Chương II: Thực trạng hoạt động TTQT tại SHB
2.2 Thực trạng hoạt động TTQT tại SHB
2.2.2 Quy trình thực hiện các phương thức TTQT chủ yếu tại SHB
Để thực hiện chuyển tiền qua hệ thống ( từ HSC đến Chi nhánh hoặc từ Chi nhánh đến HSC) đựơc thực hiện trên mạng thanh toán nội bộ. Việc
36
truyền và nhận điện giữa HSC và các ngân hàng ngoài hệ thống được chuyển qua bộ phận SWIFT để truyền đi hoặc mạng thanh toán khác (Telex, thư).
1) Lệnh chuyển tiền từ khách hàng
Chuyển tiền cho khách hàng có 2 loại: chuyển tiền mậu dịch (thanh toán hàng nhập khẩu, chiếm 90% tổng số tiền giao dịch chuyển tiền cho khách hàng) và chuyển tiền phi mậu dịch (thanh toán cho các dịch vụ khác). Chuyển tiền đi cho khách hàng bao giờ cũng xuất phát từ HSC Hà Nội hoặc Sở giao dịch Thành phố Hồ Chí Minh hoặc Chi nhánh đóng vai trò khởi tạo. Vì thế nhiệm vụ quan trọng nhất của các Chi nhánh trong công đoạn này là tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ chuyển tiền.
Ngoài chuyển tiền theo lệnh của khách hàng, Chi nhánh còn thực hiện các giao dịch vốn kinh doanh cho bản thân ngân hàng, các chứng từ hồ sơ cho các giao dịch của bản thân Chi nhánh cũng phải kiểm tra theo đúng quy định quản lý ngoại hối của NHNN và SHB.
2) HSC nhận điện từ Chi nhánh qua mạng nội bộ và phân loại - Chuyển đến được xử lý ngay tại HSC bằng hạch toán thích hợp - Chuyển đến để chuyển tiếp ra ngoài hệ thống
2’)HSC nhận điện chuyển đến của các ngân hàng ngoài hệ thống từ mạng SWIFT
Bộ phận SWIFT nhận điện chuyển vào chương trình mạng nội bộ và phân loại
- Điện chuyển đến xử lý tại HSC
- Điện chuyển tiếp cho Chi nhánh nhận điện.
3) HSC chuyển tiếp điện đến bộ phận SWIFT để truyền ra ngoài hệ thống.
3’) HSC chuyển điện cho Chi nhánh nhận điện trên mạng nội bộ nếu ngân hàng khởi tạo và ngân hàng nhận điện đều là Chi nhánh SHB.3*)HSC chuyển tiếp điện từ SWIFT cho Chi nhánh nhận.
37
4) Chi nhánh nhận điện đến xử lý bằng các hình thức hạch toán thích hợp và thông báo cho người hưởng.
b) Quy trình thanh toán L/C nhập khẩu
Trong quy trình thanh toán L/C nhập khẩu tại SHB thì HSC ngoài vai trò nhận điện phát hành L/C, tạo điện chuyển tiếp ra ngân hàng nước ngoài, HSC còn có nhiệm vụ phát hành L/C nhập khẩu, tiếp nhận, kiểm tra và thanh toán cho bộ chứng từ cho các Chi nhánh.
1) Sở giao dịch và Chi nhánh SHB tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ xin mở L/C của ngân hàng nhập khẩu, tuân thủ đúng thủ tục và điều kiện quy định.
Các L/C do Chi nhánh phát hành và các sửa đổi L/C sau khi đuợc tạo lập do trưởng phòng TTQT kiểm soát, tính ký hiệu mật truyền về HSC, nếu L/C vượt mức phán quyết thì phải thêm bước tính ký hiệu mật của Tổng giám đốc.
2) HSC - SHB nhận điện đến của các Chi nhánh từ mạng nội bộ.
HSC có trách nhiệm kiểm tra L/C hoặc sửa đổi L/C phát hành từ Chi nhánh phù hợp thông lệ quốc tế và đúng theo tiêu chuẩn SWIFT, nếu có yếu tố rủi ro cho khách hàng hoặc ngân hàng thì thông báo cho Chi nhánh bằng cách nhanh nhất, yêu cầu Chi nhánh sửa đổi bằng điện.
3) Ngân hàng đại lý nhận thống báo L/C SHB phát hành thông qua mạng SWIFT hoặc Telex, thư
Phần lớn các ngân hàng thông báo được chỉ định là các ngân hàng đại lý của SHB. Đó vừa là ngân hàng nhận điện phát hành L/C vừa là ngân hàng thương lượng bộ chứng từ cho người xuất khẩu.
Nhưng nếu ngân hàng thông báo được chỉ địnhlà một ngân hàng khác thì ngân hàng đại lý sẽ thông báo chuyển tiếp cho ngân hàng được chỉ định này.
4) Ngân hàng đại lý thông báo L/C cho nhà xuất khẩu
38
5) Ngưòi hưởng L/C trình bộ chứng từ giao hàng cho ngân hàng thương lượng sau khi giao hàng
6) Ngân hàng thương lượng gửi bộ chứng từ kèm chỉ dẫn thanh toán cho Chi nhánh loại I
6’) Ngân hàng thương lượng gửi bộ chứng từ kèm chỉ dẫn thanh toán cho HSC - SHB
7) HSC - SHB gửi chứng từ và phiếu kiểm tra chứng từ cho Chi nhánh loại II
8) Chi nhánh phân loại phiếu kiểm tra loại I và loại II gửi chứng từ cho khách hàng nhập khẩu.
Chi nhánh loại I: Có 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận bộ chứng từ để kiểm tra.
Chi nhánh loại II: do HSC nhận chứng từ nên phòng TTQT - HSC có 4 ngày làm việc kể từ ngày nhận để kiểm tra và gửi về cho Chi nhánh.
9) Chi nhánh loại I nhập điện thanh toán L/C nhập khẩu
Sau khi bộ chứng từ được kiểm tra hoàn hảo hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán, Chi nhánh lập điện thanh toán truyền về HSC.
10) SHB thanh toán L/C nhập khẩu cho ngân hàng nước ngoài.
Chi nhánh loại I: HSC nhận điện thanh toán từ Chi nhánh và kiểm soát tinh shơp lệ trước khi tạo điện chuyển tiếp qua mạng SWIFT.
Chi nhánh loại II: HSC lập điện thanh toán trực tiếp chuyển qua mạng SWIFT rồi báo nợ cho Chi nhánh.
c) Quy trình thanh toán L/C xuất khẩu
HSC - SHB có chức năng nhận chuyển tiếp L/C, sửa đổi L/C hoặc các bức điện giao dịch kác có liên quan đến L/C xuất khẩu cho các Chi nhánh hoặc ngân hàng khác hệ thống. Nếu ngân hàng phát hành chỉ định L/C cần được xác nhận của SHB thì việc xác nhận này chỉ được xác nhận tại HSC - SHB.
39
Các Chi nhánh SHB được phép nhận thông báo L/C, sửa đổi L/C, cho khách hàng khi đã HSC xác thực hoặc các ngân hàng khác có uy tín xác thực. Tanh toán L/C xuất khẩu tại SHB có quy trình như sau:
1) Nhà nhập khẩu nước ngoài yêu cầu ngân hàng phát hành L/C cho người hưởng ( là nhà xuất khẩu Việt Nam)
2) SHB nhận L/C, sửa đổi L/C hoặc yêu cầu xác nhận L/C từ ngân hàng phát hành thông qua mạng SWIFT để thông báo chuyển tiếp.
3) SHB chuyển tiếp điện L/C, các sửa đổi hoặc các điện khác có liên quan cần thông báo cho Chi nhánh qua mạng nội bộ hoặc thông báo chuyển tiếp L/C cho các ngân hàng khác ngoài hệ thống trên mạng SWIFT hoặc mạng thanh toán khác.
3’) Các ngân hàng ngoài hệ thống thông báo chuyển tiếp L/C, sửa đổi L/C cho Chi nhánh SHB.
Trước khi thông báo cho khách hàng hưởng L/C và các sửa đổi L/C, các Chi nhánh phải đảm bảo tính xác thực bằng cách kiểm tra SWIFT key, mẫu chữ ký của người có thẩm quyền trên L/C, TEST key. Nếu L/C Chi nhánh nhận từ ngân hàng khác SHB thì phải xác nhận chữ ký của ngân hàng thông báo đó.
Các trường hợp L/C chưa được xác thực thì trong thông báo cho khách hàng Chi nhánh phải có lưu ý: L/C chưa được xác thực.
4) Các Chi nhánh thông báo L/C cho khách hàng hưởng L/C ( nhà xuất khẩu)
5) Nhà xuất khẩu trình bộ chứng từ và L/C gốc cho Chi nhánh SHB Chi nhánh loại I kiểm tra bộ chứng từ xuất khẩu ngay khi nhận theo đúng thủ tục quy định.
Chi nhánh loại II sau khi nhận trong vòng 1 ngày, đóng gói chứng từ kèm bảng kê chứng từ gửi về HSC xử lý tiếp.
40
Chi nhánh loại I có 5 ngày, HSC có 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận chứng từ để kiểm tra.
Các Chi nhánh chỉ được phép chiết khấu bộ chứng từ xuất khẩu với điều kiện bảo lưu quyền truy đòi người ký phát hối phiếu trong trường hợp ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng hoàn tiền, ngân hàng xác nhận không thanh toán và phải thỏa mãn các điều kiện quy định.
6) HSC, Chi nhánh loại I gửi bộ chứng từ đến ngân hàng phát hành kèm theo thư chỉ dẫn hòan tiền. Nếu L/C cho phép đòi tiền bằng điện, Chi nhánh lập điện để gửi về HSC chuyển tiếp cho ngân hàng hòan tiền.
7) Ngân hàng phát hành thông báo cho nhà nhập khẩu về bộ chứng từ
8) Ngân hàng phát hành thanh toán cho Chi nhánh SHB thông qua HSC bằng mạng SWIFT
9) HSC báo có tiền thanh toán L/C xuất khẩu cho các Chi nhánh 10) Chi nhánh báo có cho khách hàng hưởng L/C.
d) Quy trình thanh toán nhờ thu nhập khẩu ( nhờ thu đến)
Các Chi nhánh SHB được phép tiếp cận ủy nhiệm nhờ thu ( cả nhờ thu trơn và nhờ thu kèm chứng từ) do các tổ chức tài chính trong và ngoài nước nhận đến. Trường hợp đặc biệt nếu có sự thỏa thuận truớc thì chứng từ có thể do khách hàng nước ngoài trực tiếp gửi đến nhưng Chi nhánh phải xác thực được lệnh nhờ thu và các chỉ định liên quan để tránh tranh chấp pháp lý sau này.
1) Nhà xuất khẩu giao hàng
2) Nhà xuất khẩu gửi chứng từ kèm ủy thác nhờ thu tại ngân hàng nhà xuất khẩu.
3) Chi nhánh SHB tiếp nhận bộ chứng từ nhờ thu do ngân hàng nước ngoài chuyển tới, lêngj nhờ thu phải phù hợp thông lệ quốc tế.
41
4) Chi nhánh xử lý và thông báo về chứng từ nhờ thu cho khách hàng ( nhà nhập khẩu).