Sơ lược về tuyển dụng
Khái niệm tuyển dụng
Tuyển dụng là quá trình mà nhà tuyển dụng thu hút, nghiên cứu, sàng lọc và tiếp nhận ứng viên nhằm tìm ra người phù hợp cho các vị trí trong công ty Mục tiêu của tuyển dụng là thu hút những lao động có nguyện vọng và khả năng làm việc, đáp ứng nhu cầu mở rộng, bổ sung hoặc thay thế mà các giải pháp khác không thể thực hiện được.
Khái niệm tuyển dụng nhân sự bao gồm hai nội dung đó là tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực:
Tuyển mộ là quá trình thu hút ứng viên đến với tổ chức, giúp nhà tuyển dụng lựa chọn và sàng lọc những người đủ tiêu chuẩn cho các vị trí công việc trong công ty.
Tuyển chọn là quá trình đánh giá ứng viên dựa trên các yêu cầu công việc, nhằm xác định kỹ năng, kiến thức và đặc điểm cá nhân cần thiết cho vị trí hiện tại và mục tiêu phát triển tương lai của doanh nghiệp.
Ý nghĩa và vai trò của tuyển dụng
Tuyển dụng đóng vai trò quan trọng trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp, người lao động và xã hội, ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững của cả ba bên.
Hoạt động tuyển dụng là yếu tố then chốt đối với doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu và chất lượng nhân lực, từ đó định hướng và quyết định các hoạt động nội bộ của doanh nghiệp.
Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút và lựa chọn nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp Vai trò của tuyển dụng trong quản lý nguồn nhân lực rất quan trọng, giúp xây dựng đội ngũ nhân viên chất lượng, đáp ứng nhu cầu phát triển của tổ chức Việc thực hiện tuyển dụng hiệu quả không chỉ nâng cao năng suất làm việc mà còn góp phần tạo ra môi trường làm việc tích cực và bền vững.
2 https://vietnambiz.vn/tuyen-dung-recruitment-la-gi-su-can-thiet-cua-hoat-dong-tuyen-dung-
Cung cấp cho doanh nghiệp một đội ngũ lao động lành nghề, năng động và sáng tạo, giúp bổ sung nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Tuyển dụng hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh, bởi nó cho phép tìm kiếm và lựa chọn những ứng viên có năng lực và phẩm chất phù hợp Việc này không chỉ nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn phát triển đội ngũ nhân sự, đáp ứng tốt hơn yêu cầu trong bối cảnh toàn cầu hóa.
- Góp phần tạo ra sự cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp Đảm bảo chất lượng
“đầu vào” của doanh nghiệp, có được càng nhiều nhân tài thì doanh nghiệp càng có khả năng cạnh tranh tốt hơn so với các đối thủ
Tham gia tuyển dụng mang lại cho người lao động cơ hội tiếp cận kiến thức và kỹ năng mới, đồng thời giúp họ cải thiện thu nhập để đảm bảo cuộc sống.
- Đem lại việc làm cho người lao động, giúp họ có thu nhập để trang trải cuộc sống
Giúp người lao động không chỉ nâng cao kiến thức và rèn luyện kỹ năng, mà còn mở rộng tầm nhìn về triết lý và quan điểm của các nhà quản trị, từ đó định hướng cho họ theo những quan điểm này.
Tuyển dụng nhân sự mới không chỉ mang lại nguồn lực tươi mới cho doanh nghiệp mà còn kích thích tinh thần làm việc của nhân viên cũ, từ đó nâng cao hiệu suất công việc Sự hiện diện của nhân sự mới tạo động lực cho cả đội ngũ, khuyến khích họ nỗ lực hơn, góp phần cải thiện hiệu quả kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp.
Tuyển dụng không chỉ tạo ra nhiều cơ hội việc làm cho công dân mà còn giúp giảm tỷ lệ thất nghiệp, từ đó giảm bớt gánh nặng cho nhà nước và xã hội.
Tuyển dụng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu kinh tế - xã hội, góp phần tạo ra việc làm cho người lao động, mang lại thu nhập ổn định và giảm thiểu gánh nặng xã hội như tình trạng thất nghiệp và các vấn đề xã hội khác.
Việc tuyển dụng nhân sự không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực xã hội Khi mọi người có công ăn việc làm và doanh nghiệp phát triển, đất nước sẽ ngày càng thịnh vượng, nâng cao đời sống của nhân dân.
3 https://news.timviec.com.vn/tuyen-dung-la-gi-tam-quan-trong-cua-viec-tuyen-dung-nhan-su-44357.html, truy cập ngày 08/6/2021
Kỹ năng giao tiếp trong tuyển dụng
Tìm kiếm ứng viên và đăng tuyển
2.1.1 Xác định nhu cầu tuyển dụng
Xác định nhu cầu tuyển dụng là bước đầu tiên trong kế hoạch tuyển dụng của doanh nghiệp, bắt đầu từ việc phân tích tính cần thiết của việc tuyển thêm nhân sự, số lượng cần tuyển và yêu cầu công việc Quá trình này yêu cầu sự giao tiếp nội bộ giữa Ban lãnh đạo và các phòng ban để xây dựng định hướng và kế hoạch nhân sự phù hợp Những vấn đề quan trọng cần thảo luận bao gồm mức độ cấp thiết và các yêu cầu chi tiết liên quan đến tuyển dụng.
- Khả năng phát triển của doanh nghiệp trong tương lai
- Tình hình nhân sự của doanh nghiệp hiện tại
- Tỷ lệ nhân viên thôi việc
- Chính sách lương và đãi ngộ
- Chi phí trung bình để tuyển dụng thành công số lượng nhân sự đạt yêu cầu
- Tình hình tuyển dụng nhân sự trên thị trường ở thời điểm hiện tại
Chúng ta có thể xác định nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp bằng cách xem xét tính cấp thiết của nhu cầu này Trong bài viết này, chúng ta sẽ phân tích những yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp, từ đó đưa ra cái nhìn tổng quan về tình hình nhân sự hiện tại.
Doanh nghiệp thường xuyên phải tuyển dụng để thay thế nhân viên khi có người thôi việc, sa thải hoặc chuyển sang vị trí khác Việc tuyển dụng thay thế cần được thực hiện nhanh chóng để đảm bảo công việc không bị gián đoạn Tuy nhiên, tính cấp thiết này có thể dẫn đến các vấn đề về chất lượng trong quá trình tuyển dụng.
Doanh nghiệp thường phải tuyển dụng ứng phó khi đối mặt với khối lượng công việc lớn bất ngờ, chẳng hạn như khi nhận dự án lớn hoặc triển khai hợp đồng quan trọng Hình thức tuyển dụng này nhằm đảm bảo tiến độ công việc bằng cách bổ sung lao động tạm thời trong khoảng thời gian ngắn Tuy nhiên, việc tuyển dụng ứng phó cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro do tính chất không ổn định của công việc.
Doanh nghiệp thường xuyên có nhu cầu tuyển dụng hàng năm, điều này phụ thuộc vào chi phí và kế hoạch quản lý Hình thức tuyển dụng này thường thấy ở các công ty lớn, nơi mà các kế hoạch tuyển dụng được chuẩn bị từ trước để đảm bảo nguồn nhân lực đầy đủ.
Tuyển dụng ngẫu nhiên là quá trình không xuất phát từ nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, mà thường đến từ các ứng viên tiềm năng, như những người đang làm việc tại công ty đối thủ hoặc khách hàng của nhà cung cấp Mục tiêu chính của hình thức tuyển dụng này là nâng cao khả năng cạnh tranh và duy trì mối quan hệ hợp tác tốt với khách hàng, đối tác Tuy nhiên, tính cấp thiết của tuyển dụng ngẫu nhiên không cao bằng các phương thức tuyển dụng khác.
2.1.2 Nguồn tìm kiếm ứng viên và thông tin tuyển dụng
Sau khi doanh nghiệp xác định nhu cầu tuyển dụng và yêu cầu công việc, người tuyển dụng có thể chọn nguồn tìm kiếm ứng viên và thông tin tuyển dụng phù hợp.
Tuyển dụng thay thế là một hình thức tuyển dụng khẩn cấp, do đó, người tuyển dụng cần chú ý đến nguồn tìm kiếm ứng viên và nội dung thông tin tuyển dụng để tiết kiệm thời gian và tránh những hệ quả không mong muốn Các tình huống cần giao tiếp bên ngoài doanh nghiệp bao gồm việc tìm kiếm ứng viên từ các nguồn bên ngoài.
Tuyển dụng thay thế hoàn toàn yêu cầu đảm bảo chất lượng nhân sự tốt để phục vụ công việc lâu dài Quá trình tuyển dụng diễn ra như tuyển dụng định kỳ, với việc người tuyển dụng có thể sử dụng nguồn ứng viên tin cậy thông qua việc hợp tác với các công ty săn đầu người (Headhunter) hoặc đăng tuyển trên website công ty Cần lưu ý đến các kế hoạch xúc tiến truyền thông để thu hút ứng viên phù hợp.
Người tuyển dụng cần rút ngắn thời gian giao tiếp về yêu cầu công việc bằng cách chi tiết hóa bảng mô tả công việc và trao đổi kỹ với công ty môi giới Điều này giúp nhanh chóng tuyển được ứng viên phù hợp và tập trung vào những người có kinh nghiệm, từ đó giảm thiểu thời gian đào tạo để nhân viên mới có thể bắt đầu làm việc ngay.
Việc tạm thời sử dụng nhân sự bên ngoài công ty có thể diễn ra khi có vị trí thiếu hụt mà công việc có thể giao cho bên thứ ba mà không ảnh hưởng đến lợi ích doanh nghiệp, như bảo mật thông tin và tài sản Nhà tuyển dụng có thể lựa chọn các công ty cung cấp dịch vụ phù hợp để thay thế cho đội ngũ in-house, chẳng hạn như thuê agency cho vị trí marketing hoặc tìm đến các công ty luật khi gặp vấn đề pháp lý.
Người tuyển dụng có thể tận dụng nguồn lực nội bộ của doanh nghiệp bên cạnh việc sử dụng nguồn lực bên ngoài Để đạt được mục tiêu tuyển dụng hiệu quả, việc tăng cường giao tiếp nội bộ là rất quan trọng.
Trong quá trình tuyển dụng cho vị trí còn thiếu, nhà tuyển dụng có thể thảo luận với nhân viên trong công ty để tìm kiếm sự hỗ trợ tạm thời Giao tiếp nội bộ chủ yếu diễn ra trong phòng ban hoặc bộ phận đang thiếu nhân sự, hoặc giữa các vị trí có chức năng tương ứng để thực hiện việc điều chuyển công tác.
Khi tuyển dụng thay thế do nhân sự được thăng chức, thuyên chuyển hoặc nghỉ hưu, người tuyển dụng nên yêu cầu nhân viên hiện tại hỗ trợ và chuyển giao công việc cho nhân viên mới trong một khoảng thời gian nhất định Điều này giúp tránh gián đoạn công việc và đảm bảo quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ.
Tuyển dụng thời vụ là hình thức tuyển dụng cấp bách, thường mang tính tạm thời và có nhiều rủi ro do nhu cầu tức thời của doanh nghiệp Các công việc này thường không yêu cầu trình độ chuyên môn hay kinh nghiệm, vì vậy người tuyển dụng có thể sử dụng các kênh tuyển dụng của công ty và trang web tuyển dụng để tìm kiếm nhân lực Để tối ưu hóa quy trình tuyển dụng trong thời gian ngắn, người tuyển dụng nên trình bày rõ ràng nhu cầu, yêu cầu công việc và số lượng nhân sự cần thiết, từ đó hạn chế phạm vi đối tượng và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu ngắn hạn của công ty.
Thu thập và nghiên cứu hồ sơ của ứng viên
2.2.1 Rà soát thông tin ứng tuyển
Sau khi xác định được ứng viên phù hợp qua các kênh tuyển dụng, doanh nghiệp thường nhận được nhiều hồ sơ hơn số lượng cần thiết Do đó, việc rà soát thông tin ứng tuyển là cần thiết để rút gọn danh sách ứng viên cho các vòng tuyển dụng tiếp theo Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đáp ứng nhanh chóng nhu cầu tuyển dụng cấp thiết Quy trình sàng lọc hồ sơ ứng viên có thể được thực hiện theo các bước cụ thể.
Bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng là sàng lọc ứng viên qua hồ sơ Nhà tuyển dụng cần xem xét các tiêu chí tối thiểu và ưu tiên, cũng như các bằng cấp chứng minh để xác định hồ sơ đạt chuẩn Đồng thời, cần chú ý đến tỷ lệ chuyển đổi giữa các giai đoạn để lựa chọn số lượng ứng viên phù hợp.
Hình 2.2.1 Tỷ lệ chuyển đổi của phễu Tuyển dụng
Tỷ lệ chuyển đổi cho thấy trong 100 ứng viên, chỉ có 12 người được mời phỏng vấn, 2 người nhận được đề nghị và 1 người chấp nhận Vì vậy, nhà tuyển dụng không chỉ cần xem xét các yêu cầu mà còn phải chú ý đến số lượng phỏng vấn để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp.
Bước 2: Đề nghị người tuyển dụng cung cấp thêm thông tin nếu đã sàng lọc được hồ sơ phù hợp Việc này giúp đánh giá chính xác hơn và có thể thực hiện qua hai phương thức khác nhau.
Phương thức giao tiếp qua thư tín là một yêu cầu từ người tuyển dụng, trong đó ứng viên cần viết một lá thư ứng tuyển để trình bày lý do và mục tiêu công việc của mình Qua lá thư này, nhà tuyển dụng có thể nhận biết rõ hơn về tính cách, con người và kinh nghiệm của ứng viên thông qua cách trình bày, cách hành văn và loại thư được gửi.
Phương thức giao tiếp qua điện thoại là một công cụ hiệu quả cho người tuyển dụng, cho phép họ trực tiếp gọi điện để trao đổi và hẹn phỏng vấn với ứng viên Qua cuộc gọi, nhà tuyển dụng không chỉ có thể sắp xếp lịch phỏng vấn mà còn đánh giá khả năng ứng đối của ứng viên trong các tình huống thực tế.
2.2.2 Trả lời thông tin ứng tuyển và lời mời phỏng vấn
Sau khi sàng lọc hồ sơ, người tuyển dụng cần liên hệ với ứng viên để mời phỏng vấn, có thể qua điện thoại Trong quá trình này, cần chú ý đến cách giao tiếp chuyên nghiệp, vì người tuyển dụng đại diện cho doanh nghiệp Cuộc gọi nên được chuẩn bị kỹ lưỡng, diễn ra từ tốn và rõ ràng để truyền đạt thông tin hiệu quả Dưới đây là năm nguyên tắc cụ thể giúp thực hiện cuộc gọi mời phỏng vấn chính xác.
Để có một cuộc gọi tuyển dụng hiệu quả, người tuyển dụng cần chuẩn bị kỹ lưỡng các thông tin cần thiết Việc sắp xếp và trình bày thông tin một cách ngắn gọn, mạch lạc sẽ giúp ứng cử viên dễ dàng nắm bắt Độ chính xác của nội dung là yếu tố quan trọng để tránh gây hiểu nhầm cho ứng cử viên Người tuyển dụng nên luyện tập theo kịch bản trước khi gọi để có thể giao tiếp trôi chảy Cuối cùng, mục tiêu chính của cuộc gọi là mời ứng cử viên tham gia phỏng vấn, vì vậy cần liệt kê đầy đủ các thông tin liên quan.
+ Hỏi kỹ về thông tin cơ bản của ứng viên: họ và tên, vị trí ứng tuyển, địa chỉ email…
+ Xưng rõ chức danh của mình và nêu tên công ty
+ Hẹn phỏng vấn với thời gian, địa điểm cụ thể
+ Trình bày về yêu cầu các giấy tờ cần có của hồ sơ ứng tuyển, chỉ dẫn đường đi, cách gửi xe,
Lựa chọn thời gian gọi cho ứng viên là yếu tố quan trọng để đảm bảo cuộc gọi mời phỏng vấn diễn ra thuận lợi Thời gian lý tưởng để thực hiện cuộc gọi thường nằm trong khoảng từ 10h đến 12h sáng hoặc từ 16h đến 18h chiều, khi người nhận có thể dễ dàng tiếp nhận cuộc gọi sau giờ học hoặc làm việc.
Để tạo một cuộc gọi mời phỏng vấn hiệu quả, hãy tránh gọi vào buổi tối để không làm phiền thời gian riêng tư của ứng viên và giữ hình ảnh công ty chuyên nghiệp Thời gian gọi nên được giới hạn trong khoảng 2 đến 5 phút, nhằm tiết kiệm thời gian cho cả hai bên Người tuyển dụng nên chuẩn bị sẵn thông tin và trao đổi nhanh chóng Khi chốt hẹn phỏng vấn, hãy đề xuất nhiều khung thời gian khác nhau để linh hoạt hơn Nếu không thể thống nhất ngay, hãy đề nghị liên hệ lại vào thời gian rảnh của ứng viên.
Cuộc gọi mời phỏng vấn cần đi thẳng vào trọng tâm để đạt hiệu quả cao Mục đích chính là thông báo kết quả trúng tuyển vòng hồ sơ cho ứng viên, sau đó sắp xếp lịch phỏng vấn và xác nhận thời gian, địa điểm Nên cung cấp thời gian phỏng vấn dự kiến để ứng viên có thể sắp xếp hợp lý Tránh lan man về tính chất công việc hay những vấn đề sẽ được trao đổi trong buổi phỏng vấn.
Giọng nói trong cuộc gọi mời phỏng vấn cần thể hiện sự thân thiện nhưng vẫn chuyên nghiệp, giúp người tuyển dụng giao tiếp hiệu quả hơn Bên cạnh thái độ lịch sự và ân cần, việc trả lời ứng viên một cách chuyên nghiệp là rất quan trọng, thể hiện sự trân trọng từ công ty Giọng nói nên dễ nghe, không cần quá truyền cảm hay phô trương, miễn là không bị ngọng để tạo sự thoải mái cho người nghe Tuy nhiên, sự thoải mái không đồng nghĩa với việc trở nên suồng sã; trong trường hợp xảy ra sự cố, người tuyển dụng cần giữ bình tĩnh và tránh thể hiện thái độ tiêu cực.
Để thu hút ứng viên trong buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần làm nổi bật sức hấp dẫn của cơ hội việc làm Không phải ứng viên nào cũng sẵn sàng nhận lời ngay khi được mời phỏng vấn, vì cảm xúc của họ có thể bị ảnh hưởng bởi cuộc gọi thông báo trúng tuyển Do đó, khi hẹn phỏng vấn, hãy khéo léo đề cập đến các yếu tố hấp dẫn như thu nhập tốt, khả năng thăng tiến nhanh và cơ hội phát triển rộng mở, nhằm thu hút sự chú ý và tạo động lực cho ứng viên.
Phỏng vấn
Trước khi diễn ra buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần xác định lại mục tiêu tuyển dụng của công ty và thông báo lại cho các đồng nghiệp tham gia phỏng vấn Việc này giúp người tuyển dụng hình dung rõ ràng về các kỹ năng cần tìm kiếm ở ứng viên, từ đó xây dựng câu hỏi và phương pháp phỏng vấn phù hợp.
Nhà tuyển dụng có thể giúp ứng viên giảm bớt lo lắng trong buổi phỏng vấn bằng cách đặt những câu hỏi thân thiện như “Bạn tìm công ty chúng tôi có khó không?” Điều này không chỉ giúp ứng viên tự tin hơn mà còn tạo dựng hình ảnh tích cực cho công ty Bên cạnh đó, những câu hỏi này cũng cho phép nhà tuyển dụng đánh giá kỹ năng ứng xử của ứng viên một cách hiệu quả.
Một buổi phỏng vấn thường sẽ diễn ra theo 4 bước:
Bước 1: Giới thiệu các thông tin
Trong bước này, người phỏng vấn cần thông báo cho ứng viên về những người sẽ tham gia phỏng vấn và quy trình diễn ra buổi phỏng vấn, giúp ứng viên chuẩn bị tốt hơn cho câu trả lời của mình Đồng thời, người phỏng vấn cũng nên nhắc lại thông tin về công ty và vị trí công việc Hơn nữa, việc giới thiệu này có thể được biến thành câu hỏi phỏng vấn nhằm đánh giá sự nghiêm túc của ứng viên thông qua mức độ tìm hiểu của họ về công ty và vị trí ứng tuyển.
Bước 2 trong quy trình phỏng vấn là nhà tuyển dụng đặt câu hỏi để làm rõ thông tin trong hồ sơ ứng viên, nhằm thẩm định độ chính xác của các thông tin đã cung cấp Thông thường, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên tự giới thiệu về bản thân, điều này giúp đánh giá sự chuẩn bị và tính trung thực của ứng viên, đồng thời kiểm tra sự khớp nhau giữa thông tin trong hồ sơ và những gì ứng viên trình bày.
6 https://resources.base.vn/hr/ky-nang-phong-van-tuyen-dung-4-buoc-can-thiet-de-co-mot-cuoc-phong-van-chuyen- nghiep-225, truy cập ngày 10/6/2021
Bước 3: Phần chính của cuộc phỏng vấn, người phỏng vấn đặt các câu hỏi
Các hình thức phỏng vấn thông thường là phỏng vấn tình huống và phỏng vấn hành vi
Phỏng vấn hành vi là phương pháp đánh giá ứng cử viên thông qua phản ứng của họ với các tình huống đã xảy ra trong quá khứ Kỹ thuật STAR, bao gồm Tình huống (Situation), Nhiệm vụ (Task), Hành động (Action) và Kết quả (Result), thường được sử dụng để hướng dẫn ứng viên trong quá trình trả lời câu hỏi phỏng vấn.
Phỏng vấn hành vi giúp nhà tuyển dụng đánh giá kinh nghiệm làm việc trước đây của ứng viên, từ đó dự đoán cách họ sẽ xử lý công việc trong tương lai Các câu hỏi như “Hãy trình bày một tình huống xử lý khiếu nại của khách hàng mà bạn đã từng thực hiện” và “Bạn đã giải quyết như thế nào và kết quả ra sao” là những ví dụ điển hình để khai thác thông tin về khả năng giải quyết vấn đề của ứng viên.
Phỏng vấn hành vi thường chỉ phù hợp với những ứng viên đã có kinh nghiệm Đối với ứng viên chưa có kinh nghiệm, nhà tuyển dụng nên sử dụng phương pháp phỏng vấn tình huống để đánh giá khả năng và tiềm năng của họ.
Phỏng vấn tình huống là một phương pháp giúp người tuyển dụng đánh giá khả năng xử lý tình huống của ứng viên thông qua các câu hỏi liên quan đến hành vi của họ trong những tình huống cụ thể Các câu hỏi này thường yêu cầu ứng viên mô tả cách họ sẽ ứng phó với một tình huống trong công việc, chẳng hạn như: “Nếu trong công ty xảy ra xung đột giữa các thành viên trong nhóm làm việc, bạn sẽ xử lý như thế nào?”
Khi đặt câu hỏi phỏng vấn cho ứng viên, cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo cuộc phỏng vấn diễn ra suôn sẻ và giữ gìn hình ảnh tích cực cho cả người phỏng vấn lẫn công ty Trước hết, câu hỏi nên rõ ràng và cụ thể để ứng viên dễ hiểu và trả lời chính xác Thứ hai, hãy tạo không gian thoải mái để ứng viên có thể thể hiện bản thân một cách tự nhiên Cuối cùng, việc lắng nghe và ghi chú cẩn thận sẽ giúp người phỏng vấn đánh giá đúng năng lực của ứng viên và tạo ấn tượng tốt về công ty.
Trong quá trình phỏng vấn, người phỏng vấn nên hạn chế nói quá nhiều và để ứng viên có cơ hội trình bày khả năng của mình Thời gian phỏng vấn hiệu quả thường được chia thành 80% để lắng nghe ứng viên và chỉ 20% để đặt câu hỏi, trả lời thắc mắc của ứng viên cũng như giới thiệu về công ty.
Người phỏng vấn nên chuẩn bị giấy bút để ghi chú các thông tin quan trọng của ứng viên, bao gồm thành tích nổi bật và các kỹ năng đặc biệt.
Tài liệu học tập môn Quản trị nhân sự của bộ môn Quản trị hành chính - Nhân sự, Khoa Quản trị, ĐH Luật TP.HCM giúp ứng viên nổi bật hơn so với những người khác Điều này sẽ hỗ trợ người phỏng vấn trong việc đánh giá ứng viên một cách công bằng và chính xác hơn.
Khi phỏng vấn, hãy tránh những câu hỏi nhạy cảm và chỉ tập trung vào các câu hỏi liên quan trực tiếp đến vị trí tuyển dụng Quan trọng là không đặt ra những câu hỏi có thể gây phân biệt chủng tộc, tôn giáo hay vùng miền địa lý.
Tránh những sai lầm trong tuyển dụng là điều cần thiết để đảm bảo chất lượng nhân sự Đầu tiên, không nên tuyển dụng những ứng viên giống mình, vì điều này có thể dẫn đến sự thiếu đa dạng trong đội ngũ Thứ hai, cần tránh ra quyết định tuyển dụng một cách vội vàng, vì điều này có thể làm giảm khả năng chọn lựa những ứng viên thực sự phù hợp Cuối cùng, việc đánh giá ứng viên dựa trên những chuẩn mực không chính xác sẽ dẫn đến những quyết định sai lầm, ảnh hưởng đến sự phát triển của tổ chức.
Bước 4: Ứng viên đặt câu hỏi
Nhà tuyển dụng nên khuyến khích ứng viên đặt câu hỏi để khám phá những điều thú vị về họ Những câu hỏi này giúp hiểu rõ lý do ứng viên chọn công ty, có thể là vì lương bổng, chế độ nghỉ phép, hoặc mong muốn phát triển sự nghiệp trong môi trường năng động Nếu ứng viên, đặc biệt là những người cấp cao, không đặt câu hỏi nào, điều này có thể cho thấy họ không thực sự hứng thú với cơ hội làm việc tại công ty.
Đánh giá và hồi đáp tuyển dụng
Sau khi hoàn tất quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ xác định danh sách ứng viên tiềm năng, những người phù hợp nhất với yêu cầu của doanh nghiệp Việc lựa chọn ứng viên phụ thuộc vào sự tương thích giữa doanh nghiệp và ứng viên, bao gồm kỳ vọng và khả năng đáp ứng, cũng như mục tiêu nghề nghiệp và xu hướng phát triển của doanh nghiệp Để đảm bảo tính khách quan trong việc đánh giá, nhà tuyển dụng cần thực hiện một quy trình đánh giá chi tiết, sử dụng hệ thống tiêu chí đã được thiết lập trước đó.
Sau khi kết thúc cuộc phỏng vấn, nhà tuyển dụng chuyên nghiệp nên gửi thư thông báo kết quả cho ứng viên, bất kể họ có trúng tuyển hay không, nhằm thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp trong quy trình tuyển dụng.
Thư thông báo là công cụ quan trọng để xác nhận thông tin cho ứng viên, giúp việc liên lạc giữa hai bên trở nên dễ dàng và thuận lợi Nó không chỉ tạo ra mối liên kết nghề nghiệp giữa người nộp đơn và nhà tuyển dụng mà còn góp phần nâng cao hiệu quả trong quá trình tuyển dụng.
- Là một lời thông báo của nhà tuyển dụng khẳng định tiềm năng của ứng viên
- Sự chuyên nghiệp của công ty thể hiện qua lá thư thông báo kết quả phỏng vấn
Từ đây, họ có thể chia sẻ những phản hồi và đánh giá tích cực về doanh nghiệp cũng như việc làm được doanh nghiệp đăng tuyển
Một lá thư thông báo từ nhà tuyển dụng với phản hồi hữu ích có thể giúp ứng viên cải thiện bản thân và trở thành ứng viên phù hợp cho các cơ hội tương lai Khi nhận được thư từ chối, ứng viên có thể tiếp tục tìm kiếm cơ hội khác mà không còn vướng mắc Thời gian trung bình để nhận kết quả sau phỏng vấn là 20 ngày làm việc, nhưng có sự khác biệt giữa các ngành Một số công ty trong lĩnh vực điện tử và sản xuất có thể thông báo kết quả trong vòng 15 ngày, trong khi ngành kỹ thuật có thể mất tới 25 ngày, và ngành khách sạn, giải trí có thể kéo dài đến 30 ngày.
Thư thông báo kết quả phỏng vấn cho phép nhà tuyển dụng đặt câu hỏi về các yêu cầu liên quan đến lời mời làm việc Thư này sẽ bao gồm các thông tin chi tiết về kết quả trúng tuyển sau phỏng vấn.
- Mở đầu thư nên là một lời chào, một thông điệp cảm ơn ứng viên vì đã quan tâm đến vị trí đang tuyển dụng của công ty
8 https://thegioivieclam.com.vn/thu-thong-bao-ket-qua-phong van/#Tai_sao_nen_gui_thu_thong_bao_ket_qua_phong_van_cho_ung_vien, truy cập ngày 10/6/2021
- Thông báo về việc trúng tuyển: Bao gồm họ tên, địa chỉ, số điện thoại, vị trí mà ứng viên trúng tuyển
Thư thông báo trúng tuyển cần bao gồm các thông tin quan trọng như địa điểm làm việc, thời gian bắt đầu công việc chính thức, thời gian thử việc và giờ làm việc Những thông tin này rất cần thiết, do đó người tuyển dụng phải phối hợp chặt chẽ với bộ phận nhân sự và quản lý trực tiếp để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót.
Mức lương chính thức sau khi kết thúc thời gian thử việc là bao nhiêu và mức lương trong thời gian thử việc là gì? Ngoài ra, công ty có cung cấp các khoản phụ cấp nào không và cần nêu rõ các chế độ chính sách khác Đây là những thông tin quan trọng mà ứng viên rất quan tâm, đồng thời việc làm rõ mức lương và các chế độ sẽ hỗ trợ công ty trong việc quản lý nhân sự hiệu quả hơn.
Chúng tôi xin gửi lời cảm ơn và chào mừng bạn đã gia nhập công ty Trong email thông báo trúng tuyển, việc nhà tuyển dụng bày tỏ lòng biết ơn sẽ tạo ấn tượng tích cực về sự chuyên nghiệp và lịch sự của công ty Điều này thể hiện sự tôn trọng và đánh giá cao đối với ứng viên, đồng thời thể hiện mong muốn họ chấp nhận lời mời làm việc và trở thành một phần của đội ngũ chúng tôi.
Người tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên phản hồi về lời mời nhận việc trong một khoảng thời gian nhất định, đặc biệt là đối với các vị trí quan trọng và những vị trí cần tuyển gấp.
Hầu hết các nhà tuyển dụng thường gọi điện thoại để thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên trước khi gửi thư chính thức Phương pháp này giúp nhanh chóng xác định ứng viên có thực sự quan tâm đến công việc hay đã có kế hoạch khác, từ đó có thể sắp xếp ứng viên thay thế kịp thời.
Số lượng phỏng vấn thường cao hơn số lượng vị trí tuyển dụng, dẫn đến cơ hội trúng tuyển có giới hạn Do đó, sẽ có những ứng viên được chọn và những người bị loại Thư thông báo từ chối ứng viên thường được gửi qua thư tín, thể hiện sự tinh tế và ý đồ của nhà tuyển dụng, vì việc nhận thông báo từ chối qua thư thường nhẹ nhàng hơn so với thông báo trực tiếp qua điện thoại.
Cách viết thư trả lời từ chối ứng viên cũng không phải điều quá khó cần cung cấp đầy đủ và những nội dung thông tin như sau:
Khi gửi thư từ chối ứng viên sau phỏng vấn, cần đảm bảo thông tin cá nhân đầy đủ, bao gồm tên riêng và vị trí công việc mà ứng viên đã ứng tuyển Điều này giúp thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với ứng viên, đồng thời tạo ấn tượng tốt cho thương hiệu tuyển dụng.
Cảm ơn ứng viên vì đã quan tâm đến công ty và vị trí ứng tuyển, cũng như dành thời gian để nộp hồ sơ và tham gia phỏng vấn Sự trân trọng này thể hiện sự ghi nhận nỗ lực của họ trong quá trình tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp.
Nhà tuyển dụng nên cung cấp phản hồi ngắn gọn và rõ ràng về lý do ứng viên không được tuyển chọn Điều này không chỉ giúp ứng viên hiểu rõ quyết định mà còn mang lại ý kiến xây dựng, chi tiết và những lời khuyên hữu ích để họ cải thiện trong tương lai.
Nếu công ty nhận thấy ứng viên phù hợp với một vị trí khác, họ có thể mời ứng viên nộp đơn lại và trao cho họ cơ hội mới Tuy nhiên, nếu ứng viên không có tiềm năng và thiếu kỹ năng mềm cần thiết cho công việc, công ty có thể không đề cập đến khả năng này.
9 https://vn.joboko.com/blog/nhung-mau-tra-loi-ung-vien-sau-khi-phong-van-khong-trung-tuyen-lich-su-nsi533, truy cập ngày 10/6/2021.
GIAO TIẾP TRONG TUYỂN DỤNG ĐỐI VỚI NGƯỜI ỨNG TUYỂN 18 I Tìm kiếm và phân tích yêu cầu công việc
Phân tích bản thân và yêu cầu của công việc
Trong quá trình tuyển dụng, mọi cuộc trao đổi giữa ứng viên và nhà tuyển dụng đều tập trung vào những giá trị mà ứng viên có thể mang lại cho doanh nghiệp nếu được nhận Do đó, việc phân tích và trình bày các đặc điểm cá nhân là rất quan trọng Dưới đây là 10 yếu tố cần thiết để nghiên cứu và chuẩn bị thông tin về bản thân nhằm phục vụ cho quá trình tuyển dụng hiệu quả.
Thông tin cá nhân là yếu tố quan trọng giúp ứng viên gây ấn tượng với nhà tuyển dụng và tăng tỷ lệ thành công trong phỏng vấn Để đạt được điều này, ứng viên cần lựa chọn và sàng lọc thông tin một cách xúc tích nhưng đầy đủ, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, email và số fax Ngoài ra, việc đề cập đến khả năng đi công tác xa và sẵn sàng thuyên chuyển nơi ở theo yêu cầu công việc cũng giúp ứng viên nổi bật hơn so với những người khác.
Trình độ học vấn là yếu tố quan trọng quyết định ấn tượng của bạn với nhà tuyển dụng Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng thông tin về quá trình học tập, bao gồm trường đại học, chuyên ngành, điểm trung bình, và các bằng cấp, chứng chỉ đã đạt được Ngoài ra, ứng viên cần chú ý đến việc trình bày kết quả của các hoạt động học thuật liên quan đến vị trí ứng tuyển, như các khóa huấn luyện chuyên môn.
10 https://jopus.net/vi/job-hunting-guide-for-international-students/self-analysis, truy cập ngày 09/06/2021
Trình độ học vấn trong CV không chỉ đơn thuần là thông tin về bằng cấp mà còn bao gồm các môn học nổi bật, thành quả từ các dự án, đồ án, bài nghiên cứu khoa học, cũng như giải thưởng đạt được trong các cuộc thi học thuật Những yếu tố này sẽ làm phong phú thêm nội dung của hồ sơ xin việc và thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng.
Kinh nghiệm là yếu tố quan trọng mà nhà tuyển dụng chú ý khi phỏng vấn ứng viên, đặc biệt là giá trị mà họ đã tạo ra cho thị trường trước khi ứng tuyển Ứng viên cần chuẩn bị thông tin về kinh nghiệm quá khứ, liệt kê các công việc đã trải qua và nêu rõ nhiệm vụ cụ thể, cách hoàn thành và ảnh hưởng đến đồng nghiệp Điều này giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn tổng quan về khả năng và trách nhiệm của ứng viên, từ đó đưa ra những nhận định chính xác hơn trong quá trình tuyển dụng.
Để xác định tiêu chí mong muốn cho công việc tương lai, ứng viên cần hiểu rõ bản thân, bao gồm ưu nhược điểm và sở thích nghề nghiệp Việc này giúp đối chiếu với các đặc điểm của vị trí đang tìm kiếm Ngoài ra, ứng viên cũng nên xác định những yếu tố quan trọng cho mục tiêu nghề nghiệp dài hạn, chẳng hạn như việc thích làm việc trong hay ngoài văn phòng.
Một công việc ổn định và an toàn có quan trọng với bạn không? Bạn có thích ảnh hưởng và thuyết phục người khác? Nếu bạn đánh giá cao tính độc lập, thử thách, cơ hội phát triển và sáng tạo, hãy xem xét mức lương bạn chấp nhận Mục tiêu nghề nghiệp dài hạn của bạn là gì và loại công việc nào phù hợp với mục tiêu đó? Bạn có sẵn sàng chuyển công tác để đạt được những điều này không?
Thông qua việc trả lời các câu hỏi về sở thích nghề nghiệp, ứng viên có thể hiểu rõ hơn về công việc phù hợp với tiêu chí cá nhân, từ đó tạo sự cân bằng giữa đam mê và yêu cầu của nhà tuyển dụng.
Người tham chiếu là những cá nhân am hiểu về ứng viên và kinh nghiệm làm việc của họ, giúp giới thiệu ứng viên đến doanh nghiệp hoặc nhà tuyển dụng thông qua thư từ hoặc mối quan hệ Họ có thể là giảng viên, đồng nghiệp cũ, hoặc sếp cũ Để tạo ấn tượng tốt và xây dựng hình ảnh tích cực, ứng viên cần duy trì mối quan hệ tốt với những người này Để đạt hiệu quả cao trong việc giới thiệu, ứng viên nên trao đổi trước với người tham chiếu về nhu cầu và mục tiêu của mình ở vị trí mới, từ đó họ có thể cung cấp thông tin cần thiết cho nhà tuyển dụng.
Sau khi phân tích các yếu tố cần thiết, ứng viên cần xác định rõ ràng yêu cầu từ phía tuyển dụng cho vị trí mình ứng tuyển Việc đối chiếu các yêu cầu với đặc điểm cá nhân sẽ giúp ứng viên nhận diện những điểm mạnh và yếu của bản thân Từ đó, ứng viên có cái nhìn tổng quát về những gì cần chuẩn bị cho công việc mới Việc phát triển kỹ năng và đặc điểm phù hợp sẽ giúp ứng viên nổi bật hơn so với đối thủ Ví dụ, nếu vị trí yêu cầu khả năng sử dụng hai ngoại ngữ như tiếng Anh và tiếng Đức, ứng viên đang học cả hai ngôn ngữ này sẽ có lợi thế, và cần tích cực rèn luyện để tận dụng tốt khả năng ngoại ngữ của mình.
Trong quá trình ứng tuyển, không phải ứng viên nào cũng đáp ứng đầy đủ yêu cầu từ vị trí công việc mới Ứng viên cần nhận thức rõ rằng việc không đáp ứng một số yêu cầu có thể ảnh hưởng đến khả năng được tuyển dụng Ví dụ, nếu công việc yêu cầu thành thạo kỹ năng tin học văn phòng mà ứng viên chỉ có kỹ năng trung bình, họ có thể thương lượng với nhà tuyển dụng bằng cách nhấn mạnh các kỹ năng khác mà mình có liên quan đến chuyên môn Điều này không chỉ giúp giảm bớt tác động của sự thiếu hụt mà còn thể hiện sự cam kết cống hiến cho doanh nghiệp.
Thu thập thông tin về các cơ hội việc làm
Internet là công cụ hiệu quả cho việc tìm kiếm thông tin về cơ hội việc làm, khiến nhiều người tìm việc hiện nay sử dụng nó như kênh chính Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm hướng dẫn hoàn thiện và đăng tải lý lịch trên các trang web việc làm.
“Cách nắm bắt các thông tin về nhiều công ty khác nhau và công ty nào đang có những cơ hội việc làm tốt?”
Tìm kiếm thông tin tuyển dụng trên Internet mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro Để có được thông tin chính xác và uy tín, người tìm việc nên lựa chọn các trang web đáng tin cậy và phổ biến trong lĩnh vực nghề nghiệp của mình Ngoài ra, cần kiểm tra tính bảo mật thông tin cá nhân và cách thức tính phí của trang web để tránh những rủi ro không đáng có trong quá trình tìm việc.
Hiện nay, các công ty thường xuyên cập nhật thông tin tuyển dụng trên trang web và fanpage của họ, làm cho đây trở thành kênh thông tin quan trọng trong quá trình tìm việc Người tìm việc cũng có thể mở rộng nguồn thông tin qua các trang web tuyển dụng như Vn.Indeed.com, Vietnamworks, Careerbuilder và đặc biệt là LinkedIn Nền tảng LinkedIn cho phép người dùng tương tác như một mạng xã hội chuyên về tuyển dụng, giúp mở rộng mạng lưới kết nối dựa trên vị trí công việc, ngành nghề và nơi học tập.
Các mối quan hệ đóng vai trò quan trọng trong quá trình tìm việc Đầu tiên, hãy lập danh sách những người quen biết như người thân, bạn bè và đồng nghiệp Từ danh sách này, cần chi tiết hóa những đối tượng mà ứng viên tin rằng có thể cung cấp thông tin về cơ hội việc làm.
Khi tìm việc làm, việc xây dựng danh sách các mối quan hệ trong ngành nghề là rất quan trọng để thu thập thông tin về cơ hội việc làm Mục tiêu của việc này là xác định các bước tiếp theo trong việc tiếp xúc hoặc giới thiệu người liên quan đến công việc Cần nhớ rằng, khi liên hệ với những người này, mục đích chính là để nhận được sự hướng dẫn và lời khuyên, không phải để xin việc Trò chuyện trực tiếp sẽ giúp ứng viên tiếp cận thông tin quý giá, rút ngắn thời gian tìm việc Tuy nhiên, ứng viên cũng cần cân nhắc kỹ lưỡng trong việc lựa chọn mối quan hệ để tránh gây khó xử cho người khác nếu họ không thể hỗ trợ như đã hứa.
1.2.3 Các cơ quan dịch vụ tuyển dụng nhà nước hay tư nhân
Các đơn vị tuyển dụng ra đời nhằm kết nối nhà tuyển dụng với ứng viên, cung cấp dịch vụ sàng lọc hồ sơ và tổ chức hội thảo để tạo cơ hội gặp gỡ Dịch vụ này thường yêu cầu phí từ các bên tham gia, nhưng đảm bảo chất lượng cao nhờ vào chuyên môn của các doanh nghiệp Hiện nay, nhiều công ty như MPHR, Navigos và Manpower cung cấp dịch vụ chất lượng với nhiều ưu đãi Ngoài ra, ứng viên cũng có thể tìm kiếm thông tin từ các cơ quan dịch vụ tuyển dụng nhà nước, phòng thương mại và công nghiệp địa phương, hoặc các hiệp hội liên ngành.
1.2.4 Quảng cáo trên báo, tạp chí
Các mẫu quảng cáo việc làm thường cung cấp thông tin chi tiết về các vị trí tuyển dụng trong một khu vực địa lý cụ thể, bao gồm yêu cầu công việc và mức lương đề xuất Những thông tin này thường thay đổi theo từng số báo hoặc kỳ phát hành của tạp chí Do đó, để không bỏ lỡ cơ hội việc làm, người tìm việc cần theo dõi liên tục mục tuyển dụng trong các số báo liên tiếp.
1.2.5 Trung tâm giới thiệu việc làm Đây là một trong những nguồn thông tin quý giá đối với các sinh viên hoặc các cử nhân vừa ra trường muốn tìm cho mình một công việc đầu tiên Với một hệ thống bao gồm nhiều đầu mối việc làm được công bố rộng rãi đi kèm với các dịch vụ đào tạo kỹ năng tham gia phỏng vấn và chuẩn bị thư xin việc, các trung tâm giới thiệu việc làm là một kênh thông tin lý tưởng cho những đối tượng chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc tham gia tuyển dụng nói chung và tìm kiếm việc làm nói riêng Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm kể trên thì phương thức thu thập thông tin bằng phương thức này không phải lúc nào cũng có những cơ hội luôn chờ đợi sẵn do tùy từng thời điểm mà các doanh nghiệp lại có nhu cầu về tuyển dụng nhân sự khác nhau
Ngoài các kênh thông tin tuyển dụng đã đề cập, cơ hội việc làm có thể xuất hiện từ nhiều nguồn khác nhau Do đó, khi tìm kiếm công việc phù hợp, bạn cần xây dựng tinh thần kiên trì và duy trì thái độ tích cực để đạt được công việc mong muốn.
Tạo hồ sơ ứng tuyển
CV (Curriculum Vitae) là tài liệu tóm tắt thông tin về trình độ học vấn, kỹ năng và kinh nghiệm của bạn Một CV hiệu quả cần nhấn mạnh những kỹ năng nổi bật và những đặc điểm riêng biệt giúp bạn nổi bật hơn so với các ứng cử viên khác cho vị trí mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm.
CV, hay còn gọi là sơ yếu lý lịch, là tài liệu tóm tắt thông tin về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc và kỹ năng liên quan của ứng viên Mục đích của CV là tạo ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng, giúp họ đánh giá ứng viên trong quá trình tuyển dụng Tuy nhiên, CV không chỉ đơn thuần là một tờ khai lý lịch tự thuật.
13 https://www.topcv.vn/cv-la-gi, truy cập ngày 10/6/2021
Mục tiêu chính của CV là thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng để đạt được cuộc hẹn phỏng vấn CV đóng vai trò quan trọng trong việc sàng lọc ứng viên, giúp nhà tuyển dụng loại bỏ những người không phù hợp trước khi tiến hành phỏng vấn Do số lượng hồ sơ ứng tuyển thường rất lớn, việc sử dụng CV giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho nhà tuyển dụng trong quá trình tuyển chọn.
Thường có ít hơn 1/10 hồ sơ xin việc có được kết quả là một cuộc hẹn phỏng vấn
Số liệu thống kê cho thấy hầu hết ứng viên không nên cảm thấy bị loại vì lý do cá nhân Nếu bạn chuẩn bị lý lịch tốt hơn đối thủ về nội dung và hình thức, cơ hội được phỏng vấn sẽ tăng lên Ngược lại, nếu không đạt được cuộc hẹn phỏng vấn, điều đó có nghĩa là bạn không đáp ứng yêu cầu.
- Định dạng theo thứ tự thời gian
CV theo thứ tự thời gian sắp xếp thông tin theo ngày tháng, với phần gần đây nhất được trình bày đầu tiên Trong phần kinh nghiệm, công việc hiện tại hoặc gần đây nhất sẽ được mô tả trước, tiếp theo là các vị trí trước đó, và công việc đầu tiên sẽ được liệt kê sau cùng Cách trình bày này cũng nên được áp dụng cho các phần khác trong lý lịch như học vấn, hoạt động ngoại khóa và các thông tin liên quan diễn ra theo thời gian.
CV theo định dạng thời gian là lựa chọn lý tưởng cho những người có nhiều kinh nghiệm làm việc, giúp họ chứng minh với nhà tuyển dụng về quá trình rèn luyện và tích lũy kinh nghiệm liên tục của bản thân qua các giai đoạn khác nhau.
Hình 2.1.2.1 CV định dạng theo thứ tự thời gian
Định dạng lý lịch theo thời gian được ưa chuộng bởi hầu hết các nhà tuyển dụng, vì nó trình bày thông tin theo một trình tự quen thuộc, giúp dễ dàng so sánh các lý lịch với nhau.
Định dạng theo thứ tự thời gian có nhược điểm là giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận ra những khoảng trống trong kinh nghiệm làm việc của ứng viên, do nó tập trung vào các ngày tháng tuyển dụng.
CV theo định dạng chức năng tập trung vào việc trình bày các kỹ năng và kiến thức mà bạn đã tích lũy từ kinh nghiệm làm việc, thay vì liệt kê chi tiết các công việc trước đây Loại CV này nhấn mạnh những thành tựu và kinh nghiệm của bạn, bỏ qua hoặc chỉ đề cập sơ lược đến thời gian và vai trò trước đó Nó đặc biệt phù hợp cho những người tìm việc ở vị trí không yêu cầu kinh nghiệm cụ thể, những ứng viên có lịch sử nhảy việc hoặc khi các công việc trước không thể hiện sự phát triển nghề nghiệp rõ ràng.
Định dạng theo chức năng mang lại lợi thế cho người ứng tuyển bằng cách giúp họ nổi bật về năng lực và phù hợp với yêu cầu cụ thể của nhà tuyển dụng, như kinh nghiệm trong các lĩnh vực đặc biệt hoặc khả năng hoàn thành công việc trong khoảng thời gian nhất định.
CV này cũng làm mờ đi khoảng thời gian dài trước đây bạn thất nghiệp
Định dạng theo chức năng có thể gặp bất lợi, vì nhiều nhà tuyển dụng thường nghi ngờ về nó Mặc dù điểm mạnh và thành quả là quan trọng, nhưng họ thường muốn biết về các công việc trước đây của bạn để xác minh kỹ năng trong CV Họ cũng quan tâm đến kinh nghiệm gần đây và muốn hiểu rõ hơn về tính liên tục trong sự nghiệp của bạn.
Hình 2.1.2.2 CV định dạng thiết thực
CV kết hợp là sự kết hợp giữa CV theo trình tự thời gian và CV chức năng, tối ưu hóa các yếu tố tốt nhất của cả hai Định dạng này thường bắt đầu bằng các kỹ năng và bằng cấp, sau đó là thông tin về công việc theo thời gian CV kết hợp rất phù hợp cho những người ít kinh nghiệm và mới tham gia thị trường lao động, vì nó cho phép ứng viên linh hoạt trình bày khả năng và kinh nghiệm của mình mà không bị ràng buộc vào một hình thức cố định.
CV kết hợp mang lại nhiều lợi thế tích cực tương tự như CV chức năng, giúp bạn nêu bật những thành tựu trong sự nghiệp cùng với kỹ năng và đóng góp mà bạn có thể mang đến cho công ty mới.
Một số nhà tuyển dụng có thể cho rằng bạn đang cố gắng che giấu những khía cạnh về năng lực bản thân khi sử dụng CV kết hợp, thay vì CV theo trình tự thời gian mà họ ưa chuộng.
Không có một mẫu CV nào hoàn hảo cho mọi người, nhưng điều quan trọng là CV của bạn cần phải chuyên nghiệp, phản ánh đúng thành tích của bạn và phù hợp với mục tiêu cũng như yêu cầu của công ty.
Hình 2.1.2.3 CV định dạng phối hợp
Nguồn: Giáo trình Giáo trình Giao tiếp kinh doanh, NXB Lao động - Xã hội 2.1.3 Bố cục và cách trình bày CV
Tham dự tuyển dụng, phỏng vấn
Các nhà tuyển dụng cần chuẩn bị một bộ hồ sơ ứng viên đầy đủ và chuyên nghiệp, bao gồm sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương, CV, thư ứng tuyển, các bằng cấp liên quan, giấy khám sức khỏe, ảnh và chứng minh thư Mặc dù yêu cầu có thể khác nhau tùy thuộc vào công ty và lĩnh vực, nhưng những tài liệu cơ bản này luôn cần thiết.
Sau khi hoàn tất hồ sơ xin việc, bước tiếp theo là nộp hồ sơ đúng hạn Người ứng tuyển cần lưu ý sắp xếp thời gian hợp lý để đảm bảo nộp hồ sơ đúng thời gian quy định Hồ sơ xin việc thường được gửi qua hai hình thức chính.
Nộp đơn trực tiếp là một cách hiệu quả để ứng tuyển Bạn nên liên hệ trước với Nhà tuyển dụng qua email hoặc gọi điện thoại trực tiếp đến phòng nhân sự để hẹn thời gian mang hồ sơ đến nộp.
Nộp đơn trực tuyến giúp cả Nhà tuyển dụng và ứng viên tiết kiệm thời gian và công sức Ứng viên cần chú ý đến hướng dẫn nộp hồ sơ từ Nhà tuyển dụng để đảm bảo hồ sơ hợp lệ.
Theo dõi hồ sơ ứng tuyển là bước quan trọng giúp bạn nắm bắt phản hồi từ nhà tuyển dụng Hãy thường xuyên kiểm tra để kịp thời hồi đáp Nếu sau một thời gian dài bạn vẫn chưa nhận được phản hồi, hãy chủ động liên hệ qua điện thoại hoặc email để hỏi về tình trạng hồ sơ của mình.
16 https://luatvietnam.vn/lao-dong-tien-luong/bo-ho-so-xin-viec-gom-nhung-gi-562-27645-article.html tham khảo ngày 9/6/2021
Khi gửi hồ sơ xin việc, ứng viên nên ghi rõ thời gian nộp đơn cho vị trí cụ thể Đồng thời, cần thể hiện sự quan tâm và nhiệt huyết đối với vị trí đó để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.
Vào tháng 3, tôi đã nộp đơn xin việc cho vị trí chuyên viên tại bộ phận pháp chế của YKVN Sau một thời gian chờ đợi, tôi vẫn chưa nhận được phản hồi Tôi gửi thư này với hy vọng thể hiện sự quan tâm của mình đối với vị trí trong phòng pháp chế.
+ Thông tin liên lạc: Người ứng tuyển cung cấp số điện thoại và gmail cá nhân đồng thời hẹn một buổi phỏng vấn trong tương lai
Ví dụ: Nếu bộ phận tuyển dụng cần thông tin gì thêm, xin gọi điện cho tôi theo số
0888755899 hoặc email cho tôi theo địa chỉ hungdo2412@gamil.com Tôi mong muốn được phỏng vấn cho vị trí chuyên viên phòng pháp chế của công ty.”
Khi liên hệ với bộ phận tuyển dụng, bạn nên tránh việc thúc giục và thay vào đó thể hiện sự quan tâm đến quá trình tuyển dụng, ngay cả khi đã chờ đợi một thời gian Hãy chắc chắn rằng bạn liên lạc với đúng bộ phận mà mình đã gửi hồ sơ.
3.2.1 Chấp nhận/ Từ chối lời mời phỏng vấn
Sau khi nhận được lời mời phỏng vấn, ứng viên cần gửi thư xác nhận qua email hoặc điện thoại ngay lập tức, bất kể đã trao đổi qua điện thoại với nhà tuyển dụng hay chưa Đây là cơ hội để đặt câu hỏi và chuẩn bị tốt nhất cho buổi phỏng vấn Thời gian gửi thư xác nhận là rất quan trọng; lý tưởng nhất là ngay sau khi nhận được thư mời hoặc cuộc gọi Nếu không thể trả lời ngay, hãy cố gắng phản hồi sớm để thể hiện sự nghiêm túc và thái độ chuyên nghiệp với nhà tuyển dụng.
Một email phản hồi chấp nhận lời mời phỏng vấn để biểu đạt đầy đủ nội dung cần phải đáp ứng những yếu tố sau đây:
Tiêu đề email xác nhận phỏng vấn nên bao gồm đầy đủ tên họ của bạn và vị trí ứng tuyển để giúp nhà tuyển dụng dễ dàng phân biệt giữa các ứng viên Việc này rất quan trọng, vì nhà tuyển dụng có thể nhận nhiều email và nếu tiêu đề không rõ ràng, bạn có thể bị bỏ quên hoặc nhầm lẫn với người khác Hãy sử dụng cấu trúc: "Tên công việc xác nhận phỏng vấn – Tên của bạn" để đảm bảo rằng email của bạn dễ dàng được nhận diện, ngay cả khi nó được chuyển tiếp đến người phụ trách phỏng vấn hoặc sếp tương lai.
Khi gửi thư xác nhận phỏng vấn đến nhà tuyển dụng, bạn nên sử dụng lời chào trang trọng như "Dear Ms." hoặc "Dear Mr." trong tiếng Anh, và "Kính gửi Anh/Chị" trong tiếng Việt, kèm theo tên của người đã gửi thư cho bạn Lời chào này không chỉ thể hiện sự lịch sự mà còn thể hiện sự chân thành đối với những người bạn mới quen.
Khi viết thư trong email phỏng vấn, ứng viên cần trình bày trực tiếp vấn đề mà không lan man Quan trọng là cảm ơn và xác nhận lịch hẹn phỏng vấn hoặc đề xuất thay đổi thời gian để nhà tuyển dụng nắm rõ Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu lựa chọn thời gian phỏng vấn, ứng viên nên chọn và nêu rõ thời gian Trong trường hợp cần dời lịch phỏng vấn, ứng viên cần giải thích lý do và đưa ra một số khung giờ thay thế để nhà tuyển dụng có thể hỗ trợ sắp xếp lại cuộc hẹn.
Khi nhận được email mời phỏng vấn, bạn sẽ thấy các thông tin quan trọng như tên nhà tuyển dụng, chức vụ, vị trí công việc, loại hình phỏng vấn (qua điện thoại, video hoặc trực tiếp), tên và chức danh người phỏng vấn, thời gian, địa điểm, cũng như hướng dẫn đường đi và lưu ý về hồ sơ, trang phục Nếu email thiếu thông tin này, đừng ngần ngại hỏi lại trong thư xác nhận phỏng vấn, vì những chi tiết này rất cần thiết cho sự thành công của buổi phỏng vấn Ngoài ra, bạn có thể hỏi thêm về công việc để chuẩn bị tốt nhất, nhưng hãy tránh những câu hỏi đã được nhà tuyển dụng ghi rõ sẽ trao đổi khi phỏng vấn.
Trong thư trả lời phỏng vấn, ứng viên nên bắt đầu bằng lời cảm ơn để thể hiện sự trân trọng đối với cơ hội được phỏng vấn Có thể kèm theo lời hứa sẽ đến đúng giờ, ví dụ như: “Em cảm ơn và sẽ đến phỏng vấn đúng giờ ạ.” Nếu muốn trang trọng hơn, ứng viên có thể kết thúc bằng các cụm từ như “Trân trọng”, “Thân mến”, hoặc “Cảm ơn về cơ hội được mời tham gia buổi phỏng vấn.” Điều này không chỉ giúp tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp Trong trường hợp từ chối lời mời phỏng vấn, ứng viên vẫn nên giữ cấu trúc trên và điều chỉnh nội dung cho phù hợp.
Khi từ chối tham gia phỏng vấn, ứng viên nên trình bày rõ ràng lý do của mình một cách ngắn gọn và súc tích Đồng thời, việc bày tỏ sự tiếc nuối về cơ hội không được hợp tác với đơn vị là rất quan trọng Cuối cùng, ứng viên nên giữ thông tin liên lạc để thuận tiện cho những cơ hội trong tương lai.
