CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH DOANH SẢN XUẤT CỦA
2.1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BIGRFEED HƯNG YÊN
1.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp
BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN GIÁM ĐỐC
PHÒNG ĐIỀU HÀNH SẢN
XUẤT
PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ
TOÁN
PHÒNG
KCS PHÒNG
HÀNH CHÍNH- NHÂN SỰ
PHÂN XƯỞNG 5 PHÂN
XƯỞNG 4 PHÂN
XƯỞNG 3 PHÂN
XƯỞNG 2 PHÂN
XƯỞNG 1
PHÒNG KINH DOANH
Công ty Cổ phần Bigrfeed Hưng Yên được xây dựng theo mô hình công ty cổ phần vốn góp của nhiều cổ đông. Bộ máy của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng để tránh cồng kềnh, quá tải. Các phòng ban liên kết với nhau theo quan hệ dọc và ngang, có các quyền hạn và trách nhiệm xác định, có chức năng tham mưu cho giám đốc trong quản lý và điều hành công ty.
Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty CP Bigrfeed Hưng Yên
Nhiệm vụ và chức năng của các bộ phận trong Công ty:
Hội đồng quản trị:
- Quyết định chiến lược phát triển và phương án đầu tư của Công ty.
- Kiến nghị loại cổ phần và số cổ phần từng loại được quyền chào bán.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giám đốc, Phó giám đốc, kế toán trưởng của Công ty.
PHÒNG KĨ THUẬT
BỘ PHẬN
KHO
- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty, quyết định thành lập Công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn mua cổ phần của doanh nghiệp khác.
Giám đốc:
- Quyết định mọi vấn đề liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty.
- Được quyền quyết định các hợp đồng mua, bán, cho vay và các hợp đồng khác có giá trị nhỏ hơn 10% giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của Công ty.
- Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty, trừ các chức danh do Hội đồng quản trị bổ nhiệm.
- Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quản lý nội bộ của Công ty.
Ban kiểm soát:
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của Công ty.
- Thường xuyên thông báo với Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Phó Giám đốc:
- Là người được ủy quyền giải quyết mọi công việc khi Giám đốc đi vắng.
- Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc và giúp Giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
* Phòng Hành chính – Nhân sự:
- Giúp đỡ ban lãnh đạo về các mặt công tác thuộc lĩnh vực hành chính: phân phối lưu trữ công văn giấy tờ, liên lạc kịp thời giữ bí mật, tổ chức phục vụ đối nội, đối ngoại. Cụ thể là:
+ Tổng hợp điều hồ các hoạt động chung của Công ty.
+ Tiếp nhận và phân phối công văn giấy tờ, truyền đạt lại các chỉ thị mệnh lệnh của Ban Giám đốc đến các phòng ban.
+ Phục vụ phương tiện và các điều kiện hoạt động của các lãnh đạo và các phòng ban.
+ Quan hệ với địa phương sở tại: Phường xã, nơi Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh
- Tham mưu quản lý chỉ đạo nghiệp vụ các mặt công tác tổ chức cán bộ nhân sự, lao động, tiền lương, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật, bảo vệ.
* Phòng Tài chính kế toán:
Đây là phòng tham mưu quản lý chỉ đạo nghiệp vụ và trực tiếp làm công tác tài chính kế toán thống kê của Công ty. Cụ thể:
+ Tham mưu cho ban lãnh đạo và theo dõi thực hiện các quy chế về quản lý kinh tế tài chính. Quyết toán và phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh, xử lý các tồn tại về mặt tài chính.
+ Quản lý giá thành và lợi nhuận của Công ty
+ Phân phối và điều hồ vay vốn phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. Theo dõi công nợ của các Đại lý cấp I, làm thủ tục thanh toán cho các nhà cung cấp nguyên liệu. Lập kế hoạch và hướng dẫn thực hiện kế hoạch thu chi tài chính của Công ty.
+ Làm báo cáo thuế hàng tháng, cân đối các khoản thuế phải nộp và thuế được khấu trừ, làm việc với Cục thuế.
* Phòng Kinh doanh: tham mưu cho lãnh đạo Công ty về quản lý nghiệp vụ kinh doanh:
+ Xuất nhập khẩu và thị trường nguyên liệu nhập; Xây dựng các kế hoạch nhập khẩu, theo dõi và tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch
+ Thu mua nguyên liệu và các loại hàng hóa phụcvụ sản xuất; xây dựng các kế hoạch mua, theo dõi và tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch.
+ Nghiên cứu, điều tra tình hình thị trường, lên kế hoạch bán hàng tháng.
+ Tham mưu cho Ban Giám đốc hoạch định chiến lược kinh doanh.
+ Tổ chức bán hàng, tổ chức các chương trình khuyến mại.
* Bộ phận Kho: Chịu trách nhiệm chuẩn bị các đơn đặt hàng đến các kho sao cho phù hợp với diện tích kho, cơ cấu các loại nguyên liệu trong công thức sản xuất.
+ Sắp xếp lưu trữ hàng hoá nguyên liệu, cân đối các kho đảm bảo tận dụng triệt
+ Phối hợp với Bộ phận Thu mua, giao nhận vận chuyển để nhận, chuyển hàng đến các kho cho hợp lý.
+ Hàng ngày, theo doĩ báo cáo tình hình xuất, nhập, tồn tại các kho.
+ Cuối tháng kiểm kê kho, lập các báo cáo trình Ban Giám đốc.
Giao nhận – Vận chuyển:
+ Làm việc với các đơn vị vận chuyển đảm bảo đầy đủ phương tiện: ôtô, sàlan, containeur chuyển hàng cho các kho, các đại lý, giảm thiểu sự hao hụt nguyên liệu, tiết kiệm chi phí vận chuyển...
+ Phối hợp với Bộ phận Thu mua, giao nhận và vận chuyển nguyên liệu.
+ Phối hợp với Bộ phận Sản xuất và Thương mại nhận hàng thành phẩm và chuyển đến cho các đại lý.
* Phòng Sản xuất:
+ Lên kế hoạch sản xuất dựa trên kế hoạch bán và đơn đặt hàng của Thương mại + Phối hợp với Bộ phận Kho và Thu mua chuẩn bị nguyên liệu đáp ứng cho sản xuất.
+ Phối hợp với Kho về lượng hàng tồn trong kho thực tế để sản xuất đủ số lượng, chủng loại hàng cho phù hợp.
+ Các trưởng ca trực tiếp điều hành các công nhân sản xuất.
* Phòng KCS: quản lý chất lượng sản phẩm của Công ty từ khâu nhận nguyên liệu đến khâu ra thành phẩm:
+ Tất cả các loại nguyên liệu thua mua trong nước và nguyên liệu nhập đều được phân tích và kiểm tra chất lượng trước khi nhập vào kho.
+ Phòng phân tích có trách nhiệm phân tích các mẫu nguyên liệu, mẫu thành phẩm, so sánh kết quả phân tích với những chỉ tiêu chất lượng theo đúng yêu cầu kỹ thuật quy định trong công thức.
+ KCS nguyên liệu kết hợp cùng với Bộ phận Thu mua đi đến các vùng nguyên liệu trực tiếp lấy mẫu, chọn lấy những mẫu đạt chất lượng. Đối với những loại hàng nhập tại nhà máy, nhân viên KCS có trách nhiệm kiểm từng lô hàng rồi mới cho phép nhập vào kho.
+ KCS Thành phẩm: kiểm tra tất cả các lô hàng vừa được sản xuất, lấy mẫu phân tích, có quyền giữ lại những lô hàng không đạt chẫt lượng.
* Phòng Kỹ thuật: Theo dõi hoạt động của toàn bộ dây chuyền sản suất:
+ Bảo trì, bảo dưỡng nhà xưởng máy móc theo định kỳ, đảm bảo cho máy móc chạy đủ công suất đáp ứng cho sản xuất.
+ Phối hợp với ca sản xuất xử lý những sự cố về máy móc.
+ Sửa chữa, bảo dưỡng xe cộ của nhà máy
+ Đảm đương việc quản lý các linh kiện thay thế và quản lý việc cung cấp điện nước.