Một số thuận lợi và hạn chế trong việc ứng dụng Bộ- 123docz.net

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ NỘI VỤ

2.2. Một số thuận lợi và hạn chế trong việc ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng của Bộ Nội vụ

2.2.1. Những thuận lợi trong quá trình thực hiện

Quá trình thực hiện ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng của Bộ Nội vụ có những điều kiện thuận lợi nhất định.

Thứ nhất, việc triển khai đề án ISO 9001:2015 có sự quan tâm trực tiếp từ ban lãnh đạo cũng như sự hỗ trợ từ các đơn vị tư vấn, cụ thể: lãnh đạo Bộ mà trực tiếp là đồng chí Bộ trưởng, Trưởng ban chỉ đạo đã rất quan tâm, chỉ đạo sát sao việc triển khai thực hiện Quyết định của Thủ tướng Chính phủ trong Bộ Nội vụ. Bộ trưởng, Trưởng ban chỉ đạo đã yêu cầu thủ trưởng các đơn vị phải chịu trách nhiệm chỉ đạo các công việc, bố trí cán bộ đủ năng lực, kinh ngiệm đê xây dựng trình ISO của đơn vị; bố trí các nguồn lực thực hiện, kiểm tra, giám sát quá trình triển khai; do đó các công việc được tiến hành tương đối thuận lợi theo kế hoạch. Trên cơ sở những kinh nghiệm đã thực hiện trước đó qua việc xây dựng và áp dụng thí điểm, Văn phòng bộ với tư cách thường trực đã giúp Ban chỉ đạo trong việc tổ chức triển khai các công việc liên quan đến các bước xây dựng và thực hện ISO; hàng tháng có báo cáo đầy đủ, kịp thời xin ý kiến chỉ đạo từ đồng chí Bộ trưởng, Trưởng ban chỉ đạo về tiến độ và kết quả thực hiện đối với từng quy trình. Văn phòng cũng đã có những hỗ trợ và góp ý cần thiết đối với những đơn vị có nhu cầu. Đơn vị tư vấn đã cử cán bộ có chuyên môn và có kiến thức về hành chính công, nhiệt tình trong công việc, thực hiện đầy đủ các yêu cầu tư vấn.

Thứ hai, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2008 đã tiếp tục duy trì tốt mọi hoạt động của Bộ trong công tác chỉ đạo, quản lý và điều hành, kiểm soát quá trình giải quyết công việc, giảm thiểu thời gian và kinh phí. Việc áp dụng quy trình ISO trong việc trình ký điện tử tại phần mềm quản lý văn bản Voffice giúp cho việc thực hiện nhiệm vụ được thuận lợi và chủ động về công việc, thời gian cũng như giảm bớt được kinh phí trong việc phát hành văn bản.4

2.2.2. Một số hạn chế còn tồn tại

Song song với những điều kiện thuận lợi, việc triển khai ứng dụng trong công tác văn phòng của Bộ Nội vụ còn tồn tại một số hạn chế và khó khăn nhất định

Thứ nhất, thiếu kiến thức và kinh nghiệm trong việc triển khai tiêu chuẩn ISO 9001:2015: như đã biết tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất của gia đình tiêu chuẩn ISO, do đó các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và Bộ Nội vụ nói

4 Báo cáo số 6805/BC-BNV về kết quả thực hiện công tác ISO của Bộ Nội vụ.

riêng còn tương đối xa lạ với ISO 9001:2015, nhận thức về tiêu chuẩn ISO chưa đồng đều. Lãnh đạo các đơn vị thuộc bộ có nhiệm vụ xây dựng và áp dụng ISO còn bận tập trung vào công tác chuyên môn, khó có thể sắp xếp lịch để tham gia đầy đủ vào các cuộc họp của Ban chỉ đạo và các buổi làm việc với công ty tư vấn5. Cán bộ công chức được giao trách nhiệm chủ trì soạn thảo, xây dựng các quy trình còn hạn chế nhận thức về ISO, một số còn chưa nắm vững các yêu cầu và kĩ năng thiết lập, xây dựng quy trình theo tiêu chuẩn ISO.

Thứ hai, chức năng, nhệm vụ của các đợn vị thuộc và trực thuộc Bộ đã được quy định tương đối rõ ràng, đầy đủ nhưng mối quan hệ trong việc phối hợp thực hiện các quy trnh giữa các đơn vị chưa được xác định rõ, thống nhất trong quá trình thực hiện. Các quy định đặt ra đối với từng chức danh, từng lĩnh vực công việc chưa được quy định dễ dẫn đến tình trạng tùy tiện, chưa đáp ứng được yêu cầu. Tại một số đơn vị, việc phân công nhiệm vụ cụ thể bằng văn bản cho các chuyên viên chưa rõ ràng; chưa xây dựng được bản phân công nhiệm vụ; vẫn còn hiện tượng sử dụng bản phân công nhiệm vụ từ nhiều năm trước đây mà chưa sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với các quy trình theo thủ tục hành chính đã công bố6. Vẫn chưa có cán bộ chuyên trách thực hiện công tác ISO của Bộ mà chỉ là kiêm nhiệm; việc luân chuyển cán bộ hoặc chuyển công tác ảnh hưởng đến việc theo dõi và thực hiện công tác ISO tại một số đơn vị.

Thứ ba, việc quản lý các văn bản quy phạm pháp luật, các quy định, công văn, giấy tờ và hồ sơ tại các đơn vị chưa thực sự hợp lý và khoa học. Hầu hết chưa có danh mục văn bản quy phạm pháp luật thường xuyên sử dụng cho công việc chuyên môn hàng ngày để giúp theo dõi cập nhật nhanh và chính xác. Cơ quan Bộ Nội vụ chưa có đầy đủ các quy trình quy định thống nhất phương pháp thực hiện các quá trình tác nghiệp trong đơn vị trực thuộc. Tính khả thi của các văn bản đã ban hành chưa cao.

Thời hạn xử lý văn bản có lúc còn chậm so với quy định. Thể thức văn bản quản lý nhà

5 ThS.Nguyễn Đức Tuấn, Về tình hình triển khai đề án ISO tại cơ quan Bộ Nội vụ, Phó Chánh Văn phòng Bộ Nội vụ.

6 TS. Lại Đức Vượng, Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 ở Bộ Nội vụ.

nước còn chưa đúng theo mẫu quy định. Lãnh đạo các đơn chưa kiểm soát được toàn bộ quá trình cũng như tiến độ xử lý văn bản của chuyên viên thuộc phạm vi quản lý.

Thứ tư, ngoài những tồn tại và hạn chế nêu trên, đâu đó tâm lý ngại thay đổi ở một bộ phận cán bộ, công chức là một trong những trở ngại lớn trong việc áp dụng hiệu quả tiêu chuẩn ISO. Nhiều cán bộ, công chức chưa quen với cách tiếp cận khoa học nên khi thực hiện công việc theo quy trình gò bó, khó chịu mặc dù thừa nhận cách tiếp cận này là hợp lý và chủ yếu thực hiện công việc theo kinh nghiệm.