CHƯƠNG 3: NHỮNG GIẢI PHÁP TRONG VIỆC ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ NỘI VỤ
3.2. Những giải pháp góp phần hoàn thiện việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn
Tóm lại, việc hoàn thiện việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng của Bộ Nội vụ mang lại nhiều lợi ích quan trọng, bao gồm nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng cường hiệu quả và hiệu suất, đảm bảo sự đồng nhất và chuẩn hóa, cũng như tạo lòng tin và tăng cường uy tín của tổ chức.
3.2. Những giải pháp góp phần hoàn thiện việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng của Bộ Nội vụ
Để việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng đạt được hiệu quả, khối các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Nội vụ cần đặt trọng tâm và đưa ra những giải pháp cụ thể như sau:
3.2.1. Khối các đơn vị thuộc cơ quan Bộ Nội vụ
Văn phòng Bộ với tư cách là thường trực ban chỉ đạo thực hiện các công việc sau:
- Lập, sửa đổi, bổ sung kế hoạch triển khai dự trù kinh phí thực hiện công tác ISO của cơ quan Bộ; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tiến độ triển khao xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ.
- Xây dựng kế hoạch và phối hợp các đơn vị chức năng tổ chức các lớp đào tạo về việc xây dưng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng và nghiệp vụ kiểm tra cho công chức, viên chức tại các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ.
- Tổng hợp, báo cáo kết quả kiểm tra; chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan trình Ban chỉ đạo ISO của Bộ tổ chức công bố các quy trình mới ban hành và công bố lại khi có sự điều chỉnh, mở rọng, thu hẹp phạm vi áp dụng.
27
Các Vụ chức năng và Thanh tra Bộ xác định việc xây dựng, áp dụng và duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng vào cong tác quản lý của đơn vị là nội dung bắt buộc chung trong quá trình nâng cao chất lượng công tác của đơn vị. Chủ động cập nhật các thay đổi liên của văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt đọng xử lý công việc vào hệ thống quản lý chất lượng.
3.2.2. Khối các đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ
Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc của Bộ cần phải xác định việc xây dựng, áp dụng và duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lương vào công tác quản lý của đơn vị là nội dung bắt buộc trong quá trình nâng cao chất lượng công tác của đơn vị.
Để xây dưng hệ thống quản lý chất lượng thành công cần có sự nỗ lực của tập thể cán bộ, công chức, viên chức, sự quyết tâm cả lãnh đạo. Hệ thống quản lý chất lượng chắc chắn đem lại nhiều lợi ích và góp phần vào sự thành công của các cơ quan hành chính nhà nước khi kết hợp với cải cách hành chính. Đây là quá trình rèn luyện, đổi mới tư duy, đổi mới phương pháp làm việc, do đó cần phả có thời gian để thích ứng.7
3.3. Một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng của Bộ Nội vụ
Kiến nghị với Chính phủ: để thực hiện có hiệu quả việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng, Chính phủ có thể cung cấp nguồn lực và chương trình đào tạo phù hợp để đảm bảo rằng nhân viên văn phòng được trang bị đầy đủ kiến thức về tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và có khả năng áp dụng nó trong công việc hàng ngày. Điều này đòi hỏi sự đầu tư vào việc tổ chức các khóa đào tạo, chia sẻ kinh nghiệm và tạo ra môi trường học tập liên tục. Bên cạnh đó, Chính phủ có thể hỗ trợ Bộ Nội Vụ trong việc tạo ra một môi trường làm việc thích hợp và phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn. Điều này bao gồm việc xây dựng và thúc đẩy các quy trình và quy định nội bộ, đảm bảo sự minh bạch và trách nhiệm trong hoạt động văn
7 TS. Lại Đức Vượng, Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 https://sti.vista.gov.vn/file_DuLieu/dataTLKHCN//CTv74/2016/CTv74S122016044.pdf
28
phòng, cũng như đảm bảo sự tương tác và phối hợp giữa các đơn vị và bộ phận.
Chính phủ có thể đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng cơ chế đánh giá và giám sát hiệu quả việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng.
Điều này bao gồm việc thiết lập các tiêu chí và chỉ số đo lường, thực hiện kiểm tra định kỳ và đánh giá kết quả, và tạo ra các biện pháp cải thiện liên tục. Chính phủ có thể hỗ trợ trong việc xây dựng hệ thống giám sát và đánh giá độc lập, cũng như khuyến khích việc chia sẻ thông tin và kinh nghiệm giữa các tổ chức văn phòng.
Kiến nghị với Bộ Khoa học và Công nghệ: theo đó Bộ Nội vụ đề nghị Bộ Khoa học và Công nghê tổ chức các lớp tập huấn cán bộ, công chức làm công tác ISO của các Bộ, ngành, địa phương về những điểm mới của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn mới của Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 đối với các cơ quan hành chính nhà nước.
Kiến nghị với các cơ quan khác: thông qua công tác thực hiện ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2005, Bộ Nội vụ đề xuất cần tăng cường và cải thiện sự phối hợp, kiểm tra công tác ISO của các Bộ, ngành, địa phương để hướng dẫn, đôn đốc thực hiện.
29
KẾT LUẬN
Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN ISO 9001:2015 với tên gọi đầy đủ “ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu”, ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn ISO 9001 được ban hành lần thứ 5 vào năm 2015 và cũng là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn này. ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống quản lý chất lượng dp Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành, có thể áp dụng trong mọi lĩnh vực sản xuất kinh doanh, dịch vụ và kể cả là hành chính nhà nước. Thực tế việc áp dụng ISO 9001 đã tạo được cách làm việc khoa học, nhất quán trong công việc, chuẩn hóa các quy trình hoạt động, loại bỏ được nhiều thủ tục không cần thiết, rút ngắn thời gian, giảm chi phí phát sinh từ những sai sót trong công việc, đồng thời nâng cao năng lực, trách nhiệm cũng như ý thức của cán bộ, công chức, viên chức.
Việc xây dựng, triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 đã góp phần nâng cao chất lượng giải quyết công việc và công tác hành chính của các đơn vị. Với tư là một cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền chuyên môn ở Trung ương, trực thuộc Chính phủ - Bộ Nội vụ là một trong những cơ quan đầu tiên trong các bộ, ngành áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015. Với sự chỉ đạo quyết liệt và hiệu quả của Ban chỉ đạo ISO của Bộ, việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO của Bộ Nội vụ trong thời gian vừa qua đã đạt được những kết quả khả quan, đem lại những hiệu quả nhất định trong công tác văn phòng cũng như một số hạn chế, tồn tại cần khắc phục.
Trên đây là toàn bộ nội dung trình bày của Em liên quan đến chủ đề “Tìm hiểu về nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng tại một cơ quan/doanh nghiệp cụ thể”. Những thiếu sót và hạn chế trong quá trình làm bài là điều không thể tránh khỏi, chính lẽ đó, Em rất mong nhận được nhưng đánh giá, nhận xét của thầy/cô để nội dung này được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
30
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Thủ tướng Chính phủ (2014), Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước, ngày 05 tháng 03 năm 2014.
2. Bộ Nội vụ (2021), Quyết định về việc ban hành kế hoạch duy trì áp dụng và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chất lượng TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của Bộ Nội vụ năm 2021, ngày 03 tháng 02 năm 2021.
3. Bộ Nội vụ (2022), Quyết định về việc ban hành kế hoạch duy trì áp dụng và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chất lượng TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của Bộ Nội vụ năm 2022, ngày 01 tháng 03 năm 2022.
4. Bộ Nội vụ (2021), Quyết định số 779/QĐ-BNV ban hành các quy trình ISO nội bộ, quy trình ISO giải quyết thủ tục hành chính theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, ngày 29 tháng 6 năm 2021.
5. Bộ Nội vụ (2020), Báo cáo số 6805/BC-BNV bao cáo kết quả thực hiện công tác ISO năm 2020 và kế hoạch triển khai Chương trình công tác ISO năm 2021 của Bộ Nội vụ, ngày 24 tháng 12 năm 2020.
6. Nguyễn Thị Nga (2015), Áp dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác quản trị văn phòng tại Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Xuân Thu, Khóa luận tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng khóa 2013 – 2015, Tư liệu Khoa Quản trị văn phòng – ĐH Nội vụ Hà Nội, tr.21.
7. Anh Cao, Bộ Nội vụ ban hành các quy trình ISO nội bộ, quy trình ISO giải quyết thủ tục hành chính theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2015, https://moha.gov.vn/he-thong-van-ban/gioi-thieu-van-ban-moi/bo-noi-vu-ban-hanh- cac-quy-trinh-iso-noi-46315.html
8. ThS.Nguyễn Đức Tuấn, Về tình hình triển khai đề án ISO tại cơ quan Bộ Nội vụ, Phó Chánh Văn phòng Bộ Nội vụ.