TÌNH HÌNH THỰC VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY IN BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 2.1 Đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh quản lý sản xuất kinh doanh cơng ty 2.1.1 Lịch sử hình thành, q trình phát triển cơng ty Cơng ty in Bộ lao động thương binh xã hội doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ lao động thương binh xã hội, hoạt động theo nguyên tắc hạch tốn kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có dấu riêng mở tài khoản ngân hàng nhà nước Công ty thành lập từ ngày – 11 – 1983 với quy mô ban đầu xưởng in nhằm phục vụ cho công tác in ngành (quyết định thành lập số 287 QĐ/TB – XH ngày – 11 – 1983 trưởng Bộ TB XH) Doanh nghiệp phép đặt trụ sở ngõ Hồ Bình 4, phường Minh Khai, quận Hai Bà Trưng thành phố Hà Nội Sau thời gian hoạt động xưởng in TB phát triển với quy mô lớn nhiệm vụ giao nặng nề Bộ TB XH định chuyển xưởng in TB thành xí nghiệp in Bộ TB XH (quyết định thành lập số 163/QĐTB-XH ngày – – 1986) Sau hai Bộ LĐ Bộ TB – XH xát nhập thành Bộ LĐ-TB XH xí nghiệp in sát nhập với xí nghiệp sản xuất dịch vụ đời sống Năm 1990, chuyển đổi từ kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang kinh tế thị trường để phù hợp với tình hình mới, Bộ LĐ-TB XH lại định thành lập xí nghiệp in sản xuất dụng cụ người tàn tật (quyết định số 18/LĐTB – QĐ ngày 16 – – 1991) Nhưng sau năm hoạt động Bộ LĐ - TB XH lại định thành lập nhà in Bộ LĐ - TB XH ( theo định số 152/LĐTB – XH – QĐ ngày 20 – – 1992) sở tách từ xí nghiệp in sản xuất dụng cụ người tàn tật Cho tới năm 2001, theo định số 171/LĐTB – XH – QĐ ngày – – 2001 nhà in Bộ LĐ - TB XH lại đổi tên thành Công ty in Bộ LĐ - TB XH Là công ty thuộc hệ thống kinh tế quốc doanh, Công ty in Bộ LĐ - TB XH Phải thực nhiệm vụ nhà nước giao cho vừa phải tự vận động tìm nguồn hàng để đứng vững kinh tế thị trường Nhiều năm qua nhờ việc tăng cường lĩnh vực quản lý, đổi trang thiết bị, máy móc, cơng suất chất lượng Công ty tăng lên nhiều lần so với trước, sản phẩm công ty luôn khẳng định chỗ đứng thị trường nước Do doanh thu cơng ty năm sau luôn cao năm trước, đời sống cán công nhân viên cải thiện Hàng năm Công ty thực nghĩa vụ đầy đủ với Nhà nước Sau số tiêu công ty in Bộ LĐ - TB XH: STT Chỉ tiêu Tổng doanh thu Lợi nhuận Nộp ngân sách Tổng vốn Tổng quỹ lương Số lao động Thu nhập bình quân ĐVT đồng đồng đồng đồng đồng Người đồng/ng/th Năm 2001 Năm 2002 10.789.188.142 10 998.166.000 289.982.000 310.000.156 152.884.000 164.678.000 15.378.000.000 15.445.894.000 1.107.816.408 1.112.923.296 142 142 650.127 653.124 Qua số liệu ta thấy Công ty in Bộ LĐ - TB XH không ngừng mở rộng, phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua tiêu tổng nguồn vốn, doanh thu, thu nhập bình qn cơng nhân tăng nhanh Đến Công ty doanh nghiệp có tên tuổi có uy tín thị trường in ấn tồn quốc Các sản phẩm Cơng ty khơng ngừng hồn thiện tạo lòng tin vững với khách hàng Các khách hàng quen thuộc công ty doanh nghiệp phát triển mạnh như:… Tất điều khẳng định Cơng ty in Bộ LĐ - TB XH ngày phát triển có chỗ đứng vững chắc, uy tín lĩnh vực in ấn, chế 2.1.2 Tổ chức sản xuất kinh doanh Công ty in Bộ LĐ - TB XH Công ty in Bộ LĐ - TB XH la loại doanh nghiệp sản xuất cỡ vừa, sản xuất làm phụ thuộc vào đơn đặt hàng khách hàng yêu cầu thông qua hợp đồng kinh tế nên chủng loại sản phẩm phong phú: in ấn phẩm, tài liệu, biểu mẫu, tạp chí, báo sổ sách, nhãn mác khác nhau….Các máy móc thiết bị sản xuất Công ty máy móc đại, phù hợp với quy trình in Đội ngũ cơng nhân viên làm việc lâu năm có trình độ chun mơn cao Tất phần việc quy trình sản xuất chun mơn hố theo lao động theo máy móc Đặc biệt cịn chi tiết sản phẩm làm thủ công, dây truyền sản xuất đại hoá Sau loạt sách sản xuất ra, sản phẩm đóng gói giao cho khách hàng từ phân xưởng hoàn thiện sách  Quy trình cơng nghệ chế tạo sản phẩm: Do đặc điểm tính chất sản xuất nhà in, quy trình sản xuất sản phẩm Công ty chia làm bước công nghệ chủ yếu: Khi nhận hợp đồng ký kết khách hàng với tài liệu gốc ban đầu, thảo đánh máy, tranh ảnh,…Phòng kế hoạch chuyển xuống phận, q trình sản xuất phải qua bước cơng nghệ sau: Thiết kế kỹ thuật: Khi nhận tài liệu gốc, phận thiết kế kỹ thuật sở nội dung in thiết kế nên yêu cầu in Vi tính: Nhiệm vị phận đưa thiết kế vào vi tính, tiến hành điều chỉnh bố trí trang in: Tranh ảnh, dịng, cột, kiểu chữ….Nếu khách hàng có u cầu chụp ảnh tiến hành chụp ảnh Thơng thường khách hàng thường có ảnh kèm theo Cơng tác phim tiến hành sửâ xếp phim để in hợp với khổ giấy in Bình bản: Trên sở tài liệu, phim ảnh, bình làm nhiệm vụ bố trí tất loại ( chữ, hình ảnh…) có màu vào mi ca theo trang in Phơi bản: Trên sở mi ca phận bình chuyển sang, phận phơi có nhiệm vụ chế vào khn nhơm kẽm In: Khi nhận chế khuôn in nhôm kẽm (đã phơi) lúc phận in offset trang, offset trang, offset 10 trang, offset 16 trang tiến hành ion hàng loạt theo chế khn in Thành phẩm: Khi nhận in, phận thành phẩm tiến hành đóng (xén, pha, xén thành phẩm) kiêm thu thành phẩm, đóng gói nhập kho chuyển cho khách hàng - SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CƠNG NGHỆ SẢN XUẤT Ở CÔNG TY IN BỘ LĐ - TB VÀ XH Khách hàng Kế hoạch sản xuất Thiết kế kỹ thuật Vi tính Chụp ảnh Cơng tác phim Bình Phơi In Hoàn thiện, nhập kho, xuất hàng Tương ứng với giai đoạn công nghệ nhà in có phận cơng nhân để đảm nhiệm, xếp, tổ chức thành phân xưởng sản xuất, tổ sản xuất  Tổ chức sản xuất: Công ty in Bộ LĐ - TB XH, công việc in ấn đrược tiến hành phân xưởng Mỗi phân xưởng có nhiệm vụ chức riêng Phân xưởng khí: Có nhiệm vụ sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, tiến hành lắp đặt có thiết bị cho phân xưởng phục vụ sản xuất Phân xưởng giám sát phận dây chuyền sản xuất, chấp hành đầy đủ quy trình lao động bảo dưỡng máy móc thiết bị Phân xưởng chế bản: Đây phân xưởng đầu tư máy móc thiết bị đại như: máy vi tính, máy tráng ly tâm, máy phơi Tại đây, thảo mẫu mã khách hàng phận kế hoạch sản xuất chuyển xuống đưa vào phận chữ điện tử để tạo ion màu có u cầu ảnh phân màu Sau đó, in mầu xếp theo trình tự định chuyển tới phận sửa, chụp phim, bình để tạo nên tờ in theo tiêu chuẩn kỹ thuật chuyển tới phận phơi để hình nhôm Phân xưởng in: Đây phân xưởng có vai trị trọng yếu tồn quy trình sản xuất tổ offset đảm nhận: offset trang, offset trang, offset 10 trang, offset 16 trang Khi nhận chế khuôn in phân xưởng chế chuyển sang, phân xưởng in sử dụng kết hợp: in + giấy + mực để tạo trang in theo yêu cầu ( in offset, in lưới, in cuốn,…) Nguyên tắc quy trình in sử dụng màu: Xanh, đỏ, vàng, đen Tuỳ thuộc vào yêu cầu màu sắc đơn đặt hàng mà phận pha màu tiến hành pha để yêu cầu Phân xưởng hồn thiện: Là phân xưởng cuối quy trình công nghệ sản xuất Do tổ sách tổ kiểm hoá đảm nhiệm Sau phận in in thành tờ rời, phận hồn thiện có nhiệm vụ hoàn chỉnh thành sản phẩm theo yêu cầu khách hàng Tổ kiểm hoá tiến hành kiểm tra lại yêu cầu, tiêu chuẩn kỹ thuật Tổ sách đảm nhiệm công đoạn: cắt, gấp, soạn, khâu, vào bìa, đóng gói sau nhập kho thành phẩm chuyển đến khách hàng 2.1.3 Tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh Công ty in Bộ LĐ - TB XH Để đảm bảo sản xuất có hiệu quản lý tốt q trình sản xuất, Cơng ty in Bộ LĐ - TB XH tổ chức theo mơ hình trực tuyến Bộ máy quản lý gọn nhẹ Giám đốc người huy cao chịu trách nhiệm trước Công ty, trước khách hàng trước tập thể cán công nhân viên Công ty Giám đốc người đại diện cho nhà nước, người định hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty, đồng thời người trực tiếp đạo phịng hành phân xưởng sản xuất Phó giám đốc: người thay mặt giải công việc giám đốc giám đốc vắng, trực tiếp phụ trách lĩnh vực kỹ thuật, thiết bị điều độ sản xuất Ngồi ra, phó giám đốc cịn phụ trách lĩnh vực hành chính, quản trị đơn vị Giúp việc cho ban giám đốc phòng ban chức nghiệp vụ: Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ đạo kiêm kiểm tra mặt cơng tác hành chính, tổ chức, sử dụng quản lý lao động Phòng kinh doanh tiếp thị: Phịng có nhiệm vụ thường xun tiếp cận với khách hàng, nhằm gây uy tín thu hút khách hàng sở hợp đồng kinh tế đơi bên có lợi Phịng kế hoạch sản xuất: Có nhiệm vụ lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho loại sản phẩm sản xuất, ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật phát minh sáng kiến để cải tạo sản phẩm làm cho sản phẩm ngày có chất lượng cao, mẫu mã đẹp, thay nguyên vật liệu đắt tiền nguyên vật liệu rẻ tiền đảm bảo chất lượng sản phẩm Ngoài phận theo dõi việc sử dụng máy móc thiết bị, sửa chữa bảo quản máy Phịng kế tốn tài vụ: Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh Cơng ty theo sách chế độ mà nhà nước quy định làm tham mưu cho giám đốc mặt quản lý tài Cơng ty, thực kinh doanh tiết kiệm có lãi Phịng bảo vệ: Có nhiệm vụ đảm bảo an ninh cho Công ty ngày đêm, không để xảy mát, gây rối…ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh Cơng ty Phịng y tế: Có nhiệm vụ chăm sóc sức khoẻ cho cán công nhân viên Công ty Nhà ăn: Trong kinh tế thị trường nhịp độ làm việc khẩn trương, thời gian nghỉ trưa cơng nhân viên khơng đáng kể nhà ăn phận không nên thiếu nhà máy, xí nghiệp, đơn vị sản xuất Nó đảm bảo dinh dưỡng, sức khoẻ đảm bảo an tồn Cơng nhân viên bữa trưa Có thể tóm tắt cấu tổ chức máy quản lý Công ty qua sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức máy quản lý Giám đốc Phó giám đốc Phịng Phịngtổ chứchànhchính Phịng kế hoạch sản xuấtkế tốn tài vụ bảovệ P y tế Phịngkinh doanhtiếp thị P Phân xưởng hoàn thiện Phân xưởng in Máydao Kiểm hoá Sách1 Sách2 Phân xưởng chế offset16offset10 offset8 offset4 2.1.4 Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn  Hình thức cơng tác kế tốn, máy kế tốn: Nhà ăn Phân xưởng khí Vi tính Bình Phơi Việc vận dụng hình thức tổ chức cơng tác kế toán tổ chức máy kế toán thích hợp với điều kiện cụ thể doanh nghiệp nội dung quan trọng tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp, chi phối nhiều đến việc sử dụng cán bộ, nhân viên kế toán Do đặc điểm tổ chức sản xuất quản lý gọn nhẹ nên Cơng ty sử dụng hình thức tổ chức kế tốn tập trung Theo hình thức tồn cơng việc kế tốn thực tập trung phịng kế tốn Cơng ty Cơng ty có quy mơ vừa, địa bàn lại tập trung nên sử dụng hình thức kế tốn phù hợp Tại phân xưởng, cuối tháng tổ trưởng mang bảng chấm công phiếu sản phẩm cá nhân lên phịng kế tốn Hình thức tổ chức cơng tác kế tốn tập trung tạo điều kiện kiểm tra, đạo nghiệp vụ đảm bảo lãnh đạo tập trung thống kế toán trưởng đạo kịp thời lãnh đạo doanh nghiệp toàn hoạt động sản xuất kinh doanh cơng tác kế tốn doanh nghiệp Mọi vấn đề liên quan đến tài kế tốn Công ty tập trung giải phịng kế tốn Tại phịng kế tốn Cơng ty, đứng đầu kế tốn trưởng, người có nhiệm vụ phối hợp hoạt động nhân viên kế toán, phối hợp hoạt động nội dung công tác kế toán nhằm đảm bảo thống mặt số liệu quy trình kế tốn Ngồi cịn có nhiệm vụ đơn đốc, kiểm tra cơng tác nhân viên kế tốn Bên cạnh kế toán trưởng trực dõi phần hành sau: Dựa vào số liệu, sổ sách kế tốn viên xác định doanh thu lỗ, lãi Cơng ty Lập báo cáo tài Cơng ty theo quy định Phổ biến, hướng dẫn cụ thể hố kịp thời sách, chế độ thể lệ tài kế tốn nhà nước Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế Chịu trách nhiệm trước giám đốc Cơng ty Kế tốn thành phẩm tiêu thụ Tính giá bán cho đơn đặt hàng (Kiểm tra so sánh với phịng kế hoạch) + Kế tốn tổng hợp: có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất tồn doanh nghiệp Ngồi kế tốn tổng hợp cịn kiêm kế toán tài sản cố định kế toán vật liệu, cơng cụ dụng cụ + kế tốn tốn: Có nhiệm vụ sau: Theo dõi tiền vay, tiền gửi ngân hàng, viết phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi Theo dõi toán với người bán, Ngân sách, phải thu khách hàng + Kế tốn tiền lương: Có nhiệm vụ theo dõi ngày công cán công nhân viên thông qua bảng chấm công phân xưởng gửi lên thân theo dõi.Căn bảng chấm công tính xác tiền lương khoản trích theo lương cho cán công nhân viên Công ty Đồng thời kế toán tiền lương phải lập bảng phân bổ số để chuyển cho kế toán tổng hợp + Thủ quỹ: người quản lý tiền mặt Công ty, chịu trách nhiệm thu tiền bán hàng, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng + Thủ kho: quản lý vật tư, vật liệu, thành phẩm, làm nhiệm vụ nhập xuất kho có chứng từ hợp lệ Sơ đồ tổ chức máy kế tốn Cơng ty in Bộ LĐ - TB XH Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán Kế toán Thủ Thủ tiền lương quỹ kho tốn Hình thức kế tốn, hệ thống kế tốn: Hiện Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ thực máy vi tính theo chương trình phần mềm Kế Tốn Việt Nam Đây hình thức phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh Cơng ty Theo hình thức việc ghi sổ kế toán tách rời việc ghi theo thứ tự thời gian (ghi nhật ký) ghi theo hệ thống (ghi theo tài khoản) việc ghi sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết Hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng: + Sổ kế toán tổng hợp: Sổ tài khoản Một số sổ mà doanh nghiệp sử dụng là: Sổ TK 111, TK 112, TK 131, TK 331, TK 152, TK 311, TK 334, TK 621, TK 622, TK 627, TK 642…  Phiếu nhập kho thuộc nhóm chứng từ vật tư Khi nhập liệu kế toán vật tư cần chọn nhóm chứng từ vật tư chọn phiếu nhập kho xuất hình nhập liệu cho phiếu nhập kho cần nhập Tài khoản sử dụng liên quan đến kế toán nhập vật liệu Công ty theo phương pháp kê khai thường xuyên là: TK 152: Nguyên vật liệu TK 111: Tiền mặt TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 331: Phải trả người bán TK 133: Thuế GTGT khấu trừ Đối với TK 152 mở chi tiết chương trình gọi “TK – Tồn – Kho” Các sổ chi tiết theo dõi mặt số lượng vật Đồng thời sổ sách, Báo cáo có tiêu vật Cần phải hoạch định khai báo “ TK – Tồn – Kho” trước đăng kí hệ thống sổ sách hạch tốn phát sinh để chương trình biết thực quản lý vật cho tài khoản Cách thức khai báo TK 152 sau: Nhập vào danh sách TK – Tồn – Kho TK 152 vào khung hình Khi nhập TK – Tồn – Kho khác TK ngăn cách dấu phẩy, ví dụ: 152, 153, 155, 1562,… Khi khai báo TK 152 TK – Tồn – Kho tài khoản cấp sau coi khai báo Các tài khoản không khai báo TK – Tồn – Kho chương trình coi TK - Đơn – Thuần, nghĩa chương trình cho phép quản lý mặt giá trị + Đăng ký chi tiết tài khoản 152: Mở danh sách tài khoản, ta nhấn phím F9 TK 152 lên danh sách chi tiết cấp TK 152 Trên danh sách có nhiều cột (vùng), để xem hết vùng dùng phím mũi tên di chuyển để cuộn vùng lấp bên hình Danh sách nàyđược xếp theo thứ tự Alphabet mã chi tiết Khi đăng ký chi tiết cấp có vùng cập nhật là: mã chi tiết, tên chi tiết,dư nợ đầu năm, dư có đầu năm Sau kgi cập nhật thông tin tài khoản chi tiết cấp ta sử dụng phím F9 nhấn vào dòng chi tiết cấp cần mở thêm chi tiết cấp tiến hành cập nhật chi tiết cấp 1.Sau thoát khỏi danh sách tồn kho cấp chương trình tổng cộng toàn số Dư chi tiết cấp lên chi tiết cấp  Quy trình nhập liệu: Khi thủ kho ghi thẻ kho xong chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật liệu để nhập liệu Khi kế tốn kiểm tra lại tính hợp lý hợp lệ phiếu nhập kho tiến hành nhập liệu Trước tiên kế tốn phải chọn nhóm chứng từ hạch tốn Cách thức nhập liệu chọn nhóm: Chọn nhóm chứng từ hạch tốn Tháng Mã nhóm CTGS: Tên nhân viên: Mật khẩu: năm ( Tên nhóm ) - Tháng: nhập vào tháng cần mở để hạch tốn Mã nhóm: mã nhóm chứng từ thuộc danh sách nhóm đăng - Tên nhân viên: tên nhân viên phụ trách nhóm Mật khẩu: nhập vào mật người phụ trách nhóm chứng từ ký Trong đó: Tên nhân viên khai báo tên nhân viên tự Nếu chưa khai báo khai báo tên bạn vào Mật khẩu: có mật phải vào mật vào chương trình hạch tốn phát sinh Nếu bạn chưa khai báo mật lần khai báo lần đầu Trong khai báo lần đầu yêu cầu nhập mật hai lần để đảm bảo việc gõ mật từ bàn phím ( tránh trường hợp bạn muốn nhập mật phím lại gõ nhầm vào phím khác mà khơng biết sau bạn khơng thể tìm mật khai báo) Sau chọn xong hết nhóm chứng từ xác định bởi: hai ký tự nhóm chứng từ, hai kýtự tháng hai ký tự cuối năm Nhóm chứng từ: VT0103 ( nghĩa là: Vật tư, tháng 1, năm 2003) Sau chọn xong nhóm chứng từ lên danh sách CTGS thuộc nhóm chứng từ chọn để xem cập nhật Danh sách chứng từ xắp xếp theo thứ tự ưu tiên Số thứ tự CTGS Ngày chứng từ gốc Để cập nhật ta sử dụng phím F5 Khi lên hình nhập liệu Màn hình nhập liệu gồm có 13 tiêu sau: Số CTGS Chứng từ gốc Ngày Diễn giải TK Nợ Chi tiết cấp Chi tiết cấp TK Có Chi tiết cấp 10 Chi tiết cấp 11 Số lượng 12 Đơn giá 13 Số tiền Ta phải điền đầy đủ thông tin cần thiết từ phiếu nhập kho vào hình nhập liệu Khi nhập xong dòng chứng từ phát sinh chọn < Kết thúc > để khỏi hình nhập liệu trở danh sách Nếu muốn hạch toán tiếp cho chứng từ gốc thuộc CTGS chọn Nếu muốn hạch tốn tiếp cho chứng từ gốc thuộc CTGS chọn Nếu muốn hạch toán tiếp cho chứng từ gốc thuộc CTGS chọn < CT gốc > chứng từ gốc có nhiều định khoản khác nhau) Sau kết thúc nhập liệu cơng việc kế tốn như: lập CTGS, vào sổ chi tiết, sổ tài khoản, báo cáo máy tự động kết chuyển Ví dụ: Cơng ty in LĐ-XH PHIẾU NHẬP KHO Số: PN Ngày 12 tháng năm 2003 Họ tên người giao: Anh Tuyên Đơn vị: Chứng từ số Biên kiểm nghiệm số:ngày tháng năm 2003 Nhập vào kho: S T T Tên quy cách Sản phẩm, vật tư, hàng hoá Giấy bãi 60g/m2(39x54) Thuế GTGT Đơn vị tính Số lượng Tờ 211.500,000 Đơn giá Thành tiền 144 30.456.000 3.045.600 Cộng 33.501.600 Tổng số tiền( viết chữ): Ba mươi ba triệu năm trăm lẻ ngàn sáu trăm đồng chẵn Thủ trưởng đơn vị phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người giao Thủ kho Từ phiếu nhập kho kế tốn tiến hành nhập liệu hình nhập liệu sau: Chứng từ gốc:PN5 Số CTGS Diễn giải Ngày 12/01/2003 Tài khoản Nợ 152 Ctiết cấp Ctiết cấp Dư Dư Dư Tài khoản Có 331 Ctiết cấp 10 Ctiết cấp Dư Dư Dư 13.Số tiền :30.456.000 11.Số lượng: 211.500 12.Đơn giá:144 Tồn kho ……………… Sau nhập liệu chương trình tự kết chuyển vào chứng từ ghi sổ,sổ kế toán chi tiết, sổ tài khoản, báo cáo… CHỨNG TỪ GHI SỔ Kèm theo: 01 CT gốc Ngày 12/01/2003 Công ty in LĐ - XH TRÍCH YẾU Nhập giấy loại TÀI KHOẢN NỢ CĨ 152 133 SỐ TIỀN NỢ 33.501.600 Cơng ty in LĐ - XH CÓ 30.456.000 3.045.600 331 Cộng Số 33.501.600 33.501.600 SỔ TK 331 – PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN Tháng 01 năm 2003 SỐ CTGS CHỨNG TỪ GỐC Số Ngày ĐỐI ỨNG DIỄN GIẢI TK Ctiết GHI NỢ GHI CÓ Tháng 01/2003 002/A30110 HD 1232 07-01-03 DƯ ĐẦU THÁNG Mua giấy cút sê 230/m2 Cty CNDG 152 133 1331 040/A30110 PC 11 Trả cho Cty TNHH ND 111 Mua cao su ốp sét máy 16 Cty XNK TL Mua giấy bãi 60m2(39x54) 152 133 152 133 152 133 … 09-01-03 002/A30110 HD 2521 10-01-03 002/A30110 HD 4562 12-01-03 002/A30110 HD 2527 23-01-03 …………… ……… ……… Mua giấy bãi 70g/m2(39x57) Cty ND ………………………………… Cộng tháng 01/2003 Dư cuối tháng ` Người ghi sổ Kế toán trưởng 400.561.000 2.545.450 254.550 10.673.000 1331 1331 1331 … 654.545 65.455 30.456000 3.045.600 1.692.542 169.258 …………… ………… ***.***.*** ***.***.*** ***.***.*** Giám đốc 2.2.3.2 Kế toán nhập vật liệu từ nguồn khác Vật liệu Công ty chủ yếu la mua ngồi Mặt khác Cơng ty có xây dựng hệ thống định mức chi phí vật liệu Cơng ty sản xuất theo đơn đặt hàng nên thông thường vật liệu xuất dùng sử dụng hết cịn thừa khơng đáng kể không nhập lại kho mà để phân xưởng phân xưởng sản xuất Cơng ty khơng có hoạt động liên doanh hay tự chế vật tư nên khơng có kế tốn nhập vật liệu liên doanh hay tự chế 2.2.4 Kế toán xuất nguyên vật liệu Vật liệu Công ty chủ yếu xuất cho phân xưởng sản xuất Theo quy định, tất vật liệu xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ, thủ kho xuất kho giao vật liệu theo số lượng, chất lượng, quy cách thứ vật liệu ghi phiếu xuất kho 2.2.4.1 Thủ tục xuất vật tư Công ty cho sản xuất Căn vào lệnh sản xuất bảng định mức vật tư, phận sản xuất viết “Giấy xin đề nghị xuất nguyên vật liệu” trình giám đốc ký duyệt A B GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT LIỆU ĐỊNH MỨC THEO TÀI LIỆU Số: ĐMVT/CN1 Các thông số tài liệu: Hợp đồng in số: Tên tài liệu: Lao động kỹ thuật Đề nghị xuất vật tư theo định mức: + Phân xưởng in offset: Bản Diazo 16 trang (Đ + N) 42,5 Mực in màu (TQ) 54,2 Mực in đen (Đ + N) 0,31 Dầu tra máy 9,861 Dầu hoả 52,04 + Phân xưởng hoàn thiện sách: Chỉ khâu sợi to (Khâu máy) 302.450 Bột hồ 38,15 Dây đay 141,51 Hà Nội, ngày … tháng … năm …… Bộ phận vật tư vào số liệu phiếu định mức, nhu cầu sử dụng phân xưởng số vật tư có kho để lập phiếu lĩnh vật tư Phiếu lĩnh vật tư viết thành liên, lưu lại phận vật tư liên để quản đốc phân xưởng mang tới kho Thủ kho xuất vật tư đồng thời ký nhận vào phiếu lĩnh vật tư Công ty in LĐ - XH PHIẾU LĨNH VẬT TƯ số Ngày10/1/1999 Nợ Có Tên đơn vị lĩnh: Anh Lợi (offset) Lý lĩnh: Lĩnh kho vật liệu STT Tên nhã hiệu quy cách vật tư ĐV tính Mực Nhật đỏ kg Số lượng Xin Thực lĩnh lĩnh 54,3 54,3 Mực Nhật đen kg 1,200 1,200 Mực vàng TQ kg 2,134 2,134 Cộng Cộng thành tiền (Viết chữ) Phụ trách cung tiêu Kế toán Giá Thành tiền Ghi 57,634 57,634 Thủ kho Người nhận Giám đốc Sau đồng thời thủ kho lập phiếu xuất kho vào phiếu lĩnh vật tư quản đốc mang tới yêu cầu quản đốc ký nhận Khi đó, thủ kho cho xuất kho vật liệu theo yêu cầu sản xuất Công ty in LĐ - XH - S T T PHIẾU XUẤT KHO TK Nợ Số: PX 15 TK Có Ngày 28 tháng năm 2003 Họ tên người nhận: Anh Lợi Đơn vị : Xưởng in Theo lệnh số:…………….ngày….tháng…….năm … Xuất kho………………………………………… Nội dung sử dụng: Xuất mực Nhật đỏ Đơ Số lượng Đơn Thành tiền Tên quy cách sản n giá phẩm, vật tư, hàng vị hố tính Mực Nhật đỏ kg 54,3 113.42 6.158.869 Mực Nhật đen kg 1,2 100.103 Mực vàng TQ kg 2,134 83.419 94.696 44.375 Cộng 6.353.668 Tổng số tiền (viết chữ): Sáu triệu ba trăm năm mươi ba ngàn sáu trăm sáu mươi tám đồng chẵn Thủ trưởng đơn vị phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người nhận thủ kho Thủ kho sau lập phiếu xuất kho phiếu xuất kho ghi vào thẻ kho, định kỳ chuyển cho kế toán vật liệu để kế toán nhập liệu Tài khoản sử dụng kế tốn xuất ngun vật liệu Cơng ty gồm: Tk 152 “Nguyên liệu, vật liệu” Công ty mở tài khoản cấp 2: TK 1521- Giấy loại TK1522 – Mực loại TK 1523 – Bản loại TK 1524 – Các loại vật tư khác TK1525 – Dụng cụ sửa chữa Ngồi cơng ty cịn mở thêm tài khoản cấp Các nghiệp vụ xuất vật tư dùng cho sản xuất kinh doanh phản ánh tài khoản sau: TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 622 – Chi phí nhân cơng trực tiếp TK 627 – Chi phí sản xuất chung TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp - Khi xuất đủ vật tư theo định mức mà phân xưởng cần thêm (do sử dụng lãng phí) phải làm tờ trình đưa phó giám đốc ký duyệt, sau lĩnh thêm vật tư  Quy trình nhập liệu Quy trình nhập liệu phiếu xuất kho tương tự nhập liệu cho phiếu nhập kho phần Khi nhập liệu xong máy tự động kết chuyển tới sổ sách kế toán liên quan: Sổ tài khoản 152, sổ chi tiết cấp cấp tài khoản 152 Công ty in LĐ - XH CHỨNG TỪ GHI SỔ Số Kèm theo: 01 CT gốc Ngày 28/01/2003 TÀI KHOẢN SỐ TIỀN TRÍCH YẾU Xuất mực loại CỘNG NỢ 621 CÓ NỢ 6.353.668 152 6.353.668 CÓ 6.353.668 6.353.668 SỔ TK 152 – NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU Tháng 01 năm 2003 SỐ CTGS CHỨNG TỪ GỐC SỐ NGÀY DIỄN GIẢI ĐỐI ỨNG TK CTIẾT GHI NỢ GHI CÓ Tháng 01/2003 DƯ ĐẦU THÁNG 001/A10502 001/A10502 002/A10522 …………… PN1 PN2 PX3 …… 07-01-03 Nhập giây cút sê 230g/m2 (79x109) 10-01-03 Nhập cao xu ốp sét máy 16 10-01-03 Xuất mực nhật xanh …………………………………… 001/A10502 001/A10502 001/A10502 002/A10502 PN13 PN14 PN14 PX15 23-01-03 28-01-03 28-01-03 30-01-03 002/A10502 002/A10502 PX16 PX16 331 331 621 … 331A11 331TL1 Nhập giấy bãi 70/m2(39x54) Nhập mực xanh TQ Nhập mực đỏ TQ Xuất băng dính to cho xưởng hồn thiện sách 31-01-03 Xuất mực vàng TQ cho xưởng in 31-01-03 Xuất TQ xưởng in máy 10 331 111 111 331N13 Cộng tháng 01/2003 Dư cuối tháng ` Người ghi sổ Kế toán trưởng 183.498.391 545.450 654.545 …………… 1.692.542 2.597.400 1.313.190 621 621 621 7.323.100 ……… 222.680 1.442.188 18.167.116 108.334.812 179.564.323 112.268.880 Giám đốc 2.2.5 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để kế toán chi tiết nguyên vật liệu Việc hạch toán chi tiết vật liệu tiến hành đồng thời kho Phịng kế tốn Công ty  kho: Thủ kho vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho Về mặt nhập, xuất, tồn thẻ mở cho loại vật liệu kho Sau ghi vào thẻ kho xong thủ kho chuyển chứng từ phịng kế tốn theo định kỳ tuần lần Công ty in LĐ - XH THẺ KHO Năm 2003 Danh điểm vật tư…Tên vật tư: Giấy Bãi Bằng 60 Nhãn hiệu quy cách: 39 x 54 Đơn vị tính: tờ S Chứng từ Số lượng T Diễn giải T S N,T Nhập Xuất 10 25 28 32 45 Tồn 30.000 18.000 229.500 199.500 179.500 161.500 Cộng cuối tháng 4/1 8/1 10/1 16/1 25/1 Tồn đầu tháng Xuất cho xưởng in 12.000 Anh Tuyên nhập 211.500 Xuất cho xưởng in 30.000 Xuất cho xưởng in 20.000 Xuất cho xưởng in 18.000 Ký xác nhận kế toán 161.500 211.500 80.000 phịng kế tốn Sau nhận chứng từ nhập kho, xuất kho từ thủ kho gửi lên kế tốn vật liệu tiến hành phân loại chứng từ sau tiến hành nhập liệu cho chứng từ nhập, xuất vật liệu Khi máy tự động chạy theo chương trình, cho phép kết xuất in sổ chi tiết vật tư với mã vật tư danh mục cài đặt sẵn Công ty mở chi tiết cấp chi tiết cấp  SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Năm 2003 Tài khoản : 1521 Tên kho:Kho giấy Tên, quy cách vật liệu: Giấy Bãi Bằng 60m2(39x54) Công ty in LĐ - XH CHỨNG TÀI ĐƠN NHẬP XUẤT TỒN TỪ DIỄN GIẢI KHOẢN GIÁ ĐỐI ỨNG S N LƯỢNG TIỀN LƯỢNG TIỀN LƯỢNG TIỀN Dư đầu năm 90.535 29.378.570 PN5 12/1 Nhập giấy 331 144 211.500 30.456.000 302.035 59.834.570 Cty TNHH ND PX7 16/1 621 144 82.565 11.889.360 219.470 47.945.210 PX8 18/1 Xuất kho cho 621 144 100.500 14.472.000 118.970 33.473.210 xưởng in Xuất kho cho xưởng in Cộng tháng 211.500 30.456.000 183065 26.361.360 Dư cuối tháng 118.970 33.473.210 Ngày….tháng… Năm2003 Lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc GHI CHÚ Công ty in LĐ - XH 152 TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN TK Tháng 01 năm 2003 MÃ -1521 +152111 +152113 ……… - 1522 +M.NB.1 +M.NB.2 ……… TÊN HÀNG TỒN ĐVT DƯ ĐẦU KỲ NHẬP TRONG KỲ XUẤT TRONG KỲ KHO SỐ LƯỢNG ĐƠN SỐ TIỀN SỐ ĐƠN SỐ TIỀN SỐ ĐƠN SỐ TIỀN S GIÁ LƯỢNG GIÁ LƯỢNG GIÁ -Giấy loại 743.189.864 406.063.469 270.935.831 +Giấy BB cuộn kg 44.440,700 10.138 450.540.858 8322,000 10.595 88.169.659 + Giấy cút sê kg 6.062,140 10.874 65.922.640 1.076,370 12.182 13.112.146 + Giấy BB tờ 2.500,000 180 450.000 60g/m2(45x65) ……… …… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… -Mực loại kg 29.470.147 27.576.755 31.647.211 +Mực nhũ bạc kg 1,000 133.862 133.862 +Mực nhũ vàng kg 24,000 224.444 5.386.667 4,000 224.444 897.776 ……… …… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… Cộng ***.**.*** ***.***.*** ***.***.*** 2.2.6 Thực trạng cơng tác phân tích tình hình cung cấp sử dụng nguyên vật liệu doanh nghiệp Công ty in LĐ - XH Công ty thuộc ngành in nên vật liệu có đặc trưng riêng biệt ngành in Chủng loại vật liệu phong phú, đa dạng dễ hư hỏng không bảo quản cẩn thận Chính loại vật liệu dự trữ nhiều Đặc biệt giấy, loại vật liệu dễ hút ẩm, thấm nước, dễ cháy Cơng ty có hệ thống kho tàng tốt để đáp ứng cho việc bảo quản Các kho có đầy đủ điều kiện mặt bằng, trang thiết bị bảo quản đo lường vật liệu nên Cơng ty có vật liệu bị giảm chất lượng Hệ thống kho Công ty tổ chức cách hệ thống phù hợp với cách phân loại vật liệu mà Công ty áp dụng, kho tổ chức bảo quản loại vật liệu giúp cho kế toán thuận tiện q trình hạch tốn Cơng tác quản lý vật liệu thực khâu thu mua, nhập kho, bảo quản đến khâu sử dụng phịng kế hoạch vật tư, phịng kế tốn thủ kho đảm nhận Phòng kế hoạch vật tư lập định mức dự toán nguyên vật liệu, đồng thời quản lý khâu thu mua nguyên vật liệu việc sử dụng vật liệu q trình sản xuất Phịng kế tốn quản lý mặt số lượng, giá trị, chủng loại vật liệu, theo dõi tình hình nhập, xuất kho vật liệu, lập phiếu nhập, xuất vật liệu Thủ kho quản lý vật liệu mặt vật, thủ kho có trách nhiệm đảm bảo yêu cầu đầy đủ mặt số lượng, chất lượng chủng loại vật liệu Việc sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất quản lý chặt chẽ phải tuân thủ theo nguyên tắc: Tất nhu cầu sử dụng vật liệu phải xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất Khi phân xưởng sản xuất, phịng ban có nhu cầu vật liệu phải xin duyệt Phòng kế hoạch vật tư, vật liệu có giá trị lớn phải qua giám đốc Công ty ký duyệt Nếu vật liệu xuất theo định kỳ khơng phải qua kiểm duyệt lãnh đạo Công ty Mặt khác tình hình cung cấp sử dụng vật liệu Phịng kế tốn kiểm tra thường xun Như tránh tình trạng lãng phí hay thiếu hụt vật liệu sản xuất, tạo điều kiện cho việc sử dụng vật liệu tiết kiệm, có hiệu Cơng ty in LĐ - XH không tổ chức thành phận riêng để phân tích tình hình đảm bảo vật liệu cho sản xuất Tuy nhiên, thực tế, kinh tế trường nay, xuất nhiều nhà cung cấp với phương thức cung cấp đa dạng, phong phú điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp sản xuất Đặc biệt Cơng ty in LĐ - XH nói riêng doanh nghiệp ngành in nói chung vật liệu phục vụ sản xuất phong phú chủng loại, mẫu mã, chất lượng giá Các nhà cung cấp Tổng công ty giấy, nhà máy giấy Bãi Bằng sẵn sàng cung cấp với phương thức bán hàng hấp dẫn Chính vậy, phịng kế hoạch vật tư Cơng ty, có nhu cầu mua vật liệu hay ký kết hợp đồng với nhà cung cấp đó, tiến hành cân nhắc, lựa chọn, so sánh để tìm nhà cung cấp cho Cơng ty với loại vật liệu theo yêu cầu mẫu mã, chất lượng với giá hợp lý nhất, hay cách khác Cơng ty tiến hành tính tốn chi phí bỏ để mua loại vật liệu theo yêu cầu với mức chi phí thấp Cơng ty cân nhắc, so sánh nhà cung cấp theo tiêu như: Phương thức toán hay trả chậm, chi phí vận chuyển bên cung cấp hay Công ty bên cạnh tiêu chủ yếu giá vật liệu, chất lượng vật liệu ...TÌNH HÌNH THỰC VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY IN BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 2.1 Đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh quản lý sản xuất kinh doanh cơng ty 2.1.1... Lịch sử hình thành, q trình phát triển cơng ty Cơng ty in Bộ lao động thương binh xã hội doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ lao động thương binh xã hội, hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh... nguyên vật liệu + Chứng từ sử dụng tổ chức cơng tác kế tốn nguyên vật liệu + Tài khoản kế toán sử dụng rong tổ chức cơng tác kế tốn ngun vật liệu + Các loại sổ sách kế toán liên quan + Báo cáo kế