Tính cấp thiết của đề tài
Để tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường, doanh nghiệp cần chú trọng đến nhiều yếu tố như nghiên cứu thị trường, tổ chức sản xuất, quảng cáo và quản lý tài chính Trong chiến lược kinh doanh, yếu tố con người luôn được đặt lên hàng đầu, vì người lao động chỉ có thể phát huy tối đa khả năng khi nhận được mức lương xứng đáng Các khoản trích theo lương như quỹ BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ không chỉ là trách nhiệm của doanh nghiệp mà còn thể hiện sự quan tâm của xã hội đối với người lao động.
Tiền lương và các khoản trích theo lương là vấn đề quan trọng đối với cả người lao động và doanh nghiệp Việc hạch toán và phân bổ chính xác tiền lương giúp doanh nghiệp tính đúng chi phí sản xuất, đảm bảo thanh toán kịp thời cho người lao động, từ đó kích thích họ phát huy tính sáng tạo và nhiệt huyết trong công việc Điều này góp phần vào việc hoàn thành kế hoạch sản xuất, tăng năng suất lao động, giảm giá thành sản phẩm, và nâng cao lợi nhuận, qua đó cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên.
Trong bối cảnh hiện nay, việc xây dựng chế độ trả lương hợp lý và thanh toán kịp thời cho cán bộ nhân viên là rất quan trọng để nâng cao đời sống Sau khi nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Sách - Thiết bị trường học KonTum, tôi đã chọn đề tài “Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương” để tìm hiểu sâu hơn Mặc dù đề tài không mới, nhưng với kiến thức từ trường và kinh nghiệm thực tế, tôi hy vọng có thể đóng góp vào việc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tiền lương tại công ty.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu của nghiên cứu này là phân tích thực trạng hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CP Sách – Thiết bị trường học KonTum Qua đó, chúng tôi mong muốn nâng cao hiểu biết về lý thuyết cũng như có cái nhìn thực tế hơn về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
Mục tiêu của bài viết là phản ánh thực tế hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CP Sách – Thiết bị trường học KonTum Từ đó, bài viết sẽ đưa ra những nhận xét chung về tình hình hạch toán hiện tại và đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty.
THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SÁCH – THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC KONTUM
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SÁCH- THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC KONTUM
1.1.1 Khái quát về công ty
Tên và trụ sở chính hiện nay của Công ty cổ phần Sách – Thiết bị trường học Kon Tum
Tên công ty: Công ty Cổ phần Sách – Thiết bị trường học Kon Tum
Kon Tum Equipment For School – Book Joint Stock Company, abbreviated as SEBOOK JSC, is located at 706 Phan Đình Phùng, Kon Tum City, Kon Tum Province For inquiries, you can reach them at the phone number 0603 862270.
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty cổ phần Sách – Thiết bị trường học Kon Tum, tiền thân là Công ty Sách – Thiết bị trường học Kon Tum, được thành lập bởi UBND tỉnh Kon Tum theo Quyết định số 86/QĐ-UB vào ngày 02 tháng 11 năm 1991 Vào ngày 15 tháng 06 năm 2004, UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 870/QĐ-UB để thành lập Công ty Sách – Văn hoá tổng hợp Kon Tum, thông qua việc hợp nhất hai doanh nghiệp nhà nước: Công ty Sách – Thiết bị trường học Kon Tum và Công ty Phát hành Sách – Văn hoá phẩm Kon Tum.
Năm 2005, UBND tỉnh Kon Tum đã ban hành Quyết định số 1508/QĐ-UBND nhằm phê duyệt phương án chuyển đổi Công ty Sách – Văn hóa tổng hợp Kon Tum thành Công ty cổ phần Sách – Thiết bị trường học Kon Tum.
Công ty cổ phần Sách – Thiết bị trường học Kon Tum được thành lập từ việc cổ phần hóa Công ty Sách – Văn hóa tổng hợp Kon Tum, dựa trên sự đóng góp tự nguyện của các cổ đông Công ty hoạt động theo hình thức Công ty cổ phần, tuân thủ quy định của Luật Doanh nghiệp số 13/1999/QH10 và Điều lệ công ty Từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, công ty có tư cách pháp nhân Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh lần đầu được cấp vào ngày 07/02/2006 với số 6100201896 bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Kon Tum.
Vào năm 2010 và 2011, công ty đã khai trương Nhà sách văn hóa Đăk Hà và Siêu thị nhà sách Đăk Tô để mở rộng thị trường tiêu thụ Công ty hoạt động với chế độ hạch toán độc lập, có con dấu riêng và được phép mở tài khoản tại các ngân hàng trong và ngoài nước Công ty có tài sản riêng và chịu trách nhiệm về nợ bằng tài sản của mình Ngoài việc kinh doanh, công ty còn phải thực hiện nhiệm vụ chính trị do UBND Tỉnh và Sở Giáo dục & Đào tạo giao, bao gồm cung cấp đầy đủ sách giáo khoa và phát động phong trào đọc sách tại các thư viện và tủ sách dùng chung trong trường học.
Để đáp ứng nhiệm vụ chính trị, công ty không chỉ hỗ trợ các hoạt động kinh doanh mà còn nâng cao uy tín và vai trò của mình trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo.
Bảng 1.1 Các ngành nghề kinh doanh
STT Tên ngành Mã ngành
1 Bán lẻ sách, báo, tạp chí văn phòng phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh
2 Sản xuất giường, tủ, bàn, ghế (cơ sở sản xuất phải phù hợp quy hoạch) 3100
3 Bán lẻ khác trong các cửa hàng kinh doanh tổng hợp 4719
5 Sản xuất đồ chơi, trò chơi 3240
6 Sản xuất khác chưa được phân vào đâu 3290
7 Bán buôn vải, hàng may sẵn, giày dép 4641
8 Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình 4649
9 Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm 4651
10 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác 4659
Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế và các loại nội thất khác trong các cửa hàng chuyên doanh Cung cấp đèn, bộ đèn điện và đồ dùng gia đình đa dạng chưa được phân loại.
12 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ 4933
CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SÁCH – THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC KONTUM
1.2.1 Sơ đồ tổ chức của công ty
Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị là hai cơ quan chủ chốt trong công ty, có trách nhiệm quyết định chính sách, định hướng và lập kế hoạch cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm.
Mỗi bộ phận trong công ty đều có một trưởng bộ phận chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của mình, bao gồm việc đôn đốc, giám sát và kiểm tra trực tiếp nhân viên Các bộ phận chức năng tương tác lẫn nhau về mặt nghiệp vụ chuyên môn nhằm tránh sự trùng lắp và đảm bảo sự hài hòa trong công việc Tất cả các bộ phận đều hoạt động dưới sự chỉ đạo chung của giám đốc công ty.
Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, bao gồm quy mô, tốc độ phát triển, đặc điểm kinh tế kỹ thuật và mức độ tự chủ kinh tế trong sản xuất kinh doanh Để đạt hiệu quả cao, bộ máy quản lý cần gọn nhẹ và hoạt động hiệu quả Hiện tại, cấu trúc bộ máy của công ty được tổ chức theo cách cụ thể nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc.
Sơ đồ 1.1: BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY
Ghi chú: Chỉ đạo trực tiếp
1.2.2 Chức năng của các phòng ban
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan lãnh đạo cao nhất của công ty, chịu trách nhiệm hoạch định các chính sách và chiến lược kinh doanh ngắn hạn và dài hạn dựa trên nghị quyết của hội đồng cổ đông Cơ quan này cùng với Hội đồng quản trị đưa ra các kế hoạch kinh tế, tài chính và quyết định những vấn đề cơ bản trong hoạt động kinh doanh, bao gồm việc bổ nhiệm giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng và các chức danh chủ chốt khác trong công ty.
Ban kiểm soát được bầu ra bởi Đại hội cổ đông nhằm đảm bảo việc thực hiện các kế hoạch của công ty cổ phần theo tiêu chuẩn quy định Vai trò của ban kiểm soát là giám sát hoạt động của Hội đồng quản trị và giám đốc, đảm bảo rằng các quyết định được đưa ra tại các kỳ đại hội được thực hiện đúng cách.
MÃ VẠCH ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
PHÒNG Hành chính – Nghiệp vụ
CỬA HÀNG NHÀ SÁCH ĐẠI LÝ
Giám đốc giữ vị trí lãnh đạo cao nhất trong công ty, có quyền quyết định mọi hoạt động với sự hỗ trợ từ các trưởng phòng và bộ phận Ngoài ra, giám đốc còn có quyền kiểm tra các phòng và bộ phận chuyên môn để đảm bảo hiệu quả công việc.
Phó giám đốc là người hỗ trợ giám đốc trong việc quản lý, chịu trách nhiệm điều hành các phòng như kế toán – tài vụ, kế hoạch – kinh doanh, và hành chính – nghiệp vụ Họ cũng tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giám đốc ủy quyền.
Phòng Kế toán – tài vụ
Phòng kế toán - tài vụ có nhiệm vụ thống kê kế toán, kiểm tra tình hình tài chính của công ty, xây dựng và thực hiện kế hoạch tài chính, theo dõi chi phí, xác định kết quả kinh doanh và lập báo cáo tài chính theo quy định Nhân viên trong phòng phối hợp với giám đốc để ký kết và thanh lý các hợp đồng kinh tế.
Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện nghĩa vụ của công ty trước giám đốc và Nhà nước về hoạt động của phòng kế toán Họ phải phân tích thông tin và số liệu kế toán để đề xuất giải pháp quản trị, phục vụ yêu cầu tài chính cho Ban giám đốc Kế toán trưởng được hỗ trợ bởi phó phòng kế toán và các kế toán viên chuyên trách theo từng nghiệp vụ.
Phòng Kế hoạch – kinh doanh
Phòng Kế hoạch – Kinh doanh có nhiệm vụ khai thác thị trường đầu vào để đảm bảo nguồn hàng cho công ty, đồng thời tìm kiếm thị trường đầu ra để tiêu thụ sản phẩm Ngoài ra, phòng còn xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh, cũng như triển khai thực hiện các phương án kinh doanh theo chỉ đạo của ban giám đốc.
Phòng kế hoạch - kinh doanh có trách nhiệm theo dõi và chỉ đạo hoạt động của thư viện trường học trên toàn tỉnh, đồng thời xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ thư viện Họ cũng tổ chức các khóa tập huấn về bảo quản và sử dụng đồ dùng dạy học Hàng năm, phòng sẽ đánh giá và xếp loại các thư viện trường học theo tiêu chuẩn 01/QĐ-BGD&ĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo, đồng thời hướng dẫn các trường xây dựng thư viện đạt chuẩn trong các năm học tiếp theo.
Trưởng phòng là người lãnh đạo chính, điều hành tất cả các hoạt động của các bộ phận trong phòng và chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc về hiệu quả công việc Hỗ trợ cho trưởng phòng là phó phòng cùng với đội ngũ nhân viên.
Phòng Hành chính – nghiệp vụ
Phòng hành chính – nghiệp vụ có nhiệm vụ bố trí, sắp xếp và điều động cán bộ công nhân viên sao cho phù hợp với trình độ chuyên môn của từng người, nhằm tối ưu hóa hiệu quả công việc.
Nhân viên phòng hành chính – nghiệp vụ đảm nhiệm việc theo dõi, xử lý và lưu trữ hồ sơ, văn bản cũng như công văn đến và đi Ngoài ra, phòng còn có trách nhiệm lập kế hoạch mua sắm hiệu quả.
Bảy thiết bị và văn phòng phẩm cần thiết cho công tác văn phòng của công ty bao gồm: dụng cụ văn phòng, máy tính, máy in, phần mềm quản lý, thiết bị hội nghị, bàn ghế làm việc và tài liệu Ngoài ra, việc lập kế hoạch cho các chế độ của người lao động như an toàn lao động và chế độ nghỉ phép hàng năm cũng rất quan trọng để đảm bảo môi trường làm việc hiệu quả và bền vững.
TỔ CHỨC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CP SÁCH – THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC
1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 1.2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
Ghi chú: Chỉ đạo trực tiếp
1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các kế toán phần hành
KẾ TOÁN TRƯỞNG (Trưởng phòng)
Kế toán thuế Kế toán thanh toán
Kế toán phát hành Kế toán mã vạch
Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc công ty kiểm soát các hoạt động tài chính, kế toán và tín dụng Họ đảm bảo tuân thủ các quy định về quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước cũng như quy chế hoạt động của công ty.
Kế toán trưởng có trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra công việc của nhân viên kế toán, đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc và các cơ quan liên quan về thông tin kinh tế của Công ty Vị trí này tham mưu cho Giám đốc trong quyết định tài chính, tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính, lập báo cáo kế toán và xây dựng kế hoạch huy động vốn sản xuất kinh doanh Kế toán trưởng cần đảm bảo sử dụng hiệu quả các nguồn tài chính, tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và tăng tích lũy nội bộ Ngoài ra, họ phải kiểm tra và báo cáo kịp thời việc tuân thủ quy định về tài sản, tiền vốn và định mức chi phí trong hoạt động của công ty Kế toán trưởng cũng xây dựng dự thảo quy định tài chính, tín dụng, kế toán cho toàn công ty và tổ chức bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên, đồng thời phổ biến các quy định của Nhà nước trong lĩnh vực tài chính, tín dụng, kế toán và chính sách thuế.
Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp
Phó phòng kế toán hỗ trợ kế toán trưởng trong các lĩnh vực chuyên môn và giải quyết công việc khi kế toán trưởng vắng mặt Người này chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng, công ty và Nhà nước về các quyết định và kết quả công việc được giao Đồng thời, phó phòng kế toán cũng theo dõi, đôn đốc các kế toán viên cập nhật đầy đủ chứng từ và nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, nhằm đảm bảo yêu cầu quản lý chung.
Phó phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện các công tác điều hành và tổ chức hạch toán kế toán, đồng thời quản lý luân chuyển chứng từ theo chỉ đạo của kế toán trưởng Họ cũng theo dõi hạch toán doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh và đảm bảo nghĩa vụ với ngân sách nhà nước được thực hiện đầy đủ.
Hàng tháng, phó phòng kế toán tham gia phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và làm các hồ sơ dự thầu, chào hàng
Kế toán thuế đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi doanh thu và kiểm tra hóa đơn bán hàng của các nhà sách, đồng thời cập nhật thông tin vào phần mềm kế toán Công việc này hỗ trợ kế toán trưởng trong việc thực hiện kê khai và quyết toán thuế theo định kỳ mà Nhà nước quy định.
Kế toán thuế thực hiện các nghiệp vụ kê khai thuế theo quy định của luật thuế hiện hành, bao gồm thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân và thuế thu nhập doanh nghiệp, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của kế toán trưởng.
Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền lương
Kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc cập nhật, kiểm tra và lập các chứng từ liên quan đến khoản thu, chi cũng như chứng từ thanh toán tiền lương và các chế độ khác cho cán bộ công nhân viên trong công ty Ngoài ra, kế toán thanh toán còn hỗ trợ kế toán trưởng trong việc quản lý tài chính với các tổ chức tín dụng và ngân hàng, đồng thời thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh.
Kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi quỹ tiền mặt, cập nhật số dư tiền gửi và tiền vay Họ cũng thực hiện hồ sơ vay vốn ngân hàng, đối chiếu công nợ và quản lý thời hạn thanh toán của nhà cung cấp Ngoài ra, kế toán thanh toán cần lập các chứng từ liên quan đến công tác tín dụng một cách kịp thời và chính xác để chuyển cho kế toán tổng hợp ghi sổ, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của kế toán trưởng.
Kế toán phát hành hỗ trợ kế toán trưởng trong việc quản lý và theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến cập nhật số liệu nhập và bán hàng, được cung cấp từ kế toán nhà sách vào phần mềm kế toán.
Kế toán phát hành đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi doanh thu và xuất hoá đơn bán lẻ tại các nhà sách Họ cập nhật thông tin vào phần mềm kế toán và báo cáo trực tiếp cho kế toán trưởng về các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.
Kế toán mã vạch giúp kế toán trưởng trong việc quản lý, theo dõi các việc nhập, xuất, hàng tồn kho của tổ mã vạch
Kế toán mã vạch thực hiện việc kiểm tra phiếu nhập và phiếu xuất hàng từ tổ mã vạch Sau đó, họ xuất hóa đơn bán sỉ hoặc hóa đơn trả hàng, đồng thời cập nhật chứng từ vào phần mềm kế toán Kế toán mã vạch cũng chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về kết quả công việc được phân công.
1.3.3 Chế độ và các chính sách kế toán áp dụng tại công ty
Công ty áp dụng Chế độ kế toán Việt Nam theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC trước ngày 01/01/2015 Hiện tại, công ty tuân thủ thông tư số 200/2014/TT-BTC và Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành.
Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán
Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán
Khi có các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của công ty, bộ phận kế toán cần tổ chức việc lập và ký chứng từ kế toán một cách hiệu quả.
- Lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung qui định trên mẫu
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa
- Viết số và chữ phải viết liên tục, viết bằng bút mực, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo, viết sai mẫu phải huỷ bỏ
- Chứng từ kế toán phải lập đủ liên, nội dung các liên phải giống nhau
- Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung chứng từ kế toán
* Tổ chức thực hiện chế độ hoá đơn bán hàng:
Khi công ty bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, cần lập hóa đơn bán hàng Đối với việc mua sản phẩm hoặc nhận dịch vụ, công ty có quyền yêu cầu người bán hoặc nhà cung cấp lập và giao hai liên hóa đơn để sử dụng và lưu trữ theo quy định Kế toán cũng có trách nhiệm kiểm tra nội dung trên hóa đơn và từ chối nhận hóa đơn nếu có sai sót.
Tổ chức thu nhận thông tin kế toán:
Thông tin và số liệu trên chứng từ kế toán là cơ sở để ghi sổ kế toán Do đó, phòng kế toán và các bộ phận liên quan cần xác định rõ mẫu chứng từ kế toán phù hợp và những người chịu trách nhiệm ghi nhận nội dung thông tin trong chứng từ.
Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán:
Bộ phận kế toán tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán như sau:
TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÁCH - THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC KONTUM
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÁCH
– THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC KONTUM
2.1 ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG VÀ CHẾ ĐỘ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY
Trong đơn vị, tổng số lao động công nhân viên chức là 22 người, bao gồm 11 nữ và 11 nam, với tỷ lệ mỗi giới là 50% Đội ngũ lao động chủ yếu được đào tạo từ các trường đại học và cao đẳng trong nước, trong đó có một số người đã học lên trình độ thạc sĩ và tiến sĩ.
Thạc sĩ: 2 người Đại học: 15 người
Trình độ văn hoá Phổ thông trung học: 2
Có chất lượng chuyên mồn về lĩnh vực nghề nghiệp cao trong công việc đơn vị họ công tác
Chế độ tiền lương cho người lao động
-Tiền lương tháng đóng bảo hiểm là mức lương và phụ cấp lương theo quy định của pháp luật về luật lao động ghi trong hợp đồng
-Lao động nữ trong công ty được hưởng BHXH trong quá trình nghỉ sinh
-Số ngày làm việc trong tháng là 26 ngày
-Lao động còn được hưởng các khoản phụ cấp như phụ cấp ăn trưa và xăng xe và phụ cấp trách nhiệm theo chức danh
-Lao động làm các ngày trong tuần và được nghỉ ngày chủ nhật
Công tác chi trả lương trong công ty
Hàng tháng, dựa trên bảng chấm công và kiểm tra dữ liệu trên máy, phòng hành chính tổng hợp sẽ chuyển số liệu sang phòng kế toán để lập bảng lương Sau khi hoàn tất, bảng lương sẽ được gửi cho giám đốc phê duyệt Tiền lương sẽ được chi trả bằng tiền mặt vào cuối tháng.
2.2 PHƯƠNG PHÁP TÍNH LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 2.2.1 Tiền lương, các khoản phụ cấp, và cách tính lương a Các quy định về tiền lương, phụ cấp phân loại tiền lương:
Lương chính là mức lương mà người lao động nhận được khi làm việc trong điều kiện bình thường, đảm bảo đủ thời gian làm việc và hoàn thành định mức lao động đã thỏa thuận Theo Nghị định 90/2019/NĐ-CP, lương chính được quy định theo mức lương tối thiểu vùng và được ghi rõ trong Hợp đồng lao động.
Các khoản phụ cấp, trợ cấp, hỗ trợ:
+ Ngoài tiền lương chính người lao động còn nhận được các khoản phụ cấp, trợ cấp, hỗ trợ khác cụ thể theo từng chức danh
+ Phụ cấp tiền ăn trưa, điện thoại, xăng xe sẽ áp dụng cho toàn bộ cán bộ, công nhân viên ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên
+ Phụ cấp trách nhiệm sẽ áp dụng từ chức danh Trưởng phòng trở lên
Bảng 2.1 Phụ cấp cho nhân viên
Mức phụ cấp nhận được mỗi tháng Ăn trưa Xăng xe Trách nhiệm
Mức phụ cấp cho ăn trưa, điện thoại và xăng xe sẽ được tính theo số ngày công làm việc thực tế trong tháng Cách tính lương sẽ dựa trên các yếu tố này.
Cuối tháng kế toán dựa vào bảng chấm công hàng tháng để tính lương chính thực tế theo thời gian cụ thể như sau:
Lương thực tế = (Tiền lương chính + phụ cấp (nếu có))/26 * số ngày công đi làm Lương thực nhận = Tổng lương – các khoản khấu trừ lương
Ví dụ 1: Thông tin lương và các khoản phụ cấp phải trả cho ông Phạm Văn
Dũng (GĐ) trong tháng 2 năm 2020:
- Số ngày đi làm: 26 ngày
Số ngày công chuẩn: 26 ngày
Tổng thu nhập: 8,000,000 + 3,000,000 + 200,000 + 100,000 = 11,300,000 (đồng) Tổng lương thực tế: (11,300,00/26)*26 ,300,000 (đồng)
Ví dụ 2: Thông tin lương và các khoản phụ cấp phải trả cho ông Đinh Công Hùng trong tháng 2 năm 2020:
- Số ngày đi làm: 26 ngày
Số ngày công chuẩn: 26 ngày
Tổng lương thực tế: (4,700,000/26)*26 = 4,700,000(đồng)
Tiền lương làm việc thêm giờ được tính cụ thể như sau:
- Tiền lương làm thêm giờ vào ngày thường = Tiền lương thực trả theo giờ
- Tiền lương làm thêm giờ vào ngày nghỉ hàng tuần (Chủ nhật) = Tiền lương thực trả theo giờ * 200%* Số giờ làm thêm
- Tiền lương làm thêm giờ vào ngày nghỉ lễ, tết = Tiền lương thực trả theo giờ * 300% * Số giờ làm thêm
2.2.2 Các khoản trích theo lương a Các quy định về các khoản trích theo lương:
Mức trích các khoản trích theo lương:
Theo Quyết định 595/2017/QĐ-BHXH của BHXH Việt Nam quy định tỷ lệ trích BH theo lương như sau:
Bảng 2.2 Bảng quy định cách tính các khoản trích theo lương
Các khoản trích theo lương Trích vào Chi phí của DN
Trích vào lương của NLĐ
1 Bảo hiểm xã hội (BHXH) 17,5% 8% 25,5%
3 Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 1% 1% 2%
4 Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2% 2%
Tổng các khoản: Bảo hiểm + Công đoàn 23,5% 10,5% 34%
Khoản bảo hiểm xã hội (BHXH) bao gồm 17,5% trích từ doanh nghiệp, trong đó 3% được dành cho quỹ ốm đau và thai sản, 14% cho quỹ hưu trí và tử tuất, và 0,5% cho quỹ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp Ngoài ra, 8% lương của người lao động cũng được trích vào quỹ hưu trí và tử tuất.
Quỹ bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm xã hội cung cấp sự đảm bảo cho người lao động bằng cách bù đắp một phần thu nhập khi họ gặp phải các tình huống như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc qua đời Điều này được thực hiện thông qua việc đóng góp vào quỹ bảo hiểm xã hội.
Quỹ Bảo hiểm xã hội (BHXH) được hình thành từ việc trích lập một tỷ lệ nhất định trên tiền lương phải trả cho công nhân viên trong kỳ Theo quy định hiện hành, hàng tháng, doanh nghiệp phải trích lập quỹ BHXH với tỷ lệ 25,5% trên lương đóng bảo hiểm của công nhân viên trong tháng đó.
Người sử dụng lao động (hay DN) đóng 17,5% được tính vào chi phí của DN
Người lao động đóng 8% trừ vào lương tháng của mình
Quỹ BHXH cung cấp nguồn tài chính hỗ trợ người lao động trong trường hợp ốm đau, thai sản và tai nạn lao động, giúp họ duy trì cuộc sống ổn định khi gặp khó khăn Mục tiêu của BHXH là đảm bảo an sinh xã hội cho người lao động, bảo vệ họ khỏi những rủi ro có thể dẫn đến mất khả năng lao động tạm thời hoặc vĩnh viễn Tại doanh nghiệp, BHXH được chi trả hàng tháng cho công nhân viên dựa trên các chứng từ hợp lệ, và doanh nghiệp cần thực hiện quyết toán với cơ quan quản lý quỹ BHXH vào cuối tháng.
Bảo hiểm y tế là một hình thức hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe cho người lao động Cơ quan bảo hiểm sẽ chi trả một phần chi phí y tế theo tỷ lệ quy định của Nhà nước cho những người đã tham gia đóng bảo hiểm.
Quỹ Bảo hiểm Y tế (BHYT) được hình thành từ việc trích lập một tỷ lệ nhất định trên tiền lương của nhân viên Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp phải trích 4,5% trên tổng lương đóng bảo hiểm của công nhân viên hàng tháng để tạo lập quỹ này.
Người sử dụng lao động (hay DN) đóng 3% được tính vào chi phí của DN
Người lao động đóng 1,5% trừ vào lương tháng của mình
Quỹ Bảo hiểm y tế (BHYT) được thành lập nhằm hỗ trợ người lao động tham gia đóng góp trong việc khám chữa bệnh Theo quy định hiện hành, toàn bộ quỹ BHYT sẽ được nộp cho cơ quan chuyên môn có trách nhiệm quản lý và cấp trợ cấp cho người lao động thông qua hệ thống y tế.
Quỹ bảo hiểm thất nghiệp
Bảo hiểm thất nghiệp là khoản trợ cấp dành cho người lao động mất việc làm, được doanh nghiệp trích từ quỹ BHTN với tỷ lệ 2% trên lương đóng bảo hiểm hàng tháng của công nhân viên.
Người sử dụng lao động (hay DN) đóng 1% được tính vào chi phí của DN
Người lao động đóng 1% trừ vào lương tháng của mình
Kinh phí công đoàn là khoản tiền được trích lập theo tỷ lệ quy định từ tổng quỹ lương thực tế của toàn bộ công nhân viên trong doanh nghiệp Mục đích của kinh phí này là chăm lo và bảo vệ quyền lợi chính đáng cho người lao động, đồng thời duy trì hoạt động của tổ chức công đoàn Kinh phí công đoàn được sử dụng để chi tiêu cho các hoạt động của tổ chức nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp phải trích 2% kinh phí công đoàn từ lương bảo hiểm của công nhân viên mỗi tháng, và khoản chi này được tính vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp.
Người sử dụng lao động (hay DN) nộp 1% lên công đoàn cấp trên
1% để lại doanh nghiệp để chi tiêu cho các hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp Cách tính các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn:
- Lương tính bảo hiểm = Lương chính + phụ cấp trách nhiệm
- Các khoản tính vào chi phí của doanh nghiệp:
+ BHXH: lương đóng bảo hiểm * 8%
+ BHYT: lương đóng bảo hiểm *1.5%
+ BHTN: lương đóng bảo hiểm * 1%
- Các khoản trích theo lương:
+ BHXH: lương đóng bảo hiểm * 17.5%
+ BHYT: lương đóng bảo hiểm * 3%
+ BHTN: lương đóng bảo hiểm * 1%
+ KPCĐ: lương đóng bảo hiểm * 2%
Ví dụ 1: Thông tin lương và các khoản phụ cấp phải trả cho ông Phạm Văn
Lương đóng bảo hiểm = 8,000,000 + 3,000,000 = 11,000,000 (đồng)
Bảng 2.3 Ví dụ tính các khoản trích theo lương của ông Phạm Văn Dũng
Các khoản trích theo lương Trích vào Chi phí của
1 Bảo hiểm xã hội (BHXH) 1,925,000 880,000
3 Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 110,000 110,000
4 Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 220,000
Ví dụ 2 : Thông tin lương và các khoản phụ cấp phải trả cho ông Đỗ Văn
Lương đóng bảo hiểm = 4,500,000 (đồng)
Bảng 2.4 Ví dụ tính các khoản trích theo lương của ông Đỗ Văn Long
Các khoản trích theo lương Trích vào Chi phí của DN Trích vào lương của NLĐ
1 Bảo hiểm xã hội (BHXH) 787,500 360,000
3 Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 45,000 45,000
4 Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 90,000
19 b.Thời gian và phương thức nộp các khoản trích theo lương
XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
CHƯƠNG 3 NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 NHẬN XÉT VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP SÁCH – THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC KONTUM
Sau thời gian thực tập tại công ty, em đã rút ra một số nhận xét về ưu và nhược điểm của tình hình thực tế tại đây Ưu điểm nổi bật là môi trường làm việc thân thiện và sự hỗ trợ nhiệt tình từ đồng nghiệp, giúp em dễ dàng hòa nhập và học hỏi Bên cạnh đó, công ty cũng cung cấp nhiều cơ hội phát triển nghề nghiệp thông qua các khóa đào tạo và dự án thực tế.
Trong công tác quản lý lao động Công ty đã thực hiện tốt, nắm chắc các thành phần lao động, có sự phân công hợp lý
Kế toán trưởng có nhiều năm kinh nghiệm và điều kiện kinh nghiệm của các kế toán phần hành phải là ít nhất 2 năm
Công ty có sự đầu tư cho bộ phận kế toán trong việc sử dụng các công cụ để thực hiện công việc kế toán
Các chứng từ luôn được rà soát; trình bày đúng quy cách (dữ liệu mang tính khách quan, đầy đủ chữ ký; chừng từ không có vết tẩy, xóa)
Mô hình kế toán tập trung giúp tổ chức bộ máy kế toán một cách chặt chẽ, với đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao và nắm rõ nhiệm vụ của mình Sự đối chiếu giữa các kế toán diễn ra liên tục, và toàn bộ công tác kế toán được lãnh đạo bởi kế toán trưởng với sự phân công công việc rõ ràng.
Hình thức chứng từ ghi sổ là một phương pháp kế toán khoa học và chặt chẽ, giúp hạn chế việc ghi chép trùng lặp, phù hợp với quy mô của công ty Việc áp dụng hình thức này đảm bảo tính chuyên môn hóa cao trong sổ kế toán, đồng thời phù hợp với sự phân công lao động kế toán tại doanh nghiệp.
Công ty thực hiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương một cách hiệu quả, nhờ vào đội ngũ kế toán viên có chuyên môn cao Tiền lương cho công nhân viên được tính toán kịp thời, chính xác và trả đúng hạn Ngoài ra, tiền thưởng cũng được tính và chi trả nhanh chóng nhằm khuyến khích năng suất làm việc Đặc biệt, việc tính và trả bảo hiểm xã hội cho người hưởng diễn ra nhanh gọn và đúng theo quy định.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CP Sách – Thiết bị trường học KonTum cần sự phối hợp chặt chẽ giữa kế toán phòng ban và kế toán trường Dù bộ máy doanh nghiệp tương đối đơn giản, nhưng khối lượng công việc giao cho kế toán phần hành chủ yếu yêu cầu kế toán làm việc độc lập.
Phần mềm kế toán tổng hợp và in sổ sách kế toán dựa trên dữ liệu mà nhân viên kế toán nhập khi có phát sinh nghiệp vụ Nếu xảy ra sự cố với phần mềm hoặc thiết bị máy móc, công ty sẽ gặp khó khăn trong việc quản lý tài chính.
Công ty mới áp dụng công nghệ nhập số liệu bằng máy tính gần đây, dẫn đến việc một số dữ liệu và chứng từ cũ có thể bị thất lạc hoặc không còn tính đối chiếu.
41 đảm bảo chính xác cao
Công ty hiện đang áp dụng phương thức thanh toán lương bằng tiền mặt, điều này tiềm ẩn nhiều rủi ro lớn về việc mất mát tài sản, đặc biệt là khi công nhân viên phải mang theo một số lượng tiền mặt lớn vào ngày nhận lương.
3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG
VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP SÁCH – THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC KONTUM
Chế độ khen thưởng nhân viên trong doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng giúp nâng cao tinh thần làm việc Việc thưởng cho những nhân viên tuân thủ tốt quy định công ty và có thành tích bán hàng xuất sắc sẽ khuyến khích họ cống hiến hơn nữa.
Doanh nghiệp nên tổ chức các buổi sinh hoạt giao lưu để nâng cao kỹ năng giao tiếp cho nhân viên, đồng thời cung cấp các lớp học nâng cao về kỹ năng sử dụng máy tính Việc kết hợp đào tạo kỹ năng mềm sẽ giúp cải thiện hiệu suất làm việc và tạo ra một môi trường làm việc tích cực hơn.
- Doanh nghiệp phải nâng cấp trang thiết bị máy móc của doanh nghiệp lên theo cơ cấu sử dụng dùng cho tập thể
Để tối ưu hóa công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, Công ty CP Sách – Thiết bị trường học cần nghiên cứu và cải tiến hình thức trả lương hiện tại Việc này không chỉ giúp quản lý lao động hiệu quả mà còn nâng cao mức sống cho người lao động, đồng thời góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
- Công ty nên nghiên cứu về phương thức trả lương mới để giảm thiểu rủi ro mất mát cho công nhân viên