động.
Tài khoản 338 “Phải trả, phải nộp khác”
TK 338: “Phải trả và phải nộp khác”: Dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của toà án (tiền nuôi con khi li dị, nuôi con ngoài giá thú, án phí,...) giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạm thời, nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn, các khoản thu hộ, giữ hộ...
•Kết cấu và nội dung phản ánh TK 338
Nợ TK 338 Có - Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý
- Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn - Xử lý giá trị tài sản thừa thu
- Kết chuyển doanh thu nhận trước vào doanh thu bán hàng tương ứng từng kỳ
- Các khoản đã trả đã nộp khác
- Trích KPCĐ, BHXH, BHYT heo tỷ lệ quy định
- Tổng số doanh thu nhận trước phát sinh trong kì
- Các khoản phải nộp, phải trả hay hộ - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý
- Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại.
Dư nợ (nếu có): Số trả thừa, nộp thừa Vượt chi chưa được thanh toán
Dư có: Số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý
Tài khoản 338 - Phải trả, phải nộp khác có 8 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 3381 - Tài sản thừa chờ giải quyết: Phản ánh giá trị tài sản thừa chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền.
- Tài khoản 3382 - Kinh phí công đoàn: Phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phí công đoàn ở đơn vị.
- Tài khoản 3383 - Bảo hiểm xã hội: Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm xã hội ở đơn vị.
- Tài khoản 3384 - Bảo hiểm y tế: Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm y tế ở đơn vị.
- Tài khoản 3385 - Phải trả về cổ phần hoá: Phản ánh số phải trả về tiền thu bán cổ phần thuộc vốn Nhà nước, Khoản chênh lệch giữa giá trị thực tế phần vốn Nhà nước tại thời điểm doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước chuyển thành công ty cổ phần lớn hơn giá trị thực tế phần vốn Nhà nước tại thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp;
- Tài khoản 3386 - Bảo hiểm thất nghiệp: Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm thất nghiệp ở đơn vị.
- Tài khoản 3387 - Doanh thu chưa thực hiện: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm doanh thu chưa thực hiện của doanh nghiệp trong kỳ kế toán. Doanh thu chưa thực hiện gồm doanh thu nhận trước như: Số tiền của khách hàng đã trả trước cho một hoặc nhiều kỳ kế toán về cho thuê tài sản; Khoản lãi nhận trước khi cho vay vốn hoặc mua các công cụ nợ; Và các khoản doanh thu chưa thực hiện khác như:
Khoản chênh lệch giữa giá bán hàng trả chậm, trả góp theo cam kết với giá bán trả tiền ngay, khoản doanh thu tương ứng với giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc số phải chiết khấu giảm giá cho khách hàng trong chương trình khách hàng truyền thống... Không hạch toán vào tài khoản này các khoản:
+ Tiền nhận trước của người mua mà doanh nghiệp chưa cung cấp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ;
+ Doanh thu chưa thu được tiền của hoạt động cho thuê tài sản, cung cấp dịch vụ nhiều kỳ (doanh thu nhận trước chỉ được ghi nhận khi đã thực thu được tiền, không được ghi đối ứng với TK 131 – Phải thu của khách hàng).
- Tài khoản 3388- Phải trả, phải nộp khác: Phản ánh các khoản phải trả khác của đơn vị ngoài nội dung các khoản phải trả đã phản ánh trên các tài khoản khác từ TK 3381 đến TK 3387.
1.2.2.3 Tỷ lệ các khoản trích theo lương
Tính vào chi phí quản lí
doanh nghiệp Trừ vào lương công nhân viên
Bảo hiểm xã hội 18% 8%
Bảo hiểm y tế 3% 1.5%
Bảo hiểm thất nghiệp 1% 1%
Kinh phí công đoàn 2% -
Tổng cộng 24% 10.5%