Chương này bao gồm những nội dung sau đây:
Kiểm soát công việc hàng ngày của công ty Lập kế hoạch
An toàn lao động Hoạt động mua bán
KR
NN
XS
Chất lượng
“Qui trình” là thuật ngữ liên quan tới mọi thứ của một doanh nghiệp và tất cả công việc hàng ngày của doanh nghiệp được thực hiện trên cơ sở đó. Vì vậy, hoạt động điểu hành doanh nghiệp bao gồm hai phương điện: giải quyết sự phức tạp hình thành từ nhiều vấn để nhỏ độc lập và xây đựng tầm nhìn chiến lược cho việc quản lý trên phương điện tổng thể.
Một khi bạn đã có được cái nhìn tổng thể, hãy tiến hành thiết lập phương án chỉ tiết cho các vấn để gặp phải. Mục tiên hướng
tới là: tiêu chuẩn hóa mọi thứ ở mức độ cao nhất có thể và giảm thiểu số lượng những quyết định mang tính cá nhân.
Bạn sẽ tạo ra được hệ thống qui trình chuẩn với các nguyên tắc và quy ước khi triển khai mọi việc. Khi đó, 95% mọi việc sẽ được thực hiện chính xác như từng giây đồng hồ vậy, chỉ còn 5% phát sinh ngoài kế hoạch cho các trường hợp đặc biệt.
Với phương thức quản lý như vậy, chúng ta có thể giảm bớt gánh nặng trách nhiệm phần nào của yếu tố con người so với phương thức quản lý cũ.
Những vấn để cần quan tâm của mỗi doanh nghiệp:
" Doanh số
" Hoạt động mua bán
* Đơn hàng gia công
" Thông tin khách hàng
" Hoạt động sản xuất
" Quá trình phân phối
" Hóa đơn
" Các khoản chỉ trả ngắn hạn
" Quản lý vốn
" Quỹ lương
" Thông tin nhân sự
* Các chứng từ và báo cáo tài chính
Tuy nhiên, một số công ty đặc biệt sẽ có những điểm riêng biệt trong kinh doanh hoặc hoạt động vận hành.
146
ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
Một quyết định mang tầm chiến lược cần phải được thực hiện trên cơ sở công nghệ mới. Khả năng nâng cao mức tự động hóa trong mọi công việc của con người được cải thiện liên tục. Chính vì vậy, nhu cầu ứng dụng công nghệ trong sản xuất để tạo ra những sản phẩm có giá thành thấp hơn cũng không ngừng tăng. Tuy nhiên, bạn nên chú ý tới lời cảnh báo sau đây:
Công ty máy tính Dell đã mắc phải một sai lâm đáng buôn trong việc đánh giá vai trò của nhân tố con người với vai trò là mất xích đầu và cuối trong chuỗi cung tủng. Họ đã thay thế nhân tổ con người trong hai mắt xích đó bằng yếu tố công nghệ thông tín. Cũng như hấu hết các công ty khác, họ dùng những chiếc máy tính thay thế cho vị trí con người để làm những việc mà con người có thể làm tốt nhất. ĐiỂu này đã khiến không ít người thấy không hài lòng. (Simon Caulkin - Tổng biên tập báo The Observer ngày 18 tháng Hai năm 2007).
Vấn để nói đến ở đây không phải là sự phủ nhận vai trò của công nghệ thông tin mà là việc chúng ta không nên ứng dụng công nghệ vào những “linh vực mềm” - nơi rất cần có sự tác động qua lại giữa con người với nhau. Theo ông Caulkin, đó là những việc cẩn phải trao đổi trực tiếp với khách hàng trong các khâu bán hàng và giao chuyển sản phẩm tới tận tay khách hàng.
Tôi sẽ đưa thêm hai nhóm nữa vào trong diện này, đó là: nhà cung ứng và đội ngũ nhân sự.
Lên kế hoạch trước khi triển khai công việc
Lên kế hoạch cho quá trình hoạt động kinh doanh của bạn
là cẩn thiết nhưng nhiều người lại không làm việc này.
Nguyên nhân của việc không lên kế hoạch cụ thể trên giấy tờ là do tâm lý lo sợ “nói trước bước không qua”. Vậy nên, những người làm kinh doanh thay vì lập một bản kế hoạch, họ muốn tiến hành luôn và làm những việc họ cho là hữu ích hơn. Trên thực tế, khi chúng ta làm như vậy nghĩa là chúng ta đã bỏ qua một trong những bước quan trọng mà một người chủ kinh doanh phải làm.
Một số luận cứ lý giải tại sao bạn nên lập kế hoạch trước khi tiến hành công việc kinh doanh của mình sẽ được đưa ra ở phần tiếp theo. Nếu thấy vẫn chưa đủ để thuyết phục được bạn thì hãy xem xét chúng thật kỹ lưỡng. Sau đó, nếu bạn vẫn giữ nguyên quan điểm của mình đối với việc lập một bản kế hoạch thì bạn cẩn tham khảo ý kiến của một chuyên viên tư vấn.
Nếu đồng ý với quan điểm nên lập kế hoạch trước khi triển khai kinh doanh thì việc bạn cẩn làm là thực hiện những tiêu chí được liệt kê. Trường hợp bạn hướng tới qui mô kinh doanh nhỏ thì khối lượng công việc bạn phải làm cũng không lớn. Vì vậy, bạn chỉ mất vài giờ làm việc mỗi ngày trong vòng một tuần cùng sự giúp đỡ của một thư ký làm việc bán thời gian để hoàn thành một bản kế hoạch. Tuy nhiên, nếu bạn thấy khối lượng công việc nhiều thì cần phải cân nhắc về vấn đề số lượng nhân viên.
Trong bản kế hoạch của mình, bạn hãy sử dụng định đạng bảng biểu để ghi thời gian thực hiện của mỗi tiêu chí, từ đó tính ra thời lượng thực hiện các tiêu chí trong một ngày cũng như trong 350 ngày và bạn sẽ biết được khối lượng công việc
của mình như thế nào hàng năm. `
148
ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
Tại sao bạn nên lập kế hoạch?
Làm sai ở trên giấy gây thiệt hại ít hơn trong thực tê.
Mọi thông tin khi bạn khởi sự đều là chưa đủ và bạn phải
vận dụng sự hiểu biết của mình để suy ngẫm.
Những kế hoạch dự định luôn có thé đi lệch hướng nhưng chính quá trình lên kế hoạch, chuẩn bị sẽ giúp bạn nhìn ra những mối liên kết quan trọng.
Một việc khi nhìn bên ngoài có thể là rất đơn giản nhưng thực tế thì lại không như vậy. Bạn không thể lên kế hoạch và quán xuyên được mọi thứ khi chúng mới chỉ ở trong đầu của bạn.
Có thể sau khi đã triển khai công việc một thời gian, bạn mới tìm thấy hướng đi đúng. Đó là lúc bạn đúc rút ra bài học kinh nghiệm nhưng nếu như bạn không lập một bản kế hoạch trước đó thì bạn sẽ chẳng thể biết vì sao những sai sót đó đã xảy ra.
Nếu bạn không làm bản kế hoạch thì bạn sẽ chẳng thể biết con đường mình đang đi dẫn đến đâu và bạn cũng chẳng biết rồi mình sẽ đi trên những con đường nào. Rất có thé những con đường bạn chọn lại đưa bạn tới điểm đến hoàn toàn khác với dự định.
Cân nhắc thật kỹ ngay từ bước đầu giúp bạn tiết kiệm tiền bạc, hay nói cách khác là giúp bạn làm ra được nhiều tiền hơn.
Sau khi biết được khối lượng công việc chính xác, bạn sẽ có thể phân chia công việc cho nhân viên của mình dựa trên
năng suất làm việc của mỗi người. Một nắm, mỗi nhân viên
của bạn sẽ làm việc 220 ngày và mỗi ngày họ sẽ làm việc hiệu quả trong 5 giờ. Con số 220 ngày làm việc trong một năm nghe có vẻ bi quan nhưng những ngày còn lại sẽ dành cho các kỳ nghỉ và ngày nghỉ ốm.
Từ bản kế hoạch bạn đã lập, những tiêu chí trong đó sẽ trở thành những yêu cầu thực tế như: văn phòng làm việc, trang thiết bị, đổ nội thất, khu vực nghỉ ngơi, v.v... Hãy làm tương tự như trên với mỗi bước trong qui trình triển khai để hoàn thành công việc.
Quản lý công việc
Để kiểm soát được các hoạt động kinh doanh, bạn cần phải biết những gì phải làm (căn cứ vào nguồn ngân sách và những dự thảo khác) và những gì đang diễn ra trên thực tế (căn cứ vào hệ thống quản lý thông tin của bạn).
Khi bạn sử dụng một nguồn thông tin bất kì dù với mục đích nào, điều cẩn quan tâm là tính kịp thời và chính xác của nguồn thông tin đó. Tuy nhiên, có những lúc chúng ta buộc phải lựa chọn một trong hai thứ trên. Ví như việc bạn cần biết thông tin về doanh thu tuần trước của công ty nhưng đến tận mấy tháng sau mới có thì khi đó thông tin về doanh thu kia sẽ
là vô nghĩa.
Tính chính xác của thông tin có vai trò rất quan trọng
nhưng sẽ làm bạn mất nhiều thời giờ để có được và tính kịp thời cũng quan trọng không kém nhưng sẽ phải được cân nhắc cùng tính chính xác. Bạn hãy cân nhắc vấn để này theo những tiêu chí sau:
150
DIEU HANH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
= Bạn thường cần tới những thông tin quản lý nào
= Mức độ thường xuyên bạn cần tới chúng Thời điểm bạn cẩn sử dụng nguồn thông tin đó
“ Mức độ chính xác có thể chấp nhận được của nguồn thông tin
Thông tin dữ liệu cẩn được trình bày theo một đạng biểu mẫu để bạn có thể đễ dàng đối chiếu với ngân sách dự thảo.
Phương thức quản lý thông tin của mỗi lĩnh vực trong hoạt động điểu hành sẽ khác nhau. Việc quản lý các tài khoản hầu như phải được thực hiện hoàn toàn trên máy tính và phải phản ánh được con số thực trong thu chỉ tương ứng với nguồn ngân sách dự thảo một cách nhanh chóng và chính xác (giả định là mọi số liệu đã được chốt). Tuy nhiên, việc quản lý các kho nguyên vật liệu lại khác. Mọi thông tin về số lượng nguyên vật liệu xuất ra sẽ được lưu lại trên giấy tờ và bộ phận nhân viên có thể bê trễ trong việc ghi chép lại. Vì thế, phương thức đếm số lượng thực tế sẽ là cần thiết nếu công ty đó chuẩn bị tạm hoãn hoạt động. Câu châm ngôn
“Vật chất không tự sinh ra và mất đi” có thể hơi triết lý nhưng giúp chúng ta đảm bảo được việc không để xảy ra tình trạng thất thoát, lãng phí quá nhiều.
Công việc quản lý nên được bất đầu từ những việc nhỏ nhất và làm theo thứ tự từ trong ra ngoài. Ví như trong hoạt động sản xuất, tài liệu quan trọng là phiếu ghi công việc. Một phiếu ghi công việc có thể có dạng như bảng biểu 8.1 sau:
Bảng 8.1: Phiếu ghi công việc
PHIÊU GHI CÔNG VIỆC |Mã số : Mô tả: Phiêu đặt hàng số:
Khách hàng: Yêu cầu khách hàng: | Thiết kế: Ngày đặt hàng:
Hướng dẫn đặc biệt: Linh kiện đặc biệt: Đóng gói: Giao hàng:
QUA TRINH SAN XUAT |Bộ phận: Bộ phận: Bộ phận:
Công đoạn: Công đoạn: Công đoạn:
Người thao tác: Ngudi thao tac: ‡ Người thao tác:
HOÀN THÀNH Bắt đầu: Bắt đầu: Bat dau:
Chỉ tiêu: Kết thúc: Kết thúc: Kết thúc:
Thực tế: Thời gian quá hạn: _. ÍThời gian quá hạn: | Thời gian quá hạn:
Chủ ý: Lưu lại phiếu kèm sản phẩm Ngày giao hàng:
Phiếu ghi công việc sẽ đi kèm sản phẩm trong suốt quá
trình sản xuất. Vì vậy, ai cũng có thể kiểm tra thông tin của
mỗi công đoạn trong quá trình sản xuất tại bất cứ thời điểm nào cũng như có thể tra cứu người phụ trách từng công đoạn và biết được liệu có cần phải cải tiến gì không.
Lợi ích của việc sử dụng phiếu ghi công việc được thể hiện trong mức độ hoàn thành của chính nó, Do vậy, bạn nên quan tâm tới điểu này. Khi nhân viên của bạn thấy hiệu quả làm việc của họ được đánh giá qua số liệu cuối trên phiếu ghi công
việc, họ sẽ có trách nhiệm hơn với việc ghi chép lại ở từng
công đoạn. Nếu họ ghi chép không đẩy đủ tức là họ đang làm việc trì trệ, Đây là một cách nhắc nhở nhân viên hiệu quả.
152
ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
Khi sang tuần làm việc mới, bạn hãy tổng hợp lại tất cả các phiếu ghi công việc để biết được khối lượng công việc cần phải hoàn thành trong tuần. Từ đó, bạn hãy lên kế hoạch làm việc chỉ tiết, bố trí nhân viên và có thể yêu cầu họ làm thêm giờ nếu thấy cần thiết. Khi hết một tuần làm việc, bạn hãy kiểm tra lại các phiếu làm việc để thấy được bộ phận nào đang làm việc trì trệ và đưa ra phương án xử lý.
Quá trình kiểm tra lại các phiếu ghi công việc sẽ hướng bạn suy nghĩ về các vấn để sau:
ô Pham vi cia những ước định trong thời gian tiếp theo và những việc cần phải làm
" Năng lực sản xuất sẵn có
= Lên kế hoạch cho công việc tiếp theo
" Những lịch trình cho kỳ nghỉ
" Kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng
ằ Nguốn vốn dự thảo là thiếu hay thừa
" Tỷ lệ sai bỏ và phải làm lại
" Lượng công việc tổn
Với một công cụ đơn giản như vậy, bạn đã quản lý được hoạt động sản xuất của doanh nghiệp mình. Nếu bạn áp dung qui tắc này cho những bộ phận khác thì công việc điểu hành sẽ thực sự hoàn chỉnh như yêu cầu cần phải đạt được. Kết quả sẽ chẳng bao giờ như ý 100% nhưng cũng đủ để bạn có thể giảm thiểu thời gian triển khai một công việc này để dành thời gian cho một công việc khác.
Trong khi lên kế hoạch, việc bạn quan tâm tới yếu tố con người và máy móc là rất quan trọng. Yếu tố con người cần phải được lưu ý ở những tiêu chí sau:
" Đào tạo
" Giám sát
" Trang thiết bị và phương tiện lao động phủ hợp
* Trang thiết bị an toàn và có hiểu biết đẩy đủ về cách sử dụng cũng như tầm quan trọng của chúng
" Hiểu được công việc mình đang làm và vai trò công việc
của họ trong qui trình tổng thể
" Nghỉ ngơi và thư giãn
" Nơi cất giữ tài sản cá nhân an toàn
* Hiéu rõ những luật định và những hình phạt
" Thoa thuận về đãi ngộ
Chuyên gia thực sự về một công việc nào đó chính là người đã và đang trực tiếp làm công việc đó trong một thời gian dài.
Chính vì vậy, là người quản lý, bạn hãy tìm hiểu vấn để qua chính nhân viên của bạn bằng cách: lần lượt gặp và nói chuyện với mỗi người hai lần một ngày, khuyến khích họ đưa
ra nhận xét về các vấn để và các phương án làm thế nào để
mọi việc được làm tốt hơn.
Những nhân viên được toàn quyển quyết định việc sử dụng thời gian. Bạn nhân viên của mình trong vòng 5 phút vào gìờ ăn trưa của ngày thứ Sáu hàng tuần và việc những người nhân viên nên làm khi đó là đưa ra một đanh sách bao gồm:
154
ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
= Những việc họ sẽ làm trong tuần tiếp theo
" Họ đang làm việc ở đâu
s Họ định sẽ tiến hành công việc trong tuần tiếp theo ở đâu.
Bạn có thể hỏi nhân viên của mình về phương hướng giải quyết những vấn để họ đã đưa ra. Đây là cơ hội để bạn hướng dẫn và làm công việc cố vấn cho nhân viên. Nếu bản kế hoạch công việc có vẻ sơ sài, bạn có thể gợi ý một vài công việc bổ sung, hoặc ngược lại bạn sẽ tư vấn cho nhân viên lược bỏ bớt một số việc nếu thấy bản kế hoạch công việc quá dày đặc. Tuy nhiên, điểu quan trọng nhất là bạn giúp mỗi nhân viên thấy được việc gi là quan trọng hơn và nên tiến hành trước.
Qua những buổi gặp gỡ định kỳ vào thứ Sáu hàng tuần, bạn sẽ kiểm tra được liệu rằng mọi việc có điễn ra theo đúng kế hoạch hay không cũng như lên lịch trình cho tuần làm việc tiếp theo. Bên cạnh đó, không những bạn nhìn mỗi người làm việc hiệu quả thế nào mà bản thân người nhân viên cũng sẽ có được những lời khuyên cần thiết. Như vậy, chỉ với 15 phút dành cho những nhân viên chủ chốt mỗi tuần, bạn đã kiểm soát được hoạt động công việc.
Việc những nhân viên của bạn có thể làm việc hiệu quả trong mỗi giờ phút làm việc là điểu không tưởng. Bạn sẽ chỉ ra cho nhân viên thấy rằng bạn mong đợi kết quả làm việc của họ ở mức nào, yêu cầu những người phụ trách công việc giám sát họ đảm bảo sẽ đạt được kết quả. Tuy nhiên, trên bản kế hoạch, bạn hãy ước chừng nhân viên của mình sẽ chỉ hoàn thành được 70% yêu cầu để ra mà thôi. Thậm chí, nếu bạn lơ là trong công tác giám sát thì con số này sẽ còn thấp hơn rất nhiều. Vì vậy,
quản lý chặt chẽ cùng với việc điểu hành tốt sẽ giúp bạn hoàn thành được 70% chỉ tiêu đặt ra so với dự thảo ban đầu.
Lãng phí thời gian có thể có nguyên nhân từ những việc làm sau:
" Làm việc không đúng giờ, đi làm muộn, về sớm
* Kéo dài thời gian nghỉ giải lao để ăn uống
" Dành thời gian để nói chuyện tầm phào sau khi kết thúc việc bàn bạc một vấn để của doanh nghiệp.
* Dành ra 10 phút mỗi tiếng để hút thuốc hoặc ra khỏi vị trí làm việc.
" Sử dụng máy tính cá nhân, máy photo và điện thoại của công ty cho mục đích cá nhân.
" Lên kế hoạch công việc sơ sài, phải đi lại nhiều để boàn thành công việc.
Nếu bạn kiểm soát tốt những vấn để trên, lợi ích bạn nhận được là có thể bạn chỉ cần tuyển dụng 1-2 nhân viên mà thôi.
Con số nhân viên này sẽ là 10 nếu bạn không kiểm soát được.
Bạn không nên coi việc phát động tổng vệ sinh như một sự kiện của mỗi năm. Lau dọn và làm sạch chỗ làm việc là để đảm bảo an toàn và thực sự mang lại hiệu quả nhiều hơn nữa.
Cuối giờ làm việc, hãy coi việc dọn đẹp chỗ làm việc là một nhiệm vụ để mọi thứ được sắp xẾp gọn gàng, sạch sẽ. Nếu không làm việc này thì chỉ trong vòng một tuần, bản thân bạn và những vị khách cũng sẽ thấy được sự khác biệt. Nếu bạn duy trì công việc này thì tình trạng bừa bộn sẽ không bao giờ là điểu cần phải bận tâm.
156