CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM
1.5. TỔ CHỨC HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM
1.5.4. Công tác lập báo cáo dự toán
Dự toán là quá trình tính toán chi tiết nhằm chỉ rõ cách huy động và sử dụng vốn và các nguồn lực khác theo từng định kỳ và được biểu diễn một cách có hệ thống dưới dạng số lượng và giá trị. Thông qua những chỉ tiêu, con số cụ thể dự toán thể hiện mục tiêu và phương thức để đạt được mục tiêu doanh nghiệp đề ra.
Lập các kế hoạch hoạt động (Dự toán ngân sách)
Ra quyết định điều tiết các chênh lệch lớn
Thu thập thông tin (Báo cáo thực hiện)
Phân tích định kỳ chênh lệch giữa kế hoạch và thực hiện
Kiểm soát
Để dự toán thật sự là một bản kế hoạch có ý nghĩa trong việc điều hành, kiểm soát hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp thì dự toán phải được xây dựng dựa trên :
a. Thực trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có những nguồn lực nhất định. Tuy nhiên, số lượng nguồn lực có được không chỉ hạn chế về mặt khách quan mà cả năng lực chủ quan của doanh nghiệp trong việc sử dụng các nguồn lực. Điều này khiến cho doanh nghiệp không thể có được hiệu quả sử dụng nguồn lực theo ý muốn trong bất kỳ lúc nào, bất kỳ điều kiện nào.
Muốn sử dụng nguồn lực một cách đầy đủ, hữu hiệu thì phải nghiên cứu khả năng có được những nguồn lực đó về mặt khách quan và khả năng sử dụng nguồn lực về mặt chủ quan, tìm ra thế mạnh và điểm yếu của của doanh nghiệp trong việc sử dụng nguồn lực nhằm chỉ đạo việc lựa chọn một cách chính xác hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp.
Thực trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có thể được đánh giá qua qui trình phân tích kết quả hoạt động của các trung tâm trách nhiệm được trình bày ở phần tiếp theo.
Dựa vào kết quả quá khứ để dự đoán mức hoạt động hiệu quả của tương lai. Trên cơ sở này, bản dự toán lập ra có ý nghĩa thực tế và tính khả thi cao đối với công tác điều hành và kiểm soát hoạt động của của các trung tâm trách nhiệm và toàn bộ doanh nghiệp.
b. Sự biến động của thị trường
Môi trường khách quan là vùng đất sinh tồn của doanh nghiệp. Nó cung cấp điều kiện kinh doanh cho doanh nghiệp, đồng thời tác động đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các yếu tố cần thiết cho hoạt động SXKD của
doanh nghiệp đều phải lấy từ môi trường bên ngoài. Hơn thế nữa thị trường cũng là nơi tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp.
Môi trường bên ngoài có tác động quan trọng đến việc kinh doanh của doanh nghiệp nhưng nó luôn thay đổi. Sự thay đổi đó một là tạo cơ hội cho sự sinh tồn và phát triển của doanh ngiệp, hai là tạo ra những đe dọa bất lợi đối với kinh doanh của doanh nghiệp.
Từ thực trạng hoạt động, kết hợp với những thay đổi về điều kiện kinh tế, kỹ thuật… nhà quản trị có thể lường trước những khó khăn khi chúng chưa xảy ra và có phương án đối phó kịp thời tránh được những bất lợi do dự thay đổi môi trường bên ngoài tạo ra.
c. Mối quan hệ giữa các trung tâm trách nhiệm trong doanh nghiệp Doanh nghiệp là một khối thống nhất của nhiều trung tâm riêng lẻ, các trung tâm trách nhiệm luôn có mối hệ mật thiết với nhau (đầu ra của trung tâm này là đầu vào của trung tâm kia), hoạt động của trung tâm này tác động đến hiệu quả hoạt động của trung tâm kia. Do đó các báo cáo dự toán của các trung tâm cũng có mối quan hệ tương tác với nhau.
Từ cấu trúc mạng lưới của các trung tâm trách nhiệm trong tổ chức, các báo cáo dự toán cũng được xây dựng một cách hệ thống và có tính thống nhất cao.
d. Mục tiêu đề ra cho kỳ lập dự toán
Kế toán trách nhiệm là kỹ thuật quản lý theo mục tiêu do đó làm rõ mục tiêu của tổ chức và các trung tâm trách nhiệm là điều rất quan trọng bởi các lý do sau :
- Đảm bảo sự nhất trí của các mục tiêu trong nội bộ doanh nghiệp.
- Căn cứ để động viên các nguồn lực của doanh nghiệp.
- Căn cứ để điều phối nguồn lực của doanh nghiệp.
- Thúc đẩy việc chuyển hoá mục tiêu từ tổng thể thành mục tiêu cụ thể của các trung tâm trách nhiệm; từ dài hạn thành các giai đoạn khác nhau tạo thành một kết cấu phân công, phân bổ nhiệm vụ đến những bộ phận có trách nhiệm trong doanh nghiệp.
Dự toán là một bản kế hoạch ngắn hạn do đó nó chỉ thể hiện được những mục tiêu ngắn hạn của tổ chức. Dù là dự toán chi tiết bộ phận hay dự toán tổng hợp, dự toán phải thể hiện được mục tiêu trên 3 phương diện là : định lượng mục tiêu; thời hạn đạt được và người chịu trách nhiệm.
Như vậy để nâng cao hiệu quả kinh doanh, doanh nghiệp cần xây dựng mục tiêu kinh doanh. Và để tập trung lực lượng toàn thể doanh nghiệp vào việc thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp và của trung tâm trách nhiệm cần phải thiết lập mục tiêu con phù hợp thống nhất với mục tiêu của doanh nghiệp để hình thành nên hệ thống mục tiêu, quán xuyến từ đầu chí cuối, lấy mục tiêu của doanh nghiệp làm trọng tâm.