KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
Đặc điểm và giá trị pháp lý của tài liệu điện tử
10Thông tư số 02/2019/TT-BNV ban hành ngày 24/01/2019 quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
11Khoản 2 Điều 4, Luật Lưu trữ 2011.
Tài liệu lưu trữ điện tử là các thông điệp dữ liệu được tạo ra trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, được lựa chọn để lưu trữ hoặc số hóa từ tài liệu trên các vật mang tin khác Để đảm bảo tính kế thừa, thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập, tài liệu lưu trữ điện tử cần đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và phải được bảo quản, sử dụng theo phương pháp chuyên môn Tài liệu số hóa không thể thay thế giá trị của tài liệu gốc đã được số hóa Mặc dù có sự khác biệt trong các định nghĩa về "tài liệu điện tử" ở nước ngoài, hầu hết đều nhấn mạnh tính bất biến của tài liệu điện tử và công nhận nó như một dạng đặc biệt của tài liệu.
Thông tin trong tài liệu điện tử được trình bày dưới dạng "điện tử - số", do đó, chúng ta cần các phương tiện kỹ thuật và phần mềm tương thích để tiếp cận Tuy nhiên, tài liệu điện tử vẫn thực hiện các chức năng và giá trị tương tự như tài liệu truyền thống.
Khác với tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử có đặc trưng là tính nguyên vẹn logic thay vì nguyên vẹn vật lý Việc nhận dạng tài liệu điện tử, đặc biệt trong các cơ sở dữ liệu, tài liệu siêu văn bản, bảng biểu và đa phương tiện, cần chú trọng đến dấu hiệu nguyên vẹn logic này.
Tài liệu lưu trữ điện tử mang lại nhiều lợi ích trong việc khai thác và sử dụng, cho phép nhân viên truy cập thông tin mọi lúc, dễ dàng kiểm tra và thực hiện sửa đổi Việc phân phát thông tin diễn ra ngay lập tức, đồng thời dễ dàng kiểm tra các bản sao in trên giấy Ngoài ra, tài liệu có thể được truy cập từ xa, giúp loại bỏ hiệu quả các tài liệu đã hết hạn sử dụng.
Trong bối cảnh hội nhập toàn cầu hiện nay, giao dịch qua phương tiện điện tử ngày càng trở nên phổ biến nhờ tính nhanh chóng và hiệu quả Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp pháp, cần nghiên cứu và hiểu rõ giá trị pháp lý của tài liệu điện tử theo Luật Giao dịch điện tử 2005 và Nghị định 26/2007/NĐ-CP.
Luật Lưu trữ 2011 và Nghị định 64/2007/NĐ-CP quy định chi tiết về việc thi hành Luật giao dịch điện tử liên quan đến chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, nhằm ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước Các thông điệp dữ liệu được coi là có giá trị pháp lý, tương đương với bản gốc văn bản, mặc dù các quy định pháp lý vẫn chưa thống nhất theo Khoản 2, Điều 24 của Luật Giao dịch điện tử 2005 Tài liệu điện tử, do đó, trở thành một loại tài liệu lưu trữ cần được quản lý và xử lý theo nghiệp vụ đặc thù.
Cơ sở pháp lý về quản lý tài liệu điện tử ở Việt Nam
• Nhóm 1: Pháp luật về văn thư, lưu trữ
- Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước
- Nghị định 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ 2011
Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông, ban hành ngày 19/12/2017, quy định về việc sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước Quy định này nhằm nâng cao tính bảo mật và hiệu quả trong việc xử lý văn bản điện tử, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao dịch và trao đổi thông tin giữa các cơ quan nhà nước Chữ ký số được coi là một công cụ quan trọng trong việc xác thực danh tính và đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản điện tử.
Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg được ban hành bởi Thủ tướng Chính phủ vào ngày 12/7/2018 quy định về việc gửi và nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước Quyết định này nhằm nâng cao hiệu quả trong quản lý và điều hành, đồng thời thúc đẩy chuyển đổi số trong hoạt động của các cơ quan nhà nước Việc áp dụng văn bản điện tử sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng cường tính minh bạch trong công tác hành chính.
• Nhóm 2: Pháp luật về giao dịch điện tử, ứng dụng công nghệ thông tin
- Luật Giao dịch điện tử 2005, Luật Công nghệ Thông tin 2006, Luật An ninh thông tin mạng 2015, Luật tiếp cận thông tin 2016
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 05/3/2020 quy định về công tác văn thư
Thông tư số 01/2019/TT-BNV, ban hành ngày 24/01/2019 bởi Bộ Nội vụ, quy định quy trình trao đổi, lưu trữ và xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư Thông tư này cũng nêu rõ các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, hỗ trợ quá trình xử lý công việc của các cơ quan và tổ chức.
- Thông tư số 02/2019/TT-BNV ban hành ngày 24/01/2019 quy định tiêu chuẩn
Nguyễn Thị Chinh (2018) trong tập bài giảng “Quản lý tài liệu điện tử - Những vấn đề cần nghiên cứu” đã đề cập đến dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử Việc quản lý hiệu quả tài liệu điện tử là yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo an toàn và tính khả dụng của thông tin.
- Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 về Chính phủ điện tử
- Nghị quyết 30c/NQ-CP của Chính phủ ngày 08/11/2011 về Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước 2011 - 2020
- Nghị định số 64/2007/NĐ-CP , Nghị định số 26/2007/NĐ-CP
Các văn bản pháp lý đã bao quát đầy đủ các vấn đề liên quan đến quản lý tài liệu điện tử, tạo hành lang pháp lý quan trọng cho công tác văn thư và lưu trữ tại Việt Nam Mục tiêu chính là bảo quản an toàn, quản lý thống nhất và khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, giúp người dân và doanh nghiệp tiếp cận tài nguyên dễ dàng hơn Luật Lưu trữ 2011 đã quy định về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử nhưng còn thiếu chi tiết về biện pháp thực hiện Sự ra đời của Thông tư số 02/2019/TT-BNV và Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã làm rõ hơn về tiêu chuẩn và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, tạo tiền đề cho việc quản lý hiệu quả hơn trong lĩnh vực này.
Cơ sở pháp lý đã giúp các cơ quan nhận diện rõ những bất cập trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Mặc dù chủ trương này đã được hình thành từ lâu, nhưng đến nay, nhiều đơn vị vẫn chưa áp dụng hiệu quả vào thực tiễn Ngày 03/4/2020, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”, nhằm quản lý thống nhất, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử hiệu quả hơn Đề án này không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan Nhà nước mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp trong việc tiếp cận tài liệu Thủ tướng cũng đã giao trách nhiệm rõ ràng và ấn định thời gian thực hiện cho các Bộ, ngành liên quan.
Các chiến lược và phương pháp quản lý vòng đời tài liệu lưu trữ điện tử tạo ra khung cấu trúc cho cơ quan lưu trữ Tác giả nghiên cứu dựa trên thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Việt Nam và xu hướng toàn cầu trong lĩnh vực này.
Trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
Tài liệu lưu trữ điện tử được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cần được lập hồ sơ, lựa chọn, bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và công nghệ thông tin Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin và khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập Trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thuộc về người đứng đầu cơ quan, các bộ phận, người lập hồ sơ, nhân viên văn thư, lưu trữ, cũng như đội ngũ công nghệ thông tin và nhà cung cấp hệ thống quản lý tài liệu.
Theo Điều 13 Nghị định 01/2013/NĐ-CP, người đứng đầu các cơ quan Bộ phải chỉ đạo quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định pháp luật Bộ phận Văn thư - Lưu trữ cần tham mưu cho Chánh văn phòng để đề xuất các phương án cho Bộ trưởng nhằm đảm bảo thực hiện đúng quy định về lưu trữ tài liệu điện tử Trung tâm thông tin có trách nhiệm tư vấn cho Lãnh đạo đơn vị về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và thực hiện các biện pháp kỹ thuật để duy trì hoạt động của hệ thống này Lưu trữ lịch sử đảm nhận việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ.
Trong bài viết "Quản lý tài liệu điện tử - Những vấn đề đặt ra đối với lưu trữ cơ quan" của tác giả Trần Phương Hoa (2021), đăng trên Tạp chí Lưu trữ và Thời đại, số 3/2021, tác giả đã phân tích các thách thức và yêu cầu pháp lý liên quan đến việc lưu trữ tài liệu điện tử trong các cơ quan Bài viết nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định pháp luật về lưu trữ điện tử để đảm bảo tính bảo mật và hiệu quả trong quản lý tài liệu.
Kinh nghiệm của một số cơ quan, ngành về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã thu thập được kinh nghiệm quý báu về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan như Cục VTLTNN, Văn phòng Chính phủ, cũng như từ một số quốc gia trên thế giới như Ai-len, Niu-di-lân và Singapore.
Cục VTLTNN đã bắt đầu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ từ năm 1986 thông qua đề tài cấp Nhà nước "Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia" mã số 48A.02.04 Dựa trên kết quả nghiên cứu của đề tài này, Cục đã tiếp tục triển khai ứng dụng CNTT vào quản lý lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử từ năm 1996.
Vào năm 2000, Cục VTLTNN đã hợp tác với Trung tâm Tin học - Văn phòng Chính phủ để hoàn thiện chương trình quản lý văn thư và phát triển phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ hành chính trên nền tảng Lotus Notes Trước đây, tài liệu lưu trữ chủ yếu ở dạng phi số hóa như giấy tờ, sách, phim, và băng ghi âm Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ thông tin, ngày càng nhiều thông tin được tạo ra và lưu trữ dưới dạng số hóa với nhiều định dạng khác nhau Điều này đặt ra thách thức cho các cơ quan lưu trữ lịch sử về cách thức lưu trữ tài liệu điện tử để có thể khai thác hiệu quả trong tương lai, bao gồm quy trình xử lý, định dạng sử dụng và kiến trúc hệ thống thông tin.
Văn phòng Chính phủ đã triển khai tin học hóa hệ thống thông tin từ năm 1990, nhằm hiện đại hóa và kết nối thông tin giữa Văn phòng Chính phủ với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, và Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Mục tiêu là cung cấp thông tin phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ Cơ sở hạ tầng kỹ thuật đã tạo nền tảng vững chắc cho công tác tin học hóa quản lý và điều hành trong Văn phòng Chính phủ cũng như các cơ quan hành chính nhà nước trên toàn quốc.
Nhiều quốc gia đã ban hành quy định về tài liệu lưu trữ điện tử, nhưng do tính mới mẻ của loại hình tài liệu này, các quy định vẫn còn lỏng lẻo và cần được hoàn thiện Tại Ai-len, tài liệu lưu trữ điện tử được xem như tài liệu giấy và áp dụng các nguyên tắc tương tự Ở Niu-di-lân, Luật Lưu trữ yêu cầu các cơ quan nhà nước phải bảo quản tài liệu điện tử dưới dạng có thể truy cập, với tiêu chuẩn quản lý do Giám đốc Lưu trữ ban hành Tại Singapore, dự án eRegistry Hub đang được triển khai nhằm cung cấp không gian quản lý tài liệu lưu trữ điện tử giá rẻ, phục vụ không chỉ cho cơ quan nhà nước mà còn cho doanh nghiệp và cá nhân, đảm bảo an toàn, bảo mật và tiết kiệm chi phí.
Tài liệu lưu trữ điện tử là một loại hình tài liệu quan trọng, và để phát huy hiệu quả, Việt Nam cần xây dựng quy định cụ thể về quản lý và sử dụng tài liệu này Điều này nhằm đảm bảo tính xác thực của thông tin và khả năng tiếp cận tài liệu ở định dạng phổ biến Với tính mới mẻ của tài liệu điện tử, việc quản lý hiện tại còn lỏng lẻo, dễ bị lợi dụng cho mục đích xấu Do đó, việc công nhận tài liệu lưu trữ điện tử đồng nghĩa với việc Việt Nam cần ban hành các quy định chi tiết để quản lý và sử dụng hiệu quả loại hình tài liệu này.
Việt Nam đã ban hành nhiều văn bản pháp lý quan trọng liên quan đến giao dịch điện tử và công nghệ thông tin, bao gồm Luật Giao dịch điện tử năm 2005, Luật Công nghệ thông tin năm 2006, Luật Lưu trữ năm 2011, và gần đây nhất là Thông tư 02/2019/TT-BNV.
Vào ngày 24 tháng 01 năm 2019, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, tạo nền tảng cho các cơ quan nhà nước nghiên cứu và hoàn thiện văn bản quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Kinh nghiệm từ một số quốc gia cho thấy việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử mang lại nhiều lợi ích lớn, bao gồm tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực cho việc quản lý và khai thác tài liệu Tuy nhiên, thực tiễn ứng dụng tại một số Bộ, ngành cũng chỉ ra những hạn chế như thiếu đội ngũ cán bộ có trình độ công nghệ thông tin, vấn đề bảo mật khi khai thác tài liệu trên mạng, và thiếu thiết bị lưu trữ chuyên dụng.
15Tham khảo từ Đề tài NCKH cấp Bộ (2017),“Giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Lao động
- Thương binh và Xã hội”
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CƠ QUAN BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
Khái quát về tổ chức và hoạt động của Bộ Lao động - Thương binh và xã hội
2.1.1 Lịch sử hình thành Bộ Lao động — Thương binh và Xã hội
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (LĐTBXH) được thành lập vào ngày 16 tháng 2 năm 1987 theo Quyết định số 782/HĐNN của Hội đồng Nhà nước, thông qua việc hợp nhất hai Bộ: Bộ Lao động và Bộ Thương binh - Xã hội Sự hình thành và phát triển của Bộ LĐTBXH là kết quả của quá trình kế thừa và phát huy chức năng, nhiệm vụ từ 7 Bộ và cơ quan khác nhau, bao gồm Bộ Lao động, Bộ Cứu tế Xã hội, Bộ Xã hội, Bộ Thương binh - Cựu binh, Bộ Nội vụ, Bộ Thương binh và Xã hội, cùng với Ủy ban điều tra tội ác chiến tranh.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
Bộ LĐTBXH là cơ quan của Chính phủ, có nhiệm vụ quản lý nhà nước về việc làm, dạy nghề, lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội (bao gồm bảo hiểm xã hội bắt buộc, tự nguyện và thất nghiệp), an toàn lao động, người có công, bảo trợ xã hội, bảo vệ trẻ em, bình đẳng giới và phòng chống tệ nạn xã hội Bộ cũng chịu trách nhiệm quản lý các dịch vụ công trong các lĩnh vực này trên toàn quốc.
Bộ LĐTBXH thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn theo Nghị định số 14/2017/NĐ-CP ngày 14 tháng 2 năm 2017, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cùng với các nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể khác.
Chính phủ trình các dự án luật, pháp lệnh và dự thảo nghị quyết, nghị định theo chương trình xây dựng pháp luật hàng năm đã được phê duyệt Ngoài ra, các dự án, đề án và văn bản quy phạm pháp luật khác cũng được thực hiện theo sự phân công của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ liên quan đến lĩnh vực lao động, người có công và xã hội.
Thủ tướng Chính phủ phê duyệt các chiến lược, quy hoạch và kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm cùng các chương trình mục tiêu quốc gia Đồng thời, Thủ tướng cũng xem xét các công trình và dự án quan trọng trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ, cũng như các dự thảo quyết định, chỉ thị và văn bản khác thuộc thẩm quyền chỉ đạo, điều hành.
Bộ có trách nhiệm ban hành quyết định, chỉ thị và thông tư trong phạm vi quản lý nhà nước Đồng thời, Bộ phê duyệt các đề án, dự án, quy hoạch và kế hoạch thuộc thẩm quyền của mình Ngoài ra, Bộ cũng hướng dẫn, kiểm tra và đảm bảo tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực quản lý nhà nước.
Chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
Thực hiện hợp tác Quốc tế trong lĩnh vực lao động.
Tổ chức thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực LĐTBXH.
Quyết định các biện pháp và chủ trương cụ thể để chỉ đạo hoạt động của các tổ chức sự nghiệp và dịch vụ công trong lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội, theo quy định pháp luật Đồng thời, thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn đại diện cho chủ sở hữu phần vốn Nhà nước tại các doanh nghiệp có vốn đầu tư Nhà nước thuộc Bộ quản lý.
Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng tiêu cực và xử lý vi phạm theo thẩm quyền về LĐTBXH.
Bộ sẽ quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính theo nội dung và mục tiêu đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
Quản lý tổ chức bộ máy và biên chế là nhiệm vụ quan trọng trong việc chỉ đạo thực hiện chế độ tiền lương, chính sách đãi ngộ, khen thưởng và kỷ luật Đồng thời, cần tổ chức công tác đào tạo, bồi dưỡng để xây dựng đội ngũ công chức, viên chức nhà nước trong lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội tại địa phương.
Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được phân bố theo quy định của pháp luật
Theo Nghị định số 14/2017/NĐ-CP ngày 17 tháng 02 năm 2017, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hiện nay có cơ cấu tổ chức bao gồm Bộ trưởng Đào Ngọc Dung và các Thứ trưởng: Lê Tấn Dũng, Nguyễn Thị Hà, Lê Văn Thanh, Nguyễn Bá Hoan.
Bộ LĐTBXH bao gồm 19 đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước và 07 đơn vị sự nghiệp nhà nước Các đơn vị quản lý nhà nước gồm: Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Bảo hiểm xã hội, Vụ Hợp tác quốc tế, Vụ Bình đẳng giới, Vụ Kế hoạch tài chính, Vụ Pháp chế, Văn phòng Bộ, Thanh tra, cùng với các cục như Cục Quan hệ lao động và tiền lương, Cục Quản lý lao động ngoài nước, Cục An toàn lao động, Cục Người có công, Cục Phòng chống tệ nạn xã hội, Cục Việc làm, Cục Bảo trợ xã hội, và Cục Trẻ em Các đơn vị sự nghiệp bao gồm: Viện Khoa học Lao động và Xã hội, Viện Chỉnh hình - Phục hồi chức năng, Trung tâm Thông tin, Tạp chí Lao động và Xã hội, Báo Lao động và Xã hội, Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức Lao động - Xã hội, và Quỹ Bảo trợ trẻ em Việt Nam.
2.1.4 Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính
Văn phòng Bộ LĐTBXH, viết tắt là Văn phòng Bộ, là đơn vị trực thuộc Bộ LĐTBXH, có nhiệm vụ tham mưu tổng hợp và thực hiện chức năng hậu cần Quyền hạn và nhiệm vụ của Văn phòng Bộ được quy định tại quyết định số 1698/QĐ-LĐTBXH ngày 25 tháng 10 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ LĐTBXH, cùng với quyết định số 628/QĐ-VP ngày 29 tháng 12 năm 2017 của Văn phòng.
Bộ LĐTBXH đã ban hành quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính, một phòng chuyên môn thuộc Văn phòng Bộ Phòng Hành chính có nhiệm vụ hỗ trợ Chánh Văn phòng trong công tác hành chính, văn thư và lưu trữ theo quy định của Nhà nước và Bộ, được đặt ở tầng 1 để thuận tiện cho giao dịch với khách Bộ phận lưu trữ của Bộ LĐTBXH trực thuộc Phòng Hành chính và chịu sự quản lý trực tiếp Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ LĐTBXH bao gồm 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng, 03 cán bộ làm công tác văn thư (trong đó có 02 cán bộ biên chế tốt nghiệp cao học chuyên ngành VTLT và 01 cán bộ hợp đồng tốt nghiệp đại học) và 03 cán bộ làm công tác lưu trữ.
Đội ngũ cán bộ thư viện bao gồm 01 cán bộ biên chế tốt nghiệp cao học chuyên ngành VTLT kiêm nhiệm công tác thư viện, 01 biên chế tốt nghiệp đại học chuyên ngành VTLT, và 01 cán bộ hợp đồng tốt nghiệp đại học Ngoài ra, có 01 cán bộ hợp đồng tốt nghiệp đại học chuyên ngành quản trị văn phòng đảm nhận công việc đánh máy và photo.
Tất cả cán bộ tại phòng lưu trữ đều là những người tận tâm, có trách nhiệm cao với công việc Phòng lưu trữ được trang bị đầy đủ thiết bị và cơ sở vật chất kỹ thuật, đảm bảo công tác lưu trữ tài liệu, đặc biệt là tài liệu điện tử của Bộ LĐTBXH, diễn ra hiệu quả nhất.
2.2 Thực trạng công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội
2.2.1 Chủ trương của Bộ về phổ biến, ban hành văn bản về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
- Một số văn bản về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử được áp dụng tại Bộ Lao động - Thương binh và xã hội:
+ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH11 ngày 01/11/2011 của Quốc Hội;
+ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 03/01/2013 quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
+ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 05/3/2020 quy định về công tác văn thư;
+ Thông tư số 03/2013/TT-BLĐTBXH của Bộ LĐTBXH ngày 19/02/2013 quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành Lao động - Thương binh và Xã hội;
Nhận xét về công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ở Bộ LĐTBXH
Công tác văn thư - lưu trữ đã nhận được sự quan tâm lớn từ Đảng và Nhà nước, đặc biệt trong những năm gần đây, khi quản lý tài liệu lưu trữ điện tử được tăng cường và chú trọng Nhiều hoạt động trong nội bộ Bộ LĐTBXH đã được triển khai hiệu quả, tạo nền tảng cho sự phát triển các ứng dụng trong tương lai.
- Bộ LĐTBXH đã áp dụng tốt hệ thống văn bản hướng dẫn về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định của Nhà nước.
- Hệ thống văn bản pháp luật và văn bản hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ văn thư
Bộ LĐTBXH đang cải tiến hệ thống lưu trữ thông tin với nhiều văn bản quan trọng, bao gồm Công văn số 4139/LĐTBXH-VP ngày 04/10/2018 về kết nối và gửi nhận văn bản điện tử, Công văn số 1451/LĐTBXH-TTTT ngày 12/4/2019 liên quan đến chữ ký số qua trục văn bản quốc gia, và Công văn số 2210/LĐTBXH-TTTT ngày 05/6/2019 về báo cáo phát triển chữ ký số năm 2019 Quyết định số 1943/QĐ-LĐTBXH ngày 25/12/2019 phê duyệt kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong năm 2020, cùng với Công văn số 1490/LĐTBXH-TTTT ngày 24/5/2021 về sử dụng chữ ký số trên eMolisa, thể hiện sự nỗ lực của Bộ trong việc hiện đại hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý.
Bộ LĐTBXH đang khẩn trương hoàn thiện quy chế công tác văn thư, lưu trữ mới để thay thế quy chế cũ còn nhiều hạn chế Đồng thời, Bộ cũng đã bắt đầu xây dựng Quy chế Quản lý văn bản điện tử thông qua Hệ thống quản lý tài liệu điện tử và điều hành.
Bộ LĐTBXH đang chờ lãnh đạo ký duyệt cho phụ lục 5, trong khi kinh phí đầu tư cho quản lý tài liệu lưu trữ điện tử đã được cải thiện đáng kể so với các năm trước Điều này cho thấy sự quan tâm mạnh mẽ của lãnh đạo Bộ đối với công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
Để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tài liệu, cần duy trì thường xuyên việc kiểm tra, giám sát và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tài liệu, đặc biệt là tài liệu lưu trữ điện tử trong các cơ quan Điều này có thể thực hiện thông qua nhiều hình thức khác nhau, như tổ chức các lớp tập huấn và kiểm tra công tác văn thư lưu trữ tại các đơn vị.
Đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ là ưu tiên hàng đầu nhằm giảm thiểu và tiến tới xóa bỏ tình trạng cán bộ không có chuyên môn hoặc được đào tạo không đúng chuyên ngành trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ Hiện nay, phần lớn cán bộ làm công tác này tại Bộ có trình độ cao (Cao học, Đại học), được đào tạo đúng chuyên ngành, trẻ tuổi, năng động, nhiệt tình và yêu nghề, sẵn sàng cống hiến cho công việc.
2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân
Mặc dù đã có khung pháp lý tương đối đầy đủ và nhà nước đã đầu tư vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử cũng như nâng cao đào tạo cán bộ, nhưng các cơ quan, đặc biệt là Bộ LĐTBXH, vẫn gặp nhiều khó khăn trong việc thực hiện hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
Bộ LĐTBXH đã tiến hành nghiên cứu và xây dựng các văn bản quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, nhưng hệ thống văn bản này vẫn chưa đầy đủ Việc thiếu hệ thống văn bản quản lý tài liệu lưu trữ điện tử sẽ gây khó khăn cho việc tăng cường và hoàn thiện công tác quản lý nhà nước về lưu trữ điện tử Do đó, cần hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý và rà soát các hoạt động nghiệp vụ của cán bộ văn thư lưu trữ để đưa vào nề nếp, điều này yêu cầu một quá trình nhất định.
Nhiều công chức và lãnh đạo chưa nhận thức đúng về vai trò quan trọng của công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu lưu trữ Việc thiếu quan tâm đến đào tạo cán bộ có nghiệp vụ vững vàng và ký số văn bản đã dẫn đến việc một số lãnh đạo, dù ở cơ quan Trung ương, vẫn giữ thói quen ký trực tiếp trên giấy Điều này không chỉ ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của tài liệu mà còn làm cho việc lập hồ sơ điện tử trở nên khó khăn hơn.
Nguồn nhân lực tại Bộ TTTT chưa được đào tạo chuyên sâu về công nghệ thông tin, dẫn đến tỉ lệ cán bộ có kỹ năng quản lý hành chính nhà nước và ứng dụng CNTT vào quản lý tài liệu lưu trữ còn thấp Hầu hết chỉ được đào tạo về tin học văn phòng, điều này sẽ gây khó khăn cho Bộ trong quá trình số hóa và hiện đại hóa công tác văn thư - lưu trữ.
Việc đầu tư vào công nghệ, cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện đại như bộ lưu trữ dữ liệu, máy scan và phần mềm số hóa tài liệu cần một nguồn kinh phí lớn Hệ thống thường xuyên gặp trục trặc do ổ cứng quá tải, gây gián đoạn hoạt động của Bộ, trong khi khối lượng dữ liệu ngày càng tăng đòi hỏi bổ sung bộ nhớ lưu trữ và bảo trì định kỳ Mặc dù Bộ LĐTBXH đã đầu tư cho quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, nhưng kinh phí vẫn còn hạn chế, không đủ để hiện đại hóa và chuyên nghiệp hóa công tác này Bên cạnh đó, lãnh đạo Bộ cũng chưa đầu tư đúng mức về vật chất và nguồn nhân lực cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống.
Chương 2 của luận văn tập trung làm rõ thực trạng công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Bộ LĐTBXH (quy trình hoạt động lưu trữ điện tử, thực trạng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, mối liên hệ giữa lưu trữ điện tử Bộ và các đơn vị trực thuộcBộ) Công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và phục vụ khai thác tài liệu tại BộLĐTBXH hiện nay chủ yếu thực hiện theo phương pháp thủ công, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ còn hạn chế Việc khai thác tài liệu lưu trữ điện tử tập trung chủ yếu vào loại hình văn bản hành chính Hình thức khai thác tài liệu lưu trữ điện tử đang từng bước thay đổi từ khai thác tài liệu truyền thống sang khai thác tài liệu dạng số Bộ LĐTBXH đang tiến hành triển khai khẩn trương việc nâng cấp phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử một cách khoa học, ứng dụng kịp thời và đáp ứng nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ điện tử của người khai thác.