2.1. KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG DÂN DỤNG HÀ NỘI
2.1.1 Chứng từ sử dụng và thủ tục nhập xuất NVL tại Công ty
Chứng từ sử dụng
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Dân dụng Hà Nội áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư số 200/2014 TT - BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính nên các chứng từ về nguyên vật liệu bao gồm:
- Hóa đơn GTGT (Mẫu 01GTKT3/001) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư
- Phiếu nhập kho (Mẫu 02 - VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT)
- Biên bản kiểm kê, vật tư, công cụ, hàng hóa (Mẫu 05 - VT) - Bảng phân bổ nguyên liệu, công cụ dụng cụ (Mẫu 07 - VT) - Một số chứng từ khác…
Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Quá trình mua hàng nhập kho vật tư của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Dân dụng Hà Nội được tiến hành theo các bước là:
+ Hóa đơn GTGT + Biên bản giao nhận + Phiếu nhập kho
Dựa trên kế hoạch cung ứng vật tư, Phòng Kế hoạch Vật tư lấy giấy báo giá vật tư, lập bảng dự trữ mua vật tư và chuyển qua cho Giám đốc duyệt.
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Viện Kế toán - Kiểm toán
Khi được duyệt thì sẽ xin tạm ứng tiền mua vật tư tại Phòng Kế toán. Sau đó Phòng Kế hoạch Vật tư tư tiến hành thu mua NVL. Việc thu mua NVL được tiến hành trên cơ sở thoả thuận giữa 2 bên: Công ty và bên cung cấp. NVL mua về kho do thủ kho và những người làm việc ở kho kiểm nhận (xác nhận, số lượng, chất lượng, chủng loại,…) vật tư mua có phù hợp với yêu cầu trong đơn đặt hàng không, loại bỏ hàng bị lỗi, hỏng vỡ…. Sau đó lập Biên bản giao nhận hàng hóa, lập Phiếu nhập kho và tiến hành nhập kho NVL. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho, kế toán trưởng.
Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch vật tư.
Liên 2: Giao cho thủ kho để lưu vào thẻ kho rồi sau đó chuyển cho Phòng Kế toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán
Liên 3: Giao cho người giao hàng để làm cơ sở thanh toán.
Quy trình luân chuyển chứng từ nguyên vật liệu nhập kho:
Sơ đồ 2-1: Quy trình nhập kho NVL.
(Nguồn: Phòng Kế toán - Tài chính)
SVTH: Đào Thị Hằng
16 Phòng kế
hoạch vật tư
Hội đồng kiểm nghiệm Bộ phận cung
ứng vật tư
Phòng kế hoạch vật tư
Kế toán Thủ kho NVL
Kế hoạch sản xuất
Hoá đơn mua hàng
Biên bản kiểm nghiệm
Phiếu nhập kho
Nhập NVL và ghi thẻ
kho
Ghi sổ, bảo quản
Biểu 2-1: Hóa đơn GTGT HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: BA/16P Liên 2: Giao khách hàng Số: 0000425 Ngày 05 tháng 04 năm 2016
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Đầu tư Bảo An
Địa chỉ: P505A, A6, Khu tập thể Thanh Xuân Bắc, Q. Thanh Xuân, Hà Nội Điện thoại: 043.510.3689 MST: 0104153473
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Công
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Dân dụng Hà Nội
Địa chỉ: Số 292 Ngõ Văn Chương, phố Khâm Thiên, phường Khâm Thiên, quận Đống Đa, Hà Nội
Hình thức thanh toán: CK MST: 0100105380 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Thép cuộn D6 Kg 350 10.300 3.605.000
5 Thép cuộn D8 Kg 388 10.300 3.996.400
3 Thép hình U200x76x5 Kg 800 10.727 8.581.600
4 Thép hình U250x78x7 Kg 900 10.818 9.736.200
Cộng tiền hàng: 25.919.200
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.591.920 Tổng cộng tiền thanh toán 28.511.120 Bằng chữ: Hai mươi tám triệu,năm trăm mười một nghìn, một trăm hai mươi đồng.
Người mua hàng (Ký, họ tên)
Người bán hàng (Ký, họ tên)
Ngày 05 tháng 04 năm 2016 Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, họ tên) Khi hàng về đến kho Công ty thiết lập biên bản kiểm nghiệm vật tư trước khi nhập kho.
Biểu 2-2: Biên bản kiểm nghiệm
Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Dân dụng Hà Nội
Địa chỉ: Số 292 ngõ Văn Chương, Phố Khâm Thiên, Q.Đống Đa, TP. Hà Nội
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Viện Kế toán - Kiểm toán Ngày 05 tháng 04 năm 2016
Số: 03/4
- Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0000425 ngày 05/04/2016 của Công ty Cổ phần Đầu tư Bảo An
- Thành phần Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông: Phạm Văn Phú Chỉ huy trưởng công trường
Ông: Đào Duy Tân Kỹ thuật viên
Ông: Đinh Thế Tùng Thủ kho
- Chúng tôi tiến hành kiểm nghiệm vật tư nhập tại kho Công trình Hầm Thanh Xuân kết quả kiểm nghiệm như sau:
STT Chủng loại ĐVT KL
giao nhận
KL đúng quy cách
KL sai quy cách
1 Thép cuộn D6 Kg 350 350
2 Thép cuộn D8 Kg 388 388
3 Thép hình U200x76x5 Kg 800 800 0
4 Thép hình U250x78x7 Kg 900 900 0
Kết luận của Ban kiểm nghiệm vật tư: Vật tư đạt tiêu chuẩn nhập kho.
Ban chỉ huy CT (Ký, họ tên)
Kỹ thuật CT (Ký, họ tên)
Thủ kho CT (Ký, họ tên)
SVTH: Đào Thị Hằng
18
Sau khi hàng đó được kiểm nhận đạt yêu cầu nhập kho, thủ kho viết phiếu nhập kho cho nguyên vật liệu:
Biểu 2-3: Phiếu nhập kho
Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Dân dụng Hà Nội
Địa chỉ: Số 292 ngõ Văn Chương, Phố Khâm Thiên, Q.Đống Đa, TP. Hà Nội
PHIẾU NHẬP KHO Ngày 05 tháng 4 năm 2016
Số: 01
Nợ TK: 152 Có TK: 112
Họ và tên người giao hàng: Đinh Thế Tùng
Địa chỉ (Bộ phận): Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Dân dụng Hà Nội Lý do nhập: Mua vật tư thi công CT Hầm Thanh Xuân
Nhập tại kho: Kho tại CT Hầm Thanh Xuân
STT Tên nhãn hiệu quy cách
phẩm chất vật tư ĐVT
Số lượng Đơn
giá Thành tiền Theo
CT
Theo nhập
A B D 1 2 3 4
1 Thép cuộn D6 Kg 350 350 10.300 3.605.000
2 Thép cuộn D8 Kg 388 388 10.300 3.996.400
3 Thép hình U200x76x5 Kg 800 800 10.727 8.581.600
Thép hình U250x78x7 Kg 900 900 10.818 9.736.200
Tổng cộng tiền hàng 25.919.200
Bằng chữ: Hai mươi lăm triệu, chín trăm mười chín nghìn, hai trăm đồng Ngày 05 tháng 04 năm 2016
Người lập phiếu Người giao nhận Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Viện Kế toán - Kiểm toán
Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Thực tế việc thu mua và nhập khẩu vật tư do Phòng Kế hoạch Vật tư căn cứ vào kế hoạch sản xuất của từng tháng, từng quý và theo tình hình sản xuất kinh doanh mà lên kế hoạch để xuất kho NVL một cách hiệu quả nhất.
Khi có phiếu yêu cầu xuất vật tư của tổ trưởng sản xuất , đội trưởng công trình kiểm tra, ký duyệt về từng loại vật liệu có quy cách, số lượng theo yêu cầu của công trình thì Phòng Kế hoạch Vật tư sẽ lập phiếu xuất kho cho từng loại vật tư tương ứng với từng đối tượng sử dụng. Căn cứ vào phiếu xuất kho bộ phận thủ kho xuất vật tư. Khi xuất thì thủ kho và người ký xác nhận về số lượng thực xuất vào phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho được lập 3 liên:
Liên 1: Lưu tại phòng vật tư.
Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi nhận vào thẻ kho Liên 3: Giao cho người lĩnh vật tư
Sơ đồ 2-2: Quy trình luân chuyển chứng từ NVL Xuất kho
(Nguồn: Phòng Kế toán - Tài chính)
SVTH: Đào Thị Hằng
20 Giấy đề nghị xuất vật tư
Thẻ kho, PXK
Biểu 2-4: Giấy đề nghị xuất vật tư
Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Dân dụng Hà Nội
Địa chỉ: Số 292 Ngõ Văn Chương, Phố Khâm Thiên, Q.Đống Đa, TP. Hà Nội
GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ Họ và tên: Lê Văn Cường
Bộ phận công tác: Phòng Kế hoạch – Vật tư Lý do: Thi công công trình Hầm Thanh Xuân
Stt Tên vật tư Đvt Số lượng Ghi chú
1 Thép cuộn D6 Kg 350
2 Thép cuộn D8 Kg 388
3 Thép hình U200x76x5 Kg 800
4 Thép hình U250x78x7 Kg 900
Kính mong ban lãnh đạo Công ty xem xét và ký duyệt.
Hà Nội, ngày 06 tháng 04 năm 2016 Trưởng phòng KH
(Ký, ghi rõ họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên)
Giám đốc
(Ký, ghi họ tên, đóng dấu) Căn cứ giấy đề nghị xuất vật tư đã được lãnh đạo Công ty duyệt, tiến
hành xuất vật tư cùng với việc lập phiếu xuất kho.
Biểu 2-5: Phiếu xuất kho
Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Dân dụng Hà Nội
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Viện Kế toán - Kiểm toán Địa chỉ: Số 292 Ngõ Văn Chương, Phố Khâm Thiên, Q.Đống Đa, TP. Hà Nội
PHIẾU XUẤT KHO Ngày 06 tháng 04 năm 2016
Số: 03/4
Nợ TK: 621 Có TK: 152 - Họ và tên người nhận hàng: Lê Văn Cường
- Bộ phận: Phòng Kế hoạch – Vật tư
- Lý do xuất kho: Dùng để thi công công trình Hầm Thanh Xuân - Xuất tại kho: Công trình Hầm Thanh Xuân
Stt Tên sản phẩm, hàng
hoá Đvt Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
A B C 1 2 3 4
1 Thép cuộn D6 Kg 350 350 10.300 3.605.000
2 Thép cuộn D8 Kg 388 388 10.300 3.996.400
3 Thép hình U200x76x5 Kg 800 800 10.727 8.581.600
4 Thép hình U250x78x7 Kg 900 900 10.818 9.736.200
Cộng 25.919.200
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi lăm triệu, chín trăm mười chín nghìn hai trăm đồng.
Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Người lập phiếu
(Ký, họ tên)
Người nhận hàng (Ký, họ tên)
Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên)
SVTH: Đào Thị Hằng
22