BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO TRƯỜNG ðẠI HỌC MỎ - ðỊA CHẤT LÊ ANH TUẤN NGHIÊN CỨU HIỆU QUẢ CỦA VIỆC HOÀN THIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ DỮ LIỆU Ở TRUNG TÂM LƯU TRỮ DẦU KHÍ - VIỆN DẦU KHÍ VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ HÀ NỘI - 2011 BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO TRƯỜNG ðẠI HỌC MỎ - ðỊA CHẤT LÊ ANH TUẤN NGHIÊN CỨU HIỆU QUẢ CỦA VIỆC HỒN THIỆN ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ DỮ LIỆU Ở TRUNG TÂM LƯU TRỮ DU KH - VIN DU KH VIT NAM Chuyên ngành: Kinh tÕ c«ng nghiƯp M· sè: 60.31.09 LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ ng−êi h−íng dÉn khoa häc GS.TSKH Ngun Hữu Hà H NI - 2011 LI CAM OAN Tụi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tôi, số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa cơng bố cơng trình trước Hà Nội, ngày 08 tháng 09 năm 2011 Tác giả Lê Anh Tuấn MỤC LỤC TT Nội dung Trang Lời cam ñoan Mục lục Danh mục chữ viết tắt Danh mục bảng Danh mục hình vẽ Mở đầu Chương 1: Tổng quan ứng dụng công nghệ thông tin quản lý liệu .4 1.1 Tổng quan liệu hệ thống quản lý liệu 1.1.1 Dữ liệu quản lý liệu tổ chức, doanh nghiệp 1.1.2 Quản lý liệu Tổ chức lưu trữ 1.2 Hệ thống quản lý liệu .7 1.2.1 Yêu cầu hệ thống quản lý liệu 1.2.2 Các chức Hệ thống quản lý liệu 1.2.3 Quá trình phát triển hệ thống quản lý liệu 10 1.2.4 Mối quan hệ Hệ thống quản lý liệu ứng dụng công nghệ thông tin .13 1.3 Hiệu kinh tế hiệu quản lý liệu 14 1.3.1 Khái niệm Hiệu kinh tế .14 1.3.2 Bản chất hiệu kinh tế sản xuất kinh doanh 15 1.3.3 Phân biệt loại hiệu .16 1.3.4 Hiệu công tác quản lý liệu Trung tâm Lưu trữ 17 Chương 2: ðánh giá thực trạng, hiệu quản lý liệu Trung tâm Lưu trữ Dầu khí .20 2.1 Giới thiệu Trung tâm Lưu trữ Dầu khí 20 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Trung tâm Lưu trữ Dầu khí 20 2.1.2 Tổ chức sản xuất Trung tâm Lưu trữ Dầu khí 22 2.2 Quản lý liệu Trung tâm Lưu trữ Dầu khí 26 2.2.1 ðặc ñiểm liệu Trung tâm Lưu trữ Dầu khí 26 2.2.2 Phân loại liệu .29 2.2.3 Quản lý khai thác liệu Trung tâm Lưu trữ Dầu khí 33 2.3 Nhận xét quản lý liệu Trung tâm Lưu trữ Dầu khí 43 2.3.1 ðánh giá trạng góc độ quản lý liệu 43 2.3.2 Thực trạng hiệu ứng dụng CNTT quản lý liệu Trung tâm Lưu trữ Dầu khí 52 Chương 3: Hiệu việc hoàn thiện ứng dụng CNTT quản lý liệu Trung tâm Lưu trữ Dầu khí - Viện Dầu khí Việt Nam 57 3.1 Khả nâng cao mức ñộ ứng dụng CNTT việc quản lý khai thác liệu Trung tâm Lưu trữ Dầu khí 57 3.1.1 Các yếu tố khách quan .58 3.1.2 Yếu tố chủ quan .59 3.2 Hoàng thiện ứng dụng CNTT nhằm nâng cao hiệu quản lý khai thác liệu 59 3.2.1 Hồn thiện mơ hình ứng dụng CNTT quản lý liệu Trung tâm Lưu trữ Dầu khí 59 3.2.2 Hoàn thiện quy ñịnh quản lý khai thác liệu .80 3.3 ðánh giá hiệu kinh tế giải pháp hoàn thiện Hệ thống quản lý liệu 84 3.3.1 ðánh giá hiệu kinh tế việc ứng dụng CNTT vào quản lý liệu Trung tâm Lưu trữ Dầu khí .84 3.3.2 ðánh giá hiệu xã hội, anh ninh, an toàn liệu 103 3.3.3 Lựa chọn giải pháp phù hợp ứng dụng công tác quản lý 104 Kết luận kiến nghị 107 Tài liệu tham khảo DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ viết ñầy ñủ PVN PetroVietnam Tập đồn Dầu khí Việt Nam VPI Việt Nam Petroleum Instituste; Viện Dầu khí Việt Nam PVEP PetroVietnam Exploration &Production; Tổng cơng ty Thăm dị khai thác dầu khí VSP VietsoPetro; Liên doanh dầu khí Việt Xơ Trung tâm Trung tâm Lưu trữ Dầu khí CSDL Cơ sở liệu CNTT Cơng nghệ thơng tin LAN Mạng máy tính cục ðC ðịa chất HD Hóa dầu VL Vật lý BC Báo cáo Raid5 Chế ñộ ghi ñĩa cứng máy tính nhằm đảm bảo liệu an tồn Metadata Dữ liệu mô tả liệu (Siêu liệu) Well log; Karota Tài liệu ño ñường cong ñịa vật lý giếng khoan Seismic Tài liệu mặt cắt ñịa chấn Finder, LogDB, eSearch, Tên phần mềm máy tính Geoframe, Landmark Dell Votro, Sunfire; HP Tên máy chủ máy tính DANH MỤC CÁC BẢNG TT Nội dung Trang Bảng 2.1 Số lượng tài liệu có Trung tâm Lưu trữ Dầu khí 28 Bảng 2.2: Các ñối tượng sản sinh liệu lưu trữ .29 Bảng 3.1: Cấu trúc liệu metadata khảo sát ñịa chấn 2D 65 Bảng 3.2: Cấu trúc liệu metadata khảo sát ñịa chấn 3D 66 Bảng 3.3: Cấu trúc liệu metadata mặt cắt ñịa chấn 67 Bảng 3.4: Cấu trúc liệu metadata giếng khoan 68 Bảng 3.5 Cấu trúc liệu metadata tài liệu ñịa vật lý giếng khoan (Well log) .69 Bảng 3.6: Cấu trúc liệu metadata mẫu vật giếng khoan 70 Bảng 3.7: Cấu trúc liệu metadata tài liệu báo cáo .71 Bảng 3.8: Trang thiết bị trực tiếp phục vụ công tác lưu trữ liệu 84 Bảng 3.9: Chi phí trực tiếp cho quản lý liệu 86 Bảng 3.10: Kinh phí đầu tư thiết bị CNTT lưu trữ liệu .89 Bảng 3.11: Kinh phí đầu tư thiết bị CNTT lưu trữ liệu .91 Bảng 3.12: Thiết bị quản lý lưu băng từ 92 Bảng 3.13: Danh mục khoản chi phí trực tiếp cho quản lý liệu năm 2010 93 Bảng 3.14: Chi phí trực tiếp vận hành hệ thống quản lý liệu 95 Bảng 3.15: Chi phí lao động phục vụ khai thác liệu giấy 96 Bảng 3.16: Chi phí lao động phục vụ khai thác liệu số qua internet 97 Bảng 3.17-1: Chi phí lao động phục vụ khai thác liệu số chỗ 97 Bảng 3.17-2: Hao phí lao động chuẩn bị liệu cho phần mềm minh giải ñịa chất .98 Bảng 3.18: So sánh tiêu chi phí đầu tư sở 100 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ TT Nội dung Trang Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức sản xuất Trung tâm Lưu trữ Dầu khí 23 Hình 2.2: Sơ đồ máy quản lý sản xuất Trung tâm Lưu trữ Dầu khí 25 Hình 2.3: Quy trình phục vụ khai thác tài liệu 38 Hình 2.4: Mơ hình ứng dụng CNTT quản lý liệu 54 Hình 3.1: Mơ hình ứng dụng CNTT vào quản lý liệu 76 MỞ ðẦU Tính cấp thiết đề tài Với thành tựu đạt ngành cơng nghệ thơng tin, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý liệu phục vụ công tác quản lý ñiều hành sản xuất ñược doanh nghiệp quan tâm thực tế chứng minh tính hiệu Tuy nhiên khơng phải doanh nghiệp ứng dụng thành cơng thành tựu CNTT vào đơn vị mình, nhiều doanh nghiệp, việc ứng dụng CNTT vào quản lý liệu tuỳ thuộc vào ñiều kiện thực tế doanh nghiệp, doanh nghiệp khác việc ứng dụng CNTT vào quản lý khác mức độ, quy mơ, cách thức triển khai, v.v ảnh hưởng ñến hiệu hệ thống cụ thể Trung tâm Lưu trữ Dầu khí (PAC) Tập đồn Dầu khí Việt Nam (PVN) giao nhiệm vụ thu thập, quản lý phục vụ khai thác tồn tài liệu kỹ thuật Tập đồn dầu khí Việt Nam Hiện Trung tâm quản lý hàng trăm ngàn ñầu tài liệu thuộc nhiều lĩnh vực hoạt động tìm kiếm, thăm dị, khai thác chế biến dầu khí với nhiều loại định dạng tài liệu khác ñược lưu trữ vật mang tin khác giấy, băng từ, ñĩa từ Ngồi Trung tâm cịn giao quản lý tài liệu kỹ thuật thuộc cơng trình trọng điểm quốc gia Tập đồn Dầu khí đầu tư Các tài liệu kỹ thuật ñang lưu trữ Trung tâm Lưu trữ dầu khí theo quy định pháp luật tài liệu thuộc danh mục tài liệu Mật, ñược quản lý theo quy chế quản lý tài liệu Mật Chính phủ, Thủ tưởng phủ giao cho Tập đồn Dầu khí Việt Nam quản lý tổ chức khai thác ðể quản lý khai thác hiệu quả, thuận tiện tài liệu ñang lưu trữ cung cấp đầy đủ thơng tin phục vụ cơng tác tìm kiếm, thăm dị dầu khí đồng thời phải chấp hành ñầy ñủ quy ñịnh quản lý tài liệu mật ðây nhiệm vụ khó khăn Trung tâm Lưu trữ Dầu khí việc khai thác tài liệu thuận lợi bảo mật tài liệu hai mặt ñối lập khâu khai thác quản lý tài liệu 2 Mục đích luận văn Việc nghiên cứu ñề tài nhằm Nghiên cứu, ñánh giá hiệu kinh tế việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào việc quản lý liệu, tài liệu ñiều kiện cụ thể Trung tâm Lưu trữ Dầu khí, qua đề xuất giải pháp phù hợp để ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào lý liệu Trung tâm cách hiệu quả, phù hợp với quy ñịnh quản lý tài liệu Mật Nhà nước quy chế quản lý tài liệu PVN ðối tượng phạm vi nghiên cứu luận văn Việc nghiên cứu ñề tài ñược giời hạn phạm vi sau: - Nghiên cứu, ñánh giá trạng tài liệu, quản lý khai thác tài liệu Trung tâm Lưu trữ Dầu khí - Nghiên cứu, tìm hiểu tiêu ñánh giá hiệu kinh tế việc quản lý liệu - Nghiên cứu văn quy phạm pháp luật, quy ñịnh quản lý, khai thác tài liệu Mật Nhà nước, quy chế quản lý, khai thác tài liệu PVN Trung tâm Lưu trữ Dầu khí; - ðề xuất giải pháp xây dựng mơ hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin việc quản lý liệu Trung tâm Lưu trữ Dầu khí theo mục tiêu đề - ðánh giá hiệu kinh tế mô hình quản lý liệu Trung tâm Lưu trữ Dầu khí - ðề xuất mơ hình quản lý liệu phù hợp với ñiều kiện Trung tâm Lưu trữ Dầu khí Hiện trạng tài liệu; cơng tác quản lý khai thác tài liệu, thông tin Trung Tâm Lưu trữ Dầu khí Các giải pháp quản lý liệu, thông tin thuộc khâu thượng nguồn công ty Schlumberger, Landmark Các giải pháp quản lý liệu công ty nước xây dựng, ứng dụng Nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể luận văn Nội dung nghiên cứu ñề tài ñược thể với nội dung sau: 95 * Chi phí trực tiếp cho sở Hồ Chí Minh là: 3.071.134.000đ, phân bổ sau: - Chi phí trực tiếp ứng dụng CNTT quản lý tài liệu ñiện tử: 825.762.000 + 45.000.000 = 870.762.000đ = 28,35% - Chi phí trực tiếp quản lý băng từ 63.000.000 = 2,05% - Chi phí trực tiếp quản lý mẫu vật là: 1.500.000.000 + 180.000.000 = 1.680.000.000 = 54,7% - Khoản Chi phí ñiện là: 457.372.000 = 14,89% Từ ñó ta có bảng tổng hợp số liệu chi phí trực tiếp quản lý liệu: Bảng 3.14: Chi phí trực tiếp vận hành hệ thống quản lý liệu Khoản chi Chi phí cho ứng dụng CNTT quản lý liệu Chi phí quản lý mẫu vật Chi phí quản lý băng từ Chi phí điện Cơ sở Hà Nội Giá trị Cơ sở Hồ Chí Minh Tỷ lệ (%) Giá trị Tỷ lệ (%) 2.512.146.600 2s2,11 870.762.000 1.560.000.000 13,73 1.080.000.000 9,51 63.000.000 2,05 592.725.000 5,22 457.372.000 14,89 1.680.000.00 28,35 54,7 3.3.1.3 Chi phí lao động bình qn phục vụ lượt khai thác tài liệu - L Theo quy trình phục vụ khai thác tài liệu giấy nay, có chấp thuận cho phép người đọc khai thác tài liệu văn PVN, Trung tâm chuẩn bị ñầy ñủ tài liệu giấy theo danh sách tài liệu chấp thuận phịng đọc Trung tâm ñể người ñọc khai thác * Phục vụ người ñọc tài liệu giấy: Theo ñịnh mức VPI xây dựng cho hoạt ñộng lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Dầu khí, chi phí lao động cho bước phục vụ khai thác tài liệu ñược xác ñịnh sau: 96 Bảng 3.15: Chi phí lao ñộng phục vụ khai thác liệu giấy TT Bước cơng việc Chi phí lao động Ghi (giờ cơng) Kiểm tra, làm thủ tục cho phép tiếp cận tài liệu Kiểm tra, ñối chiếu danh sách tài liệu bạn ñọc ñược phép tiếp cận với danh mục tài liệu 0,25 1,5 Tra cứu mã số lưu trữ 0,5 Làm thủ tục xuất kho tài liệu 0,5 Lấy tài liệu theo yêu cầu, chuyển giao tài liệu 1,5 Giao tài liệu cho Bạn đọc khai thác phịng đọc 0,5 Giám sát, hỗ trợ bạn ñọc 2,5 Làm thủ tục kết thúc ñợt khai thác tài liệu, nhận bàn giao tài liệu từ bạn ñọc Làm thủ tục, bàn giao tài liệu cho thủ kho 0,5 10 Xếp tài liệu lên giá 1,25 Cộng 10 b Phục vụ khai thác tài liệu số: Quy trình khai thác liệu số ñược xây dựng cho phương pháp khai thác khai thác qua internet khai thác phịng đọc Cơ sở lưu trữ, định mức lao ñộng cụ thể cho phương thức ñược xác ñịnh sau: + ðịnh mức phục vụ bạn ñọc qua internet 97 Bảng 3.16: Chi phí lao động phục vụ khai thác liệu số qua internet TT Bước công việc Kiểm tra, làm thủ tục cho phép tiếp cận Chi phí lao động Ghi (giờ công) 0,25 tài liệu Xác nhận thời gian mở, đóng tài khoản truy 0,25 cập Mở tài khoản truy cập, cấp quyền cho tài khoản Theo dõi việc khai thác liệu bạn ñọc Thủ tục kết thúc khai thác liệu, đóng tài 0,5 khoản Cộng + ðịnh mức phục vụ bạn đọc liệu số phịng đọc ðịnh mức phục vụ bạn đọc tài liệu phịng ñọc ñược chia làm nhóm là: nhóm bước làm thử tục ñể bạn ñọc tiếp cận tài liệu chuẩn bị liệu thơng thường; nhóm chuẩn bị tài liệu số cho phàn mềm minh giải tài liệu, cụ thể Bảng 3.17-1: Chi phí lao động phục vụ khai thác liệu số chỗ TT Bước công việc Kiểm tra, làm thủ tục cho phép tiếp cận tài liệu Chi phí lao ñộng Ghi (giờ công) 0,25 Xác nhận thời gian khai thác liệu Tạo tài khoản có quyền truy cập phù hợp Giám sát, hỗ trợ bạn ñọc khai thác liệu Làm thủ tục kết thúc ñợt khai thác liệu 0,5 Cộng 0,25 98 Bảng 3.17-2: Hao phí lao động chuẩn bị liệu cho phần mềm minh giải ñịa chất TT Bước công việc Chuẩn bị liệu ñịa chấn cho PM minh giải Geoquest Chuẩn bị liệu ñịa chấn cho PM minh giải Landmark Nhập liệu ñịa chấn 3D vào PM Prosouce Seismic Nhập liệu ñịa chấn 2D vào PM Prosouce Seismic Nhập, chỉnh sửa ñịnh vị Trợ giúp kỹ thuật đặc biệt Cộng Chi phí lao động (giờ công) Ghi Survey Survey 31 Survey 59 Survey 30 Survey Thực tế 127 Trừ mục 3.3.1.4 So sánh hiệu kinh tế giải pháp quản lý liệu ðể so sánh hiệu kinh tế giải pháp quản lý liệu, tiến hành so sánh tiêu thực phương pháp quản lý với Việc so sánh ñược thực cụ thể sau: * Kinh phí đầu tư thiết bị ðể so sanh kinh phí đầu tư lưu trữ theo phương án, trước tiên phải phân tích thực trạng đầu tư trang thiết bị cho phương án Cơ sở lưu trữ, từ xác ñịnh ñược thiết bị ñược sử dụng vào mục đích nhằm xác định rõ vai trị thiết bị phương án lưu trữ Từ nội dung phương án quản lý liệu danh mục thiết bị đầu tư (bảng 3.8) trình bày trên, ta thấy: - Trong hai phương án quản lý liệu ñều áp dụng biện pháp quản lý liệu băng từ liệu mẫu vật giống 99 - Các thiết bị CNTT ñược ñầu tư cho việc quản lý liệu Cơ sở ñều ñược thực chủ yếu năm 2010, biệt có thiết bị đầu tư năm 2009 2011 Vì để đơn giản việc tính tốn so sánh ta loại trừ kinh phí đầu tư thiết bị lưu trữ phục vụ công tác quản lý thiết bị băng từ mẫu vật khỏi kinh phí ñầu tư thiết bị trước so sanh kinh phí phương án ðể so sánh giá trị tài sản ñầu tư, ta quy ñổi giá trị thiết bị mặt giá năm 2010, nhiên có giá trị tài sản mua năm 2009 có giá trị thấp tài sản mua ñầu năm 2011 mua thơng qua đấu thầu năm 2010 nên ta xem tài sản đa có chung mặt giá Theo số liệu ñược trình bày ta có: - Kinh phí đầu tư thiết bị quản lý tài liệu giấy kho Hà Nội là: 19.211.552.727đ - Kinh phí đầu tư thiết bị CNTT quản lý liệu số sở Hà Nội là: 5.080.636.192đ - Kinh phí dự kiến đầu tư thay thiết bị quản lý tài giấy sở TP Hồ Chí Minh là: 10.637.085.000đ - Kinh phí đầu tư thiết bị CNTT quản lý liệu sở TP Hồ Chí Minh là: 3.312.192.692đ - Tổng kinh phí đầu tư thiết bị CNTT toàn Trung tâm là: 5.080.636.192 + 3.312.192.692 = 8.392.828.884đ - Tổng kinh phí đầu tư thiết bị quản lý tài liệu giấy toàn trung tâm: 19.211.552.727 + 10.637.085.000 = 29.848.637.727đ So sánh kinh phí đầu tư thiết bị CNTT thiết bị quản lý tài liệu giấy ta sử dụng tiêu: + Tỷ lệ phần trăm kinh phí đầu tư CNTT so với Thiết bị quản lý tài liệu giấy (h) + Tỷ lệ phần trăm kinh phí đầu tư thiết bị CNTT tổng kinh phí đầu tư thiết bị quản lý tài liệu giấy liệu số (k), ta có: Kinh phí đầu tư cho thiết bị CNTT quản lý liệu số h = Kinh phí đầu tư thiết bị quản lý tài liệu giấy Kinh phí đầu tư cho thiết bị CNTT quản lý tài liệu giấy k = -Tổng kinh phí đầu tư thiết bị quản lý liệu 100 - Cơ sở Hà Nội (h1): h1 = 5.080.636.192: 19.211.552.727 = 26,45% k1 = 5.080.636.192: (5.080.636.192 + 19.211.552.727) = 20,91% - Cơ sở Hồ Chí Minh (h2): h2 = 3.312.192.692: 10.637.085.000 = 31,14% k2 = 3.312.192.692: (3.312.192.692 + 10.637.085.000) = 23,74% - Toàn trung tâm (h) h = 8.392.828.884: 29.848.637.727 = 28,12% k = 8.392.828.884: (8.392.828.884 + 29.848.637.727) = 21,95% Ta có bảng so sánh tiêu sau: Bảng 3.18: So sánh tiêu chi phí đầu tư sở TT Cơ sở Chỉ tiêu (h) Chỉ tiêu (k) Hà Nội 26,45% 20,91% TP Hồ Chí Minh 31,14% 23,74% Trung tâm Lưu trữ 28,12% 21,95% Nhìn vào bảng ta thấy kinh phí đầu tư thiết bị cho phương án ứng dụng CNTT ñể quản lý liệu nhỏ kinh phí đầu tư cho thiết bị quản lý tài liệu giấy (chưa ñến 1/3) chiếm tỷ trọng nhỏ 30% só với tổng kinh phí đàu tư trang thiết bị trực tiếp quản lý tài liệu Trung tâm sở (1) * Chi phí thường xuyên vận hành hệ thống quản lý liệu (trừ chi phí lao động) Căn vào bảng 3.13 bảng 3.14 ta thấy: - Chi phí trực tiếp cho quản lý liệu sở thành phố Hồ Chí Minh khơng có chi phí th mặt nên số liệu bảng khơng phản ánh chi phí thực tế sở Khi phân tích, so sánh chi phí trực tiếp quản lý liệu sở ta không nên sử dụng chi phí sở TP Hồ Chí Minh để phân tích, so sánh làm sai lệch kết 101 - Khoản chi ñiện khoảng chi cho quản lý sản xuất (hành chính), chi cho hệ thống thiết bị CNTT phục vụ quản lý liệu số chi cho thiết bị làm mát, vận hành hệ thống kho tài liệu giấy, kho mẫu vật, băng từ Tuy nhiên sở Hà Nội, khoản chi chiếm tỷ trọng tương đối nhỏ, chiếm 5,22% tổng chi phí, ảnh hưởng chi phí lên kết phân tích khơng lớn ðể đơn giản tính tốn, pham vi luận văn ta không phân bổ ñều chi phí làm phần cho quản lý liệu ñiện tử, liệu giấy phần cho quản lý hành chính, kho mẫu vật kho băng từ Như chi phí sở Hà Nội ñược xác ñịnh lại sau: - Chi phí điện phân bổ cho đối tượng quản lý là: 592.725.000: = 197.575.000đ - Chi phí trực tiếp cho ứng dụng CNTT quản lý liệu là: 2.512.146.600 + 197.575.000 = 2.709.721.600 = 23,85 % - Chi phí trực tiếp quản lý tài liệu giấy: 5.616.000.000 + 197.575.000 = 5.813.575.000 = 51,17 % - So sánh chi phí quản lý liệu số tài liệu giấy ta thấy Tỷ lệ chi phí cho quản lý tài liệu số/tài liệu giấy 2.709.721.600: 5.813.575.000 = 46,61 % Như chi phí trực tiếp cho quản lý liệu số 46,61% chi phí quản lý tài liệu giấy (2) * Chi phí lao động phục vụ khai thác tài liệu: Theo số liệu ñịnh mức tiêu hao lao ñộng phục vụ bạn ñọc ñược thể 3.15, 3.16, 3.17-1, 3.17-2 ta thấy: - ðể phục vụ bạn ñọc khai thác tài liệu theo phương pháp truyền thống, trung bình đợt phục vụ tiêu hao 10 công (bảng 3.15) - ðể phục vụ bạn ñọc khai thá liệu qua internet khai thác liệu số phần mềm thơng thường bình qn đợt khai thác liệu Trung tâm chi phí cơng phục vụ 102 - ðối với nhu cầu khai thác liệu số qua phần mềm minh giải ñịa chấn, ñây hoạt ñộng khai thác liệu ñặc biệt phần mềm chuyên dụng, ñòi hỏi phải có thời gian chuẩn bị lâu hơn, cụ thể công với phần mềm Geoframe cơng Landmark Trong trường hợp liệu cần xử lý ñặc biệt cắt bỏ bớt phần liệu, chỉnh sửa lại thơng tin định vị, v.v… thời gian chuẩn bị kéo dài nhiều Vì có nhu cầu sử dụng liệu có u cầu đặc biệt, PVN thường thơng báo trước yêu cầu ñặc biệt liệu ñến Trung tâm Lưu trữ ñể chuẩn bị sẵn liệu trước phục vụ bạn ñọc ñến khai thác liệu Như so với phương phám quản lý tài liệu giấy, phương pháp ứng dụng CNTT vào quản lý liệu có chi phí thời gian phục vụ bạn đọc bình qn nhỏ nhiều, cụ thể: - ðối với phục vụ khai thác liệu qua internet chi phí thời gian phục vụ = x 100 /10 = 30% chi phí thời gian phục vụ khai thác tài liệu giấy - ðối với khai thác liệu số phần mềm thông thường, chi phí thời gian phục vụ khai thác liệu số = x 100/10 = 30% chi phí thời gian phục vụ khai thác tài liệu giấy - Trong trường hợp bạn đọc có nhu cầu sử dụng phần mềm minh giải ñịa chất với liệu số khơng có u cầu đặc biệt (khai thác tài liệu giấy khai thác liệu số qua internet không cung cấp dịch vụ này), chi phí thời gian lao ñộng phục vụ ñợt khai thác là: + Phần mềm Geoframe: + = giờ, so với chi phí thời gian phục vụ tài liệu giấy là: x 100 /10 = 60% + Phần mềm Landmark: + = giờ, so với chi phí thời gian phcụ vụ tài liệu giấy là: x 100 / 10 = 70% Như vậy, khơng có u cầu đặc biệt liệu, hình thức khai thác liệu số có chi phí lao ñộng phục vụ khai thác nhỏ chi phí lao ñộng phục vụ khai thác tài liệu giấy Ngoài với phương pháp quản lý phục vụ khai thác liệu số, Trung tâm cịn cung cấp dịch vụ khai thác liệu số phần mềm minh giải địa chất, qua nâng cao chất lượng phục vụ khai thác tài liệu 103 Nhận xét: Với việc so sánh, ñánh giá tiêu trình bày trên, ta thấy: việc ứng dụng CNTT (phương án 2) vào quản lý liệu có chi phí đầu tư, chi phí thường xun chi phí nhân cơng phục vụ khai thác liệu ñều tốt so với phương án quản lý liệu theo phương án truyền thống (Phương án 1) 3.3.2 ðánh giá hiệu xã hội, anh ninh, an toàn liệu Việc ứng dụng thành tựu ngành CNTT vào quản lý liệu ñã ñược nhiều ngành, nhiều ñơn vị thực ñem lại hiệu cho đơn vị cho xã hội Nhìn từ góc độ xã hội, việc ứng dụng CNTT vào quản lý liệu ñưa lại cho xã hội lợi ích sau: - Việc ứng dụng CNTT vào quản lý liệu cho phép người đọc tra cứu thơng tin địa chất dầu khí internet, qua giúp người có điều kiện tiếp cận với thơng tin cách dễ dàng - Khi có nhu cầu khai thác thơng tin, liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ dầu khí, người đọc làm thủ tục cần thiết tra cứu tìm kiếm liệu, thu thập thông tin phù hợp thông qua mạng internet mà khơng cần phải đến tận nơi, tiết kiệm ñược thời gian ñi lại thời gian tra cứu nhờ phần mềm tra cứu thông tin ðiều lại có ý nghĩa lĩnh vực dầu khí phạm vi hoạt động rộng Cơng ty dầu khí tính quốc tế hoạt động dầu khí, Cơng ty Dầu khí dễ dàng tiếp cận thơng tin tài liệu, liệu giúp cho việc tìm hiểu thơng tin, tìm kiếm hội ñầu tư Việt Nam thêm thuận lợi - Nhờ ứng dụng CNTT, nhiều người truy cập, khai thác nội dung thông tin lúc, chờ đợi tài liệu có người khác sử dụng Trong ñợt chuẩn bị tài liệu phục vụ nhiều nhà thầu dầu khí vào tìm hiểu liệu, Trung tâm in nhiều tài liệu ñể phục vụ khai thác, qua ñó tiết kiệm ñược nguồn lực phục vụ việc in ấn cho bạn ñọc cho xã hội - Ứng dụng CNTT đem lại lợi ích việc quản lý liệu mà cịn tạo điều kiện cho việc ứng dụng CNTT vào việc xử lý liệu, tìm kiếm thơng tin phục vụ cơng tác minh giải địa chất, nâng cao chất lượng tìm hiểu thơng tin Nhờ nâng cao chất lượng hoạt động tìm kiếm, thăm dị khai thác dầu khí, góp phần tìm kiếm tài nguyên thiên nhiên phục vụ nhu cầu kinh tế toàn xã hội 104 - Nhờ sử dụng phần mềm minh giải ñịa chất, nhà địa chất có điều kiện tìm hiểu cấu tạo ñịa chất thuận lợi so với việc nghiên cứu cấu tạo từ tài liệu giấy (chưa có số liệu thống kê cụ thể, thông thường thời gian rút ngắn 1/3 thời gian nghiên cứu tài liệu giấy) ðiều cho phép rút ngắn thời gian nghiên cứu địa chất tìm kiếm, thăm dị dầu khí, giúptiết kiệm lao động xã hội, điều có ý nghĩa lao động lĩnh vực tìm kiếm dầu khí chun gia có chất lượng cao, có đơn giá tiền lương lớn - Ứng dụng CNTT cho phép nhân bản, lưu trữ liệu dễ dàng nhiều so với việc nhân lưu trữ tài liệu giấy Việc lưu trữ tài liệu, liệu Hà Nội, TP Hồ Chí Minh (và phần Cà Mau, Dung Quất, v.v ) làm tăng cao tính an tồn cho liệu, giảm rủi ro liệu bị hư hỏng, mát - Khi có liệu ñược lưu trữ khai thác liệu dạng liệu số, giấy tài liệu khơng đưa sử dụng, yếu tố gây hư hỏng tài liệu giảm Nhờ khối lượng công tác bảo quản tài liệu giấy chỉnh lý, bồi nền, phục chế tài liệu giảm ñi nhiều, từ giảm chi phí vận hành cho Trung tâm tiết kiệm ñược nguồn lực tiêu hao vào quản lý liệu cho xã hội - Tạo tiền ñề xây dựng ñược Trung tâm liệu dầu khí quốc gia, cung cấp liệu ñịa chất, thuỷ văn, v.v phục vụ phát triển ngành dầu khí ngành kinh tế khác - Gia tăng uy tín, vị PVN lĩnh vực tìm kiếm, thăm dị, khai thác dầu khí - Cung cấp tốt thơng tin cần thiết để cơng ty thành viên PVN thực việc tìm kiếm, thăm dị khai thác dầu khí 3.3.3 Lựa chọn giải pháp phù hợp ứng dụng công tác quản lý Qua kết phân tích, so sánh, đánh giá trình bày trên, thấy việc ứng dụng CNTT vào quản lý liệu Trung tâm Lưu trữ Dầu khí có chi phí đầu tư thiết bị, chi phí khai thác tiêu hao lao động thấp so với phương án quản lý liệu theo phương án truyền thống Tuy nhiên ñể lựa chọn ñược phương án quản lý liệu phù hợp với Trung tâm, cần phân tích đặc điểm 105 Trung tâm, qua lựa chọn phương án quản lý phù hợp Qua phân tích trên, thấy: - Năm 2010 Trung tâm ñầu tư hệ thống giá, hộp ñựng tài liệu phục vụ công tác quản lý, lưu trữ tài liệu giấy sở Hà Nội, việc không sử dụng số tài sản không hợp lý - Trong năm vừa qua Trung tâm ñã ứng dụng CNTT vào việc số hoá tài liệu giấy, trang bị thiết bị phục vụ công tác lưu trữ tài liệu số, tạo tiền ñề cho viẹc ứng dụng CNTT quản lý khai thác liệu - Trong giai ñoạn tới, quy mơ Trung tâm phát triển mở rộng, lượng liệu ñược lưu trữ Trung tâm ngày lớn, việc lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp với Trung tâm, sở mang lại hiệu cao nói chưa đầu tư sở hạ tầng (trừ kho tài liệu Cà Mau) - Các tài liệu lưu trữ Trung tâm có nhiều tài liệu ñã cũ, nát, yêu cầu chụp tài liệu ñể lưu trữ nội dung tài liệu lớn Nhu cầu bảo hiểm tài liệu ñang ñược quan cấp quan tâm yêu cầu thực nhằm đảm bảo an tồn cho liệu Từ phân tích trên, ta thấy Trung tâm Lưu trữ Dầu khí, việc quản lý, lưu trữ phục vụ khai thác liệu lựa chọn theo mơ hình phương án sau: Phương án 1: Thực việc quản lý lưu trữ phục vụ khai thác theo phương án lưu trữ tài liệu giấy, kết hợp với ứng dụng số thành tựu ngành CNTT vào việc quản lý phục vụ khai thác liệu việc quản lý danh mục tài liệu, quản lý file ảnh tài liệu nhằm bảo hiểm nội dung tài liệu, v.v… Phương án 2: Ứng dụng thành tựu CNTT vào việc quản lý liệu phục vụ khai thác liệu Trung tâm Phương án 3: Kết hợp việc quản lý tài liệu giấy theo phương pháp truyền thống với việc ứng 106 dụng CNTT vào quản lý khai thác liệu số Khi tài liệu giấy đóng vai trị gốc tài liệu, mang tính chất bảo hiểm ñối chứng tài liệu cần thiết, tài liệu giấy (khâu thượng nguồn) ñược lưu trữ sở Hà Nội; việc quản lý khai thác tài liệu chủ yếu ñược thực với liệu ñiện tử Tuy nhiên với ñiều kiện cụ thể Trung tâm Lư trữ Dầu khí, với trang thiết bị có xu hướng phát triển thời gian tới nghị hội ñồng thành viên PVN Trung tâm Lưu trữ Dầu khí cần cân nhắc lựa chọn phương án quản lý phù hợp cho Cơ sở lưu trữ nói riêng cho Trung tâm nói chung Theo phân tích đánh giá trình bày nội dung luận văn, tác giả kiến nghị lựa chọn phương án để xây dựng mơ hình quản lý liệu phù hợp với ñiều kiện cụ thể Trung tâm 107 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận: Ngày ngành công nghệ thông tin phát triển nhanh, ñem lại nhiều ứng dụng có hiệu cao cho ngành kinh tế kỹ thuật khác, việc ứng dụng CNTT việc quản lý liệu ñã ñem lại hiệu cao, ñã ñược thực tế chúng minh Nhằm mục ñích nâng cao chất lượng quản lý liệu cung cấp dịch vụ tra cứu liệu nhằm thoả mãn nhu cầu tra cứu liệu xã hội, việc ứng dụng CNTT vào quản lý liệu tổ chức lưu trữ nước ta ñược quan tâm Trung tâm Lưu trữ Dầu khí - Viện Dầu khí Việt Nam ñã cố gắng ñầu tư, ứng dụng CNTT vào việc quản lý liệu phục vụ bạn ñọc khai thác liệu Tuy nhiên ñể ñáp ứng ñược nhu cầu ngày tăng việc quản lý liệu nhu cầu khai thác liệu PVN ñối tác, ñồng thời phải phù hợp với tốc ñộ phát triển nhanh quy mô Trung tâm thời gian tới Trong bối cảnh việc tăng cường ứng dụng CNTT vào quản lý liệu Trung tâm, ñồng thời kế thừa nguồn lực có để tăng cường lực, nâng cao chất lượng quản lý liệu Trung tâm, tạo ñiều kiện ñể thành viên PVN ñối tác PVN tiếp cận, khai thác thuận lợi với liệu Việc ứng dụng CNTT vào quản lý liệu Trung tâm Lưu trữ Dầu khí ngồi việc đem lại kết tổ chức lưu trữ khác cịn có tác dụng thúc ñẩy, tạo ñiều kiện cho việc ứng dụng công nghệ cao vào cơng tác tìm kiếm, thăm dị dầu khí nhà địa chất, qua giúp nhà ñịa chất nâng cao chất lượng công tác Kiến nghị: ðể ứng dụng có hiệu thành tựu CNTT vào quản lý liệu tổ chức lưu trữ nói chung Trung tâm Lưu trữ Dầu khí nói riêng, tác giả có số kiến nghị sau: - Bộ Công thương PVN cần sửa ñổi lại Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước ngành dầu khí, cho phép quy định điều kiện sử dụng mạng máy tính ñể chuyển tải liệu - PVN cần sửa ñổi quy ñịnh, quy chế quản lý, khai thác tài liệu, tạo tiền ñề ñể thực việc tra cứu, khai thác qua mạng máy tính 108 - Sửa đổi Quy chế giao nộp tài liệu, u cầu đơn vị, nhà thầu dầu khí phải giao nộp số tài liệu song song với việc giao nộp file ảnh tài liệu, hạn chế việc giao nộp giấy tài liệu tiến tới loại bỏ giấy tài liệu khỏi tài liệu lưu trữ - Trung tâm Lưu trữ dầu khí cần thay ñổi cấu tổ chức Trung tâm cho phù hợp với mơ hình ứng dụng CNTT vào quản lý liệu, cần có phận chuyên trách CNTT, an toàn liệu, v.v - Trung tâm Lưu trữ cần xây dựng quy trình, quy ñịnh quản lý, khai thác tài liệu ñiện tử, tài liệu số, tạo ñiều kiện quản lý phục vụ khai thác liệu an toàn, an ninh, hiệu - Tổ chức ñào tạo, nâng cao kiến thức CNTT cho cán làm công tác lưu trữ cán thuộc chun ngành địa chất, dầu khí Tổ chức tập huấn, huấn luyện sử dụng phần mềm chuyên ngành quản lý liệu, minh giải địa chất, có khả quản lý xác tuyệt ñối liệu ñịa chất, có khả hỗ trợ kỹ thuật phần mềm minh giải ñịa chất cho bạn đọc có u cầu - Tập huấn cho CBCNV, nâng cao ý thức trách nhiệm việc quản lý bảo mật liệu phục vụ khai thác liệu số qua mạng internet mạng LAN, giảm thiểu nguy thất thoát liệu TÀI LIỆU THAM KHẢO PVN (1995) Quy chế giao nộp, quản lý khai thác tài liệu ngành Dầu khí TS Dương Văn Khảm (1997) Nghiên cứu ứng dụng tin học thống kê phục vụ quản lý tài liệu lưu trữ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; Thạc Bình Cường (2002), Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin, NXB Khoa học kỹ thuật Hà Nội; Gary R.Heerkens (2004), Quản lý dự án, NXB Thống kê; Bộ Công thương (2005), Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước áp dụng ngành công nghiệp PVN (2005) Quy chế quản lý khai thá tài liệu mật ngành dầu khí PVN (2008), Quy chế lưu trữ tài liệu ngành Dầu khí PGS.TS Lưu Thị Hương; PGS.TS Vũ Duy Hào (2009), Tài doanh nghiệp, NXB ðại học Kinh tế quốc dân TS Nguyễn Thị Bích Ngọc (2010) Nghiên cứu hồn thiện hệ thống quản lý doanh nghiệp môi trường phát triển công nghệ thông tin - Áp dụng cho doanh nghiệp công nghiệp mỏ (Luận án Tiến sỹ - ðH Mỏ ðịa chất) 10 PVN (2011), Nghị hội ñồng thành viên cấu lại Trung tâm Lưu trữ Dầu khí 11 Tham luận hội thảo Ứng dụng CNTT vào công tác quản lý khai thác tài liệu thư viện (2011 - Khánh Hoà) 12 The Seminar on Digitization of Archival record - Sharing experience (2009 Hanoi) - Sarbica and Stat record & Archives Department of Vietnam 13 Landmark Technical (2010) Feasibility Study of Petroleum Data Center Project for Vietnam Oil and Gas Industry ... trạng, hiệu quản lý liệu Trung tâm Lưu trữ Dầu khí - Hiệu việc hồn thiện ứng dụng cơng nghệ thông tin quản lý liệu Trung tâm Lưu trữ Dầu khí - Viện Dầu khí Việt Nam Phương pháp nghiên cứu ðể... trạng, hiệu quản lý liệu Trung tâm Lưu trữ Dầu khí Chương 3: Hiệu việc hoàn thiện ứng dụng CNTT quản lý liệu Trung tâm Lưu trữ Dầu khí - Viện Dầu khí Việt Nam Chương TỔNG QUAN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG... ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý liệu Trung tâm Lưu trữ Dầu khí theo mục tiêu ñã ñề - ðánh giá hiệu kinh tế mơ hình quản lý liệu Trung tâm Lưu trữ Dầu khí - ðề xuất mơ hình quản lý liệu