TNHH SOTO THANH HÓA
2.2.1. Thủ tục nhập – xuất kho nguyên vật liệu
Đối với nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu, kế toán tại công ty TNHH SoTo Thanh Hóa sử dụng các chứng từ như: hóa đơn bán hàng ( của nhà cung cấp), biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho,…
Bộ phận cung ứng vật tư dựa trên kế hoạch sản xuất, tình hình tồn kho và tiêu thụ sản phẩm của công ty từ đó để tính ra số nguyên vật liệu cần mua và lựa chọn nhà cung cấp vật liệu. Sau đó sẽ cử cán bộ cung tiêu đi mua nguyên vật liệu và vận chuyển về công ty kèm theo hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng.
Nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị của sản phẩm vì vậy khi tiến hành mua vật liệu về để sản xuất thì trước khi nhập kho nguyên vật liệu sẽ được kiểm nghiệm thật chặt chẽ để xác định số lượng, chất lượng, chủng loại và quy cách thực tế của vật liệu.
Công tác kiểm nghiệm được tiến hành bởi một ban chuyên trách thuộc phòng kế hoạch sản xuất, thủ kho vật tư và người giao hàng. Cơ sở để kiểm nhận là hóa đơn của người cung cấp và hợp đồng mua hàng ( trường hợp chưa có hóa đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng và phiếu xuất kho của bên giao hàng để kiểm
nhận). Trong quá trình vật liệu nhập kho nếu phát hiện thiếu, thừa vật liệu hoặc vật liệu sai quy cách, kém phẩm chất thì phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân.
Nếu nguyên nhân là từ phía nhà cung cấp, công ty có thể yêu
Sau khi kiểm nhận, các thành viên trong ban kiểm nhận phải lập “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư”.
Ví dụ 1: Ngày 07/02/2011 công ty TNHH SoTo Thanh Hóa mua của Công ty TNHH dệt may Tấn Thành 20 cây vải Royal (100m/cây) với đơn giá 47.000 đ/m và 30 cây vải kẻ AT (100m/cây) với đơn giá 35.500 đ/m, thuế GTGT là 10%, công ty thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Theo như hợp đồng đã ký kết, chi phí vận chuyển sẽ do công ty TNHH dệt may Tấn Thành chi trả. Do vậy, giá trị của số NVL này chỉ bao gồm giá ghi trên hóa đơn.
Nợ TK 152 ( vải Royal): 2000 x 47.000 = 940.000.000 Nợ TK 152 (vải AT) : 3000 x 35.500 = 106.500.000
Nợ TK 133: 20.050.000
Có TK 112: 220.500.000
Khi nhập hàng, có hóa đơn GTGT, biên bản kiểm kê được lập như sau:
Mẫu số: 01GTKT3/001 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ký hiệu: AA/12P Liên 2: Giao cho khách hàng Số: 0013047
Ngày 07 tháng 02 năm 2011 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH dệt may Tấn Thành
Mã số thuế: 0500403159
Địa chỉ: Đa Sỹ - Kiến Hưng – Hà Đông – Hà Nội
Điện thoại:0433828605 Số tài khoản: xxxxxxxxxx Họ tên người mua hàng: Nguyễn Việt Cường
Tên đơn vị: Công ty TNHH SoTo Thanh Hóa Mã số thuế: 2801526207
Địa chỉ: Quảng Lợi - Quảng Xương – Thanh Hóa.
Hình thức thanh toán: chuyển khoản Số tài khoản: xxxxxxxxxx S
TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Vải Royal M 2.000 47.000 94.000.000
2 Vải kẻ AT M 3.000 35.500 106.500.000
Cộng tiền hàng: 200.500.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 20.050.000 Tổng cộng tiền thanh toán 220.550.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm hai mươi triệu, năm trăm năm mươi nghìn đồng.
Người mua hàng (đã ký)
Người bán hàng (đã ký)
CÔNG TY TNHH SOTO THANH HÓA
Địa chỉ: Quảng Lợi - Quảng Xương – Thanh Hóa.
Mẫu số: 03 – VT
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
Ngày 07 tháng 02 năm 2011
Số:38 - Căn cứ hóa đơn GTGT số 0013047 ngày 07 tháng 02 năm 2011 của công ty TNHH dệt may Tấn Thành
Ban kiểm nghiệm gồm:
+ Ông/Bà: Nguyễn Thị Mai – phòng kế hoạch – Trưởng ban + Ông/Bà: Trần Thanh Thủy – thủ kho - Ủy viên
+ Ông/Bà: Nguyễn Xuân Thành - Ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại:
Số T T
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng
hóa
M ã số
Phươn g thức
kiểm nghiệm
Đơn vị tính
Số lượng
theo chứng
từ
Kết quả kiểm nghiệm
Ghi chú Số lượng
đúng quy cách, phẩm chất
Số lượng không đúng
quy cách, phẩm chất
1 Vải Royal M 2.000 2.000 0
2 Vải kẻ AT M 3.000 3.000 0
Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Ban kiểm nghiệm đã kiểm tra mặt hàng vải Royal và vải kẻ AT, số lượng và kết quả kiểm nghiệm đúng quy cách, phẩm chất, không có mặt hàng sai quy cách, phẩm chất và được đem vào nhập kho.
Đại diện kỹ thuật (đã ký)
Thủ kho (đã ký)
Trưởng ban (đã ký)
Sau khi kiểm nghiệm, nếu kết quả kiểm nghiệm đạt đủ điều kiện cho nhập kho NVL thì các bộ phận mới tiến hành cho nhập kho.
Sau khi kiểm nghiệm, nếu kết quả kiểm nghiệm cho thấy nguyên vật liệu đủ tiêu chuẩn cho phép nhập kho thì cán bộ cung ứng, thủ kho và bên giao hàng tiến hành thủ tục cho nhập kho NVL
Phiếu nhập kho được cán bộ cung ứng lập trên cơ sở kết quả của biên bản kiểm nghiệm vật tư, hóa đơn bán hàng của người cung cấp hoặc hợp đồng mua hàng mà công ty đã ký kết. Phiếu nhập kho tại công ty TNHH SoTo Thanh Hóa được lập làm ba liên:
Liên 1: Lưu tại quyển gốc
Liên 2: Giao cho người giao hàng
Liên 3: Lưu chuyển để ghi thẻ kho và vào sổ kế toán.
Với nghiệp vụ nhập vật liệu như trên, phiếu nhập kho sẽ được lập như sau:
CÔNG TY TNHH SOTO THANH HÓA
Địa chỉ: Quảng Lợi - Quảng Xương – Thanh Hóa.
Mẫu số: 01 – VT
PHIẾU NHẬP KHO Ngày 07 tháng 02 năm 2011
Số: 41
Nợ: 152 Có: 331 - Họ và tên người giao: Nguyễn Xuân Thành
- Theo hóa đơn GTGT số 0013047 ngày 07 tháng 02 năm 2011 của công ty TNHH dệt may Tấn Thành
Nhập tại kho: Vật liệu
ST T
Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm,
hàng hóa
Mã số
Đơ n vị tính
Số lượng
Đơn
giá Thành tiền Theo
chứng từ
Thực nhập
1 Vải Royal M 2.000 2.000 47.000 94.000.000
2 Vải kẻ AT M 3.000 3.000 35.500 106.500.00
0
Cộng 200.500.00
0 - Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): Hai trăm triệu, năm trăm nghìn đồng.
Ngày 07 tháng 02 năm 2011 Người lập phiếu
(đã ký)
Người giao hàng (đã ký)
Thủ kho (đã ký)
Kế toán trưởng (Hoặc bộ phận có
nhu cầu nhập) (đã ký)
Như đã nói ở trên, các loại NVL của công ty toàn bộ là mua ngoài và hầu hết đều được kiểm nghiệm chất lượng trước khi nhập kho thông qua một bộ phận là ban kiểm nghiệm vật tư. Điều đó có nghĩa là, bên cạnh những NVL luôn được kiểm tra chất lượng chặt chẽ thông qua ban kiểm nghiệm thì vẫn còn có một số NVL được nhập kho không thông qua ban kiểm nghiệm theo quy trình như trên.
Khi đó, quy trình nhập kho nguyên vật liệu sẽ chỉ thông qua sự kiểm tra của cán bộ cung ứng mà không phải là ban kiểm nghiệm. Những nguyên vật liệu nhập kho không qua kiểm tra của ban kiểm nghiệm thường là những NVL phụ, văn phòng phẩm hay là NVL nhập từ các nhà cung cấp thường xuyên, có uy tín luôn đảm bảo chất lượng NVL trong những lần nhập trước.
Ví dụ 2: Ngày 10/02/2011 Công ty TNHH SoTo Thanh Hóa có nghiệp vụ mua chỉ của Công ty cổ phần Phong Phú như sau:
Ngày 10/02/2011 để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm, Công ty TNHH SoTo Thanh Hóa đã nhập một số loại chỉ tại chi nhánh công ty cổ phần Phong Phú: Chỉ 60C3 các màu đen, vàng cam, xanh rêu, trắng mỗi loại 500 cuộn đơn giá là 12.750 đồng/cuộn. Thuế GTGT 10%, tổng số tiền thanh toán là 28.050.000 đồng, Công ty chưa thanh toán. Số NVL này do công ty cổ phần Phong Phú chịu trách nhiệm vận chuyển đến theo như thỏa thuận giữa hai bên, vì vậy giá nhập kho NVL này cũng chính là giá mua ghi trên hóa đơn.
Nợ TK 152: 25.000.000 Nợ TK 133: 2.550.000
Có TK 331: 28.050.000
Vì Công ty cổ phần Phong Phú là doanh nghiệp chuyên cung cấp chỉ may trên thị trường, là nhà cung cấp thường xuyên của Công ty SoTo Thanh Hóa nên cán bộ thu mua sau khi kiểm tra đúng chủng loại, quy cách, mẫu mã và số lượng NVL mà công ty cổ phần Phong Phú giao đến thì tiến hành cho nhập kho và lập phiếu nhập kho mà không cần thông qua kiểm tra của ban kiểm nghiệm như sau:
Mẫu số: 01GTKT3/001
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AC/12P
Liên 2: Giao cho khách hàng Số: 0007182 Ngày 10 tháng 02 năm 2011
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần Phong Phú Mã số thuế: 0301446006 – 003
Địa chỉ: 378 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Điện thoại: 0438624831 Số tài khoản: xxxxxxxx Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hà
Tên đơn vị: Công ty TNHH SoTo Thanh Hóa Mã số thuế: 2801526207
Địa chỉ: Quảng Lợi - Quảng Xương – Thanh Hóa.
Hình thức thanh toán: xxxxxxx Số tài khoản: xxxxxxxx ST
T Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Chỉ 60C3 đen Cuộn 500 12.750 6.375.000
2 Chỉ 60C3 vàng cam Cuộn 500 12.750 6.375.000
3 Chỉ 60C3 xanh rêu Cuộn 500 12.750 6.375.000
4 Chỉ 60C3 trắng Cuộn 500 12.750 6.375.000
Cộng tiền hàng: 25.500.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.550.000 Tổng cộng tiền thanh toán 28.050.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi tám triệu không trăm năm mươi nghìn đồng.
Người mua hàng (đã ký)
Người bán hàng (đã ký)
CÔNG TY TNHH SOTO THANH HÓA
Địa chỉ: Quảng Lợi - Quảng Xương – Thanh Hóa
Mẫu số: 01 – VT PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 10 tháng 02 năm 2011
Số: 48 Nợ: 152
Có: 331 - Họ và tên người giao: Lê Quang Trường
- Theo hóa đơn GTGT số 0007182 ngày 10/02/2011 của chi nhánh Tổng công ty cổ phần Phong Phú.
Nhập tại kho: Vật liệu
STT
Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật
tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa
Mã số
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn
giá Thành tiền Theo
chứng từ
Thực nhập
1 Chỉ 60C3 đen Cuộn 500 500 12.750 6.375.000
2 Chỉ 60C3 vàng cam Cuộn 500 500 12.750 6.375.000
3 Chỉ 60C3 xanh rêu Cuộn 500 500 12.750 6.375.000
4 Chỉ 60C3 trắng Cuộn 500 500 12.750 6.375.000
Tổng 25.500.000
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi lăm triệu năm trăm nghìn đồng.
Ngày10 tháng 02 năm 2011 Người lập phiếu
(đã ký)
Người giao hàng (đã ký)
Thủ kho (đã ký)
Kế toán trưởng (Hoặc bộ phận có
nhu cầu nhập) (đã ký)
2.2.1.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Tại công ty TNHH SoTo Thanh Hóa, hàng tháng hay khi có nhu cầu về vật liệu, bộ phận sử dụng lập giấy đề nghị xuất vật tư. Giấy đề nghị xuất vật tư được lập trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu sản xuất từng bộ phận. Nếu giấy đề nghị này được kế toán trưởng hoặc giám đốc sản xuất ký duyệt thì sẽ trở thành một chứng từ mệnh lệnh để lập phiếu xuất kho.
Dựa trên giấy đề nghị xuất vật tư đã được duyệt, bộ phận cung ứng lập phiếu xuất kho và ghi số lượng yêu cầu. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho xuất vật tư và ghi số lượng thực xuất vào phiếu. Cũng như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ở công ty cũng được lập thành ba liên:
Liên1: Lưu tại quyển gốc
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán Liên 3: Người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng
Ví dụ 3: Ngày 09 tháng 02 năm 2011, tại PXSX I phát sinh nhu cầu sử dụng vải phục vụ cho sản xuất sản phẩm. Khi đó bộ phận sẽ lập giấy đề nghị xuất vật tư theo mẫu như sau:
GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ Kính gửi: Phòng kế toán
Tên tôi là: Đỗ Thị Hương – tổ trưởng PXSX I
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu hiện tại của bộ phận, đề nghị công ty cấp cho PX tôi những loại vật liệu sau:
STT Tên vật liệu Đơn vị tính Số lượng
1 Vải Royal M 800
2 Vải kẻ AT M 400
Ngày 09 tháng 02 năm 2011
Đề nghị công ty cấp cho bộ phận chúng tôi kịp thời và đầy đủ để cho việc sản xuất được tiến hành đúng với kế hoạch mà công ty đề ra.
Căn cứ vào giấy đề nghị xuất vật tư đã được duyệt, các bộ phận liên quan tiến hành xuất kho vật liệu và phiếu xuất kho được lập theo mẫu sau:
CÔNG TY TNHH SOTO THANH HÓA
Địa chỉ: Quảng Lợi - Quảng Xương – Thanh Hóa
Mẫu số: 02 – VT
- Họ và tên người nhận: Đỗ Thị Hương Bộ phận: PXSX I - Lý do xuất kho: Xuất cho sản xuất đơn hàng Zara1067
- Xuất tại kho: Vật liệu
STT
Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm
chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa
Mã số
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá
Thành Yêu cầu Thực tiền
xuất
1 Vải Royal M 800 800 47.000 37.600.000
2 Vải kẻ AT M 400 400 35.500 14.200.000
Cộng 51.800.000
- Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): Năm mươi mốt triệu, tám trăm nghìn đồng.
Ngày 11 tháng 02 năm2011 Người lập phiếu
(Đã ký)
Người nhận hàng (Đã ký)
Thủ kho (Đã ký)
Kế toán trưởng (Đã ký)
Giám đốc (Đã ký+đóng
dấu)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 11 tháng 02 năm 2011 Số: 67
Nợ: 621 Có: 152
Ví dụ 4: Ngày 11/02/2011 tại phân xưởng sản xuất II có nhu cầu thay mới suốt, kim may cho máy khâu phục vụ hoạt động sản xuất. Khi đó bộ phận lập giấy đề nghị xuất vật tư. Sau khi được duyệt, giấy đề nghị xuất vật tư này sẽ là một chứng từ mệnh lệnh để tiến hành xuất NVL.
GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ Kính gửi: Phòng kế toán
Tên tôi là: Lê Thị Thảo – tổ trưởng PXSX II
Căn cứ vào tình hình sản xuất và nhu cầu hiện tại của bộ phận, đề nghị công ty cấp cho PX tôi những loại vật liệu sau:
STT Tên vật liệu Đơn vị tính Số lượng
1 Suốt 2k Chiếc 200
2 Kim VO Chiếc 100
Đề nghị công ty cấp cho bộ phận chúng tôi kịp thời và đầy đủ để cho việc sản xuất được tiến hành đúng với kế hoạch mà công ty đề ra.
Ngày 11 tháng 02 năm 2011 Người đề nghị
(Đã ký)
Căn cứ vào giấy đề nghị xuất vật tư đã được duyệt, các bộ phận liên quan tiến hành xuất kho vật liệu và phiếu xuất kho được lập theo mẫu sau:
CÔNG TY TNHH SOTO THANH HÓA
Địa chỉ: Quảng Lợi - Quảng Xương – Thanh Hóa.
Mẫu số: 02 - VT
-
Họ và tên người nhận: Lê Thị Thảo Bộ phận: PXSX II - Lý do xuất kho: xuất phục vụ hoạt động sản xuất của PX
- Xuất tại kho: Vật liệu
STT
Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng
hóa
Mã số
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá
Thành Yêu cầu Thực tiền
xuất
1 Suốt 2k Chiế
c 200 200 3.000 600.000
2 Kim VO Chiế
c 300 300 1.500 450.000
Cộng 1.050.000
- Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): Một triệu không trăm năm mươi nghìn đồng.
Ngày 11 tháng 02 năm 2011 Người lập
phiếu (Đã ký)
Người nhận hàng
(Đã ký)
Thủ kho (Đã ký)
Kế toán trưởng (Đã ký)
Giám đốc (Đã ký+đóng dấu)
PHIẾU XUẤT KHO Ngày 11 tháng 02 năm 2011 Số: 72
Nợ: 627
Có: 152
Sổ kế toán tổng hợp Phiếu nhập kho
Sổ tiết vật liệu kế toán chi Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn
Phiếu xuất kho Thẻ kho