GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP
KHÁI QUÁT – TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP
1.1.1 Lịch sử hình thành và vị trí địa lý – Điều kiện tự nhiên xã hội
Sau năm 1975, ba tỉnh Pleiku, Phú Bổn và Kon Tum được hợp nhất thành tỉnh Gia Lai - Kon Tum, trong đó huyện Kon Plông thuộc tỉnh này Huyện Kon Plông ban đầu bao gồm 10 xã: Đắk Kôi, Đắk Pne, Đắk Ring, Đắk Rong, Đắk Ruồng, Hiếu, Măng Bút, Măng Cành, Ngọk Tem và Tân Lập.
Ngày 17-8-1981, chia xã Đắk Ruồng thành 2 xã lấy tên là xã Đắk Ruồng và xã Đắk
Ngày 28-12-1984, chuyển xã Đắk Rong về huyện An Khê quản lý (nay xã này thuộc huyện KBang, tỉnh Gia Lai)
Ngày 12-8-1991, tỉnh Gia Lai - Kon Tum đƣợc tách thành tỉnh Gia Lai và tỉnh Kon Tum, huyện Kon Plông thuộc tỉnh Kon Tum
Ngày 8-1-2004, thành lập xã Đắk Long trên cơ sở 13.555 ha diện tích tự nhiên và 2.054 nhân khẩu của xã Măng Cành; thành lập xã Đắk Tăng trên cơ sở 12.100 ha diện tích tự nhiên và 2.067 nhân khẩu của xã Măng Bút; thành lập xã Đắk Nên trên cơ sở 12.973 ha diện tích tự nhiên và 2.027 nhân khẩu của xã Đắk Ring Vậy Xã Đăk Nên là một xã vùng cao của Huyện Kon PLông, tỉnh Kon Tum với diện tích tự nhiên là 5.627,5 ha; dân số 1.456 khẩu với 217 hộ dân, có 5 dân tộc anh em cùng sinh sống
Vị trí địa lý: Tọa độ: 14°56′26″B 108°14′4″ĐTọa độ: 14°56′26″B 108°14′4″Đ Ảnh: Trụ sở Ủy Ban nhân dân xã Đăk Nên – Huyện Kon PLông – Tỉnh Kon Tum
TRỤ SỞ HĐND – UBND XÃ ĐĂK NÊN
Phía Đông giáp với xã Măng Bút
Phía Tây giáp với Tỉnh Quãng Ngãi
Phía Nam giáp với Tỉnh Quảng Nam
Phía Bắc giáp với huyện Tu Mơ Rông
+ Nông nghiệp: Chỉ đạo nhân dân tập trung thu hoạch vụ đông xuân năm 2015 -
2016 Tổng diện tích gieo trồng 563,9/716,0 ha, đạt 78,75% KH Trong đó: Lúa cả năm 335,0/377,5ha, 88,74%KH
Công tác quản lý và bảo vệ rừng, cũng như phòng cháy chữa cháy rừng, đã được tăng cường, góp phần quan trọng vào việc hạn chế xâm hại tài nguyên rừng Trong năm 2016, xã không xảy ra tình trạng chặt phá rừng để làm nương rẫy hay khai thác, vận chuyển gỗ trái phép Chính quyền đã chỉ đạo và vận động nhân dân tích cực chuẩn bị đất để trồng cây Bời lời và cây Keo lai Hiện tại, Ủy ban nhân dân đang tiến hành các thủ tục để cấp tiền dịch vụ môi trường rừng năm 2016 cho người dân.
Cơ sở hạ tầng trong xây dựng nông thôn mới được triển khai theo quy hoạch đã được phê duyệt tại Quyết định 491/QĐ-TTg ngày 16/4/2009 của Thủ tướng Chính phủ, nhằm nâng cao chất lượng cuộc sống và phát triển bền vững cho các vùng nông thôn.
Huyện Kon Plông đang triển khai thực hiện nghiêm túc Quyết định số 76/QĐ-UBND ngày 14/2/2014, phê duyệt danh mục công trình theo Đề án 1091/QĐ-UBND ngày 25/12/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Theo Thông báo Kết luận số 27/TB-UBND ngày 13/2/2014, huyện đã tổ chức hoàn thành hai tuyến đường nội thôn Đăk Lúp và Tu Thôn, đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng công trình.
Văn hóa-Thông tin cần tăng cường kiểm tra và giám sát việc xây dựng thôn, làng, gia đình văn hóa Đồng thời, cần đẩy mạnh các hoạt động văn hóa, văn nghệ và thể dục thể thao Tiếp tục phát động phong trào toàn dân đoàn kết nhằm xây dựng đời sống văn hóa phong phú.
6 hóa; Tăng cường công tác tuyên truyền vận động và hướng dẫn nhân dân các Thôn sữa chữa, vệ sinh khuôn viên các nhà Văn hóa cộng đồng
+ Công tác xóa đói giảm nghèo, an sinh xã hội:
Triển khai hiệu quả các chính sách giảm nghèo theo Nghị quyết 30a của Chính phủ, đồng thời phối hợp chặt chẽ với các ngành liên quan và các đơn vị đỡ đầu để đạt được mục tiêu hỗ trợ người nghèo.
04 giúp nhân dân xóa đói giảm nghèo nhanh và bền vững, đặc biệt là các hộ đăng ký thoát nghèo trong năm 2016
Để bảo vệ an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội tại địa bàn xã, cần thực hiện tốt các biện pháp bảo vệ Phát động phong trào quần chúng tham gia bảo vệ an ninh tổ quốc và phòng chống tội phạm là rất quan trọng Đồng thời, tăng cường công tác tuần tra và kiểm soát địa bàn nhằm kiềm chế sự gia tăng của các loại tội phạm.
Tư pháp thường xuyên tổ chức tuyên truyền và phổ biến giáo dục pháp luật cho nhân dân, đặc biệt về các quy định liên quan đến đền bù giải phóng mặt bằng, luật đất đai, và luật hôn nhân gia đình Đồng thời, công tác chứng thực các loại văn bản giấy tờ thuộc thẩm quyền của xã và cấp giấy khai sinh, khai tử được thực hiện đúng quy định Cán bộ thực hiện công việc này được đánh giá cao bởi nhân dân Ảnh: Địa điểm chứng thực UBND xã Đăk Nên – Huyện Kon PLông – Tỉnh Kon Tum.
1.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND Xã Đăk Nên - Huyện Kon Plông
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC KHỐI ĐẢNG
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC KHỐI CHÍNH QUYỀN
Cán bộ, công chức giúp việc cho UBND xã gồm: 4 công chức Văn phòng
SƠ ĐỒ 1 VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY CHÍNH QUYỀN TẠI XÃ ĐĂK NÊN
8 Ủy ban; 3 chức danh kế toán tài chính - Ngân sách, 2 địa chính địa chính -
Trong lĩnh vực xây dựng và quản lý địa chính lâm nghiệp, cần chú trọng đến giao thông thủy lợi Cơ cấu tổ chức gồm 3 chức danh công chức tư pháp liên quan đến hộ tịch và tuyên truyền tư pháp, cùng với 4 công chức văn hóa xã hội và công chức chính sách việc làm Ngoài ra, còn có một số cán bộ nhân viên hợp đồng tham gia vào các hoạt động này.
Uỷ ban nhân dân mỗi tháng họp ít nhất một lần
Các quyết định của Uỷ ban nhân dân đƣợc quá nửa tổng số thành viên Uỷ ban nhân dân biểu quyết tán thành
Uỷ ban nhân dân thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề sau đây:
- Chương trình làm việc của Uỷ ban nhân dân;
Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, dự toán ngân sách, quyết toán ngân sách hàng năm và quỹ dự trữ địa phương được trình lên Hội đồng nhân dân để quyết định.
- Kế hoạch đầu tư, xây dựng các công trình trọng điểm ở địa phương trình Hội đồng nhân dân quyết định;
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
Quản lý kinh tế bao gồm nhiều lĩnh vực như nông nghiệp, công nghiệp, dịch vụ, thương mại và tài chính, đồng thời cũng chịu trách nhiệm về địa chính Ngoài ra, việc quản lý các trường học, chợ, giao thông, thủy lợi và các cơ sở hạ tầng kỹ thuật khác cũng là một phần quan trọng trong trách nhiệm này.
Để đảm bảo an ninh chính trị và kinh tế xã hội tại xã, cần thực hiện tuyên truyền, giáo dục pháp luật và kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp cùng các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, cũng như Nghị quyết của HĐND xã Đồng thời, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức và tăng cường đầu tư xây dựng tủ sách pháp luật là những nhiệm vụ quan trọng nhằm củng cố an ninh quốc phòng và phát triển bền vững.
1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã, thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm và trình Hội đồng nhân dân phê duyệt trước khi gửi Uỷ ban nhân dân huyện Sau khi được phê duyệt, tổ chức thực hiện kế hoạch một cách hiệu quả.
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước và ngân sách địa phương là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm dự toán thu, chi ngân sách và phương án phân bổ ngân sách Trong trường hợp cần thiết, cần thực hiện điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương và lập quyết toán ngân sách để trình Hội đồng nhân dân quyết định, đồng thời báo cáo Uỷ ban nhân dân và cơ quan tài chính cấp trên.
Huy động sự đóng góp từ các tổ chức và cá nhân để đầu tư xây dựng công trình hạ tầng xã, thị trấn cần thực hiện theo nguyên tắc dân chủ và tự nguyện Quá trình quản lý các khoản đóng góp này phải được công khai, có kiểm tra và kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo sử dụng đúng mục đích và tuân thủ quy định của pháp luật.
1.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngƣ nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức và hướng dẫn thực hiện các chương trình khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ nhằm nâng cao sản xuất Hỗ trợ nông dân trong việc chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng và vật nuôi theo quy hoạch và kế hoạch chung Đồng thời, triển khai các biện pháp phòng trừ bệnh dịch cho cây trồng và vật nuôi hiệu quả.
Tổ chức và hướng dẫn khai thác, phát triển các ngành nghề truyền thống tại địa phương, đồng thời ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ để phát triển các ngành nghề mới.
1.2.3 Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo phân cấp;
Quản lý xây dựng và cấp giấy phép cho nhà ở riêng lẻ tại khu vực nông thôn theo quy định pháp luật là trách nhiệm quan trọng Điều này bao gồm việc kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng và xử lý các vi phạm pháp luật theo thẩm quyền được quy định.
Tổ chức bảo vệ và kiểm tra các hành vi xâm phạm đường giao thông cùng các công trình hạ tầng khác tại địa phương theo quy định pháp luật.
Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật
1.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục tại địa phương, cần phối hợp với các trường học để đảm bảo trẻ em được vào lớp một đúng độ tuổi Đồng thời, tổ chức các lớp bổ túc văn hóa và chương trình xóa mù chữ cho những người trong độ tuổi, nhằm nâng cao trình độ học vấn trong cộng đồng.
Xây dựng phong trào văn hóa và thể dục thể thao, tổ chức lễ hội truyền thống, đồng thời bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hóa và danh lam thắng cảnh tại địa phương theo quy định pháp luật.
Chính sách và chế độ hỗ trợ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ, cùng những người có công với nước được thực hiện theo quy định của pháp luật.
Tổ chức các hoạt động từ thiện và nhân đạo nhằm hỗ trợ các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật và trẻ mồ côi không nơi nương tựa Vận động cộng đồng tham gia giúp đỡ và chăm sóc các đối tượng chính sách tại địa phương theo quy định của pháp luật.
Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địa phương
1.2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC
CÁC QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT HIỆN HÀNH VỀ CHỨNG THỰC
Theo quy định của pháp luật hiện hành trong lĩnh vực chứng thực có những thuật ngữ nhƣ sau:
"Bản chính" là tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, mang giá trị pháp lý và được sử dụng làm cơ sở để đối chiếu và chứng thực các bản sao.
"Bản sao" là một bản chụp, bản in, bản đánh máy, hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ và chính xác như bản gốc.
"Sổ gốc" là tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp, ghi lại đầy đủ nội dung của bản chính đã được cấp.
"Cấp bản sao từ sổ gốc" là quy trình mà các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sử dụng sổ gốc để cấp phát bản sao Bản sao này phải đảm bảo nội dung chính xác và khớp với thông tin được ghi trong sổ gốc.
Trong Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
"Cấp bản sao từ sổ gốc" là quy trình mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sử dụng sổ gốc để cấp phát bản sao Bản sao này đảm bảo nội dung đầy đủ và chính xác, phản ánh đúng thông tin ghi trong sổ gốc.
Chứng thực bản sao từ bản chính là quy trình mà các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện để xác nhận rằng bản sao đúng với bản chính theo quy định của Nghị định này.
Chứng thực chữ ký là quá trình mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận chữ ký của người yêu cầu trên các giấy tờ, văn bản theo quy định của Nghị định hiện hành.
Chứng thực hợp đồng và giao dịch là quá trình mà cơ quan có thẩm quyền xác nhận thời gian, địa điểm ký kết, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, cùng với chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên liên quan.
"Bản chính" được định nghĩa là các giấy tờ và văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại hoặc cấp khi đăng ký lại Ngoài ra, những giấy tờ và văn bản do cá nhân tự lập cũng được coi là bản chính nếu có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
“Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác nhƣ nội dung ghi trong sổ gốc
"Sổ gốc" là tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi cấp bản chính theo quy định pháp luật, chứa đựng nội dung đầy đủ và chính xác như bản chính mà cơ quan đó đã cấp.
“Văn bản chứng thực” là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã đƣợc chứng thực theo quy định của Nghị định này
Người thực hiện chứng thực bao gồm Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng Tư pháp tại các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch và Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường; công chứng viên tại các Phòng và Văn phòng công chứng; cùng với viên chức ngoại giao và lãnh sự của các cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự, và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Chứng thực bản sao từ bản chính là quy trình do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện, theo Điều 5 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015, nhằm cấp bản sao từ sổ gốc và chứng thực các tài liệu như bản sao, chữ ký, hợp đồng và giao dịch.
Chứng thực chữ ký là quy trình được thực hiện bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền, theo Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, nhằm đảm bảo tính hợp pháp cho các bản sao từ sổ gốc, bản sao từ bản chính, cùng với việc chứng thực chữ ký và hợp đồng, giao dịch.
2.1.2 Giá trị pháp lý của bản sao đƣợc cấp từ sổ gốc, bản sao đƣợc chứng thực từ bản chính, chữ ký đƣợc chứng thực
Theo quy định pháp luật, bản chính là tài liệu do cơ quan có thẩm quyền cấp, có giá trị pháp lý để sử dụng và làm cơ sở đối chiếu bản sao Bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý tương đương bản chính trong giao dịch Trong các giao dịch, cơ quan, tổ chức không yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu với bản sao, trừ khi có nghi ngờ về tính xác thực của bản sao, lúc đó có quyền xác minh.
Chữ ký được chứng thực là bằng chứng xác thực rằng người yêu cầu đã ký vào tài liệu đó, đồng thời đóng vai trò quan trọng trong việc xác định trách nhiệm của người ký đối với nội dung của văn bản.
THẨM QUYỀN CHỨNG THỰC VÀ NGƯỜI THỰC HIỆN CHỨNG THỰC CỦA UBND CẤP XÃ
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng việt, cụ thể là:
Chứng thực giấy tờ và văn bản chỉ được thực hiện bằng tiếng Việt hoặc do cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam cấp bằng tiếng Việt, có thể kèm theo một số từ ngữ nước ngoài Ví dụ, giấy chứng nhận kết hôn giữa công dân Việt Nam và người nước ngoài sẽ bao gồm tên và địa chỉ của người nước ngoài được ghi bằng tiếng nước ngoài.
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể nhƣ sau:
- Bản sao đƣợc cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác
Bản sao được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị tương đương với bản chính trong các giao dịch, trừ khi pháp luật quy định khác.
Chữ ký được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị xác nhận rằng người yêu cầu đã thực hiện chữ ký đó, đồng thời là cơ sở để xác định trách nhiệm của người ký đối với nội dung của giấy tờ và văn bản.
Hợp đồng và giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này sẽ có giá trị pháp lý, chứng minh thời gian và địa điểm ký kết, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện cùng chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia.
Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất cần được chứng nhận bởi công chứng nhà nước Đối với hợp đồng góp vốn của hộ gia đình hoặc cá nhân, có thể lựa chọn giữa việc chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn nơi có đất.
Các bên tham gia có thể thỏa thuận về các giao dịch liên quan đến nhà ở như mua bán, thuê, cho tặng, đổi, thế chấp, cho mượn, cho ở nhờ, và ủy quyền quản lý Tất cả các hợp đồng về nhà ở cần được chứng nhận bởi công chứng hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp huyện, đặc biệt là đối với nhà ở tại đô thị.
Uỷ ban nhân dân xã đối với nhà ở tại nông thôn, trừ các trường hợp sau đấy:
- Theo Bộ luật Dân sự năm 2015 thì người lập di chúc có thể yêu cầu công chứng hoặc chứng thực bản di chúc
2.2.2 Người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn có trách nhiệm thực hiện việc chứng thực các công việc nêu trên, đồng thời đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
Công chức Tư pháp - Hộ tịch xã, phường, thị trấn giúp chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch
Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện việc chứng thực Công chức Tư pháp -
Hộ tịch đƣợc bồi dƣỡng về nghiệp vụ chứng thực.
THỦ TỤC CHỨNG THỰC
2.3.1 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Bản chính là tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, có giá trị pháp lý để sử dụng và làm cơ sở đối chiếu, chứng thực bản sao Trong thực tế, có trường hợp người dân được cấp lại bản chính khi bản chính lần đầu bị mất hoặc hư hỏng, như giấy khai sinh được cấp lại hoặc đăng ký lại Những bản chính cấp lại này sẽ thay thế cho bản chính cấp lần đầu, do đó, bản chính dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao bao gồm cả các bản chính cấp lại.
Bản chính cấp lần đầu;
Bản chính cấp lại; bản chính đăng ký lại;
Theo điều 20 NĐ 23 ngày 16 tháng 2 năm 2015 về thủ tục chứng thực thì:
Bản sao là một phiên bản chụp, in, đánh máy, đánh máy vi tính hoặc viết tay, có nội dung đầy đủ và chính xác như sổ gốc hoặc bản chính.
Khi sử dụng bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan nước ngoài cấp, cần phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật trước khi chứng thực bản sao Tuy nhiên, trường hợp miễn hợp pháp hóa lãnh sự sẽ áp dụng nếu có điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.
Khi người yêu cầu chứng thực chỉ cung cấp bản chính, cơ quan hoặc tổ chức sẽ tiến hành chụp ảnh từ bản chính đó để thực hiện chứng thực, trừ khi không có phương tiện chụp ảnh.
Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
Ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực, đồng thời ghi vào sổ chứng thực Đối với bản sao có từ 02 trang trở lên, cần ghi lời chứng vào trang cuối, và nếu bản sao có từ 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực từ bản chính của giấy tờ hoặc văn bản, hoặc nhiều bản sao chứng thực từ một bản chính trong cùng một thời điểm, sẽ được ghi nhận bằng một số chứng thực.
2.3.1.1 Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính
Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu bất kỳ cơ quan có thẩm quyền nào, bao gồm Phòng Tư pháp cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, thực hiện việc chứng thực mà không bị ràng buộc bởi nơi cư trú.
Khi bị từ chối chứng thực, người yêu cầu có quyền yêu cầu cơ quan chứng thực giải thích rõ lý do từ chối Nếu không đồng ý với lý do đó, họ có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác và tính hợp pháp của các giấy tờ mà họ xuất trình khi yêu cầu chứng thực
2.3.1.2 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
- Bản sao cần chứng thực;
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp của bản chính Nếu phát hiện dấu hiệu giả mạo, họ sẽ yêu cầu người yêu cầu chứng thực cung cấp chứng minh Trong trường hợp không chứng minh được, việc chứng thực sẽ bị từ chối.
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm đối chiếu bản sao với bản chính Nếu bản sao khớp với bản chính, sẽ tiến hành chứng thực Trong quá trình chứng thực, cần ghi rõ "chứng thực bản sao đúng với bản chính", kèm theo ngày, tháng, năm chứng thực, chữ ký, họ tên và con dấu của người chứng thực.
Uỷ ban nhân dân cấp xã
Chú ý: trường hợp bản chính có một số chữ bị mờ mà tô lại nhưng không làm thay đổi nội dung thì cũng đƣợc chứng thực
Trang đầu tiên của bản sao cần ghi rõ chữ "BẢN SAO" ở vị trí trên bên phải Nếu bản sao có từ hai tờ trở lên, cần phải đóng dấu giáp lai.
2.3.1.3 Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính
Chứng thực được thực hiện tại trụ sở Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi có cán bộ được phân công tiếp nhận yêu cầu chứng thực hàng ngày Cán bộ tiếp dân cần đeo thẻ công chức để đảm bảo tính chuyên nghiệp và minh bạch trong quá trình phục vụ.
Tại trụ sở Uỷ ban nhân dân cấp xã, cần công khai niêm yết lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực để người dân dễ dàng nắm bắt thông tin.
2.3.1.4 Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính
- Bản chính đƣợc cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo;
- Bản chính đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hƣ hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung;
- Bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng theo quy định của pháp luật;
- Đơn thƣ và các giấy tờ do cá nhân tự lập không có chứng nhận, chứng thực hoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;
- Các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không đƣợc sao
2.3.1.5 Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính
Theo quy định tại Điều 7 NĐ 23 ngày 16/2/2015, yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính phải được thực hiện ngay trong buổi làm việc, trừ trường hợp có số lượng lớn thì có thể hẹn lại nhưng không quá 02 ngày làm việc Nếu yêu cầu được tiếp nhận sau 15 giờ, thời hạn thực hiện sẽ được bảo đảm trong ngày làm việc tiếp theo, trừ các trường hợp đặc biệt theo Điều 21, 33 và 37 của Nghị định.
2.3.2 Thủ tục chứng thực chữ ký
Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 23 ngày 16/2/2015, người yêu cầu chứng thực chữ ký cần xuất trình các giấy tờ sau: bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực, cùng với giấy tờ hoặc văn bản mà họ sẽ ký.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC TẠI XÃ ĐĂK NÊN HUYỆN KON PLÔNG – TỈNH KON TUM 23 3.1 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ ĐĂK NÊN
Thực trạng về cấp bản sao từ sổ gốc
UBND Xã Đăk Nên là cơ quan lưu trữ sổ hộ tịch và có trách nhiệm cấp bản sao các giấy tờ hộ tịch Hiện nay, sổ hộ tịch được lưu trữ tại hai cấp là UBND Huyện Kon Plông và cấp xã Khi nhận yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc, UBND Xã Đăk Nên phải thực hiện đúng thời hạn cấp bản sao trong ngày theo quy định pháp luật Thực tế, việc cấp bản sao từ sổ gốc tại UBND Xã Đăk Nên được thực hiện đúng quy trình.
Cán bộ tư pháp tại xã Đăk Nên thực hiện nhiệm vụ theo quy định của pháp luật, nhưng vẫn gặp một số vướng mắc do sự vắng mặt của Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND xã trong các cuộc họp, dẫn đến việc không thể ký giấy tờ hộ tịch kịp thời cho người dân Đội ngũ cán bộ tư pháp chỉ có 03 người, trong đó 01 người đang đi học, nên đôi lúc không đáp ứng kịp thời các yêu cầu của người dân Đối với các yêu cầu gửi qua bưu điện, cơ quan phải gửi bản sao trong vòng 2-3 ngày làm việc, tuy nhiên, thực tế hoạt động này diễn ra rất ít tại UBND xã Đăk Nên, và khi có yêu cầu, các bản sao vẫn được cấp đúng thời hạn theo quy định.
Thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính
Theo quy định pháp luật, Ủy ban Nhân dân xã, phường, thị trấn có trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ bằng tiếng Việt và văn bản song ngữ.
Tại UBND Xã Đăk Nên, công tác chứng thực được thực hiện một cách trung thực, khách quan và chính xác, đáp ứng đủ số lượng bản sao theo yêu cầu Hiện nay, với việc khắc dấu lời chứng, quy trình chứng thực trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn, đảm bảo thời gian và hình thức Theo quy định, yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính phải được thực hiện ngay trong buổi làm việc Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp yêu cầu chứng thực bị hoãn sang ngày hôm sau do Chủ Tịch hoặc Phó Chủ Tịch thường xuyên đi công tác hoặc họp, điều này không đảm bảo quy định pháp luật.
Theo quy định pháp luật, cán bộ tiếp dân tại UBND Xã Đăk Nên phải đeo thẻ cán bộ Việc cán bộ tư pháp hộ tịch thực hiện đúng quy định này khi tiếp dân đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong quá trình phục vụ người dân.
Công tác chứng thực bản sao từ bản chính hiện nay đang yêu cầu cao với nhiều loại giấy tờ, văn bản đa dạng Cán bộ tư pháp thể hiện tinh thần trách nhiệm, khách quan, trung thực và chính xác trong quá trình chứng thực Tuy nhiên, theo Nghị Định 79/2007/NĐ-CP, cán bộ tư pháp hộ tịch còn phải đảm nhiệm thêm công việc chứng thực, dẫn đến tình trạng quá tải Tại UBND Xã Đăk Nên, công tác chứng thực vẫn được thực hiện đúng yêu cầu và thời gian theo quy định pháp luật, điều này cần được biểu dương để khuyến khích cán bộ tiếp tục phấn đấu trong tương lai.
Thực trạng chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký là quy trình mà công dân yêu cầu cơ quan tư pháp xác nhận chữ ký của họ trên các văn bản, giấy tờ Tại UBND Xã Đăk Nên, cán bộ tư pháp đảm nhiệm việc thực hiện chứng thực này một cách chính xác và hiệu quả.
Để yêu cầu chứng thực chữ ký, cá nhân cần xuất trình CMND và giấy tờ tùy thân cùng với văn bản sẽ ký Người yêu cầu phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực tại UBND Xã Đăk Nên, nơi cán bộ Tư pháp ghi rõ ngày, tháng, năm và số giấy tờ tùy thân Hiện tại, chưa có trường hợp chứng thực chữ ký của người nước ngoài tại Xã Thanh Xuân.
Tại UBND Xã Đăk Nên, việc chứng thực được thực hiện kịp thời theo đúng yêu cầu, với cán bộ tư pháp thực hiện chứng thực ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ Trong trường hợp cần xác minh nhân thân, thời hạn chứng thực sẽ không quá ba ngày làm việc Nếu người yêu cầu không thể ký, sẽ thực hiện chứng thực điểm chỉ Đối với những trường hợp như người già yếu, bệnh tật, hoặc phụ nữ mới sinh không thể đến trụ sở, cán bộ tư pháp sẽ đến tận nơi để tiến hành chứng thực Công tác chứng thực tại thị trấn được thực hiện nghiêm túc và khách quan.
* Sơ đồ đánh giá kết quả chứng thực tại UBND xã Đăk Nên – huyện Kon Plông trong 4 năm qua từ năm 2013 đến 2016
CT bản sao từ BC
SƠ ĐỒ 2: ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CHỨNG THỰC TẠI UNDX ĐĂK NÊN
* Đánh giá về việc thực hiện Chứng thực tại xã Đăk Nên trong 4 năm qua từ năm 2013 – 2016
Hoạt động chứng thực tại xã Đăk Nên đáp ứng hiệu quả nhu cầu và nguyện vọng của người dân, với đội ngũ cán bộ chứng thực gồm 03 người, đảm bảo không bị quá tải Theo biểu đồ, số lượng chứng thực tại xã Đăk Nên đã tăng qua các năm, cho thấy bộ phận chứng thực có chuyên môn và nhanh nhẹn, đáp ứng tốt nhu cầu của cộng đồng.
Kết quả đạt đƣợc
Trong những năm qua, hoạt động chứng thực tại Xã Đăk Nên đã có những thay đổi tích cực, góp phần vào sự phát triển kinh tế - xã hội của địa phương UBND Xã Đăk Nên đã thực hiện nghiêm túc các quy định của Trung ương, xây dựng và hoàn thiện thể chế quản lý nhà nước về chứng thực, theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Đồng thời, công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về chứng thực cũng được chú trọng, nhằm nâng cao nhận thức của người dân Để đạt được hiệu quả cao, UBND Xã Đăk Nên đã chỉ đạo bộ phận Tư pháp triển khai nhiều hình thức tuyên truyền đa dạng, tập trung vào các nghị định và thông tư liên quan đến công tác chứng thực.
Tổ chức bộ máy quản lý và thực hiện chứng thực tại UBND Xã Đăk Nên ngày càng được kiện toàn, với việc bố trí 03 cán bộ Tư pháp - Hộ tịch và 01 cán bộ văn phòng - Thống kê Các cán bộ này trực tiếp tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận 1 cửa của UBND xã và trình lãnh đạo ký chứng thực.
Hoạt động chứng thực đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy phát triển kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng và giao dịch của tổ chức, cá nhân Điều này không chỉ nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước mà còn góp phần cải thiện đời sống kinh tế - xã hội tại xã Đăk Nên.
ĐÁNH GIÁ CHUNG
Cán bộ Tư pháp UBND Xã Đăk Nên làm việc với tinh thần trách nhiệm cao và sự nhiệt tình Lãnh đạo UBND xã luôn hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ trong công việc.
Tại UBND Xã Đăk Nên, công tác tuyên truyền và phổ biến giáo dục pháp luật được thực hiện hiệu quả, giúp người dân nhanh chóng nắm bắt các quy định mới của pháp luật.
- Lãnh đạo UBND Xã Đăk Nên luôn nắm bắt kịp thời những tâm tƣ nguyên vọng của nhân dân
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thể hiện tinh thần cải cách hành chính trong lĩnh vực tư pháp, đáp ứng nhu cầu cấp thiết về bản sao cho nhân dân tại xã, phường, thị trấn Theo nghị định, người yêu cầu chứng thực có thể đến bất kỳ trụ sở UBND cấp xã nào trên toàn quốc để yêu cầu chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký Nghị định đã xóa bỏ sự lệ thuộc vào hộ khẩu trong hoạt động chứng thực, cho phép người dân yêu cầu cấp lại bản sao từ cơ quan lưu trữ sổ gốc Ngoài ra, nghị định còn đơn giản hóa việc xuất trình giấy tờ, rút ngắn thời gian giải quyết chứng thực và cho phép yêu cầu cấp bản sao qua bưu điện, không cần phải đến trực tiếp cơ quan Việc phân cấp thẩm quyền cũng tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc giao dịch.
Theo Luật Công chứng 2014 và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, việc công chứng bản sao và chữ ký các văn bản tiếng Việt được thực hiện tại cấp xã Trong những năm qua, công tác chứng thực đã nhận được sự quan tâm chỉ đạo từ các cấp uỷ đảng và chính quyền Tuy nhiên, hoạt động công chứng tại xã vẫn gặp một số sai sót, như việc các bên tham gia hợp đồng chưa ghi đầy đủ thông tin và không ký tắt vào từng trang; hồ sơ lưu trữ và giấy tờ kèm theo còn thiếu; và việc mở sổ sách theo dõi chưa được thực hiện một cách nghiêm túc.
Nguyên nhân tồn tại những yếu kém trong công tác chứng thực chủ yếu là do quy trình tiếp nhận hồ sơ, thẩm định và ký chứng thực hợp đồng bị thực hiện không đầy đủ bởi cán bộ địa chính, dẫn đến nhiều hợp đồng không được ghi vào sổ và hồ sơ không được lưu trữ theo quy định Năng lực và trình độ của một số cán bộ công chứng, chứng thực còn hạn chế, và họ thường bỏ qua các thủ tục pháp lý do mối quan hệ cá nhân Ngoài ra, một số trường hợp mặc dù có hiểu biết về pháp luật nhưng vẫn vi phạm do chủ quan hoặc chịu sức ép từ những người có thẩm quyền.
Các sai sót trong hoạt động đã dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng, bao gồm việc phát sinh tranh chấp hợp đồng khó giải quyết và gia tăng mâu thuẫn, khiếu kiện, gây mất ổn định tại địa phương.
Lãnh đạo xã đôi khi bận rộn với các cuộc họp định kỳ và đột xuất, hoặc phải giải quyết những công việc phát sinh, dẫn đến việc chưa thực hiện tốt công tác giải quyết hành chính Điều này khiến người dân phải chờ đợi lâu hơn trong quá trình giải quyết các vấn đề của họ.
Việc trang bị công cụ hỗ trợ cho bộ phận Tư pháp tại các xã, thị trấn là cần thiết nhằm phát hiện giấy tờ giả mạo Hiện tại, công tác chứng thực bản sao chỉ được thực hiện bằng mắt thường và dựa vào nghiệp vụ của cán bộ Tư pháp, chưa được áp dụng công nghệ vi tính hóa.
Bộ phận tư pháp của UBND xã hiện chỉ có 03 công chức phụ trách Tư pháp - Hộ tịch, trong khi khối lượng công việc chuyên môn ngày càng tăng do nhu cầu xin việc làm và chứng thực các loại văn bản của người dân Mặc dù vẫn đảm bảo trả kết quả hồ sơ trong ngày làm việc, nhưng đôi khi người dân vẫn phải chờ đợi lâu.
MỘT SỐ QUY ĐỊNH VỀ THẨM QUYỀN, THỦ TỤC CHỨNG THỰC, CÁC CÔNG VIỆC CỤ THỂ CÒN CHƢA PHÙ HỢP
- Về chứng thực bản sao:
Theo Nghị định số 04/2012/NĐ-CP, Phòng Tư pháp có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, tiếng nước ngoài và song ngữ, trong khi Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt Quy định này đã dẫn đến tình trạng quá tải tại các Phòng Tư pháp do lượng giấy tờ song ngữ gia tăng Do đó, việc phân định lại thẩm quyền chứng thực giữa Ủy ban nhân dân cấp huyện và cấp xã một cách hợp lý là rất cần thiết để giải quyết vấn đề này.
Hiện nay, quy định về chứng thực bản sao còn thiếu rõ ràng, dẫn đến tình trạng áp dụng không thống nhất Cụ thể, việc chứng thực bản sao từ bản chính hết hiệu lực pháp luật hay từ “phó bản” chưa có quy định cụ thể, gây khó khăn cho các cơ quan khi tiếp nhận Ngoài ra, chưa rõ ràng về việc bản chính do cơ quan nước ngoài cấp có cần hợp pháp hóa lãnh sự hay không, và liệu giấy tờ tiếng nước ngoài có cần dịch sang tiếng Việt trước khi chứng thực hay không Tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực đang gia tăng, gây phiền hà cho người dân và lãng phí tài nguyên xã hội Mặc dù Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định cơ quan tiếp nhận có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, nhưng quy định này chưa được thực hiện hiệu quả Do đó, cần có quy định cụ thể hơn về việc cơ quan phải tự tổ chức đối chiếu bản sao với bản chính, không yêu cầu nộp bản sao có chứng thực, trừ trường hợp gửi qua bưu chính, nhằm khắc phục tình trạng hiện tại.
- Về chứng thực hợp đồng, giao dịch:
Việc giao cho Ủy ban nhân dân cấp huyện và cấp xã chứng thực hợp đồng, giao dịch tiềm ẩn nhiều rủi ro do cán bộ chứng thực chưa được đào tạo chuyên ngành luật và bị phân tán bởi công việc quản lý nhà nước Hợp đồng, giao dịch, đặc biệt liên quan đến bất động sản, là những việc phức tạp, có giá trị lớn và dễ phát sinh tranh chấp, yêu cầu sự chuyên nghiệp từ người thực hiện chứng thực Vì vậy, cần quy định rõ ràng về trình tự, thủ tục chứng thực và giá trị pháp lý của văn bản chứng thực khác với công chứng, để người dân có thể tự định đoạt và chịu trách nhiệm về quyền lợi hợp pháp của mình.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI THỰC TRẠNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ ĐẮK NÊN
Khi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được triển khai tại UBND Xã Đăk, công việc của cán bộ Tư pháp trở nên quá tải, khiến họ khó nhận biết văn bản, giấy tờ giả mạo hoặc cấp sai thẩm quyền Để giải quyết vấn đề này, cần ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, giúp lưu trữ và kiểm tra dữ liệu nhanh chóng, an toàn và khoa học Để nâng cao hiệu quả công tác chứng thực, đáp ứng nhu cầu của nhân dân và bảo đảm tính an toàn pháp lý trong giao dịch của các tổ chức và cá nhân, cần thực hiện một số giải pháp cụ thể.
Nâng cao vai trò và trách nhiệm của cấp uỷ đảng, chính quyền cấp cơ sở là rất quan trọng trong việc chỉ đạo và tổ chức thực hiện nhiệm vụ công chứng, chứng thực Điều này cũng bao gồm việc thực hiện hiệu quả Luật công chứng và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Cần tiến hành rà soát và đánh giá hoạt động của đội ngũ cán bộ, công chức tư pháp để sắp xếp và bố trí nhân sự cho công tác công chứng, chứng thực phù hợp với năng lực, trình độ và tiêu chuẩn theo hướng dẫn của các văn bản cấp trên.
Ba là, tăng cường tuyên truyền và phổ biến giáo dục pháp luật về chứng thực đến đông đảo người dân qua các hình thức thiết thực như hoạt động của Câu lạc bộ pháp luật và các buổi sinh hoạt của các tổ chức đoàn thể như Đoàn thanh niên, Hội Nông dân, Hội Cựu chiến binh, Hội Phụ nữ Đồng thời, thực hiện niêm yết công khai tại trụ sở UBND xã các thủ tục và trình tự về công chứng, chứng thực để người dân dễ dàng theo dõi, giám sát và thực hiện theo quy định.
Để nâng cao hiệu quả công tác chứng thực, cần tăng cường tập huấn chuyên môn cho cán bộ công chứng và chứng thực, đồng thời kết hợp với công tác thanh tra, kiểm tra nhằm phát huy những điểm tích cực và khắc phục sai phạm Phòng Tư pháp cần chú trọng hơn đến công tác thanh tra, kiểm tra chuyên ngành tại UBND cấp xã để kịp thời điều chỉnh và sửa chữa những sai sót.
UBND xã đã thực hiện tốt việc thu lệ phí chứng thực theo quy định hiện hành, đồng thời dành kinh phí hợp lý để nâng cao cơ sở vật chất phục vụ cho nhiệm vụ công chứng, chứng thực Ngoài ra, xã cũng có chế độ đãi ngộ và khen thưởng kịp thời đối với cán bộ trực tiếp thực hiện công tác chứng thực có thành tích.