CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG
KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM VÀ PHÂN LOẠI NGUYÊN VẬT LIỆU
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của Nguyên vật liệu a Khái niệm
Nguyên vật liệu là yếu tố lao động được biểu hiện dưới dạng vật chất trong doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, cung cấp dịch vụ, hoặc phục vụ cho hoạt động quản lý và bán hàng Các đặc điểm của nguyên vật liệu bao gồm tính chất vật lý, khả năng sử dụng trong sản xuất và ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cuối cùng.
- Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ kinh doanh
Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, chúng ta sẽ trải qua sự tiêu hao hoặc biến đổi hình thái vật chất ban đầu, nhằm tạo ra sản phẩm với hình thái sản xuất vật chất mới.
Nguyên vật liệu thuộc TSLĐ là một phần quan trọng trong vốn lưu động dự trữ, thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
1.1.2 Phân loại Nguyên vật liệu
Vật liệu trong doanh nghiệp rất đa dạng và phục vụ nhiều mục đích khác nhau, được sử dụng tại các bộ phận khác nhau và có thể được bảo quản ở nhiều địa bàn Để đảm bảo quản lý vật liệu hiệu quả giữa các bộ phận liên quan và phục vụ cho việc phân tích, đánh giá tình hình cung cấp và sử dụng, cần thiết phải áp dụng các phương pháp phân loại phù hợp.
- Nếu căn cứ vào công dụng chủ yếu của vật liệu thì vật liệu được chia thành các loại sau:
Nguyên vật liệu chính là các loại nguyên liệu và vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, tạo nên bản chất của sản phẩm Bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài, những vật liệu này qua quá trình gia công chế biến sẽ trở thành thành phần cấu tạo của sản phẩm mới.
Vật liệu phụ là những loại vật liệu kết hợp với vật liệu chính nhằm nâng cao chất lượng và tính năng của sản phẩm Chúng cũng bao gồm các vật liệu hỗ trợ cho quá trình hoạt động và bảo quản tư liệu lao động, phục vụ hiệu quả cho công việc của công nhân.
Nhiên liệu là các vật liệu được sử dụng để sản xuất năng lượng, phục vụ cho hoạt động của máy móc, thiết bị và các đồ dùng trong quy trình sản xuất như nấu luyện, sấy, ủi và hấp.
Phụ tùng thay thế là các vật liệu cần thiết để sửa chữa và thay thế tài sản cố định như máy móc, thiết bị và phương tiện vận tải.
+ Các loại vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu không thuộc những loại vật liệu
4 nêu trên như bao bì đóng gói sản phẩm, phế liệu thu hồi được trong quá trình sản xuất thanh lý tài sản
Một điểm quan trọng trong phân loại vật liệu là chúng có thể được xem là vật liệu phụ trong một hoạt động hoặc doanh nghiệp nhất định, nhưng lại trở thành vật liệu chính trong một hoạt động hoặc doanh nghiệp khác.
- Nếu căn cứ vào nguồn cung cấp vật liệu thì vật liệu được phân thành:
+ Vật liệu tự sản xuất
+ Vật liệu có từ nguồn khác (được cấp, nhận vốn góp)
Việc phân loại vật liệu hiện tại vẫn còn mang tính tổng quát và chưa đi sâu vào từng loại, từng thẻ vật liệu cụ thể Điều này cần được cải thiện để đảm bảo quản lý chặt chẽ và thống nhất trong toàn bộ doanh nghiệp.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý chặt chẽ và tính thống nhất của các loại vật liệu tại các bộ phận khác nhau, việc lập bảng danh điểm vật liệu là rất cần thiết, đặc biệt trong việc xử lý thông tin trên máy tính Cần phân loại vật liệu theo công dụng và xác lập danh điểm theo loại, nhóm, thứ vật liệu Đồng thời, cần quy định thống nhất về tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá hạch toán cho từng loại vật liệu.
Ví dụ: TK 1521 vật liệu chính
TK 152 101 vật liệu chính thuộc nhóm A
TK 152 10101 vật liệu chính A1 thuộc nhóm A
1.1.3 Tính giá Nguyên vật liệu:
Tính giá vật liệu là quá trình sử dụng tiền để thể hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc cụ thể Một trong những nguyên tắc quan trọng trong hạch toán vật liệu là việc ghi chép sổ sách để tính giá trị của chúng.
2 cách tính là: tính theo giá thực tế (giá gốc) và tính giá theo từng nguồn nhập a) Tính giá nguyên vật liệu nhập theo giá thực tế (giá gốc):
Giá nhập kho = giá hàng hóa mua vào + chi phí mua hàng
+ Đối với doanh nghiệp kê khai theo phương pháp khấu trừ: thì giá gốc không bao gồm thuế GTGT
+ Đối với doanh nghiệp kê khai theo phương pháp trực tiếp (Hóa đơn bán hàng thông thường): thì giá gốc bao gồm cả thuế GTGT
- Nội dung giá thực tế vật liệu nhập tính theo từng nguồn nhập
+ Đối với hàng hóa mua trong nước thì giá nhập kho:
Giá nhâp kho = giá mua hàng (trên hoá đơn GTGT) + chi phí vận chuyển, bỗc dỡ - các khoản giảm giá hàng bán
Hàng hóa mua ngoài được xác định bởi giá thực tế, bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn, thuế nhập khẩu và các loại thuế khác (nếu có), cùng với các chi phí thực tế phát sinh.
5 kho bãi, vận chuyển, bốc dỡ)
Giá nhập kho được tính bằng tổng giá hàng mua ghi trên tờ khai hải quan, cộng với thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và các chi phí mua hàng như vận tải, bốc dỡ, lưu kho, cùng chi phí mở thủ tục hải quan, sau đó trừ đi các khoản giảm giá hàng mua.
Đối với hàng hóa và nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, cần lưu ý các yếu tố sau: giá thực tế của nguyên vật liệu xuất khẩu, chi phí vận chuyển vật liệu đến và từ nơi chế biến, cùng với tiền thuê gia công chế biến.
Giá nhập kho = chi phí gia công, chế biến + chi phí vận chuyển, bốc dỡ.
+ Đối với hàng hóa, nguyên vật liệu tự chế biến, bao gồm: Giá thực tế của nguyên liệu xuất chế biến và chi phí chế biến
KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU
1.2.1 Phương pháp thẻ song song: Ở kho: Thủ kho theo dõi về mặt số lượng, căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho thủ kho tiến hành nhập xuất vật tư sau đó ghi vào thẻ kho, mỗi chứng từ được ghi một dòng, mỗi danh điểm vật tư mở một thẻ kho định kỳ, hoặc hàng ngày phải chuyển phiếu nhập kho, phiếu xuất kho cho kế toán vật tư, phải thường xuyên đối chiếu về mặt số liệu giữa thẻ kho với số lượng thực tế trong kho với số liệu kế toán theo dõi trên sổ chi tiết vật tư Ở phòng kế toán: hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được phiếu nhập kho, phiếu xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán ghi đơn giá tính giá thành tiền sau đó ghi vào sổ chi tiết vật liệu, định kỳ họp cuối tháng phải đối chiếu số liệu thủ kho, cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết vật tư lập bảng tổng hợp nhập - xuất- tồn của vật liệu, số liệu trên bảng này được đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp
Số tồn trên các sổ chi tiết phải khớp đúng với số tồn trên thẻ kho
Nhận xét: Phương pháp thẻ song song đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu và tiện lợi khi được xử lý bằng máy tính
1.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Ở kho: Thủ kho theo dõi về mặt số lượng, căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho thủ kho tiến hành nhập xuất vật tư sau đó ghi vào thẻ kho, mỗi chứng từ được ghi một dòng, mỗi danh điểm vật tư mở một thẻ kho định kỳ, hoặc hàng ngày phải chuyển phiếu nhập kho, phiếu xuất kho cho kế toán vật tư, phải thường xuyên đối chiếu về mặt số liệu giữa thẻ kho với số lượng thực tế trong kho với số liệu kế toán theo dõi trên sổ chi tiết vật tư Ở phòng kế toán: hàng ngày sua khi nhận được chứng từ nhập kho, xuất kho, kế toán kiểm tra hoàn chỉnh chứng từ, phân loại theo từng danh điểm, chứng từ nhập xuất, sau đó lập bảng kê nhập - xuất, cuối tháng căn cứ vào bảng kê nhập xuất kế toán ghi vào sổ kế toán luân chuyển, mỗi danh điểm vật tư được ghi một dòng
- Ưu điểm: Phương pháp này dễ kiểm tra đối chiếu
Một trong những nhược điểm của kế toán là khối lượng ghi chép lớn dồn vào cuối tháng, điều này ảnh hưởng đến tính kịp thời của việc cung cấp thông tin kế toán.
1.2.3 Phương pháp sổ số dư:
Doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để quản lý trị giá vật liệu nhập, xuất và tồn kho Tại kho, thủ kho ghi thẻ kho hàng ngày và tổng hợp chứng từ nhập - xuất theo nhóm vật liệu, sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển cho kế toán Cuối tháng, dựa vào thẻ kho đã kiểm tra, kế toán ghi số lượng vật liệu tồn kho vào sổ số dư theo từng kho và giao cho thủ kho Sổ số dư được in sẵn các danh điểm vật liệu và sau khi thủ kho hoàn thành, sẽ chuyển cho kế toán kiểm tra và tính thành tiền Ở phòng kế toán, sau khi nhận chứng từ nhập - xuất kho và phiếu giao nhận, kế toán kiểm tra, tính giá trị và tổng hợp số tiền theo từng nhóm, từng danh điểm, ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ.
Số liệu trên phiếu giao nhận chứng từu làm căn cứ làm căn cứ lập bảng lũy kế nhập
Dựa vào sổ số dư do thủ kho chuyển cho kế toán, cần ghi lại đơn giá hạch toán của từng nhóm vật tư và tính thành tiền Số liệu trên sổ số dư sẽ được đối chiếu với bảng nhập - xuất - tồn để đảm bảo tính chính xác.
Số liệu trên sổ số dư cần được đối chiếu với bảng nhập - xuất - tồn, trong khi số liệu trên bảng lũy kế nhập - xuất - tồn sẽ được kiểm tra với sổ kế toán tổng hợp để đảm bảo tính chính xác và đồng nhất.
Phương pháp này giúp ngăn chặn sự trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, đồng thời cho phép kiểm tra công việc ghi chép tại kho một cách thường xuyên, đảm bảo rằng số liệu kế toán luôn chính xác và kịp thời.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP IN & BAO BÌ KON TUM
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CP IN & BAO BÌ KON TUM
- Tên giao dịch: CÔNG TY CỔ PHẦN IN & BAO BÌ KON TUM
- Tên viết tắt: KON TUM P&P JSC
- Giấy phép Đăng ký kinh doanh và Mã số thuế: 6100190404 - do Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Kon Tum cấp lần cuối ngày 23/01/2015
- Giám đốc công ty: Bà Huỳnh Thị Kim Chi
- Trụ sở chính: 41 Trần Hưng Đạo - Phường Thống Nhất - Thành phố Kon Tum
- Lĩnh vực kinh doanh chính: In ấn và các dịch vụ liên quan đến ngành in; dịch vụ quảng cáo…
2.1.1 LỊCH SỬ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN IN & BAO BÌ KON TUM
2.1.1.1 Lịch sử quá trình hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần In và Bao bì Kon Tum, trước đây là xưởng In Kon Tum, được thành lập theo quyết định số 160/QĐ-UB vào ngày 15 tháng 12 năm 1991 bởi Uỷ ban nhân dân tỉnh Kon Tum.
Trong giai đoạn mới thành lập, Công ty Cổ phần In và Bao bì Kon Tum đối mặt với nhiều thách thức do nguồn vốn hạn chế và cơ sở vật chất lạc hậu, cùng với việc sử dụng công nghệ in lỗi thời như in TiPô và sắp chữ chì Điều này dẫn đến chất lượng ấn phẩm không đáp ứng được nhu cầu của thị trường in trong tỉnh, khiến khách hàng thường phải tìm đến các nhà in ở tỉnh khác Những năm đầu, doanh thu của công ty rất thấp, chỉ đạt dưới 200 triệu đồng mỗi năm, và số nộp ngân sách không đáng kể, gây khó khăn cho đời sống cán bộ công nhân viên.
Theo chủ trương của Nhà nước về sắp xếp doanh nghiệp theo Nghị định 388/HĐBT ngày 20 tháng 11 năm 1991, Uỷ ban nhân dân tỉnh Kon Tum đã ban hành Quyết định số 51/QĐ-UB ngày 3 tháng 5 năm 1993, thành lập Công ty In và Bao bì Kon Tum trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Sau khi tái thành lập, Công ty In và Bao bì Kon Tum đã nhận được đất từ Nhà nước để xây dựng trụ sở và được cấp bổ sung vốn để đầu tư vào máy móc thiết bị Công ty đã tiến hành đổi mới công nghệ từ in TiPô sang in OFFSET, áp dụng sắp chữ vi tính và chế bản điện tử Giai đoạn này kéo dài từ năm 1993.
Năm 1995, công ty đối mặt với nhiều khó khăn, bao gồm công nghệ in OFFSET đã được đầu tư nhưng chưa hoàn thiện Đội ngũ công nhân kỹ thuật còn thiếu kinh nghiệm và trình độ cần thiết để tiếp cận công nghệ in mới, do đó công ty phải tiếp tục đào tạo nhân viên.
Đến năm 1996, Công ty đã chủ động lập dự án đầu tư mở rộng nâng cao năng lực sản xuất nhờ vào nguồn vốn vay tín dụng Nhà nước với lãi suất ưu đãi Kể từ đó, Công ty đã từng bước ổn định và phát triển, với doanh thu năm sau luôn cao hơn năm trước và hoàn thành các nghĩa vụ ngân sách Thu nhập của người lao động ngày càng tăng, chất lượng ấn phẩm cũng được cải thiện từ những sản phẩm biểu mẫu đơn giản (một màu) lên các ấn phẩm chất lượng cao (4 màu) như báo, tập san, catalog và nhãn hàng, tạo uy tín với khách hàng trong và ngoài tỉnh Ngày 31/3/2005, UBND tỉnh Kon Tum đã ban hành Quyết định số 169/QĐ-UB về việc thành lập Công ty TNHH một thành viên Công ty In và Bao bì Kon Tum.
Vào ngày 1 tháng 6 năm 2006, Ủy ban Nhân dân tỉnh Kon Tum đã ban hành Quyết định số 254/QĐ-UB, quyết định về việc cổ phần hóa Công ty TNHH một thành viên In & Bao bì Kon Tum thành Công ty Cổ phần.
Cổ phần In & Bao bì Kon Tum
Công ty Cổ phần In & Bao bì Kon Tum là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc
Uỷ ban nhân dân tỉnh Kon Tum, có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập
Công ty chuyên tổ chức in gia công tài liệu và sách báo nhằm phục vụ nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước, đồng thời in ấn các loại giấy tờ, biểu mẫu phục vụ công tác quản lý kinh tế - xã hội Dù nguồn vốn đầu tư từ ngân sách còn thấp so với vốn pháp định, Công ty đã nỗ lực hoàn thiện dây chuyền công nghệ và từng bước chiếm lĩnh thị trường trong tỉnh, mở rộng ra ngoài tỉnh.
2.1.1.3 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm:
Sơ đồ 2.1: Công nghệ sản xuất sản phẩm
Tài liệu gốc Lập makét (tạo mẫu) Tách màu điện tử
Quá trình sản xuất ở các bộ phận được tóm tắt như sau:
Khi nhận tài liệu gốc từ bộ phận điều độ, bộ phận lập makét có trách nhiệm tạo mẫu ấn phẩm bằng cách bố trí các trang in, lựa chọn kiểu chữ, định dạng dòng và cột, điều chỉnh độ đậm nhạt và màu sắc, cũng như sắp xếp vị trí hình ảnh sao cho phù hợp với nội dung và hình thức của từng loại ấn phẩm.
Tách màu điện tử là quy trình quan trọng trong sản xuất các ấn phẩm cao cấp như catalog, tranh ảnh, bao bì, nhãn hàng, và bìa tạp chí Mỗi bức ảnh sẽ được chia thành 4 màu cơ bản (xanh, đỏ, vàng, đen) trên các tấm phim riêng biệt Để đạt được chất lượng tốt nhất, việc lập makét và tách màu điện tử cần được thực hiện đồng thời ở giai đoạn đầu, sau đó mới tiến hành bình bản.
Bình bản là quá trình sắp xếp các makét tài liệu trên giấy cal và phim tách màu điện tử, trong đó bộ phận bình bản sẽ phân loại và bố trí các màu riêng biệt lên các tấm mi ca trước khi chuyển giao cho bộ phận chế bản.
Khi nhận tấm đế phim (mi ca trong) từ bộ phận bình bản, bộ phận chế bản thực hiện nhiệm vụ phơi bản bằng phương pháp lộ quang trên khuôn in nhôm hoặc kẽm đã được tráng lớp hóa chất.
Khi nhận được các khuôn in đã hoàn tất từ bộ phận chế bản, bộ phận in sẽ lắp đặt khuôn vào các máy in phù hợp với kích thước như máy 16 trang cho khuôn to, máy 14 trang cho khuôn vừa và máy 12 trang cho khuôn nhỏ Sau đó, quá trình in ấn sẽ được thực hiện theo lệnh sản xuất do bộ phận điều độ cung cấp, trong đó ghi rõ màu mực, phương án in, kích cỡ thành phẩm và loại giấy sử dụng.
Bộ phận thành phẩm chịu trách nhiệm nhận các bản in từ bộ phận máy in, thực hiện các công việc như gấp, đóng, xén và cột gói thành phẩm theo quy định trước khi giao cho khách hàng.
2.1.1.4 Phương hướng và chiến lược phát triển
Công ty hiện nay tập trung vào sản xuất và tiêu thụ sản phẩm theo đơn đặt hàng của khách hàng, đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý và thời gian giao hàng đúng hẹn Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty chú trọng đến hiệu quả kinh tế, luôn nỗ lực giảm chi phí để đạt được lợi nhuận.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty
CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
2.2.1 Đặc điểm tổ chức quản lý ở Công ty
Công ty Cổ phần In & Bao bì Kon Tum hoạt động theo Điều lệ do Đại hội Đồng cổ đông thông qua, tuân thủ các quy định của Luật Doanh nghiệp Công ty được quản lý và giám sát bởi Hội đồng Quản trị, Ban kiểm soát và Ban Giám đốc, với bộ máy tổ chức rõ ràng và hiệu quả.
- Đại hội Đồng Cổ đông
- Phòng nghiệp vụ kinh doanh
Ghi chú: Quan hệ trực tuyến
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.2.2 Chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng chức danh, bộ phận được tóm tắt như sau:
Ban kiểm soát Giám đốc
Hội đồng quản trị Đại hội đồng cổ đông
Phòng nghiệp vụ kinh doanh
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết Cơ quan này quyết định các vấn đề theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty, đặc biệt là thông qua các báo cáo tài chính hàng năm và ngân sách cho năm tiếp theo.
Hội đồng quản trị (HĐQT) là cơ quan quản lý có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty, ngoại trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông HĐQT có trách nhiệm giám sát Giám đốc điều hành và các quản lý khác Quyền và nghĩa vụ của HĐQT được quy định bởi luật pháp, điều lệ công ty, quy chế nội bộ và nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.
Ban kiểm soát là cơ quan được Đại hội đồng cổ đông bầu ra, có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp trong hoạt động kinh doanh cũng như báo cáo tài chính của công ty Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban giám đốc, đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật.
Giám đốc điều hành là người quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty và có trách nhiệm báo cáo trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
- Phòng nghiệp vụ kinh doanh: Bao gồm kế hoạch, kỹ thuật, tài chính, kế toán, tổ chức hành chính có các nhiệm vụ cụ thể sau:
Tiếp cận thị trường và thực hiện giao dịch là bước quan trọng trong việc tìm kiếm cơ hội việc làm cho công ty Đồng thời, cần trực tiếp tính toán và lập các hợp đồng kinh tế, chẳng hạn như hợp đồng in, để trình lãnh đạo xem xét và ký kết.
Triển khai hợp đồng kinh tế đã ký kết, điều độ sản xuất và theo dõi thực hiện là cần thiết để đảm bảo tiến độ sản xuất diễn ra nhịp nhàng và đạt hiệu quả cao.
+ Cung ứng vật tư, phục vụ sản xuất, lập kế hoạch dự trữ và bảo quản vật tư
+ Thanh quyết toán hợp đồng với khách hàng theo thực tế về số lượng, chất lượng sản phẩm thực hiện
Tổ chức lập chứng từ và sổ sách kế toán, cùng với việc xây dựng báo cáo tài chính và báo cáo thống kê, đồng thời hỗ trợ Giám đốc trong quản lý và sử dụng nguồn vốn Ngoài ra, cần kiểm tra và kiểm soát các hoạt động kế toán tài chính trong toàn doanh nghiệp.
+ Chuyên viên tổ chức: Giúp cho Giám đốc về quản lý hồ sơ cán bộ, đào tạo cán bộ, nhân sự, lao động tiền lương
Các tổ chức sản xuất thực hiện việc chế tạo sản phẩm dựa trên chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận được ghi trong phiếu xuất kho do phòng kinh doanh lập Họ đảm bảo số lượng, chất lượng sản phẩm, cũng như tiến độ và thời gian giao hàng cho khách hàng theo kế hoạch đã đề ra.
2.3 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP IN & BAO BÌ KON TUM
2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là một hệ thống bao gồm các yếu tố cấu thành như tổ chức bộ máy kế toán, áp dụng phương pháp hạch toán, và thực hiện các chế độ, thể lệ kế toán Những yếu tố này có mối liên hệ chặt chẽ, ảnh hưởng lẫn nhau trong quá trình quản lý và thực hiện công tác kế toán.
Tổ chức bộ máy kế toán và đội ngũ nhân sự am hiểu về nội dung và phương pháp hạch toán là yếu tố quan trọng nhất, quyết định đến hiệu quả công tác hạch toán kế toán trong doanh nghiệp.
Công ty Cổ phần In & Bao bì Kon Tum hoạt động theo mô hình doanh nghiệp công nghiệp, yêu cầu tổ chức bộ máy kế toán phát triển tương ứng Để đáp ứng nhiệm vụ trong từng giai đoạn, Công ty áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung, đảm bảo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra trong phạm vi Công ty.
Công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung, với toàn bộ công tác kế toán tài chính được thực hiện tại phòng kinh doanh, bao gồm ghi sổ kế toán, tập hợp chứng từ, lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh tế Cấu trúc này phù hợp với điều kiện sản xuất và cơ chế hiện hành, đồng thời phản ánh đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý của Công ty Bộ máy kế toán gồm 3 cán bộ kế toán và 1 thủ quỹ kiêm thủ kho, mỗi cán bộ đảm nhận nhiều nhiệm vụ để linh hoạt thích ứng với thực tế.
Đảm bảo nguồn vốn ổn định cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là rất quan trọng Đồng thời, cần tham mưu cho Giám đốc các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và tài sản, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của Công ty.
Tổ chức hệ thống sổ sách và chứng từ theo đúng Luật Kế toán và quy chế của Công ty là rất quan trọng để đảm bảo tính toán giá thành sản phẩm, kết quả lỗ lãi và báo cáo tài chính chính xác Việc ghi chép sổ sách đầy đủ, kịp thời sẽ cung cấp thông tin cần thiết cho lãnh đạo, đồng thời tăng cường bảo vệ tài sản, vật tư và tiền vốn của Công ty.
Ký hiệu: Quan hệ chỉ huy
Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế toán
* Chức năng các phần hành
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY
2.4.1 Đặc điểm và yêu cầu quản lý Nguyên vật liệu: a Đặc điểm Nguyên vật liệu
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số dư và số phát sinh
Công tác cung ứng vật tư tại công ty được thực hiện bởi cán bộ thống kê kho, dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kinh doanh lập ra từ kế hoạch tổng của công ty Phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật KCS sẽ xác định định mức nguyên vật liệu (NVL) và lập kế hoạch mua sắm vật tư Để đảm bảo cung ứng kịp thời, công ty cần duy trì uy tín và mối quan hệ rộng rãi với nhiều nguồn cung cấp khác nhau Giấy là nguyên vật liệu chủ yếu được công ty sử dụng trong quá trình sản xuất.
- Đối với giấy thì nguồn cung cấp của Công ty là các Công ty cung ứng giấy trong ngành như giấy bãi bằng
Lượng mực nhập khẩu vào Công ty cổ phần In và vật tư Sài gòn thường ít hơn so với giấy, chủ yếu là mực Tân Bình Việc giao hàng được thực hiện trực tiếp đến kho của công ty, giúp giảm chi phí mua hàng, ổn định giá cả và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Ngoài ra các loại vật tư khác Công ty linh động trong phương thức mua hàng nhằm đảm bảo mua với giá rẻ
Quản lý hiệu quả nguyên vật liệu không chỉ giúp giảm giá thành sản phẩm mà còn nâng cao chất lượng và gia tăng lợi nhuận cho công ty Để đạt được điều này, cần thiết phải tuân thủ các yêu cầu quản lý nghiêm ngặt.
Chi phí nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong giá thành sản phẩm và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty Nguyên vật liệu không chỉ là nền tảng tạo nên chất lượng sản phẩm mà còn tác động đến uy tín của công ty, yếu tố then chốt cho sự tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường Do đó, việc quản lý nguyên vật liệu hiệu quả là cần thiết, và công ty đã triển khai các biện pháp cụ thể để đạt được điều này.
Tổ chức công tác tốt từ khâu mua (số lượng, chất lượng, giá cả của từng loại nguyên vật liệu) đến khâu vận chuyển
- Xây dựng định mức cho từng loại nguyên vật liệu, thường xuyên kiểm tra nguyên vật liệu thừa hay thiếu, có bị ứa đọng kém phẩm chất hay không?
- Tính toán chính xác số lượng và giá trị vật liệu đã tiêu hao vào các đối tượng sử dụng
- Xây dựng tốt kho hàng bến bãi để đảm bảo NVL không bị hư hỏng, mất mát
- Tiến hành đối chiếu, kiểm tra số lượng trên sổ sách, thực tế ở kho theo quy định định kỳ hoặc bất thường
2.4.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu a Phân loại
Trong các đơn vị sản xuất, việc theo dõi và quản lý nguyên vật liệu thường dựa vào đặc điểm hoạt động của từng đơn vị Đối với Công ty in, nguyên vật liệu được phân loại rõ ràng, trong khi công cụ dụng cụ chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng giá trị và thường chỉ bao gồm một số loại đơn giản, do đó không cần thiết phải phân loại chúng.
* Nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần In & Bao bì Kon Tum được phân làm các loại sau:
Vật tư chính trong sản xuất sản phẩm bao gồm giấy và mực, với các loại giấy như Tân Mai, Bãi Bằng, Việt Trì, Couche và Pelure Trung Quốc.
- Mực gồm: đỏ, đen, vàng, xanh
- Vật liệu phụ: chủ yếu chỉ khâu, keo dán, dầu
Ngoài ra còn có phụ tùng thay thế như: ốc, vít, ổ bi
Công ty không chỉ chú trọng đến sức khỏe của công nhân mà còn cung cấp đầy đủ trang bị bảo hộ lao động như nón, khẩu trang và găng tay Bên cạnh đó, việc đánh giá nguyên vật liệu cũng được thực hiện nghiêm túc để đảm bảo chất lượng và an toàn trong quá trình làm việc.
- Nguyên vật liệu nhập kho của Công ty chủ yếu được mua ngoài, được chuyển từ nơi mua đến kho
Giá của nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho bao gồm giá ghi trên hóa đơn (chưa có thuế GTGT) và các chi phí vận chuyển, bốc dỡ.
Đánh giá nguyên vật liệu mua ngoài không nhập kho tương tự như đánh giá nguyên vật liệu nhập kho, tuy nhiên, các nguyên vật liệu này được sử dụng trực tiếp trong sản xuất và tham gia vào quá trình đánh giá nguyên vật liệu xuất kho.
Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho được thực hiện theo phương pháp nhập trước - xuất trước, trong đó giá thực tế của nguyên vật liệu được xác định dựa trên giá của lô nguyên vật liệu nhập vào trước nhất còn tồn kho tính đến thời điểm hiện tại.
K Ế TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY C Ổ PHẦN I N & B AO BÌ K ON
Để hạch toán xuất nhập kho vật tư Công ty sử dụng các loại chứng từ sau đây:
- Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu gồm:
+ Sổ kế toán chi tiết NVL
2.5.2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu a Sơ đồ 2.6: Hạch toán vật liệu
Sơ đồ 2.6: Hạch toán vật liệu b Nguyên tắc hạch toán và phương pháp ghi sổ
Thẻ kho là dạng sổ tờ rời, và khi được đóng lại thành quyển, sẽ được gọi là “Sổ kho” Sau khi sử dụng, thẻ tờ rời cần được đóng thành quyển Để hợp lệ, “Sổ kho” hoặc “thẻ kho” đã được đóng quyển phải có chữ ký của giám đốc.
Mỗi thẻ kho được sử dụng cho từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cùng nhãn hiệu và quy cách trong cùng một kho Phòng kế toán có trách nhiệm lập thẻ kho và ghi các thông tin như tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, sau đó chuyển cho thủ kho để ghi chép hàng ngày Thủ kho sẽ dựa vào Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng và cuối ngày sẽ tính toán số tồn kho Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật tư, đồng thời theo dõi vật tư tại kho và phòng kế toán Thủ kho mở thẻ kho để theo dõi số lượng, trong khi phòng kế toán mở sổ chi tiết cho từng loại vật tư, chủ yếu tập trung vào việc theo dõi trị giá.
Tại kho, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ xuất nhập trước khi tiến hành nhập, xuất vật tư và ghi chép số lượng thực xuất nhập vào thẻ kho tương ứng với từng loại vật tư Cuối tháng, kế toán sử dụng số dư trên thẻ kho để tính số lượng tồn kho Thủ kho cũng đối chiếu số dư trên thẻ kho với sổ chi tiết vật liệu để đảm bảo tính chính xác Định kỳ, thủ kho chuyển các chứng từ nhập xuất vật tư cho kế toán làm căn cứ ghi sổ, việc chuyển chứng từ này được thực hiện hàng ngày hoặc theo thỏa thuận giữa thủ kho và kế toán vật tư.
Mỗi ngày, kế toán căn cứ vào phiếu yêu cầu để lập phiếu xuất kho Đối với hóa đơn mua vật tư, kế toán sẽ lập phiếu nhập kho và ghi vào sổ chi tiết vật liệu cho từng loại vật tư Cuối tháng hoặc hàng tuần, kế toán thực hiện đối chiếu sơ bộ giữa sổ chi tiết nguyên vật liệu và thẻ kho nhằm theo dõi lượng vật tư nhập, xuất và tồn kho.
Ghi hằng ngày Ghi hằng tháng
Cuối tháng, thủ kho cần đối chiếu sổ sách sau khi khóa sổ, đảm bảo số liệu trên sổ chi tiết nguyên vật liệu (NVL) và thẻ kho khớp nhau Tiếp theo, cần lập chứng từ ghi sổ cho các tài khoản liên quan và tính giá cho từng loại vật tư xuất kho trong kỳ Việc này giúp nắm bắt tổng số nguyên vật liệu từ sổ chi tiết NVL.
2.5.3 Minh họa sổ sách Đối với vật tư nhập kho:
Tại Công ty, phòng kinh doanh có trách nhiệm cung cấp vật tư cần thiết cho quá trình sản xuất Để đảm bảo hiệu quả, việc xác định số lượng, chất lượng và mẫu mã vật tư trước khi mua là rất quan trọng Dựa vào nhu cầu sản xuất, phòng kinh doanh sẽ tiến hành thăm dò thị trường nhằm ký hợp đồng mua hoặc thực hiện việc mua hàng trực tiếp.
Công ty tiến hành kiểm nghiệm vật tư mua về, chủ yếu là giấy, mực, chỉ khâu và màu sắc, với quy trình kiểm nghiệm đơn giản chỉ cần đếm số lượng Do kích thước không yêu cầu lập biên bản kiểm nghiệm, phòng kế toán sẽ dựa vào hóa đơn của nhà cung cấp để lập phiếu nhập kho vật tư thành 3 liên: một liên lưu giữ tại kho, một liên cho kế toán vật tư.
Ví dụ: Tháng 01/2021 Công ty mua một số giấy Công ty CP Sản Xuất Và Thương
Mại Kim Anh Thuận đã gửi hóa đơn và giấy tờ liên quan về Công ty, bao gồm Giấy Ford80g, Ford70g và Bãi bằng 58/90 Công ty đã tiến hành kiểm nghiệm dựa trên hóa đơn và lập phiếu nhập kho tương ứng.
HÌNH 2.1: HÓA ĐƠN GTGT SỐ 0005041
Sau khi căn cứ vào hóa đơn thủ kho lập phiếu nhập kho vật tư lên thẻ kho:
HÌNH 2.2: PHIẾU NHẬP KHO SỐ 002/VT
+ Đối với xuất vật tư:
Mục đích chính của việc xuất kho vật tư là phục vụ cho sản xuất, đáp ứng nhu cầu của khách hàng Tại phòng kế hoạch kinh doanh, dựa vào hóa đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế, kế hoạch sản xuất sẽ được lập cùng với phiếu giao việc Khi nhận được lệnh sản xuất, các tổ sẽ tiến hành thực hiện theo chỉ dẫn, trong đó ghi rõ số lượng cần sản xuất.
Khi nhận lệnh sản xuất, các tổ sẽ lập đề nghị xuất vật tư và xác định số lượng vật tư cần thiết dựa trên các định mức kinh tế kỹ thuật hiện hành tại Công ty, bao gồm 29 lượng sản phẩm sản xuất, quy cách sản phẩm và bố trí công đoạn sản xuất.
Giấy đề nghị xuất vật tư tại Công ty CP In & Bao bì Kon Tum:
HÌNH 2.4: GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ SỐ 14/VT
CÔNG TY CP IN & BAO BÌ KON TUM
41 Trần Hưng Đạo - TP Kon Tum
GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ
Stt Loại vật tư, phụ tùng ĐVT
Số đã sử dụng trong tuần
Tồn kho tại PX cuối tuần Đề xuất cấp
Tồn kho tại C.ty Duyệt
GIÁM ĐỐC QUẢN ĐỐC PX NGƯỜI LẬP
Giấy đề nghị xuất vật tư được chuyển lên phòng Giám đốc để xét duyệt, nếu được chấp nhận kế toán mới tiến hành lập phiếu xuất kho
Vào ngày 14/01/2021, dựa trên lệnh sản xuất số 14, sau khi phân xưởng gửi đề nghị cung cấp vật tư, phòng kế toán vật tư đã lập “Phiếu xuất kho” dựa vào giấy đề nghị.
Tại Công ty CP In & Bao bì Kon Tum phiếu xuất kho có dạng:
HÌNH 2.5: PHIẾU XUẤT KHO SỐ 022/VT
Công ty cũng cung cấp các mẫu in xuất kho chung cho tất cả nguyên vật liệu, phục vụ cho việc in Hóa đơn GTGT, bì thư và tập san.
Phiếu xuất kho này có dạng:
HÌNH 2.6: PHIẾU XUẤT KHO SỐ 023/VT
Dựa vào phiếu nhập kho và xuất kho, kế toán vật tư thực hiện việc ghi chép vào sổ chi tiết vật tư Tại Công ty CP In & Bao bì Kon Tum, sổ chi tiết vật tư được tổ chức theo một hình thức nhất định.
BIỂU MẪU SỐ 2.1: SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ TK1521
Cuối tháng, từ sổ chi tiết vật tư, chúng tôi tổng hợp dữ liệu vào sổ tổng hợp nhập - xuất vật tư Sổ tổng hợp vật tư tại Công ty CP In & Bao bì Kon Tum được trình bày theo một định dạng cụ thể.
BIỂU MẪU SỐ 2.2: TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT TỒN (KHONLIN)
MỘT SỐ Ý KIẾN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP IN & BAO BÌ KON TUM
Đ ÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN I N & B AO BÌ K ON T UM
3.1.1 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Các tài khoản sử dụng đã phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính, đáp ứng nhu cầu thông tin và kiểm tra quá trình sản xuất kinh doanh của công ty Giám đốc và kế toán trưởng đã căn cứ vào quy mô và đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh để lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung, phù hợp với thực tiễn công ty.
3.1.2 Hình thức kế toán áp dụng
Công ty hiện đang áp dụng hình thức kế toán "chứng từ ghi sổ", phù hợp với quy trình hạch toán của mình Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều cần có chứng từ hợp lệ để làm cơ sở pháp lý cho các tài khoản và sổ kế toán Việc lập báo cáo chứng từ kế toán phải được thực hiện kịp thời và đúng theo quy định về nội dung và phương pháp lập.
Tại Công ty CP In & Bao bì Kon Tum, các chứng từ thuộc hệ thống chứng từ luật định được tuân thủ chặt chẽ về biểu mẫu, nội dung và phương pháp lập Kế toán trưởng đã hướng dẫn tận tình nhân viên phòng kế toán cách ghi chép, giúp đơn giản hóa quy trình ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu và nâng cao hiệu quả quản lý.
3.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty CP In & Bao bì Kon Tum tuy gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ Nhân viên kế toán đảm nhận hai phần hành, bao gồm kế toán vật tư TSCĐ và kế toán tổng hợp, điều này yêu cầu sự chú ý cao độ và khả năng quản lý thời gian hiệu quả để công việc không bị gián đoạn Đồng thời, việc nâng cao trình độ nhân viên kế toán là cần thiết để tham gia vào công tác quản lý, xây dựng kế hoạch dài hạn và chính sách hỗ trợ Giám đốc trong tổ chức và quản lý Mô hình tập trung này hoàn toàn phù hợp với nhu cầu của công ty.
3.1.4 Về tổ chức hệ thống sổ kế toán, tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán
Tất cả sổ sách hạch toán tại công ty được thiết kế đơn giản và dễ sử dụng, phù hợp với tình hình thực tế Điều này giúp cung cấp thông tin kịp thời và chính xác, phục vụ hiệu quả cho công tác điều hành và quản lý kinh tế.
Việc tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán cần tuân thủ đúng quy định và yêu cầu quản lý cụ thể Các báo cáo kế toán bắt buộc như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và bảng thuyết minh báo cáo phải được ghi chép chính xác theo biểu mẫu và yêu cầu của công ty, từ đó xây dựng các mẫu biểu và chỉ tiêu phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý.
42 thuận lợi cho việc cung cấp số liệu chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác quản lý công ty.
M ỘT SỐ NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI C ÔNG TY CỔ PHẦN I N & BAO BÌ K ON T UM
Công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty đã đáp ứng hiệu quả nhu cầu thông tin, nhờ vào việc ứng dụng máy vi tính Sự cải tiến này giúp cung cấp thông tin về nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời cho các nhà quản lý.
- Kế toán nguyên vật liệu đã có tinh thần và trách nhiệm cao, làm việc sáng tạo, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao
Công ty đã áp dụng phương pháp thẻ song song trong kế toán nguyên vật liệu, giúp hạch toán chi tiết một cách hiệu quả Phương pháp này tiết kiệm thời gian và tránh tình trạng trùng lặp khi ghi sổ và thẻ Bên cạnh đó, nó cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong quá trình ghi chép và quản lý.
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, một phương pháp tiên tiến và hiệu quả Hình thức này không chỉ gọn nhẹ và dễ thực hiện mà còn giảm thiểu sai sót, phù hợp với quy mô và đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Kế toán nguyên vật liệu sử dụng các chứng từ theo mẫu và chỉ tiêu do nhà nước quy định, đảm bảo tính hợp lệ và chính xác Quy trình lập, luân chuyển và xử lý chứng từ diễn ra nhanh chóng, giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Kế toán nguyên vật liệu đã áp dụng đầy đủ các tài khoản cấp 1 và cấp 2 trong hệ thống, giúp việc theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh trở nên thuận lợi hơn.
Bên cạnh những ưu điểm đã nêu ở trên, kế toán nguyên vật liệu tại công ty cũng bộc lộ một số nhược điểm sau:
Kế toán nguyên vật liệu hiện đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, mặc dù có nhiều ưu điểm nhưng cũng tồn tại nhược điểm như việc ghi chép phức tạp, dễ gây nhầm lẫn và cần lập chứng từ nhiều lần Hơn nữa, số lượng sổ sách lớn yêu cầu kế toán làm việc liên tục, thường dồn vào cuối tháng, ảnh hưởng đến thời gian lập báo cáo tài chính.
Do công ty sản xuất theo đơn đặt hàng, khối lượng nguyên vật liệu phát sinh thường rất lớn Điều này dẫn đến việc lập, luân chuyển và xử lý chứng từ chưa được nhanh chóng và kịp thời.
M ỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN I N & B AO BÌ K ON T UM
cổ phần In & Bao bì Kon Tum
3.3.1 Những kiến nghị về mặt quản lý vật liệu:
Lập dự toán chi phí vật liệu là bước quan trọng trong kế hoạch hóa thu mua và xây dựng kế hoạch dự trữ, giúp người quản lý vật liệu tại công ty kiểm soát hiệu quả nguồn lực.
Đáp ứng nhanh chóng và đầy đủ nguyên vật liệu với giá cả hợp lý sẽ giúp sản xuất sản phẩm với chi phí thấp, từ đó đảm bảo giao hàng kịp thời và duy trì quy trình làm việc hiệu quả.
Ngành in phụ thuộc chủ yếu vào giấy và mực, vì vậy công ty cần duy trì nguồn dự trữ đa dạng các loại vật liệu, đặc biệt là giấy và mực thông dụng để đáp ứng kịp thời các hợp đồng Để đảm bảo điều này, công ty nên thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các đại lý và công ty cung cấp lớn, nhằm bảo đảm luôn có sẵn hàng hóa Mối quan hệ này không chỉ giúp tăng cường khả năng cung cấp nhanh chóng mà còn tạo thuận lợi trong thanh toán và nhận các ưu đãi chiết khấu.
Tại Kon Tum, việc tìm kiếm các loại mực phù hợp cho công ty gặp khó khăn do thiếu đại lý cung cấp đa dạng Do đó, việc dự trữ mực là cần thiết để đảm bảo đáp ứng nhu cầu sử dụng.
Giấy Bãi Bằng và Tân Mai là hai loại giấy nội địa luôn đáp ứng đủ nhu cầu của công ty nhờ vào số lượng dồi dào Đối với giấy Couche, công ty cần duy trì một lượng hàng dự trữ nhất định do đây là loại giấy ngoại nhập khó mua, với số lượng hạn chế và giá cả không ổn định Thông thường, công ty nên mua số lượng giấy sao cho kho luôn có khoảng 40% hàng dự trữ Khi mức tồn kho chỉ còn 20% so với nhu cầu sử dụng, công ty cần tiến hành mua thêm để đảm bảo nguồn cung.
Khi mua sắm vật liệu, công ty sẽ tham khảo giá cả trên thị trường để so sánh với giá từ các đại lý, từ đó chọn lựa được mức giá hợp lý cho từng loại vật liệu.
Công ty cần tiến hành sửa chữa kho vật tư do tình trạng cũ kỹ và nhiều chỗ bị dột Việc này rất quan trọng vì nếu không khắc phục, chất lượng nguyên vật liệu trong kho sẽ bị ảnh hưởng tiêu cực, đặc biệt là trong mùa mưa.
- Luôn nâng cao tinh thần trách nhiệm của công nhân trong việc sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu trong công ty
3.3.2 Những kiến nghị về mặt hạch toán:
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp cung cấp sản phẩm tương tự, việc nâng cao chất lượng và giảm giá thành sản phẩm trở thành ưu tiên hàng đầu Tuy nhiên, nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày có xu hướng giảm giá, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm Do đó, các công ty cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và nguyên vật liệu Để hạch toán dự phòng này, kế toán sử dụng tài khoản 159 “dự phòng giảm giá hàng tồn kho”, nhằm phản ánh việc lập dự phòng và xử lý các khoản giảm giá khi có bằng chứng rõ ràng về sự giảm giá liên tục của hàng tồn kho.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ được thiết lập vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính Việc lập dự phòng này cần tuân thủ các quy định của cơ chế quản lý tài chính hiện hành.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính cho từng thứ vật tư, hàng hóa,
44 sản phẩm tồn kho nếu có những bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên có thể xảy ra trong niên độ kế toán
Cuối niên độ kế toán, dựa vào số lượng và giá trị hàng tồn kho, doanh nghiệp cần xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho niên độ tiếp theo.
Nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho niên độ kế toán tiếp theo nhỏ hơn số đã lập vào cuối năm trước, thì chênh lệch này sẽ được ghi nhận vào kết quả sản xuất kinh doanh.
Nếu có sự chênh lệch, cần lập dự phòng bổ sung cho việc giảm giá hàng tồn kho vào cuối niên độ báo cáo Tài khoản 159 “dự phòng giảm giá hàng tồn kho” cần được cấu trúc và nội dung phản ánh một cách rõ ràng để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
+ Giá trị giảm giá hàng tồn kho thực tế phát sinh
+ Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập vào kết quả sản xuất kinh doanh
+ Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho c Phương pháp hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Cuối niên độ kế toán, nếu chứng từ xác nhận rằng trị giá hàng tồn kho thấp hơn giá bán trên thị trường, kế toán cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo quy định của cơ chế quản lý tài chính hiện hành.
Khoản giảm giá hàng nhập kho thật sự phát sinh, kế toán ghi giảm giá hàng tồn kho vào dự phòng, ghi:
Cuối niên độ kế toán sau:
Nếu sổ dự phòng cho năm sau nhỏ hơn số dự phòng chưa sử dụng của năm trước, thì chênh lệch này sẽ được hoàn nhập và ghi nhận là thu nhập bất thường.
Nếu số dư dự phòng cần thiết cho năm sau cao hơn số dự phòng của năm trước chưa được sử dụng hết, thì cần phải trích lập thêm số dự phòng còn thiếu.
Có thể minh họa sơ đồ hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
