HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY
3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH SOTO THANH HÓA
Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH SoTo Thanh Hóa, trên cơ sở lý luận đã được bồi dưỡng và xây dựng ở nhà trường, kết hợp với thực tế tiếp xúc tại công ty em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến xung quanh vấn đề kế toán nguyên vật liệu với mục đích hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán nguyên vật liệu ở đơn vị.
3.2.1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu
3.2.1.1. Phân loại nguyên vật liệu và lập hệ thống danh điểm vật tư
Phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học sẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán được dễ dàng, chính xác. Vì vậy, để đảm bảo thuận tiện cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng cũng như giá trị từng loại nguyên vật liệu, theo em việc phân loại ở công ty cần phải được hoàn thiện hơn nữa. Công ty có thể phân loại NVL như sau:
+ Nguyên vật liệu chính: TK 152.1: vải, bông, chỉ, khuy…
+ Nguyên vật liệu phụ: TK 152.2: phấn may, giấy gói hàng, dây nẹp…
+ Nhiên liệu: TK 152.3: dầu máy khâu, xăng, dầu Diezen + Phụ tùng thay thế: TK 152.4: kim, suốt, thoi, dây máy…
+ Vật liệu khác: TK 152.8: văn phòng phẩm, phế liệu thu hồi.
Từ đó, công ty xây dựng “Sổ danh điểm vật liệu”. Sổ danh điểm vật liệu này sẽ thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã, số hiệu, đơn vị tính của từng danh điểm nguyên vật liệu.
Sổ danh điểm vật liệu có thể được xây dựng như sau:
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU TK 152.1: Nguyên vật liệu chính
Nhóm Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Đơn vị tính
Ghi chú 152.1.0
1
Vải
152.1.01.01 Vải kẻ AT M
152.1.01.02 Vải Royal M
152.1.01.03 Vải cotton 100% M
……… ………
152.1.0 2
Chỉ
152.1.02.01 Chỉ 60C3 Cuộn
152.1.02.02 Chỉ 50C3 Cuộn
152.1.02.03 Chỉ mạ non Cuộn
………….. …………..
152.1.0 3
Khuy
152.1.03.01 Khuy nhựa Cái 152.1.03.02 Khuy đồng Cái
……. ……… ………
Khi đánh số danh điểm vật liệu cho từng loại ta đánh 152.1, 152.2,… cho từng loại NVL vật liệu chính, vật liệu phụ,… Cách này giúp dễ nhận biết từng loại NVL hơn nữa tên danh điểm cũng phù hợp với chế độ quy định. Trong các loại NVL lại tiếp tục đánh 01, 02, 03,… cho từng nhóm NVL. Sau đó trong các nhóm lại tiếp tục đánh 01, 02, 03… cho từng thứ vật liệu. Cách đánh số danh điểm vật tư
như vật tương tự giống với cách chi tiết tài khoản theo chế độ, do đó dễ hiểu và dễ thực hiện hơn.
* Quản lý bảo quản vật liệu tại kho
Như đã nói ở phần trên, công tác quản lý vật liệu tại kho còn tồn tại nhược điểm là do bảo quản tất cả vật liệu trong cùng một kho nên dễ hư hỏng đối với nguyên vật liệu dễ loang ố, mốc.. như vải, bông, chỉ… Do đó, công tác quản lý kho nên tổ chức lại. mỗi loại NVL nên bảo quản, quản lý trong một kho riêng, nhưng xét trong điều kiện công ty hiện nay thì khó có thể thực hiện đươc. Vậy nên thay vì quản lý tại kho riêng, cán bộ quản lý kho cần có các biện pháp phân tách các loại vật liệu với nhau sao cho hợp lý để bảo quản tránh hư hại gây tổn thất cho công ty.
Công ty có thế tách ô trong một kho để quản lý, tương ứng với mỗi ô là một loại vật liệu.
3.2.2. Về tài khoản sử dụng
Mặc dù hệ thống tài khoản được sử dụng tại công ty hiện nay là khá đầy đủ.
Tuy nhiên em vẫn kiến nghị công ty nên sử dụng thêm TK 151 – Hàng hóa đang đi đường vào công tác hạch toán kế toán của mình.
Trong nhiều trường hợp, kế toán chỉ nhận hóa đơn mà chưa nhận được phiếu nhập kho thì kế toán chưa tiến hành ghi sổ ngay mà đối chiếu với hợp đồng kin tế và lưu hóa đơn vào cặp hồ sơ “ Hàng mua đang đi đường”. Trong kỳ nếu hàng về nhập kho, kế toán căn cứ vào hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho để vào sổ TK 152 như bình thường. Nếu cuối tháng hàng chưa về nhập kho thì căn cứ vào hóa đơn mua hàng, các chứng từ có liên quan để phản ánh nghiệp vụ này vào TK 151.
Mặc dù nghiệp vụ này ít xảy ra nhưng việc sử dụng TK 151 lại rất hữu ích, cho phép theo dõi tình hình thu mua của công ty được chính xác, kịp thời. Hơn nữa, công ty TNHH SoTo Thanh hóa còn có hoạt động nhập khẩu NVL nên TK 151 còn dùng để phản ánh số hàng nhập khẩu về biên giới, bến cảng đã được công ty tiếp nhận.
Tài khoản 151 dùng để phản ánh giá trị hàng hóa, vật tư ( nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa) mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của công ty còn
đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến công ty nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. Kết cấu TK 151 như sau:
Bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường
Bên Có: Phản ánh trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường đã về nhập kho của công ty.
Số dư bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng hóa, vật tư đã mua nhưng chưa về nhập kho công ty.
Phương pháp hạch toán kế toán như sau:
Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào hóa đơn mua hàng của các loại hàng mua chưa về nhập kho dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty, kế toán ghi:
Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường (Giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 : Phải trả cho người bán; hoặc Có TK 111, 112, 141,...
Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho, căn cứ hóa đơn và phiếu nhập kho Nợ TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 151 : Hàng mua đang đi đường.
Trường hợp hàng mua đang đi đường bị hao hụt, mất mát được phát hiện ngay khi phát sinh hoặc khi kiểm kê cuối kỳ, căn cứ vào biên bản về mất mát, hao hụt, kế toán phản ánh giá trị hàng bị mất mát, hao hụt, ghi:
Nợ TK 1381 : Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 151 : Hàng mua đang đi đường.
3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Công tác kế toán của công ty TNHH SoTo Thanh hóa hiện nay đã sử dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc để phản ánh nghiệp vụ về NVL. Nhưng theo em thấy đôi khi ở phòng kế toán ban quản trị cần thông tin về tồn kho từng loại NVL thì kế toán phải mất khá nhiều thời gian để cung cấp thông tin chính xác và theo trình tự.
Vì vậy, em xin kiến nghị công ty nên sử dụng thêm phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ để theo dõi tình hình tồn kho NVL. Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ có thể thực
hiện theo mẫu sau:
PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ Ngày … tháng…năm…
Số: ………..
Bộ phận sử dụng:...
Số TT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật
tư
M ã số
Đơn vị
tính Số lượng Lý do:(còn sử dụng hay trả lại)
A B C D 1 E
Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên)
Biểu 3.1: Mẫu phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
Việc luân chuyển chứng từ vật liệu tại công ty chưa được nhanh chóng, kế toán 5-10 ngày mới xuống kho lấy chứng từ về phòng kế toán, với nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra liên tục của công ty thời gian như vậy là quá dài, dẫn đến việc thông tin kế toán được phản ánh, xử lý chậm. Vì vậy, công ty cần thay đổi để đẩy nhanh tốc độ luân chuyển chứng từ và cung cấp thông tin được nhanh chóng hơn. Theo em, nên giảm thời gian xuống còn 3 – 5 ngày kế toán lấy chứng từ từ kho về sẽ hợp lý hơn.
3.2.4. Về công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Hiện nay, công tác đối chiếu sổ chi tiết với thẻ kho của kế toán và thủ kho được tiến hành vào cuối quý mà nghiệp vụ nhập xuất NVL tại công ty diễn ra hàng ngày và liên tục biến động do vậy thời gian kiểm tra đối chiếu như vậy là chưa hợp lý gây hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Để khắc phục nhược điểm này thì giữa thủ kho và kế toán cần phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu sổ sách
thường xuyên hơn để có thể phát hiện sai sót và có biện pháp khắc phục kịp thời.
Bên cạnh đó để đảm bảo cho công tác hạch toán NVL được chặt chẽ hơn thì khi bàn giao chứng từ nhập, xuất kho NVL giữa thủ kho và kế toán có thể lập thêm phiếu giao nhận chứng từ. Phiếu giao nhận chứng từ có thể lập theo mẫu sau:
PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Ngày…..tháng….năm….
Số:…….
Nhóm NVL Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền
Thủ kho ( ký, họ tên)
Kế toán (ký, họ tên) Biểu 3.2: Mẫu phiếu giao nhận chứng từ
3.2.5. Về công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 3.2.5.1. Về hạch toán kiểm kê nguyên vật liệu
Trong điều kiện thực tế tại công ty hiện nay, NVL tồn kho là không nhiều song NVL tồn kho thường là những NVL dễ hư hỏng, loang ố, mốc như vải, bông, chỉ,… Hiện nay, công việc kiểm kê NVL tồn kho hàng năm tại công ty TNHH SoTo Thanh hóa chỉ kiểm kê một lần vào cuối năm và khi kiểm kê sẽ báo trước cho thủ kho một ngày. Việc này không hiệu quả cho công ty, thủ kho có thể chuẩn bị trước làm thay đổi thực trạng NVL tồn kho, khiến cho việc kiểm kê không phát hiện ra sai sót, chênh lệch. Hơn nữa việc kiểm kê chỉ diễn ra một lần trong năm sẽ hạn chế không xử lý kịp thời những mất mát, hư hỏng, hay ứ đọng NVL kém phẩm chất từ các quý I, II, III. Cuối mỗi tháng, quý công ty chỉ biết được số lượng và giá trị NVL tồn trên sổ sách mà không nắm được tình hình thực tế tại kho. Vì vậy, công ty nên tiến hành kiểm kê thường xuyên hơn có thể theo các quý trong năm và
kết hợp giữa kiểm kê có báo trước và kiểm kê bất ngờ để có được kết quả kiểm kê khách quan, trung thực hơn.
3.2.5.2. Hạch toán trích lập dự phòng nguyên vật liệu
Để đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh đúng giá trị NVL tồn tại công ty không cao hơn so với giá cả thị trường và giúp các báo cáo tài chính của công ty phản ánh chính xác hơn. Mặt khác, trong điều kiện giá cả không ổn định và chủng loại nguyên vật liệu mua vào ngày càng nhiều do yêu cầu mở rộng, tăng cường sản xuất. Việc lập dự phòng cho NVL tại công ty TNHH SoTo Thanh hóalà cần thiết.
Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ giúp công ty bình ổn giá NVL trong kho.
Mặt khác, xét về phương diện tài chính, dự phòng giảm giá NVL còn có tác dụng làm giảm lãi của công ty trong niên độ kế toán, nên công ty tích lũy được một nguồn tài chính mà đáng lẽ nó đã được phân chia.
Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xác định như sau:
Việc hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện thông qua TK 159 như sau:
Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý), khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi:
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán
Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo:
+ Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, ghi:
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Mức dự phòng
giảm giá hàng tồn kho
=
Số lượng hàng tồn kho tại thời điểm
lập BCTC
x
Giá gốc hàng tồn kho theo sổ
kế toán -
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng
tồn kho
Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
+ Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn, ghi:
Nợ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632: Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho).
3.2.6. Về báo cáo liên quan đến vật liệu
Để đảm bảo cho công tác quản lý, sử dụng NVL tại công ty, hàng năm công ty nên lập các báo cáo để phân tích tình hình thu mua, sử dụng NVL tại đơn vị.
Nếu công việc này được tiến hành thường xuyên sẽ đảm bảo cung cấp thông tin cho nhà quản lý nắm bắt tình hình thực hiện kế hoạch vật tư, từ đó đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, tình hình sử dụng NVL trong sản xuất và qua đó có những quyết định thu mua, dự trữ và sử dụng NVL hợp lý hơn.
Để đánh giá công tác NVL của mình công ty TNHH SoTo Thanh hóacó thể sử dụng các bảng phân tích theo mẫu sau:
BẢNG ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC DỰ TRỮ NGUYÊN VẬT LIỆU Năm:……
Chỉ tiêu Năm N Năm N-1 Chênh lệch
+/- %
1.Giá trị NVL tồn đầu năm
2.Giá trị NVL xuất dùng trong năm 3.Giá trị NVL tồn cuối năm
4.Giá trị NVL bình quân năm 5.Hệ số vòng quay NVL
Bảng 3.1 : Mẫu bảng đánh giá công tác dự trữ nguyên vật liệu
BẢNG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU Năm:……
Chỉ tiêu Năm N Năm N-
1
Chênh lệch
+/- %
1. Doanh thu bán hàng 2.Lợi nhuận gộp
3.Giá trị NVL bình quân năm 4.Hệ số sức sản xuất của NVL 5.Hệ số sức sinh lời của NVL
Bảng 3.3 : Mẫu bảng đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu
Trên đây là một số ý kiến đóng góp của em về công tác kế toán NVL trong quá trình tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH SoTo Thanh Hóa. Tuy nhiên do hiểu biết, năng lực của bản thân còn hạn chế, kinh nghiệm thực tiễn còn ít nên những ý kiến đề xuất trên đây không phải là tối ưu. Em mong rằng những giải pháp trên đây của em sẽ ít nhiều góp phần cho việc nâng cao hiệu quả của công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty.
3.2.7. Điều kiện thực hiện các giải pháp
Trong điều kiện cạnh tranh hiện nay, để có chỗ đứng và phát triển lâu dài trên thị trường đòi hỏi công ty cần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Làm được điều đó công ty cần nâng cao công tác quản lý mà hạch toán kế toán là công cụ đắc lực cho quản lý doanh nghiệp nên ngày càng cần hoàn thiện hơn nữa.
Trong tổng chi phí sản xuất của công ty thì chi phí NVL là chiếm tỷ trọng lớn nhất, do đó nâng cao chất lượng hạch toán kế toán không thể không kể đến việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu. Công việc này khá phức tạp cần tiến hành thường xuyên và đồng bộ đòi hỏi sự kết hợp và nỗ lực của công ty lẫn phía Nhà nước.
3.2.7.1. Về phía công ty TNHH SoTo Thanh Hóa
Để hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị mình công ty cần tăng cường thực hiện các công việc sau:
Công ty cần không ngừng nâng cao năng lực, trình độ đội ngũ nhân viên kế
toán. Bên cạnh đó công ty cũng cần có những chính sách cụ thể để đào tạo ngắn hạn cho nhân viên kế toán, thường xuyên cập nhật các chính sách, chế độ mới làm cơ sở cho công tác hạch toán kế toán.
Tăng cường phát huy tính sáng tạo, năng động, nhiệt tình của đội ngũ nhân viên trong công ty nói chung và đội ngũ kế toán đặc biệt là kế toán NVL nói riêng sao cho vừa tuân thủ chế độ vừa phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Tạo điều kiện cho nhân viên kế toán đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu về từng phần hành cụ thể, từ đó hoàn thiện hơn công tác hạch toán NVL nói riêng và công tác kế toán nói chung.
3.2.7.2. Về phía Nhà nước
Hiện nay, các văn bản pháp lý kế toán được ban hành vẫn tồn tại sự thiếu đồng bộ, bên cạnh đó lại còn có những quy định chưa thật sự phù hợp với điều kiện thực tiễn kế toán tại các doanh nghiệp gây một số khó khăn cho kế toán trong việc áp dụng chúng vào thực tế đơn vị mình. Vì vậy, Nhà nước nói chung và Bộ tài chính nói riêng cần nghiên cứu để đồng bộ hệ thống pháp lý, thay đổi các quy định sao cho gắn liền với thực tiễn tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có thể áp dụng một cách linh hoạt vào đơn vị mình.