PHẦN MỞ ĐẦU
Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh đời sống ngày càng phát triển, nhu cầu photo và công chứng giấy tờ của người dân ngày càng tăng cao Nghị định 75/2000/NĐ-CP đã góp phần đáp ứng nhu cầu này, nhưng cũng bộc lộ những hạn chế như tình trạng ùn tắc trong hoạt động công chứng Để khắc phục vấn đề này, vào ngày 18/5/2007, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, cùng với Luật công chứng 2007, nhằm cải thiện quy trình cấp bản sao và chứng thực chữ ký, hợp đồng Nghị định mới đã thực hiện cải cách hành chính theo cơ chế một cửa, phân cấp thẩm quyền chứng thực cho UBND cấp xã, tạo thuận lợi hơn cho người dân trong việc chứng thực giấy tờ, mở rộng hệ thống công chứng ra khắp các xã, phường, thị trấn.
Kể từ khi Nghị định số 79/2007/NĐ-CP được ban hành, mặc dù đã đạt được nhiều kết quả tích cực, nhưng vẫn tồn tại những hạn chế về tổ chức và hoạt động, đặc biệt là thiếu hướng dẫn cụ thể Việc chứng thực được giao cho Ban Tư pháp cấp xã, phường đã tạo ra thách thức lớn, do đội ngũ cán bộ Tư pháp không có công cụ hỗ trợ để nhận diện văn bằng giả mạo, trong khi các loại giấy tờ giả ngày càng tinh vi Để khắc phục tình trạng này, vào ngày 20/6/2014, Quốc hội đã thông qua Luật công chứng (sửa đổi) số 53/2014/QH13 và Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 cùng với Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015, nhằm quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng.
Trong thời gian thực tập tại UBND phường Nguyễn Trãi, thành phố Kon Tum, tôi nhận thấy nhu cầu chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký của người dân rất lớn Để phản ánh chính xác quá trình hoạt động chứng thực tại đây, tôi đã chọn đề tài khóa luận tốt nghiệp: "Hoạt động chứng thực tại UBND phường Nguyễn Trãi, thành phố Kon Tum - thực trạng và giải pháp." Qua thực tế tại phường, tôi đã rút ra nhiều bài học kinh nghiệm và đề xuất các kiến nghị nhằm cải thiện hoạt động chứng thực, đặc biệt trong bối cảnh cải cách hành chính, cải cách tư pháp và hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Nhiệm vụ của đề tài là đề xuất các ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân phường Nguyễn Trãi, Thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum, dựa trên các quy định pháp luật về hoạt động công chứng chứng thực Mục tiêu là từng bước củng cố và cải thiện chất lượng dịch vụ chứng thực tại địa phương.
3 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
Trong khuôn khổ đề tài thực tập tốt nghiệp, tôi tập trung nghiên cứu các quy định pháp luật về chứng thực và văn bản liên quan tại UBND cấp xã, do thời gian hạn chế không cho phép nghiên cứu toàn bộ các quy định về thủ tục hành chính Bài viết sẽ làm rõ những kết quả đạt được cũng như các tồn tại, hạn chế trong việc giải quyết thủ tục công chứng chứng thực tại Ủy ban nhân dân phường Nguyễn Trãi, thành phố Kon Tum Đồng thời, tôi đề xuất hướng khắc phục các vấn đề này và giải pháp nhằm cải cách thủ tục chứng thực của phường Nguyễn Trãi trong thời gian tới.
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, tôi triển khai đề tài khóa luận bằng cách áp dụng các phương pháp nghiên cứu như thu thập thông tin và số liệu, phân tích số liệu, và tổng hợp kết quả.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, thì nội dung đề tài chia thành 02 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận và những quy định của pháp luật về hoạt động chứng thực Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND phường Nguyễn Trãi
Phương pháp nghiên cứu
Để đạt được yêu cầu nghiên cứu, tôi triển khai đề tài khóa luận bằng cách áp dụng các phương pháp như thu thập thông tin và số liệu, phân tích số liệu, và tổng hợp kết quả.
Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, thì nội dung đề tài chia thành 02 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận và những quy định của pháp luật về hoạt động chứng thực Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND phường Nguyễn Trãi
KHÁI QUÁT VỀ CHỨNG THỰC
1.1.1 Lịch sử hoạt động chứng thực
Thời kì Pháp thuộc đến trước Cách mạng tháng Tám năm 1945
Hoạt động công chứng ở Việt Nam bắt đầu từ thời kỳ thực dân Pháp xâm lược, áp dụng theo mô hình của Pháp để phục vụ cho chính sách cai trị tại Đông Dương Sắc lệnh ngày 24 tháng 8 năm 1931 của Tổng thống Cộng hòa Pháp quy định rằng công chứng viên phải là người mang quốc tịch Pháp, do Tổng thống bổ nhiệm và giữ chức vụ suốt đời Công chứng viên hoạt động như người thi hành công vụ, đồng thời mang tính chất nghề tự do Thời điểm đó, Việt Nam chỉ có một văn phòng công chứng tại Hà Nội và ba văn phòng tại Sài Gòn, trong khi các thành phố như Hải Phòng, Nam Định, Đà Nẵng thì việc công chứng do Chánh lục sự Tòa án sơ thẩm đảm nhiệm.
Thời kì sau cách mạng tháng Tám năm 1945 đến năm 1991
Sau khi Cách mạng tháng Tám thành công, vào ngày 01 tháng 10 năm 1945, Bộ trưởng Bộ Tư Pháp Vũ Trọng Khánh đã ký quyết định quan trọng liên quan đến hoạt động công chứng tại Việt Nam Quyết định này bãi chức công chứng viên người Pháp Deroche và bổ nhiệm công chứng viên người Việt Nam Vũ Quý Vỹ, một luật sư tập sự tại Tòa thượng thẩm Hà Nội, để thay thế Mặc dù các quy định cũ về công chứng của Pháp vẫn được áp dụng, nhưng những quy định trái với chính thể Việt Nam Dân chủ Cộng hòa sẽ không còn hiệu lực Đặc biệt, người Việt Nam có quốc tịch Pháp được Nhà nước tiếp nhận Trong giai đoạn này, công chứng viên phải chịu trách nhiệm và được giám sát bởi các Ủy ban hành chính các cấp, nhằm đáp ứng nhu cầu giao dịch dân sự của nhân dân.
Năm 1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Sắc lệnh 59/SL quy định về thủ tục thị thực giấy tờ cho công dân trong các giao dịch dân sự như mua bán, trao đổi và chứng nhận địa chỉ cụ thể Thực chất, đây chỉ là một thủ tục hành chính, và theo thời gian, việc áp dụng Sắc lệnh 59/SL trở nên mang tính hình thức, chủ yếu xác nhận ngày tháng, năm, chữ ký và địa chỉ thường trú của đương sự.
Vào ngày 29/2/1952, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Sắc lệnh 85/SL quy định thể lệ trước bạ cho việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa và ruộng đất, tuy nhiên, sắc lệnh này chỉ áp dụng cho các vùng tự do hoặc vùng thuộc Uỷ ban kháng chiến Theo đó, Uỷ ban kháng chiến cấp xã có quyền thực hiện việc xác nhận văn tự, bao gồm việc xác nhận chữ ký của các bên liên quan và xác minh danh tính của người đứng ra giao dịch Trong giai đoạn này, hoạt động công chứng chưa phát triển do nhiều nguyên nhân khác nhau.
Trong bối cảnh đất nước đang trải qua giai đoạn chiến tranh khó khăn, nhiều mặt gặp phải thiếu thốn, nền kinh tế lúc này cũng ở trong tình trạng kém phát triển.
Trong giai đoạn này, Nhà nước không công nhận chế độ sở hữu của các thành phần kinh tế ngoài khu vực quốc doanh và tập thể, trong khi hoạt động công chứng chủ yếu tập trung vào việc chứng thực các quan hệ sở hữu tư nhân Hệ thống giao lưu kinh tế và dân sự chủ yếu được xác lập qua các quan hệ hành chính, trong khi thương mại vẫn chưa phát triển Do đó, các tổ chức công chứng không được thành lập trong thời kỳ này.
Hoạt động công chứng và chứng thực tại Việt Nam được điều chỉnh bởi một số quy định pháp lý hạn chế Nghị định 143 năm 1981 của Hội Đồng Bộ trưởng đã xác định chức năng và nhiệm vụ của Bộ Tư pháp, tiếp đó là Thông tư số 574/QLTP năm 1987 quy định về công tác công chứng nhà nước, đánh dấu sự ra đời của các phòng công chứng tại TP Hồ Chí Minh, Hà Nội và nhiều địa phương khác Công tác công chứng của UBND cũng được củng cố Để hỗ trợ các địa phương, Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 858/QLTPK vào ngày 15/10/1987, hướng dẫn thực hiện công chứng, với phòng công chứng là cơ quan duy nhất thực hiện Dựa trên các văn bản này, các tỉnh thành đã thành lập các phòng công chứng, hình thành mạng lưới công chứng trên toàn quốc.
Sau hiệp định Giơ ne vơ 1954, công chứng tại miền Nam Việt Nam dưới chính quyền Ngụy – Sài gòn được quy định bởi Dụ 43 ngày 29/11/1954 do Bảo Đại ký Mục tiêu là thành lập một phòng công chứng tại mỗi quản hạt của Tòa sơ thẩm thuộc Bộ tư pháp Tuy nhiên, thực tế chỉ có một phòng công chứng hoạt động tại Sài gòn và tồn tại cho đến năm 1975.
Thời kì từ năm 1991 đến trước khi Luật Công chứng năm 2006 có hiệu lực
Kể từ sau Đại hội Đảng khóa VI năm 1986, Việt Nam đã trải qua những chuyển biến lớn trong quá trình mở cửa và hội nhập Để đáp ứng nhu cầu của nhân dân trong giai đoạn này, Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 45/HĐBT ngày 27/2/1991, quy định về tổ chức và hoạt động của công chứng nhà nước Theo nghị định, Phòng công chứng Nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, có tư cách pháp nhân, tài khoản ngân hàng riêng và con dấu mang hình quốc huy.
Vào ngày 18/5/1996, Chính phủ ban hành Nghị định 31/CP về tổ chức và hoạt động của công chứng Nhà nước, thay thế Nghị định số 45/HĐBT Theo quy định này, phòng công chứng thuộc Sở Tư pháp, nhằm chuyên môn hóa hoạt động công chứng và giảm tải cho Ủy ban nhân dân.
Sau một thời gian, sự phát triển kinh tế của nước ta đã dẫn đến sự gia tăng các quan hệ kinh tế và thương mại, khiến cho các quy định của Nghị định 31/CP trở nên lạc hậu Để cập nhật và phù hợp với tình hình mới, vào ngày 08/02/2000, Chính phủ đã ban hành Nghị định 75/200/NĐ.
Nghị định quy định về phạm vi công chứng và chứng thực, tổ chức phòng công chứng, nguyên tắc hoạt động, cùng trình tự thủ tục liên quan Nó cũng nêu rõ công tác chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và UBND cấp xã, phường, thị trấn Hoạt động công chứng và chứng thực của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền góp phần bảo đảm an toàn pháp lý trong các quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và xã hội, đồng thời phòng ngừa vi phạm pháp luật và tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
“phòng công chứng Nhà nước” đã được thay thế bằng “Phòng công chứng” thể hiện quan điểm xã hội hóa hoạt động công chứng của Nhà nước ta
Nghị Định mới này có nhiều điểm khác biệt so với các văn bản trước, như việc phân biệt rõ ràng giữa công chứng và chứng thực, quy định phạm vi công chứng, chứng thực rộng hơn, và trình tự thủ tục được làm rõ Công chứng và chứng thực là hoạt động bổ trợ tư pháp, cung cấp dịch vụ công nhằm xác định tính chân thực và hợp pháp của các bản sao hồ sơ, giấy tờ pháp lý và giao dịch dân sự Theo Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, các cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực bao gồm phòng công chứng nhà nước, UBND cấp huyện, UBND cấp xã, cũng như các cơ quan đại diện ngoại giao và lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài Ngoài ra, các cơ quan tổ chức cấp bản gốc hồ sơ cũng có quyền chứng thực bản sao Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều người dân thường tập trung vào các phòng công chứng nhà nước, dẫn đến tình trạng quá tải.
Tình trạng nhũng nhiễu, cò mồi và gian lận đang diễn ra ở một số nơi, khiến người dân ngại đến UBND để chứng thực bản sao hồ sơ, giấy tờ Nguyên nhân không phải do "sính" phòng công chứng mà là do quá trình chứng thực tại các cơ quan này thường tốn nhiều thời gian.
Từ ngày 1/7/2007 (ngày Luật Công chứng năm 2006 có hiệu lực) đến nay
Luật công chứng, được Quốc hội thông qua vào ngày 29/11/2006 và có hiệu lực từ 1/7/2007, đã được ban hành nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về chứng thực của nhân dân Luật này quy định rõ ràng về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký, từ đó phân biệt rõ ràng hai hành vi công chứng và chứng thực.
GIÁ TRỊ PHÁP LÝ CỦA CÁC VĂN BẢN ĐƯỢC CHỨNG THỰC
Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác
Bản sao chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã được đối chiếu trong các giao dịch, trừ khi pháp luật có quy định khác.
Chữ ký được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị xác nhận rằng người yêu cầu đã thực hiện ký tên, đồng thời là cơ sở để xác định trách nhiệm của người ký đối với nội dung của tài liệu hoặc văn bản.
Hợp đồng và giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này sẽ có giá trị pháp lý, chứng minh thời gian và địa điểm ký kết, cũng như năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện và chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia.
ĐỊA ĐIỂM CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH
Chứng thực được thực hiện tại trụ sở của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt như chứng thực di chúc, hợp đồng, giao dịch, và chữ ký của những người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể di chuyển, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.
Khi thực hiện chứng thực phải ghi rõ địa điểm chứng thực; trường hợp chứng thực ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứng thực
Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực cần bố trí nhân viên tiếp nhận yêu cầu chứng thực trong tất cả các ngày làm việc trong tuần Đồng thời, họ phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian giải quyết và lệ phí, chi phí chứng thực tại trụ sở của mình.
THẨM QUYỀN CHỨNG THỰC
1.5.1 Thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền:
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
- Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản và khai nhận di sản liên quan đến tài sản động sản được quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản 2, Điều 5, Nghị định 23/NĐ-CP Điều này bao gồm việc chứng thực hợp đồng và giao dịch liên quan đến tài sản động sản, quyền sử dụng đất theo Luật Đất đai, cũng như hợp đồng và giao dịch về nhà ở theo Luật Nhà ở.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã
1.5.2 Thẩm quyền chứng thực của Phòng Tƣ pháp
Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền:
Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản được thực hiện bởi các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tại Việt Nam, cũng như từ các cơ quan, tổ chức nước ngoài Điều này bao gồm cả các cơ quan, tổ chức Việt Nam hợp tác với các cơ quan, tổ chức nước ngoài trong việc cấp hoặc chứng nhận các tài liệu này.
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản
1.5.2 Thẩm quyền chứng thực của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác
Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, gọi chung là Cơ quan đại diện, có thẩm quyền chứng thực các việc được quy định tại các Điểm a, b và c Khoản.
1 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP bao gồm:
Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ và văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tại Việt Nam hoặc nước ngoài cấp là một quy trình quan trọng Điều này bao gồm việc chứng nhận các tài liệu từ các cơ quan, tổ chức có liên kết giữa Việt Nam và nước ngoài Việc này đảm bảo tính hợp pháp và giá trị sử dụng của các tài liệu trong các giao dịch và thủ tục hành chính.
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC CHỦ THỂ THAM GIA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC
1.6.1 Quyền và nhiệm vụ của người thực hiện chứng thực Điều 9 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định:
- Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình
Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch hay chứng thực chữ ký liên quan đến tài sản và lợi ích của bản thân hoặc của người thân như vợ, chồng, cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể, ông bà, anh chị em ruột, và cháu.
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc từ chối chứng thực được quy định tại các Điều 22, 25 và 32 Cụ thể, Điều 22 nêu rõ rằng bản chính của giấy tờ, văn bản không được sử dụng làm cơ sở để chứng thực bản sao.
- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ
- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung
- Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp
Nội dung bản chính vi phạm pháp luật và đạo đức xã hội, bao gồm việc tuyên truyền và kích động chiến tranh, chống lại chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, xuyên tạc lịch sử dân tộc, cũng như xúc phạm danh dự, nhân phẩm và uy tín của cá nhân, tổ chức, đồng thời vi phạm quyền công dân.
Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận sẽ không được công nhận nếu chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.
Giấy tờ và văn bản do cá nhân tự lập mà không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sẽ không được chứng thực chữ ký theo quy định tại Điều 25.
- Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình
- Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo
- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này
Giấy tờ và văn bản liên quan đến hợp đồng và giao dịch phải tuân thủ quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định này, trừ những trường hợp khác theo quy định của pháp luật Ngoài ra, Điều 32 quy định rằng giấy tờ và văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký của người dịch.
- Giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa, sửa chữa; thêm, bớt nội dung không hợp lệ
- Giấy tờ, văn bản bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung
- Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được dịch
- Giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này
Giấy tờ và văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận cần được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều.
Các cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan cần cung cấp thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của các giấy tờ và văn bản yêu cầu chứng thực.
Theo quy định của pháp luật, khi phát hiện giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc vi phạm các nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 Nghị định, cơ quan có thẩm quyền sẽ lập biên bản tạm giữ và chuyển giao để xử lý Những giấy tờ này bao gồm bản chính có nội dung trái pháp luật, vi phạm đạo đức xã hội, tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, xuyên tạc lịch sử dân tộc, xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức và vi phạm quyền công dân.
Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực khi nộp không đúng địa chỉ.
Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực”
1.6.2 Quyền và nhiệm vụ của người yêu cầu chứng thực Điều 8 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định:
Người yêu cầu chứng thực có quyền thực hiện yêu cầu tại bất kỳ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nào thuận tiện, ngoại trừ các trường hợp đặc biệt theo Khoản 6 Điều 5 của Nghị định Nếu bị từ chối chứng thực, người yêu cầu có quyền yêu cầu giải thích bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy định pháp luật Đồng thời, người yêu cầu chứng thực cũng phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ và hợp pháp của các giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực.
THỦ TỤC CHỨNG THỰC
1.7.1 Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc
Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc cần xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực của Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị Đối với những người được quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 16 của Nghị định, như người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền, hoặc các thành viên trong gia đình như cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột, và người thừa kế khác, cũng có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc.
12 chính trong trường hợp người đó đã chết" thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính
Cơ quan, tổ chức sẽ cấp bản sao cho người yêu cầu dựa trên sổ gốc, và nội dung bản sao phải chính xác như trong sổ gốc Nếu sổ gốc không còn lưu trữ hoặc không có thông tin liên quan đến yêu cầu, cơ quan, tổ chức phải trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.
Khi yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc qua bưu điện, người yêu cầu cần gửi kèm bản sao có chứng thực giấy tờ theo quy định, cùng với một phong bì dán tem ghi rõ họ tên và địa chỉ của người nhận để cơ quan, tổ chức cấp bản sao thực hiện.
Theo Điều 7 của Nghị định, thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc phải được thực hiện ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu hoặc vào ngày làm việc tiếp theo nếu yêu cầu được gửi sau 15 giờ Trường hợp yêu cầu gửi qua bưu điện, thời hạn thực hiện sẽ bắt đầu ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện.
1.7.2 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực
Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan nước ngoài cấp cần được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi chứng thực bản sao, trừ trường hợp miễn hợp pháp hóa theo điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.
Khi người yêu cầu chứng thực chỉ cung cấp bản chính, cơ quan hoặc tổ chức sẽ tiến hành chụp ảnh từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ khi không có phương tiện chụp ảnh.
Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm kiểm tra bản chính và đối chiếu với bản sao Nếu nội dung của bản sao khớp với bản chính và giấy tờ, văn bản không thuộc trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định, thì sẽ tiến hành chứng thực theo quy định.
Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
Ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực, sau đó ghi vào sổ chứng thực Đối với bản sao có từ hai trang trở lên, cần ghi lời chứng vào trang cuối; nếu bản sao có từ hai tờ trở lên, phải đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ hoặc văn bản, hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính trong cùng một thời điểm, sẽ được ghi nhận bằng một số chứng thực.
1.7.3 Thủ tục chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký là quy trình mà cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện để xác nhận chữ ký của người yêu cầu trên các giấy tờ, văn bản, theo quy định tại Điều 24, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Để yêu cầu chứng thực chữ ký, người yêu cầu cần xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực, có thể là bản chính hoặc bản sao có chứng thực.
Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký
Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực và cần đảm bảo đủ giấy tờ theo quy định, bao gồm bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị của người yêu cầu Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu phải minh mẫn, nhận thức và làm chủ hành vi của mình, đồng thời việc chứng thực không thuộc các trường hợp bị cấm theo Điều 25 của Nghị định, như không nhận thức được hành vi, xuất trình giấy tờ hết hạn hoặc giả mạo, hoặc nội dung giấy tờ vi phạm quy định Nếu đáp ứng đủ các điều kiện trên, người yêu cầu sẽ ký trước mặt người thực hiện chứng thực và tiến hành các bước chứng thực tiếp theo.
Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
Khi thực hiện chứng thực, cần ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan hoặc tổ chức, và ghi vào sổ chứng thực Đối với giấy tờ, văn bản từ hai trang trở lên, lời chứng phải được ghi vào trang cuối và cần đóng dấu giáp lai Trong trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, công chức sẽ kiểm tra các giấy tờ; nếu người yêu cầu đủ điều kiện, sẽ đề nghị ký vào giấy tờ và chuyển cho người có thẩm quyền để ký chứng thực.
Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:
- Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
- Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
- Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;
Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền là cần thiết khi ủy quyền không có thù lao, không yêu cầu bồi thường từ bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển nhượng quyền sở hữu tài sản hoặc quyền sử dụng bất động sản.
1.7.4 Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất
Trách nhiệm của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản:
Các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản phải chịu trách nhiệm về:
- Tính hợp pháp của các giấy tờ do mình xuất trình;
- Bảo đảm các nguyên tắc giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản theo quy định của pháp luật về dân sự
Trách nhiệm của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn:
Khi thực hiện chứng thực thì Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn phải chịu trách nhiệm về:
Thời điểm, địa điểm chứng thực;
Năng lực hành vi dân sự của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản tại thời điểm chứng thực;
Nội dung của thoả thuận trong hợp đồng giữa các bên phải tuân thủ quy định pháp luật, không vi phạm các điều cấm và cần phù hợp với đạo đức xã hội.
- Chữ ký của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản
Việc chứng thực hợp đồng, văn bản được thực hiện trong hai trường hợp:
- Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn;
- Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp
1.7.5 Chứng thực hợp đồng, văn bản đã đƣợc soạn thảo sẵn a) Thủ tục chứng thực
Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm:
- Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản (Mẫu số 3 I/PYC);
- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; bản sao giấy tờ chứng minh thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện);