CƠ SỞ LÝ LUẬN
Giao nhận
Dịch vụ giao nhận bao gồm các hoạt động vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc dỡ, bao gói và phân phối hàng hóa, cũng như các dịch vụ tư vấn liên quan như hải quan, tài chính, bảo hiểm và thanh toán Những dịch vụ này được quy định theo mẫu của Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội Giao nhận (FIATA) và được ghi nhận trong Điều 163, mục 10 của luật thương mại số 58/L-CTN ban hành ngày 10 tháng.
Dịch vụ giao nhận hàng hoá được định nghĩa vào năm 1997 là hành vi thương mại, trong đó người cung cấp dịch vụ nhận hàng từ người gửi và tổ chức các hoạt động vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục giấy tờ cùng các dịch vụ liên quan để giao hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc các dịch vụ giao nhận khác, được gọi chung là khách hàng.
Tại Việt Nam, dịch vụ giao nhận lần đầu tiên được quy định rõ ràng trong Luật thương mại năm 1997, cụ thể tại điều 163, với nội dung tương tự như khái niệm của FIATA Sau khi Luật thương mại 2005 thay thế, dịch vụ giao nhận được hiểu là dịch vụ logistics, được định nghĩa là hoạt động thương mại mà thương nhân tổ chức thực hiện nhiều công việc như nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục hải quan, tư vấn khách hàng, và các dịch vụ liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao.
1.2.1.Vai trò và chức năng của người làm dịch vụ giao nhận
Theo Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận (FIATA), người giao nhận (Forwarder, Freight forwarder, Forwarding Agent) là người chịu trách nhiệm sắp xếp việc vận chuyển hàng hóa theo hợp đồng ủy thác, hoạt động vì lợi ích của người ủy thác mà không phải là người vận tải Họ cũng đảm bảo thực hiện tất cả các công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan và kiểm hóa.
Người giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc vận chuyển hàng hóa từ người gửi đến người nhận, có thể thực hiện trực tiếp hoặc thông qua đại lý và bên thứ ba Để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ, họ cần thực hiện các thủ tục cần thiết để nhận hàng và cung cấp dịch vụ hiệu quả.
- Chuẩn bị hàng hoá để chuyên chở;
- Tổ chức chuyên chở hàng hoá;
- Tổ chức xếp dỡ hàng hoá;
- Tư vấn cho chủ hàng trong việc chuyên chở hàng hoá;
- Ký kết hợp đồng với người vận tải, chuyên chở, thuê tàu, lưu cước;
- Làm thủ tục hải quan, kiểm dịch;
- Mua bảo hiểm hàng hoá;
- Lập, kiểm tra các chứng từ cần thiết trong quá trình gửi hàng, nhận hàng;
- Nhận hàng từ người chuyên chở và giao cho người nhận;
- Gom hàng, lựa chọn tuyến đường vận tải, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp;
- Đóng gói bao bì, phân loại, tái chế hàng hoá;
- Lưu kho, bảo quản hàng hoá;
- Thanh toán cước phí, chi phí xếp dỡ, chi phí lưu kho bãi;
- Thông báo tình hình đi và đến của các phương tiện vận tải;
- Thông báo tổn thất nếu có;
- Giúp chủ hàng trong việc khiếu nại đòi bồi thường
Người giao nhận cung cấp dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu của chủ hàng cho các loại hàng hóa như hàng đóng ghép, hàng siêu trường siêu trọng, hàng súc vật sống, hàng nguy hiểm, hàng dễ hư hỏng và hàng thực phẩm.
Người giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng, thực hiện nhiều chức năng khác nhau trong suốt quá trình gửi hàng Các chức năng cơ bản mà người giao nhận có thể đảm nhận bao gồm quản lý vận chuyển, theo dõi đơn hàng, và đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian và địa điểm.
- Môi giới khai thuế hải quan:
Luật pháp quốc tế quy định rằng hàng hóa xuất nhập khẩu phải tuân thủ thủ tục hải quan, với cơ quan hải quan chịu trách nhiệm quản lý Mỗi quốc gia có quy định và chính sách hải quan khác nhau cho hàng xuất và nhập, thường xuyên thay đổi theo thời gian Để giảm bớt khó khăn trong quy trình này, người giao nhận thực hiện các yêu cầu của chủ hàng, đảm nhận vai trò truyền thống trong việc cung cấp dịch vụ khai báo hải quan trong nước theo ủy quyền của khách hàng.
- Người giao nhận làm đại lý:
Người giao nhận thường không nhận trách nhiệm như một người chuyên chở mà chỉ đóng vai trò cầu nối giữa chủ hàng và người vận chuyển Trong nhiều trường hợp, họ vừa là đại lý cho chủ hàng, vừa là đại lý cho người chuyên chở, điều này có thể gây ra những phiền toái do sự mâu thuẫn trong chỉ dẫn từ hai bên Chức năng truyền thống của người giao nhận là thực hiện theo yêu cầu của bên ủy thác mà không chịu trách nhiệm vận chuyển, mà chỉ có trách nhiệm tìm kiếm bên thứ ba để thực hiện công việc, miễn là họ đã cẩn thận trong việc lựa chọn bên thứ ba đó.
Khi hàng hóa được quá cảnh sang nước thứ ba, người giao nhận sẽ đảm nhận việc chuyển tiếp hàng hóa giữa các phương tiện vận tải, bao gồm cả việc thu xếp hợp đồng với các công ty xếp dỡ và thực hiện các thủ tục cần thiết để đưa hàng đến nơi nhận cuối cùng Họ cũng có thể thực hiện các công việc này ngay trong lãnh thổ của mình và chuyển tiếp hàng hóa đi nước thứ ba bằng phương tiện riêng Trong trường hợp này, người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở, nghĩa là họ phải đảm bảo an toàn cho hàng hóa từ khi nhận cho đến khi giao cho người nhận tại điểm đích, và mối quan hệ với khách hàng được điều chỉnh bằng vận đơn của người giao nhận.
- Lưu kho bảo quản hàng hóa:
Chức năng quan trọng của người giao nhận là lưu kho bảo quản hàng hóa trước khi xuất khẩu và sau khi nhập khẩu vào nước cuối cùng Hoạt động này thường diễn ra tại cảng bốc hàng hoặc cảng đích Người giao nhận có thể sử dụng trang thiết bị kho bãi của riêng mình hoặc thuê kho từ hợp đồng khác Trong một số trường hợp, họ cũng có thể phối hợp với người chuyên chở hoặc chủ hàng hóa để tạo ra một công-xooc-xi-om, nhằm giữ quyền kiểm soát hàng hóa hiệu quả hơn.
- Các dịch vụ gắn liền với dịch vụ vận tải:
Trong quá trình thực hiện các chức năng của mình, người giao nhận kiểm soát và quản lý dòng hàng hóa, từ đó họ có cơ hội cung cấp một số dịch vụ "ăn theo" vận tải.
+ Thu xếp mua bảo hiểm cho hàng hóa với chi phí do khách hàng chịu
Chúng tôi hỗ trợ khách hàng trong việc lập và lấy các chứng từ cần thiết cho xuất khẩu, bao gồm vận đơn đường biển, chứng nhận xuất xứ và các tài liệu liên quan khác, nhằm đảm bảo quy trình thanh toán hàng hóa diễn ra thuận lợi.
Chúng tôi sắp xếp việc thu tiền và thanh toán các chi phí ngay tại thời điểm giao hàng, đồng thời hỗ trợ khách hàng trong các vấn đề liên quan, như lập biên bản giám định khi hàng hóa bị tổn thất hoặc thiệt hại trong quá trình giao nhận.
Chúng tôi cung cấp tư vấn chuyên sâu cho khách hàng về các vấn đề vận tải và phân phối, đồng thời hỗ trợ trong việc hiểu rõ thị trường và các chính sách pháp luật của nhà nước sở tại.
Giao nhận hàng container
Theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7553:2005, ISO 668:1995, container là một dụng cụ vận tải có những đặc điểm sau đây:
- Có hình dáng cố định và bền chắc để sử dụng lặp lại nhiều lần;
- Được cấu tạo đặc biệt để tiện cho việc chuyên chở bằng một hoặc nhiều phương thức vận tải mà không phải xếp dỡ ở cảng dọc đường;
- Có các phương tiện riêng biệt cho phép xếp dỡ dễ dàng, đặc biệt là thay đổi từ phương thức vận chuyển này sang phương thức vận chuyển khác;
- Được thiết kế dễ dàng cho việc xếp hàng và dỡ hàng; -Có dung tích không dưới 1m3
- Container 20’: Một trong những loại container tiêu chuẩn quốc tế;
- Container 40’: Một trong những loại container tiêu chuẩn quốc tế;
- Container 45’: Loại container có kích thước không tiêu chuẩn
- Container bách hóa (General purpose container);
- Container hàng rời (Bulk container);
- Container chuyên dụng (Named cargo container);
- Container hở mái (Open-top container);
- Container mặt bằng (Platform container);
Ngoài ra còn nhiều loại container không tiêu chuẩn khác.
1.2.3.Khái niệm hàng FCL/LCL
Hàng FCL (Full Container Load) là hình thức vận chuyển hàng hóa nguyên container, trong đó người gửi hàng (shipper) đảm nhận việc đóng gói hàng hóa, còn người nhận hàng (consignee) có trách nhiệm dỡ hàng ra khỏi container Thông thường, hàng FCL thường là các mặt hàng đồng nhất, đủ số lượng để lấp đầy một container.
Hàng LCL (Less than Container Load) là hình thức vận chuyển hàng hóa lẻ, cho phép người gửi hàng (shipper) gửi kiện hàng nhỏ mà không cần thuê nguyên một container Để tiết kiệm chi phí, nhiều kiện hàng từ các chủ hàng khác nhau sẽ được gom chung vào một container bởi người vận chuyển, được gọi là consolidator.
1.2.4.Quy trình xuất khẩu hàng FCL
Hình 1 - Sơ đồ chung quy trình giao nhận xuất khẩu hàng FCL
- Bước 1: Sau khi book được tàu, người xuất khẩu lên hãng tàu xin cấp vỏ
- Bước 2: Sau khi được cấp vỏ, người xuất khẩu điều xe xuống cảng lấy về kho
- Bước 3: Vỏ về kho, người xuất khẩu đóng hàng vào vỏ
- Bước 4: Sau khi đóng hàng, người xuất khẩu sẽ khai báo hải quan và thông quan hàng hóa
- Bước 5: Sau khi thông quan, người xuất khẩu xuất trình chứng từ cho đội giám sát cơ động
- Bước 6: Sau khi hoàn tất mọi công việc, hãng tàu sẽ bốc hàng lên tàu và phát hành B/L.
1.2.5.Các chứng từ liên quan đến giao nhận hàng FCL
1.2.5.1.Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
Hóa đơn thương mại là tài liệu quan trọng yêu cầu người mua thanh toán số tiền hàng hóa đã ghi Hóa đơn này cung cấp thông tin chi tiết về đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và cách thức vận chuyển hàng hóa.
Hóa đơn là một tài liệu yêu cầu thanh toán cho các mặt hàng, bao gồm số lượng và đơn giá được liệt kê Tài liệu này được phát hành bởi bên bán.
1.2.5.3.Vận đơn đường biển (Bill of lading)
Vận đơn là chứng từ do người chuyên chở, như chủ tàu hoặc thuyền trưởng, cấp cho người gửi hàng để xác nhận rằng hàng hóa đã được tiếp nhận và sẵn sàng cho việc vận chuyển Nội dung chính của vận đơn bao gồm thông tin về hàng hóa, người gửi và người nhận.
Trên mặt trước của vận đơn, cần ghi rõ thông tin bao gồm tên người gửi hàng, tên tàu, số hiệu chuyến đi, tên hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng cả bì, tên người nhận hàng (hoặc "theo lệnh"), tình hình trả cước, tình hình xếp hàng, số bản gốc đã lập và ngày tháng cấp vận đơn.
- Ở mặt sau in sẵn những điều khoản được áp dụng vào vận đơn
1.2.5.4.Tờ khai hải quan (Customs declaration)
Tờ khai hải quan là văn bản do chủ hàng gửi đến cơ quan hải quan nhằm thực hiện thủ tục hải quan cho việc xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa Theo quy định của Hải quan Việt Nam, tờ khai này cần được nộp ngay sau khi hàng hóa đến cửa khẩu Việt Nam.
1.2.5.5.Danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan
Chứng từ hải quan là tài liệu được cấp khi hàng hóa được phép thông quan, chứa thông tin từ Tờ khai hải quan và đi kèm với mã vạch hải quan.
Do cơ quan có thẩm quyền phát hành, nhằm mục đích quản lý, kiểm soát hàng xuất nhập khẩu cũng như tạo nguồn thu ngân sách nhà nước
1.2.5.7.Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)
Giấy chứng nhận xuất xứ là tài liệu do tổ chức có thẩm quyền như Bộ Thương mại hoặc Phòng Thương mại và Công nghiệp cấp, nhằm xác nhận nguồn gốc sản xuất hoặc khai thác hàng hóa Nội dung giấy chứng nhận bao gồm thông tin về tên và địa chỉ người mua, người bán, tên hàng hóa, số lượng, ký mã hiệu, cùng với lời khai của chủ hàng về nơi sản xuất hoặc khai thác, và xác nhận của tổ chức cấp giấy Tùy thuộc vào yêu cầu về chế độ ưu đãi mậu dịch và thuế quan, giấy chứng nhận xuất xứ có nhiều mẫu khác nhau.
Giấy giới thiệu là văn bản quan trọng trong thủ tục hành chính, dùng để giới thiệu cá nhân hoặc tổ chức thực hiện một công việc theo yêu cầu Giấy này ghi rõ tên người được giới thiệu, thời gian hiệu lực và có dấu xác nhận của người giới thiệu.
1.2.5.9.Giấy xác nhận công bố phù hợp quy định an toàn thực phẩm
Giấy xác nhận an toàn thực phẩm do Cục An toàn thực phẩm thuộc Bộ Y tế cấp cho doanh nghiệp, nhằm xác nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đáp ứng đủ điều kiện an toàn thực phẩm Tài liệu này cung cấp thông tin chi tiết về thành phần và nhãn hiệu của hàng hóa.
1.2.5.10.Biên nhận cược container (Container deposit receipt)
Chứng từ do hãng tàu phát hành nhằm đảm bảo rằng nếu container bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, hãng tàu sẽ sử dụng tiền cược của container để tiến hành sửa chữa và khôi phục container về trạng thái ban đầu.
1.2.5.11.Phiếu giao nhận container (EIR)
Phiếu ghi trạng thái container là tài liệu quan trọng được sử dụng khi chủ hàng nhận hoặc trả container tại depot (ICD) Phiếu này không chỉ ghi lại tình trạng của container, bao gồm các yếu tố như tốt, xấu hay bị thủng rách, mà còn cung cấp thông tin cần thiết khác như số hiệu container, số xe ô tô kéo container và tên chủ hàng.
1.2.5.12.Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)
Giấy thông báo chi tiết từ hãng tàu, đại lý hoặc công ty logistics cung cấp thông tin về lịch trình, thời gian, số lượng, chủng loại, trọng lượng, tên tàu và chuyến của lô hàng nhập khẩu từ nước ngoài.
1.2.5.13.Lệnh giao hàng (Delivery order)
Chứng từ mà người nhập khẩu nhận từ hãng tàu là cần thiết để trình cho cơ quan giám sát kho hàng tại cảng đến, giúp họ có thể rút hàng ra khỏi container, kho, hoặc bãi.
Nội dung của chứng từ này được lập dựa trên Vận đơn đường biển và ghi rõ thời hạn hiệu lực chứng từ
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀ THÀNH – HANOTRANS HẢI PHÒNG
Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH giao nhận vận tải Hanotrans, được thành lập vào năm 2014, là công ty con 100% vốn của VNT Logistics Là một trong những công ty logistics trẻ tại miền Bắc Việt Nam, Hanotrans cung cấp giải pháp toàn diện từ giao nhận vận tải đến kho bãi Hiện tại, công ty đã mở rộng với 6 chi nhánh tại các thành phố lớn như Hà Nội, Hải Phòng và Quảng Ninh.
Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và Quy Nhơn Trong đó chi nhánh Hanotrans Hải Phòng là chi nhánh hoạt động năng động và hiệu quả nhất.
- Tên công ty: Công ty TNHH giao nhận vận tải Hà Thành- Hanotrans Hải Phòng.
- Địa chỉ: Tầng 8 tòa nhà MB – Lê Hồng Phong – Hải Phòng
- Email : info@hanotrans.com.vn
- Website : http://www.hanotrans.com.vn/
- Người đại diện: Nguyễn Thanh Bình (giám đốc)
Hình 2- Văn phòng công ty Hanotrans
2.1.2 Ngành nghề lĩnh vực kinh doanh
Các sản phẩm dịch vụ của công ty:
Hanotrans cam kết cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải biển tối ưu, bao gồm đóng gói và vận chuyển các loại hàng hóa đặc thù, đảm bảo giao hàng đúng hạn.
- Dịch vụ FCL (vận chuyển nguyên container) và LCL (vận chuyển hàng lẻ) trên toàn thế giới
- Ðóng gói và dán nhãn
- Sắp xếp bảo hiểm hàng hóa và khảo sát
- Triển lãm và xử lý dự án
- Quá cảnh hàng hóa đến Lào và Campuchia
Giao nhận vận tải hàng không là lĩnh vực mà Hanotrans tiên phong tại Việt Nam Với cam kết mang đến dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, Hanotrans không ngừng phát triển và khẳng định vị thế của mình trong ngành vận tải, sở hữu mạng lưới đối tác uy tín toàn cầu.
Hanotrans tự hào cung cấp dịch vụ vận tải hàng không nhanh chóng, chất lượng với giá cả cạnh tranh Chúng tôi cam kết đảm bảo gói hàng của bạn được vận chuyển an toàn và nhanh nhất, áp dụng cho mọi kích thước và trọng lượng hàng hóa.
Dịch vụ giao nhận vận chuyển Bắc Nam tại Hanotrans hoạt động 24/7, sẵn sàng phục vụ khách hàng mọi lúc Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và tận tâm, cùng việc ứng dụng hệ thống EDI trong quy trình vận chuyển, Hanotrans cam kết mang đến dịch vụ vận chuyển nội địa đáng tin cậy và hiệu quả cho cả khách hàng trong nước và quốc tế.
- Vận chuyển nông sản, cho thuê tàu và môi giới (ship husbandry, chartering and brokerage)
- Kiểm đếm và dịch vụ hàng hải
- Phi hành đoàn thuê/ cho thuê và hồi hương
Dịch vụ kho bãi của Hanotrans được khách hàng và đối tác tin tưởng nhờ vào hệ thống kho bãi hiện đại và vị trí giao thông thuận lợi Chúng tôi cung cấp giải pháp lưu trữ hàng hóa hiệu quả, cùng với thiết bị kiểm tra tiên tiến, đảm bảo đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng.
Bên cạnh đó, chúng tôi cung cấp các gói dịch vụ lưu trữ kho bãi đa dạng phù hợp với nhiều nhu cầu và hình thức ký gửi:
- Thuê toàn bộ kho bãi
2.1.3 Cơ cấu tổ chức và quản lý
Hình 3 - Sơ đồ tổ chức công ty TNHH giao nhận vận tải Hà Thành - Hanotrans
Giám đốc là người có quyền quyết định cuối cùng, dựa trên ý kiến của các thành viên trong Ban Giám đốc và các phòng ban Đồng thời, Giám đốc cũng chịu trách nhiệm toàn diện cho mọi hoạt động của Công ty.
- Chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty.
- Quyết định phương hướng kế hoạch, dự án kinh doanh và các chủ trương lớn của Công ty.
- Quyết định về việc chuyển nhượng, mua bán, cầm cố các loại tài sản cố định.
- Quyết định về việc tuyển dụng, phân công, sử dụng lao động và các vấn đề khác như khen thưởng, kỷ luật
- Giám đốc là chủ tài khoản của Công ty, ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước.
- Ban hành quy chế nội bộ và bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh trong Công ty.
Phó Giám đốc là người hỗ trợ Giám đốc trong việc chỉ đạo và điều hành công việc, đồng thời thay mặt Giám đốc khi người này vắng mặt Ngoài ra, Phó Giám đốc còn chịu trách nhiệm trực tiếp cho một số nhiệm vụ cụ thể mà Giám đốc giao phó.
Bộ Phận Kinh doanh (sales)
Phòng nghiên cứu thị trường có trách nhiệm giới thiệu hình ảnh và các dịch vụ của Công ty đến khách hàng Nhiệm vụ chính của phòng bao gồm việc tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị trong và ngoài nước.
- Giúp Ban Giám đốc kiểm tra và tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch, phát hiện các vấn đề và đề xuất hướng giải quyết.
- Theo dõi việc thực hiện các hoạt động và đôn đốc việc thanh toán các công nợ có liên quan.
- Tìm kiếm các khách hàng mới có tiềm năng trên các website, báo, đài và thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của mình
- Giữ vững và liên lạc thường xuyên với các khách hàng cũ củng cố niềm tin để khách hàng tiếp tục giao dịch với Công ty.
- Lấy thông tin về lô hàng.
Để xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng, công ty cần xác định rõ thế mạnh của mình và đưa ra mức giá ưu đãi kèm theo dịch vụ hậu mãi chất lượng, nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng, bao gồm cả những nhu cầu tiềm ẩn Đồng thời, việc giới thiệu, quảng cáo và phát triển thương hiệu của hãng tàu mà công ty đại diện là rất quan trọng để nâng cao nhận thức và thu hút khách hàng.
Nhân viên phòng kinh doanh cần thường xuyên thống kê lượng hàng mà khách hàng đã đặt trong tháng, quý và năm để phát triển các chiến lược mới và cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Bộ phận logistis Đây là bộ phận quan trọng nhất của công ty bao gồm các công việc kinh doanh, giao nhận hàng, gom hàng lẻ.
Để thực hiện dịch vụ hải quan theo yêu cầu của khách hàng, cần liên hệ để thu thập thông tin và yêu cầu cung cấp các chứng từ cần thiết như vận đơn (B/L), hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói và giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O).
Sau khi nhận được thông tin lô hàng cua khách hàng thì bộ chứng từ sẽ được thông qua bộ phận logistics đến các phòng ban khác.
Nhân viên chứng từ kiểm tra thông tin từ bộ phận Logistics để đảm bảo tính chính xác và khớp với thông tin khách hàng Dựa vào bộ chứng từ này, nhân viên khai báo hải quan sẽ thực hiện khai hải quan điện tử qua phần mềm VNACCS ECUS5.
Nhân viên hiện trường sẽ hoàn thành quy trình giao nhận hàng hóa bằng cách lấy lệnh giao hàng, cược container rỗng, thông quan hàng hóa tại cảng, thực hiện các thủ tục với hải quan giám sát, nâng hạ container, và trả container rỗng cho hãng tàu để nhận lại tiền cược Đồng thời, nhân viên vận tải sẽ đảm nhận trách nhiệm giao hàng đến tay khách hàng.
Bộ phận kế toán của công ty chịu trách nhiệm quản lý các khoản chi và thu từ khách hàng, bao gồm kế toán trưởng, thủ quỹ và kế toán viên Trong đó, có kế toán chuyên về công nợ và kế toán theo dõi hoạt động thu chi của công ty.
- Theo dõi sổ sách kế toán và các giấy báo nợ (Debit Note) của các đại lý nước ngoài và khách hàng
- Nhận và kiểm tra chứng từ: tổng phí, giá bán, điều kiện thanh toán, đối tượng xuất hóa đơn (trong nước hay ngoài nước)
- Xuất hóa đơn phác thảo (Debit, bảng tổng kết) cho khách hàng
- Liên lạc với khách hàng để kiểm tra tính chính xác của hóa đơn phác thảo.
Một số những thuận lợi và khó khăn của công ty
Công ty chúng tôi tọa lạc gần trung tâm thành phố, thuận lợi cho việc giao dịch với các cơ quan hành chính, Hải quan, hãng tàu lớn và các trung tâm kho vận Điều này mang lại lợi ích cho cả công ty và khách hàng trong việc hợp tác với các đại lý giao nhận và thực hiện các thủ tục Hải quan.
HANOTRANS tự hào sở hữu mạng lưới đại lý giao nhận hàng hóa rộng khắp toàn cầu, tạo thành cầu nối quan trọng trong việc hỗ trợ và thúc đẩy hoạt động giao nhận hàng hóa hiệu quả.
HANOTRANS không ngừng đổi mới và tạo ra sự khác biệt trong chiến lược thu hút khách hàng bằng cách cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng đặc biệt, bao gồm tư vấn kê khai hải quan, miễn phí lưu container và lưu bãi lâu dài.
Công ty cam kết xây dựng mối quan hệ đáng tin cậy và tôn trọng với khách hàng, nhằm trở thành đối tác lâu dài Mỗi thành viên trong công ty đều tận tâm và sẵn sàng phục vụ khách hàng, luôn đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu.
Công ty TNHH Hanotrans Hải Phòng cam kết cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng đầu với tiêu chí đúng hẹn, an toàn và đảm bảo thời gian giao hàng đến đúng địa điểm cho khách hàng.
Bộ máy công ty được tổ chức gọn nhẹ với các phòng ban sắp xếp hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi ý kiến khi giải quyết vấn đề chung Đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt huyết cùng mối quan hệ hòa đồng giữa các thành viên đã xây dựng một môi trường làm việc hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
Công ty sở hữu một trang web riêng, giúp khách hàng dễ dàng tìm hiểu về các dịch vụ mà công ty cung cấp Khách hàng có thể đặt hàng và thực hiện giao dịch trực tuyến qua website Trang web được thiết kế sinh động và bố trí hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập Đặc biệt, website còn cung cấp thông tin về các điều kiện Incoterms, giúp khách hàng hiểu rõ hơn trong việc áp dụng các điều kiện này.
Bên cạnh những thế mạnh HANOTRANS vẫn còn một số mặt hạn chế sau:
HANOTRANS chưa có bộ phận Marketing riêng, mà chủ yếu dựa vào nhân viên từ bộ phận kinh doanh và Logistics Việc tiếp thị và ký hợp đồng với các doanh nghiệp lớn chủ yếu do Giám Đốc đảm nhiệm, dẫn đến khối lượng công việc lớn và hạn chế cơ hội đào tạo chuyên sâu về Marketing cho nhân viên.
Mặc dù các phòng ban đã được phân công trách nhiệm một cách rõ ràng, nhưng hiện tại vẫn chưa có phòng riêng biệt về mặt hình thức cũng như chưa chỉ định người chịu trách nhiệm cho từng phòng.
Công ty nhỏ với số lượng nhân viên hạn chế dẫn đến tình trạng mỗi nhân viên phải gánh vác nhiều nhiệm vụ, gây khó khăn trong việc tập trung hoàn thành công việc Đặc biệt, vào mùa cao điểm, áp lực thời gian gia tăng, khiến bộ phận kế toán và logistics phải làm việc cật lực để đáp ứng nhu cầu.
Yêu cầu công việc với các vị trí trong công ty
2.3.1 Bộ phận kinh doanh Để được nhận vào vị trí bộ phận kinh doanh của công ty thì phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về trình độ và kỹ năng, có đầy đủ kinh nghiệm làm việc cần thiết để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc Phải đạt được những yêu cầu tói thiểu sau nếu muốn ứn tuyển vào vị trí này:
- Tối thiểu bằng tốt nghiệp trung cấp ngành logstics, vận tải biển hoặc ngành có liên quan.
- Kinh nghiệm xử lý tình huống, hiểu biết về các tiêu chuẩn an toàn.
- Kỹ năng công nghệ thông tin (CNTT), đặc biệt là thành thạo Microsoft Excel.
Kỹ năng giao tiếp là yếu tố quan trọng đối với nhân viên kinh doanh giao nhận, vì công việc của họ bao gồm việc tiếp xúc với khách hàng cả nội bộ lẫn bên ngoài Do đó, việc sở hữu kỹ năng giao tiếp xuất sắc sẽ giúp họ xây dựng mối quan hệ tốt và nâng cao hiệu quả công việc.
Nhân viên kinh doanh giao nhận thường phải làm việc trong môi trường nhanh chóng và chịu áp lực lớn để đạt được các mục tiêu trong thời gian quy định Do đó, quản lý căng thẳng là rất quan trọng, giúp họ duy trì hiệu suất làm việc tốt ngay cả dưới áp lực.
Kỹ năng tổ chức là yếu tố quan trọng đối với nhân viên kinh doanh giao nhận, giúp ứng viên lập kế hoạch và quản lý nhiều nhiệm vụ một cách hiệu quả Việc ưu tiên và xử lý đa tác vụ sẽ nâng cao hiệu suất công việc và đảm bảo tiến độ giao hàng đúng hẹn.
2.3.2 Nhân viên chứng từ (Dos - Cus)
Nhân viên chứng từ đóng vai trò quan trọng trong ngành xuất nhập khẩu, chịu trách nhiệm nhập và xử lý các chứng từ hàng hóa như Bill, giấy thông báo hàng đến, Invoice và Packing List cho khách hàng Vị trí này thường xuyên được tuyển dụng do nhu cầu cao trong lĩnh vực này.
Công việc đòi hỏi bạn phải chạy liên tục, thường xuyên xuống cảng làm việc với hải quan.
Để thành công trong công việc này, ngoài kinh nghiệm, việc xây dựng mối quan hệ tốt là rất quan trọng, vì bạn sẽ thường xuyên đối mặt với những lô hàng khó thông quan và cần làm việc với các cơ quan nhà nước.
Bạn thường xuyên làm việc với khách hàng, tư vấn về các thủ tục hành chính liên quan đến miễn giảm thuế, xin giấy phép hạn ngạch và hối chiếu Đặc biệt, cần phải cẩn thận vì có nhiều thủ tục và giấy tờ cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi giao cho khách hàng và các bên liên quan.
Yêu cầu đối với nhân viên chứng từ nếu ứng tuyển vị trí này trong công ty:
- Tốt nghiệp từ trung cấp trở lên về xuất nhập khẩu, logistics, luật, nghiên cứu quốc tế và liên quan
- Có kinh nghiệm làm nhân viên chứng từ, nhân viên xuất nhập khẩu.
- Kỹ năng xử lý số liệu và thống kê, thành thạo máy tính
2.3.3 Nhân viên hiện trường (Operations - Ops)
Nhiên viên hiện trường hay còn gọi là nhân viên giao nhận và còn được gọi với tên khác là nhận viên “chạy lệnh”.
Công việc không yêu cầu bằng cấp là lựa chọn lý tưởng cho sinh viên muốn tích lũy kinh nghiệm và kiến thức sau khi tốt nghiệp Vị trí này thường xuyên phải di chuyển, vì vậy nó thường phù hợp hơn với nam giới.
Công việc của nhân viên hiên trường bao gồm giao nhận chứng từ, nộp thuế và phí cơ sở hạ tầng, làm thủ tục tại cảng biển và cảng hàng không, cũng như chuyển phát nhanh hồ sơ cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu Họ còn thực hiện các nhiệm vụ như làm C/O, bảo hiểm và hun trùng Để hoàn thành công việc hiệu quả, nhân viên cần có sức khỏe tốt, nhanh nhẹn và khả năng tính toán thời gian, lộ trình hợp lý nhằm đảm bảo thủ tục cho lô hàng được hoàn thiện kịp thời.
TÌM HIỂU QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG FCL TẠI CÔNG TY
Sơ đồ quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL
3.1.1 Sơ đồ mối liên hệ các bên liên quan đến quy trình giao nhận hàng xuất khẩu của công ty
Công ty TNHH giao nhận và vận tải Hanotrans Hải Phòng (Hanotrans) hoạt động như một Freight Forwarder cho các nhà xuất khẩu Hanotrans chịu trách nhiệm nhận vận chuyển hoặc thuê các công ty vận tải khác để chuyển hàng hóa từ nước xuất khẩu đến tay người nhập khẩu.
Công ty Hanotrans sẽ phối hợp với đại lý tại nước nhập khẩu để thực hiện các thủ tục cần thiết Chúng tôi cam kết thuê tàu và vận chuyển hàng hóa đúng theo lịch trình của khách hàng, đồng thời đảm bảo hoàn tất hồ sơ thông quan.
Mối quan hệ giữa các bên theo sơ đồ:
Công ty TNHH giao nhận và vận tải Hanotrans
Forwarder Đại lý tàu tại nước người nhập khẩu.
Hình 5 - Mối quan hệ của các bên liên quan đến quy trình tổ chức thực hiện hợp động xuất khẩu hàng FCL
Công ty nước xuất khẩu ký hợp đồng với công ty nước nhập khẩu để xuất khẩu hàng hóa Thỏa thuận này được thực hiện trực tiếp giữa hai bên mà không có sự can thiệp của công ty Hanotrans.
Công ty nước XK sẽ tiến hành ký hợp đồng giao nhận với Hnotrans và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết liên quan đến lô hàng.
Công ty Hanotrans sẽ xác định lịch tàu phù hợp dựa trên lịch trình đã thỏa thuận với khách hàng và tiến hành đặt chỗ với hãng tàu Sau đó, hãng tàu sẽ liên hệ lại với Hanotrans để xác nhận việc đặt chỗ cho lô hàng.
(4): Công ty Hanotrans sẽ liên hệ lấy container rỗng, làm thủ tục xuất khẩu, thông quan hàng hóa, giao hàng lên tàu…
(5): Công ty Hanotrans và công ty đại lý của mình tại nước người NK cùng trao đổi thông tin về lô hàng.
3.1.2 Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
Liên hệ hãng tàu xin và đặt lịch tàu
Làm thủ tục mượn container rỗng và đóng hàng
Chuẩn bị chứng từ khai hải quan
Thông quan hàng xuất khẩu
Lập vận đơn Thực xuất tờ khai Gởi bộ chứng từ cho đại lý ở nước ngoài
Lập chứng từ kết toán
Tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồng dịch vụ
Quyết toán và lưu hồ sơ
Hình 6 - Quy trình xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển
Phân tích quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
3.2.1.Tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồng dịch vụ
Khách hàng liên hệ với bộ phận Sales của công ty để nhận báo giá và đặt lịch tàu Đối với khách hàng lần đầu, sẽ ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với các điều khoản đã thỏa thuận, có chữ ký và dấu của hai bên, mỗi bên giữ một bản Nếu có thay đổi về điều khoản hợp đồng sau này, các bên sẽ thỏa thuận qua email, fax hoặc điện thoại, nhưng cần xác nhận bằng văn bản qua phụ lục hợp đồng để tránh tranh chấp không đáng có.
Khâu ký kết hợp đồng dịch vụ là bước đầu tiên và quan trọng trong quy trình giao nhận, đảm bảo sự thực hiện hiệu quả cho các bước tiếp theo Sau khi hợp đồng được ký, đại lý của công ty Hanotrans sẽ thông báo qua email về thông tin lô hàng của Người xuất khẩu cho Người nhập khẩu ở nước ngoài Nhân viên chứng từ (bộ phận CUS) sẽ gửi email cho Người xuất khẩu để xác nhận các thông tin cần thiết như tên hàng, khối lượng hàng, và ngày đóng hàng (Ready cargo/ETD) Các thông tin này là cần thiết để ký kết hợp đồng dịch vụ giao nhận.
- Thông tin người xuất khẩu (Shipper):
+ Tên công ty: PUS VIETNAM TRADING AND MANUFACTURING JSC
+ Địa chỉ: Tầng 2 số 27, ngách 17/25, ngõ 322 đường Mỹ Đình, Phường
Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Liên, Thành phố Hà Nội, Việt Nam + Mã số thuế: 0106988502
+ Tên công ty: SJ CLASSIC INDUSTRIES SDN BHD
+ Địa chỉ: Kg Parit Ju, Mk 4, Simpang Kiri, 83050 Batu Pahat, Johor, Malaysia
Tên hàng Màng nhựa mỏng PE OPP Keo dán
Dạng cuộn, loại xốp, dùng để cách nhiệt mái tôn, mới 100% sản xuất tại Việt Nam
Dạng lỏng, màu vàng nhạt dùng để dán lớp PE OPP lên mái tôn hàng mới 100%, sản xuất tại Việt Nam
Kích thước 860mm x 2mm gồm 28 cuộn
Số lượng 28 cuộn (14 mét) 12 thùng (2040 KGM) Đơn giá hóa đơn 0,42 USD/ mét 4,7 USD/KGM
Trị giá hóa đơn 5880 USD 9588
- Ngày đi dự kiến (ETD): 09/08/2020
3.2.2.Liên hệ hãng tàu xin lịch tàu và đặt chỗ với hãng tàu
Sau khi thu thập thông tin về số lượng hàng xuất, khả năng đáp ứng và thời gian giao hàng, bộ phận CUS sẽ tiến hành đặt tàu Nhân viên thường tham khảo lịch tàu và giá từ các trang web của hãng tàu hoặc công ty giao nhận Họ sẽ lựa chọn phương án phù hợp với ngân sách và thời gian giao hàng, sau đó liên lạc và đàm phán giá cả với hãng tàu Nếu đồng ý, họ sẽ gửi Booking Note và nhận Giấy xác nhận đặt chỗ Công ty Hanotrans, nhờ mối quan hệ thân thiết với nhiều hãng tàu, có thể nhanh chóng nắm bắt giá cả và tiến hành đặt chỗ chỉ bằng một cuộc gọi, cung cấp thông tin về trọng lượng container, thời gian và giá cả, sau đó nhận email xác nhận và Booking Confirmation từ hãng tàu.
Công ty Hanotrans thường thực hiện hai kiểu cước tàu sau:
- Công ty sẽ chịu trách nhiệm thuê tàu và nhờ đại lý của mình thu cước từNgười nhập khẩu.
Đại lý của công ty ký hợp đồng với hãng tàu và chỉ định công ty thực hiện việc đặt lịch tàu Sau khi hoàn tất, họ sẽ cung cấp số hợp đồng cho công ty để nhận Booking.
- Sau khi nhận được email, Hanotrans sẽ gửi “Booking Confirmation” cho công ty người xuất khẩu với những thông tin cần lưu ý:
- Số xác nhận đặt chỗ tàu: 7225360370
- Địa chỉ kho CFS để chở hàng đến đóng hàng vào container
+ Email kho CFS: npquynh@coscon.com + Nội dung: đóng hàng vào Container
- Tên và số hiệu tàu: BANGKOK 002S
- Cảng xếp hàng: Cát Lái / Hồ Chí Minh
+ Ngày dự kiến tàu đến (ETA): 14/08/2020 + Công ty người nhập khẩu phải chuẩn bị xong hàng, vận chuyển hàng đến kho đúng thời gian như trên B/N.
+ Hoàn thành chi tiết của vận đơn đường biển và gửi cho hãng tàu (DOC cut-off) để hãng tàu lập Vận đơn gốc.
+ Ngày dự kiến tàu đi (ETD): 09/08/2020
- Nhân viên chứng từ kiểm tra lại toàn bộ thông tin và các yêu cầu, nếu hợp lý thì tiến hành làm các bước tiếp theo.
3.2.3.Chuẩn bị chứng từ khai Hải quan
Tiến hành nhận bộ chứng từ của khách hàng gồm:
- Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): 01 bản chính;
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 01 bản chính;
- Phiếu đóng gói (Packing List): 01 bản chính;
- Giấy lưu cước tàu chợ (Booking Note);
- Giấy phép xuất khẩu (nếu có).
Nhân viên phụ trách sẽ kiểm tra tính hợp lệ và thống nhất của các chứng từ, sau đó kê khai thông tin trên tờ khai hải quan hoặc truyền dữ liệu qua hệ thống máy tính nếu khai báo qua mạng hải quan điện tử.
3.2.4.Thông quan hàng xuất khẩu a) Tạo thông tin khai báo, truyền dữ liệu điện tử, kiểm tra, tiếp nhận và phân luồng hồ sơ
Nhân viên giao nhận sẽ tạo thông tin khai hải quan điện tử trên máy tính theo tiêu chí và khuôn dạng chuẩn của Tổng cục hải quan, đồng thời chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin này Sau khi hoàn tất, họ sẽ gửi thông tin khai hải quan điện tử đến Chi cục hải quan điện tử nơi đã đăng ký tham gia.
Khi tiếp nhận thông tin khai hải quan điện tử từ công ty, cơ quan hải quan sẽ tiến hành phân tích và kiểm tra theo các tiêu chí quy định Sau đó, họ sẽ chấp nhận hoặc từ chối thông tin khai hải quan điện tử, kèm theo lý do cụ thể, thông qua hệ thống xử lý dữ liệu hải quan điện tử.
Khi thông tin khai điện tử được chấp nhận, cơ quan hải quan sẽ cấp số tờ khai hải quan điện tử và thực hiện phân luồng theo các hình thức quy định.
- Chấp nhận thông quan trên cơ sở thông tin khai hải quan điện tử (luồng xanh).
- Kiểm tra chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan trước khi thông quan hàng hóa (luồng vàng).
- Kiểm tra chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan và kiểm tra thực tế hàng hóa trước khi thông quan hàng hóa (luồng đỏ).
Cơ quan hải quan sẽ gửi Thông báo hướng dẫn về quy trình làm thủ tục hải quan điện tử Doanh nghiệp cần tiếp nhận và thực hiện các bước theo hướng dẫn trong Thông báo này để hoàn tất thủ tục hải quan.
- Sửa đổi, bổ sung các nội dung thông tin khai điện tử theo yêu cầu của cơ quan hải quan.
- In tờ khai (02 bản) dựa trên thông tin khai điện tử đã được cơ quan hải quan chấp nhận, ký và đóng dấu vào tờ khai.
Các bước khai báo hải quan điện tử
Quy trình khai hải quan điện tử yêu cầu nhân viên giao nhận phải cẩn thận, tập trung và tỉ mỉ Việc khai hải quan có ảnh hưởng trực tiếp đến thủ tục hải quan tại cảng Sau khi nhận và tổng hợp đầy đủ các chứng từ cần thiết, quá trình khai hải quan sẽ diễn ra thuận lợi hơn.
Hình 8 - Đăng ký mới tờ khai quan, nhân viên giao nhận sẽ thực hiện việc khai hải quan bằng phần mềm ECUS5/VNACCS của công ty Thái Sơn.
Bước 1: kích chuột vào ô “hệ thống”/ “7.1 danh sách khách hàng (với đại lý)” sau đó chọn “thêm mới” để thêm thông tin người xuất khẩu.
Trên tờ khai hải quan, người khai phải sử dụng tiếng Việt và điền đầy đủ thông tin cần thiết cho tất cả các loại hàng xuất khẩu trong cùng một đợt.
Bước 2: Trên giao diện chương trình, người khai hải quan sẽ chọn menu “Tờ khai xuất nhập khẩu”, sau đó chọn “Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA)”
Hình 7 - Đăng ký thông tin doanh nghiệp xuất khẩu
Hình 9 - Thông tin tờ khai cơ bản
Bước 3: Khi giao diện “Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA)” xuất hiện, chúng ta lần lượt điền thông tin vào các ô như sau:
- Nhập thông tin Tờ khai cơ bản:
+ Mã loại hình là do công ty xuất khẩu cung cấp.
+ Cơ quan hải quan phụ thuộc vào kho CFS khi đóng hàng thuộc quyền quản lý của cơ quan hải quan nào.
+ Mã bộ phận xử lý tờ khai: luôn luôn để là 00
Công ty Hanotrans thường xuyên sử dụng phương thức vận chuyển đường biển, trong tổng số 7 mã hiệu phương thức vận chuyển hiện có.
- Nhập thông tin công ty xuất nhập khẩu
Thông tin của Người xuất khẩu sẽ được hệ thống tự động lấy khi doanh nghiệp đăng ký Trong khi đó, thông tin của Người xuất khẩu có thể viết thường hoặc in hoa, nhưng thông tin của Người nhập khẩu phải được viết hoàn toàn bằng chữ in hoa.
Nhập thông tin Vận đơn:
Trong đó các thông tin trên dựa trên chứng từ và nhà xuất khẩu cung cấp.
Người khai hải quan cần cung cấp các thông tin quan trọng như thông tin hóa đơn, thông tin hợp đồng, cảng lưu container, số container và thông tin hàng hóa để đảm bảo quy trình thông quan diễn ra suôn sẻ.
Sau các bước nhập thông tin, phải nhấn nút “Ghi” để lưu lại.
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, người dùng chọn “Khai trước thông tin tờ khai (EDA)”, hệ thống sẽ cung cấp bản nháp tờ khai hải quan mà chưa có kết quả phân luồng Người khai cần kiểm tra kỹ lưỡng dữ liệu đã nhập và gửi cho nhân viên công ty xuất khẩu để xác nhận, vì nếu thông tin đã được cập nhật vào hệ thống hải quan mà phát hiện sai sót, việc sửa chữa sẽ rất khó khăn Điều này có thể dẫn đến sự nghi ngờ từ cơ quan hải quan, gây khó khăn cho công ty trong quá trình xử lý.
