CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH DUY KHÁNH
2.1. Khái quát chung về Công ty TNHH Duy Khánh
2.2.6. Tổ chức kế toán xuất nguyên vật liệu
2.2.6.2. Các trường hợp xuất nguyên vật liệu ở Công ty
+ Xuất phục vụ thi công
* Chứng từ sử dụng
Công ty sử dụng các loại chứng từ sau để kế toán xuất nguyên vật liệu - Phiếu xuất kho
- Phiếu xuất kho theo hạn mức - Biên bản kiểm kê vật tư
Các chứng từ này đã được công ty mã hoá như sau:
XVFV - Phiếu xuất vật tư XVFK - Phiếu xuất khác
Các cài đặt tương tự như phần kế toán nhập vật liệu.
Thủ tục xuất kho
Nguyên vật liệu của công ty xuất theo định mức khối lượng thi công. Căn cứ vào hạn mức xuất vật tư được duyệt trong tháng là số lượng sản phẩm sản xuất ra theo kế hoạch trong một tháng nhân (x) với định mức sử dụng vật tư cho một đơn vị sản phẩm công việc. Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, bộ phận sử dụng
xuống kho xin lĩnh vật tư. Số lượng thực xuất trong tháng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần và số thực xuất từng lần.
Phiếu này được lập thành hai liên và giao cả cho bộ phận sử dụng.
Khi lĩnh lần đầu tiên, bộ phận sử dụng mang cả hai liên đến khi người nhận vật tư giữ một liên, giao cho thủ kho một liên.
Thủ kho ghi số lượng thực xuất và ngày xuất, người nhận vật tư ký vào hai liên. Lĩnh lần tiếp theo người nhận mang phiếu đến kho không phải qua ký duyệt.
Cuối tháng dù hạn mức còn hay hết thủ kho thu cả hai phiếu, cộng số thực xuất trong tháng để ghi thẻ kho và ký vào phiếu. Khi ghi thẻ kho, thủ kho chuyển toàn bộ về phòng kế toán một liên, kế toán thống kê một liên.
Trường hợp chưa hết tháng mà hạn mức duyệt đã hết (Do vượt mức kế hoạch, vượt mức kế hoạch, vượt mức sử dụng vật tư) đơn vị sử dụng muốn lĩnh thêm phải lập lĩnh phiếu xuất vật tư hoặc phiếu xuất theo hạn mức mới, có kế hoạch xác nhận hoặc kỹ thuật xác nhận, thủ trưởng đơn vị duyệt làm căn cứ xuất kho.
Nếu phòng vật tư mua vật liệu về chuyển thẳng cho đội sản xuất thì phiếu xuất kho được lập cùng phiếu nhập kho. Phòng vật tư lập phiếu xuất kho căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư. Phiếu xuất kho được lập thành ba liên:
Liên 1: Lưu tại phòng vật tư.
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi gửi lên phòng kế toán.
Liên 3: Đội nhận vật tư giữ
VD: Khi công trình QL14 - Pleiku có nhu cầu sử dụng vật tư là ống cống ф80, phòng vật tư lập phiếu xuất kho theo hạn mức đã được lập trong tháng và người lĩnh vật tư xuống kho để lĩnh:
PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Ngày 10 tháng 07 năm 2012
Số: 11
Nợ TK: ………
Có TK: ………
- Bộ phận sử dụng: Công trình quốc lộ 14 – Pleiku - Lý do xuất: Phục vụ thi công
- Xuất tại kho: ZK03
Số Tên, nhãn
hiệu, Mã Đơn Hạn mức
được Số lượng xuất Đơn Thành
T T
quy cách
vật tư số vị
tính
duyệt trong tháng
Ngày Ngày Ngày Cộng giá tiền
A B C D 1 2 3 4 5 6 7
1
Ống cống
bêtông CONG Cái 500 12/7 500 377142,86 188571.439
ly tâm D80 một lưới thép
Người ký
nhận 188571439
Ngày 10 tháng 07 năm 2012 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho
Tài khoản sử dụng:
Khi xuất vật liệu để phục vụ cho thi công công trình thì TK được sử dụng là TK 152, TK 621 được chi tiết theo công trình.
TK 621: CTA01 – Công trình Long Biên
TK 621: CT71 – Công trình Nội Bài - Bắc Ninh TK 621: TRR5 – Công trình đường R5 – Hải Phòng TK 621: CTA03 – Công trình Quốc lộ 14 – Pleiku
………..
Quy trình nhập vật liệu xuất kho phục vụ thi công:
Khi xuất vật liệu cho thi công công trình kế toán nhập liệu theo định khoản:
Nợ TK 621 – Chi tiết theo công trình Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Cụ thể như sau:
Khi nhập liệu kế toán chỉ cần nhập số lượng (Số lượng xuất không lớn hơn số tồn), máy tự động ghi đơn giá.
Thao tác:
Chọn Menu thực hiện: “Giao dịch/ vật tư/xuất vật tư”
Chương trình sẽ được hiện ra phiếu xuất kho được nhập gần đây nhất.
Tại nút “Mới” ta nhấn ENTER để bắt đầu nhập, con trỏ chuyển đến trường đầu tiên trong màn hình nhập chứng từ.
Lần lượt cập nhật các thông tin.
Kích vào cuối tên trường mã chứng từ chọn “Phiếu xuất vật tư, tiền VNĐ, giá thực tế”
Mã đối tượng: Nhập mã đối tượng và ấn ENTER thì máy sẽ tự động hiện tên của khách hàng vì Công ty đã khai báo từ trước danh mục khách hàng.
Kho: Nhập mã kho của vật liệu xuất.
Số lượng: Nhập số thực xuất trên phiếu xuất.
TK ghi Nợ kế toán ghi, còn TK ghi Có do máy tự định khoản.
Cuối cùng ấn chuột vào nút Lưu để ghi thông tin vừa nhập.
Sau khi lưu xong, kế toán có thể bắt đầu nhập phiếu khác hoặc xem, in, loc…
Quy trình nhập liệu:
Thực hiện các thao tác như trên:
Mã chứng từ: XVFV Mã đối tượng: DNB007 Ông, bà: Nguyễn Văn Chiến
Số lượng: 1286, đơn giá máy tự ghi Vật tư: DA2
Diễn giải: Xuất vật tư thi công công trình QL 14- Pleiku
Số chứng từ: 13
Ngày chứng từ: 20/07/2011
TK Nợ: 621; TK Có: 152 máy tự định khoản. Nhập xong ấn nút Lưu Sau khi nhập xong ta có bảng nhập liêu như sau:
+ Xuất nguyên vật liệu cho quản lý đội:
Chứng từ sử dụng: Tương tự như xuất nguyên vật liệu phục vụ thi công.
Tài khoản sử dụng:
Xuất nguyên vật liệu phục vụ cho quản lý doanh nghiệp, quản lý đội thì tài khoản sử dụng là:
TK 627: CTA03 – Công trình Quốc lộ 14 - Pleiku TK 627: CTR5 – Công trình đường R5 - Hải Phòng TK 627: CT71 – Công trình Nội Bài - Bắc Ninh
………..
TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý Quy trình nhập liệu:
Các thao tác tương tự như nhập của phiếu xuất phục vụ thi công nhưng khác nhau phần định khoản:
Nếu xuất cho quản lý công trình:
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung Có TK 152
Nếu xuất cho quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 6422
Có TKL 152 – Nguyên liệu, vật liệu Sổ sách báo cáo kế toán:
Sau khi nhập xong dữ liệu, nội dung nghiệp vụ sẽ được máy tự động đưa lên sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết phải trả cho người bán, bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ., sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ …
Muốn xem các sổ sách ta sử dụng Menu tương tự phần nhập.
Công ty TNHH Duy Khánh
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ XUẤT VẬT TƯ, NHIÊN LIỆU, CCDC
Tháng 07 năm 2012 Bộ phận công tác: Đội xây dựng số 2
Công trình: Công trình Quốc lộ 14 – Thành phố Thanh Hóa
Số TT
Chứng từ
Diễn giải Đơn
vị
Số
lượng Tổng số tiền Số PX Ngày
01 11 10/7 Xuất ống cống của công ty m 500 188.571.429 XD số 2 - Pleiku - GiaLai
02 12 12/7 Xuất đá cấp phối loại II m3 1286 116.352.381 03 13 18/7 Xuất đá cấp phối loại I m3 1113 106.000.000
04 14 20/7 Xuất đá cấp phối loại I m3 329 31.333.331
Cộng 442.257.151
Ngày 31 tháng 07 năm 2012 Giám đốc P. KT – TC P. VT – TB Đội trưởng Thống kê
Công ty TNHH Duy Khánh Ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC Ngày 16 tháng 12 năm 1998 của BTC
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Số CTGS: 161
Trích yếu
TK đối ứng Số tiền
TK ghi Nợ
TK ghi
Có Nợ Có
Nguyên liệu, vật liệu 152 1.043.225.448
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
621:CT
A03 1.029.120.448
Chi phí quản lý công trình
642:CT
A03 14.105.000
Cộng 1.043.225.448 1.043.225.448
Ngày 21 tháng 12 năm 2012 Kế toán trưởng
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ NGUYÊN VÂT LIỆU TRỰC TIẾP
Công trình Quốc lộ 14 – Pleiku Từ ngày 01/07/2012 đến 31/07/2012 Chứng từ
Diễn giải TK Đ.Ư Số tiền
Số Ngày FS Nợ FS Có
Xuất ống cống của công ty xây 621:CTA03 188.571.429 dựng số 2 - Pleiku - Thanh
Hóa
Xuất đá cấp phối loại II 621:CTA03 116.352.381 Xuất đá cấp phối loại I 621:CTA03 106.000.000 Xuất đá cấp phối loại I 6213CTA03 31.333.331 Nhập sắt vụn thu hồi công
trình QL14 - Pleiku 1521 1.536.000
Cộng FS 442.257.141 1.536.000