Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu này phân tích và đánh giá pháp lý về việc đầu tư trang thiết bị văn phòng tại Công ty Cổ phần Viễn thông FPT, chi nhánh Bình, trước bối cảnh cuộc cách mạng 4.0.
Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com)
Để nâng cao hiệu quả đầu tư vào trang thiết bị văn phòng tại công ty cổ phần viễn thông FPT chi nhánh Bình Dương, cần đề xuất các giải pháp hợp lý.
Phương pháp nghiên cứu
Ý nghĩa của đề tài
Nghiên cứu đề tài đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng lực nghiên cứu của cá nhân, đồng thời giúp Giám đốc FPT - Chi nhánh Bình Dương hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý.
- Vận dụng luận cứ khoa học vào quản lý nhằm tăng cường chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp, hành chính văn phòng của văn phòng.
- Mong muốn góp phần cải tiến lối làm việc, nâng cao năng suất, chất lượng làm việc của nhân viên.
Kết cấu của đề tài
Nghiên cứu về tác động của việc đầu tư trang thiết bị văn phòng trước cuộc cách mạng 4.0 tại Công ty Cổ phần Viễn thông FPT chi nhánh Bình Dương được chia thành ba chương.
Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về sự đầu tư của trang thiết bị văn phòng trước cuộc cách mạng 4.0
Chương 2: Thực trạng trang thiết bị văn phòng trong công ty cổ phần viễn thông FPT chi nhánh Bình Dương
Chương 3 đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả đầu tư trang thiết bị văn phòng tại công ty cổ phần viễn thông FPT chi nhánh Bình Dương trước cuộc cách mạng 4.0 Những giải pháp này sẽ tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao năng suất lao động và cải thiện trải nghiệm khách hàng thông qua việc áp dụng công nghệ hiện đại Việc đầu tư vào trang thiết bị phù hợp sẽ giúp công ty FPT Bình Dương bắt kịp xu hướng phát triển, đồng thời tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com)
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ SỰ ĐẦU TƯ CỦA
Trang thiết bị ảnh hưởng đến văn phòng
Hầu hết nhân viên văn phòng dành khoảng 60% thời gian trong môi trường làm việc, điều này có tác động lớn đến sức khỏe tinh thần và khả năng giao tiếp của họ Do đó, trang thiết bị văn phòng và thiết kế không gian làm việc cần được chú trọng để tạo ra bầu không khí thoải mái, đảm bảo đủ ánh sáng và điều hòa nhiệt độ, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên.
Thiết kế văn phòng hiệu quả không chỉ giúp giảm căng thẳng mà còn nâng cao năng suất làm việc của nhân viên Một không gian làm việc được sắp xếp hợp lý, với màu sắc tươi sáng và ít tiếng ồn, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự sáng tạo và hiệu quả công việc Các yếu tố như thiết bị vật chất, sự thoải mái, ánh sáng, nhiệt độ, và bố trí không gian đều ảnh hưởng đến năng suất lao động Do đó, các công ty cần chú trọng đến việc tạo ra một môi trường làm việc tiện nghi và thoải mái cho nhân viên, nhằm tối ưu hóa kết quả công việc.
Phòng làm việc của các phòng ban được thiết kế rộng rãi, sạch sẽ và hợp lý, tạo không gian thoải mái cho nhân viên Tất cả các phòng đều được trang bị máy lạnh, giúp nâng cao sự thoải mái trong quá trình làm việc.
Màu trắng trong không gian văn phòng mang lại sự sạch sẽ và sang trọng, phù hợp với nội thất Tuy nhiên, việc lạm dụng màu trắng có thể làm giảm sự sáng tạo và khiến nhân viên cảm thấy nhàm chán.
Không gian làm việc được thiết kế với nhiều cửa sổ để tận dụng ánh sáng tự nhiên, cùng với việc trang trí bằng cây xanh, tạo nên một môi trường làm việc thoải mái và trong lành.
Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com)
THỰC TRẠNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG FPT CHI NHÁNH BÌNH DƯƠNG
Thực trạng trang thiết bị văn phòng trong công ty cổ phần viễn thông FPT .13 1 Thiết bị truyền thông
Trang thiết bị văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất và chất lượng công việc, đồng thời hỗ trợ nhân viên hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Cuộc cách mạng 4.0 đã thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, giúp hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng của công ty Hiện nay, mỗi nhân viên được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết như bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính và máy ghi âm, cùng với các thiết bị dùng chung như máy photocopy, điện thoại và máy fax Phòng làm việc được thiết kế khoa học, bố trí hợp lý và có nhiều cây xanh xung quanh, tạo không khí thoáng mát, thoải mái, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên.
Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com)
Hình 2.4 Phòng Kế toán của FPT- Chi nhánh Bình Dương
- Máy ghi âm văn phòng
+ Ghi âm lại các buổi họp quan trọng, báo cáo…
Ghi lại thông tin giao tiếp qua điện thoại tại phòng Dịch vụ chăm sóc khách hàng là cần thiết để soạn thảo văn bản, đồng thời đảm bảo tính bảo mật cho thông tin của khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Sử dụng máy ghi âm giúp tăng năng suất lao động của người đánh máy từ 25% đến 45%, đồng thời tiết kiệm thời gian cho người đọc lên tới 20% Thời gian soạn thảo văn bản cũng giảm từ 3 đến 4 lần, mang lại hiệu quả công việc cao hơn.
+ Dùng để liên hệ các phòng ban, giao dịch với khách hàng
Hiện nay, có nhiều loại điện thoại khác nhau, bao gồm điện thoại để bàn và điện thoại di động Những thiết bị này đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hoạt động giao tiếp, đặc biệt là trong các công sở và văn phòng.
Thiết bị này có khả năng nhận diện ký tự dựa trên hai màu sắc: màu đen cho ký tự và màu trắng cho những khoảng trống Nó sẽ tái hiện lại hình ảnh một cách chính xác và rõ ràng.
Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com) bản gốc (từ máy gửi Fax sang máy nhận Fax)
Ngoài việc gửi văn bản và tài liệu từ máy Fax sang máy Fax, người dùng còn có thể thực hiện việc Fax từ máy tính sang máy Fax, với tính năng hỗ trợ trên hệ điều hành Windows XP.
+ Là thiết bị mà công ty cung cấp cho nhân viên để thực hiện thao tác soạn thảo văn bản, lưu trữ…
+ Đây là một thiết bị quan trọng nhất mà phòng ban nào cũng phải có ít nhất 2 máy vi tính để bàn hoặc máy vi tính xách tay.
- Máy chụp ảnh Để ghi và lưu lại những hình ảnh trong các cuộc họp, các sự kiện, hoạt động của công ty
2.2.2 Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu Để có được bản in, bản sao và để nhân số lượng văn bản, tài liệu công ty sử dụng các nhóm:
Các phương tiện sao chụp và nhân bản cho phép sao chép và truyền tải văn bản cùng với nguyên mẫu của nó, bao gồm dấu, chữ ký và sơ đồ Để thực hiện việc này một cách hiệu quả, người dùng có thể sử dụng máy Fax hoặc truyền qua mạng.
Các phương tiện in ấn văn phòng hiện nay rất đa dạng, với nhiều loại máy in và công nghệ khác nhau Trong số đó, máy in laser là loại phổ biến nhất và chiếm ưu thế lớn trên thị trường toàn cầu.
+ Máy hủy tài liệu: Dùng để cắt tài liệu cần hủy thành các dải nhỏ đến mức không thể khôi phục lại nội dung nhằm mục đích bảo mật
2.2.3 Các trang thiết bị văn phòng khác
Ngoài các nhóm thiết bị truyền thông, thiết bị sao, in, hủy tài liệu công ty còn có các thiết bị và đồ dùng văn phòng khác như:
Máy quét hình ảnh, hay còn gọi là máy scan, là thiết bị chuyên dụng có khả năng số hóa hình ảnh và tài liệu, giúp chuyển đổi chúng thành dữ liệu số để lưu trữ hoặc xử lý trên máy tính.
Máy chiếu đa năng là thiết bị kết hợp với máy vi tính, cho phép sử dụng các phần mềm trình chiếu để tạo ra nhiều hiệu ứng sinh động Nhờ vào khả năng này, máy chiếu giúp tăng cường sức thu hút cho các buổi trình diễn.
Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com)
Đánh giá thực trạng trang thiết bị văn phòng trong công ty cổ phần viễn thông
Các đồ vật phục vụ cho công việc hàng ngày của nhân viên công ty ngày càng đa dạng và phong phú, với sự cải tiến về tính bền đẹp, đa năng và tiện lợi, bao gồm các sản phẩm như cặp, kẹp, ghim và bút.
2.3 Đánh giá thực trạng trang thiết bị văn phòng trong công ty cổ phần viễn thông FPT chi nhánh Bình Dương
Đầu tư vào trang thiết bị văn phòng trước cuộc cách mạng 4.0 giúp nâng cao năng suất làm việc và hiệu quả của nhân viên Điều này không chỉ cải thiện quy trình làm việc mà còn rèn luyện cho nhân viên kỹ năng sử dụng các loại máy móc công nghệ hiện đại.
Hiện nay, công ty đã trang bị hơn 30 máy vi tính để bàn cho các phòng ban, mỗi phòng đều có 1 máy in, 1 máy lạnh, 2 máy photocopy, 1 máy fax và hơn 10 điện thoại bàn.
Mặc dù công ty đã đầu tư vào trang thiết bị văn phòng hiện đại, nhưng điều này cũng dẫn đến một số khuyết điểm cho nhân viên Cụ thể, nhân viên thường bị động trong việc xử lý thông tin, khiến trình độ tin học văn phòng chưa đạt yêu cầu Hơn nữa, việc thiếu đào tạo về cách sử dụng các chức năng của thiết bị cũng là một vấn đề Do đó, nhân viên cần chú trọng vào công việc, cẩn thận khi xử lý thông tin và sử dụng trang thiết bị một cách hợp lý để tránh lạm dụng.
Các nhân viên bị động trong việc xử lý thông tin vì đã có các chức năng tiên tiến của máy tính đã phân tích trước đó.
Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, các máy truyền thông hiện đại có nhiều tính năng mới, nhưng nhiều nhân viên vẫn chưa thành thạo trong việc sử dụng các thiết bị này Điều này đặt ra thách thức cho công tác tuyển chọn và đào tạo đội ngũ nhân viên văn phòng tại các cơ quan, đơn vị, nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong công việc.
Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com) cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com)
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA SỰ ĐẦU TƯ CỦA TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TRƯỚC CUỘC CÁCHMẠNG 4.0 TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG FPT CHI NHÁNH
Cơ sở đề xuất giải pháp
3.1.1 Trang thiết bị văn phòng của công ty cổ phần FPT hiện nay
- Trang thiết bị hiện đại với modem 2 băng tần
- Triển khai điểm danh trên ứng dụng FoxPro, giúp nhân viên giảm thời gian khi điểm danh ra vào, tiết kiệm chi phí đầu tư thiết bị chấm công.
3.1.2 Phương hướng đầu tư của trang thiết bị văn phòng trước cuộc cách mạng 4.0 trong công ty cổ phần viễn thông FPT
- Hệ thống không gian mạng thực - ảo ( Cyber - Physical System): Thiết bị cơ khí được vận hành bởi các thuật toán máy tính.
Internet of Things (IoT) là mạng lưới kết nối giữa các thiết bị và phương tiện, được trang bị cảm biến để quét và theo dõi thông tin Sự phát triển của IoT giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện trải nghiệm người dùng.
Điện toán đám mây (Cloud Computing) là một mạng lưới tích hợp các cơ sở dữ liệu, dịch vụ hosting và máy tính xử lý, được đặt tại các trung tâm dữ liệu phi tập trung Công nghệ này cho phép hiệu năng điện toán linh hoạt, đáp ứng kịp thời các yêu cầu của hệ thống trong thời gian thực.
Điện toán nhận thức (Cognitive Computing) là việc ứng dụng các công nghệ trí tuệ nhân tạo nhằm tối ưu hóa hoạt động của máy móc tự động Công nghệ này giúp đưa ra các dự đoán và thông tin cần thiết, phục vụ cho việc ra quyết định trong thời gian thực.
3.2 Giải pháp đầu tư của trang thiết bị văn phòng
- Quản lý và sử dụng thiết bị:
+ Thanh lý các máy móc đã cũ, hư hỏng, không còn sử dụng nhiều nhằm thu hồi vốn thúc đẩy nguồn vốn của doanh nghiệp tăng
+ Phân chia trang thiết bị phù hợp với từng nghiệp vụ của từng văn phòng giúp
Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com) tăng năng suất lao động, hiệu quả cao trong công việc
- Tăng thời gian sử dụng:
Để giảm thiểu hao mòn thiết bị, việc nâng cao trình độ sử dụng và hiểu biết về quy trình hoạt động của máy là rất quan trọng Do đó, nhân viên cần thường xuyên được đào tạo về kỹ thuật, bảo quản và sửa chữa thiết bị.
Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com)
Quá trình nghiên cứu về thực trạng và giải pháp đầu tư trang thiết bị văn phòng tại công ty viễn thông FPT cho thấy vai trò của trang thiết bị này rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của tổ chức Trang thiết bị văn phòng không chỉ kết nối con người với công nghệ mà còn góp phần tạo ra sản phẩm có giá trị kinh tế cho Tập Đoàn.
Tập Đoàn FPT đã nỗ lực hoàn thiện dịch vụ để đáp ứng nhu cầu khách hàng, nhưng vẫn còn thiếu sót về trang thiết bị văn phòng Việc nghiên cứu vấn đề này sẽ giúp tìm ra giải pháp cải thiện tình trạng hiện tại Do đó, tôi đã chọn đề tài: “Thực trạng và giải pháp đầu tư trang thiết bị văn phòng trước cuộc cách mạng 4.0 trong công ty cổ phần viễn thông FPT chi nhánh Bình Dương” với mong muốn đóng góp ý kiến giúp công ty nâng cao hiệu quả đầu tư trang thiết bị.
Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com)
Giải pháp đầu tư của trang thiết bị văn phòng
Công ty Cổ phần Viễn thông FPT, 2021 Báo cáo thường niên 2020
Grimshaw, B (1999) Facilities management: the wider implications of managing change Facilities.
Forbes Arl Intelligence Will Enable 38% Profit Gains By 2035
FPT, 2018 Về FPT Telecom [Truy cập ngày 20/10/2021]
Jim Steinman et al., 1988 Beneficial Application of Facilities Management In Hotel Organizations in South-Western Nigeria Mediterranean Journal of Social
Lavy, S and Bilbo, D.L., 2009 Facilities maintenance management practices in large public schools, Texas Facilities, 27(1/2), pp 5-20
Nguyễn Hữu Thân (2007) Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống Kê
Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com)
