Tính cấp thiết của đề tài
Chứng thực là một nhu cầu thiết yếu trong cuộc sống, phát sinh từ yêu cầu giao dịch của công dân, tổ chức và nhà nước Khi xã hội phát triển, nhu cầu này ngày càng gia tăng Người dân thường sử dụng nhiều loại giấy tờ cho nhiều mục đích khác nhau Nhà nước thực hiện chứng thực các bản sao phải đảm bảo tính chính xác với bản chính, nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho các bên tham gia giao dịch và đảm bảo an toàn trong quản lý nhà nước.
Trong bối cảnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa, các giao dịch cần được thực hiện qua văn bản chính thức Tuy nhiên, nhiều người dân hiện nay vẫn e ngại khi phải liên hệ với cơ quan nhà nước để thực hiện các thủ tục như khai sinh, đăng ký kết hôn hay chứng thực hợp đồng, do lo ngại về sự rườm rà và thời gian chờ đợi lâu Do đó, nhu cầu chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng ngày càng trở nên cấp thiết.
Chứng thực, từ góc độ hành chính học, là dịch vụ công mà nhà nước phải cung cấp cho công dân, nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của họ Quản lý nhà nước về chứng thực là hoạt động thiết yếu để đảm bảo dịch vụ công này hoạt động hiệu quả Trong bối cảnh xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa và cải cách hành chính, việc cải cách trong lĩnh vực tư pháp, đặc biệt là chứng thực, là yêu cầu khách quan cần thiết Nhu cầu thực tế về bản sao, bao gồm cả bản sao được chứng thực, đang ngày càng gia tăng, điều này đòi hỏi các biện pháp cải cách phù hợp.
Ngày 08/12/2000, Chính phủ ban hành CP về công chứng, chứng thực, góp phần lớn trong việc đáp ứng nhu cầu chứng thực của nhân dân Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện Nghị định 75, đã xuất hiện những hạn chế như tắc nghẽn và quá tải tại các phòng công chứng và UBND huyện Nhận thấy sự cần thiết phải có một văn bản mới, vào ngày 18/05/2007, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký Nghị định này được ban hành cùng với Luật công chứng.
Năm 2007, hệ thống cấp bản sao từ sổ gốc và chứng thực bản sao từ bản chính đã được cải cách, đáp ứng nhu cầu của người dân về thủ tục hành chính Sự cải tiến này thể hiện tinh thần cải cách hành chính theo cơ chế một cửa, một dấu, nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ và thỏa mãn mong mỏi của nhân dân trong việc xin cấp bản sao.
Vào năm 2015, nhằm đáp ứng nhu cầu của người dân về việc chứng thực bản sao, chữ ký và hợp đồng giao dịch, Chính phủ đã ban hành Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Nghị định này quy định việc cấp bản sao từ sổ gốc và chứng thực bản sao từ bản chính, đồng thời phân cấp thẩm quyền chứng thực bản sao cho UBND cấp xã, phường đối với các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt Điều này không chỉ tạo thuận lợi cho người dân mà còn mở rộng hệ thống chứng thực, cho phép nhiều UBND cấp xã, phường, thị trấn thực hiện chứng thực thay vì chỉ giới hạn ở phòng công chứng và UBND cấp huyện như trước đây theo Nghị định số 75.
Việc tách bạch giữa hoạt động công chứng và chứng thực, cũng như phân định rõ chức năng của cơ quan hành chính công quyền và tổ chức sự nghiệp trong việc thực hiện chứng thực, là một bước đổi mới quan trọng nhằm cải cách hành chính Điều này không chỉ tạo thuận lợi cho cá nhân và tổ chức trong quá trình chứng thực mà còn hỗ trợ hiệu quả cho các giao dịch của họ.
Việc chứng thực bản sao theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã được thực hiện gần 2 năm, nhưng vẫn thiếu hướng dẫn cụ thể Chứng thực hiện nay được giao cho Ban Tư pháp cấp xã, phường, tạo ra thách thức lớn do đội ngũ cán bộ Tư pháp không có công cụ hỗ trợ để phát hiện văn bằng giả mạo, trong khi các giấy tờ giả ngày càng tinh vi và khó nhận diện.
Trong quá trình thực tập tại UBND phường Thống Nhất, thành phố Kon Tum, tôi nhận thấy rằng hoạt động chứng thực, đặc biệt là chứng thực bản sao, chữ ký và hợp đồng, đang thu hút sự quan tâm lớn từ người dân Nhu cầu chứng thực tại địa phương này rất cao, điều này đã thúc đẩy tôi chọn đề tài "Hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân phường Thống Nhất" nhằm phản ánh chính xác và thực tế nhất quá trình thực hiện hoạt động này.
Trong báo cáo thực tập này, tôi sẽ phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác chứng thực tại UBND phường Thống Nhất, dựa trên Nghị định 23/2015/NĐ-CP Qua việc đánh giá những điểm mạnh và điểm yếu trong quá trình thực hiện, tôi rút ra những bài học kinh nghiệm quý giá Đồng thời, tôi sẽ đưa ra các kiến nghị nhằm khắc phục những hạn chế hiện tại, đặc biệt trong bối cảnh cải cách thủ tục hành chính, cải cách tư pháp và hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước.
Mục tiêu nghiên cứu đề tài
Việc triển khai và áp dụng các văn bản pháp luật vào đời sống, đặc biệt là những quy định liên quan đến công chứng, chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký và hợp đồng, đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện chất lượng cuộc sống của nhân dân Qua quá trình này, chúng ta có thể rút ra những kinh nghiệm quý báu cho việc học tập và công tác sau này.
Từ những thực trạng mà cá nhân nhận thấy, chúng ta có thể đưa ra những đề xuất giải pháp nhằm nâng cao tính thực tiễn của việc áp dụng pháp luật vào đời sống hàng ngày.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Nhiệm vụ của đề tài là dựa trên các quy định pháp luật về công chứng chứng thực, đưa ra ý kiến nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của Ủy ban nhân dân phường Thống Nhất, Thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum Mục tiêu là từng bước củng cố và nâng cao hiệu quả trong lĩnh vực công chứng chứng thực.
Đề tài nghiên cứu tập trung vào hoạt động chứng thực và thực trạng công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân phường Thống Nhất, nhằm đánh giá quy trình triển khai và hiệu quả của các hoạt động chứng thực trong khu vực này.
Trong quá trình thực tập, em đã nhận thức rõ tầm quan trọng của thông tin chính xác để viết đề tài, từ đó xác định định hướng và mục tiêu cụ thể Nhờ sự hỗ trợ tận tình của cán bộ Ban tư pháp và sự quan tâm của lãnh đạo địa phương, em đã tích lũy được kiến thức cần thiết Tài liệu phục vụ cho việc viết đề tài được tìm thấy ở nhiều nguồn khác nhau, bao gồm sách vở, tài liệu và thực tiễn công việc, yêu cầu em phải áp dụng nhiều phương pháp thu thập thông tin như thống kê, phân tích, so sánh và điều tra khảo sát.
5 1 Phương pháp tổng hợp thống kê
Phương pháp nghiên cứu này dựa vào số liệu từ báo cáo, tờ trình và các đề tài nghiên cứu khoa học, giúp tổng hợp và phân loại thông tin liên quan đến đề tài Qua đó, người nghiên cứu có cái nhìn tổng quát về hoạt động chứng thực tại địa bàn Đây là một phương pháp quan trọng, không thể thiếu trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu đề tài này.
Dựa trên số liệu thống kê qua từng thời kỳ và năm, chúng ta có thể nhận diện nhu cầu thực tế cũng như tốc độ gia tăng của nhu cầu chứng thực Bên cạnh đó, việc so sánh các quy định pháp luật theo từng giai đoạn giúp chúng ta phát hiện những điểm mới, tiến bộ trong luật pháp, đồng thời chỉ ra những tồn tại chưa được khắc phục Từ đó, có thể đưa ra đánh giá khách quan và chính xác về thực tiễn, cùng với những ý kiến đề xuất hợp lý nhằm khắc phục các hạn chế, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân.
Phân tích hoạt động chứng thực là cần thiết để hiểu rõ những tác động tích cực và tiêu cực đến đời sống nhân dân, từ đó nhận diện các nguyên nhân chủ quan và khách quan ảnh hưởng đến quá trình này.
5.4 Phương pháp điều tra khảo sát
Qua việc tìm hiểu thực tế về hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân phường Thống Nhất, thành phố Kon Tum, chúng tôi đã tham khảo ý kiến của người dân và cán bộ làm công tác chứng thực Điều này giúp đánh giá khách quan về quy trình chứng thực cũng như nắm bắt tâm tư và nguyện vọng của cộng đồng.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, thì nội dung đề tài chia thành 3 chương:
Chương 1 : Cơ sở pháp lý của hoạt động chứng thực
Chương 2 trình bày thực trạng chứng thực tại Ủy ban nhân dân phường Thống Nhất, nhấn mạnh những vấn đề và thách thức hiện tại Chương 3 đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác chứng thực, góp phần cải thiện dịch vụ hành chính và đáp ứng nhu cầu của người dân.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC
1.1 Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thức
1.1.1 Một số khái niệm về chúng thực
Chứng thực là hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến việc cấp bản sao từ bản gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật Hoạt động này có vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân và doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo an toàn cho quản lý nhà nước Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015, có các loại việc chứng thực được quy định cụ thể.
- Chứng thực bản sao từ sổ gốc;
- Chứng thực bản sao từ bản chính;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch,
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015, quy định về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, các thuật ngữ liên quan được định nghĩa rõ ràng.
Cấp bản sao từ sổ gốc là quy trình mà các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền dựa vào sổ gốc để cấp phát bản sao Bản sao này đảm bảo nội dung đầy đủ và chính xác, phản ánh đúng thông tin ghi trong sổ gốc.
Chứng thực bản sao từ bản chính là quá trình mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính, theo quy định tại Nghị định này.
Chứng thực chữ ký là quá trình mà các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện việc xác nhận chữ ký của người yêu cầu trên các giấy tờ và văn bản, theo quy định tại Nghị định này.
Chứng thực hợp đồng và giao dịch là quá trình mà cơ quan có thẩm quyền xác nhận thời gian, địa điểm ký kết, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, cũng như chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên liên quan.
Bản chính là các giấy tờ, văn bản được cấp lần đầu hoặc cấp lại bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, hoặc do cá nhân tự lập và có xác nhận, đóng dấu của cơ quan, tổ chức đó Trong khi đó, bản sao là bản chụp hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ và chính xác như trong sổ gốc.