TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬN TẢI LIÊN QUỐC TẾ
Khái quát về doanh nghiệp
- Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Thương mai Vận tải Liên Quốc Tế
- Tên tiếng anh: INTERNATIONAL LINK COMMERCIAL TRANSPORT JOINT STOCK COMPANY
- Giấy chứng nhận kinh doanh số 4103004476 – 21/03/2006
- Trụ sở chính: Lầu 5, toà nhà Quang Thy, 116D Hoàng Diệu, quận 4, phường
12, thành phố Hồ Chí Minh
(Nguồn: Wedsite của công ty: http://incotrans.com.vn/ )
Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp
Công ty Cổ phần Thương mại Vận tải Liên Quốc Tế được thành lập vào ngày 21/03/2006
Năm 2007, công ty đạt chứng nhận ISO 9001 – 2000 trong lĩnh vực dịch vụ logistics
Năm 2008, công ty mở rộng quy mô, thành lập văn phòng chi nhánh ở Hà Nội tại
133 Thái Hà, quận Đống Đa, Hà Nội và thành lập chi nhánh ở Đà Nẵng vào 2009 tại 39 Võ Như Hưng, phường Mỹ An, quận Ngũ Hành Sơn, Đà Nẵng
Năm 2011, INCOTRANS gia nhập Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, đánh dấu bước tiến quan trọng trong sự phát triển của công ty Đến năm 2013, INCOTRANS tiếp tục được vinh danh khi trở thành thành viên của Hiệp hội Vận tải Giao nhận quốc tế, khẳng định vị thế trong ngành logistics.
Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp
INCOTRANS là công ty giao nhận vận chuyển hàng đầu, với sứ mệnh kết nối hàng hóa Việt Nam với thị trường toàn cầu Chúng tôi cam kết nỗ lực không ngừng để trở thành nhà cung cấp dịch vụ logistics hàng đầu trong nước và khu vực.
- Vận tải quốc tế đường biển
- Vận tải quốc tế đường hàng không
- Dịch vụ khai thuê hải quan
- Vận tải đa phương thức
- Hàng dự án và đặc biệt
Giới thiệu cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp
INCOTRANS coi nhân viên là nền tảng và nguồn lực quan trọng nhất cho sự phát triển bền vững của công ty Chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ tốt nhất cho khách hàng và luôn ghi nhận những đóng góp của tất cả nhân viên trong quá trình phát triển của công ty.
Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty INCOTRANS
Giám đốc là người điều hành và quản lý các hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện hợp đồng.
- Giám đốc là người chịu trách nhiệm trực tiếp với pháp luật, là đại diện pháp nhân của công ty trước pháp luật nhà nước
Giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng chiến lược và định hướng phát triển bền vững cho công ty Họ cũng chịu trách nhiệm duy trì và phát triển mối quan hệ hợp tác với khách hàng, góp phần tạo nên sự thành công lâu dài cho doanh nghiệp.
Phòng tài chính, kế toán
Quản lý và kiểm soát toàn bộ hoạt động liên quan đến tài chính và kế toán, đảm bảo sự chính xác và hiệu quả Chịu trách nhiệm tổ chức và giám sát quá trình lập ngân sách hoạt động cho công ty, góp phần tối ưu hóa nguồn lực tài chính.
Chúng tôi tổng hợp và thống kê số liệu tài chính một cách nhanh chóng và chính xác theo yêu cầu của giám đốc Ngoài việc thực hiện các báo cáo tài chính cho công ty, chúng tôi còn có nhiệm vụ bảo quản đầy đủ các chứng từ kế toán Hơn nữa, chúng tôi giải quyết công nợ của công ty và thực hiện quyết toán thuế đối với nhà nước.
Phòng hành chính, nhân sự
Hợp tác chặt chẽ với giám đốc để xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự, bao gồm việc hoạch định nguồn nhân lực, tổ chức phỏng vấn và thiết lập các chế độ đãi ngộ cho nhân viên.
- Xây dựng bảng lương qua những công việc, nhiệm vụ của từng người và các chế độ chính sách khác dành cho nhân viên
Lưu trữ hồ sơ và tài liệu hiện có, bảo quản con dấu theo quy định là rất quan trọng Tiếp nhận công văn và quyết định từ Tổng cục Hải quan, các cơ quan Nhà nước và đơn vị khác cũng cần được thực hiện một cách nghiêm túc Việc lưu trữ tài liệu, công văn, quyết định và thông tư một cách có hệ thống sẽ đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong công việc.
- Ngiên cứu thị trường và đưa ra phương án kinh doanh cho từng thời điểm trong năm
Tìm kiếm khách hàng tiềm năng là một phần quan trọng trong chiến lược kinh doanh, bao gồm việc thực hiện các hoạt động chăm sóc khách hàng, đàm phán và giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả Điều này không chỉ áp dụng cho khách hàng trong nước mà còn mở rộng ra thị trường quốc tế, giúp nâng cao mối quan hệ và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
- Phối hợp và hỗ trợ phòng xuất nhập khẩu trong quá trình cung ứng dịch vụ cho khách hàng
- Hoạch định kế hoạc công tác, nghiên cứu và cập nhật thường xuyên thông tin phát luật liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu
Nhân viên chứng từ có nhiệm vụ tiếp nhận thông tin và lập hồ sơ theo yêu cầu của khách hàng Họ thực hiện giao dịch với khách hàng, xử lý hồ sơ và chứng từ, đồng thời hoàn tất các thủ tục hải quan và thanh lý hợp đồng Bên cạnh đó, nhân viên cũng theo dõi tiến độ thực hiện để đảm bảo mọi quy trình diễn ra suôn sẻ.
7 giao nhận xuất nhập khẩu trong và ngoài nước; lưu trữ chứng từ về lô hàng và các chứng từ khác sau khi hoàn thành nghiệp vụ giao nhận
Nhân viên giao nhận và hiện trường đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ bộ phận chứng từ hoàn thiện các tài liệu xuất nhập khẩu Họ có trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ, đồng thời thực hiện giao nhận hàng hóa theo đúng yêu cầu của công ty Ngoài ra, nhân viên cũng cần kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi giao và nhận tại cảng, sân bay, cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
Bảng 1.1: Cơ cấu nhân sự
STT CHỨC VỤ SỐ LƢỢNG
5 Nhân viên giao nhận – hiện trường 2
Công ty có đầy đủ các bộ phận cần thiết và phân chia công việc rõ ràng, cụ thể, đúng chuyên môn cho từng nhân viên, giúp họ phát huy tối đa trình độ chuyên môn Tuy nhiên, số lượng nhân viên còn hạn chế dẫn đến khó khăn trong việc giải quyết đơn hàng vào các thời điểm cao điểm trong năm, tạo áp lực công việc cho cả nhân viên, công ty và khách hàng.
Phân tích kết quả kinh doanh của doanh nghiệp
1.5.1 Phân tích kết quả kinh doanh tổng quát
Trong những năm gần đây, INCOTRANS đã tích cực phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa, với kết quả kinh doanh ngày càng tăng trưởng Bảng số liệu dưới đây sẽ minh họa rõ ràng kết quả kinh doanh của INCOTRANS trong giai đoạn từ 2013 đến 2016.
Bảng 1.2: Tình hình tài chính Công ty INCOTRANS 2013 – 2016 Đơn vị: Triệu đồng
Nguồn: Báo cáo quyết toán các năm 2013, 2014, 2015, 2016, Phòng Kế Toán
Bảng 1.3 : Phân tích doanh thu và lợi nhuận của INCOTRANS 2013 -2016
- Δ : biến động giá trị của kỳ hiện tại so với kỳ trước Đơn vị: Triệu đồng
Biểu đồ 1.1 : Tình hình kinh doanh công ty Incotrans 2012- 2016
Doanh thu Chi phí Lợi nhuận
Doanh thu của công ty biến động không đồng đều, giảm 3159.6 triệu đồng vào năm
Năm 2014, doanh thu đạt 2.280,44 triệu đồng, tương đương 22,92% so với năm 2013 Đến năm 2015, doanh thu tăng lên 3.119,44 triệu đồng, ghi nhận mức tăng 29,36% so với năm 2014 Năm 2016, doanh thu tiếp tục tăng nhẹ, đạt 1.467,4 triệu đồng, tương ứng với mức tăng 10,68% so với năm 2015.
Lợi nhuận có xu hướng biến động tương tự như doanh thu, cụ thể là giảm 18,25% vào năm 2014, tương đương 326,17 triệu đồng Tuy nhiên, vào năm 2015, lợi nhuận đã tăng lên 485,21 triệu đồng so với năm trước đó, và đến năm 2016, lợi nhuận tiếp tục tăng thêm 27,28 triệu đồng so với năm 2015.
Công ty đã trải qua sự sụt giảm doanh thu mạnh mẽ vào năm 2014 do khủng hoảng nguồn nhân lực cuối năm 2013, dẫn đến việc nhân viên nghỉ việc hàng loạt và ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện đơn hàng, gây mất khách hàng và uy tín Tuy nhiên, ban quản lý đã nỗ lực khắc phục tình hình, giúp doanh thu năm 2015 trở lại mức ổn định so với năm 2013, và năm 2016 ghi nhận sự tăng trưởng nhẹ Tổng thể, doanh thu và chi phí của công ty luôn biến thiên ổn định, với doanh thu có sự biến thiên cao hơn, dẫn đến lợi nhuận tăng trưởng tốt trong 4 năm qua Để tiếp tục cải thiện, công ty cần chú trọng vào việc cắt giảm chi phí nhằm tăng cường lợi nhuận trong các năm tới.
1.5.2 Phân tích doanh thu theo hình thức vận tải
Hiện nay, doanh thu chủ yếu của công ty từ hoạt động giao nhận hàng hóa xuất – nhập khẩu đến từ giao nhận bằng đường biển và đường hàng không Dưới đây là bảng chi tiết thể hiện doanh thu của công ty qua hai hoạt động chính này.
Bảng 1.4: Doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hóa của Incotrans theo phương thức vận tải 2013 – 2016 Đơn vị: Triệu Đồng
DT TT DT TT DT TT DT TT
(Nguồn: Báo cáo quyết toán các năm 2013, 2014, 2015, 2016 Phòng Kế Toán) Trong đó:
- DT: Doanh thu hằng năm của công ty từ hoạt động giao nhận hàng hóa xuất – nhập khẩu theo hình thức vận tải
- TT: Tỷ trọng cơ cấu doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hóa xuất – nhập khẩu theo hình thức vận tải
Bảng 1.5: Phân tích doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hóa của INCOTRANS theo phương thức vận tải giai đoạn 2013 – 2016
(triệu đồng) Δ TT (%) Δ DT (triệu đồng) Δ TT (%) Δ DT (triệu đồng) Δ TT (%) Δ DT (triệu đồng) Δ TT (%)
- Δ DT: Biến động doanh thu của kỳ hiện tại so với kỳ trước
- Δ TT: Biến động tỷ trọng của kỳ hiện tại so với kỳ trước
11 Đơn vị tính: Triệu đồng
Biểu đồ 1.2: Doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hóa của Incotrans theo phương thức vận tải 2013 – 2016
Dựa vào bảng số liệu, có thể thấy rằng dịch vụ giao nhận bằng đường biển là hoạt động chủ lực của công ty, với doanh thu luôn chiếm trên 70% trong các năm Bên cạnh đó, dịch vụ giao nhận đường hàng không cũng đóng góp đáng kể, với tỷ trọng từ 20% đến 30% Tỷ trọng doanh thu của cả hai phương thức vận tải đều ổn định và không biến thiên mạnh.
Công ty cần tập trung tối đa vào việc nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận đường biển, nhằm cạnh tranh hiệu quả với các công ty logistic khác trong bối cảnh vận tải đường biển đang phát triển mạnh mẽ trong thương mại quốc tế.
1.5.3 Phân tích doanh thu của hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu – nhập khẩu bằng hình thức vận tải đường biển
Tại INCOTRANS, dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển đang phát triển mạnh mẽ và đóng góp doanh thu lớn nhất cho công ty Bài viết này sẽ nghiên cứu các khía cạnh liên quan đến dịch vụ này Dưới đây là bảng thống kê doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển, phân chia theo hai loại hình hàng hóa: hàng nhập khẩu và hàng xuất khẩu.
Bảng 1.6: Doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển theo hình thức xuất khẩu – nhập khẩu 2013 - 2016 Đơn vị: triệu đồng
DT TT DT TT DT TT DT TT
Nguồn: Báo cáo quyết toán các năm 2013, 2014, 2015, 2016 Phòng Kế Toán Trong đó:
- DT: Doanh thu hằng năm từ hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu – nhập khẩu bằng đường biển
- TT: Tỷ trọng cơ cấu doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu – nhập khẩu bằng đường biển
Bảng 1.7: Phân tích doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu – nhập khẩu bằng đường biển giai đoạn 2013 – 2016
Năm 2013 2014 2015 2016 Δ DT (triệu đồng) Δ TT (%) Δ DT (triệu đồng) Δ TT (%) Δ DT (triệu đồng) Δ TT (%) Δ DT (triệu đồng) Δ TT (%)
- Δ DT: Biến động doanh thu của kỳ báo cáo so với kỳ trước
- Δ TT: Biến động doanh thu của kỳ báo cáo so với kỳ trước
Biểu đồ 1.3: Doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển theo hình thức xuất khẩu – nhập khẩu 2013 – 2016
Theo số liệu, doanh thu xuất – nhập khẩu bằng đường biển của công ty đã có sự tăng trưởng ổn định qua các năm, ngoại trừ năm 2014 giảm so với năm 2013 Tỷ trọng doanh thu xuất khẩu và nhập khẩu gần như tương đương, tuy nhiên doanh thu nhập khẩu luôn cao hơn doanh thu xuất khẩu Cụ thể, năm 2013, doanh thu nhập khẩu cao hơn 9.86%, năm 2014 là 9.62%, năm 2015 là 4.3% và năm 2016 là 6.36%.
Công ty duy trì sự cân bằng giữa xuất khẩu và nhập khẩu, mặc dù tỷ trọng nhập khẩu có phần cao hơn Điều này giúp đảm bảo khối lượng công việc cho nhân viên ở cả hai bộ phận, giảm áp lực và ngăn chặn tình trạng tồn đọng công việc.
Kết luận: Tác giả sẽ tiến hành nghiên cứu sâu về hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại INCOTRANS, lĩnh vực mang lại doanh thu cao nhất cho công ty Mục tiêu là đưa ra các đánh giá khách quan và kiến nghị nhằm cải thiện chất lượng dịch vụ của công ty.
Định hướng phát triển của doanh nghiệp
INCOTRANS là công ty giao nhận vận chuyển, với sứ mệnh kết nối hàng hóa Việt Nam toàn cầu Chúng tôi nỗ lực trở thành nhà cung cấp dịch vụ hàng đầu trong ngành giao nhận và tiếp vận tại Việt Nam và khu vực.
Mục tiêu của INCOTRANS là mang lại giá trị kinh tế cao và hiệu quả nhất cho khách hàng, tạo dựng niềm tin với phương châm “Chất lượng hàng hóa đảm bảo nhất, Giá cả cạnh tranh nhất & Thời gian giao hàng nhanh nhất” Chúng tôi coi nhân viên là nguồn lực quan trọng nhất, góp phần vào sự thành công và đáp ứng mong đợi của khách hàng Do đó, INCOTRANS hướng đến xây dựng một đội ngũ chuyên nghiệp, đoàn kết, trong một môi trường làm việc bình đẳng và đảm bảo quyền lợi chính đáng Lãnh đạo và nhân viên công ty luôn thực hiện tinh thần “ĐOÀN KẾT – CHIA SẺ - TRÁCH NHIỆM & KỶ LUẬT”.
(Nguồn: Wedsite của công ty: http://incotrans.com.vn/ )
QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI LIÊN QUỐC TẾ (INCOTRANS)
Sơ đồ quy trình tổng quan
INCOTRANS cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển với hai hình thức: đi cước và không đi cước Hình thức đi cước bao gồm dịch vụ trọn gói, từ thuê tàu vận chuyển đến làm thủ tục hải quan và giao hàng cho khách Trong khi đó, hình thức không đi cước chỉ bao gồm việc làm thủ tục hải quan và giao hàng cho khách.
Nguồn: Bộ phận Nhập khẩu
Sơ đồ 2.1 Quy trình thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển đối với khách hàng có đi cước
Liên hệ đại lý đầu nước ngoài Nhận B/L Khai Manifest
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Làm thủ tục hải quan Nhận hàng Giao hàng cho khách
16 Đối với các khách hàng không đi cước:
Nguồn: Bộ phận Nhập khẩu
Sơ đồ 2.2 Quy trình thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển đối với khách hàng không đi cước
Quy trình thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty
(Các chứng từ liên quan xem ở phụ lục số 3.)
2.2.1 Liên hệ đại lý bên đầu nước ngoài
Theo chị Lam, nhân viên chứng từ hàng nhập, sau khi ký hợp đồng với khách hàng, nhân viên cần liên hệ với đại lý ở nước ngoài để họ làm việc với nhà xuất khẩu Đại lý sẽ đảm nhận các thủ tục cần thiết để xuất khẩu hàng hóa về Việt Nam.
Đại lý sẽ tìm kiếm các chuyến tàu vận chuyển phù hợp và thông báo cho công ty Sau đó, công ty sẽ tham khảo ý kiến khách hàng để lựa chọn chuyến tàu đáp ứng đúng yêu cầu của họ.
- Đại lý sẽ làm các thủ tục hải quan bên đầu nước ngoài, chịu trách nhiệm cho tới khi hàng hóa lên tàu
Hình thức hợp tác với đại lý nước ngoài mang lại lợi ích cho công ty trong việc chủ động vận chuyển hàng hóa quốc tế về Việt Nam, đồng thời giúp đơn giản hóa thủ tục xuất khẩu và rút ngắn thời gian thực hiện, giảm thiểu rủi ro Tuy nhiên, công ty cũng cần lưu ý rằng việc này sẽ dẫn đến việc phụ thuộc vào đại lý và chia sẻ lợi nhuận.
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Làm thủ tục hải quan Nhận hàng Giao hàng cho khách
2.2.2 Nhận B/L từ đại lý đầu nước ngoài
Sau khi hoàn tất các thủ tục, đại lý sẽ gửi bản nháp B/L cho nhân viên kiểm tra thông tin chính xác Tiếp theo, đại lý cung cấp thông tin cần thiết cho hãng tàu để phát hành Master B/L Cuối cùng, đại lý phát hành House B/L cho khách hàng và gửi cả hai loại B/L này cho nhân viên để xác nhận hàng hóa đã được lên tàu.
Bước nhận xét giúp các bên liên quan thống nhất về độ chính xác của B/L, từ đó giảm thiểu rủi ro sai sót không cần thiết, tiết kiệm thời gian, chi phí và bảo vệ uy tín Đây là một bước quan trọng, vì B/L đóng vai trò thiết yếu trong vận tải biển quốc tế.
2.2.3 Khai manifest cho hàng hóa trên tàu a Hàng nguyên container
Hãng tàu sẽ gửi thông báo phân quyền cho NVCT với các thông tin về con tàu và container
NVCT sẽ truy cập Cổng thông tin một cửa quốc gia của Tổng cục Hải Quan tại e-manifest.customs.gov.vn để khai báo manifest, bao gồm thông tin về con tàu, container và hàng hóa, trước thời hạn đóng cổng.
Coloader sẽ gửi thông báo phân quyền cho nhân viên chứng từ với các thông tin về con tàu và container
NVCT sẽ truy cập vào Cổng thông tin một cửa quốc gia của Tổng cục Hải Quan tại địa chỉ e-manifest.customs.gov.vn để thực hiện khai báo manifest liên quan đến thông tin của con tàu, container và hàng hóa trước thời hạn đóng cổng.
Hãng tàu hoặc coloader sẽ thông báo hàng đến cho nhân viên chăm sóc khách hàng (NVCT), và NVCT có trách nhiệm thông báo cho khách hàng Điều này giúp khách hàng chuẩn bị các hồ sơ chứng từ cần thiết như hóa đơn thương mại, danh sách hàng hóa đóng gói và hợp đồng thương mại.
2.2.5 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi thông báo hàng đến, nhân viên giao nhận sẽ đến công ty khách hàng để nhận chứng từ hoặc chờ khách hàng gửi chứng từ đến Nhân viên kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của bộ chứng từ; nếu phát hiện thiếu sót, họ sẽ liên hệ với khách hàng để bổ sung và chỉnh sửa cho phù hợp.
Đối với khách hàng không sử dụng dịch vụ vận chuyển, cần cung cấp đầy đủ các chứng từ như thông báo hàng đến, B/L, hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại và danh sách hàng hóa đóng gói.
Nhận xét: Bước này rất quan trọng, vì một sai sót nhỏ có thể dẫn đến nhiều rủi ro không mong muốn Việc giao nhận và kiểm tra các chứng từ trực tiếp sẽ đảm bảo độ chính xác cần thiết.
Khi đã có bộ chứng từ chính xác, nhân viên công ty tiến hành khai hải quan trực tiếp qua mạng điện tử bằng phần mềm ECUS – EX5 (VNACCS/VCIS) Họ nhập các thông tin cần thiết như tên công ty nhập khẩu, mã số thuế, địa chỉ, cùng với thông tin về công ty xuất khẩu, số vận đơn, số lượng hàng, khối lượng, địa điểm lưu kho, và ngày hàng đến Ngoài ra, nhân viên cũng cung cấp thông tin về hóa đơn, phương thức thanh toán, tổng giá trị hóa đơn và tỷ giá tính thuế Cuối cùng, họ nhập thêm thông tin về tên hàng hóa, số lượng, mã HS, thuế suất và loại hình kinh doanh của công ty khách hàng.
Sau khi hoàn tất, nhân viên sẽ sử dụng token của khách hàng hoặc trình ký từ xa để gửi thông tin đến Hải quan Hệ thống mạng Hải quan sẽ tiếp nhận, xử lý và xét duyệt thông tin, sau đó cấp số tờ khai và phân luồng cho lô hàng.
Sau khi nhận kết quả phân luồng, nhân viên công ty in 2 tờ khai hải quan điện tử và kiểm tra số tiền thuế phải nộp Họ sẽ cung cấp thông tin về số tiền thuế cho khách hàng, để khách hàng có thể đến ngân hàng thực hiện nghĩa vụ thuế vào ngân sách nhà nước.
Hộp 2.1 Số tiền thuế khách hàng phải nộp thể hiện trên tờ khai hải quan
Sau khi khách hàng hoàn tất việc đóng thuế, nhân viên kiểm tra sẽ in tờ khai container đủ tiêu chuẩn để chuyển giao cho nhân viên giao nhận, nhằm bổ sung vào hồ sơ cần thiết.
Đánh giá chung
Quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại INCOTRANS tương đồng với nhiều công ty trong cùng lĩnh vực Tuy nhiên, mỗi công ty có thể có những bước và trình tự khác nhau để phù hợp với hoàn cảnh riêng Do đó, quy trình nghiệp vụ của INCOTRANS vừa có những ưu điểm, vừa tồn tại hạn chế, ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh trong thị trường dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất – nhập khẩu.
INCOTRANS sở hữu cơ cấu tổ chức hợp lý với các phòng ban và bộ phận chuyên môn hóa, giúp mỗi nhân viên thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả Đội ngũ nhân viên thành thạo nghiệp vụ không chỉ giảm thiểu chi phí sai sót mà còn tiết kiệm thời gian hoàn thành công việc.
INCOTRANS đã xây dựng mối quan hệ vững chắc với các đại lý hãng tàu, đại lý đầu nước ngoài và hải quan, tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình làm việc Sự hợp tác này giúp công ty thực hiện giao nhận một cách hiệu quả, giảm thiểu khó khăn trong việc xử lý hồ sơ.
Khách hàng của INCOTRANS chủ yếu là những đối tác quen thuộc và lâu năm, giúp cho quá trình cung cấp dịch vụ diễn ra thuận lợi và hiệu quả Tất cả hồ sơ đều được lưu trữ cẩn thận, tạo điều kiện cho nhân viên làm việc dễ dàng, từ đó tiết kiệm thời gian và giảm thiểu chi phí sai sót.
Công ty hiện đang đối mặt với tình trạng thiếu nhân viên, dẫn đến áp lực công việc cao và hiệu quả không đạt yêu cầu, có thể gây ra sai sót và phát sinh chi phí ngoài ý muốn, ảnh hưởng đến uy tín với khách hàng Việc hợp tác với nhà vận tải bên ngoài cũng làm giảm tính chủ động trong quy trình vận chuyển, dễ dẫn đến rắc rối trong việc chuẩn bị phương tiện và xếp dỡ hàng hóa, gây chậm trễ trong giao nhận Sự thiếu hiểu biết về đặc tính hàng hóa có thể làm hư hỏng sản phẩm, dẫn đến chi phí phát sinh và giảm nguồn thu, đặc biệt là uy tín của công ty.
CÁC KIẾN NGHỊ ĐƯỢC ĐỀ XUẤT ĐỂ CẢI THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI INCOTRANS
Cơ sở đề xuất kiến nghị
Để nâng cao hiệu quả quy trình thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty, cần kết hợp giữa những hạn chế và ưu điểm hiện có, cùng với ý kiến đóng góp của nhân viên Những kiến nghị này sẽ giúp cải thiện quy trình làm việc, từ đó mang lại lợi ích cho cả công ty và nhân viên.
Quan điểm và mục tiêu đề xuất kiến nghị
Theo chị Lam, công ty hiện đang đối mặt với khó khăn lớn do chậm trễ trong dịch vụ giao nhận, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của công ty trong ngành Việc cải thiện vấn đề này không chỉ giúp công ty nổi bật hơn so với các đối thủ mà còn xây dựng lòng tin từ khách hàng hiện tại và tương lai, từ đó mang lại lợi ích về doanh thu và lợi nhuận.
- Giảm thiểu rủi ro về chậm trễ thời gian khi thực hiện dịch vụ giao nhận ở các khâu: chứng từ, giao nhận, vận tải
- Nâng cao nguồn nhân lực ổn định cho công ty.
Số tiền thuế khách hàng phải nộp thể hiện trên tờ khai hải quan
Sau khi khách hàng hoàn tất nghĩa vụ thuế, nhân viên kiểm tra sẽ in tờ khai container đủ điều kiện để chuyển giao cho nhân viên giao nhận, nhằm bổ sung vào hồ sơ cần thiết.
Nhận xét: Việc nhập liệu cẩn thận là rất quan trọng, vì sai sót có thể dẫn đến việc Hải quan không chấp nhận hồ sơ hoặc phân luồng vàng, đỏ, gây mất thời gian trong thủ tục và tiềm ẩn các rủi ro khác.
Theo anh Ngôn, nhân viên giao nhận, để chuẩn bị bộ hồ sơ giao nhận hàng, nhân viên cần có giấy giới thiệu của công ty, giấy thông báo hàng đến, và vận đơn gốc hoặc vận đơn surrender Sau khi hoàn tất, nhân viên sẽ nộp bộ hồ sơ này tại hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu và thanh toán các loại phí Local Charge để nhận lệnh giao hàng.
Khi nhận hàng nguyên container, nhân viên giao nhận (NVGN) sẽ thực hiện cước container trong quá trình lấy lệnh giao hàng Trên "Giấy mượn container về kho riêng", NVGN sẽ ghi chú đầy đủ thông tin như tên công ty mượn container, số container, số seal, số lượng container, ngày cập cảng và số tiền cước.
Khi lấy D/O, hãng tàu sẽ đóng dấu “giao thẳng” hoặc “rút ruột tại bãi” lên D/O, đặc biệt đối với hàng nguyên container; hàng lẻ không cần dấu này Dấu “Giao hàng thẳng” và “Rút ruột tại bãi” trên lệnh giao hàng thể hiện lệnh của hãng tàu cho phòng thương vụ cấp phiếu giao nhận container cho chủ lô hàng Việc không có dấu này có thể ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng.
"hàng giao thẳng" và “Rút ruột tại bãi” này thì phòng thương vụ sẽ không cấp phiếu giao nhận container và chủ hàng sẽ không lấy đƣợc hàng.
Dấu “giao thẳng” trên D/O do hãng tàu cấp
NVCT cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ như tờ khai thông quan, hợp đồng, hóa đơn (Invoice), danh sách đóng gói (packing list), giấy nộp thuế vào ngân sách nhà nước, giấy giới thiệu, vận đơn, lệnh giao hàng, và hóa đơn cước nếu nhập khẩu theo phương thức FOB.
NVGN sẽ ra cảng để thực hiện thủ tục Hải quan Tùy vào tờ khai đƣợc phân luồng nào mà các thủ tục khác nhau, nhƣ:
Luồng xanh: Không cần làm thủ tục
Luồng vàng: Mở tờ khai, kiểm tra bộ chứng từ
Luồng đỏ: Mở tờ khai, kiểm tra bộ chứng từ, kiểm tra thực tế hàng hóa
- Đầu tiên là mở tờ khai, NVGN sẽ chuyển bộ chứng từ gồm 1 giấy giới thiệu,
Để hoàn tất thủ tục hải quan, cần chuẩn bị 1 tờ khai hải quan điện tử, 1 hợp đồng, 1 Invoice, 1 packing list và 1 giấy nộp thuế cho hải quan kiểm tra Sau khi kiểm tra bộ chứng từ, nhân viên hải quan sẽ chuyển lên cấp cao hơn để phúc tập Nếu bộ chứng từ hợp lệ, hải quan sẽ đóng dấu và chuyển tờ khai về bộ phận trả tờ khai Nhân viên giao nhận sẽ đến đây để nhận lại tờ khai đã có dấu của hải quan.
- Bước thứ hai là kiểm tra thực tế hàng hóa Đối với tờ khai luồng đỏ thì
NVGN cần đăng ký kiểm tra thực tế hàng hóa, ngoại trừ tờ khai luồng vàng Số tờ khai sẽ hiển thị trên hệ thống hoặc có thể nhập để kiểm tra Sau khi đăng ký, tên hải quan phụ trách sẽ xuất hiện trên màn hình Đối với hàng nguyên container, NVGN mang lệnh giao hàng đến phòng đăng ký chuyển bãi kiểm hóa để chuyển container Nhân viên sẽ tra cứu vị trí container tại cảng và liên hệ với cơ quan hải quan để tiến hành kiểm hóa Đối với hàng lẻ, NVGN đến phòng hải quan giám sát kho, liên hệ với đại diện cảng để lấy hàng ra kiểm tra thực tế Đại diện cảng sẽ cấp phiếu đăng ký kiểm tra hàng hóa cho nhân viên giao nhận, sau đó họ đưa giấy này cho thủ kho để lấy hàng Cuối cùng, nhân viên giao nhận sẽ liên hệ với cơ quan hải quan đã được phân công để bắt đầu kiểm hóa và nhận lại tờ khai hải quan.
Bước thứ ba trong quy trình là lấy hàng ra khỏi cảng Đối với tờ khai luồng xanh, việc này được thực hiện ngay lập tức nhờ vào quy trình thông quan điện tử Đối với luồng vàng, sau khi kiểm tra chứng từ mà không yêu cầu kiểm tra thực tế, hàng hóa cũng có thể được lấy ra khỏi cảng.
2.2.9 Nhận hàng a Nhận hàng container tại bãi
Tại phòng thương vụ, nhân viên giao nhận cần cầm lệnh D/O gốc đã được đóng dấu "hàng giao thẳng" để xuất phiếu EIR, bao gồm phí nâng hạ container và phí lưu kho Sau khi nhận phiếu EIR, nhân viên phải kiểm tra kỹ thông tin về tên hãng tàu, số container và số seal Nếu phát hiện sai sót, cần báo ngay cho nhân viên in phiếu EIR để sửa chữa Cuối cùng, sau khi có phiếu EIR, nhân viên giao nhận sẽ đến khu vực hải quan giám sát hàng nhập để thanh lý tờ khai.
21 hàng nhập nguyên container Sau đó giao phiếu EIR cho nhà xe để vận chuyển hàng hóa ra khỏi cảng.
Hải quan giám sát đóng dấu thanh lý tờ khai
b Nhận hàng tại kho CFS
Tại phòng thương vụ, nhân viên giao nhận nộp lệnh D/O gốc để in phiếu xuất kho, đã bao gồm phí nâng hạ container và phí lưu kho Sau đó, nhân viên tiếp tục mang phiếu xuất kho đến hải quan kho.
Sau khi đối chiếu, hải quan sẽ đóng dấu vào phiếu xuất kho đầu tiên (liên màu trắng) và giữ lại liên này Để tiết kiệm thời gian cho xe nhận hàng, nhân viên giao nhận (NVGN) sẽ mang bộ phiếu xuất kho cùng với thông tin biển số xe đến gặp hải quan để điều phối xe ra vào cảng NVGN cũng sẽ đăng ký thông tin cho xe vào cảng.
Khi xe vào cổng, cần đo tải trọng để đảm bảo khả năng chở hàng Nếu đạt yêu cầu, hải quan sẽ cho phép xe vào Tại kho, nhân viên giao nhận xuất trình phiếu xuất kho và phiếu đo tải trọng cho thủ kho Thủ kho sẽ cho người mang hàng ra và đưa lên phương tiện vận tải, đồng thời đóng dấu xác nhận vào phiếu xuất kho và giữ lại liên xuất kho màu trắng Để chở hàng ra khỏi cảng, nhân viên giao nhận cần xuất trình giấy tờ bao gồm một tờ khai gốc.
Để hoàn tất thủ tục hải quan, cần chuẩn bị 1 tờ khai photo, 1 D/O và các liên phiếu xuất kho còn lại để trình cho hải quan giám sát cổng Nếu các tài liệu hợp lệ, hải quan sẽ đóng dấu lên phiếu xuất kho giám sát cổng (liên màu vàng) và giữ lại D/O cùng với 1 liên phiếu xuất kho (liên màu xanh) Các chứng từ còn lại sẽ được trả lại cho nhân viên giao nhận.
Trước khi rời cảng, người vận tải cần nộp phiếu xuất kho (liên màu vàng) đã có chữ ký và dấu của hải quan giám sát Nhân viên NVGN sẽ giữ lại 1 phiếu xuất kho (liên màu hồng), hoàn tất thủ tục nhận hàng tại cảng.
2.2.10 Giao hàng cho khách hàng
NVGN sẽ cung cấp phiếu EIR cùng với biên bản bàn giao hàng hóa cho công ty vận tải, giúp họ sắp xếp xe vào cảng để nhận hàng và chuyển về kho Sau khi hoàn tất, hàng hóa sẽ được bàn giao và biên bản giao hàng sẽ được ký kết với chủ hàng.
Sau khi giao hàng về kho của khách hàng, công ty vận tải sẽ lập biên bản bàn giao hàng hóa để khách hàng ký nhận Sau đó, container sẽ được đưa ra cảng để trả lại cho hãng tàu nếu có cước container Khi hoàn tất, công ty vận tải sẽ gửi biên bản giao nhận hàng hóa đã có chữ ký của khách hàng về cho INCOTRANS Sau khi thực hiện đầy đủ các thủ tục và chủ hàng đã nhận hàng, quy trình nhập khẩu coi như đã hoàn tất.
Hợp tác với công ty vận tải bên ngoài mang lại lợi ích tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa thời gian cho doanh nghiệp Đặc biệt, với quy mô nhỏ, việc thuê dịch vụ vận tải bên ngoài là giải pháp hiệu quả nhất để nâng cao quy trình hoạt động.
Quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại INCOTRANS tương đồng với quy trình của nhiều công ty trong ngành Tuy nhiên, mỗi công ty có những bước và trình tự khác nhau để phù hợp với hoàn cảnh riêng Do đó, quy trình nghiệp vụ của INCOTRANS có những ưu điểm và nhược điểm, ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh trong thị trường dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất – nhập khẩu.
INCOTRANS sở hữu một cơ cấu tổ chức hợp lý, với từng phòng ban và bộ phận đảm nhận công việc theo chuyên môn riêng Nhân viên công ty có trình độ nghiệp vụ cao, giúp giảm thiểu chi phí do sai sót và tiết kiệm thời gian hoàn thành công việc.
INCOTRANS đã thiết lập mối quan hệ vững chắc với các đại lý hãng tàu, đại lý nước ngoài và hải quan, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong quá trình làm việc Những mối quan hệ này giúp quá trình giao nhận diễn ra suôn sẻ và giảm thiểu khó khăn trong việc xử lý hồ sơ.
Hầu hết khách hàng của INCOTRANS là những khách hàng quen thuộc và lâu năm, giúp quá trình thực hiện dịch vụ diễn ra suôn sẻ và phối hợp hiệu quả Tất cả hồ sơ đều được lưu trữ, tạo điều kiện cho nhân viên làm việc dễ dàng, từ đó tiết kiệm thời gian và giảm thiểu chi phí sai sót.
Công ty đang gặp khó khăn do số lượng nhân viên ít, dẫn đến áp lực công việc cao và hiệu quả không đạt yêu cầu, có thể gây ra sai sót và phát sinh chi phí ngoài ý muốn, ảnh hưởng đến uy tín với khách hàng Việc hợp tác với nhà vận tải bên ngoài cũng khiến công ty không chủ động trong vận tải, dễ gặp rắc rối trong việc chuẩn bị phương tiện và giao hàng đúng tiến độ Điều này có thể dẫn đến hư hỏng hàng hóa và phát sinh thêm thời gian, chi phí để giải quyết, làm giảm doanh thu và uy tín của công ty.
CHƯƠNG 3 CÁC KIẾN NGHỊ ĐƯỢC ĐỀ XUẤT ĐỂ CẢI THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG
3.1 Cơ sở đề xuất kiến nghị
Kết hợp giữa các hạn chế và ưu điểm, cùng với ý kiến của nhân viên về quy trình thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty, nhằm đưa ra những kiến nghị hữu ích cho cả công ty và nhân viên.
3.2 Quan điểm và mục tiêu đề xuất kiến nghị
Theo chị Lam, công ty hiện đang gặp khó khăn do chậm trễ trong dịch vụ giao nhận, một yếu tố quan trọng quyết định uy tín của công ty trong ngành Cải thiện vấn đề này sẽ giúp công ty nổi bật hơn so với đối thủ, củng cố lòng tin của khách hàng hiện tại và tương lai, từ đó gia tăng doanh thu và lợi nhuận.
- Giảm thiểu rủi ro về chậm trễ thời gian khi thực hiện dịch vụ giao nhận ở các khâu: chứng từ, giao nhận, vận tải
- Nâng cao nguồn nhân lực ổn định cho công ty
3.3.1 Kiến nghị đối với các phòng ban Đối với nhân viên chứng từ:
