Dự án xây dựng hệ thống thông tin cho cửa hàng tinh dầu
Bản tuyên bố dự án
Sơ lược về về cửa hàng bán tinh dầu trước khi sử dụng hệ thống thông tin:
Trước khi áp dụng hệ thống thông tin, mô hình cửa hàng tinh dầu gặp nhiều khó khăn tương tự như các cửa hàng khác, với quy trình làm việc hoàn toàn thủ công và tốn thời gian Việc quản lý hàng tồn kho phụ thuộc vào nhân viên kiểm đếm và nhập dữ liệu qua sổ sách, dễ dẫn đến sai sót Hơn nữa, hàng hóa dễ vỡ gây ra tổn thất cho cửa hàng Cuối cùng, việc không quản lý được thời gian làm việc của nhân viên dẫn đến rắc rối khi nhiều người nghỉ trong cùng một ca.
Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, cửa hàng đã quyết định đầu tư vào hệ thống thông tin bao gồm phần cứng và phần mềm Hệ thống này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn giảm thiểu rủi ro, sai sót, đồng thời tạo ra lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ Mục tiêu chính của dự án là xây dựng một hệ thống thông tin hiệu quả.
Về chi phí: Cửa hàng sẽ tốn them một khoảng chi phí khi mới bắt đầu vận hành hệ thống
Mặc dù việc lắp đặt hệ thống mới đòi hỏi chi phí ban đầu, nhưng trong thời gian dài, nó sẽ mang lại hiệu quả vượt trội so với hệ thống cũ Hệ thống mới không chỉ giúp giảm thiểu sai sót trong quản lý hàng tồn kho mà còn cắt giảm đáng kể chi phí nhân công.
Hệ thống được thiết kế nhằm giảm thiểu thời gian hoạt động và kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, đồng thời hạn chế sai sót trong quản lý Nhân viên được quản lý chặt chẽ thông qua mã nhân viên lưu trữ trên hệ thống, giúp tránh nhầm lẫn giữa các mùi hương và phục vụ khách hàng tốt hơn Nhờ đó, lượng khách hàng đến cửa hàng có thể tăng lên đáng kể.
Kết luận: Cửa hàng chúng tôi chọn mô hình SDLC do những tính năng nổi bật, bao gồm tính thân thiện với người dùng và dễ sử dụng Mặc dù mô hình này có nhược điểm là khó quay lại giữa các bước, chúng tôi nhận thấy cần phải xác định chính xác yêu cầu của từng giai đoạn để đảm bảo hiệu quả trong quá trình phát triển.
1.1.2 Mô tả quy trình thực hiện theo quy trình
Bước 1: Khởi tạo hệ thống
Yêu cầu: Tìm ra ý tưởng phát triển hệ thống
Chúng tôi sẽ thu thập ý kiến khách hàng về hệ thống hiện tại của cửa hàng để xác định những điểm yếu của nó Mục tiêu là nghiên cứu và phát triển một hệ thống mới hoàn thiện hơn cho cửa hàng tinh dầu thơm thư giãn.
Khảo sát ý kiến khách hàng về hoạt động của hệ thống cũ sẽ được thực hiện thông qua phiếu đánh giá, nhằm xác định những điểm cần cải thiện và những yếu tố cần duy trì để tạo ấn tượng tốt cho cửa hàng Sau đó, chúng tôi sẽ tiến hành nghiên cứu và phát triển hệ thống mới.
Quán gặp khó khăn nội tại do thiếu một mô hình quản lý chung cho toàn hệ thống, dẫn đến quy trình làm việc chủ yếu bằng thủ công và không có sự liên kết, gây phức tạp và mất nhiều thời gian cho nhân viên trong việc phục vụ khách hàng và quản lý kho Trong mùa lễ hội hoặc ngày lễ, lượng khách đông có thể khiến nhân viên nhầm lẫn đơn hàng, chậm trễ trong việc gói quà hoặc giao nhầm hàng, từ đó làm mất thời gian và thiện cảm của khách hàng, ảnh hưởng đến lượng khách quay lại.
Rút ngắn quy trình giao hàng không chỉ giúp giảm thời gian chờ đợi của khách hàng mà còn tạo dựng thiện cảm và sự tin tưởng từ họ Khách hàng sẽ không còn lo lắng về việc đơn hàng bị bỏ sót hay giao nhầm, đồng thời nhân viên cũng tránh được tình trạng tắc đơn, đảm bảo hàng hóa được giao đúng hạn khi cần thiết.
Thời gian dự kiến và ước tính chi phí:
Chúng tôi dự kiến cần 4 ngày để thu thập ý kiến đánh giá sự hài lòng của khách hàng về quy trình làm việc của quán Sau đó, trong vòng 1 tuần, chúng tôi sẽ bắt đầu nghiên cứu và tìm hiểu hệ thống mới.
Chi phí cho bước này được ước tính là 4,700,000 VND, bao gồm 600,000 VND cho lương của 2 người thực hiện khảo sát và 1,750,000 VND cho lương của 2 người nghiên cứu hệ thống mới.
Bước 2: Phân tích tính khả thi của dự án
Yêu cầu: Xem xét mức độ khả thi của dự án để quyết định xem có thực hiện dự án này hay không
Hệ thống được thiết kế với phần mềm và phần cứng phổ biến trên thị trường, đảm bảo tính khả thi về kỹ thuật Với cấu trúc đơn giản và dễ sử dụng, chúng tôi có thể tiến hành lắp đặt và đưa hệ thống vào hoạt động tại quán một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Hệ thống này có tính khả thi về kinh tế nhờ vào việc sử dụng các loại phần cứng phổ biến và giá cả hợp lý trên thị trường Với thiết kế đơn giản, hệ thống đảm bảo rằng vấn đề tài chính không quá lớn, vì nhà đầu tư đã dự trù 60 triệu cho dự án quản lý mới này.
Hệ thống này hoạt động đơn giản và hiệu quả, cho phép các bộ phận dễ dàng truy cập thông tin cần thiết chỉ với vài thao tác trên màn hình Quy trình vận hành phải được tối ưu hóa để đảm bảo sự đơn giản và mang lại hiệu quả cao cho quán.
Khi mua phần mềm và phần cứng, việc ký kết hợp đồng rõ ràng giữa bên mua và bên bán là cần thiết để đảm bảo tính khả thi về mặt pháp lý Hợp đồng cần bao gồm các điều khoản thỏa thuận chung nhằm tránh các rắc rối pháp lý sau này Đồng thời, cần xác định thời gian dự kiến và ước tính chi phí để đảm bảo quá trình giao dịch diễn ra suôn sẻ.
- Về thời gian: chúng tôi dự tính thời gian ở bước này sẽ này là 7 ngày
- Về chi phí: chúng tôi dự tính chi phí ở bước này sẽ này là: 8,550,000 VND
Bước 3: Phân tích yêu cầu
Báo cáo vi phạm
Mục tiêu của dự án kinh doanh là tăng trưởng lợi nhuận và đơn giản hóa quy trình hoạt động Để đạt được điều này, chúng tôi sẽ xây dựng một hệ thống với các quy trình đơn giản hóa tối đa, giúp tăng số lượng sản phẩm bán ra và giảm thiểu sai sót Đồng thời, chúng tôi sẽ quản lý chính xác và tỉ mỉ các khâu nhập, xuất kho.
KPI của khâu bán hàng :
Số lượng sản phẩm bán ra tăng 1%/tháng
Thời gian giải quyết đơn hàng của khách hàng giảm ít nhất 30% so với trước khi áp dụng hệ thống thông tin
KPI của khâu quản lý hàng tồn kho : Đảm bảo kiểm đếm đúng số lượng, loại hàng tồn/ xuất/ nhập kho
Tỉ lệ sai sót từ việc kiểm đếm hàng tồn/ xuất/ nhập kho giảm ít nhất 80% so với trước khi áp dụng hệ thống
KPI của khâu chăm sóc khách hàng :
Tỉ lệ khách hàng phải hồi tốt về cửa hàng đạt trên 80%/ tháng
Phàn nàn của khách hàng được giải quyết ngay tại lần đầu tiên
Số lượng khách hàng phản hồi không tốt về quán không quá 10%/ tháng
KPI của khâu quản lý về kế toán, tài chính :
Doanh thu từ việc cung cấp hàng hóa tăng 1%/ tháng
1.2.3 Nhân tố thành công cốt lõi
Giảm bớt chi phí lương cho bộ phận phục vụ Áp dụng hệ thống quản lí chung cho toàn hệ thống giúp rút ngắn các qui trình, nhờ đó
Tăng số lượng khách bán được trong ngày
Giảm thiểu chi phí phát sinh cho việc xảy ra sai sót trong quá trình quản lí hàng tồn / xuất / nhập kho
Giao diện của hệ thống cần phải thân thiện, dễ nhìn và dễ thao tác, với ngôn ngữ chính là tiếng Việt Hệ thống cũng phải đảm bảo an toàn với một hệ thống bảo mật tốt, ngăn ngừa rò rỉ thông tin cá nhân Ngoài ra, khả năng ghi nhớ dữ liệu là rất quan trọng để tránh tình trạng lỗi dẫn đến mất mát thông tin.
Hệ thống thống kê cung cấp dịch vụ hàng ngày, bao gồm số lần cung cấp dịch vụ, thông tin về hàng tồn, xuất, nhập kho, và doanh số của từng dịch vụ cũng như từng nhân viên Nó giúp rút ngắn thời gian quy trình bán hàng và giảm thiểu sai sót trong việc kiểm đếm và tổng kết doanh số so với trước khi áp dụng.
Cơ sở dữ liệu cần đảm bảo các giao diện hiển thị thông tin và mã phân loại cho các nhà cung cấp khác nhau, thông tin và mã cho từng nhân viên cụ thể, thông tin và mã của từng loại dịch vụ, cũng như thông tin và mã của từng hóa đơn Ngoài ra, cần có giao diện hiển thị thông tin và mã cho hóa đơn nhập hàng.
Giao diện dễ sử dụng và thân thiện với người dùng, hỗ trợ ngôn ngữ chính là tiếng Việt, cùng với thanh công cụ tiện lợi, giúp nâng cao trải nghiệm sử dụng.
• Cài đặt, thiết lập các quản lý với cửa hàng
• Hệ thống bảo mật với tên đăng nhập và mật khẩu được cung cấp riêng cho từng nhân viên trong từng bộ phận
1.2.5.2 Chức năng § Báo cáo doanh số bán hàng theo từng ngày § Báo cáo số lượng sản phẩm bán ra cụ thể mỗi ngày § Bảng báo cáo lượng hàng tồn / xuất / nhập kho
• Thống kê doanh thu/ lợi nhuận của từng sản phẩm trong tháng
• Thống kê doanh số bán hàng phân bổ theo nhân viên § Thống kê số liệu kiểm kho cụ thể mỗi khi có thay đổi trong tháng
1.2.5.3 Cơ sở dữ liệu § Giao diện hiển thị thông tin và mã của các nhà cung cấp § Giao diện hiển thị thông tin và mã khách hàng § Giao diện hiển thị thông tin và mã các loại sản phẩm của cửa hàng § Giao diện hiển thị thông tin và mã hóa đơn bán hàng đã được in
• Giao diện hiển thị thông tin và mã hóa đơn nhập hàng
Kế hoạch dự án
Stage Tasks Duration Start Finish Number of staff
1.1 Define the problem or opportunity to be addressed
4.1 Function 6 28/9/2020 3/10/2020 4 7,200,000 4.2 Interface 3 4/10/2020 6/10/2020 2 1,800,000 4.3 The number of accesses
8.1 Summary the data 5 16/11/2020 20/11/2020 2 2,000,000 8.2 Sending the investor 1 21/11/2020 21/11/2020 1 -
Kế hoạch nguồn lực
1.4.1 Bản liệt kê nguồn lực a) Nhân công
KẾ HOẠCH NHÂN SỰ Công việc Nhân lực Chi tiết công việc Yêu cầu công việc
Thu thập ý kiến về hệ thống hiện tại
Thu thập nhận xét, ý kiến đóng góp, khuyết điểm, ưu điểm từ nhân viên về hệ thống hiện tại
Ghi nhận các ý kiến đóng góp Chọn lọc các ý kiến đóng góp
Nghiên cứu về hệ thống mới
Hà Mỹ Ngọc Nguyễn Hoàng Như
Tìm hiểu khởi tạo hệ thống mới dựa trên những tiêu chí cải tiến hoạt động
Liệt kê các tiêu chí mong muốn
Tìm hiểu nhiều nguồn thông
Quỳnh tin về các hệ thống khác
Phân tích tính khả thi
4 nhân viên Huỳnh Thị Ngọc Tâm
Lê Thị My Uyên Phan Ngọc Trâm
Phân tích tính khả thi về kỹ thuật, kinh tế, hoạt động và pháp lý
Phân tích tính khả thi về:
Kĩ thuật Kinh tế Hoạt động Pháp lý
Thống kê yêu cầu cho hệ thống
Phan Ngọc Trâm Đỗ Trọng Kim Ngân
Tổng hợp các yêu cầu mong muốn về hệ thống
Chọn lọc các tiêu chí mong muốn cho phù hợp
Phan Ngọc Trâm Đỗ Trọng Kim Ngân
Chọn lọc các yêu cầu có tính tối ưu và khả thi để áp dụng cho hệ thống
Kiểm tra kĩ lưỡng tính khả thi các yêu cầu về hệ thống Các yêu cầu đưa ra cần có tính tối ưu trong công việc
Thiết kế chức năng cho hệ thống
Thiết kế các chức năng quan trọng, cần thiết cho hệ thống
Thiết kế từng chức năng cho hệ thống
Thiết kế giao diện cho hệ thống
2 nhân viên: Đỗ Trọng Kim Ngân
Thiết kế giao diện sử dụng đơn giản, tiện lợi cho hệ thống
Thiết kế giao diện sử dụng cho hệ thống
Thiết kế về số lượng người truy cập
Thiết kế về khả năng xử lý của hệ thống để cho phép các bộ phận đăng nhập vào và sử dụng cùng lúc, đồng bộ với nhau
Thiết kế khả năng xử lý chung cho hệ thống
Thiết kế về bảo mật và an toàn
Thiết kế về các chức năng để bảo mật như tên đăng nhập, mật khẩu, email…
Thiết kế về độ bảo mật cho hệ thống
Lê Thị My Uyên Phan Ngọc Trâm
Xây dựng dựa trên nghiên cứu thị trường, liên hệ với bên nhà phân phối và tiến hành mua bản quyền
Khảo sát thị trường Liên hệ với bên phân phối Mua bản quyền
Hà Mỹ Ngọc Đỗ Trọng Kim Ngân
Cài đặt hệ thống tiến hành sử dụng và hướng dẫn cách thức chi tiết cho nhân viên
Cài đặt hệ thống để tiến hành chạy thử nghiệm
Hướng dẫn cách sử dụng chi tiết cho nhân viên
Nhân viên bên phía nhà cung cấp phần mềm, phần cứng
Thu thập ý kiến trong quá trình thử nghiệm và sửa lỗi khi sử dụng
Ghi nhận ý kiến trong quá trình chạy thử
Tiến hành sửa lỗi nếu xảy ra
Tổng kết toàn bộ số liệu báo cáo khi xây dựng dự án
Tổng kết toàn bộ số liệu của dự án lập bảng báo cáo b) Trang thiết bị
Tên thiết bị Số lượng Yêu cầu
Laptop 6 Với tính chất công việc chủ yếu là nghiên cứu và phát triển hệ thống nên hầu như phần lớn công việc đều sẽ được thực hiện trên máy tính Chính vì vậy mỗi cá nhân trong nhóm được yêu cầu phải trang bị
Laptop riêng để làm việc
Vật dụng cá nhân ( bút, sổ tay, …)
Việc ghi chép thông tin và số liệu quan trọng là rất cần thiết, vì vậy mỗi thành viên cần chuẩn bị các vật dụng như bút, sổ tay và thước kẻ Bên cạnh thời gian làm việc trên máy tính, các thành viên cũng cần thực hiện khảo sát thực tế và mua sắm hệ thống, do đó điện thoại di động sẽ hỗ trợ thuận tiện trong việc liên lạc giữa mọi người.
Giai đoạn Công việc Người thực hiện Ngày bắt đầu và kết thúc
Lấy ý kiến về hệ thống cũ Huỳnh Thị Ngọc Tâm
Tìm hiểu và nghiên cứu hệ thống mới
Hà Mỹ Ngọc Nguyễn Hoàng Như Quỳnh
Phân tích tính khả thi
Về kỹ thuật Huỳnh Thị Ngọc Tâm 18/09/2020 -
Về kinh tế Lê Thị My Uyên 21/09/2020 -
Về hoạt động & vận hành Phan Ngọc Trâm 22/09/2020 -
Về pháp lý Nguyễn Hoàng Như Quỳnh 24/09/2020 -
Thống kê các yêu cầu Phan Ngọc Trâm Đỗ Trọng Kim Ngân
Kiểm tra Phan Ngọc Trâm Đỗ Trọng Kim Ngân
Hà Mỹ Ngọc Nguyễn Hoàng Như Quỳnh Phan Ngọc Trâm
Về giao diện Đỗ Trọng Kim Ngân
Về số lượng người truy cập Huỳnh Thị Ngọc Tâm 07/10/2020 -
Về bảo mật và an toàn Nguyễn Hoàng Như Quỳnh 09/10/2020 -
Nghiên cứu phân tích thị trường
Lê Thị My Uyên Phan Ngọc Trâm
Liên hệ và kiểm tra Phan Ngọc Trâm 15/10/2020 -
Mua hệ thống Lê Thị My Uyên 18/10/2020 -
Cài đặt Hà Mỹ Ngọc Đỗ Trọng Kim Ngân
Training cho nhân viên Huỳnh Thị Ngọc Tâm
Chạy thử nghiệm dự án
Chạy thử nghiệm Toàn bộ nhân viên cửa hàng
Sửa lỗi Nhân viên của nhà cung cấp
Tổng kết số liệu Phan Ngọc Trâm 16/11/2020 -
Gửi chủ đầu tư Lê Thị My Uyên 21/11/2020 -
Giai đoạn Công việc Giả định công việc
Khởi tạo hệ thống Lấy ý kiến về hệ thống cũ
Tâm và Uyên sẽ tiến hành thu thập ý kiến từ khách hàng để đánh giá mức độ hài lòng về quy trình của hệ thống cũ Dựa trên những phản hồi này, họ sẽ đưa ra kết luận cuối cùng về việc có nên thay đổi hệ thống hay không.
Tìm hiểu và nghiên cứu hệ thống mới
Ngọc và Quỳnh sẽ tìm hiểu các hệ thống quản lý trên thị trường, nghiên cứu áp dụng hệ thống nào cho cửa hàng
Phân tích tính khả thi Về kỹ thuật Tâm sẽ phân tích khả thi về mặt kỹ thuật và đánh giá mức độ hiệu quả của dự án
Về kinh tế Uyên sẽ xem xét chi phí của dự án và xem với số vốn bỏ ra có đủ để thực hiện dự án này không
Về hoạt động và vận hành
Sau khi khảo sát quy trình vận hành của hệ thống cũ và hệ thống mới, có thể nhận thấy rằng việc áp dụng hệ thống mới sẽ mang lại hiệu quả cao hơn so với hệ thống cũ.
Về pháp lý Quỳnh sẽ xem xét về mặt pháp lý , tính pháp luật của các hợp đồng mua bán hệ thống mới
Phân tích yêu cầu Thống kê các yêu cầu
Trâm và Ngân quyết định thiết lập quy trình thanh toán và ra sản phẩm cho khách hàng theo một dây chuyền liên tục Điều này giúp đảm bảo thông tin chính xác về lượng hàng tồn kho, số lượng sản phẩm bán ra trong ngày và doanh thu.
Kiểm tra Trâm và Ngân sẽ kiểm tra hệ thống có khả năng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu như trên bằng phiếu đánh giá từng hạng mục
Thiết kế hệ thống sẽ được thực hiện dựa trên yêu cầu về chức năng từ các thành viên Tâm, Ngọc, Quỳnh và Trâm, nhằm đảm bảo phù hợp với thực tế thị trường.
Về giao diện Ngân, Uyên sẽ đưa ra yêu cầu về giao diện của hệ thống phải dễ hiểu , dễ sử dụng , thiết kế đơn giản nhưng đầy đủ
Về số lượng truy cập
Tâm sẽ liệt kê ra các yêu cầu về khả năng xử lý của hệ thống
Về bảo mật và an toàn
Quỳnh sẽ đưa ra các yêu cầu cần thiết để tăng tính bảo mật cũng như an toàn của hệ thống
Nghiên cứu phân tích thị trường
Uyên và Trâm tìm và liệt kê danh sách các phần mềm phần cứng đáp ứng được nhu cầu của hệ thống
Liên hệ và kiểm tra Trâm xem thông tin về phần mềm phần cứng sử dụng trong hệ thống , đánh giá và chọn ra hãng tốt nhất để mua
Mua hệ thống Uyên sẽ nhận trách nhiệm liên hệ với nhà cung cấp và tiến hành mua hệ thống
Triển khai hệ thống Cài đặt
Ngọc và Ngân sẽ tiến hành lắp đặt các thiết bị phần cứng cũng như cài đặt một số nội dung trước khi cho chạy hệ thống
Kế hoạch tài chính
Giai đoạn Công việc Thời gian Số lượng nhân viên Chi phí
1.1 Lấy ý kiến về hệ thống 4 ngày 2 150,000 VND/nhân viên/ngày
1.2 Tìm hiểu và nghiên cứu hệ thống mới
7 ngày 2 250,000 VND/nhân viên/ngày
Tâm và Quỳnh sẽ phụ trách hướng dẫn cho nhân viên cũng như quản lý của quán cách sử dụng phần mềm và các thiết bị liên quan
Chạy thử nghiệm dự án Chạy thử nghiệm
Tất cả các cửa hàng sẽ tiến hành thử nghiệm phần mềm nhằm đánh giá khả năng hoạt động dựa trên các chỉ số ổn định, nhanh chóng và chính xác Các tình huống thực nghiệm sẽ được đưa vào để kiểm tra hiệu suất và năng suất của hệ thống Qua đó, chúng tôi cũng sẽ tìm kiếm thêm ý tưởng cho các chức năng mới của phần mềm.
Trong quá trình hoạt động, nếu xảy ra sự cố hoặc lỗi hệ thống, nhân viên từ nhà cung cấp sẽ tiến hành bảo trì và sửa chữa để đảm bảo hệ thống hoạt động hoàn hảo nhất.
Trâm đã tổng kết số liệu về quá trình vận hành của hệ thống mới, bao gồm ý kiến đánh giá của khách hàng để xác định mức độ hài lòng Bên cạnh đó, Trâm cũng thực hiện đánh giá so sánh hiệu quả giữa hệ thống cũ và hệ thống mới.
Gửi chủ đầu tư Uyên tổng kết số liệu thành một bài báo cáo hoàn chỉnh để gửi cho nhà đầu tư
Phân tích tính khả thi
2.1 Về kỹ thuật 3 ngày 2 280,000 VND/nhân viên/ngày
2.3 Về hoạt động và vận hành
3.1 Thống kê các yêu cầu
4.3 Về số lượng người truy cập
4.4 Về bảo mật và an toàn
5.2 Liên hệ và kiểm tra
VND/nhân viên/ngày 6.2 Training cho nhân viên
Chạy thử nghiệm dự án
1.5.2 Chi phí trang thiết bị
Tổng hợp chi phí phần mềm:
Phần Mềm Model Giá thành
Quản lí thông tin Kiot 4.320.000
Tổng hợp chi phí phần cứng:
Phần cứng Model Giá thành
Máy in hóa đơn MÁY IN HÓA ĐƠN
Máy tính để bàn LCD Samsung Gaming 24 inch Full HD 144Hz 4ms (LC24RG50FQEXXV)
TỔNG CHI PHÍ 6.920.000 Đây là các phần mềm và phần cứng mà đội dự án cần kiểm tra cũng như thử nghiệm
Cụ thể bao gồm phần mềm quản lý thông tin, các thiết bị phần cứng như máy in hóa đơn, máy tính để bàn.
Kế hoạch cung ứng
Hệ thống quản lí thông tin
Hệ thống quản lý dự án đóng vai trò quan trọng, với chức năng thống kê đơn hàng in trong ngày, số lượng đơn hàng hoàn thành, hàng tồn kho và thông tin nhân viên như lịch làm việc và thông tin khách hàng.
• Giao diện trực quan, dễ thao tác, thân thiện với người dùng
• Vận hành ổn định, ít có lỗi xảy ra
• Giá thành hợp lý, được phát triển từ những nhà cung cấp có uy tín
• Có khả năng kết nối tốt với các thiết bị khác như máy POS, máy in hoá đơn
• Tổng hợp và thống kê doanh thu của tổng cửa hàng, của từng sản phẩm theo ngày, theo tháng, theo quý và theo năm
• Quản lý thông tin hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, nhập xuất kho trong kỳ
• Quản lý các hoá đơn bán hàng trong ngày
Hỗ trợ thu ngân trong quá trình thanh toán cho khách hàng và cung cấp thông tin sản phẩm nhanh chóng cho bộ phận kho để xuất hàng hiệu quả.
Tiêu chí chọn lựa Ecount ERP SAP ERP KiotViet
Nhà cung cấp Ecount InfoAsia KiotViet
Có khả năng kết nối với các thiết bị khác Có Không Có
Tổng hợp, thống kê doanh thu theo từng thời điểm cụ thể Không Không Có
Tổng hợp, thống kê doanh thu của từng sản phẩm Có Không Có
Quản lý thông tin hàng tồn kho, nhập xuất kho Có Có Có
Quản lý các hoá đơn bán hàng trong ngày Có Có Có
Quản lý thông tin nhân viên Có Có Có
Quản lý doanh số của từng nhân viên Có Không Có
Kết luận: Dựa trên các tiêu chí đã được nhóm liệt kê, chúng tôi quyết định chọn phần mềm KiotViet làm công cụ quản lý cho hệ thống Tổng chi phí cho phần mềm KiotViet sẽ được xem xét kỹ lưỡng.
TỔNG HỢP CHI PHÍ PHẦN MỀM
Phần mềm Model Giá thành
Quản lý thông tin KiotViet 4,320,000 đồng
Việc xuất hóa đơn sau mỗi giao dịch không chỉ giúp cửa hàng quản lý số lượng sản phẩm bán ra một cách hiệu quả mà còn tạo điều kiện cho khách hàng kiểm tra thông tin sản phẩm, từ đó hỗ trợ cho việc bảo hành và đổi trả nếu có lỗi xảy ra.
• Độ bền của mũi kim tốt
• Khả năng kết nối tốt với các thiết bị khác
Trong nghiên cứu thị trường, chúng tôi sẽ so sánh hai dòng máy in hóa đơn chất lượng và giá cả hợp lý: máy in hóa đơn Antech K200L USB và Xprinter XP - N200H Tiêu chí lựa chọn giữa Antech K200L USB và Xprinter XP – N200H sẽ được phân tích để giúp người tiêu dùng đưa ra quyết định thông minh.
Tốc độ in 200mm/s 160mm/s Độ bền đầu in 100km 100mm
Chế độ cắt giấy Tự động Tự động
Kết nối LAN, USB, USB + LAN LAN, USB
Kết luận: Sau khi so sánh các tiêu chí như đã nêu trong bảng, nhóm quyết định chọn máy Antech K200L USB vì nó đáp ứng đầy đủ các yêu cầu mà nhóm đã đề ra từ đầu.
• Máy tính giúp hỗ trợ trong việc quản lý các đơn hàng, hỗ trợ kiểm tra, thanh toán một cách dễ dàng và nhanh chóng
• Các thao tác của máy đơn giản, dễ thực hiện
• Phù hợp giá thành mà cửa hàng có thể chi trả
• Có những tính năng chuyên biệt
• Dung lượng bộ nhớ cao
Nghiên cứu thị trường cho thấy có nhiều dòng máy tính bàn mới được ra mắt Sau khi khảo sát kỹ lưỡng, chúng tôi đã chọn ra hai sản phẩm phù hợp nhất cho cửa hàng, trong đó có máy tính bàn Dell.
Tiêu chí chọn lựa Dell Optiplex 9010 Dell I5 4570 – 2020
CPU Intel Core i5 3470 (3.2GHz turbo up 3.6GHz, 6MB L3 cache)
Intel Core I5 4570 – 3.2Ghz Turbo 3.6Ghz – 6M (4 lõi – 4 luồng)
RAM 8GB DDR3 Dual Chanel 4GB/1600 DDR3
LCD Màn hình Dell 19IN DELL 19inch 1916HV Led
Tặng kèm Bộ phím chuột văn phòng + loa
Bàn phím, chuột, loa, lót chuột
Chúng em đã quyết định chọn máy tính Dell I5 4570 – 2020 vì nó đáp ứng đầy đủ các tiêu chí ban đầu mà nhóm đã đặt ra và có cấu hình vượt trội hơn so với Dell Optiplex.
9010, và đáp ứng được mức giá không quá cao
TỔNG HỢP CHI PHÍ PHẦN MỀM
Phần cứng Model Giá thành
Máy in hoá đơn Antech K200L USB 1,550,000 đồng
Máy tính, màn hình, chuột HP, Dell 5,700,000 đồng
Két đựng tiền RT 335 900,000 đồng
STT Loại Tên Giá thành
1 Phần mềm Quản lý thông tin KiotViet 4,320,000 đồng
2 Phần cứng Máy in hoá đơn Antech K200L
3 Phần cứng Bộ máy tính Dell I5 4570 – 2020 5,700,000 đồng
Phần cứng Két đựng tiền 4 ngăn RT 335 900,000 đồng
Dự án kinh doanh cửa hàng tinh dầu
Tóm tắt dự án
Trong bối cảnh xã hội ngày càng phát triển và con người trở nên bận rộn hơn, nhu cầu tìm kiếm những mùi hương giúp giảm căng thẳng và stress ngày càng tăng cao Các dịch vụ như spa, massage và làm đẹp đang trở nên phổ biến hơn bao giờ hết, đáp ứng nhu cầu này của khách hàng.
Để mang lại cảm giác thoải mái cho khách hàng, doanh nghiệp cần chú ý đến những chi tiết như mùi hương đặc trưng Hiện nay, các cửa hàng tinh dầu xuất hiện phổ biến, đặc biệt ở các thành phố lớn như Hồ Chí Minh, Hà Nội và Đà Nẵng Quy mô của các cửa hàng này rất đa dạng, chủ yếu là gia đình hoặc cá nhân với mặt bằng nhỏ và hạn chế về mùi hương Bên cạnh đó, có nhiều đơn vị kinh doanh tinh dầu dưới hình thức công ty, sử dụng các loại tinh dầu đặc biệt với hương thơm lâu bền, phục vụ đa dạng đối tượng khách hàng hơn so với các cửa tiệm nhỏ.
Nhu cầu thị trường về tinh dầu hiện nay đang phát triển mạnh mẽ, tạo ra cơ hội lớn cho việc kinh doanh Chúng tôi đã mở cửa hàng tinh dầu nhằm phục vụ đa dạng khách hàng, từ cá nhân và gia đình cho đến các spa lớn và nhỏ.
Sự cần thiết của đầu tư
• Theo luật doanh nghiệp 2014: Điều 7 Quyền của doanh nghiệp Điều 8 Nghĩa vụ của doanh nghiệp
Nghị định 96/2016/NĐ-CP quy định về hồ sơ cấp mới Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự tại Điều 19, áp dụng chung cho các ngành, nghề Điều 23 nêu rõ trình tự, thủ tục nộp hồ sơ và thời hạn cấp Giấy chứng nhận này Ngoài ra, Điều 25 xác định trách nhiệm chung đối với các ngành, nghề liên quan.
• Luật thuế thu nhập doanh nghiệp của Quốc Hội khóa XII, kỳ họp thứ 3, số
14/2008/QH12 – ngày 3/6/2008 Điều 10 Thuế suất Điều 11 Phương pháp tính thuế Điều 12 Nơi nộp thuế
Nghị định 78/2015 quy định quyền thành lập và nghĩa vụ đăng ký doanh nghiệp, bao gồm các điều khoản quan trọng như Điều 5 về quyền và nghĩa vụ của người sáng lập doanh nghiệp, Điều 6 liên quan đến giấy đề nghị và giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cùng với Điều 7 quy định ghi ngành, nghề kinh doanh Ngoài ra, Điều 8 đề cập đến mã số doanh nghiệp và mã số của các đơn vị phụ thuộc, trong khi Điều 10 yêu cầu các giấy tờ chứng thực cá nhân trong hồ sơ đăng ký Điều 17 và Điều 18 nêu rõ các quy định về tên doanh nghiệp, bao gồm tên trùng và tên gây nhầm lẫn Cuối cùng, Điều 21 hướng dẫn hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp tư nhân.
Trong cuộc sống bận rộn ngày nay, thời gian nghỉ ngơi trở nên quý giá, và con người thường tìm kiếm những phương pháp giúp giảm căng thẳng khi thư giãn Mùi hương là một yếu tố quan trọng giúp giải tỏa tâm trạng, điều chỉnh cảm xúc tích cực và mang lại sự thư thái cho tinh thần Những mùi hương phù hợp không chỉ giúp cải thiện tâm trạng mà còn kích thích sự sáng tạo và nâng cao hiệu suất làm việc.
Tinh dầu ra đời nhằm hỗ trợ con người trong việc chăm sóc và nâng niu cảm xúc của bản thân Nhờ vào những tiện ích vượt trội, tinh dầu ngày càng trở nên phổ biến trong cuộc sống hàng ngày.
Phân tích dự án
2.3.1 Phân tích nền kinh tế vĩ mô
Năm 2019, môi trường kinh tế Việt Nam khởi sắc với sự phát triển đồng đều ở cả ba khu vực sản xuất Ngành công nghiệp chế biến, chế tạo nổi bật với mức tăng trưởng 12,98%, tuy thấp hơn so với năm 2018 nhưng vẫn cao hơn nhiều so với giai đoạn 2012 - 2016, đóng góp 2,55 điểm phần trăm vào tăng trưởng chung của nền kinh tế.
Môi trường chính trị Việt Nam ổn định, thu hút đầu tư từ nhiều doanh nghiệp nước ngoài, tạo điều kiện cho thị trường ngày càng thông thoáng và phù hợp cho sự phát triển đa dạng các loại hình kinh doanh.
Thành phố Hồ Chí Minh, được xem là đầu tàu kinh tế của Việt Nam, nổi bật với mật độ dân số cao và lối sống hiện đại, năng động của cư dân.
Môi trường tự nhiên tại đây sở hữu điều kiện khí hậu và đất đai lý tưởng cho việc trồng các loại cây chiết xuất tinh dầu, bao gồm hương nhu, bạc hà, sả, bạch đàn, húng quế, hoắc hương và sồi.
Trong những năm gần đây, ngành công nghiệp sản xuất tinh dầu đã phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam, góp phần đáng kể vào kim ngạch xuất khẩu của đất nước Hiện tại, Việt Nam đã thành công trong việc xuất khẩu tinh dầu sang nhiều thị trường quốc tế.
Trong tổng số 167 quốc gia, có 30 nước có nhu cầu nhập khẩu tinh dầu, chiếm 1,16% về số lượng và 0,6% về giá trị thị phần tinh dầu toàn cầu Điều này cho thấy ngành sản xuất và chiết xuất tinh dầu tại Việt Nam đang có những chuyển biến tích cực, khẳng định tiềm năng to lớn của ngành công nghiệp này.
Việt Nam được xem là mỏ vàng "xanh" trong ngành sản xuất và chiết xuất tinh dầu, với khoảng 300 loại cây có thể chiết xuất tinh dầu, trong đó 50 loại phổ biến nhất Những loại cây này dễ trồng, ít sâu bệnh và không tốn nhiều thời gian chăm sóc, đồng thời mang lại giá trị kinh tế tiềm năng cao.
2.3.3 Phân tích đối thủ cạnh tranh
Cạnh tranh với các tiệm tinh dầu cùng quy mô:
• Tinh dầu nguyên chất nhập khẩu (319 Nguyễn Thiện Thuật, Phường 1, Quận 3,
• OLEO (117 Lê Thị Riêng, Phường Bến Thành, Quận 1, TP HCM)
• Tinh dầu thiên nhiên (372/10B Điện Biên Phủ, Phường 11, Quận 10, TP
Cạnh tranh với các tiệm tinh dầu cao cấp có quy mô lớn hơn:
• Life shop (597 Lê Hồng Phong, Phường 10, Quận 10, TP HCM)
• Hakufarm (75 Rạch Bùng Binh, Phường 9, Quận 3, TP HCM)
• Green naroma (Lầu 8, 89 Nguyễn Hữu Cảnh, Phường 22, quận Bình Thạnh, TP HCM)
2.3.4 Chi phí của dự án
Chi phí trang thiết bị của dự án:
STT Tên Giá Số Lượng Thành Tiền
4 Máy in hóa đơn mini 400,000 1 400,000
12 Máy khuếch tán tinh dầu 380,000 1 380,000
Chi phí nhân công trong 1 quý (Trước khi áp dụng hệ thống):
Chức vụ Số lượng Mức lương Thành tiền
Chi phí nhân công trong 1 quý (Sau khi áp dụng hệ thống):
Chức vụ Số lượng Mức lương Thành tiền
Các thông tin trước khi áp dụng hệ thống:
Bảng kế hoạch đầu tư
Khoản đầu tư Số tiền
Chi phí trang thiết bị 43,740,000
Chi phí tân trang , sửa chữa , trang trí 54,000,000
Chi phí đăng kí kinh doanh 3,000,000
Theo khảo sát các cửa hàng bán tinh dầu tại Thành phố Hồ Chí Minh, chủ yếu ở các quận 1, 3, 5, nhóm nghiên cứu đã xác định các khoản đầu tư ban đầu cần thiết với tổng số vốn khoảng 100,740,000 VND Các khoản mục này bao gồm chi phí trang thiết bị, chi phí tân trang, sửa chữa, trang trí và chi phí đăng ký kinh doanh.
Khấu hao trang thiết bị (Theo năm)
GTCLĐK 43,740,000 34,992,000 26,244,000 17,496,000 8,748,000 Khấu hao trong kỳ 8,748,000 8,748,000 8,748,000 8,748,000 8,748,000 GTCLCK 43,740,000 34,992,000 26,244,000 17,496,000 8,748,000 0
Trong phần này, nhóm đã khấu hao tất cả trang thiết bị của dự án trong vòng 5 năm với chi phí mua ban đầu là 43,740,000 VND
Doanh thu về máy khuếch tán tinh dầu
Cơ cấu sản phẩm Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5
Số lượng sản phảm tiêu thụ/năm 300 500 700 1000 1500
Các sản phẩm máy khuếch tán tinh dầu Nhu cầu Giá bán Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5
Máy khuếch tán tinh dầu ECO1 40%
Máy khuếch tán tinh dầu ECO2 60% 650,0
Kết quả khảo sát từ 100 người tại Quận 1, Quận 3 và Quận 5 cho thấy tỷ lệ lựa chọn máy khuếch tán tinh dầu, với đối tượng chủ yếu trong độ tuổi từ 17 đến 38.
Doanh thu về tinh dầu
Cơ cấu sản phẩm Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5
Số lượng sản phảm tiêu thụ/năm 1400 1600 2000 2200 2500
Số lượng người sẽ mua máy khuếch tán tinh dầu
Các sản phẩm tinh dầu
Giá bán Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5
Qua kết quả khảo sát cũng dựa trên 100 người thuôc khu vực Quận 1, quận 3 và quận
5 cho thấy được những tỷ trọng mùi tinh dầu mà 100 người đã chọn lựa, trong đó đối tượng chủ yếu thường ở độ tuổi từ 17-38 tuổi
Doanh thu chung các năm
Cơ cấu sản phẩm Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5
Máy khếch tán tinh dầu
Khoản mục Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5
Nhân công 300,000,000 330,000,000 363,000,000 399,300,000 439,230,000 Sửa chữa 20,000,000 22,000,000 24,200,000 26,620,000 29,282,000 Chi phí khác 3,000,000 3,300,000 3,630,000 3,993,000 4,392,300
2 Định phí 184,000,000 202,400,000 222,640,000 244,904,000 269,394,400 Điện nước 130,000,000 143,000,000 157,300,000 173,030,000 190,333,000 Internet 54,000,000 59,400,000 65,340,000 71,874,000 79,061,400
Số lượng người sẽ mua theo mùi tinh dầu
Tinh dầu Cam ngọt Tinh dầu Gỗ Tuyết Tùng Tinh dầu Trà Trắng Tinh dầu Hoa Lài
Tinh dầu Vỏ Bưởi Tinh dầu Trà Xanh Tinh dầu Gừng Tinh dầu Tràm Hương
Tinh dầu Tràm Trà Tinh dầu Hoa Hồng Tinh dầu Hoa Phong Lữ
Chi phí nhóm được phân chia thành hai loại chính: định phí và biến phí Trong chi phí nhân công, nhóm xác định có ba chức vụ: quản lý (1 người), nhân viên bán hàng (2 người) và nhân viên kho (1 người) Mức lương cho từng chức danh cũng đã được nhóm nêu rõ.
Nhóm đã ước tính tổng chi phí nhân công và các yếu tố vĩ mô có thể thay đổi khoảng 10% trong 5 năm tới Chi phí sửa chữa và các chi phí khác cũng đã được xem xét và đưa vào dự toán Đối với phần định phí, chi phí điện nước ước tính khoảng 130,000,000 đồng/năm, dựa trên bảng giá của doanh nghiệp Ngoài ra, chi phí Internet được tham khảo từ nhà mạng Viettel với mức phí 4,400,000 đồng/tháng, từ đó tính toán cho cả năm.
Các sản phẩm tinh dầu Nhu cầu Giá vốn Số lượng Tổng giá vốn
Tinh dầu Gỗ Tuyết Tùng 4% 130,000 40 5,200,000
Tinh dầu Ngọc Lan Tây 0% 130,000 30 3,900,000
Tinh dầu Hoa Phong Lữ 7% 250,000 70 17,500,000
Các sản phẩm máy khếch tán tinh dầu
Máy khuếch tán tinh dầu ECO1 40% 200,000 50 10,000,000 Máy khuếch tán tinh dầu ECO2 60% 350,000 70 24,500,000
Về giá vốn thì nhóm dựa theo những thông tin đã tìm được dựa trên những nhà cung cấp và dò hỏi thị trường
Khoản mục Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5
Dự trữ hàng tồn kho
Vốn lưu động của nhóm được xác định dựa trên tài sản ngắn hạn, bao gồm hàng tồn kho và tiền mặt Đối với hàng tồn kho, nhóm trích lập 10% so với dự toán chi phí, trong khi đó, dự trữ hàng tồn kho được trích lập 20% so với dự toán doanh thu.
Báo cáo hoạt động kinh doanh
170 Giá trị thu hồi vốn lưu động
Tính khả thi của dự án:
Ta thấy được rằng là
NPV > 0 Điều này cho thấy được là dự án trước khi áp dụng hệ thống có tính khả thi về mặt tài chính
Các thông tin sau khi áp dụng hệ thống:
Áp dụng hệ thống mới giúp giảm đáng kể chi phí của nhóm, dẫn đến lợi nhuận cao hơn mà không làm giảm doanh thu.
Khoản mục Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5
Nhân công 228,000,000 250,800,000 275,880,000 303,468,000 333,814,800 Sửa chữa 20,000,000 22,000,000 24,200,000 26,620,000 29,282,000 Chi phí khác 3,000,000 3,300,000 3,630,000 3,993,000 4,392,300
2 Định phí 184,000,000 202,400,000 222,640,000 244,904,000 269,394,400 Điện nước 130,000,000 143,000,000 157,300,000 173,030,000 190,333,000 Internet 54,000,000 59,400,000 65,340,000 71,874,000 79,061,400
Phần vốn lưu động cũng sẽ thay đổi theo chi phí bởi nguồn vốn lưu động được nhóm trích lập theo 10% chi phí
Khoản mục Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5
Dự trữ hàng tồn kho
Báo cáo hoạt động kinh doanh
Giá trị thu hồi vốn lưu động
Tính khả thi của dự án:
Sau khi áp dụng thì ta có thể thấy rằng NPV đã tăng rất vượt trội
NPV > 0 cho thấy rằng dự án đã cải thiện đáng kể sau khi áp dụng hệ thống, với mức NPV cao hơn nhiều so với trước Điều này chứng tỏ rằng việc áp dụng hệ thống sẽ giúp nhóm tối ưu hóa chi phí và cải thiện dòng tiền hoạt động.
Mọi loại hình kinh doanh đều tồn tại những rủi ro không thể tránh khỏi, vì vậy việc chuẩn bị và phòng ngừa cho những tình huống không mong muốn là điều cần thiết.
Tóm tắt chương 2
Tại Việt Nam, nhu cầu sử dụng tinh dầu chủ yếu đến từ độ tuổi 17-38, những người yêu thích mùi hương dễ chịu mà nó mang lại Nhận thấy tiềm năng này, cửa hàng của chúng tôi đã ra đời để đáp ứng nhu cầu thị trường Tuy nhiên, kinh doanh tinh dầu không hề đơn giản; nó yêu cầu sự nghiên cứu kỹ lưỡng, lập kế hoạch cụ thể và sự nhạy bén trong việc nắm bắt xu hướng cũng như thông tin chính xác, từ đó cung cấp những sản phẩm mới nhất và chất lượng nhất cho khách hàng.
Hy vọng với mô hình kinh doanh này, chúng tôi sẽ ngày càng giúp cửa hàng sớm ổn định và phát triển hơn nữa.