TỔNG QUAN
Lý do chọn đề tài
1.1.1 Tầm quan trọng của chia sẻ tri thức
Trong thời đại hiện nay, tri thức được xem là tài sản quý giá và là yếu tố cạnh tranh then chốt của tổ chức Việc quản lý hiệu quả nguồn tri thức là thách thức lớn mà các tổ chức phải đối mặt Chia sẻ tri thức giữa nhân viên và phòng ban là cần thiết để chuyển giao tri thức cá nhân thành tri thức tổ chức, từ đó thúc đẩy hoạt động tốt nhất và giảm thiểu nỗ lực học tập thừa Nghiên cứu chỉ ra rằng sự chia sẻ tri thức góp phần quan trọng vào thành công của tổ chức, giúp triển khai nhanh chóng thông tin và mang lại lợi ích lớn Sự chia sẻ kinh nghiệm và thông tin trong tổ chức có thể tăng cường nguồn tài nguyên và giảm thời gian lãng phí cho việc thử nghiệm Ngược lại, sự không sẵn lòng chia sẻ tri thức có thể đe dọa sự tồn tại của tổ chức.
Việc xác định các yếu tố góp phần vào việc chia sẻ tri thức hiệu quả trong tổ chức là một lĩnh vực nghiên cứu quan trọng, đặc biệt đối với Việt Nam, nơi tri thức đóng vai trò quyết định trong sự phát triển tổ chức Các nhà lãnh đạo cần chủ động quản trị tri thức dựa trên hai nguồn lực cốt lõi là tri thức và con người Con người phải đưa ra quyết định hệ thống dựa trên tri thức phong phú và chất lượng của bản thân, đồng thời là chủ thể lan truyền tri thức Tuy nhiên, việc chia sẻ tri thức thường không phù hợp với bản chất con người, vì họ lo sợ mất đi sức mạnh tri thức nếu chia sẻ Do đó, các tổ chức cần chú trọng đến việc chia sẻ tri thức để phát triển nhanh chóng và hiệu quả Thực tế cho thấy, việc chia sẻ tri thức vẫn chưa phổ biến, đặc biệt trong các tổ chức công, nơi mà cán bộ, công chức thường giấu diếm kỹ năng và kinh nghiệm, gây trì trệ trong công việc và làm giảm lòng tin của nhân dân.
1.1.2 Sự cần thiết của vấn đề chia sẻ tri thức trên địa bàn quận 3
UBND phường là tổ chức phục vụ nhu cầu và lợi ích hợp pháp của nhân dân, đảm bảo an sinh xã hội và nâng cao đời sống cho người dân Hoạt động của UBND mang tính phối hợp giữa các ban, ngành, đoàn thể, hướng đến mục tiêu ổn định chính trị và phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội Để đạt được điều này, cán bộ, công chức cần chia sẻ tri thức và nắm bắt tình hình địa phương, từ đó cùng nhau xử lý các tình huống phát sinh Do đó, hoạt động chia sẻ tri thức là yếu tố then chốt để đảm bảo hiệu quả thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
Chia sẻ tri thức không chỉ là việc truyền đạt kiến thức cá nhân mà còn là tiếp nhận kinh nghiệm từ người khác, giúp tổ chức không bị phụ thuộc vào hiểu biết của một số cá nhân Khi có sự luân chuyển hoặc bổ nhiệm cán bộ, công việc của cá nhân vẫn không bị ảnh hưởng, từ đó tất cả các thành viên trong tổ chức, dù có nhu cầu hay không, đều được hưởng lợi từ việc chia sẻ tri thức Đây là yếu tố cốt lõi trong quá trình học hỏi và mang lại nhiều lợi ích to lớn khác cho tổ chức.
Chia sẻ tri thức là cần thiết để chuyển giao kinh nghiệm từ những người có thâm niên công tác và kinh nghiệm thực tiễn phong phú Quá trình này giúp tri thức được học hỏi, khám phá và phát triển thành những kiến thức mới dựa trên nền tảng có sẵn.
Chia sẻ tri thức trong các bộ phận và ngành nghề không chỉ tạo cơ hội cho các thành viên phát biểu và đóng góp ý kiến, mà còn thúc đẩy sự phối hợp để tối ưu hóa hiệu quả công việc Qua đó, tổ chức có thể thu được giá trị mới từ những sáng kiến phát sinh trong quá trình này Như vậy, chia sẻ tri thức đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành ý tưởng mới và cung cấp thông tin bổ ích cho mọi người trong quá trình trao đổi.
Hiện nay, UBND phường tại quận 3 đã triển khai hệ thống mạng nội bộ, giúp cán bộ, công chức dễ dàng trao đổi và chia sẻ tri thức Việc chia sẻ tri thức là yếu tố quan trọng, nâng cao lợi ích cho tổ chức và cá nhân.
Chia sẻ tri thức trong tổ chức đóng vai trò quan trọng, giúp các thành viên cảm thấy gần gũi và dễ dàng phối hợp với nhau Khi tri thức được lan tỏa, động lực làm việc của nhân viên cũng tăng lên, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành nhiệm vụ chung Vì vậy, việc chú trọng đến chia sẻ tri thức là một trong những vấn đề hàng đầu cần được các tổ chức quan tâm hiện nay.
1.1.3 Sự cần thiết nghiên cứu về ảnh hưởng của niềm tin, sự tương tác giữa nhân viên, hệ thống thông tin và hệ thống thưởng đến vấn đề chia sẻ tri thức trên địa bàn quận 3
- Ảnh hưởng của niềm tin đến vấn đề chia sẻ tri thức
Nỗi lo ngại về việc chia sẻ tri thức và kinh nghiệm trong công việc khiến nhiều người cảm thấy công việc và con đường thăng tiến của mình bị đe dọa Điều này dẫn đến sự hờ hững với các đồng nghiệp và sự kiện xung quanh, tạo ra cảm giác thiếu niềm tin trong môi trường làm việc Nhiều người tự hỏi tại sao họ phải từ bỏ những nỗ lực học hỏi và rèn luyện của mình, trong khi những người khác chỉ cần lắng nghe để hưởng lợi từ tri thức đó Thêm vào đó, có lo lắng về việc liệu tri thức được chia sẻ có được sử dụng đúng cách hay không, và liệu họ có phải chịu trách nhiệm nếu có sai sót xảy ra, cũng như việc công nhận thành công có thuộc về họ hay không.
Trong tổ chức UBND phường, cơ cấu tổ chức được phân chia thành các bộ phận thực hiện nhiệm vụ theo chức năng, với lãnh đạo quản lý từng lĩnh vực hoạt động như Khối Đảng, Khối Chính quyền, và Khối Dân vận Tuy nhiên, mỗi cán bộ, công chức vẫn hoạt động độc lập, dẫn đến niềm tin giữa họ chưa được phát triển rộng rãi Niềm tin chủ yếu được xây dựng dựa trên mối quan hệ trong cùng một khối, cho thấy sự cần thiết của niềm tin trong tổ chức Do đó, tác giả quyết định nghiên cứu tác động của niềm tin đối với việc chia sẻ tri thức trong tổ chức.
- Ảnh hưởng của sự tương tác đến vấn đề chia sẻ tri thức
Trong cơ chế hoạt động của UBND phường, các ban ngành có chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng thường trùng lắp, như Mặt trận, Đoàn, Phụ Nữ và Xóa đói giảm nghèo đều chăm lo cho người nghèo Điều này dẫn đến việc sử dụng nguồn lực không hiệu quả và công việc bị chồng chéo Các cá nhân trong tổ chức thường kiêm nhiệm nhiều vai trò khác nhau, ví dụ như một cán bộ có thể đồng thời là công chức địa chính, chủ tịch công đoàn và chi ủy viên Sự phân công này khiến cho việc hoàn thành tốt tất cả vai trò trở nên khó khăn nếu không có sự hỗ trợ từ đồng nghiệp Thêm vào đó, việc tham gia vào nhiều tổ chức khác nhau khiến cán bộ phải dành nhiều thời gian cho các cuộc họp, điều này ảnh hưởng đến hiệu quả công việc chính Họ cũng phải tuân thủ các tiêu chí thi đua từ cấp trên và thực hiện các nhiệm vụ đột xuất Do đó, để hoàn thành tốt nhiệm vụ, sự tương tác và hỗ trợ giữa các thành viên trong tổ chức là rất cần thiết, đồng thời cũng là yếu tố quan trọng trong việc chia sẻ tri thức.
- Ảnh hưởng của hệ thống thông tin đến vấn đề chia sẻ tri thức
Thủ tục hành chính và công nghệ lạc hậu đã khiến nhân viên trở nên bị động trong công việc và phản ứng chậm trước những thay đổi Mặc dù đã có máy tính và kết nối internet, việc sử dụng công nghệ thông tin vẫn hạn chế, chỉ dừng lại ở việc soạn thảo văn bản và tìm kiếm thông tin, chưa phát huy được hiệu quả trong đổi mới phương pháp thực hiện nhiệm vụ Hơn nữa, việc thực hiện nhiệm vụ tại Phường thường không kịp thời đáp ứng yêu cầu của người dân, đặc biệt là trong việc giải quyết các vấn đề bức xúc do thông tin chưa được cập nhật nhanh chóng Nhiều vấn đề phát sinh vẫn chưa được điều chỉnh theo quy định của Nhà nước, trong khi các dịch vụ công chưa nhận được sự quan tâm và đầu tư đúng mức Điều này ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ người dân, vì đây là dịch vụ độc quyền của cơ quan công quyền Tóm lại, hệ thống thông tin là yếu tố quan trọng để đánh giá tác động của nó đến việc chia sẻ tri thức trong đội ngũ cán bộ, công chức.
- Ảnh hưởng của hệ thống thưởng đến vấn đề chia sẻ tri thức
Trong tổ chức, yếu tố động viên và khen thưởng đóng vai trò quan trọng để thúc đẩy hiệu quả hoạt động và chia sẻ tri thức Để tạo động lực cho các thành viên, cần có cơ chế khen thưởng phù hợp và kịp thời, giúp họ tin tưởng vào việc nhận được phần thưởng vật chất hoặc phi vật chất khi chia sẻ tri thức Do đó, tác giả đã lựa chọn nhân tố hệ thống thưởng để đánh giá tác động của nó đến việc chia sẻ tri thức.
Nghiên cứu trước đây đã chỉ ra nhiều yếu tố ảnh hưởng đến chia sẻ tri thức, như nghiên cứu của Al-Alawi và cộng sự (2007) và các tác giả khác Tác giả dựa trên mô hình của Al-Alawi nhưng loại bỏ yếu tố "cấu trúc tổ chức" do tính đồng nhất của các tổ chức công như UBND cấp phường Trong bối cảnh nghiên cứu tại quận 3, tác giả tập trung vào 4 yếu tố tác động đến chia sẻ tri thức của cán bộ công chức: niềm tin giữa đồng nghiệp, sự tương tác giữa nhân viên, tác động của hệ thống thông tin và hệ thống thưởng.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu là đánh giá tác động của niềm tin, sự tương tác giữa nhân viên, hệ thống thông tin và hệ thống thưởng đến việc chia sẻ tri thức của cán bộ, công chức Nghiên cứu cũng phân tích sự khác biệt giữa các phường trong vấn đề này, từ đó đề xuất các kiến nghị cho lãnh đạo nhằm nâng cao niềm tin, tương tác giữa đồng nghiệp và cải thiện hệ thống thông tin và thưởng, đồng thời khuyến khích hành vi chia sẻ tri thức ở những phường có mức độ chia sẻ thấp.
Câu hỏi nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu này nhằm trả lời các câu hỏi liên quan đến đội ngũ cán bộ, công chức tại các phường thuộc quận 3.
- Mức độ tác động của niềm tin giữa đồng nghiệp đến chia sẻ tri thức?
- Mức độ tác động của sự tương tác giữa đồng nghiệp đến chia sẻ tri thức?
- Mức độ tác động của hệ thống thông tin đến chia sẻ tri thức?
- Mức độ tác động của hệ thống thưởng đến chia sẻ tri thức?
- Có hay không sự khác biệt về chia sẻ tri thức giữa các phường trong quận?
Để nâng cao niềm tin và sự tương tác giữa đồng nghiệp tại các phường ở Quận 3, cần cải thiện hệ thống thông tin và hệ thống thưởng Việc này không chỉ giúp khuyến khích hành vi chia sẻ tri thức mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực hơn Các biện pháp cụ thể có thể bao gồm tổ chức các buổi đào tạo, phát triển nền tảng giao tiếp hiệu quả và xây dựng cơ chế thưởng hợp lý cho những cá nhân tích cực trong việc chia sẻ thông tin và kinh nghiệm.
Ý nghĩa nghiên cứu
Luận văn này nhấn mạnh vai trò quan trọng của niềm tin giữa các đồng nghiệp và sự tương tác giữa nhân viên trong việc thúc đẩy chia sẻ tri thức Nó cũng chứng minh rằng hệ thống thông tin và hệ thống thưởng có ảnh hưởng tích cực đến quá trình này.
Kết quả nghiên cứu cung cấp luận cứ thực tiễn quý giá, giúp lãnh đạo thành phố Hồ Chí Minh và Quận 3 có cái nhìn mới trong quản lý đội ngũ cán bộ, công chức Nghiên cứu cũng xác định các yếu tố ảnh hưởng đến hành vi chia sẻ tri thức, từ đó đề xuất định hướng và giải pháp nâng cao năng lực quản lý tri thức và nhân sự Việc chuyển hóa tri thức cá nhân thành tài sản chung của tổ chức sẽ tạo điều kiện cho mọi người cùng khai thác, phục vụ mục tiêu phát triển bền vững cho cộng đồng và xã hội.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu tập trung vào mối quan hệ giữa niềm tin, sự tương tác của nhân viên, hệ thống thông tin và hệ thống thưởng, ảnh hưởng đến việc chia sẻ tri thức trong đội ngũ cán bộ, công chức tại cấp phường Các yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự hợp tác và cải thiện hiệu quả công việc trong môi trường hành chính.
Đối tượng khảo sát để thu thập dữ liệu bao gồm đội ngũ cán bộ chuyên trách, cán bộ bán chuyên trách và công chức làm việc tại các phường loại 1 thuộc quận 3, TPHCM.
- Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu được thực hiện trong vòng 5 tháng từ tháng 7/2017 đến tháng 11/2017, tập trung vào UBND phường 1, phường 2, phường 3, phường
4 và phường 5 (các phường loại 1 đã được mã hóa và đặt tên theo số thứ tự từ phường 1 đến phường 5).
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu được thực hiện thông qua 2 bước, theo thứ tự như sau:
Nghiên cứu sơ bộ được thực hiện bằng phương pháp định tính, dựa trên các nghiên cứu trước đây và tài liệu liên quan đến tác động của niềm tin, sự tương tác giữa nhân viên, hệ thống thông tin và hệ thống thưởng đến việc chia sẻ tri thức của nhân viên Qua ý kiến hướng dẫn của giảng viên và thảo luận nhóm với cán bộ, công chức, nghiên cứu điều chỉnh thang đo và thiết lập bảng hỏi cho nghiên cứu chính thức.
Nghiên cứu chính thức được thực hiện bằng phương pháp nghiên cứu định lượng thông qua bảng hỏi đã được thiết lập từ nghiên cứu sơ bộ Mẫu khảo sát bao gồm đội ngũ cán bộ, công chức của các phường loại 1 tại quận 3 Phần mềm SPSS được sử dụng để kiểm tra, thống kê, phân tích và đánh giá các dữ liệu, thông số.
Kết cấu luận văn
Kết cấu của luận văn gồm 6 chương
Chương 1: Giới thiệu đề tài, trình bày lý do chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu, câu hỏi nghiên cứu, ý nghĩa nghiên cứu, đối tượng nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu
Chương 2: Trình bày các khái niệm, cơ sở lý thuyết, lập luận giả thuyết và dựa vào mô hình của các nghiên cứu trước để đề xuất mô hình nghiên cứu
Chương 3: Giới thiệu thiết kế nghiên cứu, cách thức chọn mẫu, trình bày thang đo, và phương pháp phân tích dữ liệu nhằm đo lường các khái niệm nghiên cứu cũng như các mối quan hệ giữa các khái niệm này
Chương 4: Mô tả mẫu nghiên cứu, kết quả kiểm định độ tin cậy của thang đo, phân tích nhân tố khám phá EFA và kết quả phân tích hồi quy tuyến tính để kiểm định các giả thuyết, qua đó khẳng định xem mối quan hệ giữa các biến có tồn tại hay không và thảo luận kết quả nghiên cứu
Chương 5: Thực trạng của vấn đề chia sẻ tri thức trên địa bàn quận 3
Chương 6: Trình bày tóm tắt kết quả nghiên cứu, các kiến nghị, hạn chế của nghiên cứu và đưa ra hướng nghiên cứu kế tiếp từ cơ sở nghiên cứu này.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU
Niềm tin
Niềm tin được định nghĩa là sự tin tưởng lẫn nhau giữa các bên, trong đó mỗi bên kỳ vọng rằng hành động của bên kia sẽ mang lại lợi ích cho mình (Mayer và các cộng sự, 1995).
Niềm tin là sự duy trì tin tưởng lẫn nhau về mặt ý định và hành vi (Neolson và Cooprider, 1996)
Theo John và Goerge (1998), niềm tin được định nghĩa là sự tự tin giữa các bên trong mọi hình thức chia sẻ, cho thấy rằng niềm tin không dẫn đến tổn hại hay rủi ro cho bất kỳ bên nào.
Theo nghiên cứu của Cheng, Yeh và Tu (2008), Claro, de Oliveira và Hagelaar (2006), Ganesan (1994), cũng như Kumar, Scheer và Steenkamp (1995), niềm tin được xem là một cấu trúc đa chiều, thể hiện qua sự tin tưởng, cảm xúc và kỳ vọng về đối tác giao tiếp Niềm tin này xuất phát từ khả năng chuyên môn, độ tin cậy, ý định của đối tác, cũng như từ sự trung thực và thiện chí mà họ thể hiện.
Niềm tin là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến mọi khía cạnh trong đời sống xã hội, đặc biệt trong nghiên cứu quản lý, vì nó thúc đẩy sự hợp tác giữa nhân viên, giảm xung đột tại nơi làm việc và nâng cao hiệu quả công việc Theo Gill (2008) và Mayer cùng các cộng sự (1995), niềm tin không chỉ mang lại lợi ích cho cá nhân và nhóm mà còn cho tổ chức và các thể chế xã hội (Rousseau và các cộng sự, 1998) Thiếu niềm tin, sự hợp tác và mối quan hệ xã hội trong tổ chức sẽ không thể tồn tại Bamey và Hansen (1994) nhấn mạnh rằng niềm tin có thể trở thành lợi thế cạnh tranh lớn cho tổ chức và là yếu tố quyết định sự thành công Đối với cán bộ, công chức, niềm tin vào các hoạt động của tổ chức công sẽ thúc đẩy họ cống hiến, chia sẻ và có trách nhiệm trong công việc, từ đó mang lại lợi ích cho xã hội Do đó, bài luận văn này sẽ tập trung vào quan điểm về niềm tin của Mayer và các cộng sự.
(1995) làm nền tảng cho nghiên cứu này
2.1.2 Đo lường yếu tố niềm tin
Thang đo yếu tố niềm tin được xây dựng dựa trên nghiên cứu của các tác giả như Mishra và Morrisas (1990), Ford (2001), Reyes và cộng sự (2004), cùng với Broomiley và Cummings (1996) Để đánh giá niềm tin của nhân viên, cần xem xét các khía cạnh quan trọng từ những nghiên cứu này.
- Không tiết lộ thông tin
- Sẵn sàng chia sẻ những cảm nhận và quan điểm
- Cùng nhau giải quyết vấn đề chung của tổ chức.
Sự tương tác giữa nhân viên
Theo Al-Alawi và các cộng sự (2007), tương tác được định nghĩa là sự giao tiếp giữa con người thông qua đàm thoại bằng miệng và ngôn ngữ cơ thể.
Theo Hoben, J.B (1954), tương tác được định nghĩa là sự trao đổi tư duy hoặc ý tưởng thông qua lời nói Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc giúp chúng ta hiểu người khác và truyền đạt ý kiến của mình một cách hiệu quả.
Smith và Rupp (2002) đã chỉ ra rằng sự tương tác giữa các đồng nghiệp tại nơi làm việc sẽ gia tăng đáng kể nhờ vào sự hiện diện của các mạng xã hội Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc chia sẻ tri thức.
Nghiên cứu trước đây đã chỉ ra rằng giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc chia sẻ tri thức, nhờ vào sự tin cậy trong các mối quan hệ tổ chức (Cheng, Yeh và Tu, 2008; Hendriks, 1999; Anderson và Narus, 1990; Cummings, 1984; Mohr và Spekman, 1994) Al-Alawi và các cộng sự cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của giao tiếp trong việc nâng cao hiệu quả chia sẻ tri thức trong môi trường làm việc.
Nghiên cứu năm 2007 chỉ ra rằng giao tiếp giữa nhân viên có ảnh hưởng tích cực đến việc chia sẻ tri thức trong tổ chức Các tổ chức tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ và tích hợp tri thức thường khuyến khích tranh luận và đối thoại, đồng thời cho phép tất cả các thành viên ở mọi cấp độ đóng góp ý kiến (Davenport và Prusak, 1997).
Sự tham gia của nhân viên bao gồm việc thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, sau đó phân tích và chuyển đổi dữ liệu thành thông tin hữu ích Qua quá trình này, nhân viên có thể tương tác mạnh mẽ để tạo ra tri thức mới, từ đó làm nền tảng cho các hành động tiếp theo.
Tương tác là quá trình chia sẻ ý tưởng, thông tin và kiến thức giữa mọi người, giúp thiết lập và duy trì mối quan hệ trong tổ chức Điều này không chỉ tạo ra sự liên kết mà còn giúp mọi người hòa nhập vào môi trường làm việc Bài luận văn này dựa trên quan điểm về sự tương tác giữa nhân viên của Al-Alawi và các cộng sự (2007).
2.2.2 Đo lường sự tương tác giữa nhân viên
Nghiên cứu của Smith và Rupp (2002), Levin cùng các cộng sự (2002) và Gog (2002) đã chỉ ra rằng có nhiều khía cạnh quan trọng để đo lường sự tương tác giữa nhân viên Các tác giả nhấn mạnh rằng việc hiểu rõ các yếu tố này là cần thiết để cải thiện môi trường làm việc và tăng cường hiệu quả công việc.
- Đối thoại trực tiếp, gián tiếp (qua điện thoại, tin nhắn, mail…)
- Ngôn ngữ giao tiếp (lời nói, thái độ, hành động…)
- Các buổi gặp gỡ, hội, họp, tọa đàm, thảo luận nhóm…
- Trong công tác phối, kết hợp
Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin bao gồm nhiều công cụ quan trọng như email, tin nhắn, lịch, cơ sở dữ liệu, và các hệ thống quản lý công việc Những công cụ này hỗ trợ chia sẻ ứng dụng, quản lý tài liệu, ra quyết định, và học tập điện tử, giúp tăng cường hiệu quả làm việc trong tổ chức (Anderson và Smith, 1998).
Theo Orlikowski (1992) thì hệ thống thông tin là cả phần mềm và phần cứng mà nhân viên trong tổ chức sử dụng để thực hiện nhiệm vụ của mình
Hệ thống thông tin, theo Mansor và Kenny (2013), là công cụ giúp nhân viên nhanh chóng tìm kiếm, truy cập và thu hồi thông tin, đồng thời hỗ trợ giao tiếp và phối hợp hiệu quả giữa các nhân viên trong tổ chức.
Theo nghiên cứu của Theo Whitten và cộng sự (2001), hệ thống thông tin là sự tổ chức giữa con người, dữ liệu và các quy trình tương tác nhằm hỗ trợ hoạt động hàng ngày, giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định trong tổ chức.
Theo Connelly và Kelloway (2003), các tổ chức cần sử dụng hệ thống thông tin để thúc đẩy việc chia sẻ tri thức thông qua việc tạo ra hoặc thu thập thông tin vào kho tri thức Nhờ đó, nhân viên có thể chia sẻ kinh nghiệm và tiếp cận chuyên môn từ đồng nghiệp Trong bối cảnh công nghệ 4.0 hiện nay, việc nâng cao và mở rộng hệ thống thông tin trở thành nhu cầu thiết yếu cho mọi tổ chức Quan điểm của Anderson và Smith (1998) đóng vai trò nền tảng cho yếu tố hệ thống thông tin trong nghiên cứu này.
2.3.2 Đo lường hệ thống thông tin
Nghiên cứu của Connelly và Kelloway (2003) cùng với Smith và McKeen (2003) đã đưa ra một thang đo yếu tố hệ thống thông tin, xác định các khía cạnh quan trọng để đánh giá hiệu quả của hệ thống này.
- Trang bị đầy đủ phần mềm, công nghệ (phần mềm nội bộ, e-mail, internet)
- Trang bị kiến thức ứng dụng công nghệ cho đội ngũ nhân viên
- Nâng cao các ứng dụng công nghệ.
Hệ thống thưởng
Theo định nghĩa của Theo Cabrera và Bonache (1999), hệ thống thưởng là tập hợp các ưu đãi cần thiết dành cho các thành viên trong tổ chức, nhằm định hướng hành vi của họ.
Theo Lok và Crawford (2000), hệ thống thưởng không chỉ phản ánh sự hài lòng của nhân viên đối với các phần thưởng từ tổ chức mà còn là tập hợp các ưu đãi thiết yếu nhằm định hướng hành vi của các thành viên trong tổ chức.
Hệ thống thưởng đóng vai trò quan trọng trong việc khuyến khích nhân viên chia sẻ tri thức giữa các cá nhân và phòng ban Thiếu động lực phù hợp có thể dẫn đến việc nhân viên ngần ngại chia sẻ thông tin, do lo ngại về việc mất đi lợi thế sở hữu tri thức của mình (Szulanski, 1996; Islam và các cộng sự, 2011).
Hệ thống thưởng đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy công việc diễn ra thuận lợi, đồng thời là công cụ hiệu quả để đánh giá hành vi và tạo động lực cho nhân viên (Wei và các cộng sự, 2012).
Theo nghiên cứu của Syed-Ikhsan và Rowland (2004), để nhân viên chia sẻ tri thức một cách hiệu quả, họ cần có động lực mạnh mẽ Việc cho rằng mọi người sẽ tự nguyện và dễ dàng chia sẻ tri thức mà không xem xét đến lợi ích hoặc thiệt hại cá nhân là không thực tế.
Dù đã có nhiều nghiên cứu và phương pháp tiếp cận về hệ thống thưởng, thực tế cho thấy cần thiết phải xây dựng một hệ thống khen thưởng hiệu quả để khuyến khích nhân viên chia sẻ tri thức giữa các cá nhân và phòng ban Nếu không có động lực đúng đắn và kịp thời, nhiều nhân viên có thể không muốn chia sẻ tri thức do lo ngại về thiệt hại cá nhân Quan điểm của Syed-Ikhsan và Rowland (2004) đóng vai trò nền tảng cho nghiên cứu này.
2.4.2 Đo lường hệ thống thưởng
Thang đo hệ thống thưởng dựa trên nghiên cứu của Syed-Ikhsan và Rowland
Theo các tác giả Goh (2002) và (2004), khen thưởng có nhiều hình thức khác nhau, bao gồm khen thưởng vật chất như tiền, thu nhập, cổ phiếu và tăng lương, cùng với khen thưởng phi vật chất như thăng chức, đào tạo nâng cao và công việc thú vị, thách thức Để đạt hiệu quả, các hình thức khen thưởng này cần đảm bảo tính công bằng, minh bạch, kịp thời và đúng đối tượng.
Chia sẻ tri thức
Tri thức là tổng hợp những hiểu biết và kiến thức của con người, được hình thành từ kinh nghiệm và thực tiễn sống Nó đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra giá trị cho con người và phát triển xã hội.
Theo Davenport và Ptusak (1998), tri thức được định nghĩa là tập hợp kinh nghiệm, giá trị, thông tin và sự hiểu biết, giúp đánh giá và tiếp thu kinh nghiệm mới Tri thức không chỉ tồn tại trong văn bản và tài liệu mà còn nằm trong quy trình, thủ tục và chuẩn mực của tổ chức.
Tri thức được hình thành từ thông tin thông qua quá trình suy luận và xử lý của con người, bao gồm dữ liệu, thông tin và khả năng diễn giải cá nhân Theo Lee và Yang (2000), tri thức là kết quả của việc hiểu và diễn giải thông tin, chịu ảnh hưởng bởi tính cách và trực giác của người sở hữu, từ đó hình thành niềm tin, thái độ và hành vi Đặc điểm nổi bật nhất của tri thức là tính độc đáo và duy nhất, khiến nó không thể bị sao chép, từ đó trở thành tài sản chiến lược quan trọng cho mọi tổ chức (Cabrera và Cabrera, 2002).
Tri thức được định nghĩa là trạng thái hiểu biết, bao gồm các sự việc, khái niệm, nguyên lý, định luật và cảm xúc (Ahmad và Daghfous).
Chia sẻ tri thức là những hoạt động hỗ trợ nhân viên hợp tác, thúc đẩy việc trao đổi thông tin và nâng cao khả năng học tập trong tổ chức Điều này không chỉ cải thiện năng lực của tổ chức mà còn giúp đạt được các mục tiêu cá nhân và tổ chức (Dyer và Nobeoka, 2000).
Chia sẻ tri thức là các hoạt động phổ biến hoặc chuyển giao tri thức giữa các cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức (Lee, 2001)
Chia sẻ tri thức là quá trình làm cho tri thức trở nên giá trị và dễ sử dụng cho tất cả thành viên trong tổ chức Khi cá nhân chia sẻ tri thức, họ chuyển đổi thông tin thành dạng mà người khác có thể hiểu và áp dụng Việc này không chỉ tạo ra sự liên kết giữa các cá nhân mà còn nâng cao giá trị tri thức từ cấp độ cá nhân lên cấp độ tổ chức, góp phần quan trọng vào sự phát triển chung của tổ chức (Al-Alawi và các cộng sự, 2007).
Theo Hsiu-Fen Lin (2006), chia sẻ tri thức được định nghĩa là một nền văn hóa tương tác xã hội, nơi nhân viên trao đổi kinh nghiệm và kỹ năng của mình trong các bộ phận hoặc tổ chức.
Mô hình quản trị tri thức hiện đại không chỉ tập trung vào công nghệ và hệ thống xử lý thông tin, mà còn nhấn mạnh vai trò của con người và hành động trong quá trình này Mục tiêu chính là tạo ra một môi trường khuyến khích chia sẻ tri thức thay vì chỉ giữ lại thông tin.
Trong bối cảnh toàn cầu hóa và thách thức công nghệ, các tổ chức ngày càng nhận thức được tầm quan trọng của việc phát triển và bảo tồn các kỹ năng cũng như năng lực nội bộ (Lopez, Peon và Ordas, 2004) Điều này cho thấy để duy trì khả năng cạnh tranh, các tổ chức không chỉ cần bảo tồn tri thức mà còn phải thúc đẩy việc chia sẻ tri thức giữa các cá nhân và các nhóm chức năng, như được nhấn mạnh bởi Ling, Sandhu và Jain.
Sự chia sẻ tri thức được định nghĩa là quá trình lan tỏa thông tin và hiểu biết trong tổ chức, đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển giao ý tưởng và giải pháp mới (Islam và cộng sự, 2010) Khi nhân viên tương tác và tạo ra ý tưởng, điều này thúc đẩy sự chia sẻ tri thức giữa họ Để chuyển giao tri thức hiệu quả, các cá nhân và tập thể cần hợp tác, chia sẻ và đạt được lợi ích chung (Syed-Ikhsan và Rowland, 2004).
Sự chia sẻ tri thức được hiểu theo hai cách: một là như một phần của quá trình khai thác, nơi tri thức được nắm bắt và áp dụng vào các tình huống tương tự, và hai là như một phần của quá trình khám phá, trong đó tri thức được tổng hợp và tạo ra mới (McElroy, 2003; Swan và cộng sự, 1999) Bakker và các cộng sự (2006) nhấn mạnh sự khác biệt giữa chia sẻ tri thức trong quá trình khai thác và sản xuất tri thức Chia sẻ tri thức để khai thác thường diễn ra từ cá nhân đến nhiều người thông qua giao tiếp trực tiếp, trong khi chia sẻ tri thức trong sản xuất thường diễn ra qua thảo luận nhóm và hợp tác để giải quyết vấn đề, nơi mọi người cùng chia sẻ quan điểm và thông tin nhằm tìm ra giải pháp chung.
Hoạt động chia sẻ tri thức, mặc dù có nhiều nghiên cứu và cách tiếp cận khác nhau, không chỉ làm phong phú tri thức cá nhân mà còn nâng cao tri thức tổ chức, từ đó cải thiện hiệu quả quản lý tri thức Lý thuyết của Al-Alawi và các cộng sự (2007) đóng vai trò nền tảng cho nghiên cứu này.
2.5.2 Đo lường chia sẻ tri thức
Thang đo dựa trên nghiên cứu của Davenport và Prusak (1998) và Goh
(2002) Như vậy để đo lường yếu tố chia sẻ tri thức thì cần có các khía cạnh như:
- Sự phối kết hợp trong công tác
- Tinh thần và thái độ trong quá trình làm việc.
Một số nghiên cứu trước có liên quan
2.6.1 Nghiên cứu của Al-Alawi và các cộng sự (2007)
Nghiên cứu của Al-Alawi và các cộng sự (2007) chỉ ra rằng các yếu tố văn hóa tổ chức ảnh hưởng đến việc chia sẻ tri thức của nhân viên trong cả khu vực công và tư Các nhân tố quan trọng góp phần vào sự thành công của việc chia sẻ tri thức bao gồm niềm tin, sự tương tác giữa nhân viên, hệ thống thông tin, hệ thống thưởng và cấu trúc tổ chức.
Nghiên cứu này dựa trên phân tích kết quả khảo sát bằng SPSS, sử dụng phương pháp nghiên cứu định lượng và phỏng vấn định tính Trong tổng số 300 bảng câu hỏi phát ra, có 231 bảng hợp lệ, đạt tỷ lệ 77% Kết quả cho thấy niềm tin, tương tác giữa nhân viên, cấu trúc tổ chức và hệ thống thưởng có tác động tích cực đến việc chia sẻ tri thức, trong khi hệ thống thông tin chưa thể hiện ảnh hưởng rõ ràng.
Hình 2.1 Mô hình nghiên cứu của Al – Alawi và các cộng sự (2007)
Nguồn: Adel Ismail Al-Alawi và các cộng sự (2007), Tạp chí Quản lý tri thức của Emerald Group (Volume 11, Number 2,2007)
2.6.2 Nghiên cứu của Islam và các cộng sự (2011)
Nghiên cứu của Islam và các cộng sự (2011) về văn hóa tổ chức và chia sẻ tri thức tại các tổ chức dịch vụ ở Bangladesh chỉ ra rằng niềm tin và sự tương tác giữa nhân viên với lãnh đạo là những yếu tố quan trọng, có tác động tích cực đến việc chia sẻ tri thức Phân tích dữ liệu từ 129 bảng câu hỏi bằng phần mềm SPSS cho thấy rằng hệ thống thưởng không có ảnh hưởng đáng kể đến chia sẻ tri thức trong các tổ chức này.
Niềm tin Tương tác giữa nhân viên
Hệ thống thưởng Cấu trúc tổ chức
Hình 2.2 Mô hình nghiên cứu của Islam và các cộng sự (2011)
Nguồn: Md Zahidul Islam và cộng sự (2011), Tạp chí Quản lý Kinh doanh Châu Phi Vol 5 (14), 2011
2.6.3 Nghiên cứu của Kathiravelu và các cộng sự (2014)
Nghiên cứu của Kathiravelu và các cộng sự dựa trên các cuộc phỏng vấn bán cấu trúc với nhân viên trong các tổ chức dịch vụ công cộng tại Malaysia, cho thấy mối quan hệ chặt chẽ giữa niềm tin, lãnh đạo, tương tác giữa nhân viên, hệ thống thưởng, hệ thống thông tin và cấu trúc tổ chức Những yếu tố này đều ảnh hưởng đến việc chia sẻ tri thức của nhân viên trong các tổ chức dịch vụ công tại Malaysia.
Hình 2.3 Mô hình nghiên cứu của Kathiravelu và các cộng sự (2014)
Nguồn:Kathiravelu và cộng sự (2014),Khoa học về Thủ tục - Xã hội và Hành vi, 129, 119-126
Chia sẻ tri thức Niềm tin
2.6.4 Nghiên cứu Dollah và các cộng sự (2015)
Nghiên cứu được thực hiện tại thư viện khoa học sử dụng phương pháp định lượng với 100 mẫu ngẫu nhiên từ 287 nhân viên tại Perpustakaan Hamzah Sendut, Universiti Teknologi Mara Kết quả cho thấy 80 bảng hỏi đã được trả lời, chỉ ra rằng niềm tin, sự tương tác giữa nhân viên, hệ thống thưởng và cấu trúc tổ chức có ảnh hưởng tích cực đến việc chia sẻ tri thức Tuy nhiên, hệ thống thông tin không có tác động đáng kể đến chia sẻ tri thức của nhân viên.
Hình 2.4 Mô hình nghiên cứu của Dollah và các cộng sự (2015)
Nguồn: Wan Ab Kadir Wan Dollah và cộng sự (2015), Tạp chí Khoa học Cơ bản và Ứng dụng Úc, 9 (3) Special 2015, trang: 90-95
Từ các nghiên cứu trên ta có thể tổng hợp các nhân tố có tác động đến chia sẻ tri thức của nhân viên qua bảng tổng hợp sau
Niềm tin Tương tác giữa nhân viên
Nhân tố tác động đến chia sẻ tri thức
Nghiên cứu của Al-Alawi và các cộng sự (2007)
Nghiên cứu của Islam và các cộng sự (2011)
Nghiên cứu của Kathiravelu và các cộng sự
Nghiên cứu của Dollah và các cộng sự (2015)
Tương tác giữa các nhân viên
Bảng 2.1 Nhân tố tác động đến chia sẻ tri thức
Các nghiên cứu trước đã chỉ ra rằng niềm tin, tương tác giữa nhân viên, hệ thống thông tin và hệ thống thưởng đều có ảnh hưởng tích cực đến việc chia sẻ tri thức trong tổ chức Cụ thể, khi nhân viên tin tưởng lẫn nhau và có sự tương tác cần thiết, cùng với một hệ thống thông tin hiện đại và hệ thống thưởng hợp lý, sẽ thúc đẩy việc chia sẻ tri thức Bên cạnh đó, các yếu tố lãnh đạo và cấu trúc tổ chức cũng đã được nghiên cứu trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
Mô hình đề xuất nghiên cứu
Bài nghiên cứu này tập trung vào các nhân tố ảnh hưởng đến việc chia sẻ tri thức của nhân viên tại UBND cấp phường, dựa trên mô hình nghiên cứu của Al-Alawi và các cộng sự (2007) Tác giả đã loại bỏ yếu tố "cấu trúc tổ chức" do tính đồng nhất của các UBND cấp phường, từ đó nghiên cứu 4 nhân tố chính: niềm tin giữa đồng nghiệp, sự tương tác giữa các nhân viên, tác động của hệ thống thông tin và hệ thống thưởng Các giả thuyết cụ thể sẽ được phát triển trong khuôn khổ thực trạng tại quận 3.
Mối quan hệ giữa niềm tin và vấn đề chia sẻ tri thức của nhân viên
Niềm tin là yếu tố then chốt trong việc thiết lập mối quan hệ trong tổ chức, giúp việc chia sẻ kinh nghiệm và tri thức trở nên dễ dàng hơn Khi có niềm tin, người ta sẵn sàng cung cấp tri thức hữu ích và lắng nghe, tiếp thu từ nhau Nhiều tác giả như Andrews và Delahay (2000), Levin (1999), Mayer và cộng sự (1995), Tsai và Ghoshal (1998) đã khẳng định rằng mối quan hệ dựa trên niềm tin thúc đẩy quá trình chia sẻ tri thức hiệu quả.
Nghiên cứu của De Long và Fahey (2000) cho thấy niềm tin giữa tổ chức, các phòng ban và đồng nghiệp ảnh hưởng mạnh mẽ đến việc chia sẻ tri thức Niềm tin giữa nhân viên là yếu tố then chốt để tăng cường tốc độ chia sẻ tri thức trong tổ chức Issa và Haddad (2008) nhấn mạnh rằng niềm tin là yếu tố văn hóa quan trọng cho sự thành công trong quản trị tri thức, vì nếu người nhận không tin tưởng vào nguồn thông tin, tri thức sẽ không được chấp nhận Nghiên cứu của Connelly và Kelloway (2002) cũng xác nhận rằng con người thường sẵn sàng chia sẻ tri thức khi có niềm tin vào người nhận.
Nghiên cứu trước đây đã chỉ ra rằng niềm tin giữa các đồng nghiệp là yếu tố quan trọng trong văn hóa tổ chức, ảnh hưởng mạnh mẽ đến quá trình chia sẻ tri thức (Al-Alawi và các cộng sự, 2007; Andrews và Delahay).
Nhiều nhà nghiên cứu, như Bakker và các cộng sự (2006), cho rằng sự tin cậy giữa mọi người thúc đẩy việc chia sẻ tri thức hữu ích Khi có sự tin tưởng, mọi người sẽ dễ dàng lắng nghe và tiếp thu tri thức từ người khác Ngược lại, theo Connelly và Kelloway (2002), nhân viên chỉ sẵn sàng chia sẻ tri thức khi họ tin tưởng vào người nhận Davenport và Prusak (2000) cũng chỉ ra rằng thiếu sự tin cậy trong tổ chức sẽ dẫn đến thất bại trong quản trị tri thức, vì sự sợ hãi sẽ ngăn cản việc chia sẻ thông tin quan trọng và gây nghi ngờ về ý định của tổ chức.
Sự tin cậy giữa các cá nhân và đồng nghiệp là yếu tố quan trọng trong văn hóa tổ chức, ảnh hưởng mạnh mẽ đến việc chia sẻ tri thức Để các thành viên trong nhóm có thể cởi mở trong việc chia sẻ và trao đổi kiến thức, sự tin cậy là điều cần thiết.
Nghiên cứu cho thấy niềm tin có vai trò quan trọng trong việc tự do lưu chuyển tri thức giữa đồng nghiệp Andrews và Delahay (2000), Levin (1999), Mayer và cộng sự (1995), cùng với Tsai và Ghoshal (1998) đã chứng minh rằng khi có niềm tin, mọi người sẵn sàng tiếp nhận và chia sẻ tri thức với nhau Al-Alawi và cộng sự (2007) cũng phát hiện rằng sự tin cậy có mối liên hệ tích cực với việc chia sẻ tri thức trong tổ chức Sự tin cậy này góp phần xây dựng một văn hóa tri thức đáng tin cậy, cải thiện quy trình chia sẻ tri thức trong tổ chức Do đó, niềm tin giữa các đồng nghiệp có tác động trực tiếp và tích cực đến việc chia sẻ tri thức trong lực lượng cán bộ, công chức.
H1: Niềm tin giữa các đồng nghiệp tác động tích cực đến chia sẻ tri thức
Mối quan hệ giữa sự tương tác và vấn đề chia sẻ tri thức của nhân viên
Hiệu quả hoạt động chuyển giao tri thức đóng góp tích cực vào hiệu quả tổ chức Theo Sveiby (2001, tr.47), việc chuyển giao tri thức giữa các cá nhân không chỉ mang lại lợi ích cho tổ chức mà còn cải thiện năng lực của những người tham gia vào quá trình này.
Theo Bogdanowicz và Bailey (2002), nhân viên đóng góp giá trị cho tổ chức thông qua giáo dục, kinh nghiệm, tri thức và kỹ năng của họ Omar Sharifuddin Syed-Ikhsan và Rowland (2004) chỉ ra rằng có mối quan hệ tích cực giữa các thủ tục luân chuyển cán bộ và hiệu quả chuyển giao tri thức Mặc dù không có mối quan hệ mạnh mẽ, việc thiết lập thủ tục thích hợp để giữ lại tri thức và bí quyết của nhân viên là rất quan trọng Lim và Klobas (2001) cùng Bogdanowicz và Bailey (2002) nhấn mạnh rằng tổ chức sẽ mất tri thức ngầm của cá nhân nếu không chuyển đổi thành tri thức tổ chức có thể chia sẻ và chuyển giao.
Zaharias và các cộng sự (2001) nhấn mạnh rằng tri thức từ việc học tập và đào tạo giúp nhân viên chuyển đổi thành năng lực, thói quen và quy trình kinh doanh của tổ chức Để nâng cao tri thức và năng lực, nhân viên cần được đào tạo liên tục Smith (2001) chỉ ra rằng nhân viên thiếu đào tạo gặp khó khăn trong việc theo kịp yêu cầu công việc Do đó, việc tổ chức có một chương trình đào tạo phù hợp là rất quan trọng để nhân viên có thể tiếp thu tri thức và đóng góp vào quá trình tạo ra và chuyển giao tri thức trong tổ chức.
Currie và Kerrin (2003) nhấn mạnh rằng để phát triển chia sẻ kiến thức hiệu quả, cần thay đổi khung quản lý hoạt động nhằm khuyến khích học tập Họ cũng đề xuất tuyển dụng nhân viên có khả năng đánh giá cao quan điểm của người khác và phát triển sự tôn trọng cần thiết đối với những quan điểm này thông qua công việc của nhân viên.
Khi tổ chức duy trì một bầu không khí giao tiếp tự do và cởi mở, nhân viên sẽ dễ dàng chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm với nhau Ngược lại, môi trường giao tiếp cứng nhắc và đổ lỗi sẽ cản trở việc chia sẻ tri thức.
Trong một tổ chức, sự tương tác và giao tiếp giữa các nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối liên kết tình cảm Khi nhân viên thường xuyên tương tác, họ có nhiều cơ hội hơn để chia sẻ tri thức, từ đó thúc đẩy sự phát triển và đổi mới trong công việc Giả thuyết thứ hai được đưa ra từ điều này là
H2: Sự tương tác giữa nhân viên có tác động tích cực đến vấn đề chia sẻ tri thức
Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin và vấn đề chia sẻ tri thức
Nghiên cứu của Kim và Lee (2004) chỉ ra rằng mạng xã hội, hệ thống thưởng dựa trên hiệu suất và ứng dụng hệ thống thông tin là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc chia sẻ tri thức trong chính phủ điện tử Nghiên cứu này cũng khám phá mối liên hệ giữa hệ thống thông tin và chia sẻ tri thức Đồng thời, McAdam và Reid (2000) nhấn mạnh rằng các hội thảo, diễn đàn thảo luận và giao tiếp trực tiếp đã được sử dụng hiệu quả để khuyến khích việc chia sẻ tri thức.
Theo Connelly và Kelloway (2003), việc tổ chức sử dụng các hệ thống thông tin khác nhau giúp chia sẻ tri thức hiệu quả bằng cách hình thành kho tri thức, nơi nhân viên có thể chia sẻ kinh nghiệm qua phương tiện điện tử Công cụ công nghệ thông tin và hệ thống thông tin tại tổ chức công đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ nhân viên chia sẻ tri thức (Syed-Ikhsan và Rowland, 2004) Ngoài ra, Kim và Lee (2004) nhấn mạnh rằng đầu tư vào cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và hệ thống quản lý tri thức là yếu tố quyết định đến khả năng chia sẻ tri thức của nhân viên thông qua việc sử dụng các hệ thống thông tin.