Nội dung của chương này bao gồm:
¥ Ghichép va báo cáo tài chính vx Nghiệp vụ ngân hàng
v_ Thuế giá trị gia tăng (VAT)
v“_ Thuế thu nhập, thuế doanh nghiệp và bảo hiểm quốc gia
Sổ sách tài chính
Quản lý tài chính là hoạt động quan trọng chủ chốt trong mỗi doanh nghiệp và được tiến hành đựa trên những số liệu tổng hợp từ rất nhiều tài liệu ghi chép chỉ tiết khác. Vì vậy, việc ghi chép số liệu phải được làm một cách nghiêm chỉnh và thường xuyên,
Quá trình lưu giữ số liệu được thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau như sau:
ằ Bạn khụng tiến hành ghi chộp chỉ tiết nhưng tất cả những chứng từ, giấy tờ trong quá trình kinh doanh sẽ
được một kế toán viên tổng hợp lại vào thời điểm cuối năm để xác định mức thuế thu nhập phải đóng cũng như dùng cho những mục đích khác, v.v...
" Bạn tự ghi chép mọi thông tin tài chính trên máy tính cá nhân hoặc trên giấy. Quá trình này sẽ giúp bạn quản lý được tình hình tài chính hàng ngày của doanh nghiệp mình.
" Sử dụng phương pháp ghi nợ và tín dụng song hành.
" Sử dụng hệ thống quản lý thông tin tài chính và kế toán hoàn toàn trên máy tính.
Phương thức thứ nhất có thể hơi tốn kém đối với yêu cầu của một hệ thống lưu trữ nhưng lại khá hiệu quả khi được sử dụng trong những doanh nghiệp nhỏ thường xuyên giao dịch bằng tiền mặt.
Phương thức thứ hai sẽ cần thiết trong trường hợp người chủ doanh nghiệp không thể nhớ hết được số liệu tài chính của doanh nghiệp. Khi thực hiện phương thức này, một hệ thống với tên gọi “hộp hai ngăn” thường được sử dụng. Bạn có thể để những hóa đơn phải thanh toán ở “ngăn” bên trái bàn làm việc và để những hóa đơn báo thu trong “ngăn” bên phải. Trong trường hợp công ty thiếu tiền mặt, bạn hãy xem lại những hóa đơn khách hàng nợ thanh toán và gọi điện thoại nhắc nhở hoặc gặp gỡ trực tiếp để giải quyết vấn để tiền mặt. Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng hệ thống “bốn ngăn kéo”. Bạn sẽ để những hóa đơn chưa thanh toán vào một ngăn kéo giống như chiếc hộp ở trên, nhưng khi đã thanh toán xong thì bạn để chúng trong chiếc ngăn ở vị trí thấp hơn của bàn làm việc.
164
QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CÔNG TY, VAT VÀ THUẾ
Với hai phương thức trên, bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về việc bị mất hóa đơn cả. Bên cạnh đó, nắm rõ tình trạng tiền mặt của công ty trở thành vấn để đơn giản qua số lượng hóa đơn thu chỉ ở các ngăn. Bạn sẽ biết được tình hình sử dụng tiền mặt hiện tại và trong thời gian sắp tới khi tổng hợp số liệu này cùng với số lượng đơn đặt hàng (tương đương số tiền bạn sẽ thanh toán), báo cáo hoạt động giao địch ngân hàng (cho thấy bạn chi tiêu như thế nào) và cuốn sổ séc (cho bạn thấy những khoản đã được thanh toán nhưng chưa đưa vào tài khoản ngân hàng).
Phương thức thứ ba có thể được dùng trong những công ty có hoạt động kinh doanh phức tạp hơn. Phương thức thứ tư - ghi nợ va tín dụng song hành là phương pháp từng được áp dụng trong những tập đoàn thương mại hùng mạnh và những công ty trong lĩnh vực cơ khí và điện tử. Tuy nhiên, thay vì lựa chọn sử dụng một trong những phương thức trên, trước hết bạn nên xem xét phương thức cuối cùng bởi những lý do sau đây:
ằ Dự trong điểu kiện nào thỡ chac chan ban luụn cú một chiếc máy tính cá nhân tại công ty của mình.
w Chi phí không đáng là bao so với những lợi ích mà phương thức này đem lại.
= Một khi việc nhập thông tin hóa đơn được hoàn thành thì việc thống kê số liệu và phân tích sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác.
Để tìm hiểu thêm về những phương tiện hỗ trợ trong quá trình quản lý tài chính, bạn có thể truy cập vào trang web www.shop.sage.co.uk. Đây không phải là nơi để quảng cáo các sản phẩm mà đơn thuần chỉ là một trang web với những thông
tin về các phần mềm sử dụng trong kinh doanh ở qui mô nhỏ.
Khi mua một sản phẩm phần mềm, bạn phải chắc chắn rằng chức năng của phần mềm đó đồng bộ với những yêu cầu do cơ quan quản lý thuế và hải quan đưa ra.
Đối với một công ty không chấc chắn khả năng phát triển nhanh, bạn có thể sử dụng những chương trình tích hợp chuyên dụng cho doanh nghiệp nhỏ. Những chương trình này không chỉ cung cấp cho bạn những báo cáo kế toán mà còn lưu trữ được cả thông tin về khách hàng và các nhà cung cấp.
Cho dù bạn chọn phương thức quản lý số liệu nào đi chăng nữa thì bạn cũng phải thảo luận với nhân viên kế toán của mình và lên kế hoạch chính xác về thời gian làm báo cáo tài ._ chính hàng ngày hay hàng tuẩn.
Tài khoản ngân hàng
Rất nhiều cá nhân kinh doanh chỉ đăng ký duy nhất một tài khoản ở ngân hàng. Có lẽ một tài khoản là đủ nhưng họ sẽ phải đối mặt với một số nguy cơ rủi ro tử tình trạng nhầm lẫn giữa tài khoản của doanh nghiệp, công ty và tài khoản cá nhân. Khi thấy một tài khoản bị thu hẹp lại, người ta sẽ không biết làm thế nào để xác định được nguyên nhân thực sự là đo chủ tài khoản đã chỉ tiêu quá nhiều hay doanh nghiệp đứng tên tài khoản đó có doanh thu quá thấp.
Xuất phát từ quan điểm người chủ phải nắm được tình trạng kinh doanh cửa công ty minh tại bất cứ thời điểm nào nên giữa tài khoản cá nhân và tài khoản của một doanh nghiệp phải có sự khác biệt. Mỗi tài khoản sẽ có sổ séc và thẻ tín dụng.
166
QUẦN LÝ TÀI CHÍNH CÔNG TY, VAT VÀ THUẾ
Một số ngân hàng cung cấp thẻ chỉ tiêu cho các cá nhân dùng trong giao dịch mua bán các mặt hàng liên quan đến hoạt động sản xuất; ví dụ như nhiên liệu cho phương tiện vận chuyển trong công ty.
Việc thanh toán định kỳ có thể thực hiện hàng tuần hoặc hàng tháng qua tài khoản công ty. Trong trường hợp lưu lượng tiền mặt trong công ty không ổn định thì việc chuyển khoản sẽ được tiến hành vào thời điểm thích hợp.
Mặc dù giao dịch ngân hàng qua Internet chỉ làm bạn mất một khoản chỉ phí nhỏ nhưng bạn không nên sử dụng nó như một phương thức duy nhất để có thể thanh toán các khoản phải trả hoặc nhận các khoản được thanh toán. Lý do là nếu máy tính bị hỏng, rất có khả năng toàn bộ hoạt động giao dịch của công ty sẽ bị ngừng trệ. Tuy nhiên, đối với những tài khoản cá nhân, việc các ngân hàng cung cấp hình thức giao dịch qua mạng Internet mang tới nhiều thuận lợi cho mọi người.
Thông tin cơ bản vẻ thuế giá trị gia tang (VAT)
VAT là thuế đánh vào tất cả các mặt hang thương mại được bán trên thị trường tại mọi thời điểm. Những trường hợp được miễn giảm bao gồm hàng bán ra của những doanh nghiệp qui mô rất nhỏ hoặc một số mặt hàng trong điện miễn giảm nhất định.
Tại thời điểm viết cuốn sách này, VAT ở Anh có mức độ:
= Mức 0%: được áp dụng cho một số loại thực phẩm, sách, báo và một số những mặt hàng khác
ằ Mức 5%: được ỏp đụng cho hàng húa là nhiờn liệu và năng lượng, ghế dành cho trẻ em trên ô tô và một số trang thiết bị dùng trong lĩnh vực xây dựng;
* Mức 17,5%: được áp dụng cho tất cả những mặt hàng khác.
Mức thuế 0% là việc chính phủ nên làm để việc thi hành VAT trở nên đễ dang hon.
Các doanh nghiệp có thể đăng ký VAT một cách tự nguyện nhưng cũng có khi lại là bắt buộc. Các yếu tố được xem xét trong diện này bao gồm:
* Hoạt động chuyển nhượng: Mua lại những thiết bị kinh doanh của một công ty có đăng ký VAT ở một quốc gia thuộc khối EU.
® Các loại hàng hóa có khả năng bị áp thuế: những hàng hóa và dịch vụ được xếp vào nhóm ap VAT.
* Giao dich ban hàng với nước ngoài: Khi một doanh nghiệp đã đăng ký VAT tại Anh quốc bán hàng cho một đối tác ở một quốc gia khác trong khối EU nhưng đối tác này chưa
đăng ký VAT.
Doanh nghiệp sẽ phải đăng ký VAT trong những trường hợp sau đây:
* Doanh thu của 12 tháng tiếp theo có khả năng vượt quá 61.000 bảng.
" Thực hiện tiếp quản một doanh nghiệp khác và doanh nghiệp này đã đăng ký VAT.
* Doanh thu từ các hoạt động chuyển nhượng, những loại hàng hóa có khả năng bị áp thuế và giao địch bán hàng với nước ngoài sẽ đạt hơn 61.000 bảng trong vòng 30 ngày.
168
QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CÔNG TY, VAT VÀ THUẾ
Một công ty sẽ phải chịu áp VAT khi mua hàng hóa nhưng có thể sẽ không phải chịu VAT trong các giao dịch bán hàng.
Bạn có thể giao địch bán hàng một cách bình thường với công ty nhà nước hoặc các công ty chưa đăng ký VAT. Tuy nhiên, mức giá qua hoạt động giao địch thương mại điện tử của bạn sẽ cao hơn chút ít hay lợi nhuận có được từ các hoạt động giao dịch thương mại điện tử của bạn sẽ thấp hơn vì bạn sẽ phải chỉ trả khoản VAT đối với các khoản giao dịch bán hàng nhưng lại không được khấu trừ trong doanh thu.
Việc tự nguyện đăng ký thuế VAT đã được để cập ở trên thực sự mang lại lợi ích cho những doanh nghiệp nhỏ trong cả hai trường hợp sau: khi mua nhiều trang thiết bị bị áp VAT sẽ được bồi hoàn lại khoản VAT đó và khi bán hàng chủ yếu bằng
mô hình thương mại điện tử, giá bán cho khách hàng đã bao gồm VAT.
Tuy nhiên, bạn sẽ phải thiết lập và duy trì hoạt động của hệ thống kế toán VAT cho riêng doanh nghiệp mình. Bạn có thể tham khảo những điều khoản rút đăng ký thuế trên trang web về VAT là www.hmrc.gov.uk.
Bạn không nên gian lận trong việc chấp bành đóng VAT bởi hình phạt bạn phải chịu có thể là bị tịch thu tài sản công ty và đương nhiên đây là con đường ngắn nhất để đi tới điểm dừng hoạt động của công ty.
Trong trường hợp bạn mắc phải sai phạm trong vấn để VAT, bạn sẽ nhận được những hình phạt thích đáng. Bên cạnh đó, cơ quan quản lý thuế và hải quan cũng thực hiện hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ, giúp các doanh nghiệp xây dựng hệ thống kế toán VAT một cách đơn giản và thực hiện chỉ trả nhanh gọn. Những thông tin này có chỉ tiết ở trang web trên.
Các công ty đã đăng ký VAT sẽ thực thi đóng VAT theo hệ thống quy định chuẩn đưới đây:
" Khi mua:
- Hóa đơn mua hàng của bạn bao gồm VAT, được ghi như sau: Ê 100 + £ 17,50 = £ 117,50.
- Bạn ghi lại thông tin hóa đơn trên hệ thống của mình như sau: £ 100 cho tài khoản mua và £ 17,50 cho VAT đầu vào.
" Khi bán:
- Bạn cung cấp cho khách hàng hóa đơn chỉ trả đã có
VAT, được ghi như sau: 0 300 + (9 52,5 = 0 352,50.
- Bạn ghi lại thông tin hóa đơn trên hệ thống của minh như sau: L] 300 cho tài khoản doanh thu và D 52,50 cho VAT đầu ra.
Kê khai VAT:
* Vào thời điểm cuối kỳ kế toán (thời điểm này có thể khác nhau, tùy thuộc vào kế hoạch của bạn nhưng thường sẽ là sau mỗi 03 tháng), bạn tổng hợp lại tất cả các khoản VAT
đầu vào và VAT đầu ra, điển những thông tin này vào tờ
khai để nộp lên cơ quan thuế.
* Thực hiện khấu trừ tương ứng và gửi công văn lên cơ quan thuế và hải quan nếu có sự khác biệt, hay nói cách khác nếu kết quả khấu trừ là âm thì bạn hãy yêu cẩu khoản bồi hoàn.
Với qui trình chuẩn trên, việc thực hiện VAT có vẻ khá đơn giản nhưng trên thực tế, trong những trường hợp cụ thể các nguyên tắc chỉ tiết lại khá phức tạp.
170
QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CÔNG TY, VAT VÀ THUẾ
'Thuế thu nhập, thuế doanh nghiệp và Bảo hiểm quốc gia'
Khi trở thành chủ doanh nghiệp, việc khai báo với hội đồng thuế thu nhập là diéu đương nhiên và bạn sẽ phải thực hiện hoàn thành tờ khai báo thuế theo định kỳ hàng năm. Mức thuế áp cho bạn sẽ được xác định dựa trên căn cứ vào Mục D của Luật Thuế. Người ta sẽ xem xét khả năng cân đối giữa những khoản chỉ tiêu nhất định với thu nhập của doanh nghiệp để quyết định mức thuế mà doanh nghiệp phải nộp.
Các khoản trợ cấp không chịu thuế được quy định trong luật nhưng việc áp dụng trên thực tế lại khác nhau trong mỗi trường hợp. Từ ngày 6 thang 4 nam 2008, những người già dưới 65 tuổi, sống đơn thân, có mức trợ cấp 5.225 bảng phải nộp thuế. Sau đó, quy định áp thuế cho tất cả những khoản thu nhập trong điện miễn giảm thuế được thực biện theo từng
trường hợp như sau: .
ằ Áp thuế mức 10% đối với những khoản thu nhập từ 2.230
bảng trở lên.
" Áp thuế mức 22% đối với những khoản thu nhập từ 2.231 bảng đến 34.600 bảng.
ằ Áp thuế mức 40% đối với những khoản thu nhập tử 34.600 bảng trở lên.
Các mức thuế trên chỉ áp dụng cho các khoản thu nhập từ lương; đối với các khoản tiển lãi và lợi tức cổ phần (khoản bạn nhận từ những công ty trách nhiệm hữu hạn trong đó bạn có góp cổ phần với tư cách là cổ đông).
——_—__——————
' Nội dung mục này dựa trên pháp luật của Anh nên chỉ mang tính chất tham khảo.
Bên cạnh đó, bạn sẽ phải chỉ trả khoản đóng góp vào bảo hiểm quốc gia. Có hai hình thức chi trả để bạn chọn lựa: Chi trả định kỳ hàng tuần theo khoản 2 và chỉ trả dựa trên phần trăm thu nhập theo khoản 4. Từ ngày 6 tháng 4 năm 2008, nếu bạn chỉ trả theo quy định của khoản 2 thì mức bảo hiểm cố định của bạn sẽ là 2,20 bảng mỗi tuần; nếu bạn chỉ trả theo quy định của khoản 4 thì mức bảo hiểm cố định hàng năm của bạn sẽ tương ứng với 8% lợi nhuận trong khoảng từ 5.225 đến 34.840 bảng hoặc 1% cho khoản lợi nhuận trên 34.840 bảng.
Vì khoản chỉ trả bảo hiểm theo khoản 4 và khoản thuế thu nhập được xác định sau kỳ kinh doanh hàng năm nên bạn chỉ cần thực hiện các khoản chỉ trả khi quỹ tiền mặt của công ty ổn định. Về khía cạnh nào đó, có thể nói bạn sẽ gặp một số khó khăn với cơ quan thuế sau khi kết thúc năm hoạt động đầu tiên của công ty. Dựa trên sự đánh giá của mình, cơ quan thuế sẽ ước tính mức thu nhập của công ty bạn trong năm tiếp theo.
Bên cạnh đó, bạn sẽ phải nộp trước một nửa khoản tiền thuế trong ky va đây cũng là một khó khăn cho bạn.
Thuế doanh nghiệp là một mục khá riêng biệt. Cũng tương tự như thuế thu nhập nhưng thuế doanh nghiệp lại đánh vào lợi nhuận của những công ty trách nhiệm hữu hạn chứ không áp cho đối tượng là các cá nhân. Từ ngày 6 tháng 4 năm 2008, mức thuế doanh nghiệp áp cho các công ty nhỏ (lợi nhuận hàng năm là 300.000 bảng trở lên) là 20%. Nếu những công ty này có lợi nhuận hàng năm là 1,5 triệu bảng thì họ sẽ bị áp mức thuế doanh nghiệp là 30%,
Giống như các cá nhân, các công ty cũng được phép tính toán khoản lợi nhuận của mình trong diện áp thuế sau khi xem xét các khoản chỉ tiêu thực tế trong kỳ kinh doanh. Bạn có thể
172
QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CÔNG TY, VAT VÀ THUẾ
tham khảo thông tin chỉ tiết về vấn để phức tạp này trên trang web www.mrc.gov.uk hoặc www.businesslink.gov.uk.
Miễn giảm thuế là vấn để đáng để bạn để cập tới. Trước khi bắt đầu mọi việc, bạn hãy làm việc với nhân viên kế toán của mình để tìm ra phương án giảm thiểu khoản thuế phải chỉ trả.
Khi bắt đầu công việc với vai trò là một thương nhân tự doanh hoặc một cổ đông thì rất có thể bạn sẽ được hoàn lại khoản thuế đã đóng của những năm trước đó. Quan niệm về
“khấu hao thuế” không hẳn chỉ dành cho những trường hợp kinh doanh thua lỗ mà trên thực tế có thể được minh họa qua các số liệu trong một kỳ thuế của công ty như sau:
“ Lợi nhuận ròng trước thuế 5.000 bang
“ Miễn giảm thuế (Ví dụ: Mua trang thiết bị) 15.000 —
= Khấu hao thuế 10.000 bảng
Trên thực tế, bạn không hể bị mất tiền. Về mặt số liệu, lợi nhuận của bạn chỉ là 5.000 bảng trong khi bạn phải nộp thuế 15.000 bảng cho khoản được miễn giảm thuế, thế nên bạn có lý do chính đáng công bố tình trạng thua lỗ khi thi hành các yêu cầu thuế. Bạn sẽ không phải nộp thuế cho khoản lợi nhuận 5,000 bang vì nó được xóa sạch nhờ tình trạng thua lỗ mà bạn báo cáo. Hơn thế nữa, nếu bạn đã nộp thuế trong những nắm trước đó thì bạn có thể yêu cầu được miễn giảm khoản thuế 10.000 bảng dựa trên số liệu đó. Hoặc bạn có thể sử dụng khoản 10.000 bảng đó để giảm nhẹ mức thuế phải nộp trong kỳ tiếp theo.
Bạn có thể tiến hành việc trên một cách chủ động. Nếu bạn muốn sử dụng lợi thế trên, bạn hãy tính toán cẩn thận ngay từ