Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Dân dụng Hà Nội
Địa chỉ: Số 292 Ngõ Văn Chương, Phố Khâm Thiên, Q.Đống Đa, TP. Hà Nội SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Tháng 04 năm 2016
Đơn vị tính: VNĐ NTGS Chứng từ
Diễn giải Đã
ghi SHTK Số phát sinh
SH NT Nợ Có
Số trang trước
chuyển sang 2.563.459.000 2.563.459.000
01/04 HĐ418 01/04 Thanh toán mua vật tư PV Hầm TX
x x
3312 112
150.000.000
150.000.000 01/04 HĐ419 01/04 Thanh toán mua vật
tư PV CT Tân Vũ
x x
3312 112
264.245.173
264.245.173 01/04 HĐ418 01/04 Thanh toán tiền
thuê máy xúc PVTC
x
x 3312
1121 439.400.000
439.400.000 01/04 HĐ419 01/04 Thanh toán tiền gia
công ván khuôn x
x 3312
1121 150.000.000
150.000.000 01/04 HĐ420 01/04
Nhập kho Thép Hàn Quốc – CT Tân Vũ
x x x
1521 133 331
44.918.182 4.491.818
49.410.000 01/04 HĐ421 01/04
Nhập kho Thép hộp mạ kẽm – CT Hầm TX
x x x
1521 133 331
22.400.000 2.240.000
24.640.000 01/04 HĐ2541 01/04
Nhập kho Dầu Diezel – CT Tân Vũ
x x x
1523 133 1111
6.790.909 679.091
7.470.000
… … … …
05/04 HĐ425 05/04
Nhập Thép PV thi công – Hầm Thanh Xuân
x x x
1521 133 1121
25.919.200 2.591.920
28.511.120 06/04 PXK 06/04 Xuất NVL thi công
– Hầm Thanh Xuân x x
621 1521
25.919.200
25.919.200 06/04 PNK 06/04 Nhập kho Dầu
Diezel PV Sân bay Thọ Xuân
x x x
1523 133 1111
6.782.727 678.273
7.461.000 06/04 PNK 06/04 Nhập kho bulong x 1522 17.784.000
SVTH: Đào Thị Hằng
32
PVTC Hầm TX x
x 133
1111 1.778.400
19.562.400
… … … …
09/04 PNK 09/04 Nhập kho Thép cuốn D6 – Hầm TX
x x x
1521 133 1121
6.386.000 638.600
7.024.600 10/04 PXK 10/04 Xuất kho Thép D6
– Hầm TX
x x
621 1521
6.386.000
6.386.000 10/04 PNK 10/04 Nhập kho Đá phục
vụ Hầm Thanh Xuân
x x x
1521 133 1121
40.525.000 4.052.500
44.577.500 10/04 PXK 10/04 Xuất kho Đá – PV
Hầm TX x
x 621
1521 40.525.000
40.525.000
… … … …
21/04 PNK 21/04 Nhập kho Đá phục vụ Hầm Thanh Xuân
x x x
1521 133 1121
51.660.000 5.166.000
56.826.000 21/04 PXK 21/04 Xuất kho Đá – PV
Hầm TX x
x 621
1521 51.660.000
51.660.000 21/04 PXK 21/04 Xuất Vl thi công
Nút GT Trung Hòa x x
11.180.000
11.180.000 21/04 PNK 21/04 NK Thép hộp
Thuế VAT 10%
Chưa trả tiền
x x x
152 133 331
11.180.000 1.118.000
12.298.000 22/04 PXK 22/04 XK bu lông cho CT
Nút GT Trung Hòa x x
621 152
24.974.400
24.974.400
… … … …
25/04 PNK 25/04 NK Thép cuốn
PVTC Hầm TX x
x x
1521 133 331
1.297.800 129.780
1.427.580
… … … …
Cộng chuyển trang 23.396.231.000 23.396.231.000 Sổ này có: 11 trang, đánh từ trang số 01 đến trang số 11
Ngày mở sổ: 01/04/2016
Ngày 29 tháng 04 năm 2016 Người ghi sổ
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc (Ký, họ tên)
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Viện Kế toán - Kiểm toán
Biểu 2-10: Sổ cái TK152
Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Dân dụng Hà Nội
Địa chỉ: Số 292 Ngõ Văn Chương, Phố Khâm Thiên, Q.Đống Đa, TP. Hà Nội SỔ CÁI
Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Số hiệu: 152
Trích tháng 04 năm 2016
Đơn vị tính: VNĐ
NT GS
CT
Diễn giải
NKC TK
ĐƯ
Số tiền
SH NT Tran
g số
TT
dòng Nợ Có
Số dư ĐK 01 236.272.000
01/4 420 01/04 NK Thép Hà Quốc
01 112 44.918.182
01/4 2541 01/04 Nhập Dầu Diezel 01 111 1
6.790.909 01/4 2541 01/04 NK XM Tam
Điệp
01 112 86.100.000
… … … … … … … … …
05/04 425 05/04 NK Thép PVTC 03 112 1
25.919.200
06/04 PXK 06/04 XK Thép PVTC 03 621 25.919.200
06/04 PNK 06/04 NK dầu Diezel 03 111 1
6.782.727 06/04 PNK 06/04 NK Bu lông 03 111
1
17.784.000
… … … … … … … … …
09/04 PNK 09/04 NK Thép D6 05 112 6.386.000 10/04 PXK 10/04 Xuất kho Thép
D6 – PV Hầm TX
05 621 6.386.000
SVTH: Đào Thị Hằng
34
10/04 PNK 10/04 Nhập kho Đá phục vụ Hầm TX
05 112
1
40.525.000 10/04 PNK 10/04 Xuất kho Đá –
PV Hầm TX
05 112
1
40.525.000
… … … … … … … … …
21/04 PN 21/04 NK Đá PVTC 08 331 51.660.000
21/04 PX 21/04 XK Đá PVTC 08 621 51.660.000
21/04 PX 21/04 Xuất VL thi công 08 621 11.180.000
22/04 PX 22/04 XK bulong PV Nút giao Trung Hòa
08 621 24.974.400
… … … … … … … … …
25/04 PNK 25/04 NK Thép cuốn PVTC Hầm TX
10
… … … … … … … … …
Cộng số PS 22.780.435
.000
22.980.10 2.514
Số dư CK 36.604.490
Ngày 29 tháng 04 năm 2016 Người ghi sổ
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc (Ký, họ tên)
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Viện Kế toán - Kiểm toán
2.2.3. Kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Dân dụng Hà Nội chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực xây lắp cho nên thường thì NVL mua về chủ yếu dựa trên kế hoạch dự toán trước khá chặt chẽ và thường mua lô nào thì trong thời gian ngắn sẽ xuất kho hết lô đó nên lượng tồn kho NVL thường không nhiều và chủ yếu là tồn kho Thép, Xi măng, Đá, Cát…Mặc dù Công ty đã có nhiều biện pháp quản lý NVL một cách khoa học, chặt chẽ nhưng trong quá trình sản xuất của Công ty với số lượng nhập, xuất khá nhiều nên không tránh khỏi sai sót dẫn tới thừa hoặc thiếu NVL. Vì vậy, để đảm bảo việc xác định số lượng tồn kho thực tế của từng vật tư, đối chiếu số liệu thực tế trên sổ sách kế toán xác định vật tư thừa thiếu. Việc kiểm kê NVL công ty thường tổ chức 2 lần vào giữa và cuối năm kế toán.
Để tiến hành kiểm kê thì cần phải có 1 ban kiểm kê gồm: Kế toán NVL, nhân viên của phòng kế hoạch vật tư và thủ kho. Sau khi cân đo, đong điếm để xác định số liệu thực tế của NVL thì so sánh với số liệu sổ sách. Kết thúc kiểm kê lập biên bản kiểm kê gồm 2 liên: 1 bản giao cho thủ kho để thủ kho điều chỉnh thẻ kho, 1 liên giao cho kế toán NVL để điều chỉnh số liệu trên phần mềm kế toán. Kết quả kiểm kê giúp kế toán điều chỉnh số liệu trên tài khoản kế toán và lập báo cáo kiểm kê cuối kỳ. Tuy nhiên trên thực tế tại Công ty thì thường số liệu thực tế khớp với số liệu sổ sách kế toán nên nghiệp vụ này ít khi xảy ra.
SVTH: Đào Thị Hằng
36
Biểu 2-11: Bảng tổng hợp kiểm kê vật tư
Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Dân dụng Hà Nội
Địa chỉ: Số 292 Ngõ Văn Chương, Phố Khâm Thiên, Q.Đống Đa, TP. Hà Nội BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ
Thời điểm kiểm kê: 29/04/2016 Kho: Công trình Hầm Thanh Xuân - Ban kiểm kê gồm:
1. Ông: Phạm Văn Phú - Chức vụ cán bộ vật tư (Trưởng ban) 2. Ông: Đinh Thế Tùng - Thủ kho (Uỷ viên)
3. Bà: Hoàng Thị Huyền - Kế toán vật tư (Uỷ viên).
TT Tên sản phẩm, hàng
hoá ĐVT
Số lượng Chênh lệch Đơn giá Theo sổ
sách
Thực tế
kiểm kê Thừa Thiếu
A B C 1 2 3 4 5
1 Thép cuộn D6 Kg 350 350 0 0
2 Thép cuộn D8 Kg 388 388 0 0
3 Thép hình U200x76x5 Kg 800 800 0 0
4 Thép hình U250x78x7 Kg 900 900 0 0
Tổng cộng
Kết luận của ban kiểm kê: Sau khi kiểm kê số lượng NVL đầy đủ và bị thiếu hụt trong định mức cho phép.
Người lập Phụ trách kế toán Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Viện Kế toán - Kiểm toán CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG DÂN DỤNG HÀ NỘI
3.1. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TẠI CÔNG TY
3.1.1. Ưu điểm
Ưu điểm chung
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Dân dụng Hà Nội lựa chọn hình thức Nhật ký chung rất phù hợp cho việc phân công lao động kế toán, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hệ thống chứng từ Công ty sử dụng tương đối đầy đủ và hoàn thiện bao gồm những chứng từ bắt buộc và những chứng từ hướng dẫn của Bộ Tài chính. Chính vì sự chặt chẽ này nên có thể nói hệ thống chứng từ của Công ty đáp ứng yêu cầu của cơ quan quản lý.
Về hệ thống tài khoản của Công ty sử dụng hầu hết các tài khoản phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh.
Về hệ thống báo cáo, công ty sử dụng hầu hết các loại báo cáo điều này đã giúp cung cấp thông tin tương đối đầy đủ.
Về hệ thống sổ sách: Từ khi hình thức sổ kế toán mới được áp dụng đến nay phòng kế toán đã có một hệ thống sổ sách kế toán chặt chẽ, liên quan với nhau.
Ưu điểm về kế toán nguyên vật liệu
- Thứ nhất: Về quản lý với việc tổ chức công tác kế toán khá chặt chẽ ở các khâu. Em nhận thấy việc hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty đã đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như yêu cầu của Bộ Tài chính. Kế toán vật tư đã có sự phối hợp chặt chẽ đồng bộ với các phần hành kế toán khác và các phòng ban SVTH: Đào Thị Hằng
38
như phòng vật tư, thủ kho, từ việc nhập chứng từ đến việc phản ánh lên sổ kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác kịp thời về tình hình sử dụng, dự trữ cho người quản lý.
- Thứ hai: Về tình hình cung cấp vật liệu của Công ty gồm nhiều loại, các hoạt động nhập xuất lại diễn ra thường xuyên đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ. Để đảm bảo đáp ứng yêu cầu này công ty đã tổ chức khá tốt đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ, chính xác về mẫu mã, chất lượng…
- Thứ ba: Việc hạch toán tổng hợp Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với doanh nghiệp lớn.
Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song đảm bảo thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán số liệu, thuận tiện cho việc sử dụng kế toán máy.
3.1.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên, do quy mô của Công ty khá lớn và ngày càng được mở rộng nên nguyên vật liệu được Công ty sử dụng ngày càng đa dạng phong phú về số lượng, chủng loại do đó hạch toán nguyên vật liệu tại công ty còn một số tồn tại cần tiếp tục được hoàn thiện:
Về bộ máy kế toán
Việc luân chuyển chứng từ kế toán về Phòng Tài chính Kế toán còn chậm chạp nên việc cung cấp thông tin kinh tế đã xử lý cho lãnh đạo các bộ phận và cho Ban giám đốc còn chưa kịp thời, điều này đã ảnh hưởng lớn đến công tác chỉ đạo sản xuất của các bộ phận thuộc Công ty.
Hoạt động kiểm tra kiểm soát và phân tích tài chính của Công ty chưa thực sự hiệu qủa, Công ty chưa có nhân viên chuyên làm nhiệm vụ phân tích tài chính. Trong điều kiện cạnh tranh ngày càng khốc liệt như hiện nay, việc
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Viện Kế toán - Kiểm toán
có một bộ phận chuyên phân tích tài chính hiệu quả sẽ đem lại rất nhiều thuận lợi cho hoạt động của doanh nghiệp, nó giúp cho doanh nghiệp có thể nhận biết được các dấu hiệu rủi ro trong kinh doanh, nhận biết được các cơ hội để có biện pháp ứng xử phù hợp.
Về công tác kế toán:
Công tác kế toán ở Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Dân dụng Hà Nội được thực hiện tương đối tốt tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số điểm chưa hợp lý như sau:
- Tổ chức chứng từ: Nhìn chung, việc tổ chức chứng từ của công ty về cơ bản đã tuân thủ theo những quy định của chế độ kế toán. Tuy nhiên, do số lượng các nghiệp vụ phát sinh nhiều, khối lượng chứng từ lớn, lại bị dồn nhiều vào cuối tháng nên xảy ra tình trạng một số chứng từ bị thiếu chữ ký, không đúng theo quy định của chế độ.
- Sổ sách kế toán: Công ty hiện đang áp dụng hình thức Kế toán máy.
Việc kết chuyển số liệu lên các sổ sách tương ứng được tự động hóa theo phần mềm đã lập trình, đảm bảo tuân thủ theo Luật kế toán và Chế độ kế toán.
Tuy nhiên Công ty không thực hiên việc in các sổ kế toán thường xuyên mà chỉ in khi có yêu cầu sử dụng (như khi tiến hành kiểm toán). Công ty nên thực hiện việc in sao những sổ này để đề phòng có sự cố máy tính xảy ra. Tất nhiên việc xảy ra sự cố như vậy là rất hiếm nhưng nếu xảy ra sự cố thật thì việc tìm và ghi chép lại những số liệu đã mất là công việc vô cùng nan giải.
Về kế toán nguyên vật liệu
- Về tổ chức thu mua, dự trữ và bảo quản
Công ty đã tổ chức được một bộ phận tiếp liệu chuyên đảm nhận công tác thu mua vật tư trên cơ sở đã xem xét, cân đối giữa kế hoạch sản xuất và nhu cầu. Với khối lượng vật tư sử dụng tương đối lớn, chủng loại vật tư nhiều, đa dạng mà đơn vị vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cho sản xuất SVTH: Đào Thị Hằng
40
không để tình trạng ứ đọng nhiều nguyên vật liệu hoặc ngừng sản xuất. Công ty đã xác định được mức dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý, đảm bảo cho quá trình sản xuất. Kinh doanh không bị gián đoạn. Hệ thống kho tàng của công ty được bố trí tương đối hợp lý, phù hợp với cách phân loại vật liệu mà công ty đã áp dụng.
-Về khâu sử dụng vật liệu: Vật liệu xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu định trước xuất vật liệu sản xuất. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận phải có giấy đề xuất gửi lên phòng kinh doanh và phải được lãnh đạo xem xét, ký duyệt. Điều này giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu xuất vào sản xuất một cách chặt chẽ và là cơ sở chủ yếu cho việc phấn đấu hạ thấp chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm.
- Việc ghi chép một số chứng từ, sổ kế toán của công ty chưa hợp lý, sổ nhật ký chung, giấy thanh toán tạm ứng…
- Một số chứng từ thuận tiện cho công tác hạch toán, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty nhưng chưa được sử dụng.
3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG DÂN DỤNG HÀ NỘI 3.2.1. Về công tác quản lý vật liệu
+ Công ty nên xây dựng hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu một cách cụ thể đối với từng loại, từng thứ vật liệu, phải dựa trên yêu cầu kỹ thuật công nghệ của sản phẩm kết hợp với thực tế và kinh nghiệm sản xuất.
Ngoài ra, phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, trích lập các quỹ để có nguồn đầu tư máy móc trang thiết bị hiện đại tiêu hao ít nguyên liệu. Động viên khuyến kích những người có sáng kiến tiết kiệm chi phí
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Viện Kế toán - Kiểm toán
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong sản xuất, đồng thời có biện pháp phạt đối với những ai cố tình làm sai, làm ẩu gây lãng phí nguyên vật liệu. Trong thực tế sau khi hoàn thành các thủ tục nhập - xuất kho nguyên vật liệu, chuyển phiếu nhập - xuất kho lên phòng kế toán thường được thực hiện vào cuối tháng.
+ Theo em để quản lý chặt chẽ hơn tình hình nguyên vật liệu của công ty, để nắm bắt được tình hình xuất nhập tồn kho nguyên vật liệu, đảm bảo yêu cầu số lượng, chất lượng của vật liệu kế toán phải thường xuyên xuống kho kiểm tra, đối chiếu ghi sổ. Thêm vào đó thì công ty cũng nên thường xuyên kiểm kê các kho bãi để đánh giá lại toàn bộ nguyên vật liệu tồn kho, so sánh giữa thực tế với sổ sách kế toán nhằm quản lý tốt hơn tài sản của công ty, nêu cao tinh thần làm việc cẩn thận của nhân viên kế toán và các cán bộ vật tư.
+ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Dân dụng Hà Nội cũng nên xây dựng và thực hiện chế độ thưởng phạt, tăng cường kỷ luật sản xuất với các công nhân vi phạm chế độ lao động làm thất thoát vật chất, đồng thời đề ra chế độ khen thưởng đối với cá nhân, tập thể đã có sáng kiến trong sản xuất như tiết kiệm nguyên vật liệu, nâng cao chất lượng sản phẩm. Có như vậy toàn thể nhân viên trong công ty nói chung, cán bộ nhân viên sản xuất và quản lý liên quan đến nguyên vật liệu nói riêng sẽ hào hứng trong công việc, thường xuyên góp ý những sáng kiến trong sản xuất và quản lý nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất.
+ Ngoài ra công ty cũng cần phải xây dựng định mức nguyên vật liệu tồn kho phù hợp cho từng loại nguyên vật liệu đảm bảo nguồn cung cấp kịp thời cho thực hiện tiến độ thi công liên tục và không bị đọng vốn hoặc phải giãn tiến độ thi công hoặc phải tăng chi phí do giá nguyên vật liệu như sắt thép hiện nay đang tăng cao.
SVTH: Đào Thị Hằng
42
3.2.2. Về tài khoản sử dụng tại Công ty
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Dân dụng Hà Nội nên mở tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” - Tài khoản này phản ánh tình hình sự biến động về hàng mua đang đi đường của Công ty mà Công ty đã mua hoặc chấp nhận mua đã thuộc quyền sở hữu của Công ty nhưng cuối tháng chưa về nhập kho.
- Kết cấu TK 151: Công ty nhận được chứng từ nhưng cuối kỳ hàng chưa về, căn cứ vào hoá đơn nhận được kế toán ghi:
Nợ TK 151: Giá chưa thuế
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331….. Tổng giá thanh toán Sang kỳ sau vật liệu về nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 152 (Chi tiết) Có TK 151
3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ tại Công ty
Hiện nay ở Công ty vẫn còn xảy ra tình trạng gửi chứng từ về muộn do đó làm ảnh hưởng đến công tác hạch toán, dẫn đến phản ánh không chính xác, kịp thời về quá trình Nhập - Xuất NVL ảnh hưởng đến việc hạch toán chi phí vật tư của Công ty. Một phần là do thủ kho chưa thực sự quan tâm, chưa thực sự có trách nhiệm, một phần là do có các công trình ở xa công ty nên việc đi lại còn gặp nhiều khó khăn. Trong thời gian tới Công ty cần đưa ra những quy định thưởng, phạt rõ ràng đối với những cá nhân có liên quan, như là: thực hiện một cách triệt để về thời gian gửi chứng từ về phòng kế toán theo quy định của Công ty (đối với các công trình ở xa công ty là không quá 5 ngày );
hoặc là khi nhận tiền tạm ứng mua vật tư một số ngày nhất định (Không quá