Mục tiêu nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu
Mục tiêu của bài viết là đánh giá chất lượng KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín, từ đó đưa ra các phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động KiT NB Các câu hỏi nghiên cứu sẽ được xác định để hỗ trợ cho quá trình đánh giá này.
- Thực trạng chất lượng hoạt động KiT NB thực hiện tại Tập đoàn Kim Tín như thế nào?
- Những giải pháp và điều kiện cần thực hiện nào để nâng cao chất lượng hoạt động KiT NB thực hiện tại Tập đoàn Kim Tín.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu chủ yếu được áp dụng là phương pháp định tính, bao gồm các kỹ thuật như phân tích, tổng hợp và phỏng vấn Việc tổng hợp và phân tích nhằm hệ thống hóa lý luận cơ bản về nội dung và quy trình kiểm toán, dựa trên các giáo trình, tài liệu và nghiên cứu trước đó tại Việt Nam và trên thế giới.
Phương pháp điều tra, quan sát và phỏng vấn được áp dụng thông qua bảng câu hỏi khảo sát nhằm thu thập thông tin và quan sát các hoạt động tại đơn vị Mục tiêu chính là làm rõ thực trạng nội dung và quy trình KiT NB đang được thực hiện tại Tập đoàn.
Phương pháp tổng hợp thông qua thống kê mô tả được áp dụng để đánh giá và phân tích thông tin từ kết quả điều tra, nhằm hoàn thiện và đánh giá thực trạng hệ thống KiT NB tại Tập đoàn.
Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
Bài viết đánh giá thực trạng chất lượng hoạt động KiT NB, đặc biệt là kiểm toán tuân thủ tại Tập đoàn Kim Tín, đã chỉ ra những ưu điểm và bất cập cần khắc phục Dựa trên những phát hiện này, bài viết đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động KiT NB, góp phần hạn chế khiếm khuyết và cải thiện hiệu quả làm việc của bộ phận này trong Tập đoàn.
Kết cấu của đề tài
Luận văn được kết cấu thành 4 chương với nội dung chính của từng chương như sau:
- Chương Mở đầu: Nêu lý do cần thực hiện đề tài, mục tiêu nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu và ý nghĩa mà đề tài mang lại
- Chương 1: Nêu lên vấn đề phát hiện liên quan hoạt động KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín
Chương 2: Cơ sở lý luận về chất lượng hoạt động KiT NB sẽ tổng quan các nghiên cứu và quy định pháp lý liên quan đến chất lượng hoạt động KiT NB, cả trên thế giới và tại Việt Nam.
Chương 3 sẽ kiểm chứng các nguyên nhân hiện tại ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín Bên cạnh đó, chúng tôi sẽ đề xuất những giải pháp khả thi nhằm khắc phục các nguyên nhân này, với mục tiêu cải thiện hiệu quả hoạt động KiT NB.
Chương 4 trình bày các giải pháp khắc phục hiệu quả và chương trình hành động cụ thể có thể được áp dụng vào thực tiễn Những giải pháp này không chỉ giúp giải quyết vấn đề hiện tại mà còn tạo ra lộ trình rõ ràng cho việc thực hiện các hành động cần thiết nhằm đạt được kết quả mong muốn.
PHÁT HIỆN VẤN ĐỀ CẦN NGHIÊN CỨU
Giới thiệu chung về Tập đoàn Kim Tín và Sơ đồ tổ chức
Tập đoàn Kim Tín, được thành lập vào ngày 29 tháng 1 năm 2000, chuyên sản xuất các sản phẩm như que hàn, dây hàn, dây thép buộc, kim loại màu, đinh thép, máy móc thiết bị, khai thác mỏ và ván MDF.
Kim Tín mang đến giải pháp hiệu quả cho nhiều ngành nghề, bao gồm công nghiệp xây dựng kết cấu thép, ô tô, xe máy, sửa chữa đóng tàu, xà lan, sản xuất và gia công, cũng như ngành gỗ và chế biến đồ gỗ nội thất.
Kim Tín hiện có mặt tại cả ba miền Bắc, Trung, Nam với đội ngũ gần 2000 nhân viên, phục vụ hơn 3500 khách hàng, bao gồm các nhà phân phối, đại lý, khách hàng trực tiếp và xuất khẩu sang nhiều quốc gia trên thế giới.
Tầm nhìn “Phát triển bền vững – hướng tới tương lai” nhấn mạnh việc học hỏi không ngừng và kiên trì vượt qua thử thách Chúng ta cần liên kết những ý tưởng sáng tạo để xây dựng nền tảng vững chắc, cùng nhau tiến tới một tương lai tươi sáng.
Sứ mệnh của chúng tôi là chinh phục niềm tin và sự hài lòng của khách hàng, đồng thời giữ gìn và phát huy niềm tự hào KIM TÍN Chúng tôi cam kết cân bằng lợi ích giữa các bên liên quan để đạt được sự phát triển bền vững.
Kim Tín hướng đến việc trở thành thương hiệu và tập đoàn hàng đầu trong ngành kim khí và gỗ, với uy tín là kim chỉ nam kết nối công ty với khách hàng và người tiêu dùng.
Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy Tập đoàn Kim Tín
(Nguồn: Phòng Hành chính – Pháp chế Tập đoàn Kim Tín)
Phòng Kiểm toán nội bộ tại Tập đoàn Kim Tín
Phòng kiểm toán nội bộ được thành lập theo quyết định số: 03/2008/QĐ-TL ngày
31 tháng 07 năm 2008 của Tổng Giám đốc Công ty TNHH TM Kim Tín với chức năng, trách nhiệm và quyền hạn như sau:
- Kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động;
- Có kế hoạch kiểm toán định kỳ, đột xuất và bất thường;
- Thực hiện công tác kiểm toán theo Quy chế kiểm toán của Tổng Công ty;
- Phạm vi hoạt động trong toàn hệ thống Công ty Kim Tín;
- Có trách nhiệm báo cáo và chịu trách nhiệm trực tiếp với Tổng Giám đốc Công ty
Hiện nay, phòng đã mở rộng lên 12 thành viên, mỗi người đảm nhiệm một nhiệm vụ cụ thể nhằm thực hiện chức năng và mục tiêu chiến lược theo từng giai đoạn, phù hợp với chiến lược phát triển của công ty.
Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ phận KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín
(Nguồn: Phòng Kiểm toán nội bộ Tập đoàn Kim Tín)
1.2.2 Chức năng của phòng kiểm toán nội bộ
Kiểm tra, đánh giá và xác nhận báo cáo từ các Phòng ban của Tập đoàn và các Công ty con trong hệ thống là một quy trình quan trọng Nội dung của việc kiểm tra và đánh giá bao gồm việc xem xét tính chính xác, đầy đủ và hợp lệ của các báo cáo.
Kiểm toán báo cáo tài chính là quá trình kiểm tra hệ thống kế toán nhằm xác nhận độ tin cậy của thông tin tài chính Điều này bao gồm việc xem xét các báo cáo kế toán quản trị trước khi trình Tổng Giám Đốc ký duyệt.
- Kiểm toán tuân thủ: Kiểm tra sự tuân thủ pháp luật, các quy định của Nhà nước cũng như các quy chế, quy định của Tập đoàn
Kiểm toán hoạt động là quá trình đánh giá và kiểm tra việc tổ chức cũng như thực hiện các quy trình liên phòng ban và phân xưởng, bao gồm các dự án và chương trình mục tiêu đã được phê duyệt.
Phòng KiT NB chủ động cập nhật các chính sách thuế và pháp luật, nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho các phòng ban và đơn vị Đội ngũ tư vấn sẵn sàng hỗ trợ theo yêu cầu cụ thể của từng đơn vị, đảm bảo tư vấn chính xác và có căn cứ rõ ràng.
Nghiên cứu tham mưu cho Tổng Giám Đốc về các nội dung:
- Xử lý các vấn đề đã phát hiện, yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản
Đề xuất các biện pháp cải tiến và hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành kinh doanh nhằm phù hợp với định hướng phát triển của Tập đoàn Kim Tín trong từng giai đoạn Những cải tiến này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả kinh doanh và đáp ứng nhanh chóng với sự thay đổi của thị trường.
Kiến nghị Tổng Giám Đốc xem xét sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành các cơ chế, quy chế mới nhằm nâng cao biện pháp đảm bảo an toàn và cải thiện hiệu quả hoạt động.
1.2.3 Mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể
Phòng Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm tổ chức và thực hiện công tác KiT NB hiệu quả, đảm bảo tuân thủ các chính sách của Tập đoàn và pháp luật hiện hành Các mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể được quy định trong Quy chế Kiểm toán nội bộ theo quyết định Số 01/2008/QĐ-KT ngày 01/08/2008 của Tổng Giám đốc.
1.2.3.1 Kế hoạch kiểm toán định kỳ và bất thường hàng năm
Các cuộc kiểm toán sẽ được thực hiện theo kế hoạch do Trưởng phòng KiT NB xây dựng, dựa trên mục tiêu và định hướng chung, cũng như các khu vực rủi ro đã được Tổng Giám Đốc phê duyệt vào cuối năm Mỗi cuộc kiểm toán sẽ có nhiệm vụ cụ thể do Tổng Giám Đốc giao, ngoại trừ các cuộc kiểm toán đột xuất theo quy định.
1.2.3.2 Nội dung kiểm toán thường xuyên, định kỳ và bất thường
Kiểm tra tính tuân thủ trong hạch toán kế toán và chế độ thu chi tài chính là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc xem xét báo cáo tổng hợp và chi tiết mà phòng kế toán lập và trình lên Ban Tổng Giám đốc.
- Rà soát kế hoạch mục tiêu năm của từng phòng ban và các công ty trong hệ thống đã được Ban Tổng Giám Đốc phê duyệt
- Kiểm toán việc triển khai thực hiện các dự án đầu tư
Kiểm toán bất thường các hoạt động bán hàng và thực hiện chính sách bán hàng là rất quan trọng, bao gồm việc xem xét các chính sách chiết khấu, hoa hồng, hỗ trợ vận chuyển, hỗ trợ phương tiện quảng cáo, khuyến mãi và các chính sách khác liên quan đến nhà phân phối và lực lượng bán hàng của Công ty.
Kiểm toán bất thường liên quan đến việc đánh giá các hoạt động mua sắm, phân phối và sử dụng các yếu tố đầu vào như nguyên liệu, vật tư, bao bì, trang thiết bị, dịch vụ và phần mềm quản lý.
- Kiểm toán bất thường về các hoạt động Kho vận
- Kiểm toán bất thường về các công tác trả lương, thưởng, áp dụng các chính sách, chế độ cho CB-NV
- Kiểm toán bất thường về các hoạt động của Khối hỗ trợ bao gồm: nhân sự, hành chính – pháp chế, hậu cần, IT…
1.2.3.3 Kiểm toán đặc biệt, đột xuất
Kiểm toán đặc biệt và đột xuất là những cuộc kiểm toán không nằm trong chương trình hoặc kế hoạch kiểm toán định kỳ, được thực hiện khẩn cấp trong các tình huống cần thiết.
- Theo yêu cầu của Tổng Giám Đốc
Phòng Kiểm toán nội bộ đã đề xuất thực hiện kiểm toán đặc biệt, và Tổng Giám Đốc đã phê duyệt điều này khi phát hiện các dấu hiệu liên quan đến sai sót trọng yếu hoặc gian lận.
Các đơn vị được kiểm toán đặc biệt và đột xuất cần ưu tiên về thời gian, nhân sự và các nguồn lực khác để hợp tác hiệu quả với Phòng Kiểm toán nội bộ trong việc hoàn thành cuộc kiểm toán này.
1.2.3.4 Tổ chức thực hiện kiểm toán
Vấn đề hoàn thiện Kiểm toán nội bộ để nâng cao hoạt động kiểm toán tuân thủ tại Tập đoàn Kim Tín
1.3.1 Thực trạng hoạt động KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín
Bộ phận Kiểm toán nội bộ đã ban hành quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quy trình làm việc và bảng mô tả công việc cho từng vị trí Tuy nhiên, qua thực tế làm việc, tác giả nhận thấy một số vấn đề tồn tại do KiT NB chưa phát huy hết vai trò của mình.
Chất lượng hoạt động KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín chưa đáp ứng yêu cầu, dẫn đến việc cần thiết phải tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra giải pháp nâng cao Do đó, bài viết này sẽ tập trung vào việc phân tích thực trạng và đề xuất các biện pháp cải thiện chất lượng hoạt động KiT NB nhằm nâng cao hiệu quả tại Tập đoàn Kim Tín.
1 Quản trị rủi ro: Tập đoàn Kim Tín là một đơn vị hoạt động đa ngành Ở từng chuỗi cung ứng, từng mảng kinh doanh đều có rất nhiều rủi ro từ quy trình mua hàng, bán hàng, thu tiền, an toàn lao động, … Tuy nhiên, quy trình đánh giá rủi ro ở Tập đoàn hiện vẫn còn nhiều bất cập cụ thể như sau: a Ở chuỗi cung ứng của sản phẩm nhập khẩu mặt hàng keo dán công nghiệp Đơn vị đã không tiến hành đánh giá rủi ro ở khâu mua hàng và bán hàng dẫn đến tồn kho cao ở mặt hàng này và có 1 số lượng lớn hàng đã hết hạn mà không bán được phải tiêu hủy b Đối với mảng thương mại, trong quy trình thu tiền, có một vài đơn vị thành viên không tuân thủ đúng quy định Tập đoàn ban hành dẫn đến thất thoát một lượng tiền lớn Nhân viên bộ phận kinh doanh đã lợi dụng lỗ hổng trong kiểm soát để biển thủ tiền thu ban hàng c Đối với mảng sản xuất, quy trình quản lý chất lượng của sản phẩm đầu ra đơn vị không được thực hiện nghiêm túc theo đúng quy trình là phải test mẫu theo lô mà đơn vị chỉ tiến hành kiểm tra mẫu theo ngày Điều này dẫn đến có những lô hàng bị trả lại do không đạt phẩm chất, ảnh hưởng đến chi phí và mức độ hài lòng của khách hàng d Đối với tuân thủ quy định pháp luật: trong năm 2019, đơn vị đã bị xử phạt hành chính và đưa vào diện kiểm tra, theo dõi hàng năm Mặc dù KiT NB đã tiến hành kiểm toán và rà soát hồ sơ hàng năm nhưng không phát hiện ra những sai sót này dẫn đến việc vi phạm trong thời gian dài và gần như toàn bộ hệ thống các công ty trong Tập đoàn đều đang vi phạm những lỗi tương tự; e Quản lý hàng tồn kho không hiệu quả Việc nhập xuất kho không khoa học dẫn đến nhiều lô hàng trong kho đã hết hạn và gần hết hạn mà đơn vị không phát hiện để xử lý kịp thời Bộ phận KiT NB sau khi kiểm toán không cung cấp ngay báo cáo kiểm toán chi tiết về tuổi hàng tồn kho để cảnh báo đơn vị mà để thời gian sau mới đưa ra báo cáo Lúc này, biện pháp chỉ còn là khắc phục hậu quả chứ không ngăn chặn được tổn thất
2 Hệ thống KSNB vẫn còn nhiều vấn đề bất cập, trong đó bất cập chủ yếu là ở khâu ủy quyền và xét duyệt Tập đoàn Kim tín hoạt động trên nhiều lĩnh vực với nhiều các phòng ban khác nhau, tuy nhiên chính sách về ủy quyền và xét duyệt còn nhiều nội dung chưa hợp lý Điều này dẫn đến tình trạng là trong trường hợp có các quyết định nhanh, nhân viên phải ra quyết định vượt cấp và họ sẽ hoàn thiện chứng từ sau khi thực hiện Hậu quả là khi có vấn đề xảy ra thì không thể xác định được đúng nguyên nhân và trách nhiệm của từng bộ phận để khắc phục Điều này cũng cho thấy có những hoạt động kiểm soát dù được thiết lập nhưng không hữu hiệu, tạo thêm công việc cho các cấp quản lý và những thủ tục hành chính tốn thời gian không cần thiết
Bộ phận KiT NB chưa phát huy đầy đủ chức năng và nhiệm vụ để hỗ trợ quản lý rủi ro và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Ngoài hai chức năng chính, hoạt động của bộ phận này còn gặp phải một số vấn đề cần được khắc phục.
Bộ phận KiT NB chưa hoàn thành các chương trình kiểm toán theo kế hoạch đã đề ra Theo quy định nội bộ, bộ phận này sẽ lập kế hoạch kiểm toán dựa trên việc xác định rủi ro liên quan đến hoạt động của Tập đoàn Ngoài các chương trình kiểm toán cố định, KiT NB còn thực hiện các chương trình kiểm toán đột xuất theo yêu cầu từ quản lý Tuy nhiên, do chưa hoàn thành các chương trình kiểm toán đã lên kế hoạch, bộ phận KiT NB không thể thực hiện các chương trình kiểm toán đột xuất, dẫn đến việc không đáp ứng được toàn bộ yêu cầu từ ban quản lý.
Các báo cáo kiểm toán thường được phát hành chậm hơn quy định từ 15 đến 30 ngày, dẫn đến việc mất đi tính thời sự của các vấn đề mà KiTV phát hiện Điều này buộc các bộ phận phải tự thực hiện các giải pháp của riêng mình, nhưng những giải pháp này chỉ mang tính tạm thời và không thể giải quyết triệt để vấn đề, từ đó có thể gây ra lỗi mang tính hệ thống.
Giải pháp mà KiTV đưa ra sau cuộc kiểm toán chủ yếu chỉ mang tính chất khắc phục hậu quả mà không ngăn chặn được vấn đề gốc rễ Thông tin mà họ cung cấp thiếu tính dự báo, không hỗ trợ đơn vị trong việc phòng ngừa các khiếu nại, mặc dù có sự gia tăng đột biến trong năm KiTV chỉ đưa ra các con số thống kê và nguyên nhân mà không đưa ra dự báo cho các vấn đề như việc không tuân thủ quy trình kiểm soát chất lượng hay quy định 5S Các phát hiện chỉ dừng lại ở những dấu hiệu đơn lẻ của cá nhân và chỉ có giải pháp nhắc nhở tạm thời, thiếu đi những biện pháp triệt để để giải quyết vấn đề và dự đoán các rủi ro có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm trong tương lai.
Nhiều vấn đề trong báo cáo kiểm toán không được công ty thực hiện do thiếu sự đồng thuận từ bộ phận được kiểm toán Chẳng hạn, vấn đề chấm công của nhân viên kinh doanh đã được nêu ra trong hai báo cáo kiểm toán liên tiếp nhưng vẫn chưa được khắc phục, với lý do không có kinh phí thay thế máy chấm công Tương tự, đề xuất gắn định vị cho xe tải chở hàng khi giao hàng cũng chưa được áp dụng trong nhiều năm do lo ngại về chi phí.
- Không thực hiện đầy đủ kế hoạch kiểm toán đã được xây dựng Chẳng hạn năm
Năm 2019, kế hoạch kiểm toán xây dựng dự kiến có 28 chương trình kiểm toán Tuy nhiên, đến thời điểm hiện tại, chỉ mới thực hiện một phần trong số đó.
Trong tổng số 22 chương trình được thực hiện, có 3 chương trình đang trong quá trình thực hiện nhưng chưa phát hành báo cáo đúng hạn Chỉ có 2 trong số 22 chương trình được phát hành quyết định sau kiểm toán, chiếm tỷ lệ 9%.
1.3.2 Ưu và nhược điểm của hoạt động KiT NB Để hiểu rõ được thực trạng những ưu, nhược điểm của hoạt động KiT NB từ đó xác định nguyên nhân các vấn đề còn tồn tại ở bộ phận Kiểm toán nội bộ và đề xuất biện pháp để khắc phục, người viết tiến hành phỏng vấn một số lãnh đạo và nhân viên thực hiện hoạt động kiểm toán nội bộ trong đơn vị qua hai câu hỏi:
1 Cho biết đóng góp của Kiểm toán nội bộ, các ưu, nhược điểm của hoạt động Kiểm toán nội bộ?
2 Nguyên nhân và biện pháp để khắc phục những nhược điểm nêu trên?
1.3.2.1 Ưu, nhược điểm của hoạt động KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín Để đánh giá ưu, nhược điểm của hoạt động KiT NB, người viết tiến hành phỏng vấn câu hỏi thứ 1 với các Giám đốc khối ở công ty mẹ - những nhân sự có hiểu biết sâu về hoạt động của Tập đoàn và thường xuyên làm việc với bộ phận KiT NB và các cấp quản lý tại bộ phận KiT NB (Danh sách phỏng vấn được trình bày ở phụ lục
03) Dưới đây là phần tổng hợp ý kiến về các đóng góp và tồn tại của bộ phận KiT
Lãnh đạo Tập đoàn ghi nhận những ưu điểm sau của hoạt động KiT NB tại Tập đoàn như sau:
KiT NB đã đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục những vấn đề mà các đơn vị thành viên gặp phải, không tuân thủ quy định của Tập đoàn, với mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị này.
KiT NB đã cung cấp những ý kiến khách quan, giúp nhà quản lý có được thông tin cần thiết để đưa ra quyết định hợp lý, từ đó cải thiện và định hướng phát triển trong tương lai liên quan đến quản trị rủi ro và kiểm soát nội bộ.
Chất lượng hoạt động Kiểm toán nội bộ
Chất lượng là một khái niệm đa dạng với nhiều quan điểm khác nhau Hiện nay, các chuyên gia chất lượng đã đưa ra nhiều định nghĩa khác nhau để làm rõ ý nghĩa của chất lượng trong các lĩnh vực khác nhau.
" Chất lượng là sự phù hợp với nhu cầu" (theo Juran - một Giáo sư người Mỹ)
" Chất lượng là sự phù hợp với các yêu cầu hay đặc tính nhất định" Theo Giáo sư Crosby
" Chất lượng là sự sự thoả mãn nhu cầu thị trường với chi phí thấp nhất" Theo Giáo sư người Nhật – Ishikawa
Chất lượng được hiểu khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực và mục đích sử dụng Tuy nhiên, định nghĩa chất lượng được công nhận rộng rãi trên toàn cầu là của Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2005, chất lượng được định nghĩa là "mức độ đáp ứng các yêu cầu của một tập hợp có đặc tính vốn có".
Theo chuẩn mực thực hành KiT NB (IPPF), chất lượng kiểm toán nội bộ được đánh giá dựa trên khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật và chuẩn mực nghề nghiệp hiện hành.
Các nghiên cứu về các nhân tố ảnh hưởng chất lượng Kiểm toán nội bộ
Quản trị công ty là vấn đề quan trọng tại mỗi doanh nghiệp, và thiết lập bộ phận KiT NB là một trong những cách nâng cao chất lượng quản trị KiT NB đóng vai trò quản trị rủi ro, giúp doanh nghiệp nhận diện và đánh giá rủi ro, đồng thời giám sát hiệu quả hệ thống quản trị rủi ro và phát hiện các rủi ro mới Ngoài ra, KiT NB cũng hỗ trợ duy trì hiệu quả của hoạt động kiểm soát nội bộ bằng cách kiểm tra và đánh giá tính đầy đủ và hiệu quả của các biện pháp kiểm soát, từ đó đưa ra khuyến nghị phù hợp Đối với kiểm toán báo cáo tài chính (BCTC), KiT NB sẽ đánh giá tính trung thực và hợp lý của BCTC, hỗ trợ nhà quản lý trong việc đưa ra quyết định dựa trên số liệu tài chính đã được kiểm toán.
Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra các yếu tố đo lường chất lượng của KiT nội bộ Nghiên cứu của Allegrini, D'Onza et al (2006) tại các quốc gia châu Âu cho thấy hoạt động kiểm toán nội bộ đang đối mặt với nhiều thách thức do sự thay đổi nhanh chóng trong kinh doanh Do đó, kiểm toán nội bộ cần điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu của các nhà quản trị trong quản lý rủi ro và tuân thủ pháp luật Kết quả nghiên cứu nhấn mạnh rằng việc nâng cao chất lượng hoạt động kiểm toán nội bộ là rất cần thiết.
Để đảm bảo tính độc lập và khách quan, bộ phận KiT NB cần báo cáo trực tiếp cho người quản lý cấp cao và ủy ban kiểm toán Việc tổ chức các cuộc họp định kỳ giữa trưởng bộ phận KiT NB và các cấp quản lý cũng như ủy ban kiểm toán là cần thiết để thảo luận về các hoạt động quản trị và thực hiện các kiến nghị từ kiểm toán nội bộ Năng lực của KiT NB còn được thể hiện qua khả năng tìm kiếm các chuyên gia nội bộ và bên ngoài có kiến thức chuyên sâu để thực hiện các cuộc kiểm toán hiệu quả Hơn nữa, ngân sách và định biên nhân sự cho bộ phận KiT NB cũng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng hoạt động của bộ phận này.
Nghiên cứu của Arena và Azzone (2009) chỉ ra rằng năng lực chuyên môn và đặc điểm của nhóm kiểm toán là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng kiểm toán nội bộ (KiT NB) Đặc biệt, các yếu tố tổ chức trong bộ phận KiT NB như số lượng kiểm toán viên nội bộ, quy trình kiểm toán được thiết lập và các hoạt động của bộ phận này đều đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao chất lượng kiểm toán.
Nghiên cứu của Cristina và Cristina (2009) xác định ba nhân tố chính ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động KiT NB, bao gồm năng lực của KiTV nội bộ, tính khách quan và chất lượng bộ phận KiT NB Nhóm tác giả đã chi tiết hóa các nhân tố này thành những yếu tố nhỏ hơn và tiến hành nghiên cứu thực nghiệm tại các Ngân hàng ở Jordan Kết quả cho thấy chất lượng bộ phận KiT NB có tác động lớn nhất đến chất lượng hoạt động KiT NB, với năm yếu tố chính: quy trình kiểm toán rõ ràng và đầy đủ, phạm vi phù hợp với từng cuộc KiT NB, xác định trách nhiệm của KiTV nội bộ, sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo, và đánh giá chất lượng từ bên ngoài nhằm đạt được các mục tiêu của cuộc kiểm toán.
Brink’s Modern Internal Auditing của Moeller (2005) đã chỉ ra những vấn đề quan trọng mà kiểm toán viên nội bộ cần nắm vững để thực hiện các cuộc kiểm toán thành công Để thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ hiệu quả, các công ty cần chú trọng vào những yếu tố như người lãnh đạo giỏi và trưởng bộ phận kiểm toán nội bộ phải có hiểu biết sâu rộng về toàn bộ doanh nghiệp Ngoài ra, việc xác định các kiểm soát chính và chương trình kiểm toán cần thiết cũng là điều không thể thiếu trong quá trình vận hành doanh nghiệp.
Bộ phận KiT NB đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Ủy ban kiểm toán và các quản lý cấp cao trong tổ chức Những yếu tố chính bao gồm:
Điều lệ kiểm toán là quy định chính thức do bộ phận KiT NB xây dựng, nêu rõ sứ mệnh, tính độc lập, khách quan, phạm vi, trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của bộ phận này Điều lệ này cần được phê duyệt bởi Ủy ban Kiểm toán và phải đảm bảo tính độc lập, khách quan, cùng với phạm vi trách nhiệm và quyền lợi mà bộ phận KiT NB phải thực hiện.
Để đáp ứng mong đợi từ doanh nghiệp đối với bộ phận KiT NB, cần xây dựng đội ngũ KiTV có năng lực và phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp, đồng thời trang bị kiến thức và kỹ năng kiểm toán Việc đào tạo liên tục cho các KiTV về kiến thức KiT NB là rất quan trọng, bên cạnh đó, cần có sự chuyên môn hóa trong các lĩnh vực đặc biệt như công nghệ thông tin.
Phương pháp tổ chức bộ phận KiT NB có thể được thực hiện theo hai hình thức chính là tập trung hoặc phi tập trung Tổ chức này có thể dựa trên chức năng, loại hình kiểm toán như kiểm toán IT, tài chính, hoạt động, hoặc theo dự án cụ thể Ngoài ra, việc tổ chức cũng có thể được điều chỉnh theo cấu trúc doanh nghiệp và khu vực địa lý.
Chính sách và quy trình của KiT NB cần tuân thủ điều lệ đã được phê duyệt, văn hóa doanh nghiệp, đạo đức nghề nghiệp và chuẩn mực KiT NB Những yếu tố này là cần thiết để bộ phận KiT NB hoạt động chuyên nghiệp, cung cấp dịch vụ tư vấn độc lập, khách quan, từ đó gia tăng giá trị và cải thiện hoạt động của tổ chức.
Nghiên cứu của Cohen và Sayag (2010) phân tích mối liên hệ giữa chất lượng kiểm toán và hiệu quả kiểm toán thông qua khảo sát 108 doanh nghiệp tại Israel Kết quả cho thấy rằng chất lượng bộ phận KiT NB, sự chuyên nghiệp của các KiTV nội bộ, tính độc lập tổ chức của bộ phận KiT NB, và sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo đều ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả hoạt động của bộ phận KiT NB Tác giả đã đánh giá từng yếu tố qua các chỉ tiêu nhỏ để xác định mức độ tương quan của chúng đối với hoạt động KiT NB, cho thấy các nhân tố này có mối quan hệ thuận chiều với tính hữu hiệu của hoạt động kiểm toán.
Trong số các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động KiT NB, sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo đối với bộ phận KiT NB có mối tương quan tích cực và quan trọng, trong khi sự chuyên nghiệp của các KiTV nội bộ lại có tương quan ít hơn.
Nghiên cứu của Burnaby và Hass (2011) đã chỉ ra sự khác biệt trong thực hành KiT NB giữa Mỹ, Canada và các nước Châu Mỹ Latinh, tập trung vào các tổ chức tuân thủ chuẩn mực IIA Kết quả cho thấy, Trưởng bộ phận kiểm toán nội bộ cần có kiến thức và kỹ năng phù hợp với yêu cầu công việc Những yêu cầu này được quy định trong chuẩn mực IIA nhằm đáp ứng nhu cầu của nhà đầu tư, tổ chức, cá nhân và pháp luật.
Al Matarneh (2011) đã đề xuất các tiêu chí để đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động KiT NB, bao gồm việc báo cáo kiểm toán kịp thời, thực hiện theo dõi sau kiểm toán với các mốc thời gian cụ thể, yêu cầu bằng cấp của các KiTV nội bộ, và xác định thời gian giữa báo cáo kiểm toán và các báo cáo hành chính.
Nghiên cứu của Alzeban and Gwilliam (2014) về đánh giá hiệu quả của cuộc KiT
Chuẩn mực thực hành KiT NB ban hành bởi IIA
Hoạt động kiểm toán bắt nguồn từ nền văn minh Ai Cập và La Mã cổ đại vào khoảng thế kỷ thứ 3 trước Công nguyên Ban đầu, kiểm toán chỉ là việc đọc to số liệu cho bên thứ ba nghe và xác thực Khi xã hội phát triển và xuất hiện của cải dư thừa, kế toán trở nên phức tạp hơn, dẫn đến nhu cầu kiểm tra và kiểm soát số liệu tài chính gia tăng Thời kỳ cách mạng công nghiệp tại châu Âu đã thúc đẩy sự ra đời của nhiều loại hình doanh nghiệp, kéo theo sự tích tụ và tập trung tư bản Sự tách rời quyền lực giữa chủ doanh nghiệp và người quản lý đã gia tăng, yêu cầu một phương thức kiểm soát hiệu quả hơn thông qua sự can thiệp của kiểm toán viên độc lập Quá trình kiểm tra đã chuyển từ việc ghi chép kế toán sang tuân thủ quy định pháp luật, đánh dấu sự phát triển của ngành kiểm toán.
Kiểm toán hoạt động, mặc dù mới hình thành từ những năm 80, đã trở thành lĩnh vực trọng tâm trong kiểm toán, đặc biệt là kiểm toán Nhà nước và KiT NB Khủng hoảng kinh tế thế giới và sự sụp đổ của nhiều tổ chức tài chính vào những năm 30 của thế kỷ XX đã chỉ ra những hạn chế trong kiểm tra kế toán và hệ thống kiểm tra hiện tại Từ đó, nhu cầu về kiểm tra lập đã được đặt ra, đặc biệt là sau khủng hoảng tài chính năm 1929 tại Hoa Kỳ.
Năm 1934, Ủy ban Bảo vệ và Trao đổi Tiền tệ (SEC) đã ban hành quy chế về kiểm toán viên bên ngoài, đồng thời AICPA phát hành mẫu chuẩn đầu tiên cho báo cáo kiểm toán tài khoản công ty Trong giai đoạn này, chức năng kiểm tra độc lập nội bộ, gọi là KiT NB, cũng bắt đầu phát triển trong các doanh nghiệp Năm 1942, Viện Kiểm toán Nội bộ Hoa Kỳ (IIA) được thành lập, chuyên đào tạo các KiTV nội bộ và đến năm 1978, đã xây dựng Hệ thống chuẩn mực kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ.
Kiểm toán nội bộ, theo Viện Kiểm toán Nội bộ (IIA), là một hoạt động đánh giá và tư vấn độc lập nhằm cải tiến và tăng giá trị cho các hoạt động trong tổ chức Hoạt động này giúp tổ chức đạt được mục tiêu thông qua việc đánh giá và cải tiến hệ thống quy trình quản trị, kiểm soát và quản lý rủi ro Đây là quy định nguyên tắc với các yêu cầu cốt lõi về thực hành chuyên môn và đánh giá hiệu quả hoạt động kiểm toán nội bộ ở cả cấp độ cá nhân và tổ chức, được áp dụng toàn cầu.
Chuẩn mực được chia thành hai nhóm chính: chuẩn mực thuộc tính và chuẩn mực hoạt động Chuẩn mực thuộc tính, bắt đầu từ 1000, liên quan đến các đặc tính của tổ chức và cá nhân tham gia hoạt động KiT NB, nhằm đảm bảo hiệu quả của hoạt động này Trong khi đó, chuẩn mực hoạt động, bắt đầu từ 2000, mô tả bản chất của hoạt động KiT NB và cung cấp các tiêu chí để đánh giá chất lượng của nó.
Theo chuẩn mực hoạt động, bộ phận KiT NB hoạt động hiệu quả khi:
- Đạt được mục tiêu và hoàn thành trách nhiệm đề ra trong điều lệ KiT NB
- Từng KiTV nội bộ tuân thủ Quy tắc Đạo đức và Chuẩn mực
- Xem xét xu hướng và các vấn đề thời sự có thể ảnh hưởng tới tổ chức
Bộ phận KiT NB cần gia tăng giá trị cho tổ chức và các bên liên quan thông qua việc xem xét chiến lược, mục tiêu và rủi ro Họ nên đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quy trình quản trị, quản lý rủi ro và kiểm soát, đồng thời cung cấp sự đảm bảo khách quan và phù hợp.
Chương trình đảm bảo và nâng cao chất lượng sẽ đánh giá các tiêu chí liên quan đến bộ phận kiểm toán nội bộ, bao gồm cả đánh giá nội bộ và đánh giá độc lập.
Để đảm bảo chất lượng hoạt động của KiT NB, cần tuân thủ các yêu cầu từ chuẩn mực thuộc tính mà KiTV nội bộ và bộ phận KiT NB phải đạt được Các yếu tố này có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của cuộc KiT NB.
Bộ phận KiT NB cần duy trì tính độc lập và khách quan trong tổ chức, đảm bảo không bị can thiệp trong việc xác định phạm vi công việc, thực hiện nhiệm vụ và báo cáo kết quả KiTV nội bộ phải làm việc một cách công bằng, vô tư, không thiên vị và tránh xung đột lợi ích để đảm bảo hiệu quả và độ tin cậy trong các hoạt động của mình.
Năng lực của KiTV nội bộ được thể hiện qua sự thành thạo trong chuyên môn và tính thận trọng trong nghề nghiệp Để nâng cao năng lực của người thực hiện, chuẩn mực yêu cầu việc bồi dưỡng chuyên môn liên tục.
Sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo là yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng hoạt động KiT NB Để đạt được điều này, tất cả các hoạt động đều cần có sự phê duyệt từ lãnh đạo cấp cao, trong đó trưởng kiểm toán nội bộ cần tương tác trực tiếp với Hội đồng quản trị Điều lệ kiểm toán phải được phê duyệt và báo cáo định kỳ, cùng với các báo cáo kiểm toán và chương trình đảm bảo chất lượng để cung cấp thông tin cho Ban điều hành cấp cao và Hội đồng quản trị.
Các quy định hiện hành tại Việt Nam
Hoạt động KiT NB tại Việt Nam được quy định lần đầu tiên trong Quyết định số 832/1997/QĐ-BTC, áp dụng cho các doanh nghiệp nhà nước Tiếp theo, Thông tư số 171/1998/TT-BTC hướng dẫn thực hiện kiểm toán nội bộ tại các doanh nghiệp nhà nước có hiệu lực từ ngày 06/01/1999 Hoạt động KiT NB là công việc thường xuyên của doanh nghiệp, nhằm đảm bảo độ tin cậy của số liệu kế toán và thông tin trong báo cáo tài chính, phục vụ chủ yếu cho doanh nghiệp.
Thông tư 44/2011/TT-NHNN về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng chi nhánh ngân hàng nước ngoài có hiệu lực từ ngày 12/02/2012 Sau đó, Thông tư 13/2018/TT-NHNN đã sửa đổi, bổ sung quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng thương mại và chi nhánh ngân hàng nước ngoài, có hiệu lực từ ngày 01/01/2019 Thêm vào đó, Thông tư 40/2018/TT-NHNN, ban hành ngày 18/05/2018, tiếp tục sửa đổi một số điều của Thông tư 13/2018/TT-NHNN Các thông tư này áp dụng riêng cho các tổ chức tín dụng và hệ thống ngân hàng.
Kể từ ngày 1/1/2017, Luật Kế toán sửa đổi đã có hiệu lực, quy định tại điều 39 về hoạt động kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ (KiT NB) Theo đó, kiểm toán nội bộ được định nghĩa là quá trình kiểm tra, đánh giá và giám sát tính đầy đủ, thích hợp và hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ.
Ngày 22/01/2019, Nghị định 05/2019/NĐ-CP đã được ban hành, quy định về công tác Kiểm toán nội bộ (KiT NB) trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và doanh nghiệp, tạo ra khung pháp lý toàn diện đầu tiên cho hoạt động này Nghị định nêu rõ mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của KiT NB, cùng với các tiêu chí đối với bộ phận và cá nhân thực hiện Đặc biệt, nó nhấn mạnh trách nhiệm của các bên liên quan trong hoạt động Kiểm toán nội bộ, yêu cầu đảm bảo chất lượng, tính độc lập, khách quan, tuân thủ pháp luật, cũng như nâng cao năng lực của Kiểm toán viên nội bộ và sự tương tác hiệu quả giữa các bên, đặc biệt là lãnh đạo cấp cao.
Trong chương 2, tác giả đã trình bày các nghiên cứu toàn cầu và tại Việt Nam nhằm xác định những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động KiT NB và khung pháp lý liên quan Dựa trên những kiến thức này, tác giả đã áp dụng vào nghiên cứu để chỉ ra các nhân tố có thể tác động đến chất lượng hoạt động KiT NB, từ đó dự đoán nguyên nhân và ảnh hưởng đến bộ phận KiT NB tại Tập đoàn KiT NB Qua đó, nghiên cứu hướng đến việc đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động.
