Trong xu thế toàn cầu hóa và ảnh hưởng sâu rộng của cuộc Cách mạng Công nghiệp lần thứ tư hiện nay, sự tác động của thành tựu khoa học công nghệ vào trong mọi hoạt động của con người ngày càng được biểu hiện rõ rệt, từ những hoạt động sinh hoạt thường ngày cho tới các hoạt động kinh doanh của các công ty, doanh nghiệp và thậm chí là cả hoạt động công quyền của các cơ quan hành chính nhà nước. Để không bị bỏ lại, thụt lùi so với tốc độ biến chuyển nhanh chóng và không ngừng nghỉ này thì cá nhân, tổ chức chịu tác động phải thay đổi không ngừng để kịp thời thích ứng. Các cơ quan hành chính trong bộ máy nhà nước với tư cách là những cơ quan thực hiện quyền lực nhà nước trong lĩnh vực hành pháp cũng không nằm ngoài sự tác động này. Một trong những khía cạnh tác động tiêu biểu đến hoạt động của nhóm cơ quan này là việc thay đổi vấn đến quản lý chất lượng trong công tác văn phòng. Hiện nay, để thực hiện công tác này có hiệu quả, các cơ quan trong bộ máy nhà nước Việt Nam đã và đang áp dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 để quản lý chất lượng của mình. ISO 9000 là một nhóm bộ tiêu chuẩn do ban kỹ thuât tiêu chuẩn của Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa (International Organization for Standardization – viết tắt là ISO) xây dựng. Với phương châm “Nếu một tổ chức có hệ thống quản trị chất lượng tốt thì sản phẩm mà tổ chức này sản xuất ra hoặc dịch vụ mà tổ chức này cung ứng cũng sẽ có chất lượng tốt nhất”, ISO 9000 có thể áp dụng cho mọi loại hình tổ chức, trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Do xuất phát từ đòi hỏi của thực tiễn cũng như tầm quan trong của bộ tiêu chuẩn này trong vấn đề quản lý chất lượng, ở nước ta hiện nay có rất nhiều loại hình tổ chức áp dụng bộ tiêu chuẩn này, trong đó có cả các cơ quan hành chính nhà nước. Để nhằm làm rõ hơn sự tác động của Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong việc quản lý chất lượng, đặc biệt là quản lý chất lượng trong công tác văn phòng của một cơ quan/doanh nghiệp nhất đinh. Với phạm vi nội dung bài kết thúc học phần lần này, Em xin được phép lựa chọn và làm sáng tỏ đề tài: “Tìm hiểu về nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng tại một cơ quan/doanh nghiệp cụ thể”.
KHÁI QUÁT VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000
Giới thiệu bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000, được ban hành lần đầu vào năm 1987 và đã trải qua ba lần sửa đổi vào các năm 1994, 2000 và 2008, cung cấp các hướng dẫn quốc tế về quản lý chất lượng trong sản xuất, kinh doanh và dịch vụ ISO 9000 thiết lập các tiêu chuẩn cho hệ thống quản lý chất lượng, không phải cho sản phẩm, và áp dụng cho mọi hình thức kinh doanh và dịch vụ với quy mô khác nhau.
ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản trị chất lượng do ISO phát hành vào năm 1987, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các tổ chức Tiêu chuẩn này tạo ra các quy định chung, giúp đơn giản hóa quá trình trao đổi thương mại và tăng cường sự hiểu biết giữa các tổ chức mà không cần quá chú trọng vào các vấn đề kỹ thuật Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm nhiều tiêu chuẩn khác nhau liên quan đến quản lý chất lượng.
ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn quan trọng nhất trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000, xác định yêu cầu cơ bản để thiết lập, triển khai và duy trì hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả Tiêu chuẩn này phù hợp với tất cả các loại tổ chức, bao gồm tổ chức công, tư và phi lợi nhuận.
ISO 9000:2015 là tiêu chuẩn quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng, cung cấp các khái niệm và nguyên tắc cơ bản Tiêu chuẩn này giải thích các thuật ngữ và định nghĩa thiết yếu, giúp người đọc hiểu rõ hơn về các tiêu chuẩn khác trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000.
ISO 9004:2018 là tiêu chuẩn quản lý chất lượng cung cấp hướng dẫn chi tiết cho tổ chức nhằm cải thiện hiệu suất thông qua việc áp dụng các nguyên tắc quản lý chất lượng Tiêu chuẩn này tập trung vào việc định hình chiến lược, lãnh đạo, tiếp cận quá trình và thúc đẩy cải tiến liên tục.
ISO 90003:2014 cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 trong phát triển và quản lý phần mềm Tiêu chuẩn này giúp định hình quy trình và phương pháp nhằm đảm bảo chất lượng trong suốt quá trình phát triển và triển khai phần mềm.
ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn quản lý chất lượng dành riêng cho các tổ chức cung cấp dịch vụ, đặt ra yêu cầu đặc biệt cho việc quản lý chất lượng trong môi trường dịch vụ Tiêu chuẩn này nhấn mạnh tầm quan trọng của chất lượng dịch vụ và sự tương tác với khách hàng, giúp các tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động và sự hài lòng của khách hàng.
Ngoài ra, bộ tiêu chuẩn ISO 9000 còn bao gồm các tiêu chuẩn khác như ISO
Tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm các tiêu chuẩn như ISO 9002 (không còn hiệu lực), ISO 9005 (quản lý chất lượng trong ngành dược phẩm) và ISO 9006 (quản lý chất lượng trong ngành cơ khí) Mỗi tiêu chuẩn này có chức năng và phạm vi áp dụng riêng, nhưng đều hướng tới mục tiêu nâng cao quản lý chất lượng và cải thiện hiệu suất tổ chức.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 cung cấp một hệ thống quản lý chất lượng chuẩn mực, hướng dẫn các tổ chức xây dựng, triển khai và duy trì hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả Việc áp dụng tiêu chuẩn này giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, cải thiện uy tín và khả năng cạnh tranh, đồng thời tối ưu hóa hiệu suất tổ chức và tạo ra sự đồng nhất trong quy trình làm việc.
Chức năng, vai trò, lợi ích của bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 có chức năng, vai trò và lợi ích quan trọng trong công tác văn phòng
- Về chức năng của bộ tiêu chuẩn ISO 9000:
Thiết lập hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 giúp tổ chức văn phòng xác định và triển khai quy trình quản lý chất lượng hiệu quả Điều này bao gồm việc xác định, quản lý các quy trình, tài liệu và hoạt động trong công việc văn phòng, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và quy trình chuẩn mực.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 quy định các yêu cầu chất lượng cần thiết cho công việc văn phòng, đảm bảo rằng mọi hoạt động và quy trình được thực hiện theo tiêu chuẩn chất lượng cao nhất Điều này giúp đáp ứng nhu cầu của khách hàng và các bên liên quan một cách hiệu quả.
- Về vai của bộ tiêu chuẩn ISO 9000:
Áp dụng ISO 9000 trong công tác văn phòng không chỉ thể hiện cam kết của tổ chức đối với các tiêu chuẩn chất lượng quốc tế mà còn tạo dựng niềm tin và nâng cao uy tín trong mắt khách hàng và đối tác, khẳng định khả năng cung cấp dịch vụ văn phòng chất lượng cao.
ISO 9000 giúp văn phòng nâng cao hiệu quả và hiệu suất làm việc hàng ngày bằng cách cải thiện quy trình, tối ưu hóa hoạt động, giảm thiểu lãng phí và lỗi, đồng thời tăng cường sự đồng nhất và chuẩn hóa trong công tác văn phòng.
- Về lợi ích của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 :
ISO 9000 giúp tổ chức văn phòng đáp ứng một cách đáng tin cậy và nhất quán các yêu cầu chất lượng của khách hàng, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc duy trì và tăng cường mối quan hệ với khách hàng.
Áp dụng ISO 9000 trong công tác văn phòng không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường Thực hiện tự đánh giá và cải tiến liên tục quy trình làm việc giúp văn phòng nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo ra sự khác biệt rõ rệt.
ISO 9000 là tiêu chuẩn quốc tế giúp tạo ra sự nhất quán và tính toàn cầu trong quản lý chất lượng tại các văn phòng Việc áp dụng tiêu chuẩn này mang lại lợi ích cho tổ chức khi làm việc với khách hàng và đối tác quốc tế.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đóng vai trò quan trọng trong công tác văn phòng, giúp thiết lập hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả Việc áp dụng tiêu chuẩn này không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
12 chất lượng, tạo niềm tin, tăng cường hiệu quả và hiệu suất, đáp ứng yêu cầu khách hàng, tăng cường cạnh tranh, sự nhất quán và tính toàn cầu.
Thực tiễn áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 ở Việt Nam hiện nay
Bộ tiêu chuẩn được áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực khác nhau ở Việt Nam, bao gồm:
Bộ tiêu chuẩn đã được áp dụng hiệu quả trong ngành công nghiệp sản xuất và chế biến, giúp các doanh nghiệp cải thiện quy trình sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
Ngành giáo dục đã nhận thức rõ lợi ích của Bộ tiêu chuẩn và áp dụng chúng tại các trường học, đại học và tổ chức đào tạo Bộ tiêu chuẩn này không chỉ cải thiện quy trình quản lý giáo dục mà còn đảm bảo chất lượng giảng dạy và đào tạo, từ đó nâng cao hiệu suất của toàn bộ hệ thống giáo dục.
Bộ tiêu chuẩn y tế được áp dụng tại bệnh viện, phòng khám và các tổ chức y tế nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ, nâng cao an toàn và hiệu quả trong quy trình chăm sóc bệnh nhân, đồng thời tạo dựng niềm tin cho bệnh nhân và khách hàng.
Dịch vụ công là một yếu tố quan trọng trong việc nâng cao chất lượng phục vụ người dân, thông qua việc áp dụng Bộ tiêu chuẩn bởi các tổ chức và cơ quan chính phủ Bộ tiêu chuẩn này không chỉ cải thiện quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ mà còn tăng cường sự minh bạch và đáng tin cậy của dịch vụ công Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển và cải tiến liên tục trong các tổ chức, góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ cộng đồng.
Trong ngành du lịch và khách sạn, việc áp dụng Bộ tiêu chuẩn là rất quan trọng để nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, quản lý đặt phòng và tiếp nhận khách Điều này không chỉ đảm bảo sự hài lòng của khách hàng mà còn tạo ra một môi trường tin cậy và chuyên nghiệp, góp phần phát triển bền vững cho ngành.
Việc áp dụng Bộ tiêu chuẩn trong nhiều lĩnh vực khác nhau không chỉ chứng tỏ tính linh hoạt và phổ biến của tiêu chuẩn này mà còn mang lại lợi ích rõ rệt trong việc nâng cao chất lượng.
Việc áp dụng Bộ tiêu chuẩn không chỉ tăng cường sự tin cậy và đáng tin cậy của các tổ chức mà còn tạo dựng niềm tin cho khách hàng và người tiêu dùng Những tổ chức trong các lĩnh vực này có thể nâng cao hiệu quả và khả năng cạnh tranh trong môi trường kinh doanh khắc nghiệt Bộ tiêu chuẩn đã đóng góp quan trọng vào việc nâng cao ý thức về chất lượng trong các tổ chức và xã hội Việt Nam, đồng thời nhấn mạnh tầm quan trọng của quản lý chất lượng, yêu cầu các tổ chức phải xác định và đáp ứng nhu cầu cũng như mong đợi của khách hàng.
Việc áp dụng Bộ tiêu chuẩn đã buộc các tổ chức phải xem xét và cải thiện quy trình cùng hoạt động của mình nhằm nâng cao chất lượng và sự hài lòng của khách hàng Điều này không chỉ thúc đẩy nhận thức về tầm quan trọng của chất lượng mà còn làm nổi bật tác động của nó đối với khả năng cạnh tranh và sự tồn tại bền vững của các tổ chức.
Các tổ chức ngày càng nhận thức rằng chất lượng là yếu tố then chốt để duy trì và nâng cao khả năng cạnh tranh Việc tuân thủ các tiêu chuẩn Bộ tiêu chuẩn không chỉ giúp xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả mà còn tạo ra giá trị mà khách hàng nhận thấy khi làm việc với những tổ chức này.
Việc áp dụng Bộ tiêu chuẩn đã góp phần quan trọng trong việc xây dựng văn hóa chất lượng trong xã hội Ý thức về chất lượng không chỉ giới hạn trong các tổ chức mà còn lan tỏa đến cộng đồng và người dân Người tiêu dùng ngày càng đánh giá cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời trở nên khắt khe hơn trong việc lựa chọn những tổ chức đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng cao Tăng cường áp dụng và tuân thủ tiêu chuẩn này sẽ tiếp tục củng cố văn hóa chất lượng và thúc đẩy sự phát triển bền vững của đất nước.
Một trong những yếu tố quan trọng của Bộ tiêu chuẩn là xây dựng một văn hóa chất lượng trong tổ chức Điều này đòi hỏi sự thay đổi nhận thức của tất cả các thành viên về tầm quan trọng của chất lượng và ảnh hưởng của nó đến sự thành công và sự tồn tại của tổ chức Nhân viên cần nhận thức rằng chất lượng không chỉ là trách nhiệm của một bộ phận mà là nhiệm vụ chung của toàn thể tổ chức.
14 riêng phòng chất lượng mà mọi người trong tổ chức đều có trách nhiệm đảm bảo chất lượng trong công việc của mình
Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 trong lĩnh vực văn phòng tại Việt Nam không chỉ nâng cao chất lượng công việc mà còn cải thiện hiệu quả hoạt động văn phòng, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức.
Áp dụng ISO 9000 trong văn phòng giúp tổ chức thiết lập hệ thống quản lý chất lượng, đảm bảo quy trình và hoạt động tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế Điều này không chỉ cải thiện quy trình làm việc mà còn tăng cường độ tin cậy và chất lượng dịch vụ văn phòng.
ISO 9000 giúp tăng cường khả năng đáp ứng yêu cầu khách hàng bằng cách định rõ các tiêu chuẩn chất lượng mà văn phòng cần tuân thủ Việc áp dụng tiêu chuẩn này cho phép tổ chức nắm bắt và đáp ứng yêu cầu của khách hàng một cách hiệu quả và nhất quán, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng.
ISO 9000 khuyến khích tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm lãng phí trong văn phòng Các quy trình được xác định, quản lý và cải tiến liên tục nhằm nâng cao hiệu suất và hiệu quả Nhờ đó, tổ chức có thể tiết kiệm thời gian, tài nguyên và nguồn lực trong quá trình làm việc.
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ NỘI VỤ
Tình hình ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại Bộ Nội vụ hiện nay
phòng tại Bộ Nội vụ hiện nay
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng hiện nay, cả các chủ thể tư nhân và công quyền đều chịu tác động mạnh mẽ, đặc biệt là trong việc gia tăng năng suất làm việc và cải thiện hiệu quả công việc Để nâng cao chất lượng và hiệu quả, nhiều tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan hành chính nhà nước đã áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 Chính phủ rất quan tâm đến việc cải thiện chất lượng và hiệu quả làm việc thông qua việc áp dụng tiêu chuẩn này Kể từ khi ban hành, bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đã trải qua bốn lần soát xét.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015, phiên bản mới nhất, đã được áp dụng từ năm 1994, 2000, 2008 và 2015 Hiện nay, Bộ Nội vụ đang triển khai tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng, vì vậy bài viết này sẽ tập trung vào việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong lĩnh vực văn phòng của Bộ Nội vụ.
2.1.1 Khái quát tình hình triển khai đề án ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO
Vào ngày 01/03/2022, Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 129/QĐ-BNV nhằm thực hiện hiệu quả Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng Quyết định này bao gồm kế hoạch duy trì áp dụng và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 cho hoạt động của Bộ Nội vụ trong năm 2022.
Một ví dụ về việc áp dụng tiêu chuẩn ISO trong quản trị văn phòng có thể được tìm thấy trong nghiên cứu của Nguyễn Thị Nga (2015) tại Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Xuân Thu, nơi cô đã áp dụng tiêu chuẩn ISO vào công tác quản trị văn phòng và đạt được kết quả khả quan.
Quản trị văn phòng – ĐH Nội vụ Hà Nội, tr.21
Mục tiêu của kế hoạch là triển khai hiệu quả công tác ISO trong giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Nội vụ, bao gồm rà soát và nâng cấp quy trình ISO, ban hành Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 Kế hoạch nhấn mạnh trách nhiệm của cán bộ, công chức trong việc tuân thủ quy trình quản lý chất lượng, nhằm nâng cao hiệu quả công việc Bộ Nội vụ yêu cầu các đơn vị duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng, coi đây là nội dung quan trọng trong cải cách hành chính Việc xây dựng và cải tiến hệ thống phải gắn liền với quản lý hoạt động nội bộ để nâng cao hiệu quả điều hành Lãnh đạo các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các nội dung liên quan, đồng thời thực hiện tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 là nhiệm vụ thường xuyên và là tiêu chí đánh giá kết quả công tác của các đơn vị.
Theo Quyết định 129/QĐ-BNV ngày 01/03/2022, các công việc cụ thể và thời gian hoàn thành đã được quy định chi tiết Văn phòng Bộ sẽ chủ trì nhóm công việc “áp dụng hệ thống quản lý chất lượng”, phối hợp với các tổ chức và đơn vị trong Bộ để theo dõi và kiểm tra tiến độ Đối với nhóm công việc “duy trì cải tiến hệ thống quản lý chất lượng”, các đơn vị trực thuộc sẽ chịu trách nhiệm thực hiện, cùng với sự hỗ trợ từ Văn phòng Bộ Nội vụ Các đơn vị này cần xây dựng Kế hoạch duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015, gửi cho Văn phòng Bộ để được theo dõi và tổng hợp.
Các đơn vị thuộc Bộ Nội vụ có trách nhiệm nghiên cứu và áp dụng công nghệ thông tin cũng như chuyển đổi số để xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính Hệ thống quản lý chất lượng sẽ được triển khai trong các hoạt động nội bộ và liên quan, đồng thời kiểm soát quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống này Các đơn vị phải đảm bảo hiệu lực và hiệu quả của việc áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng Ngoài ra, cần tạo điều kiện cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao nhận thức về hệ thống quản lý chất lượng.
Văn phòng Bộ Nội vụ, với vai trò Thường trực Ban chỉ đạo ISO, chịu trách nhiệm triển khai các công việc liên quan đến ISO trong cơ quan Bộ Văn phòng phối hợp với đơn vị chuyên môn và chuyên gia tư vấn để phổ biến, hướng dẫn xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng Đồng thời, văn phòng hỗ trợ cán bộ, công chức, viên chức trong việc áp dụng các nội dung mới về ISO 9001:2015 và tham gia vào quá trình cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của các đơn vị thuộc Bộ khi có yêu cầu Ngoài ra, văn phòng cũng đề xuất khen thưởng cho những tập thể và cá nhân thực hiện tốt các nhiệm vụ liên quan đến chất lượng.
18 hiệu quả công tác xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015 năm 2022 của Bộ Nội vụ…
Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng được Bộ Nội vụ chú trọng nhằm đáp ứng xu hướng phát triển xã hội và đảm bảo hoạt động văn phòng diễn ra theo quy chuẩn, được kiểm soát an toàn.
2.1.2 Thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 trong công tá văn phòng của Bộ Nội vụ
Thực hiện Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ, các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước đã áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Đồng thời, theo Quyết định số 129/QĐ-BNV, Bộ Nội vụ đã ban hành kế hoạch duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 trong năm 2022 Kết quả thực hiện công tác ISO của Bộ Nội vụ trong năm 2022 đã đạt được những thành tựu nhất định.
Thứ nhất, về việc áp dụng, duy trì hệ thống quản lý chất lượng
Việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO trong Bộ Nội vụ là một yếu tố thiết yếu trong cải cách hành chính Bộ Nội vụ cam kết thực hiện nghiêm túc Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và phục vụ người dân.
Việc áp dụng TCVN ISO 9001:2015 trong hệ thống quản lý chất lượng đã giúp Bộ Nội vụ duy trì hiệu quả các hoạt động chỉ đạo, quản lý và điều hành.
Cập nhật liên tục các thay đổi trong văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến xử lý công việc là rất quan trọng trong Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 của Bộ Nội vụ.
Bộ Nội vụ đã phê duyệt Quyết định số 1095/QĐ-BNV vào ngày 27/12/2019, quy định quy trình xử lý văn bản điện tử đến và quy trình tạo lập hồ sơ, trình ký, phát hành văn bản điện tử của Bộ.
Thứ hai, về đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho công chức làm công tác ISO của
Bộ Nội vụ đã phối hợp với Viện Năng suất Việt Nam tổ chức lớp tập huấn xây dựng quy trình ISO nội bộ, áp dụng Hệ thống tiêu chuẩn chất lượng TCVN ISO 9001:2015 năm 2020 Lớp tập huấn này dành cho 37 công chức, viên chức thuộc các đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ.
Một số thuận lợi và hạn chế trong việc ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng của Bộ Nội vụ
2.2.1 Những thuận lợi trong quá trình thực hiện
Quá trình thực hiện ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng của Bộ Nội vụ có những điều kiện thuận lợi nhất định
Việc triển khai đề án ISO 9001:2015 nhận được sự quan tâm từ ban lãnh đạo và sự hỗ trợ từ các đơn vị tư vấn, đặc biệt là Bộ trưởng, Trưởng ban chỉ đạo, người đã chỉ đạo sát sao thực hiện Quyết định của Thủ tướng Chính phủ trong Bộ Nội vụ Các thủ trưởng đơn vị được yêu cầu chịu trách nhiệm chỉ đạo, bố trí cán bộ có năng lực và kinh nghiệm để xây dựng ISO, đồng thời đảm bảo các nguồn lực cho quá trình triển khai Văn phòng bộ, với vai trò thường trực, đã hỗ trợ Ban chỉ đạo trong việc tổ chức các bước xây dựng và thực hiện ISO, báo cáo định kỳ về tiến độ và kết quả thực hiện Đơn vị tư vấn đã cử cán bộ có chuyên môn và nhiệt tình, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu tư vấn.
Thứ hai, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia
TCVN 9001:2008 đã giúp Bộ duy trì hiệu quả trong công tác chỉ đạo và quản lý, kiểm soát quy trình giải quyết công việc, từ đó giảm thời gian và chi phí Việc áp dụng quy trình ISO cho ký điện tử trong phần mềm quản lý văn bản Voffice đã tạo thuận lợi và chủ động hơn trong thực hiện nhiệm vụ, đồng thời giảm bớt chi phí phát hành văn bản.
2.2.2 Một số hạn chế còn tồn tại
Mặc dù có nhiều điều kiện thuận lợi, việc triển khai ứng dụng trong công tác văn phòng của Bộ Nội vụ vẫn gặp phải một số hạn chế và khó khăn nhất định.
Thứ nhất, thiếu kiến thức và kinh nghiệm trong việc triển khai tiêu chuẩn ISO
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất trong hệ thống tiêu chuẩn ISO, được áp dụng rộng rãi trong các cơ quan hành chính nhà nước, đặc biệt là Bộ Nội vụ Tiêu chuẩn này nhằm nâng cao chất lượng quản lý và cải thiện hiệu quả hoạt động của các tổ chức.
4 Báo cáo số 6805/BC-BNV về kết quả thực hiện công tác ISO của Bộ Nội vụ
Nhiều đơn vị vẫn còn xa lạ với tiêu chuẩn ISO 9001:2015, dẫn đến nhận thức về tiêu chuẩn này chưa đồng đều Lãnh đạo các đơn vị thường bận rộn với công việc chuyên môn, khó sắp xếp thời gian tham gia đầy đủ vào các cuộc họp của Ban chỉ đạo và làm việc với công ty tư vấn Hơn nữa, cán bộ công chức được giao trách nhiệm soạn thảo và xây dựng quy trình còn hạn chế về nhận thức về ISO, nhiều người chưa nắm vững các yêu cầu và kỹ năng cần thiết để thiết lập quy trình theo tiêu chuẩn này.
Chức năng và nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Bộ đã được quy định rõ ràng, nhưng mối quan hệ phối hợp giữa các đơn vị trong thực hiện quy trình chưa được xác định thống nhất Các quy định cho từng chức danh và lĩnh vực công việc còn thiếu rõ ràng, dẫn đến tình trạng tùy tiện và không đáp ứng yêu cầu Một số đơn vị chưa phân công nhiệm vụ cụ thể bằng văn bản cho các chuyên viên, và vẫn sử dụng bản phân công cũ mà không sửa đổi cho phù hợp với quy trình hành chính hiện hành Hơn nữa, việc chưa có cán bộ chuyên trách cho công tác ISO và tình trạng kiêm nhiệm đã ảnh hưởng đến công tác theo dõi và thực hiện ISO tại một số đơn vị.
Quản lý văn bản quy phạm pháp luật và hồ sơ tại các đơn vị hiện chưa hợp lý và khoa học, thiếu danh mục văn bản thường xuyên sử dụng cho công việc hàng ngày, dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi và cập nhật Bộ Nội vụ chưa thiết lập đầy đủ quy trình và phương pháp thống nhất cho các tác nghiệp trong đơn vị Tính khả thi của các văn bản đã ban hành không cao, và thời hạn xử lý văn bản đôi khi chậm so với quy định.
5 ThS.Nguyễn Đức Tuấn, Về tình hình triển khai đề án ISO tại cơ quan Bộ Nội vụ, Phó Chánh Văn phòng Bộ Nội vụ
6 TS Lại Đức Vượng, Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 ở Bộ Nội vụ
24 nước vẫn chưa tuân thủ đúng mẫu quy định Lãnh đạo các đơn vị chưa kiểm soát được toàn bộ quá trình và tiến độ xử lý văn bản của các chuyên viên trong phạm vi quản lý của mình.
Thứ tư, tâm lý ngại thay đổi của một bộ phận cán bộ, công chức là một trong những rào cản lớn trong việc áp dụng tiêu chuẩn ISO hiệu quả Nhiều người chưa quen với phương pháp tiếp cận khoa học, dẫn đến cảm giác khó chịu khi phải thực hiện công việc theo quy trình, mặc dù họ thừa nhận rằng cách tiếp cận này là hợp lý và chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân.
NHỮNG GIẢI PHÁP TRONG VIỆC ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ NỘI VỤ
Sự cần thiết phải hoàn thiện việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng của Bộ Nội vụ
9001:2015 trong công tác văn phòng của Bộ Nội vụ
Việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng của Bộ Nội vụ là yếu tố then chốt để nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Thứ nhất, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ: Áp dụng tiêu chuẩn ISO
Tiêu chuẩn 9001:2015 trong công tác văn phòng hỗ trợ tổ chức Bộ Nội vụ thiết lập mục tiêu và yêu cầu chất lượng rõ ràng cho các dịch vụ Điều này đảm bảo rằng quy trình, quy định và hoạt động văn phòng được thực hiện đúng chuẩn và tuân thủ các tiêu chí chất lượng Kết quả là cung cấp dịch vụ chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tập trung vào quản lý quy trình và tối ưu hóa hoạt động, giúp tổ chức Bộ Nội vụ đánh giá và cải tiến quy trình làm việc Việc áp dụng tiêu chuẩn này trong công tác văn phòng nâng cao hiệu quả và hiệu suất, từ quản lý tài liệu, xử lý thông tin, đến quản lý hồ sơ và làm việc nhóm Kết quả là tối ưu hóa thời gian, tài nguyên và năng lực của tổ chức.
ISO 9001:2015 khuyến khích sự đồng nhất và chuẩn hóa trong quy trình và hoạt động của tổ chức Việc áp dụng tiêu chuẩn này tại Bộ Nội vụ giúp xác định rõ ràng các quy trình, quy định và hướng dẫn thực hiện công việc Điều này đảm bảo tính nhất quán trong việc tạo và quản lý văn bản, quy trình, cũng như trong việc xử lý thông tin và giao tiếp nội bộ.
Thứ tư, tạo lòng tin và tăng cường uy tín: Sự ứng dụng thành công của ISO
Những giải pháp góp phần hoàn thiện việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn
Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng của Bộ Nội vụ mang lại nhiều lợi ích quan trọng như nâng cao chất lượng dịch vụ, cải thiện hiệu quả và hiệu suất làm việc, đảm bảo tính đồng nhất và chuẩn hóa quy trình, đồng thời tạo dựng lòng tin và nâng cao uy tín của tổ chức.
3.2 Những giải pháp góp phần hoàn thiện việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng của Bộ Nội vụ Để việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng đạt được hiệu quả, khối các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Nội vụ cần đặt trọng tâm và đưa ra những giải pháp cụ thể như sau:
3.2.1 Khối các đơn vị thuộc cơ quan Bộ Nội vụ
Văn phòng Bộ với tư cách là thường trực ban chỉ đạo thực hiện các công việc sau:
Lập và điều chỉnh kế hoạch triển khai kinh phí cho công tác ISO của Bộ, đồng thời theo dõi, đôn đốc và kiểm tra tiến độ xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.
Xây dựng kế hoạch và phối hợp với các đơn vị chức năng để tổ chức lớp đào tạo cho công chức, viên chức về xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng cùng nghiệp vụ kiểm tra tại các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ.
Tổng hợp và báo cáo kết quả kiểm tra là nhiệm vụ quan trọng, trong đó cần chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan để trình Ban chỉ đạo ISO của Bộ Công việc này bao gồm việc tổ chức công bố các quy trình mới được ban hành, cũng như thực hiện công bố lại khi có sự điều chỉnh, mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi áp dụng.
Các vụ chức năng và Thanh tra Bộ nhấn mạnh rằng việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng là yêu cầu bắt buộc trong quá trình nâng cao chất lượng công tác của đơn vị Đồng thời, cần chủ động cập nhật các thay đổi liên quan đến văn bản quy phạm pháp luật trong hoạt động xử lý công việc vào hệ thống quản lý chất lượng.
3.2.2 Khối các đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ
Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ cần xác định rằng việc xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng là nội dung bắt buộc để nâng cao hiệu quả công tác Để thành công trong việc xây dựng hệ thống này, cần có sự nỗ lực từ toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và sự quyết tâm của lãnh đạo Hệ thống quản lý chất lượng sẽ mang lại nhiều lợi ích, góp phần vào sự thành công của các cơ quan hành chính nhà nước, đặc biệt khi kết hợp với cải cách hành chính Đây là quá trình cần rèn luyện, đổi mới tư duy và phương pháp làm việc, do đó cần thời gian để thích ứng.
3.3 Một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng của Bộ Nội vụ
Kiến nghị với Chính phủ: để thực hiện có hiệu quả việc áp dụng tiêu chuẩn ISO
Chính phủ có thể cung cấp nguồn lực và chương trình đào tạo cần thiết để nhân viên văn phòng nắm vững tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và áp dụng hiệu quả trong công việc hàng ngày Để đạt được điều này, cần đầu tư vào các khóa đào tạo, chia sẻ kinh nghiệm và xây dựng môi trường học tập liên tục Ngoài ra, Chính phủ cũng nên hỗ trợ Bộ Nội Vụ trong việc tạo ra môi trường làm việc phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn, bao gồm việc thiết lập và thúc đẩy các quy trình, quy định nội bộ nhằm đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong hoạt động văn phòng.
7 TS Lại Đức Vượng, Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 https://sti.vista.gov.vn/file_DuLieu/dataTLKHCN//CTv74/2016/CTv74S122016044.pdf
Chính phủ đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng cơ chế đánh giá và giám sát hiệu quả áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng Điều này bao gồm việc thiết lập các tiêu chí đo lường, thực hiện kiểm tra định kỳ và đánh giá kết quả, cùng với việc tạo ra các biện pháp cải tiến liên tục Ngoài ra, chính phủ cũng có thể hỗ trợ xây dựng hệ thống giám sát và đánh giá độc lập, khuyến khích chia sẻ thông tin và kinh nghiệm giữa các tổ chức văn phòng để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Bộ Nội vụ đã kiến nghị với Bộ Khoa học và Công nghệ tổ chức các lớp tập huấn cho cán bộ, công chức làm công tác ISO tại các Bộ, ngành và địa phương Mục đích của các lớp tập huấn này là cập nhật những điểm mới trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.
Bộ Nội vụ kiến nghị các cơ quan liên quan tăng cường phối hợp và kiểm tra việc thực hiện tiêu chuẩn ISO 9001:2005 Điều này nhằm hướng dẫn và đôn đốc các Bộ, ngành, địa phương trong công tác áp dụng tiêu chuẩn ISO, từ đó cải thiện hiệu quả quản lý và nâng cao chất lượng dịch vụ công.
Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN ISO 9001:2015, hay còn gọi là "ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu", là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001, được ban hành lần thứ 5 vào năm 2015 Đây là tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) phát triển, có khả năng áp dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và cả trong hành chính nhà nước Việc áp dụng ISO 9001:2015 giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Tiêu chuẩn 9001 đã thiết lập một phương pháp làm việc khoa học và nhất quán, giúp chuẩn hóa quy trình hoạt động và loại bỏ các thủ tục không cần thiết Điều này không chỉ rút ngắn thời gian và giảm chi phí phát sinh từ sai sót trong công việc mà còn nâng cao năng lực, trách nhiệm và ý thức của cán bộ, công chức, viên chức.
Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 đã nâng cao hiệu quả công việc và cải thiện công tác hành chính tại các đơn vị Bộ Nội vụ, với vai trò là cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền, là một trong những đơn vị tiên phong trong việc triển khai hệ thống này Dưới sự chỉ đạo mạnh mẽ của Ban chỉ đạo ISO, Bộ Nội vụ đã đạt được nhiều kết quả tích cực trong công tác văn phòng, mặc dù vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục.
Bài viết này trình bày về ứng dụng của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng tại một cơ quan hoặc doanh nghiệp cụ thể Dù có những thiếu sót và hạn chế trong quá trình thực hiện, tác giả mong nhận được ý kiến đánh giá từ thầy/cô để cải thiện nội dung bài viết.
Em xin chân thành cảm ơn!
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Thủ tướng Chính phủ (2014), Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg của Thủ tướng