CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
Lý luận chung về quản trị nguồn nhân lực
2.1.1 Khái niệm nguồn nhân lực
Cho đến nay, nguồn nhân lực được hiểu theo nhiều quan điểm khác nhau:
Theo Trần Kim Dung (2015), nguồn nhân lực trong một tổ chức được hình thành từ các cá nhân với vai trò khác nhau, liên kết chặt chẽ để hướng tới những mục tiêu chung.
Theo Nguyễn Tấn Thịnh (2010), nguồn nhân lực bao gồm tất cả khả năng thể chất và trí tuệ của con người được sử dụng trong quá trình lao động sản xuất Đây được coi là sức lao động, là nguồn lực quý giá nhất trong các yếu tố sản xuất của doanh nghiệp.
2.1.2 Khái niệm về quản trị nguồn nhân lực:
Quản trị nguồn nhân lực, theo Trần Kim Dung (2015), là một hệ thống bao gồm các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng nhằm thu hút, đào tạo, phát triển và duy trì nhân lực trong tổ chức Mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực là đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên.
Quản trị nguồn nhân lực là quá trình tối ưu hóa sự đóng góp của từng cá nhân vào mục tiêu chung của tổ chức, đồng thời hỗ trợ họ đạt được những mục tiêu cá nhân.
Quản trị nguồn nhân lực bao gồm các vấn đề liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của nhân viên, nhằm tối ưu hóa hiệu quả cho cả tổ chức và nhân viên Các hoạt động này rất đa dạng và khác biệt tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức, công nghệ, nguồn lực tài chính và trình độ phát triển Tuy nhiên, chúng có thể được phân chia thành ba nhóm chính.
- Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực: Hoạch định nguồn nhân lực, phân tích công việc, tuyển dụng nhân sự
- Nhóm chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: Định hướng và phát triển nghề nghiệp
- Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực: Đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên, trả công lao động, quan hệ lao động
2.1.3KPI: a Các khái niệm cơ bản về KPI: KPI – Key Performance Indicators là tập hợp các chỉ số “trọng yếu” nhằm đo lường/ đánh giá hiệu suất (hay kết quả thực hiện công việc) của tổ chức Đối tượng phản ánh của KPI bao gồm hoạt động của doanh nghiệp, bộ phận và cả cá nhân trong từng giai đoạn, chu kì kinh doanh nhất định.
Theo David Parmenter – tác giả có biệt danh “Vua của KPI”, có 3 loại chỉ số đo lường hiệu suất Đó là:
KRI (Chỉ số Kết quả Cốt yếu) là chỉ số đo lường kết quả từ nhiều hành động, giúp xác định xem mục tiêu có đúng hướng và có đạt được hay không, chẳng hạn như sản lượng, doanh thu, và thị phần KRI thường được Hội đồng quản trị quan tâm vì nó phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh chung của công ty Tuy nhiên, các chỉ số này không cung cấp thông tin về những gì cần làm để cải thiện kết quả đạt được (David Paramenter, 2009).
➢ PI (Peformance Indicator) – Chỉ số hiệu suất
PI tập trung vào việc xác định các kết quả mong muốn từ từng hành động cụ thể, hỗ trợ trong việc đo lường hiệu suất hoạt động của các đơn vị chức năng hoặc vị trí công việc.
Ví dụ: số lần gọi điện thoại cho khách hàng, tỷ lệ nghỉ việc,… Vì thế PI thường được quản lý cấp trung quan tâm và quyết định
➢ KPI (Key Performance Indicator) – Chỉ số hiệu suất cốt yếu
KPI là các chỉ số hiệu suất quan trọng giúp đo lường và kiểm soát hiệu quả làm việc Theo David Paramenter, KPI có bảy đặc điểm chính: (1) là các chỉ số phi tài chính; (2) được đánh giá thường xuyên; (3) chịu tác động từ ban điều hành và quản lý cấp cao; (4) yêu cầu nhân viên hiểu và điều chỉnh hành động; (5) gắn trách nhiệm cho cá nhân và nhóm; (6) ảnh hưởng đáng kể đến các khía cạnh của thẻ điểm; (7) có khả năng tạo ra tác động tích cực Do đó, KPI cần phản ánh cả hiện tại và tương lai, đồng thời có ảnh hưởng tích cực đến nhiều chỉ số PI khác, khiến chúng trở thành mối quan tâm hàng đầu của Ban Lãnh đạo cấp cao.
Hình 2.1: Phân biệt KRI, PI, KPI b Mô tả một KPI:
Một KPI thông thường cần bao gồm các thành phần sau: tên mục tiêu KPI, tầm quan trọng (trọng số) của KPI, chỉ tiêu thực hiện, tần suất đo lường KPI, công cụ hoặc phương pháp chứng minh kết quả thực hiện, và người phụ trách thực thi KPI.
Một KPI khả thi cần phải đáp ứng tiêu chí SMART, bao gồm: Cụ thể (Specific) - các chỉ số phải rõ ràng về ý nghĩa, lý do lựa chọn và phương pháp đo lường, giúp nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ của mình; Đo lường được (Measurable) - KPI cần có khả năng đo lường kết quả để đảm bảo đánh giá khách quan; Có thể đạt được (Achievable) - chỉ số KPI nên thực tế để tránh tâm lý thất vọng cho nhân viên; Thực tế (Realistic) - KPI cần cân nhắc khả năng thực hiện so với nguồn lực của doanh nghiệp; và Có thời hạn (Timebound) - việc xác định thời gian hoàn thành sẽ thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả hơn và giảm sức ì trong tổ chức.
Hiện nay, nhiều quan điểm đã phát triển nguyên tắc SMART thành SMARTER, trong đó bao gồm các yếu tố quan trọng như Engagement (liên kết) và Relevant (thích đáng) Để triển khai KPI hiệu quả, công ty cần liên kết lợi ích của mình với lợi ích của các bên liên quan Nếu không có sự liên kết này, việc thực hiện KPI sẽ gặp khó khăn Hơn nữa, các chỉ tiêu KPI cần phải thích đáng và công bằng cho tất cả các bộ phận, vì một chỉ tiêu có thể hữu ích cho bộ phận này nhưng lại không được quan tâm bởi bộ phận khác, như ví dụ về mức tồn kho giữa bộ phận bán hàng và bộ phận tài chính Vị trí và vai trò của KPI trong quản trị là rất quan trọng để đảm bảo sự đồng thuận và hiệu quả trong hoạt động của công ty.
KPI là các chỉ số định lượng cần đạt được ở mọi cấp độ, bao gồm cấp độ doanh nghiệp, chức năng, đơn vị, tổ/đội/nhóm và cá nhân.
- Với hoạt động doanh nghiệp, KPI gắn liền với mục tiêu và kế hoạch:
Hình 2.2 – KPI và mục tiêu, kế hoạch hành động
(Nguồn: Lãnh đạo doanh nghiệp Việt Nam; Lê Quân; NXB ĐH Quốc Gia Hà Nội)
- Với hoạt động quản trị, KPI gắn “trách nhiệm cá nhân” với “sản phẩm đầu ra”
Đối với mỗi cá nhân, bao gồm cả nhà quản trị và cán bộ thực thi, KPI có ba phương diện chính không thể tách rời: (1) Nhiệm vụ, tức là các nhiệm vụ trọng tâm cần hoàn thành; (2) Quyền hạn, bao gồm nguồn lực, điều kiện và cơ chế cần thiết để thực hiện nhiệm vụ; và (3) Quyền lợi, liên quan đến đãi ngộ, khen thưởng và kỷ luật.
Hình 2.3 – Ba phương diện của KPI với mỗi cá nhân
(Nguồn: Lãnh đạo doanh nghiệp Việt Nam; Lê Quân; NXB ĐH Quốc Gia Hà Nội)
KPI là công cụ quản lý quan trọng giúp nhà quản trị hoàn thành vai trò của mình, bao gồm 4 vai trò chính: kết nối, định hướng, đo lường và đánh giá, cùng với vai trò điều chỉnh Nhờ vào KPI, nhà quản trị có thể thực hiện đầy đủ các chức năng như hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát một cách hiệu quả.
Các hoạt động quản trị nguồn nhân lực
Theo Tác giả Nguyễn Văn Điềm & Nguyễn Ngọc Quân, (2015) thì các hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức bao gồm:
Hoạch định nhân lực là quá trình dự đoán nhu cầu về nguồn nhân lực trong tổ chức, nhằm thực hiện các bước cần thiết để đáp ứng nhu cầu đó một cách hiệu quả.
Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình quan trọng giúp tổ chức đảm bảo có đủ nhân sự với kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc, từ đó đạt được các mục tiêu đề ra.
Lập kế hoạch nhân lực là quá trình dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai của tổ chức, nhằm đảm bảo cung cấp đủ cán bộ cần thiết vào thời điểm thích hợp Điều này giúp tổ chức đạt được mục tiêu đề ra một cách hiệu quả.
Hoạch định nhu cầu nhân lực một cách cụ thể bao gồm:
- Xác định cần bao nhiêu người với trình độ lành nghề thích ứng để thực hiện các nhiệm vụ hay mục tiêu của tổ chức
- Xác định lực lượng lao động sẽ làm việc cho tổ chức
- Lựa chọn các giải pháp để cân đối cung và cầu nhân lực của tổ chức tại thời điểm thích hợp trong tương lai
❖ Mục đích của hoạch định nguồn nhân lực:
- Tối đa hóa việc sử dụng nguồn nhân lực và bảo đảm sự phát triển liên tục của nó
- Bảo đảm có khả năng cần thiết để thực hiện các mục tiêu của tổ chức
- Phối hợp các hoạt động về nguồn nhân lực với các mục tiêu của tổ chức
- Tăng năng suất của tổ chức
Hoạch định nguồn nhân lực là công cụ quan trọng giúp tổ chức xác định khoảng cách giữa nhu cầu nhân lực hiện tại và tương lai, đồng thời chủ động nhận diện các khó khăn và tìm biện pháp đáp ứng nhu cầu này Nó cũng giúp tổ chức nhận rõ hạn chế và cơ hội từ nguồn tài sản nhân lực hiện có, từ đó hỗ trợ trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh Do đó, hoạch định nguồn nhân lực cần phải được tích hợp chặt chẽ với chiến lược tổng thể của công ty.
Phân tích công việc giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ và trách nhiệm của một vị trí, đồng thời xác định các kỹ năng và điều kiện làm việc cần thiết Quy trình này thường được thực hiện trong ba trường hợp cụ thể.
(1) Khi tổ chức được thành lập và chương trình phân tích công việc được tiến hành lần đầu tiên
(2) Khi cần có thêm một số công việc mới
(3) Khi các công việc phải thay đổi do hậu quả của khoa học kỹ thuật mới, các phương pháp, thủ tục hoặc hệ thống mới
❖ Vai trò của phân tích công việc:
- Bảo đảm thành công trong việc sắp xếp, thuyên chuyển và thăng thưởng nhân viên
- Loại bỏ nhiều bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc
- Tạo kích thích lao động nhiều hơn qua việc sắp xếp các mức thăng thưởng
Tiêu chuẩn hoá công việc giúp tiết kiệm thời gian và sức lực, tạo điều kiện cho nhà quản trị xây dựng kế hoạch và phân chia thời biểu công tác hiệu quả.
- Giảm bớt số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình độ của họ
- Tạo cơ sở để nhà quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn
❖ Quá trình phân tích công việc trong doanh nghiệp
Hình 2.4 Quá trình phân tích công việc
(Nguồn: Nguyễn Văn Điềm & Nguyễn Ngọc Quân, 2012)
❖ Phương pháp phân tích công việc
Một số phương pháp phân tích công việc được được áp dụng như sau:
- Sử dụng bảng câu hỏi (Questionaire)
- Ghi chép lại trong nhật ký (Employee Recording)
- Bảng danh sách kiểm tra (Checklist)
- Phối hợp các phương pháp (Combination of methods)
❖ Trình tự phân tích công việc:
- Xác định mục đích sử dụng thông tin phân tích công việc
- Thu thập các thông tin cơ bản có sẳn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức
- Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt
- Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin
- Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin
- Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc
Để xây dựng một đội ngũ cán bộ công nhân viên chất lượng cao, doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ quy trình tuyển mộ và tuyển chọn nguồn nhân lực.
Tuyển mộ là quá trình thu hút ứng viên có trình độ từ cả lực lượng lao động bên ngoài và bên trong tổ chức, và chất lượng của quá trình này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả tuyển chọn Nhiều ứng viên có năng lực cao không được tuyển chọn do thiếu thông tin hoặc cơ hội nộp đơn Nếu số lượng ứng viên bằng hoặc ít hơn nhu cầu tuyển dụng, chất lượng lựa chọn sẽ không đạt yêu cầu Do đó, doanh nghiệp cần có khả năng thu hút đủ số lượng và chất lượng lao động để đạt được mục tiêu, bao gồm uy tín công ty, chi phí, quảng cáo, mối quan hệ xã hội, quan hệ với công đoàn, chính sách nhân sự và bầu không khí tâm lý trong tập thể lao động.
Tuyển chọn là quá trình đánh giá ứng viên dựa trên yêu cầu công việc để tìm ra những người phù hợp nhất Cơ sở của tuyển chọn là các tài liệu như bản mô tả công việc và yêu cầu đối với người thực hiện Nhân viên cần có kỹ năng và kiến thức phù hợp với công việc, đồng thời phải có tính cách và phẩm chất đạo đức tương thích với văn hóa doanh nghiệp Để đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực, doanh nghiệp cần tuyển chọn ứng viên từ cả hai nguồn: bên trong và bên ngoài.
Nguồn ứng viên bên trong doanh nghiệp:
Tuyển dụng ứng viên từ bên trong doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích, bao gồm việc có nguồn ứng viên đông đảo và quen thuộc với môi trường làm việc Những nhân viên này đã thể hiện năng lực và phẩm chất cá nhân qua thời gian làm việc, có tinh thần trách nhiệm cao và ít có xu hướng nghỉ việc Họ nhanh chóng thích nghi và tìm ra cách thức đạt được mục tiêu, từ đó tạo ra không khí thi đua trong toàn doanh nghiệp, khuyến khích sự phấn đấu và nâng cao hiệu suất làm việc.
Khi tuyển chọn ứng viên từ nguồn nội bộ, doanh nghiệp thường gặp phải tình trạng nể nang, dẫn đến việc không đảm bảo tính chính xác về tiêu chuẩn Sự rập khuôn trong phong cách làm việc cũ khiến cho việc bổ sung nhân tố và kinh nghiệm mới trở nên khó khăn Thêm vào đó, tình trạng bè phái và thiếu sự tôn trọng lẫn nhau trong môi trường làm việc cũng gây trở ngại cho hiệu quả công việc.
Nguồn ứng viên bên ngoài doanh nghiệp:
Nguồn ứng viên từ bên ngoài doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích như được đào tạo bài bản, có tư duy sáng tạo và khả năng thích ứng nhanh với công việc mới Họ thường nhiệt tình và làm việc hiệu quả Tuy nhiên, ứng viên này có thể thiếu kinh nghiệm thực tiễn và tính chủ động, vì phải phụ thuộc vào chương trình đào tạo của trường Điều này có thể tạo ra tâm lý không tốt cho nhân viên hiện tại, dẫn đến khả năng họ rời bỏ công việc hoặc quay lại bất cứ lúc nào.
Tuyển dụng đóng vai trò then chốt trong sự phát triển của doanh nghiệp Việc thực hiện quy trình tuyển dụng hiệu quả giúp doanh nghiệp thu hút những ứng viên chất lượng, sở hữu sức khỏe, trình độ, năng lực và phẩm chất đạo đức phù hợp với mục tiêu phát triển.
Sử dụng nguồn nhân lực là quá trình thu hút và phát huy lực lượng lao động xã hội nhằm tạo ra của cải vật chất phục vụ nhu cầu của xã hội và từng cá nhân Tỷ lệ người có việc làm và tỷ lệ thất nghiệp trong lực lượng lao động là những thước đo quan trọng để đánh giá trình độ sử dụng nguồn nhân lực Do đó, vấn đề sử dụng nguồn nhân lực liên quan trực tiếp đến tình trạng việc làm và thất nghiệp trong xã hội.
Theo nghĩa hẹp, sử dụng nguồn nhân lực được hiểu là quá trình kết hợp sức lao động với tư liệu lao động như máy móc, thiết bị và công cụ, cùng với đối tượng lao động bao gồm nguyên, nhiên, vật liệu.
Các nhân tố ảnh hưởng đến Quản trị nguồn nhân lực
2.3.1 Các nhân tố môi trường bên ngoài
Tình hình kinh tế và cơ hội kinh doanh có ảnh hưởng lớn đến quản trị nguồn nhân lực Doanh nghiệp cần điều chỉnh hoạt động để thích nghi và phát triển trong bối cảnh biến động kinh tế Để sẵn sàng mở rộng kinh doanh khi có cơ hội mới, việc duy trì lực lượng lao động có kỹ năng cao là rất quan trọng Nếu doanh nghiệp chuyển hướng sang mặt hàng mới, việc đào tạo lại công nhân cũng cần được xem xét Đồng thời, để giảm chi phí lao động, doanh nghiệp có thể cân nhắc giảm giờ làm việc, cho nhân viên tạm nghỉ việc hoặc cắt giảm phúc lợi.
Luật pháp đóng vai trò quan trọng trong quản trị nguồn nhân lực, yêu cầu các doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về tuyển dụng và đãi ngộ nhân viên, đồng thời đảm bảo giải quyết hiệu quả các mối quan hệ lao động.
Các cơ quan chính quyền và các tổ chức có vai trò quan trọng trong việc quản lý nguồn nhân lực, đặc biệt liên quan đến chính sách và chế độ lao động Họ cũng chịu trách nhiệm giải quyết các khiếu nại và tranh chấp trong lĩnh vực lao động, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và duy trì mối quan hệ lao động ổn định.
Sự phát triển của dân số và lực lượng lao động đang tạo ra áp lực lớn trong việc tạo ra nhiều việc làm mới Nếu không đáp ứng được nhu cầu này, đội ngũ lao động trong công ty sẽ bị lão hóa và nguồn nhân lực sẽ trở nên khan hiếm.
Văn hóa và xã hội của mỗi quốc gia, vùng miền có ảnh hưởng lớn đến quản trị nguồn nhân lực, thể hiện qua các giá trị khác nhau về giới tính, đẳng cấp và các đặc thù văn hóa riêng biệt.
Sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ đang tạo ra nhiều thách thức trong quản trị nguồn nhân lực Điều này yêu cầu các tổ chức phải tăng cường đào tạo và đào tạo lại nghề nghiệp, sắp xếp lại lực lượng lao động, đồng thời thu hút nguồn nhân lực mới có kỹ năng cao.
- Yếu tố thuộc về khách hàng:
Để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, doanh nghiệp cần ưu tiên quản lý nhân viên hiệu quả và bố trí họ đúng cách Khách hàng là nguồn sống của doanh nghiệp; không có khách hàng, doanh nghiệp sẽ không có doanh thu, từ đó ảnh hưởng đến tiền lương và phúc lợi của nhân viên Việc phục vụ khách hàng một cách tốt nhất là yếu tố quyết định cho sự thành công của doanh nghiệp.
Đối thủ cạnh tranh đóng vai trò quan trọng trong quản trị nguồn nhân lực, ảnh hưởng đến khả năng thu hút, duy trì và phát triển nhân tài của doanh nghiệp Để không mất nhân tài vào tay đối thủ, các công ty cần xây dựng chiến lược hiệu quả nhằm giữ chân và phát triển đội ngũ lao động của mình.
2.3.2 Các nhân tố thuộc về tổ chức
Mục tiêu của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng các hoạt động quản lý, đặc biệt là trong quản trị nguồn nhân lực Yếu tố này thuộc về môi trường nội bộ của doanh nghiệp và tác động đến các bộ phận chuyên môn khác nhau, đặc biệt là bộ phận quản trị nguồn nhân lực.
Chiến lược phát triển kinh doanh không chỉ định hướng cho sự phát triển nhân sự mà còn giúp xây dựng đội ngũ quản lý, chuyên gia và công nhân lành nghề, từ đó phát huy tối đa tài năng của họ.
Bầu không khí và văn hoá doanh nghiệp là hệ thống giá trị, niềm tin và chuẩn mực chung, giúp gắn kết các thành viên trong tổ chức Những tổ chức thành công thường khuyến khích sự thích ứng linh hoạt và sáng tạo, tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững.
Công đoàn đóng vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng đến các quyết định quản lý, bao gồm cả những quyết định liên quan đến nhân sự Công đoàn không chỉ tham gia vào quá trình quản lý và giám sát mà còn chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động.
2.3.3 Các nhân tố thuộc về bản thân người lao động
Nhân tố con người, cụ thể là nhân viên trong doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong quản trị nguồn nhân lực Mỗi lao động là một cá thể độc đáo với năng lực quản trị, nguyện vọng và sở thích khác nhau, dẫn đến nhu cầu và mong muốn đa dạng Do đó, việc nghiên cứu kỹ lưỡng những yếu tố này là cần thiết để xây dựng các biện pháp quản trị phù hợp và hiệu quả nhất.
Sự phát triển của khoa học và kỹ thuật đã nâng cao trình độ và khả năng nhận thức của người lao động, ảnh hưởng đến cách họ nhìn nhận công việc Điều này dẫn đến sự thay đổi trong những yêu cầu, mong muốn và mức độ hài lòng của họ đối với công việc và phần thưởng nhận được.
Theo thời gian, nhu cầu và sở thích của mỗi cá nhân thay đổi, điều này ảnh hưởng lớn đến quản trị nguồn nhân lực Công tác nhân sự cần nắm bắt những thay đổi này để đảm bảo người lao động cảm thấy hài lòng và gắn bó với doanh nghiệp Sự thành công của doanh nghiệp trên thị trường phụ thuộc nhiều vào yếu tố con người.
