Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Dựa trên cơ sở lý luận và thực trạng hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ Phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam, tác giả đã tiến hành đánh giá thực trạng và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công việc, đáp ứng yêu cầu và mục tiêu của công ty.
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, tác giả sẽ thực hiện các nhiệm vụ sau: hệ thống hóa cơ sở lý luận liên quan đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng và nghiên cứu, đánh giá thực trạng hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam.
+ Nghiên cứu về chiến lược, định hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới
Để nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam, cần xây dựng một hệ thống giải pháp toàn diện Những giải pháp này sẽ tập trung vào việc cải thiện quy trình làm việc, tối ưu hóa công cụ hỗ trợ và tăng cường đào tạo kỹ năng cho nhân viên Việc áp dụng công nghệ hiện đại và tạo môi trường làm việc tích cực cũng là yếu tố quan trọng giúp nâng cao năng suất và sự hài lòng trong công việc.
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nghiên cứu về “Hiệu quả làm việc” của người lao động, đặc biệt là nhân viên văn phòng, đã được thực hiện nhiều ở Việt Nam Các kết quả này được đề cập trong nhiều cuốn sách và công trình nghiên cứu, cung cấp cái nhìn sâu sắc về vấn đề này.
“Quản trị nhân lực” như:
+ Cuốn sách “Quản trị nguồn nhân lực” , John M Ivancevich, NXB
Tổng hợp TP.HCM (2010) cung cấp kiến thức quan trọng về quản trị nguồn nhân lực, với giáo trình của PGS TS Trần Kim Dung (2006) và TS Nguyễn Hữu Thân (2008) từ NXB Lao động- Xã hội Những tài liệu này là nguồn tham khảo quý giá cho các nghiên cứu và luận văn thạc sĩ trong lĩnh vực quản trị nhân sự.
“Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực tại Kho bạc Nhà nước Thái Nguyên” ,
Nguyễn Ngọc Quang, Trường Đại học Thái Nguyên 2014; Luận văn Thạc sĩ
“Phát triển nguồn nhân lực tại Công ty Cổ phần dược phẩm Yên Bái” , Phạm
Thị Mỹ Nga, Trường Đại học Lao động – Xã hội, 2015; Khóa luận “Nâng cao chất lượng nhân sự tại Văn phòng Công ty Cổ phần MOG Việt Nam” ,
Nguyễn Thu Hương và Vũ Thanh Hà, cả hai đều là sinh viên Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội năm 2019, đã thực hiện các khóa luận nghiên cứu về chất lượng nhân sự tại Văn phòng Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Minh Tâm Mặc dù cùng một chủ đề, nhưng mỗi tác giả lại tập trung vào những khía cạnh khác nhau trong nghiên cứu của mình.
+ Cuốn sách “Quản trị nguồn nhân lực” , John M Ivancevich, NXB
Tổng hợp TP.HCM, 2010, nhấn mạnh vai trò quan trọng của yếu tố con người trong môi trường làm việc, với mục tiêu chính là đảm bảo nhân sự trong công ty cảm thấy hạnh phúc và sung túc Trong khi các giáo trình khác chỉ đề cập đến vấn đề này, bài viết này đi sâu phân tích tầm quan trọng của sự hài lòng trong công việc và ảnh hưởng của nó đến hiệu suất làm việc.
Khác với giáo trình “Quản trị nguồn nhân lực” của John M Ivancevich, tập trung vào con người và các hoạt động quản trị nhân sự, giáo trình “Quản trị nguồn nhân lực” của PGS TS Trần Kim gồm 12 chương, mang đến cái nhìn sâu sắc và toàn diện hơn về quản trị nguồn nhân lực.
Đánh giá năng lực và hiệu quả công việc của nhân viên là rất quan trọng, đồng thời cần chú trọng đến đào tạo và phát triển họ Việc này không chỉ giúp nâng cao khả năng thực hiện công việc mà còn hỗ trợ hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả.
Giáo trình “Quản trị nguồn nhân lực” của John M Ivancevich tập trung vào con người và các hoạt động quản trị nhân sự, trong khi giáo trình của PGS TS Trần Kim Dung nhấn mạnh vào việc đánh giá năng lực và thực hiện công việc của nhân viên Bên cạnh đó, TS Nguyễn Hữu Thân trong cuốn giáo trình “Quản trị nhân sự” lại ưu tiên các vấn đề liên quan đến tuyển mộ, đào tạo nhân sự, đánh giá thành tích và chính sách lương bổng cho nhân viên.
Nội dung của các cuốn sách, giáo trình, luận văn và khóa luận đã tổng hợp lý luận về quản trị nhân lực, với mỗi tác giả phân tích các khía cạnh khác nhau của vấn đề nhân sự Những công trình này không chỉ góp phần hoàn thiện kiến thức về nhân sự mà còn giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát hơn, từ đó đưa ra các biện pháp nâng cao chất lượng và hiệu quả làm việc cho nhân lực, đặc biệt là nhân viên văn phòng.
Ngoài vấn đề về "nhân lực", "Hiệu quả làm việc" cũng là một chủ đề được nhiều tác giả nghiên cứu Một số công trình nghiên cứu tiêu biểu có thể được nhắc đến trong lĩnh vực này.
+ Cuốn sách "Sử Dụng Hiệu Quả Nguồn Lực Con Người Ở Việt Nam" , Nguyễn Hữu Dũng, Nhà xuất bản Lao Động - Xã hội, 2003; Luận văn
Để nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại TCT Sông Đà, cần áp dụng một số biện pháp cụ thể Theo nghiên cứu của Trần Thị Thanh Thúy từ Đại học Dân lập Hải Phòng (2009), việc cải thiện môi trường làm việc là yếu tố quan trọng Bên cạnh đó, luận văn của Võ Thị Như về Công ty TNHH TM SX May Mặc Thảo Uyên cũng nhấn mạnh giải pháp hoàn thiện môi trường làm việc để nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên.
Nguyệt, Thành phố Hồ Chí Minh, 2016; Cuốn “ Quản lý Hiệu suất làm việc của nhân viên” , Trần Thị Bích Nga và Phạm Ngọc Sáu, NXB Thành Phố Hồ
Chí Minh, 2015 Các cuốn sách đã nghiên cứu nhiều giải pháp để nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên, với mỗi tác giả tập trung vào một khía cạnh cụ thể từ những góc nhìn khác nhau.
Cuốn sách "Sử Dụng Hiệu Quả Nguồn Lực Con Người Ở Việt Nam" của tác giả Nguyễn Hữu Dũng nổi bật với việc chia sẻ những kinh nghiệm quý báu từ Mỹ, Nhật Bản và Trung Quốc trong việc tối ưu hóa sử dụng nguồn lực con người.
Luận văn của Trần Thị Thanh Thúy mang tên “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại TCT Sông Đà” đã tiến hành đánh giá hiệu quả hoạt động tại công ty, chỉ ra những ưu điểm và hạn chế hiện có Từ đó, tác giả đã đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng Đáng chú ý, quy mô nghiên cứu của khóa luận đã được cụ thể hóa tại Văn phòng của Công ty, giúp làm rõ hơn vấn đề nghiên cứu.
Võ Thị Như Nguyệt trong luận văn “Giải pháp hoàn thiện môi trường làm việc nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên tại Công ty TNHH TM SX May Mặc Thảo Uyên” đã tập trung vào yếu tố môi trường như một giải pháp quan trọng để cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên Tác giả đã phân tích sâu sắc những ảnh hưởng của môi trường làm việc, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
Các luận văn và giáo trình, mặc dù có những đặc điểm riêng về hiệu quả làm việc và giải pháp nâng cao năng suất, đã cung cấp những khía cạnh sâu sắc để doanh nghiệp áp dụng và triển khai các biện pháp hiệu quả.
Phương pháp nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
Phương pháp hệ thống hóa tài liệu được áp dụng để nghiên cứu hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng, giúp tác giả hình thành hiểu biết sâu sắc và hệ thống lý luận về đối tượng nghiên cứu này.
Trong quá trình thực tập tại cơ quan, tác giả đã áp dụng phương pháp quan sát để ghi nhận tác phong làm việc của nhân viên và quy trình làm việc tại công ty Qua việc quan sát các nhân viên văn phòng hỗ trợ lẫn nhau, tác giả hiểu rõ hơn về cách thực hiện công việc cũng như thái độ và tác phong làm việc của họ, từ đó rút ra những bài học quý giá để nâng cao hiệu suất công việc.
Tác giả đã áp dụng phương pháp bảng hỏi để khảo sát các trưởng phòng và nhân viên văn phòng, sử dụng câu hỏi và phương pháp lựa chọn trả lời sẵn nhằm đánh giá hiệu quả làm việc và các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất của nhân viên tại Công ty Qua đó, dữ liệu về thời gian, tác phong làm việc và các tiêu chí hiệu quả làm việc đã được thu thập.
Tác giả áp dụng phương pháp thống kê để tổng hợp tài liệu liên quan đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty Qua đó, tác giả thu thập được dữ liệu chính xác về số lượng nhân sự, tiền lương, phụ cấp, trang thiết bị, khen thưởng và kỷ luật trong doanh nghiệp.
Phương pháp phân tích tổng hợp sẽ được áp dụng để thu thập và xử lý thông tin liên quan đến nhân sự, kết quả kinh doanh, cũng như các dữ liệu từ sách báo về Công ty Qua đó, tác giả sẽ phân tích và tổng hợp nhằm cung cấp những thông tin chính xác và đầy đủ nhất, góp phần hoàn thiện bài khóa luận.
Giả thuyết nghiên cứu
Các hoạt động đào tạo và bồi dưỡng nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Hệ thống giáo dục Việt Nam đã đạt được một số kết quả nhất định Tuy nhiên, hiệu quả làm việc của nhân viên vẫn còn nhiều hạn chế, với mức độ hoàn thành công việc chưa cao Việc xây dựng hệ thống giải pháp khắc phục những bất cập này sẽ giúp nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng Đề tài này nhằm đổi mới nhận thức và hỗ trợ lãnh đạo văn phòng trong việc cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên.
Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, tài liệu tham khảo, khóa luận gồm có 3 chương:
Chương 1 trình bày cơ sở lý luận về hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng, nhấn mạnh các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất và sự hài lòng trong công việc Chương 2 phân tích thực trạng hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam, chỉ ra những thách thức và cơ hội cải thiện trong môi trường làm việc hiện tại.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG
Một số khái niệm
Văn phòng là bộ phận thiết yếu trong mọi cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển Có nhiều tên gọi cho văn phòng như Phòng Hành chính, Phòng Hành chính-Tổng hợp, và Phòng Tài chính-Kế toán, tùy thuộc vào quy mô và lĩnh vực hoạt động Các cơ quan cần xây dựng bộ máy văn phòng phù hợp để đảm bảo công tác lãnh đạo và quản lý diễn ra một cách thông suốt và hiệu quả.
Hiện nay, có rất nhiều quan điểm khác nhau về Văn phòng:
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và tư vấn cho ban lãnh đạo của một cơ quan hay đơn vị, giúp tối ưu hóa quy trình điều hành.
Theo quan niệm, các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị và tập đoàn lớn thường được gọi là văn phòng, ví dụ như Văn phòng Quốc hội.
Hội, Văn phòng Chính Phủ, Văn phòng Tổng Công ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là Phòng Hành chính - Tổng hợp
Văn phòng được định nghĩa hẹp là trụ sở làm việc của một cơ quan, nơi thực hiện các hoạt động đối nội và đối ngoại của đơn vị đó.
Trong đề tài tốt nghiệp “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại văn phòng
Theo Ngô Thị Diên (2016) từ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, văn phòng được định nghĩa là một thực thể khách quan trong mỗi tổ chức, đóng vai trò là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị Văn phòng không chỉ là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ quản lý, mà còn chăm lo cho các lĩnh vực dịch vụ và hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của tổ chức diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Tác giả Hoàng Phê định nghĩa văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm về các công việc liên quan đến giấy tờ và văn bản, đồng thời cung cấp thông tin và thực hiện các nghiệp vụ hành chính.
1 Vương Hoàng Tuấn (2000), Kỹ năng và Nghiệp vụ Văn phòng , NXB trẻ, TPHCM chính của một cơ quan.” 2
Trong "Tập bài giảng Quản trị văn phòng," tác giả Đào Xuân Chúc định nghĩa văn phòng là không gian chuyên dụng để soạn thảo và xử lý công văn, giấy tờ, nhằm phục vụ hiệu quả cho hoạt động lãnh đạo và quản lý.
Tác giả Nguyễn Thành Độ nhấn mạnh vai trò quan trọng của văn phòng trong cơ cấu tổ chức của cơ quan, với hai chức năng chính là tham mưu, tổng hợp và hậu cần sự vụ Ông định nghĩa văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp, nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, đồng thời đảm bảo các dịch vụ hậu cần cần thiết cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị.
Chương trình đào tạo quản lý văn phòng hành chính tại trường đại học quốc tế Cambridge (Vương quốc Anh) định nghĩa văn phòng là bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ thiết yếu Mỗi tổ chức có thể có nhiều bộ phận như kế toán, bán hàng, và lưu kho, nhưng cần một bộ phận trung tâm để phối hợp các chức năng và dịch vụ, đảm bảo hoạt động thông suốt Do đó, trong tổ chức sẽ có một văn phòng trung tâm đảm nhiệm công việc văn phòng, tương tự như các phòng ban khác như phòng bán hàng và phòng quảng cáo.
Dựa trên chức năng, quy mô và tính chất của từng cơ quan, hoạt động văn phòng sẽ khác nhau về mức độ và phạm vi Đối với các tổ chức lớn, nhiệm vụ và vai trò của văn phòng càng trở nên quan trọng.
2 Hoàng Phê (2016), Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Trung tâm Từ điển học, Hà Nội, tr.1022
3 Đào Xuân Chúc (2006), Tập bài giảng Quản trị Văn phòng, Trường Khoa học xã hội và Nhân văn
Theo Giáo trình Quản trị Văn phòng của Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp và Trần Phương Hiền (2012), trong các cơ quan, tổ chức quy mô nhỏ, bộ máy văn phòng cần được thiết kế gọn nhẹ để có thể kiêm nhiệm nhiều chức năng khác nhau như nhân sự, kế toán và tài chính, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, nơi diễn ra các hoạt động hỗ trợ cho sự điều hành và quản lý của nhà lãnh đạo Trong bài khóa luận này, tác giả sử dụng khái niệm văn phòng theo nghĩa này, bao gồm các phòng ban như Phòng Hành chính – Nhân sự, Phòng Tài chính – Kế toán, và Phòng Tuyển sinh.
& Đào tạo, Phòng Pháp chế, Phòng Kế hoạch
1.1.2 Khái niệm “Nhân viên văn phòng”
Yếu tố con người là yếu tố chủ chốt trong mọi công việc, do đó các cơ quan, đơn vị và doanh nghiệp luôn chú trọng đến công tác nhân sự để nâng cao hiệu quả làm việc Trong bối cảnh này, việc hiểu rõ về nhân sự, đặc biệt là nhân viên văn phòng, là vô cùng quan trọng.
Nhân sự văn phòng đề cập đến toàn bộ lực lượng lao động tham gia vào các hoạt động chức năng và nhiệm vụ của văn phòng trong cơ quan, đơn vị.
Có thể nói, nhân viên văn phòng là một khái niệm khá trừu tượng, bởi nó thể hiện hai ý nghĩa khác nhau
Nhân viên là những lao động làm công ăn lương, thường thuộc nhóm lao động trí thức, khác với lao động phổ thông như công nhân hay tá điền Theo định nghĩa từ Wiktionary, nhân viên là người làm việc trong một cơ quan hoặc tổ chức, phân biệt với thủ trưởng của cơ quan đó và thuộc ngạch cán bộ thấp.
5 PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội nhất.”
Theo từ điển Oxford : nhân viên có nghĩa là employee 6 là một người được thuê làm công ăn lương đặc biệt là ở cấp không điều hành
- Theo nghĩa hẹp: “Nhân viên văn phòng tức là nhân viên của văn phòng
Vai trò và nhiệm vụ của nhân viên văn phòng
Nhân viên văn phòng đóng vai trò quan trọng trong tổ chức, từ việc thực thi nhiệm vụ đến tham mưu cho nhà quản lý Họ là nguồn lực thiết yếu, góp phần tạo dựng hình ảnh và văn hóa công ty Với chuyên môn vững vàng, nhân viên văn phòng không chỉ ảnh hưởng đến sự duy trì và phát triển của tổ chức mà còn là cầu nối trong giao tiếp nội bộ và đối ngoại Sự kiên trì, nhẫn nại, sáng tạo và tinh tế của họ là yếu tố then chốt cho sự thành công của văn phòng doanh nghiệp.
+ Tổ chức thi tuyển, xét tuyển và tuyển sinh cho các trường đại học, cao đẳng;
Hợp tác đầu tư với các công ty khác giúp mở rộng thị trường và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh, từ đó đạt được mục tiêu lớn nhất là tăng cường lợi nhuận cho công ty.
+ Nâng cao chất lượng cuộc sống của người lao động, cán bộ nhân viên trong công ty, từ đó đóng góp cho nguồn ngân sách nhà nước;
Chức năng của tổ chức đào tạo tuyển sinh không chỉ tạo ra mối liên hệ chặt chẽ với khách hàng mà còn xây dựng kết nối với các đối tác uy tín, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc của công ty.
+ Đăng ký kinh doanh và kinh doanh theo đúng các ngành nghề đã đăng kí trong giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp
+ Sử dụng hiệu quả nguồn vốn ngân sách và tạo nguồn vốn để hoạt động sản xuất kinh doanh
+ Xây dựng các kế hoạch, chính sách của công ty theo chiến lược lâu dài và định hướng hằng năm, hằng quý của công ty
+ Mở rộng liên kết với các cơ sở kinh tế, trường học trong và ngoài nước nhằm tăng cường hợp tác quốc tế
Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động, công ty cần thực hiện đầy đủ các chế độ theo quy định pháp luật và nội quy nội bộ Điều này bao gồm việc đào tạo nguồn nhân lực với đạo đức nghề nghiệp chuẩn mực, đồng thời hỗ trợ các chính sách xã hội hợp lý và kịp thời như điều chỉnh lương, bảo hiểm, cũng như áp dụng các hình thức kỷ luật và khen thưởng phù hợp.
+ Thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo đúng quy định pháp luật như kê khai thuế, nộp thuế;
Để đạt được hiệu quả cao trong đào tạo, cần liên tục cải tiến phương thức, phương pháp và trang thiết bị Việc công nghiệp hóa và hiện đại hóa sẽ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức.
Nhân viên văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ban lãnh đạo hoàn thiện các cơ chế quản lý nhân sự, bao gồm cơ chế làm việc, khen thưởng, kỷ luật và kiểm tra đánh giá một cách kịp thời.
Nhân viên văn phòng là nguồn lực quan trọng nhất trong công ty, có trách nhiệm hoàn thành hiệu quả các nhiệm vụ được giao để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.
Nhân viên văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hóa công ty, tạo ra một môi trường làm việc tích cực để nâng cao hiệu quả công việc.
Tiêu chí đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng
1.3.1 Kết quả thực hiện công việc Để nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng, có thể khẳng định rằng tiêu chí về “Kết quả thực hiện công việc” là tiêu chí quan trọng nhất Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên trong văn phòng sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty
Kết quả công việc, bao gồm khối lượng, chất lượng và mức độ hoàn thành mục tiêu, là những tiêu chí quan trọng để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng.
Đánh giá hiệu quả làm việc và phát triển năng lực nhân viên là rất quan trọng Một nhân viên có phẩm chất cá nhân tốt và kỹ năng làm việc xuất sắc nhưng không đạt được mục tiêu công việc sẽ không mang lại giá trị thực sự Do đó, việc hoàn thành mục tiêu công việc cần được coi là tiêu chí quyết định cho hiệu quả làm việc của nhân viên.
Hiệu quả làm việc của nhân viên được đánh giá qua việc so sánh kết quả thực tế với các mục tiêu đã định Nhờ vào báo cáo công việc định kỳ, nhà quản lý có thể xác định năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên Để cải thiện công tác đánh giá, cần xây dựng tiêu chuẩn công việc rõ ràng và khoa học, với sự trao đổi giữa người sử dụng lao động và nhân viên Mục đích của việc đánh giá bao gồm nâng cao hiệu quả công việc, xác định nhu cầu đào tạo, đánh giá tiềm năng thăng tiến, xác định mức lương và tạo động lực cho nhân viên Tóm lại, việc đánh giá thực hiện công việc không chỉ hướng tới lợi ích cá nhân mà còn nhằm nâng cao hiệu quả chung của doanh nghiệp.
1.3.2 Tiến độ thực hiện công việc
Hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng được đánh giá không chỉ qua kết quả công việc mà còn qua tiến độ thực hiện.
"Tiến độ" đề cập đến mức độ hoàn thành công việc trong một khoảng thời gian xác định Việc lập tiến độ giúp chúng ta theo dõi hiệu quả công việc tốt hơn Khi công việc được hoàn thành đúng thời hạn và kế hoạch, điều này đảm bảo sự thành công và hiệu quả trong quản lý dự án.
Allenby, Alison, (2004), Đánh giá hiệu quả làm việc phát triển năng lực nhân viên, Tp Hồ Chí Minh, NXB Trẻ, tr.46 hiệu quả làm việc sẽ cao
Nhà quản lý đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên dựa trên các kế hoạch tuần, tháng, quý và năm Việc hoàn thành công việc đúng thời gian quy định thể hiện sự tập trung, nỗ lực và cố gắng của nhân viên Khi nhân viên hoàn thành nhiệm vụ theo tiến độ, hiệu quả làm việc sẽ được nâng cao.
Để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, doanh nghiệp cần xem xét không chỉ kết quả công việc mà còn cả năng lực, thái độ và tác phong làm việc Việc nâng cao hiệu quả làm việc đòi hỏi sự chú trọng đến thể lực, trí lực và đạo đức tác phong của người lao động.
Học giả nổi tiếng về quản trị Peter đã cho rằng: “Thái độ và tác phong chiếm tới 90% khả năng thành công của một con người”
Theo Từ Điển Từ và Ngữ Hán _ Việt của Nguyễn Lân xuất bản vào năm
Tác phong làm việc, được định nghĩa vào năm 2002, là lề lối và cách thức ứng xử giữa con người trong môi trường làm việc Mỗi công ty và doanh nghiệp sẽ có những đặc trưng riêng về tác phong làm việc, phản ánh cách làm việc và tương tác giữa các thành viên trong cùng một tổ chức.
Tại Nhật Bản, tàu điện ngầm chỉ trễ trung bình 7 giây mỗi năm, cho thấy sự quan trọng của việc đúng giờ Việc này không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với người khác mà còn với chính bản thân Thói quen đúng giờ giúp hình thành tác phong làm việc chuyên nghiệp và chỉn chu, đồng thời đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc, kiểm soát tốt hơn và tăng hiệu quả công việc.
Tác phong làm việc của mỗi cá nhân không chỉ thể hiện thái độ và cách giao tiếp mà còn bao gồm phong cách ăn mặc, tư thế và ý thức làm việc Ý thức kỷ luật trong công việc, như việc đi làm đúng giờ, ăn mặc chỉnh tề và giữ gìn vệ sinh chung, là yếu tố quan trọng để tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho nhân viên Nhân viên chính là “bộ mặt” của doanh nghiệp, và việc tôn trọng môi trường làm việc là điều cần thiết để đạt hiệu quả cao trong công việc Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và hiệu quả làm việc, các công ty cần xây dựng đội ngũ lao động có tác phong làm việc chuẩn mực, biết quý trọng thời gian và khắc phục những thói quen xấu.
Tác phong chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng góp phần vào sự thành công của mỗi cá nhân và tổ chức Nó thể hiện ý thức kỷ luật, tinh thần hợp tác và trách nhiệm trong công việc, đồng thời là nền tảng cho sự tiến bộ Khi xây dựng tác phong chuyên nghiệp, các hành vi và thói quen làm việc sẽ trở nên tự nhiên, giúp nâng cao hiệu quả, năng suất và chất lượng công việc Sự chuyên nghiệp không chỉ tạo dựng lòng tin từ cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng và đối tác, mà còn giúp hoàn thành công việc một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.
1.3.4 Thực hiện kỹ thuật công việc Để nâng cao hiệu quả hoạt động của nhân viên văn phòng, đòi hỏi các nhân viên phải thực hiện các nghiệp vụ trong công việc một cách chính xác, nhanh chóng, hiệu quả, ứng dụng khoa học công nghệ kỹ thuật
Dù nhân viên hoàn thành công việc đúng deadline, việc sử dụng phương pháp thô sơ hoặc cách thức không đảm bảo sẽ không nâng cao hiệu quả công việc, ngay cả khi tuân thủ quy trình và áp dụng công nghệ mới Trong xã hội phát triển liên tục, các tổ chức cần không chỉ đạt hiệu quả mà còn phải tìm cách gia tăng hiệu quả hơn nữa.
Trong bối cảnh khoa học kỹ thuật phát triển nhanh chóng, thiết bị và máy móc ngày càng hiện đại, việc giảm thiểu khâu trung gian và tiết kiệm sức lực cho người lao động trở nên cần thiết Nhân viên văn phòng cần trang bị kiến thức và kỹ năng mới để ứng dụng công nghệ vào công việc Thực hiện đúng kỹ thuật và ứng dụng khoa học công nghệ sẽ nâng cao hiệu quả làm việc, giảm sai sót trong quy trình thủ công, đồng thời tiết kiệm chi phí và công sức cho người lao động.
1.3.5 Tính sáng tạo trong công việc
Những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng
1.4.1 Nhóm yếu tố về con người
Đối với người lao động, con người là nguồn nhân lực chủ chốt trong công ty Mỗi cá nhân trong tổ chức đều có sự khác biệt về năng lực, tâm lực, trí lực, nguyện vọng và sở thích, dẫn đến hiệu quả làm việc của từng nhân viên cũng khác nhau.
Kiến thức làm việc là tập hợp những tri thức cần thiết để hoàn thành một công việc cụ thể Mỗi công việc có những yêu cầu riêng, vì vậy người lao động cần xác định rõ những kiến thức và hiểu biết cần thiết để thực hiện công việc một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả Khi có nhiều kiến thức, người lao động sẽ tự tin hơn trong việc đảm nhận công việc, tự chủ trong quá trình làm việc và đạt được mục tiêu cá nhân cũng như vị trí xã hội Ngược lại, nếu thiếu kiến thức, họ có thể dễ dàng đi sai hướng, hiểu sai bản chất công việc, dẫn đến việc không hoàn thành công việc, lãng phí thời gian và công sức, và kết quả công việc sẽ không đạt yêu cầu.
Kỹ năng nghề nghiệp là sự thành thạo trong thao tác và khả năng ứng phó với các tình huống thực tiễn, đóng vai trò quan trọng trong việc giúp người lao động hoàn thành công việc hiệu quả Mỗi công việc yêu cầu những kỹ năng khác nhau, và công việc phức tạp thường đòi hỏi kỹ năng cao hơn Việc sở hữu kỹ năng nghề nghiệp tốt giúp hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng và kịp thời, do đó, người lao động cần rèn luyện và nâng cao kỹ năng của bản thân để đáp ứng tốt hơn yêu cầu công việc.
Thái độ làm việc của người lao động là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, bên cạnh năng lực, kinh nghiệm và sự thông minh Thái độ làm việc thể hiện sự tập trung, tận tâm và chí tiến thủ của mỗi cá nhân Người lao động cần có thái độ tích cực, chủ động, tuân thủ quy định công ty và ham học hỏi Câu nói “Thái độ quan trọng hơn trình độ” nhấn mạnh rằng thái độ chính là yếu tố gây ấn tượng nhất ở những người thành công Rèn luyện thái độ làm việc đúng đắn và chuyên nghiệp sẽ giúp hoàn thành công việc dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sai sót.
Nhu cầu cá nhân là yếu tố chính thúc đẩy con người hoạt động, với mỗi cá nhân có những nhu cầu vật chất và tinh thần khác nhau Một số người ưu tiên tiền lương và thưởng, từ đó nỗ lực làm việc hiệu quả để đạt được mức thu nhập xứng đáng Ngược lại, có những người coi trọng việc khẳng định bản thân hoặc mong muốn trải nghiệm đa dạng trong cuộc sống Hiệu quả làm việc sẽ phụ thuộc vào từng nhu cầu cụ thể của mỗi cá nhân.
Phong cách lãnh đạo là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng Mỗi doanh nghiệp có những phong cách lãnh đạo riêng, bao gồm chuyên quyền, độc đoán, dân chủ và tự do, mỗi phong cách đều có ưu nhược điểm riêng Phong cách lãnh đạo quyết định sự tự giác và tinh thần làm việc của người lao động; nếu quá cứng nhắc và ép buộc, nhân viên sẽ cảm thấy gò bó và chỉ làm việc cho xong, dẫn đến hiệu quả công việc không cao.
1.4.2 Nhóm yếu tố về công việc
* Bố trí sắp xếp công việc
Bố trí sắp xếp công việc là quá trình lập kế hoạch hợp lý dựa trên nội dung và tính chất công việc, giúp giải quyết công việc nhanh chóng và hiệu quả Khả năng sắp xếp công việc hợp lý cho phép một số người hoàn thành nhiệm vụ chỉ trong 3 tiếng trong khi người khác có thể mất đến 1 ngày Việc bố trí công việc cần phù hợp với khả năng và trình độ của nhân sự; khi nhân viên cảm thấy công việc phù hợp, họ sẽ tích cực hơn trong việc đạt được mục tiêu, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc Ngược lại, nếu công việc không phù hợp, nhân viên dễ cảm thấy chán nản và thiếu tập trung, dẫn đến việc bỏ dở và giảm chất lượng công việc.
* Sự hấp dẫn của công việc
Sự hấp dẫn trong công việc đến từ niềm đam mê, ham học hỏi và mong muốn hoàn thành nhiệm vụ Điều này có thể xuất phát từ nội dung, tính chất công việc hoặc mức lương Khi người lao động cảm thấy hứng thú với công việc, họ sẽ cống hiến hết mình với đam mê và nhiệt huyết, từ đó nâng cao chất lượng và tiến độ công việc Ngược lại, nếu thiếu đam mê và cảm giác bị ép buộc, công việc sẽ trở nên nhàm chán và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.
* Sự phức tạp trong công việc
Mức độ phức tạp của công việc phản ánh yêu cầu về kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ Công việc khó khăn có thể gây cản trở cho người lao động, ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công việc Sự phức tạp này không chỉ làm hao tổn trí lực và sức lực mà còn dễ dẫn đến cảm giác chán nản và xu hướng bỏ cuộc Tuy nhiên, công việc phức tạp thường đi kèm với mức thu nhập cao, tạo động lực cho người lao động nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc.
* Cơ hội thăng tiến, phát triển trong công việc
Thăng tiến trong công việc không chỉ là sự nâng cao về chuyên môn, cấp bậc và địa vị, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc của nhân viên Khi có cơ hội thăng tiến, người lao động thường nỗ lực hết mình để đạt được kết quả tốt nhất nhằm ghi điểm với cấp trên, từ đó tạo động lực làm việc Tuy nhiên, nếu sự cố gắng này không được công nhận và không có cơ hội thăng tiến, nhân viên sẽ dễ rơi vào trạng thái chán nản, dẫn đến giảm sút hiệu quả công việc.
1.4.3 Nhóm yếu tố về tổ chức
* Sự hợp tác, phối hợp
Hiểu 1 cách đơn giản thì hợp tác, phối hợp chính là hành động mà chúng ta, các bên tham gia cùng chung sức làm việc, giúp đỡ, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc, lĩnh vực bất kì để cùng hướng tới một mục đích nhất định Để hoàn thành tốt công việc cần phải có sự phối hợp của nhiều phòng ban, giữa các giai đoạn của công việc Hiệu quả công việc sẽ cao nếu có sự ăn ý giữa các bộ phận, các khâu trong công việc Nếu phần cơ bản của công việc đã được hoàn thành và không sai sót thì các phần xử lý, hoàn thiện công việc còn lại cũng sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn Vì vậy, giữa các phần của công việc, các phòng ban đảm nhiệm công việc cần liên kết, giúp đỡ, hỗ trợ nhau để công việc được hoàn thành tốt nhất và nhanh nhất, tránh sai sót không đáng có Bên cạnh đó, phong cách lãnh đạo còn tạo khoảng trống cho người lao động thể hiện tài năng, sự sáng tạo và tinh thần trách nhiệm khi làm việc
* Mục tiêu, chiến lược của tổ chức
Mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp là kết quả cuối cùng mà họ muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định, thường được chia thành mục tiêu dài hạn và ngắn hạn Hoạt động hiệu quả của tổ chức phụ thuộc vào việc gắn liền với các mục tiêu và chiến lược đã đề ra Mỗi cá nhân trong tổ chức cần nỗ lực hoàn thành công việc và đạt được mục tiêu cá nhân, từ đó góp phần vào việc hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp.
* Văn hóa của tổ chức
Văn hóa tổ chức là hệ thống giá trị, niềm tin và thói quen chung của các thành viên, ảnh hưởng đến hành động của họ Một tổ chức có văn hóa mạnh mẽ sẽ thiết lập các quy tắc rõ ràng, khuyến khích sự tuân thủ và tạo động lực làm việc, giúp nhân viên tự giác, chủ động và hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành công việc hiệu quả hơn.
1.4.4 Nhóm yếu tố về môi trường làm việc
Môi trường làm việc gây ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng gồm có: môi trường từ nhiên và môi trường xã hội
Môi trường tự nhiên, bao gồm không khí, ánh sáng, tiếng ồn và nhiệt độ, đóng vai trò quan trọng trong hiệu suất làm việc của người lao động Với khoảng một phần tư thời gian trong ngày dành cho nơi làm việc, các yếu tố này ảnh hưởng đáng kể đến năng suất và sự thoải mái của nhân viên.
Không khí trong lành giúp người lao động duy trì sức khỏe và nâng cao hiệu quả công việc Ngược lại, không khí ngột ngạt khiến nhân viên cảm thấy bí bách và giảm tinh thần làm việc Do đó, các công ty nên trồng nhiều cây xanh để tạo môi trường làm việc thoải mái và dễ chịu.
