Chương 1: Cơ sở lý luận kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
1.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
1.3.2. Các hình thức sổ kế toán
Hình thức sổ kế toán là một hệ thống các loại sổ kế toán, có kết cấu, nội dung khác nhau, được liên kết vơi nhau trong một hệ thống trình tự nhất định để hệ thống hóa số liệutrên cơ sở các chứng từ gốc và từ đó làm cơ sở để lập các báo cáo kế toán. Hiện naycó 4 hình thức sổ kế toán được áp dụng trong doanh nghiệp, đó là: Hình thức kế toán Nhật ký Sổ cái, hình thức nhật ký chung, hình thức chứng từ ghi sổ và hình thức nhật ký chứng từ. Trong đó thường thấy hình thức nhật ký chung và nhật ký chứng từ ghi sổ được áp dụng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các doanh nghiệp cổ phần hóa quy mô nhỏ. Do đó khi xét đến hình thức sổ kế toán tại các doanh nghiệp loại hình này thì chỉ đề cập về hai hình thức này.
+ Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ tổng hợp là sổ Chứng Từ ghi sổ, việc ghi sổ kế toán tổng hợp gồm: ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký Chứng Từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
Sơ đồ 1.1 : Trình tự ghi sổ kế toán
Ghi chú : : Ghi hàng ngày : Ghi thường kỳ : Đối chiều
- Trình tự ghi sổ: Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán tiến hành phân loại để lập chứng từ ghi sổ hoặc sau khi phân loai thì tiến hành vào bảng tổng hợp chứng từ gốc rồi mới lập chứng từ ghi sổ. Ngoài ra các chứng từ gốc liên quan đến các đối tượng cần hạch toán chi tiết thì kế toán vào sổ, thẻ kế toán chi tiết Sau khi đã lập chứng từ ghi sổ kế toán tiến hành ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ chỉ sau khi đã ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào sổ cái. Cuối kỳ căn cứ vào số liệu ở các sổ thẻ kế toán chi tiết kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết, đồng thời căn cứ vào Sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết với một số TK liên quan trên bảng cân đối số phát sinh đồng thời đối chiếu số tổng cộng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ với số tổng cộng phát sinh Sổ thẻ kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết
Bàng tổng hợp chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ Sổ nhật ký chứng từ
ghi sổ
Chứng từ gốc
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ cái
Báo cáo kế toán
trên bảng cân đối số phát sinh. Sau đó từ bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết lập các báo cáo tài chính.
+ Hình thức kế toán Nhật ký chung: Là hình thức phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian.
- Trình tự ghi sổ:
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán phản ánh vào sổ Nhật ký chung hoặc nhật ký đặc biệt, đồng thời những nghiệp vụ liên quan đến đối tượng cần hạch toán chi tiết thì ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Định kỳ từ sổ nhật ký chung hoặc nhật ký đặc biệt ghi vào các nghiệp vụ kinh tế vào Sổ cái.
Cuối kỳ căn cứ vào só liệu phản ánh ánh ở các Sổ cái kế toán tiến hành lập bảng cân đối TK và căn cứ vào các sổ thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết. Đối chiếu bảng tổng hợp chi tiết với bảng cân đối TK. Sau khi khớp số liệu giữa bảng cân đối TK với các bảng tổng hợp chi tiết kế toán tiến hành lập các báo cáo tài chính.
Sơ đồ 1.2 : Luân chuyển tổng hợp
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra
Mỗi một hình thức có những đặc điểm riêng, hệ thống sổ sách riêng, có ưu nhược điểm riêng, chẳng hạn như:
Hình thức nhật ký chung thì sổ sách vận dụng đơn giản, dễ ghi chép, việc áp dụng máy vi tính để xử lý số liệu tương đói dễ dàng. Tuy nhiên, trong hình thức này thì việc xảy ra vấn đề ghi trùng lặp là thường xuyên.
Với hình thức chứng từ ghi sổ thì mẫu sổ được xây dựng đơn giản, thuận lợi trong việc kiểm tra, đối chiếu và thuận tiện trong việc phân công lao động kế toán. Và nó còn những mặt hạn chế là việc ghi trùng lặp các nghiệp vụ kinh tế.
Với mỗi ưu nhược điểm của từng hình thức ghi sổ như vậy, kế toán trưởng căn cứ vào điều kiện áp dụng của từng hình thức kế toán trên cũng như xem xét điều kiện của doanh nghiệp mình để lựa chọn một hình thức thích hợp, đảm bảo phát huy được các ưu điểm và hạn chế các nhược điểm của hình thức mà doanh nghiệp lựa chọn.
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Nhật ký chung
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Thẻ và sổ kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ nhật ký đặc biệt