Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu này tập trung vào việc phân tích và đánh giá pháp lý về đầu tư trang thiết bị văn phòng của Công ty Cổ phần Viễn thông FPT, chi nhánh Bình, trong bối cảnh cuộc cách mạng 4.0.
Để nâng cao sự đầu tư vào trang thiết bị văn phòng tại công ty cổ phần viễn thông FPT chi nhánh Bình Dương, cần đề xuất các giải pháp hiệu quả Những giải pháp này sẽ giúp cải thiện môi trường làm việc và tối ưu hóa quy trình hoạt động của công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Ý nghĩa của đề tài
Nghiên cứu đề tài mang lại lợi ích cho cá nhân có năng lực nghiên cứu, giúp họ hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý của Giám đốc FPT - Chi nhánh Bình Dương.
- Vận dụng luận cứ khoa học vào quản lý nhằm tăng cường chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp, hành chính văn phòng của văn phòng.
- Mong muốn góp phần cải tiến lối làm việc, nâng cao năng suất, chất lượng làm việc của nhân viên.
Kết cấu của đề tài
Nghiên cứu về tác động của việc đầu tư trang thiết bị văn phòng tại Công ty Cổ phần Viễn thông FPT, chi nhánh Bình Dương trước cuộc cách mạng 4.0 được chia thành ba chương.
Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về sự đầu tư của trang thiết bị văn phòng trước cuộc cách mạng 4.0
Chương 2: Thực trạng trang thiết bị văn phòng trong công ty cổ phần viễn thông FPT chi nhánh Bình Dương
Chương 3 đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả đầu tư trang thiết bị văn phòng tại Công ty Cổ phần Viễn thông FPT chi nhánh Bình Dương, đặc biệt trước thềm cuộc cách mạng 4.0 Những giải pháp này tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình làm việc, cải thiện công nghệ và tăng cường đào tạo nhân viên, từ đó nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh của công ty trong bối cảnh chuyển đổi số.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ SỰ ĐẦU TƯ CỦA
Trang thiết bị ảnh hưởng đến văn phòng
Hầu hết nhân viên văn phòng dành tới 60% thời gian trong môi trường làm việc, điều này tác động đáng kể đến sức khỏe tinh thần và khả năng giao tiếp của họ Do đó, trang thiết bị văn phòng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc Thiết kế văn phòng cần đảm bảo không khí trong lành, đủ ánh sáng và điều hòa nhiệt độ hợp lý để tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên.
Để giảm căng thẳng và nâng cao hiệu quả công việc, việc thiết kế văn phòng cần chú trọng đến âm thanh, màu sắc tươi sáng và sự sắp xếp hợp lý của các thiết bị Một môi trường làm việc tốt không chỉ giúp nhân viên làm việc hiệu quả mà còn thúc đẩy sự sáng tạo và năng suất Các yếu tố như tiếng ồn, tính di động, sự thoải mái, giao tiếp, ánh sáng, nhiệt độ, chất lượng không khí và bố trí không gian đều ảnh hưởng đến năng suất làm việc Do đó, các công ty cần đầu tư vào không gian làm việc để tạo ra môi trường thoải mái, tiện nghi cho nhân viên.
Phòng làm việc của các phòng ban được thiết kế rộng rãi, sạch sẽ và hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên Mỗi phòng đều được trang bị máy lạnh, giúp duy trì sự thoải mái trong quá trình làm việc.
Màu trắng trong không gian văn phòng mang đến vẻ sạch sẽ và sang trọng, phù hợp với nội thất Tuy nhiên, việc lạm dụng màu sắc này có thể làm giảm đi sự sáng tạo và khiến nhân viên cảm thấy nhàm chán.
Không gian làm việc được thiết kế với nhiều cửa sổ để tận dụng ánh sáng tự nhiên, kết hợp với việc trang trí cây xanh, tạo nên một môi trường làm việc thoải mái và trong lành.
THỰC TRẠNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG FPT CHI NHÁNH BÌNH DƯƠNG
Thực trạng trang thiết bị văn phòng trong công ty cổ phần viễn thông FPT .13 1 Thiết bị truyền thông
Trang thiết bị văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất và chất lượng công việc, đồng thời hỗ trợ nhân viên hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả.
Trong bối cảnh cách mạng 4.0, trang thiết bị văn phòng của công ty đã được hiện đại hóa với việc ứng dụng công nghệ thông tin, giúp nâng cao hiệu quả công việc Hiện nay, mỗi nhân viên được trang bị đầy đủ các thiết bị cá nhân như bàn làm việc, tủ hồ sơ, máy tính và máy ghi âm, trong khi các thiết bị chung như máy photocopy, điện thoại và máy fax cũng được sử dụng hiệu quả Hơn nữa, không gian làm việc được thiết kế hợp lý và khoa học, với nhiều cây xanh xung quanh, tạo ra môi trường thoáng mát, dễ chịu, hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
Hình 2.4 Phòng Kế toán của FPT- Chi nhánh Bình Dương
- Máy ghi âm văn phòng
+ Ghi âm lại các buổi họp quan trọng, báo cáo…
Ghi lại thông tin giao tiếp qua điện thoại tại phòng Dịch vụ chăm sóc khách hàng là cần thiết để hỗ trợ việc soạn thảo văn bản, đồng thời đảm bảo tính bảo mật thông tin cho khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Sử dụng máy ghi âm giúp tăng năng suất lao động của người đánh máy từ 25% đến 45%, đồng thời tiết kiệm thời gian cho người đọc lên tới 20% Thời gian soạn thảo văn bản cũng giảm đáng kể, chỉ còn 3 đến 4 lần so với trước đây.
+ Dùng để liên hệ các phòng ban, giao dịch với khách hàng
Ngày nay, có nhiều loại điện thoại khác nhau, bao gồm điện thoại để bàn và điện thoại cầm tay (điện thoại di động) Những thiết bị này đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp và được sử dụng rộng rãi tại các công sở và văn phòng.
Thiết bị này có khả năng nhận diện ký tự dựa trên hai màu sắc: màu đen đại diện cho ký tự và màu trắng cho các khoảng trống hoặc vùng không có ký tự Nó sẽ tái tạo lại hình ảnh một cách chính xác như bản gốc.
14 bản gốc (từ máy gửi Fax sang máy nhận Fax)
Ngoài việc gửi văn bản và tài liệu từ máy Fax sang máy Fax, người dùng còn có thể gửi Fax từ máy tính sang máy Fax, với sự hỗ trợ của hệ điều hành Windows XP.
+ Là thiết bị mà công ty cung cấp cho nhân viên để thực hiện thao tác soạn thảo văn bản, lưu trữ…
+ Đây là một thiết bị quan trọng nhất mà phòng ban nào cũng phải có ít nhất 2 máy vi tính để bàn hoặc máy vi tính xách tay.
- Máy chụp ảnh Để ghi và lưu lại những hình ảnh trong các cuộc họp, các sự kiện, hoạt động của công ty
2.2.2 Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu Để có được bản in, bản sao và để nhân số lượng văn bản, tài liệu công ty sử dụng các nhóm:
Các phương tiện sao chụp và nhân bản cho phép sao chép và truyền tải văn bản cùng với các yếu tố nguyên mẫu như dấu, chữ ký, và sơ đồ Để gửi những tài liệu này đi xa, có thể sử dụng máy Fax hoặc truyền qua mạng internet.
Các phương tiện in ấn trong văn phòng bao gồm nhiều loại máy in với công nghệ khác nhau Hiện nay, máy in laser là loại phổ biến nhất và chiếm ưu thế trên thị trường toàn cầu.
+ Máy hủy tài liệu: Dùng để cắt tài liệu cần hủy thành các dải nhỏ đến mức không thể khôi phục lại nội dung nhằm mục đích bảo mật
2.2.3 Các trang thiết bị văn phòng khác
Ngoài các nhóm thiết bị truyền thông, thiết bị sao, in, hủy tài liệu công ty còn có các thiết bị và đồ dùng văn phòng khác như:
Máy quét hình ảnh, hay còn gọi là máy scan, là thiết bị giúp số hóa hình ảnh và tài liệu, cho phép người dùng lưu trữ hoặc xử lý chúng trên máy tính.
Máy chiếu đa năng kết hợp với máy vi tính và các phần mềm trình chiếu, tạo ra nhiều hiệu ứng sinh động, góp phần tăng cường sức thu hút cho các buổi trình diễn.
Đánh giá thực trạng trang thiết bị văn phòng trong công ty cổ phần viễn thông
Các vật dụng hàng ngày của nhân viên công ty rất đa dạng và phong phú, ngày càng được cải tiến để trở nên bền đẹp, đa năng và thuận tiện hơn, bao gồm các sản phẩm như cặp, kẹp, ghim và bút.
2.3 Đánh giá thực trạng trang thiết bị văn phòng trong công ty cổ phần viễn thông FPT chi nhánh Bình Dương
Đầu tư trang thiết bị văn phòng trước cuộc cách mạng 4.0 giúp công ty nâng cao năng suất làm việc, tạo điều kiện cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn Đồng thời, việc này cũng rèn luyện cho nhân viên những kỹ năng cần thiết để sử dụng các loại máy móc công nghệ hiện đại.
Hiện tại, công ty đã trang bị hơn 30 máy vi tính để bàn cho các phòng ban, mỗi phòng có 1 máy in, 1 máy lạnh, 2 máy photocopy, 1 máy fax và hơn 10 điện thoại bàn.
Mặc dù việc đầu tư vào trang thiết bị văn phòng hiện đại mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng tạo ra một số khuyết điểm cho nhân viên Cụ thể, nhân viên thường bị động trong việc xử lý thông tin, dẫn đến trình độ tin học văn phòng chưa cao Hơn nữa, nhiều nhân viên chưa được đào tạo đầy đủ về cách sử dụng các chức năng của thiết bị, yêu cầu họ cần phải chú ý hơn đến công việc và thận trọng trong việc xử lý thông tin, cũng như sử dụng trang thiết bị một cách hợp lý và không lạm dụng.
Các nhân viên bị động trong việc xử lý thông tin vì đã có các chức năng tiên tiến của máy tính đã phân tích trước đó.
Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, các thiết bị truyền thông hiện đại đang ngày càng trở nên phong phú và đa dạng Tuy nhiên, nhiều nhân viên vẫn chưa nắm vững cách sử dụng thành thạo những trang thiết bị này Điều này đặt ra thách thức lớn trong công tác tuyển chọn, đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ nhân viên văn phòng tại các cơ quan, đơn vị hiện nay, nhằm đáp ứng nhu cầu công việc ngày càng cao.
16 cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA SỰ ĐẦU TƯ CỦA TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TRƯỚC CUỘC CÁCHMẠNG 4.0 TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG FPT CHI NHÁNH
Cơ sở đề xuất giải pháp
3.1.1 Trang thiết bị văn phòng của công ty cổ phần FPT hiện nay
- Trang thiết bị hiện đại với modem 2 băng tần
- Triển khai điểm danh trên ứng dụng FoxPro, giúp nhân viên giảm thời gian khi điểm danh ra vào, tiết kiệm chi phí đầu tư thiết bị chấm công.
3.1.2 Phương hướng đầu tư của trang thiết bị văn phòng trước cuộc cách mạng 4.0 trong công ty cổ phần viễn thông FPT
- Hệ thống không gian mạng thực - ảo ( Cyber - Physical System): Thiết bị cơ khí được vận hành bởi các thuật toán máy tính.
Internet of Things (IoT) là mạng lưới kết nối giữa các thiết bị và phương tiện, được trang bị cảm biến để quét và theo dõi.
Điện toán đám mây là một mạng lưới các cơ sở dữ liệu, dịch vụ hosting và máy tính xử lý, được tổ chức tại các trung tâm dữ liệu phi tập trung Công nghệ này cho phép điều chỉnh hiệu năng điện toán theo thời gian thực, đáp ứng linh hoạt các yêu cầu của hệ thống.
Điện toán nhận thức (Cognitive Computing) là việc ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo nhằm tối ưu hóa hoạt động của máy móc tự động Công nghệ này cung cấp các dự đoán và thông tin cần thiết để hỗ trợ quá trình ra quyết định trong thời gian thực.
3.2 Giải pháp đầu tư của trang thiết bị văn phòng
- Quản lý và sử dụng thiết bị:
+ Thanh lý các máy móc đã cũ, hư hỏng, không còn sử dụng nhiều nhằm thu hồi vốn thúc đẩy nguồn vốn của doanh nghiệp tăng
+ Phân chia trang thiết bị phù hợp với từng nghiệp vụ của từng văn phòng giúp
18 tăng năng suất lao động, hiệu quả cao trong công việc
- Tăng thời gian sử dụng:
Để giảm hao mòn thiết bị, cần nâng cao trình độ sử dụng và hiểu biết về quy trình hoạt động của máy móc Do đó, nhân viên cần thường xuyên được đào tạo về kỹ thuật, bảo quản và sửa chữa thiết bị.
Trong quá trình nghiên cứu về thực trạng và giải pháp đầu tư trang thiết bị văn phòng tại công ty viễn thông FPT, có thể khẳng định rằng vai trò của trang thiết bị văn phòng rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của tổ chức Trang thiết bị văn phòng không chỉ gắn kết con người với công nghệ, mà còn góp phần tạo ra những sản phẩm có giá trị kinh tế cho Tập Đoàn.
Kể từ khi thành lập, Tập Đoàn FPT đã không ngừng cải thiện dịch vụ để đáp ứng nhu cầu khách hàng Tuy nhiên, vẫn còn một số thiếu sót về trang thiết bị văn phòng Việc nghiên cứu vấn đề này sẽ giúp tìm ra giải pháp phù hợp nhằm nâng cao chất lượng trang thiết bị của công ty Do đó, tôi đã chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp sự đầu tư của trang thiết bị văn phòng trước cuộc cách mạng 4.0 trong công ty cổ phần viễn thông FPT chi nhánh Bình Dương” với hy vọng đóng góp ý kiến để công ty hoàn thiện hơn trong việc đầu tư trang thiết bị.
Giải pháp đầu tư của trang thiết bị văn phòng
Báo cáo thường niên, FPT, 2020
Forbes Arl Intelligence Will Enable 38% Profit Gains By 2035
Tìm hiểu công ty FPT: https://www.fpt.com.vn/vi
Nguyễn Hữu Thân (2007) Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống Kê,
Công ty Cổ phần Viễn thông FPT, 20/10/2021, https://fpt.vn/vi
