TỔNG QUAN VỀ LOGISTICS VÀ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN
Tổng quan về Logistics
Sự phát triển của lực lượng sản xuất và cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật đã dẫn đến sự gia tăng đáng kể về khối lượng hàng hóa và sản phẩm Khi khoảng cách trong các lĩnh vực cạnh tranh truyền thống như chất lượng và giá cả thu hẹp, các nhà sản xuất đã chuyển sang cạnh tranh về quản lý hàng tồn kho, tốc độ giao hàng và tối ưu hóa quy trình lưu chuyển nguyên liệu Điều này tạo cơ hội cho logistics phát triển mạnh mẽ trong kinh doanh Ban đầu, logistics chỉ được xem là một phương thức kinh doanh mới, nhưng qua thời gian, nó đã trở thành một ngành dịch vụ chuyên môn hóa quan trọng trong giao thương quốc tế.
Logistics, qua dòng chảy lịch sử, đã được nghiên cứu và áp dụng trong lĩnh vực kinh doanh, đặc biệt là trong quản lý chuỗi cung ứng và hệ thống phân phối vật chất của doanh nghiệp Mặc dù có nhiều khái niệm khác nhau về logistics trên thế giới, được xây dựng dựa trên ngành nghề và mục đích nghiên cứu dịch vụ logistics, nhưng vẫn có thể nêu ra một số khái niệm chủ yếu.
Logistics được định nghĩa bởi Liên Hợp Quốc (Khóa đào tạo quốc tế về vận tải đa phương thức và quản lý logistics, Đại học Ngoại Thương, tháng 10/2002) là hoạt động quản lý quá trình lưu chuyển nguyên vật liệu Quá trình này bao gồm các khâu lưu kho, sản xuất sản phẩm và phân phối đến tay người tiêu dùng, tất cả đều phải đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Logistics là quá trình lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát hiệu quả, tiết kiệm chi phí cho việc lưu chuyển và lưu trữ nguyên vật liệu, hàng tồn, thành phẩm cùng thông tin liên quan Mục tiêu của logistics là đảm bảo sự thỏa mãn yêu cầu của khách hàng từ điểm xuất xứ đến điểm tiêu thụ.
Luật Thương mại Việt Nam năm 2005 (Điều 233) định nghĩa dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, trong đó thương nhân thực hiện một hoặc nhiều công đoạn như nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục hải quan và các thủ tục giấy tờ khác, cũng như cung cấp dịch vụ tư vấn.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ cho 5 khách hàng, bao gồm đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hạng và các dịch vụ liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận Điều này giúp chúng tôi nhận được thù lao từ các dịch vụ đã thực hiện.
Mặc dù có nhiều quan điểm khác nhau nhƣng khái niệm về Logistics có thể chia thành 2 nhóm:
Định nghĩa hẹp về logistics, như trong Luật Thương mại 2005, coi logistics gần giống với hoạt động giao nhận hàng hóa, nhưng cũng có tính mở với cụm từ “hoặc các dịch vụ khác có liên quan tới hàng hóa” Trong một số lĩnh vực chuyên ngành, khái niệm logistics bị giới hạn trong phạm vi cụ thể của ngành đó, chẳng hạn như trong quân sự Theo quan điểm này, dịch vụ logistics chủ yếu là tập hợp các yếu tố hỗ trợ cho quá trình vận chuyển sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, và dịch vụ này có nhiều yếu tố vận tải, khiến người cung cấp dịch vụ logistics không khác biệt nhiều so với nhà cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức (MTO).
Dịch vụ logistics được định nghĩa rộng rãi, bao gồm toàn bộ quá trình từ giai đoạn tiền sản xuất cho đến khi hàng hóa đến tay người tiêu dùng cuối cùng Nó bao gồm việc nhập nguyên liệu, sản xuất hàng hóa và phân phối đến tay người tiêu dùng Định nghĩa này giúp phân biệt giữa các nhà cung cấp dịch vụ đơn lẻ như vận tải, giao nhận và một nhà cung cấp dịch vụ logistics chuyên nghiệp, người đảm nhận toàn bộ quy trình Nhà cung cấp dịch vụ logistics chuyên nghiệp cần có chuyên môn vững vàng để cung cấp dịch vụ trọn gói cho các nhà sản xuất Công việc này yêu cầu sự chuyên môn hóa cao, ví dụ như trong lĩnh vực sản xuất thép, nhà cung cấp sẽ quản lý cân đối sản lượng và hàng tồn kho, tư vấn về chu trình sản xuất và thiết lập các kênh phân phối cũng như chương trình marketing để đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng.
1.1.2 Đặc điểm và vai trò của ngành dịch vụ Logistics
1.1.2.1 Đặc điểm của ngành dịch vụ Logistics
Các chuyên gia nghiên cứu về dịch vụ logistics đã rút ra một số đặc điểm cơ bản của ngành dịch vụ này nhƣ sau:
∙ Logistics là tổng hợp các hoạt động của doanh nghiệp trên 3 khía cạnh chính, đó là logistics sinh tồn, logistics hoạt động và logistics hệ thống
Logistics sinh tồn liên quan trực tiếp đến các nhu cầu cơ bản của con người, phản ánh bản năng sinh tồn và sự cần thiết trong cuộc sống Nó tập trung vào việc xác định những gì cần thiết, số lượng cần thiết, thời điểm và địa điểm cung cấp Do đó, logistics sinh tồn không chỉ là khái niệm mà còn là nền tảng quan trọng cho tất cả các hoạt động logistics.
Logistics hoạt động là một bước tiến quan trọng trong sự phát triển của logistics, liên quan chặt chẽ đến toàn bộ quy trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp Nó bao gồm việc quản lý vận chuyển và lưu kho nguyên liệu đầu vào, đảm bảo chúng di chuyển hiệu quả qua các giai đoạn trong doanh nghiệp, thâm nhập vào các kênh phân phối và cuối cùng đến tay người tiêu dùng.
Hệ thống logistics đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp Các yếu tố chính của logistics hệ thống bao gồm máy móc thiết bị, nguồn nhân lực, công nghệ và cơ sở hạ tầng nhà xưởng, tất cả đều góp phần tạo nên sự vận hành trơn tru và tối ưu hóa quy trình.
∙ Logistics sinh tồn, hoạt động và hệ thống có mối liên hệ chặt chẽ, tạo cơ sở hình thành hệ thống logistics hoàn chỉnh
Logistics đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm đến tay người tiêu dùng Doanh nghiệp có thể linh hoạt kết hợp các yếu tố logistics phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình Ngoài ra, logistics còn giúp quản lý hiệu quả việc di chuyển và lưu trữ nguyên vật liệu đầu vào cũng như bán thành phẩm trong nội bộ doanh nghiệp.
Logistics là sự phát triển toàn diện của dịch vụ vận tải giao nhận, không chỉ đơn thuần là đại diện cho khách hàng trong các khâu như thuê tàu hay làm thủ tục thông quan Ngày nay, logistics đã mở rộng khái niệm vận tải giao nhận truyền thống, cung cấp dịch vụ trọn gói từ kho đến kho (Door to Door), trở thành một chủ thể quan trọng trong các hoạt động vận tải và giao nhận.
Người giao nhận vận tải ngày nay phải quản lý một hệ thống đồng bộ từ giao nhận đến vận tải, bao gồm cung ứng nguyên vật liệu, bảo quản hàng hóa trong kho, và phân phối hàng hóa đúng thời điểm Họ cũng cần sử dụng thông tin điện tử để theo dõi và kiểm tra quy trình Do đó, người giao nhận vận tải không chỉ đơn thuần là người vận chuyển mà còn trở thành nhà cung cấp dịch vụ logistics, chịu trách nhiệm trước các nguồn luật điều chỉnh.
∙ Logistics là sự phát triển hoàn thiện dịch vụ vận tải đa phương thức:
Trước đây, hàng hóa thường được vận chuyển theo hình thức hàng lẻ, dẫn đến rủi ro mất mát cao và yêu cầu người gửi hàng ký nhiều hợp đồng với các nhà vận tải khác nhau Tuy nhiên, vào những năm 60-70 của thế kỷ XX, cách mạng container đã mang lại sự an toàn và độ tin cậy trong vận chuyển, tạo nền tảng cho sự phát triển của vận tải đa phương thức Khi vận tải đa phương thức ra đời, chủ hàng chỉ cần ký một hợp đồng duy nhất với nhà kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO), người sẽ tổ chức toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa từ nhận đến giao bằng một chứng từ vận tải duy nhất, dù không phải là người chuyên chở thực tế MTO chính là nhà cung cấp dịch vụ logistics trong mô hình này.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VẬN CHUYỂN THÀNH PHÚ AN
Giới thiệu về Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Chuyển Thành Phú An
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VẬN CHUYỂN THÀNH PHÚ AN, tọa lạc tại số 16 đường D4, khu dân cư Nam Long, phường Phước Long B, quận 9, TP.HCM, chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển uy tín Để biết thêm thông tin hoặc đặt dịch vụ, quý khách hàng có thể liên hệ qua số điện thoại 0976.666.763.
Giám đốc điều hành: Ông Đới Đăng Đương
Quá trình hình thành của công ty
Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Chuyển Thành Phú An, thành lập tháng 12/2011 tại Tp Hồ Chí Minh, chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa và giao nhận trong nước và quốc tế Chúng tôi hoạt động độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân và tuân thủ quy định của pháp luật Việt Nam, bao gồm cả dịch vụ môi giới tàu biển, vận chuyển quá cảnh, chuyển khẩu và dịch vụ cảng.
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, hoạt động xuất nhập khẩu đang phát triển mạnh mẽ Các doanh nghiệp hiện nay đang tìm kiếm giải pháp để tối ưu hóa quy trình phân phối, giúp hàng hóa nhanh chóng đến tay người tiêu dùng với chi phí thấp nhất, đồng thời mang lại sự tiện lợi cho khách hàng.
Để đạt được 35 ích cao nhất, cần tổ chức các dịch vụ một cách tối ưu và giảm thiểu chi phí liên quan đến chúng ở mức thấp nhất.
Nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Chuyển Thành Phú An đã phát triển thành một trung gian cung cấp dịch vụ logistics trong quy trình kinh doanh xuất nhập khẩu.
Lịch sử phát triển của công ty
Kể từ khi thành lập, Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Chuyển Thành Phú đã trải qua một quá trình phát triển mạnh mẽ, đồng hành cùng sự biến đổi của nền kinh tế.
Đơn vị đã duy trì hoạt động ổn định và hiệu quả, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước, tuân thủ pháp luật và chấp hành nghiêm túc các chủ trương, chính sách của Nhà nước.
Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Chuyển Thành Phú tự hào sở hữu đội ngũ nhân viên có trình độ và kinh nghiệm dày dạn, cùng với mạng lưới kinh doanh toàn cầu mạnh mẽ.
Công ty chúng tôi đã không ngừng phát triển và mở rộng hoạt động, đồng thời cải thiện chất lượng dịch vụ nhằm phục vụ khách hàng trong nước và quốc tế Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ tốt nhất với mức giá cạnh tranh hợp lý.
2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của công ty
Dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế
Dịch vụ giao nhận xuất nhập khẩu
Dịch vụ làm thủ tục thông quan hàng hóa tại các cửa khẩu
Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu
Mở tờ khai hải quan
Làm bộ chứng từ hoàn chỉnh
Tƣ vấn chính sách thuế xuất nhập khẩu
2.1.3 Hệ thống tổ chức của công ty
Công ty áp dụng mô hình quản lý với một Giám đốc chịu trách nhiệm chính, trong đó các bộ phận khác có nhiệm vụ báo cáo công việc và đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Mỗi cá nhân trong công ty cũng phải chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả công việc của mình.
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty
(Nguồn: Phòng nhân sự Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Chuyển Thành Phú An)
Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
6 Giám đốc: Điều hành và chịu trách nhiệm cá nhân trước Pháp luật và cơ quan quản lý nhà nước về mọi hoạt động kinh doanh của Công ty
Phòng Tài chính - Kế toán:
Thực hiện các công việc quản lý tài chính chung cho toàn Công ty nhƣ tình hình về tài sản, chi phí, lương thưởng
Lập kế hoạch sử dụng nguồn vốn và chi phí là rất quan trọng để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong việc sử dụng tài chính Ngoài ra, việc định kỳ lập bảng báo cáo phân tích tài chính cho Giám đốc Công ty sẽ giúp đánh giá tình hình tài chính một cách chính xác và kịp thời.
Tổng hợp và theo dõi giá trị các hợp đồng, quản lý các chi phí liên quan đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng, đồng thời thực hiện đầy đủ các điều khoản của hợp đồng Đảm bảo tuân thủ pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước trong quá trình quản lý.
Bộ phận giao nhận và bộ phận chứng từ hoạt động hỗ trợ lẫn nhau, giúp hoàn thành công việc hiệu quả, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất kinh doanh của công ty.
Thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa tại cảng biển, sân bay
Thực hiện các nghiệp vụ chứng từ về giao nhận hàng xuất nhập khẩu
Tiếp nhận và lưu trữ các công văn, thông tư, quyết định, nghị định từ các cơ quan như Cơ quan Hải quan, Bộ Thương mại, Phòng Thương mại và Công nghiệp, Cục Kiểm dịch thực vật, Cục Thú y và các cơ quan liên quan khác là cần thiết để đảm bảo hoạt động thông quan xuất nhập khẩu hàng hóa diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Tăng cường mở rộng mối quan hệ với Hải quan tại sân bay và cảng biển
Hoàn thành bộ chứng từ phục vụ các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa
Chịu trách nhiệm liên hệ trực tiếp với khách hàng, đại lý hãng tàu để hoàn thành chứng từ đúng thời hạn
Kết hợp với bộ phận Giao nhận để hoàn thành thủ tục xuất nhập khẩu tại sân bay, cảng biển
Quản lý hành lý chung cho công ty nhƣ quản lý nhân sự, quản lý tài sản cố định của công ty…
Quản lý giao nhận hàng, quản lý kho
Tổng hợp các báo cáo phòng ban cho Giám đốc và các báo cáo lên cấp quản lý
Thực hiện công tác quảng cáo và quản lý thông tin dẫn đến việc ký kết hợp đồng
Quản lý tuyển dụng, đào tạo và giám sát hệ sinh thái nhân viên trong công ty
2.1.4 Tình hình nhân sự của công ty
Bảng 2.1: Cơ cấu lao động của công ty
(Nguồn: Phòng nhân sự Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Chuyển Thành Phú An)
2.1.5 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây
Bảng 2.2: Kết quả kinh doanh của công ty năm 2018 – 2020 Đơn vị: triệu đồng
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thành Phú An)
Biểu đồ 2.1: Kết quả kinh doanh của công ty từ năm 2018 – 2020
Chi phí Lợi nhuận sau thế
KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY NĂM 2018 - 2020
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thành Phú An)
Doanh thu của công ty đã có sự tăng trưởng mạnh mẽ qua các năm, đạt mức cao nhất vào năm 2020 với 46.189.000.000 VNĐ So với năm 2018, doanh thu năm 2019 tăng 6.873.000.000 VNĐ, tương ứng với 23,57% Tiếp tục đà phát triển, doanh thu năm 2020 so với năm 2019 tăng 10.164.000.000 VNĐ, tương ứng với 28,21% Sự gia tăng doanh thu này chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố khác nhau và chủ yếu đến từ hoạt động kinh doanh của công ty.
Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Chuyển Thành Phú An 41 1 Khối lƣợng hàng hóa xuất nhập khẩu đƣợc giao nhận
2.2.1 Khối lƣợng hàng hóa xuất nhập khẩu đƣợc giao nhận
Bảng 2.3: Tổng khối lƣợng hàng hóa đƣợc giao nhận giai đoạn 2018 - 2020 Đơn vị: Tấn
(Nguồn: Phòng XNK Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thành Phú An)
Biểu đồ 2.2: Khối lƣợng hàng hóa giao nhận giai đoạn 2018 – 2020
(Nguồn: Phòng XNK Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thành Phú An)
Từ năm 2018 đến năm 2020, khối lượng hàng hóa giao nhận có sự biến động rõ rệt Năm 2018, tổng giá trị hàng xuất nhập khẩu đạt 684.414 tấn, nhưng sang năm 2019, con số này giảm 9,33%, tương đương 63.852 tấn Đến năm 2020, khối lượng hàng hóa tăng trở lại với mức tăng 11,98%, tương ứng 84.484 tấn Sự thay đổi này cho thấy hoạt động giao nhận của công ty đã gặp khó khăn trong hai năm gần đây, với sự biến động cụ thể giữa hàng hóa nhập khẩu và xuất khẩu.
Khối lượng hàng hóa nhập khẩu đã giảm liên tục trong các năm qua, với tổng khối lượng năm 2018 đạt 526.204 tấn Năm 2019, khối lượng hàng nhập khẩu giảm mạnh 113.875 tấn, tương ứng 21,64% so với năm trước Đến năm 2020, khối lượng tiếp tục suy giảm còn 389.726 tấn, giảm 22.603 tấn, tương đương 5,79% Nguyên nhân chính của sự sụt giảm này là do công ty đã mất đi một số yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh.
Số liệu cho thấy khối lượng hàng nhập khẩu của công ty luôn vượt trội so với hàng xuất khẩu, điều này chứng tỏ công ty đã khai thác hiệu quả nguồn hàng nhập Với vai trò là đại lý cho các hãng giao nhận vận tải quốc tế, công ty không chỉ đưa hàng hóa đến tay người nhận mà còn thực hiện phân phối theo yêu cầu, đáp ứng nhu cầu của khách hàng truyền thống.
Khối lƣợng hàng hóa xuất khẩu biến động tăng Năm 2019, số liệu tăng so với năm
Từ năm 2018, sản lượng xuất khẩu đạt 50.023 tấn, tăng 31,62% Đến năm 2020, con số này nhanh chóng tăng lên 107.087 tấn, tương ứng với mức tăng 33,96% so với năm 2019 Sự gia tăng này phản ánh nỗ lực của công ty trong việc khai thác mặt hàng xuất khẩu.
2.2.2 Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại công ty
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Chuyển Thành Phú An
Hình 2.2: Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
Tổ chức nhận – vận chuyển hàng hóa đến cảng Lên tờ khai – chuẩn bị làm thủ tục hải quan
Thanh lý tờ khai Vào sổ tàu Quyết toán với khách hàng
(Nguồn phòng kinh doanh xuất nhập khẩu)
Bước 1: Chuẩn bị hàng hoá
Nếu công ty khách hàng không thực hiện bước chuẩn bị hàng hóa, công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Chuyển Thành Phú An sẽ đảm nhiệm Nhân viên giao nhận sẽ giám sát quá trình làm hàng, hướng dẫn chủ hàng và thực hiện các thủ tục cần thiết Có hai trường hợp: nếu là hàng lẻ, hàng sẽ được chuyển đến kho CFS tại cảng để đóng vào container; nếu là hàng nguyên container, sẽ thực hiện thủ tục mượn container để đóng hàng và chuyển về bãi container tại cảng đi.
Bước 2: Hợp đồng lưu khoang (Booking note)
Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Chuyển Thành Phú An nhận thông tin từ khách hàng về Bill of lading do hãng tàu bên nhập khẩu cấp
Thủ tục mượn container rỗng bắt đầu khi công ty nhận thông tin từ khách hàng, bao gồm tên hàng, trọng lượng, cảng đi, cảng đến, số lượng container và loại container (20’, 40’, container lạnh hay container khô), cũng như địa điểm đóng hàng (kho hay bãi) Sau khi thu thập các chi tiết này, nhân viên giao nhận sẽ liên hệ với hãng tàu để thực hiện việc đăng ký container, được gọi là Booking note Nhân viên của hãng tàu có thể gửi Booking note qua fax, email, hoặc trực tiếp đến văn phòng hãng tàu để nhận.
Sau khi nhận yêu cầu đặt container, hãng tàu sẽ xem xét và nếu chấp nhận, sẽ gửi fax một booking note cho công ty, ghi rõ số booking, tên chủ hàng, loại hàng, số lượng container, tên tàu, số chuyến, ngày tàu chạy và thời gian đóng cửa Nhân viên giao nhận kiểm tra booking, yêu cầu sửa nếu có sai sót, và nếu chính xác, sẽ mang booking đến văn phòng đại diện của hãng tàu để đổi lấy “Lệnh cấp container rỗng” và seal tương ứng Sau khi nhận lệnh cấp container rỗng và seal, nhân viên giao nhận sẽ xuống cảng để thanh toán Nhân viên thu ngân sẽ xác nhận đã thu tiền và cấp cho nhân viên giao nhận hai liên biên lai giao nhận.
Nhân viên giao nhận mang theo liên biên lai và lệnh cấp cont rỗng đến phòng điều độ cảng để yêu cầu hạ cont Biên lai còn lại sẽ được nộp cho phòng chạy điện để cấp điện cho cont lạnh sau khi hoàn tất việc đóng hàng Sau khi cont được hạ, nhân viên giao nhận kiểm tra số cont và thông báo cho văn phòng đại diện của hãng tàu Lệnh cấp cont rỗng ghi rõ địa chỉ, từ đó nhân viên giao nhận sẽ liên hệ điều xe đến chở cont.
Người giao nhận Thành Phú An nắm rõ vị trí mở tờ khai Hải quan và tiến hành liên hệ với hãng tàu để nộp đơn xin mượn container phục vụ cho việc đóng hàng xuất khẩu.
Bước 3: Chuẩn bị chứng từ
Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Chuyển Thành Phú An chuyên nhận chứng từ từ khách hàng như hoá đơn, hợp đồng và packing list, sau đó tiến hành xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
Hồ sơ để xin cấp C/O
Giấy giới thiệu của Công ty (1bản chính)
Phiếu xác nhận đã đăng ký tờ khai hải quan
Phiếu ghi chép hồ sơ
Packing list (nếu có) Đơn đề nghị cấp C/O đã đƣợc kê khai hoàn chỉnh và hợp lệ (1 bản chính)
Bộ C/O đã đƣợc kê khai hoàn chỉnh gồm một (01) bản chính có đóng dấu ORIGNAL,
(2) bản sao có đóng dấu COPY
Tờ khai hải quan đã làm thủ tục hải quan (1 bản chính)
Tổ chức cấp C/O có quyền yêu cầu Người đề nghị cấp C/O cung cấp thêm các chứng từ liên quan đến sản phẩm xuất khẩu, bao gồm tờ khai hải quan nhập khẩu nguyên phụ liệu, giấy phép xuất khẩu, hợp đồng mua bán, hóa đơn giá trị gia tăng mua bán nguyên phụ liệu trong nước, mẫu nguyên phụ liệu hoặc sản phẩm xuất khẩu, cùng các chứng từ khác để xác minh xuất xứ sản phẩm xuất khẩu.
Để thực hiện thủ tục cấp C/O, nhân viên giao nhận cần mang hồ sơ đến Lầu 1, Trung tâm hỗ trợ xúc tiến thương mại – đầu tư, đường Võ Thị Sáu, Q1, Tp.HCM Tại đây, nhân viên sẽ đóng số thứ tự vào góc phải mỗi C/O và nhập số tỷ xích vào máy tính theo thứ tự đã đánh Sau đó, hồ sơ sẽ được nộp vào bộ phận tiếp nhận C/O, và nhân viên giao nhận sẽ chờ cán bộ kiểm tra để nhận lại Tờ khai và Phiếu xác nhận.
46 đã hoàn tất thủ tục Hải quan, bao gồm phụ lục tờ khai và phiếu nhận/trả C/O có chữ ký của cán bộ kiểm tra Thông thường, nếu hồ sơ được nộp vào buổi sáng, người nộp có thể nhận C/O vào chiều cùng ngày hoặc hẹn sau 1 ngày để đóng lệ phí và nhận C/O.
Kiểm tra bộ chứng từ là một bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa, ảnh hưởng lớn đến các bước nghiệp vụ phức tạp tiếp theo.
Nhân viên giao nhận cần kiểm tra kỹ hợp đồng, bao gồm ngày ký kết, ngày hết hạn và các điều khoản liên quan Họ cũng phải xác minh tính chính xác của bản dịch so với hợp đồng gốc.
Đánh giá thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty 52 1 Những thành tựu đạt đƣợc
2.3.1 Những thành tựu đạt đƣợc
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường biển tại công ty được thiết kế chặt chẽ với các giai đoạn rõ ràng, giúp nhân viên dễ dàng theo dõi và thực hiện Công ty cũng cam kết tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật trong quá trình thực hiện thủ tục xuất khẩu lô hàng.
Nguồn nhân lực trẻ, năng động
Công ty cam kết cung cấp nhiều chính sách đãi ngộ hấp dẫn cho nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi để họ tích lũy kinh nghiệm và tham gia các khóa bồi dưỡng nâng cao kiến thức, từ đó giúp nhân viên trở nên nhạy bén hơn trong việc giải quyết công việc.
Chất lƣợng của quy trình đƣợc nhiều khách hàng đánh giá cao nên tạo đƣợc uy tín cho công ty
Về cơ cấu dịch vụ giao nhận
Chất lượng dịch vụ của công ty cần cải thiện, mặc dù có nhiều gói sản phẩm đa dạng nhưng chưa có dịch vụ trọn gói cho doanh nghiệp Giá cả dịch vụ vẫn cao hơn so với đối thủ cạnh tranh và không có sự phân biệt giá giữa các nhóm khách hàng.
Về thị trường giao nhận
Bộ phận Sale & Marketing của công ty còn yếu, dẫn đến khả năng cạnh tranh thấp và thiếu chiến lược hấp dẫn để thu hút thị trường Khách hàng chỉ được thu hút ở mức trung bình, khiến lượng hàng hóa của công ty cũng hạn chế Mặc dù đã hoạt động lâu trong ngành vận tải, nhưng thị phần của công ty vẫn chỉ chiếm một phần nhỏ trong thị trường giao nhận hiện nay.
Về quy trình giao nhận hàng xuất khẩu
Trong quá trình làm thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận thường gặp khó khăn do chứng từ sai lệch hoặc thiếu hụt, dẫn đến việc kéo dài thời gian giao nhận và phát sinh chi phí không cần thiết Việc phải kiểm tra chứng từ trong khi thực hiện thủ tục hải quan khiến việc giao hàng cho khách hàng bị chậm trễ, dẫn đến bỏ lỡ nhiều lô hàng quan trọng Ngoài ra, việc áp mã thuế hoặc tính sai tiền thuế cũng gây khó khăn cho nhân viên giao nhận, ảnh hưởng đến tiến trình làm việc.
Mặc dù có phương tiện vận tải, nhưng số lượng vẫn còn hạn chế, chỉ đáp ứng một phần nhu cầu chuyên chở hàng hóa của công ty Cơ sở vật chất kho bãi và xe vận chuyển còn yếu kém, ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận, dẫn đến việc chậm trễ trong tiến độ giao hàng và tăng chi phí lưu kho trong thời điểm cao điểm khi lượng hàng hóa tăng cao.
Nhân viên thiếu kinh nghiệm trong việc xử lý hàng hóa thường gặp phải các vấn đề như khai sai mã thuế và bị Hải Quan yêu cầu điều chỉnh thủ tục, dẫn đến việc phải giám định lại Những sai sót này không chỉ tốn thời gian mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng thu hút khách hàng của công ty Việc nắm rõ bản chất hàng hóa và nguồn hàng là rất quan trọng để tránh những lỗi này.
Một số nhƣợc điểm khác
Về công tác quản trị: chƣa có hệ thống quản trị doanh nghiệp, tầm nhìn hạn chế
Chính sách Nhà nước về thuế xuất nhập khẩu thường xuyên thay đổi, gây khó khăn cho các công ty trong việc tính giá dịch vụ và cạnh tranh trên thị trường Nhiều chính sách thể chế trong quản lý Nhà nước còn thiếu cụ thể và nhất quán, đặc biệt trong các lĩnh vực tài chính, thuế và hải quan Dù thủ tục hải quan đã có cải cách, nhưng vẫn chưa đủ thông thoáng để rút ngắn thời gian thông quan hàng hóa Ngoài ra, một số chi phí phát sinh ngoài giờ trong quá trình cung ứng dịch vụ thường không có chứng từ, gây khó khăn cho việc giao nhận hàng hóa của công ty.
Các nguyên nhân khách quan
Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển chịu ảnh hưởng lớn từ tình hình quốc tế, đặc biệt là trong bối cảnh biến động toàn cầu như cuộc khủng hoảng kinh tế năm 2008, giá xăng dầu tăng và lạm phát gia tăng Tuy nhiên, môi trường kinh doanh của ngành dịch vụ này đang được cải thiện và tự do hóa đáng kể nhờ vào các nỗ lực tự do hóa đơn phương và tham gia đàm phán tại các diễn đàn kinh tế như OECD, APEC và ASEAN Điều này đã góp phần vào sự phát triển của ngành giao nhận, tạo niềm tin cho những người làm trong lĩnh vực này về triển vọng phát triển trong tương lai.
Cơ chế quản lý vĩ mô của Nhà nước
Cơ chế quản lý của Nhà nước đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hóa xuất khẩu Chính sách thông thoáng và rộng mở sẽ thúc đẩy sự phát triển của ngành giao nhận vận tải, trong khi những chính sách hạn chế có thể kiềm hãm sự phát triển này Nhà nước Việt Nam đã áp dụng nhiều chính sách hỗ trợ hoạt động xuất nhập khẩu, như mức thuế xuất 0% cho hàng xuất khẩu và cải cách các luật liên quan đến hải quan và thuế Tuy nhiên, không phải tất cả chính sách đều mang lại hiệu quả tích cực; ví dụ, việc tăng thuế hàng nhập khẩu có thể dẫn đến giảm lượng hàng hóa nhập khẩu, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động giao nhận.
Việc nhập khẩu giảm 55% do thủ tục hải quan còn nhiều bất cập, rườm rà và tốn thời gian Điều này làm tăng chi phí, gây khó khăn cho các công ty trong việc thương lượng giá với khách hàng.
Vận chuyển hàng hóa từ người gửi đến người nhận chịu ảnh hưởng lớn từ yếu tố thời tiết Trong quá trình chuyên chở hàng trên biển, thời tiết thuận lợi giúp hàng hóa được đưa vào đất liền an toàn, nhưng bão lớn, động đất hay núi lửa có thể gây hư hỏng và tổn thất cao Thay đổi nhiệt độ giữa các khu vực cũng ảnh hưởng đến hàng hóa, dẫn đến tình trạng hấp hơi, ẩm ướt và hư hỏng Để bảo quản hàng hóa tốt nhất, việc sử dụng container chuyên dụng là cần thiết, tuy nhiên điều này cũng làm tăng chi phí vận chuyển.
Ngành vận tải và dịch vụ giao nhận tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ nhờ vào nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa Sự gia tăng của các doanh nghiệp giao nhận, với khoảng 1500 công ty thuộc nhiều hình thức khác nhau, đã tạo ra môi trường cạnh tranh khốc liệt Công ty TNHH Thương mại Dịch Vụ Vận Chuyển Thành Phú An, với nguồn vốn hạn chế và đội ngũ nhân viên chưa có kinh nghiệm, đang gặp khó khăn trong việc cạnh tranh với các công ty lớn hơn, bao gồm cả doanh nghiệp nhà nước và liên doanh Điều này đã ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động kinh doanh, doanh thu và lợi nhuận của công ty.
Các nguyên nhân chủ quan
Chính sách của doanh nghiệp
Chính sách lâu dài của doanh nghiệp cần tập trung vào việc thu hút khách hàng mới và chăm sóc khách hàng cũ Các chương trình khuyến mãi, tư vấn miễn phí và giảm phí giao nhận cho khách hàng quen chưa được chú trọng đúng mức, điều này có thể ảnh hưởng lớn đến lượng khách hàng hiện tại Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, đối thủ luôn đưa ra các ưu đãi hấp dẫn, nếu công ty không cải thiện chính sách ưu đãi cho khách hàng, nguy cơ mất khách hàng là rất cao Hệ quả là doanh thu và hoạt động kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng, đồng thời công ty sẽ phải tốn kém chi phí và thời gian để tìm kiếm khách hàng mới.
Nguồn vốn, cơ sở vật chất
Mặc dù công ty nhỏ đã có đủ cơ sở vật chất như kho bãi và xe tải, nhưng nguồn vốn hạn chế khiến khả năng đầu tư vào các trang thiết bị phục vụ giao nhận còn nhiều thiếu sót Điều này dẫn đến việc không đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao về vận chuyển và bảo quản hàng hóa xuất nhập khẩu Trong khi đó, các công ty nước ngoài với nguồn vốn lớn có khả năng đầu tư mạnh mẽ vào cơ sở hạ tầng, từ đó thu hút được nhiều khách hàng Điều này tạo ra sự cạnh tranh khốc liệt, khiến cho khả năng thu hút khách hàng lớn của công ty còn hạn chế.
Đánh giá về hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty 57 1 Phương pháp
2.4.1 Phương pháp Điều tra bằng phỏng vấn nhóm khách hàng thường xuyên của Công ty Với nhóm khách hàng này, bảng câu hỏi sẽ tìm hiểu những ý kiến, nhận xét về mức độ hài lòng của họ đối với chất lƣợng dịch vụ giao nhận tại công ty Từ đó tìm ra các điểm yếu còn tồn tại ở công ty và có những biện pháp nhằm hoàn thiện dịch vụ giao nhận trong thời gian tới
Lập bảng câu hỏi điều tra phỏng vấn về mức độ hài lòng của khách hàng với chất lƣợng dịch vụ giao nhận của công ty
Bảng câu hỏi này nhằm phỏng vấn ba chỉ tiêu quan trọng liên quan đến dịch vụ của công ty, giúp đánh giá và nhận xét rõ ràng về chất lượng dịch vụ giao nhận mà công ty cung cấp.
Bảng câu hỏi này sẽ phỏng vấn 3 chỉ tiêu quan trọng:
Chỉ tiêu về thời gian
Chỉ tiêu độ an toàn hàng hóa
Chỉ tiêu về cách thức phục vụ
Bảng câu hỏi được xây dựng dựa trên việc tìm hiểu kỹ lưỡng về tình hình giao nhận hàng hóa của công ty, thông qua phiếu điều tra được gửi đến các khách hàng thân thiết.
Quá trình điều tra phỏng vấn khách hàng của công ty được thực hiện một cách khách quan, nhằm đảm bảo tính xác thực của thông tin Đối tượng phỏng vấn bao gồm 100 khách hàng thân thiết của công ty.
2.4.2 Kết quả thu đƣợc trong quá trình khảo sát khách hàng
Một số trường hợp thời gian vận chuyển của một chuyến hàng có thể lâu hơn là do:
- Tình trạng kẹt xe khi vận chuyển
- Khi đến kho khách hàng thì khách hàng chưa chuẩn bị đủ hàng hoặc phương tiện xếp dỡ hàng không đáp ứng đủ
- Do lái xe lên kho khách hàng muộn nên khách hàng chuyển qua đóng hàng khác buộc xe công ty phải chờ
Một khảo sát được thực hiện với 100 khách hàng cho thấy 75% khách hàng hài lòng với thời gian giao hàng đúng hẹn của công ty Trong khi đó, 15% khách hàng cho rằng nếu có sự chậm trễ thì không gây nhiều khó khăn cho họ, còn 10% khách hàng cảm thấy sự chậm trễ ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm của mình.
Kết quả đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Hình 2.5: Biểu đồ tỷ lệ đánh giá về thời gian giao hàng
(Nguồn: Khảo sát 100 khách hàng)
Công ty luôn nỗ lực tìm kiếm giải pháp để hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ giao nhận và các dịch vụ khác Tuy nhiên, vẫn còn một số chuyến hàng đến kho chậm trễ so với yêu cầu của khách hàng.
Thời gian giao hàng chậm trễ chủ yếu do phương tiện vận tải cũ kỹ và điều kiện đường sá kém ở khu vực ngoại thành Hệ thống cứu hộ hạn chế trên các tuyến đường liên tỉnh và ít hoạt động trong khung giờ xe tải hoạt động cũng góp phần vào vấn đề này Ngoài ra, các yếu tố khách quan như thời tiết xấu, giờ cấm xe ở một số địa phương, và tình trạng ùn tắc tại các cảng ở Việt Nam làm gia tăng thời gian giao nhận hàng hóa Mặc dù có các tuyến quốc lộ chất lượng tốt, nhưng việc hạn chế tốc độ cũng gây khó khăn cho việc vận chuyển hàng hóa đúng thời gian.
An toàn của hàng hóa khi vận chuyển
Trong quá trình vận chuyển, nhân viên giao hàng cần tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về lưu hành và vận chuyển hàng hóa, đồng thời thông báo kịp thời khi xảy ra sự cố Họ phải chủ động tìm kiếm biện pháp khắc phục và xử lý sự cố theo đúng quy trình Nếu gặp tình huống giao nhận thừa thiếu hoặc hàng hóa bị đổ vỡ và bị khách hàng từ chối, nhân viên cần lập biên bản ghi nhận Quá trình kiểm soát sẽ được thực hiện cho đến khi khách hàng không còn khiếu nại về dịch vụ.
Qua việc khảo sát 100 khách hàng về độ an toàn vận chuyển hàng hóa của công ty ta có kết quả sau:
Kết quả đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Hình 2.6: Biểu đồ đánh giá về độ an toàn khi vận chuyển hàng hóa
(Nguồn: Khảo sát 100 khách hàng)
Công ty luôn áp dụng các biện pháp nghiêm ngặt để đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển Nhờ đó, tỷ lệ hàng hóa bị thất thoát hoặc hư hỏng của công ty rất thấp, mang lại sự yên tâm cho khách hàng.
Mặc dù tỷ lệ vận chuyển hàng hóa đạt 61%, vẫn có những trường hợp hư hỏng và sự cố xảy ra do tai nạn trong quá trình vận chuyển Các tuyến đường xấu cũng góp phần làm giảm an toàn cho hàng hóa.
Mất an toàn hàng hóa chủ yếu do việc kiểm tra hàng hóa của tài xế và nhân viên giao nhận tại kho xuất chưa được thực hiện một cách cẩn thận Hơn nữa, chất lượng hạ tầng giao thông đường bộ kém, cùng với việc tài xế chạy với tốc độ cao, có thể dẫn đến tai nạn và gây thiệt hại cho hàng hóa.
Để chăm sóc khách hàng hiệu quả, công ty cần đảm bảo thời gian giao hàng và bảo quản hàng hóa tốt Ngoài ra, cần phát triển nhiều hình thức chăm sóc khách hàng hơn nữa Qua quá trình hoạt động, công ty nhận thấy rằng bộ phận kinh doanh, bộ phận chứng từ và lái xe là những người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng Trong suốt quá trình giao hàng, các bộ phận này luôn thể hiện ý thức và thái độ phục vụ tận tình, chu đáo, góp phần nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
Qua việc khảo sát 100 khách hàng về thái độ, cách thức phục vụ của nhân viên công ty ta có kết quả sau:
Kết quả đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Hình 2.7: Biểu đồ về cách thức phục vụ
(Nguồn: Khảo sát 100 khách hàng)
Nhân viên có thái độ thô lỗ và không tôn trọng khách hàng sẽ bị xử lý theo quy định của công ty Để cải thiện chất lượng phục vụ, công ty thường xuyên tổ chức các cuộc gặp gỡ với khách hàng nhằm giải quyết các khiếu nại và thắc mắc, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động.
1.Thời gian làm thủ tục hải quan
2.Quy trình làm thủ tục
Rất đơn giản: 25% Đơn giản: 60%
3.Chi phí làm thủ tục hải quan
4.Mức độ chuyên nghiệp của nhân viên hiện trường và hải quan
Thủ tục hải quan có thể phức tạp do yêu cầu nhiều giấy phép và tài liệu Khi khách hàng thiếu giấy tờ cần thiết, việc nhờ công ty tư vấn hỗ trợ sẽ kéo dài thời gian và tăng thêm chi phí Do đó, người xử lý thủ tục hải quan cần phải chuyên nghiệp và chính xác để đảm bảo quy trình diễn ra hiệu quả.
Dịch vụ chăm sóc khách hàng
1.Thái độ nhân viên chăm sóc khách hàng trong giao dịch
2.Các chính sách ƣu đãi cho khách hàng thường xuyên
3.Mức độ giải đáp thắc mắc và khiếu nại của khách hàng
4.Mức độ liên lạc với khách hàng sau giao dịch
Qua khảo sát 100 khách hàng, chúng tôi nhận thấy rằng bộ phận kinh doanh của công ty đã chăm sóc khách hàng cũ một cách chu đáo Thực tế, khoảng 95% khách hàng đã từng hợp tác với công ty bày tỏ mong muốn quay lại và thiết lập mối quan hệ hợp tác lâu dài.
